À medida que as empresas começam a reconhecer o efeito favorável que a gestão de projetos exerce sobre a lucratividade, fica evidente a necessidade de agir com profissionalismo nessa área para atingir resultados cada vez mais surpreendentes. E isso automaticamente nos leva a falar sobre o Project Management Office (PMO), ou melhor, escritório de projetos.

Sabia que o escritório de projetos — ou Project Management Office (PMO) — pode ser a mais importante atividade na organização da sua empresa? E essa importância toda se explica facilmente, uma vez que o PMO contribui diretamente não só para o alcance mas para a superação dos objetivos estratégicos planejado, alcançando níveis excelentes de efetividade e retorno sobre o investimento.

E se você está agora se perguntando o que exatamente é um escritório de projetos e por que sua empresa precisa contar com um, deve, antes de mais nada, conferir nosso post de hoje. Pronto? Então acompanhe:

ENTENDENDO O QUE É UM ESCRITÓRIO DE PROJETOS

O escritório de gestão de projetos é o setor, departamento ou divisão responsável pela condução dos projetos da empresa de maneira integrada, fornecendo todo o suporte e a estrutura de recursos e serviços necessários para o desenvolvimento de cada iniciativa. Segundo o relatório Pulso, de 2013, existem 5 estruturas possíveis para o Project Management Office dentro de uma empresa:

• PMO de unidade organizacional, PMO de unidade de negócios, PMO de divisão ou PMO de departamento;
• PMO específico de projeto, escritório do projeto ou escritório do programa;
• Escritório de suporte a projeto, serviços, controles ou PMO;
• PMO de empresa, organização, estratégico, corporativo, portfólio ou global;
• Centro de excelência ou centro de competências.

Essa diversidade de aplicações para o PMO se deve às características de cada segmento de mercado e também às necessidades das empresas que acreditam no escritório de projetos como uma forma de centralizar recursos e maximizar resultados.

Colocando disciplina e organização na empresa

Empresas que trabalham com base em projetos frequentemente têm problemas em relação ao triângulo de ferro do gerenciamento de projetos: escopo, tempo e custos. Assim, cada vez que um vértice desse triângulo sofre alguma alteração, a qualidade do projeto é comprometida, influenciando negativamente a satisfação do cliente final.

Nesse sentido, o escritório de projetos funciona como o alicerce que garante a efetividade de cada trabalho, planejando, controlando e monitorando todas as nuances das iniciativas a partir de processos padronizados e compartilhados por todos. Além do mais, o PMO também é responsável pelo treinamento das equipes envolvidas, fornecendo todo o conhecimento necessário para que os projetos sejam desenvolvidos com excelência.

Aumentando a eficiência do negócio

Um dos grandes objetivos do escritório de projetos é otimizar os recursos já disponíveis de modo que eles atendam às necessidades dos trabalhos em andamento, contribuindo assim para que os 3 pilares — escopo, tempo e custos — sejam plenamente satisfeitos e atinjam a qualidade e a satisfação do cliente final.

Isso é possível ao se centralizar a gestão de projetos, programas e portfólios de modo a fazer adequadamente a alocação de recursos, tanto humanos quanto financeiros. À medida que esses recursos se tornam mais eficazes, a produtividade das equipes aumenta, há uma redução nos custos operacionais e os resultados, especialmente em termos de prazo e orçamento, melhoram. E esse pacote de transformações impacta diretamente o time to market e a rentabilidade final do negócio.

Alinhando a estratégia e melhorando o retorno

Conforme a empresa amadurece em relação à gestão por projetos, o PMO assume uma posição estratégica, transformando-se em muito mais do que um simples setor de apoio às iniciativas. Nessa fase, o escritório de projetos se torna uma verdadeira fonte de trabalhos estratégicos e de alto valor agregado para o negócio, dando suporte às decisões.

Com o uso de ferramentas de gestão específicas — como um PPM, por exemplo —, o escritório de projetos passa a selecionar, priorizar e implementar estratégias que fornecerão um maior retorno sobre o investimento, rentabilizando a empresa em menos tempo e com mais qualidade. E isso é possível por meio do estabelecimento de critérios de negócio, como análise de viabilidade econômico-financeira, valor presente líquido, taxa interna de retorno, fluxo de caixa, payback e muitos outros.

Investindo em capacitação rumo ao sucesso

Outra função do PMO é capacitar suas equipes para desenvolverem projetos cada vez mais complexos e estrategicamente alinhados ao negócio. Como o escritório de projetos é formado por profissionais de alta competência tanto técnica quanto comportamental, acaba se tornando uma imensurável fonte de conhecimento para a empresa.

Assim os PMOs se tornam verdadeiros coachs de gerentes, supervisores, coordenadores e funcionários, mostrando as melhores práticas do gerenciamento de projetos e conduzindo a atuação de todos em prol dos objetivos da empresa.

Como mentores, desenvolvem as competências necessárias nas equipes para extraírem o máximo de produtividade e qualidade de cada iniciativa, o que eleva o valor de cada projeto e, consequentemente, o faturamento gerado com a implementação da solução.

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Criando uma ponte para a governança corporativa

A governança corporativa é o conjunto de estratégias e melhores práticas de gestão que garantem a perpetuidade do negócio ao longo do tempo. Ela prevê uma organização focada em planejamento e resultados, colocando o PMO como peça-chave para que essa equação seja efetiva.

Quando o escritório de projetos é encarado como fonte segura de informações para a tomada de decisão, torna-se a ponte entre a empresa e sua longevidade, já que está focado em trazer resultados duradouros para o negócio por meio do desenvolvimento de projetos estratégicos e ligados aos objetivos da empresa, sempre integrando esforços para gerar mais valor.

Uma vez que simplifica e engrandece o gerenciamento de projetos a custos reduzidos, é mais que natural ser crescente o número de organizações que adotam estruturas de PMO hoje em dia. Essa revolução tem sido extremamente útil para os negócios que realizam diversos trabalhos simultaneamente, melhorando o desempenho dos gestores ao compartilharem a realização das tarefas de planejamento e acompanhamento.

Para aproveitar todo o potencial do PMO como canalizador de esforços e investimentos para melhores resultados, não se esqueça de que é fundamental ter as ferramentas adequadas para dar suporte à gestão estratégica de projetos em sua empresa. No mais, é começar devagar e ir melhorando seu PMO conforme as possibilidades.

Agora que tal se aprofundar um pouquinho mais ao conferir um pouco mais sobre PMO!? E aproveite para deixar aqui seu comentário e nos contar suas impressões!