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As melhores práticas Request for Proposal para contratar um PPM

O gerenciamento de aquisições em projetos envolve a compra de produtos, serviços e outros recursos externos necessários para a realização do trabalho, incluindo aí processos de planejamento, condução, administração e encerramento de todas as aquisições realizadas ao longo do percurso. Embutida nesses processos está a busca por fornecedores de qualidade, que tenham todos os requisitos básicos para oferecer a solução ideal para a empresa. Essa busca pode se dar de diversas maneiras, sendo uma delas por meio de concorrências e licitações, processo em que vários fornecedores recebem um Request for Proposal (RFP), documento responsável pelo pontapé inicial de uma jornada super promissora.

Nosso objetivo hoje é trazer para você as melhores práticas de Request for Proposal (RFP) para contratar um Project Portfolio Management (PPM), uma solução que incrementa o trabalho do PMO e torna o gerenciamento de projetos muito mais ágil e eficaz na empresa. Então sigamos em frente:

DETALHANDO A SOLICITAÇÃO

A solicitação de propostas é uma ferramenta de gerenciamento de fornecedores que permite extrair um maior valor nos processos de negociação em projetos de alta complexidade, que exijam vários requisitos e o envolvimento de muitos players para sua execução. Essa ferramenta tem como objetivo estabelecer as condições para uma concorrência, sendo usada para fazer cotações mais precisas sobre a aquisição de produtos e serviços, aumentando assim o poder de negociação das partes e melhorando o orçamento do projeto. Além disso, a RFP permite que tanto os riscos como os benefícios da contratação de determinado fornecedor sejam vistos com maior clareza pela equipe do projeto, o que contribui para elevar seu desempenho ao longo da execução.

Por tudo isso e muito mais, para ser eficaz em seu propósito, a Request for Proposal (RFP) deve seguir algumas melhores práticas, visando trazer clareza ao procedimento de concorrência e maior segurança para os fornecedores que participarão desses trâmites. Portanto vamos ao que interessa?

Alinhando condições

Como a RFP surge como reflexo de uma necessidade do projeto, que já deve estar alinhado aos objetivos estratégicos do negócio, é preciso verificar entre os fornecedores de PPM disponíveis quais deles estão afinados com as melhores práticas do mercado em termos de ferramentas e funcionalidades para que você obtenha o maior êxito possível em suas ações com a contratação.

As capacidades técnica e financeira dos fornecedores que serão consultados também devem ser verificadas em uma seleção prévia, como forma de evitar que apareçam muitos pretendentes sem os devidos recursos para atender à proposta da empresa. Após essa verificação já é viável fazer o convite oficial para a participação na concorrência.

Incluindo transparência

Se você deseja uma ferramenta de PPM única, que realmente contribua para otimizar o trabalho da sua equipe e tornar o PMO da empresa um verdadeiro braço estratégico para os negócios, precisa desenvolver sua RFP do modo mais transparente possível, indicando todos os requisitos necessários para a contratação da solução, assim como os critérios que serão avaliados no momento da análise das propostas. Deixe todo o processo claro!

Também é de vital importância que você logo dê todas as informações relevantes para o andamento do procedimento, como quem contatar para esclarecer dúvidas, como entrar em contato com a empresa, para onde enviar as propostas, quando será divulgado o resultado e o prazo para possíveis recursos.

Esclarecendo expectativas

Outro fator que precisa ser levado em conta no momento de desenvolver sua Request for Proposal para contratar um PPM é o conjunto de expectativas que se forma em torno de uma concorrência ou licitação. Nesse cenário, diversos fornecedores se sentem realmente capazes de suprir as necessidades da sua empresa, mas nem todos efetivamente atendem aos requisitos exigidos. É essencial, portanto, nunca deixar de mostrar o motivo pelo qual cada exigência é feita.

Além disso, deixe claro qual será o retorno que o fornecedor escolhido terá, como o pagamento será feito, que tipo de contrato se espera e como se dará o relacionamento entre a empresa contratante e a empresa fornecedora da solução. Lembre-se de nunca prometer mais do que está disposto a conceder, caso contrário poderá ter problemas no futuro.

Formatando adequadamente

Disponibilizar as informações da RFP de modo a facilitar a leitura e o encontro de itens específicos é a melhor forma de garantir que os fornecedores de PPM terão certeza do que você precisa e do que eles têm a oferecer. Sendo assim, preze por inserir uma capa e um sumário na sua RFP, além de procurar descrever o escopo com atenção, levando em consideração até as exclusões.

Ter um número de controle interno para sua RFP pode ajudar no momento de resgatar qualquer informação, além de passar mais credibilidade para aqueles que estão interessados na sua chamada para propostas.

Abrindo a comunicação

Por mais que sua RFP esteja bastante completa, dúvidas sempre surgirão, com questionamentos sendo levantados pelos concorrentes. Nesse contexto, você pode acabar comprometendo a seriedade do processo de seleção se não estiver pronto para responder agilmente a qualquer dessas dúvidas.

Para não incorrer nesse erro, abra um canal de comunicação direta com sua empresa para que os interessados com dúvidas a esclarecer sejam prontamente atendidos. Pode ser um e-mail, um número de telefone, um chat, um blog ou até mesmo uma rede social — como o Twitter, que funciona bem como SAC 2.0. O importante é sempre ter alguém disponível para responder no menor tempo possível e com todas as informações pertinentes.

Criando um comitê avaliador

Por mais que se busque a transparência em todo o processo, ainda não é nada impossível se deparar com decisões tendenciosas, mesmo que inconscientes, por parte de determinadas pessoas. Assim, aquele fornecedor com o qual você tem um melhor relacionamento ou aquele que lembrou da sua equipe no final do ano passado, enviando um brinde de Natal, podem ser favorecidos, comprometendo sua credibilidade.

Mas evitar essa situação é fácil: basta que você crie um comitê de avaliação para as propostas, composto não só pela própria equipe do projeto, mas também por outros colaboradores que não estejam diretamente envolvidos, conseguindo avaliar os critérios de seleção com total isonomia. Dessa forma, além de garantir a idoneidade de todo o processo, você coloca sua RFP à prova, avaliando se está realmente condizente com o necessário para contratar seu novo PPM.

Com uma RFP bem elaborada, você só tem a ganhar durante o processo de seleção de fornecedores para seu PPM. Além do mais, esse documento não serve apenas para comprar seu novo PPM, mas para todos os demais processos de aquisição de alta complexidade. Por isso, exercite essas melhores práticas desenvolvendo suas próximas RFPs e não se esqueça de voltar aqui para nos contar sobre sua experiência!

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