Você certamente já ouviu falar em indicadores de performance ou Key Performance Indicators (KPIs), que servem para mensurar o desempenho da empresa nas mais diversas frentes, desde a estratégica, passando pela financeira até chegar à operacional. Conforme a gestão estratégica se fortalece na empresa, objetivos são traçados com o intuito de gerar benefícios a curto, médio e longo prazos. Esses objetivos, por sua vez, são desdobrados em metas, tornando os indicadores imprescindíveis no direcionamento das ações para efetivamente atingir essas metas, contribuindo assim para a competitividade do negócio.

Neste post você vai descobrir por que os KPIs são tão importantes e quais deles sua empresa deve acompanhar realmente de perto. Pronto? Então confira:

ESTRATÉGIA E PRODUTIVIDADE

Os medidores estratégicos revelam a aderência dos projetos aos objetivos da empresa, fornecendo comparativos entre cenários — ou seja, esclarecendo o antes e o depois ou ainda o planejado versus o realizado. São exemplos de indicadores estratégicos o retorno sobre o investimento, a lucratividade, a rentabilidade, a receita por produto ou unidade de negócio e muito mais.

Já os KPIs de produtividade servem para acompanhar o desempenho da equipe nos projetos desenvolvidos, contribuindo para avaliar a necessidade de contratações ou dispensas, alocação de recursos, compra de equipamentos e assim por diante. Essas métricas podem trazer informações relativas a custo por hora, nível de serviço, absenteísmo, entre outros.

Disponibilidade de serviço

Esse índice mede o tempo de preparo do PMO para dar o pontapé inicial de um projeto, o que significa capacidade de mobilizar recursos para começar com a operação toda, desde infraestrutura física e tecnológica até o âmbito de recursos humanos. Lembre-se de que quanto menor for o índice de disponibilidade de serviço mais eficiente será seu PMO.

Utilização de serviço

A utilização de serviço equivale à razão entre as horas contratadas e as horas efetivamente trabalhadas em um projeto, estando intrinsecamente ligada ao indicador de produtividade para trazer à tona a capacidade do PMO de coordenar os esforços e otimizar tarefas, posicionando sempre a pessoa certa no lugar certo.

Índice de qualidade

Na verdade, a qualidade é afetada por diversos outros KPIs, como produtividade, disponibilidade e utilização de serviço. Esse indicador reflete a aderência do produto final às especificações do escopo, o que, por sua vez, impacta diretamente na satisfação do cliente.

Ticket médio

O ticket médio é a razão entre o total de vendas e o número de clientes, que permite conhecer direitinho a performance do time de vendas, bem como identificar os clientes que mais compram da empresa e os períodos em que há aumento ou queda das vendas. Com esses dados em mãos, a organização pode passar a planejar melhor seus investimentos, fazer provisões e criar ações de marketing para fomentar as vendas, dentre outras estratégias.

Satisfação do cliente

O nível de satisfação do cliente final sempre é uma das maiores preocupações das empresas, sendo, por isso, um indicador de performance a ser acompanhado com muito cuidado. Mesmo que o cliente seja interno, é preciso mensurar o feedback para avaliar a performance da empresa em atender a suas próprias necessidades. Esse indicador é impactado por praticamente todos os demais sobre os quais falamos anteriormente, ou seja, a satisfação do cliente é resultado da união de esforços e de uma gestão estratégica realmente centrada no consumidor.

Taxa de turnover

Saber exatamente qual é a taxa de rotatividade de pessoal na empresa é uma fonte importantíssima de informações para promover ações de retenção de talentos, redução de absenteísmo e promoção do clima organizacional. Mas como esse indicador, por si só, não pode fazer muita coisa, é preciso aliá-lo a pesquisas de clima organizacional para verificar os motivos do turnover, agindo sobre as causas e não os efeitos.

Indicador de projetos

Esse KPI avalia a performance geral de cada projeto, considerando escopo, tempo, custos e qualidade. Com esse indicador é possível identificar desvios, melhorias e riscos, o que contribui para que o gerente de projetos aja rapidamente, evitando desperdícios e preservando os resultados inicialmente almejados. Com o indicador de projetos você pode conferir a relação entre tempo por atividade, custo por atividade, custo por homem ou por hora, entre outros.

Parâmetro de programas

Esse indicador de performance mostra a efetividade dos projetos que compõem um programa, quais são suas respectivas parcelas de contribuição para a rentabilidade da empresa, a aderência aos objetivos de negócio e a consequente geração de valor.

Métrica de portfólio

Por último, mas definitivamente não menos importante, temos o KPI de portfólio, que permite avaliar a performance do portfólio de projetos da empresa, identificando eventuais desvios, o cumprimento de cronogramas, o uso de recursos e o orçamento empregado.

Vale ressaltar que a gestão focada em resultados é cada vez mais utilizada nas empresas por permitir que se avance com maior agilidade nos negócios, pautando as decisões em fatos e dados pra lá de comprovados, sem deixar margem para feelings que podem comprometer toda uma estratégia pela simples e pura falta de embasamento.

Quando se tem em mãos dados que podem nortear solidamente as ações da empresa, consequentemente passa a ser possível ter uma maior assertividade nas decisões, acompanhando a agilidade do mercado, bem como se torna mais seguro validar ações e estratégias que estejam trazendo resultados efetivos para o negócio. Isso sem contar que, ao mesmo tempo, é possível perceber, com a análise dos indicadores da empresa, onde é necessário melhorar, investir, inovar e vencer obstáculos.

Se pararmos por alguns minutinhos para avaliar, perceberemos que, como o PMO é um braço da gestão estratégica, deve também focar seus esforços em resultados que gerem valor para empresa, garantindo a maximização do retorno sobre o investimento feito em todos os projetos. Nesse sentido, nada mais lógico que ficar atento a alguns indicadores-chave!

Cada vez que você olha para um dashboard de controle e sabe quais são as metas e os indicadores, fica muito mais fácil compartilhar percepções, unir forças e buscar os resultados almejados pela empresa. E é por esse motivo que contar com uma boa ferramenta de gestão de projetos, que dê o devido suporte ao controle desses indicadores, é indispensável. Não se esqueça que o PMO precisa de agilidade no momento de detectar desvios e colocar os projetos novamente na rota do sucesso!
E a sua empresa, por acaso tem uma gestão estratégica voltada para os resultados? Que indicadores você não perde de vista de maneira alguma? Deixe seu comentário, divida suas experiências conosco e aproveite para assinar nossa newsletter e continuar acompanhando nosso blog!