O uso de metodologia de projetos tem facilitado o desenvolvimento de novos produtos, ferramentas e serviços. A necessidade de se otimizar recursos, tanto materiais, humanos quanto de tempo, além de manter a equipe organizada e motivada para alcançar os objetivos, tem feito com que as empresas, mesmo as de pequeno porte, adotem metodologias em seus projetos.

Por outro lado, esse crescimento no uso das metodologias fez também com que muitos erros fossem cometidos durante todo o processo. As falhas podem prejudicar os resultados de um projeto, atrasá-lo ou até mesmo levá-lo ao fracasso. E nenhum gestor quer colocar tudo a perder! Nesse ponto, verifica-se a importância de saber implantar uma metodologia adequada às especificidades do projeto.

Abaixo listamos quatro erros comuns na implantação de uma metodologia de projetos. Aprenda com eles e evite-os.

1. Tentar adaptar a metodologia à empresa

Muitos gestores acreditam que o legado da empresa é imutável. E que, graças a isso, toda nova metodologia precisa se adaptar a ela. Mesmo que esse não seja um erro tão impactante, é muito importante entender que as adaptações na metodologia não devem fazê-la perder o sentido. Por exemplo, se a intenção é usar métodos ágeis, não elimine as interações de software apenas porque seus desenvolvedores não conseguem cumprir prazos.

Muitas metodologias quando adaptadas perdem a essência do controle da gestão, tornando-se ineficazes.

2. O gestor não conhece ou não acompanha a metodologia

Adotar uma metodologia para gerir um projeto significa implementar novas formas de trabalho, de métricas e de apresentação de resultados. Mesmo com todo o conhecimento disponível e com a crescente necessidade desse tipo de padrão, ainda há gestores que desconhecem metodologias mais recentes. Dessa forma, antes de escolher sua metodologia, converse com seu time e descubra se todos estão familiarizados com o modelo. Caso não estejam, é o momento de treinar os funcionários.

Destacar um gestor para trabalhar com uma metodologia que ele não conhece pode gerar atrasos de cronograma e até desvio dos objetivos principais, trazendo prejuízos para a empresa.

3. Acreditar na metodologia como salvação

Há um ponto em que metodologia alguma deve ser implementada: quando o projeto não dá certo. Aplicar uma metodologia no andamento do projeto obrigará seu time a redesenhar toda a estratégia e refazer grande parte da execução. Esse tempo perdido só é justificável quando os objetivos precisam cumprir um cronograma muito rígido. Do contrário, o indicado é que se recomece o projeto adotando a metodologia desde o início.

Muitos gestores apostam em metodologias como a salvação de projetos que não tiveram uma boa base de planejamento e execução. Nesses casos, a metodologia apenas tornará o processo mais árduo para o time.

4. Falta de métricas definidas

Toda metodologia é baseada em métricas definidas de resultado. Seja o número de linhas de código escritas ou unidades de um novo produto fabricado. Sem essas métricas é impossível entender para onde o projeto se encaminha. Algumas empresas focam apenas no objetivo final do projeto e se esquecem que quebrar esse objetivo em metas menores e acompanhar de perto sua evolução aumentará as chances de sucesso.

Assim, procure estabelecer desde o primeiro dia as principais métricas do seu projeto e como a metodologia irá auxiliá-lo para alcançá-las.
Ficou alguma dúvida sobre o assunto? Aproveite os comentários abaixo para entrar em contato.

O sucesso da gestão de um projeto não é causado por sorte. Na verdade, isso é a soma de vários fatores, que convergem juntos para esse objetivo.

O planejamento, a organização, a dedicação do time, o acompanhamento de métricas e um cronograma bem definido são alguns dos pontos que podem ser apontados como fatores que influenciam diretamente nos resultados de um projeto. Cada um impacta no sucesso da estratégia da sua forma, o que exige uma grande atenção do gestor para garantir que eles sejam capazes de gerar bons resultados.

Por outro lado, muitos empresários não percebem que o cerne da gestão de um projeto é o gerenciamento do seu escopo. É ele que define todo o trabalho que precisará ser desenvolvido, possibilitando uma ampla visão do que deverá ser feito. E mal estruturado, o escopo pode causar um grande impacto nos resultados de cada etapa.

Em outras palavras, o escopo é crucial para a definição de todas as rotinas do planejamento. Isso permite ao gestor entender se ele está alinhado aos objetivos da empresa e avaliar os benefícios em potencial da iniciativa. Além disso, ele torna o planejamento mais eficaz e evita que rotinas sejam executadas mais de uma vez.

Você quer saber mais sobre o tema e como definir o escopo para os seus projetos? É só continuar a leitura deste post e esclarecer suas dúvidas!

Mas, afinal, o que é o escopo do projeto?

O escopo pode ser visto como todo o trabalho que será executado para atingir as metas e objetivos de um projeto em cada uma das etapas. Basicamente, ele é o conjunto dos requisitos necessários para que o produto, serviço ou resultado esperado com o projeto seja entregue para o cliente. Sem ele, a empresa pode ter dificuldades para avaliar até que ponto vão as obrigações de um time.

A definição desse escopo é feita nas etapas iniciais do planejamento, uma vez que por meio dele que serão definidos os recursos, os times, os investimentos e outros detalhes operacionais de cada etapa. Esse é um dos momentos mais importantes da iniciativa, uma vez que um escopo mal projetado pode gerar grandes riscos para o negócio.

Como o gerenciamento de escopo afeta a rentabilidade de um projeto?

O gerenciamento de escopo é crucial para o sucesso do projeto. Para alguns especialistas, ele é visto como um dos pontos mais importantes de um projeto corporativo, uma vez que a sua definição implica diretamente na distribuição de recursos, na estrutura interna de times e nas metas de performance. Além disso, ele também impacta nos prazos e gastos que serão realizados para viabilizar cada etapa.

Se o escopo não for bem definido, atrasos serão mais frequentes e o planejamento terá dificuldades para garantir a qualidade do projeto. Isso será fruto de modificações não programadas ocorrendo com mais frequência e da dificuldade de identificar as melhores estratégias para atingir os objetivos propostos.

Conforme os atrasos se tornam mais recorrentes, a rentabilidade do projeto cai. Multas pela não entrega de resultados em dia poderão ser aplicadas, além dos riscos da iniciativa ser cancelada e a empresa perder todos os recursos investidos.

Já a presença de erros em grande quantidade afeta a capacidade da companhia de evitar desperdícios. As taxas de trabalho serão maiores, o que cria um fluxo de gastos não programados. Já o investimento em novas matérias-primas será necessário, uma vez que a companhia deverá refazer parte dos seus produtos.

É fundamental, portanto, que a empresa trabalhe lado a lado com todos os envolvidos para documentar cada requisito, métrica ou objetivo da maneira mais clara e direta possível. O gestor também deve atuar para que o controle sobre o escopo seja mantido com precisão, ainda que mudanças aconteçam.

Essas ações minimizam desvios no planejamento e favorecem a gestão diária dos fluxos de trabalho. Cada time terá uma noção exata do que deve ser feito, reduzindo drasticamente as chances de um resultado estar fora do esperado. Ou seja, a companhia terá um fluxo de trabalho muito mais inteligente e dinâmico.

Como efetuar o gerenciamento de escopo com qualidade?

O gerenciamento de escopo deve ser feito a partir de uma série de estratégias, que reduzem riscos e melhoram a capacidade do gestor de compreender todos os pontos que impactarão no sucesso do projeto. Portanto, nas etapas iniciais do planejamento, a companhia precisa estar atenta a cada um dos itens de risco. Assim, as chances de alcançar os resultados esperados serão muito maiores.

A seguir, saiba quais são os quatro pontos mais importantes da definição e avaliação do escopo de um projeto e saiba como atingir os seus resultados mais facilmente!

1. Planejamento

A fase de planejamento do escopo é crucial para o sucesso do projeto como um todo. É nessa fase que são definidos os objetivos, as métricas, as validações, os controles, os parceiros e os agentes envolvidos.

É também nesse momento que o gerente do projeto precisa ser escolhido de acordo com as aptidões necessárias para o desenvolvimento da tarefa. Além disso, é aqui o momento em que os times são estruturados: os profissionais devem ser divididos em equipes multidisciplinares, com qualidades interdisciplinares e que possam atuar juntos para solucionar problemas de forma inovadora.

Um planejamento mal feito impactará em todo o resto do plano, dessa forma, não se preocupe com o tempo gasto na fase de construção ou em reuniões. O fundamental aqui é chegar em um resultado que deixe todo o time bem orientado e integrado ao início do projeto.

Sendo bem estruturado, o planejamento inicial conseguirá orientar todos os times ao longo de cada etapa. Os profissionais terão uma visão ampla sobre o que é necessário fazer para atingir os resultados esperados e quais as melhores ferramentas que podem ser empregadas. Além disso, prazos e papéis estarão bem definidos, reduzindo riscos.

2. Definição de objetivos

Aumentar o faturamento, controlar os gastos, incrementar o lucro são três objetivos corporativos comuns, mas eles pouco acrescentam ao escopo de um novo projeto. É complicado mensurar o sucesso desse empreendimento apenas por um objetivo final, pior ainda quando ele pode ser influenciado por todos os outros setores da empresa.

Assim, crie objetivos específicos para cada fase do escopo. Divida esses objetivos em metas menores ou tarefas, dando mais agilidade para os times.

Alinhe as metas com o restante do time e veja se todos estão de acordo. Isso será importante para manter um bom controle sobre expectativas.

Criar objetivos inalcançáveis na esperança de obter um resultado mágico, apenas servirá para desmotivar seu time. Portanto, as expectativas devem estar alinhadas com o perfil do time e a sua capacidade técnica.

3. Definição de verificações e métricas de performance

Tão importante quanto planejar e definir os objetivos do escopo, é escolher as verificações e métricas do processo. Muitos projetos não têm uma clara visão do seu andamento ou do seu sucesso: uns por serem complexos demais, outros porque apenas gerarão resultado em longo prazo.

Dessa forma, estabeleça métricas de acordo com o perfil do projeto e do escopo. Faça verificações periódicas e permita que os profissionais envolvidos tenham acesso aos resultados.

Se forem elevadas, os erros serão frequentes, uma vez que a carga de trabalho e o estresse serão altos. Porém, se os objetivos forem muito baixos, os profissionais não terão incentivos para melhorar as suas rotinas e habilidades. Em outras palavras, métricas mal estruturadas causam um grande impacto nos resultados do projeto.

Para que o gestor possa cobrar maior dedicação ou envolvimento, é fundamental que ele mesmo seja parte atuante desses resultados. As métricas devem ser vistas como um investimento estratégico, que ampliam a visão do gestor sobre todos os resultados do projeto: elas orientam os profissionais a avaliar, em tempo real, quais pontos necessitam de melhorias e o que poderá ser feito para impulsionar resultados a médio e longo prazo.

4. Controle e melhorias de resultados

Por fim, una métricas e verificações a um modelo de controle de qualidade e melhorias do escopo. Incrementar o projeto com esse tipo de controle facilitará a entrega de resultados mais satisfatórios, seja na forma do projeto em si ou de outros objetivos estabelecidos no escopo.

Portanto, documente tudo o que ocorre durante o projeto. Marque os resultados de cada etapa, os erros encontrados e as soluções adotadas. Não se esqueça de replicar boas práticas.

As otimizações servirão como pequenas correções ao escopo original, para que o resultado final esteja de acordo com os objetivos da empresa. A identificação a análise dos erros reduz os riscos nas etapas seguintes, uma vez que a companhia poderá preparar-se com mais precisão para evitá-los. Assim, os resultados serão impulsionados com muito mais facilidade.

Como dar mais segurança para projetos corporativos?

O gerenciamento de escopo tem um papel fundamental para o sucesso do seu projeto. Ele auxilia profissionais a terem uma visão abrangente sobre todas as etapas, melhora a definição de prazos e a distribuição de recursos em toda a iniciativa.

Por isso, não negligencie nenhuma das etapas do gerenciamento de escopo em um projeto corporativo. Trabalhe para ter um escopo bem claro e conhecido por todos.

Lembre-se que entender todos os fatores que contribuem para o sucesso da iniciativa é papel do gestor, mas isso será possível apenas se todo o trabalho estiver embasado em um bom escopo. Portanto, o gerenciamento de escopo deve ser adotado como uma ferramenta básica para garantir bons resultados.

Quer saber como um software de gestão de projetos pode contribuir para o sucesso das suas políticas de gerenciamento de escopo? Então, veja uma demonstração!

Para chegar até este artigo, talvez você tenha digitado no Google: “o que é Gestão de Valor Agregado?”. Talvez tenha clicado em um post nas redes sociais ou recebido o link de algum amigo. Sim, aqui você vai entender em detalhes o que é este método, além de visualizar como utilizá-lo em seus projetos.

Ao longo deste texto, vamos fazer uma reflexão sobre como funciona a GVA, quais os benefícios da sua aplicação no gerenciamento de projetos, entre outros pontos importantes. Acompanhe!

O que é Gestão de Valor Agregado?

A Gestão de Valor Agregado (GVA) é considerada como um dos melhores métodos para analisar a evolução dos custos e prazos de um projeto devido à sua eficiência.

Foi desenvolvida nos anos 1960 pelo Departamento de Defesa dos Estados Unidos, a partir do Cost/Schedule Control System Criteria — C/SCSC. Este é um modelo de controle de projetos criado por Quentin W. Fleming e Joel M. Koppelman, consultor de gestão e desenvolvedor de software, respectivamente.

Naquele momento, a ideia era criar um padrão para medir o desempenho de um projeto, o que acabou evoluindo e se estendendo para o mercado em geral.

Em síntese, podemos dizer que a GVA é uma abordagem estruturada que integra o escopo, o cronograma e os recursos, para então medir o desempenho e o progresso do que foi planejado.

De acordo com o PMBOK, guia de melhores práticas do gerenciamento de projetos, elaborado pelo PMI (Project Management Institute), o desempenho é mensurado a partir da comparação entre o valor agregado e o custo real.

Já o progresso compara o valor agregado com o valor planejado. Entende-se como valor agregado o valor orçado para realizar o trabalho requerido pelo projeto em um tempo determinado.

Quatro ideias centrais dão a tônica da Gestão de Valor Agregado no gerenciamento de projetos:

1. Estabelecer as linhas de base de escopo, tempo e custo antes de iniciar um projeto;
2. Determinar qual será o ritmo de execução do projeto (entregas, tarefas e custos, sobretudo);
3. Integrar as linhas de base do projeto;
4. Acompanhar a execução do projeto utilizando indicadores do método GVA.

Qual a diferença entre valor planejado e valor agregado?

Para que o conceito de GVA fique ainda mais claro, é preciso lembrar que há uma grande diferença entre o valor de planejamento e o valor agregado.

Valor planejado, como o próprio nome diz, mostra o valor que foi determinado previamente para um projeto, enquanto valor agregado mostra o quanto de valor o projeto realmente ganhou ao longo de sua execução e também ao final.

Como mostraremos mais adiante, o valor planejado é apenas uma parte do cálculo do valor agregado, que contempla também o custo real.

Como funciona o método de Gestão de Valor Agregado?

Veja, a seguir, o funcionamento básico (a aplicabilidade) da metodologia de Gestão de Valor Agregado:

Linhas base

A metodologia parte da análise das três linhas — base de escopo, custo e cronograma. A partir destas, acompanha o desenvolvimento do projeto alinhando ao que foi planejado com o já realizado.

Estas avaliações periódicas são conhecidas como Linhas de Andamento ou Data de Andamento, que comparam as informações sobre as atividades já executadas com o que foi estabelecido inicialmente. Desta forma, pode-se identificar e controlar eventuais desvios entre o previsto e o realizado e, se for o caso, agir com vistas a corrigir os problemas.

Medidas Integradas

Para avaliar e medir o desempenho do projeto, a Gestão do Valor Agregado integra três dimensões essenciais do projeto, que são: Escopo, Custo e Tempo. Ao serem associados à qualidade, compõe os objetivos do projeto.

A combinação dessas três medidas se dá a partir da aplicação das informações de dependência entre as áreas.

Análise

A Gestão de Valor Agregado adota três critérios para monitorar a performance de forma constante:

• Valor Planejado ou Planned Value (VP): Representa o custo inicial do projeto, constituindo-se como a linha de base da análise;
• Valor Agregado ou Earned Value (VA): É o custo referente às atividades realizadas e/ou entregues até ao momento da análise;
• Custo Real ou Actual Cost (CR): Representa o quanto já foi gasto nos trabalhos já realizados até a presente data, que, em geral, é o status do projeto.

A partir dessas informações, é possível calcular as projeções, ou seja, as tendências do projeto, as variações, que indicam a relação entre o que foi planejado e o realizado, e os índices de desempenho do custo e tempo do projeto.

A Gestão de Valor Agregado também indica a previsão de término do projeto e as variações de prazo e custo, projetando também as estimativas para o fim das atividades. Desta forma, é possível comparar o que foi realizado com o previsto inicialmente.

Quais os benefícios da Gestão de Valor Agregado no gerenciamento de projetos?

Agora que já sabemos o que é o método GVA e como é seu funcionamento básico, podemos listar os principais benefícios de utilizá-lo no gerenciamento de projetos:

• Melhorias no controle de status dos projetos (mensuração objetiva da situação dos projetos);
• Acompanhamento do desempenho dos projetos do início ao fim;
• Visibilidade precoce dos resultados dos projetos, facilitando a detecção de tendências de custos e prazos;
• Aprendizado constante com erros e falhas;
• Auxílio na gestão eficaz dos recursos (dinheiro, tempo, capital humano etc.);
• Confronto dos desafios com as melhores práticas (testadas e aprovadas, logo, contempladas no método e referenciadas pelo PMI);
• Ganhos de efetividade no gerenciamento do controle das mudanças.

O que todo gerente de projetos precisa saber sobre Gestão de Valor Agregado?

Mais que os benefícios de aplicar esta abordagem, é também interessante saber algumas respostas a respeito dela. Veja:

1. GVA contribui para tomadas de decisão mais eficazes

É igualmente válido acrescentar à lista de benefícios que a Gestão de Valor Agregado também viabiliza um processo de tomada de decisão mais assertivo.

Isso porque, através de alguns dados — tais como o que foi feito no projeto —, é possível antever os valores que serão gastos, se é preciso fazer alguma modificação com relação ao cronograma (sempre confrontando com o que foi planejado), entre outros aspectos.

2. Planejamento e execução eficientes do projeto são fundamentais para os controles de GVA

Logicamente, é preciso que o projeto seja bem planejado e executado, pois o gerenciamento das informações é essencial para a Gestão de Valor Agregado — dados incorretos podem dar às análises, por exemplo, um sentido totalmente equivocado.

3. GVA funciona melhor em empresas colaborativas e com boa comunicação

A Gestão de Valor Agregado envolve, rotineiramente, coletar, sintetizar, analisar e divulgar informações sobre os projetos de baixo para cima. É uma metodologia que requer uma coordenação eficaz e uma boa comunicação em toda a organização, pois os dados precisam ser coletados em tempo útil.

4. GVA complementa outras técnicas e metodologias de gerenciamento de projetos

A Gestão de Valor Agregado é apenas mais um dos métodos utilizados para otimizar e tornar o gerenciamento de projetos mais eficaz. Combinada a outras técnicas, ela costuma ser bem mais eficiente no controle de custos, por exemplo.

5. O apoio da diretoria da empresa é importante para a aceitação da GVA

A Gestão de Valor Agregado é melhor aceita (e usada mais facilmente) quando suportada pelo alto escalão da empresa. A razão óbvia é que ela requer recursos para ser implementada.

Em projetos simples, a GVA pode ser implementada usando ferramentas prontamente disponíveis, como o Microsoft Excel, por exemplo. Já em projetos complexos, é necessário ter uma tecnologia mais sofisticada, contabilidade e apoio organizacional.

Além disso, independentemente do tamanho ou do tipo de projeto, a equipe precisará de treinamento na metodologia.

Gestão de Valor Agregado no seu negócio: você está pronto para aplicar em seus projetos?

Como vimos até aqui, valor agregado, valor planejado e custo real são elementos básicos da Gestão de Valor Agregado. Eles podem ser usados ​​para gerar uma visão geral básica do status dos projetos.

Em suma, valor agregado é o valor do trabalho realmente concluído até a data, valor planejado é o valor que deve ser ganho conforme o cronograma e custo real é o montante gasto no projeto até o momento da análise. Depois de ter essas informações em mãos, o gerente de projetos pode encontrar o status atual e compará-lo com o progresso planejado.

Logo, ao fazer a Gestão do Valor Agregado, as empresas conseguem controlar o status de seus projetos, a partir de avaliação e indicadores de monitoramento que apontam tendências e, consequentemente, reduzem os riscos, custos e atrasos de execução e entrega.

Enfim, é possível elevar o retorno sobre os investimentos (ROI) nos projetos a partir deste acompanhamento mais “cirúrgico”, mais estratégico do valor agregado.

Uma gestão estratégica deve acompanhar o desempenho dos projetos desde sua fase inicial de planejamento até seu encerramento, aprendendo com os erros e aplicando as melhores práticas.

Não importa qual o tamanho da sua empresa, nem qual é o seu mercado de atuação, é sempre útil contar com análises para conhecer o real andamento dos projetos e melhorá-los constantemente. Nesse acompanhamento, quando se contempla também o valor agregado, o gerenciamento dos projetos ganha ainda mais consistência e assertividade.

Então, você entendeu o que é Gestão de Valor Agregado? Já aplica esta abordagem em seus projetos ou pensa em aplicá-la? Deixe seu comentário!

É muito comum empresas se questionarem ao final, qual foi o retorno do projeto em relação a tudo que foi investido. Por mais elementar que seja essa pergunta, sua resposta não é fácil. Métricas, indicadores e benefícios gerados, por mais quantitativos que sejam, não são fáceis de serem medidos quando o projeto é concluído.

Mesmo métricas financeiras, como ROI (Retornos sobre o investimento), TIR (Taxa interna de retorno e VPL (Valor presente líquido) não são indicadores que conseguimos comparar assim que o projeto chega ao fim e entender o retorno do projeto, sendo necessário um tempo até a sua efetiva realização.

Pensado em ajudar o gerente de projetos a apresentar melhor o retorno conquistado por seus projetos, separamos algumas práticas que nós, e também alguns de nossos clientes, utilizamos em nossos projetos.

Benefícios Diretos

Todo investimento empresarial busca melhorar algum ponto da empresa e, por mais intangível que seja a meta do projeto, ele sempre irá gerar algum benefício direto. Pode ser redução de custo, otimização da rotina com foco em ganhar produtividade ou até mesmo a ampliação da capacidade comercial da empresa. É muito importante definir quais benefícios o projeto irá gerar. Uma vez identificado os benefícios, o próximo passo será definir as métricas e a periodicidade da medição.

Com os benefícios e as métricas, que serão medidas e definidas, o próximo passo será definir o intervalo de medição que o gerente irá monitorar.

No Project Builder utilizamos a funcionalidade ‘Qualidade’ para definir quando será o intervalo de medição e as metas definidas.

Benefícios de Curto Prazo

Os benefícios de curto prazo são as conquistas alcançadas quase que imediatamente ao termino do projeto. Uma descontinuidade de uma unidade de negócio deficitária elimina imediatamente uma despesa desnecessária. A mudança de uma tecnologia, como um CRM ou um ERP, gera ganhos que podem ser percebidos logo após sua implementação.

É muito importante criar marcos de medição – acompanhando-os no período determinado – para saber quanto foi o valor gerado neste período. Mesmo que a redução de custo seja muito mais perceptível, a geração de receita é um benefício com um potencial de geração de valor muito grande para qualquer negócio.

Benefícios de Médio / longo prazo

Infelizmente, a grande maioria das organizações focam muito mais nos objetivos imediatos do que na geração de resultado a médio e longo prazo. No entanto, ao longo da trajetória da Project Builder percebemos que clientes que desenvolvem estratégias mais perenes conquistam resultados 4 vezes mais relevantes do que os que criam estratégias imediatas.

Benefícios de médio prazo podem ser, por exemplo, a ampliação geográfica de atuação, a geração de receita com novos produtos, pesquisa e desenvolvimento, entre outros.

É muito comum empresas de sucesso combinarem benefícios de curto e de médio prazo de forma a decompor um grande benefício fracionado em marcos intermediários onde parte dos objetivos já foram conquistados.

Tão importante quanto analisar o retorno de um projeto é identificar o retorno de um portfólio. Pense que um projeto te conduz até um objetivo. O portfólio te conduz até a realização de uma estratégia. Empresas de sucesso focam seus esforços em fazer com que o planejamento estratégico aconteça conectado a estratégia e a operação por intermédio de projetos.

Os custos com a execução do projeto devem ser superados pelos valores gerados pelo projeto, seja a curto, médio ou longo prazo, o importante sempre será fazer a ‘conta fechar’.

E o papel do gerente de projeto não é apenas garantir que o escopo do projeto seja entregue, ele precisa garantir que o valor do projeto seja realizado. Adotar uma ferramenta que apoie essa medição ajuda a empresa tanto a focar mais na geração de valor e automatizar etapas mais manuais e burocráticas que tomam tempo do gerente e não ajuda no atingimento de seus objetivos.

A Drive Consultoria – que hoje está entre as PMEs que mais crescem no Brasil –, um de nossos clientes, é um exemplo disso. Eles são uma empresa de consultoria de TI, e tinham dificuldade de acompanhar a rentabilidade dos projetos, o que impactava diretamente no crescimento ordenado da empresa. Hoje, com o planejamento apoiado pelo software, eles conseguem mensurar o orçamento planejado X realizado, dentre outros.

Você fez todo o planejamento do projeto, tratou de distribuí-lo para os membros do seu time, definiu os marcos, alinhou os planos com seu patrocinador e fez uma bela reunião de kick-off para marcar o fim do planejamento e o pontapé inicial da execução. O projeto segue como o planejado até que chega ao fim o período previsto para sua conclusão e nada de término. Seu cliente reclama e você analisa o escopo já entregue, notando que está em 99%. É a famosa síndrome dos 99%. Um pouco mais aliviado, você informa ao cliente que está muito perto de concluir os trabalhos, faltando realmente muito pouco para sua finalização. Nesse momento você analisa sua curva S para entender como tem sido a evolução do seu time e tem a triste surpresa de descobrir que o projeto está há 6 longuíssimos e inexplicáveis meses nesses mesmos 99%.

Se você já vivenciou esse cenário, não se preocupe, porque ele é bem mais comum do que você imagina. Também conhecido como projeto Jason — porque, por mais que você tente, ele não só não morre como, na verdade, está sempre a um passo de te matar — a síndrome dos 99% ocorre quando o gerente de projeto não tem uma visão clara sobre qual parcela do projeto realmente foi entregue ao cliente e quanto tempo será necessário para efetivamente concluí-lo.

Preparamos este artigo para eliminar de uma vez por todas esse mal da sua vida de gerente de projetos, com algumas dicas simples sobre como extingui-lo da sua empresa ou do seu PMO. Ficou curioso? Então acompanhe:

Por que acontece?

Quando o escopo de uma atividade como um todo ou de uma de suas fases não é diluído a um nível em que a equipe consiga compreender detalhadamente, atualizando-se sobre as entregas necessárias para sua conclusão, a informação de avanço de escopo se torna muito subjetiva.

Imagine-se na seguinte situação: você recebeu do seu GP a missão de preparar um treinamento. No dicionario da EAP existe uma descrição bem superficial de que serão 4 turmas até julho do mesmo ano. Não está claro quais são os produtos dessa atividade, o que o cliente espera receber e quantas pessoas serão capacitadas, assim como fica impossível ter certeza sobre o nível do treinamento, certo? Assim, na sua perspectiva, é preciso apenas criar uma apresentação com treinamento. Como você tem 4 semanas para concluir a atividade, toda semana entra no sistema e fala que avançou 25%. Nesse ritmo, ao final da 4ª semana você está nos 99% de progresso, mas, no slide de número 50 da apresentação, ainda sequer tem uma ideia exata sobre em que ponto concluirá o trabalho. O circo está armado.

É claro que esse mesmo resultado se repetirá nas demais atividades do projeto. Nesse caos, ao tentar apresentar o quanto o projeto está concluído para o cliente, você percebe que não existe um produto claro. Qual a consequência disso tudo? Cliente insatisfeito, horas extras para tentar entregar o que deveria ter sido pedido desde o início, com margem do projeto sendo corroída, equipe desmotivada e um esforço enorme para entregar algo relativamente simples.

Como resolver?

Em primeiro lugar, é importante basear a decomposição do escopo do projeto em um processo. Já demos dicas aqui no blog para facilitar a criação de uma EAP, que, por mais simples que possa parecer, pode resolver muitos problemas ao deixar mais claro tanto para a equipe como para o GP o que deverá ser feito. Com a EAP destrinchada, o próximo passo é criar o dicionário da EAP, deixando claro o que exatamente é a atividade, o que deve ser desenvolvido e como a entrega será validada.

Com um melhor entendimento do trabalho que envolve o projeto, o próximo passo é planejar o esforço necessário e a disponibilidade dos recursos que serão alocados nessa empreitada. Com essas informações já é possível saber quanto tempo será gasto para concluir a atividade. Para preparar o tal treinamento, por exemplo, serão necessárias 40 horas de dedicação e quem desenvolverá esse trabalho será o José das Coves. O José, por sua vez, só tem 4 horas diárias disponíveis para trabalhar na atividade, ou seja, serão necessários 10 dias úteis de esforços. Com essa orientação, fica super claro que se trata de duas semanas de trabalho, sendo que, a cada dia útil, 10% do escopo deve ser concluído.

Nesse ponto, uma ferramenta colaborativa de gestão de projetos será extremamente eficaz no controle do avanço do escopo, especialmente se usada em conjunto com o timesheet programado. Cabe ao gerente do projeto monitorar sua execução e acompanhar de pertinho se os deadlines serão respeitados. Um software eficiente automatizará a comunicação, avisando tanto ao recurso quanto ao gerente se o prazo e o avanço estão sendo devidamente cumpridos.

Quem resolveu?

Se seu cliente e sua empresa andam precisando dessa mudança de postura, quer dizer que chegou a hora de fugir dessa síndrome de uma vez por todas! A Artsoft Sistemas, em seus projetos de implantação de ERP, tinha o desafio de controlar bem o escopo de um projeto complexo e conseguir identificar com facilidade o status em que os múltiplos trabalhos desse cliente se encontravam. Acessando o case da empresa, você vai conhecer um pouco mais sobre os resultados que ela obteve implantando uma gestão de projetos de alta performance para clientes de todos os portes — inclusive empresas multinacionais.

Pronto para conhecer esse trabalho mais de perto? Quem sabe essa não é exatamente a solução de que sua empresa precisa?

É comum ter a sensação de que faltam horas no dia, não é mesmo? Fala-se em gestão do tempo como se, de alguma forma, pudéssemos controlá-lo, mas a realidade é dura: o tempo não para. Porém, existe uma alternativa. Você pode gerenciar a si mesmo para tirar o melhor proveito do tempo disponível – um grande desafio para muitos gerentes de projeto.

Preencher as fichas de controle de horas trabalhadas – os timesheets – dos funcionários parece ser mais uma tarefa para encaixar em seu dia bastante atribulado. Parece, mas não é. O timesheet pode ser uma ferramenta valiosa para o máximo aproveitamento do tempo de trabalho. Timesheets ajudam a identificar em que seu tempo está sendo gasto e, com um pouco de análise, fornece os dados para descobrir como dividir suas horas de trabalho de forma mais eficaz.

Se você ainda não está convencido que os timesheets são tarefas administrativas indispensáveis, listamos abaixo algumas razões para você acreditar que o timesheet on-line contribui para melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo. Aproveite as dicas sobre como usá-lo de forma eficaz.

 #1 Timesheets mostram por onde o tempo escapa

Existem inúmeras técnicas para melhorar seu gerenciamento de tempo. Cada pessoa deve escolher o software e as ferramentas que sejam mais adequados às suas necessidades. Um ponto em que a maioria das abordagens estruturadas para gerenciamento de tempo converge é: comece sabendo em que você gasta seu tempo. Timesheets podem ajudar nisso, pois mostram tudo o que você faz no trabalho.

Você vai se surpreender com os resultados. Basta meia hora para concluir um template de abertura do projeto, não é mesmo? Quando você identificar as interrupções ao pegar um café, atender ao telefone ou corrigir falhas no computador, provavelmente vai achar que completar essa tarefa leva muito mais tempo.

Peça aos membros de sua equipe para compartilhar seus timesheets ou configurar o software de gerenciamento de projeto on-line de modo que todos tenham acesso aos timesheets uns dos outros. Assim, você poderá identificar as atividades do grupo que ocupam muito tempo, como os workshops. Você poderá comparar a quantidade de tempo que as pessoas gastam em tarefas. Por exemplo, um indivíduo pode completar um trabalho do projeto em um tempo muito mais curto do que o colega. As duas pessoas podem se reunir e discutir essa tarefa: o mais lento pode aprender como fazer de forma mais rápida, ou o mais rápido pode aprender a fazer melhor de forma mais lenta, porém com mais qualidade. A proposta é nivelar a equipe.

#2 Timesheets ajudam a eliminar atividades desnecessárias

Agora que você sabe como gasta seu tempo, pode começar a identificar o tempo improdutivo. Tempo não produtivo é o que você gasta no trabalho sem estar trabalhando de verdade, como nas pausas. É surpreendente a quantidade de tempo improdutivo num dia normal de trabalho.

Sabe-se que não dá para evitar pausas para ir ao banheiro, tomar um café ou conversar com colegas sobre o fim de semana. No entanto, a identificação do tempo improdutivo pode mostrar se os seus 15 minutos de pausa para o chá se transformaram em meia hora no Facebook regularmente. Essa é uma atividade que você pode cortar para liberar mais tempo para outra coisa.

Outro lugar para procurar o tempo improdutivo é nas viagens. Calcule quantas horas são gastas na estrada ou em deslocamento entre escritórios. O que você pode fazer com o tempo de viagem para torná-lo mais produtivo? Se estiver viajando de avião ou ônibus, talvez possa adiantar algum trabalho no caminho. Se estiver dirigindo, fica mais difícil, mas ainda dá para fazer umas ligações, caso esteja em um engarrafamento. Independente do meio de viagem, se optar por trabalhar, o faça de forma segura. O carro não é o melhor lugar para ter uma conversa difícil com seu patrocinador do projeto sobre por que está acima do orçamento. O ônibus não é o melhor lugar para falar com os seus colegas de informações sigilosas sobre uma nova iniciativa. E se estiver trabalhando com documentos confidenciais, tenha cuidado sobre quem pode olhar por cima do seu ombro.

Participe de videoconferências, use espaços de trabalho colaborativos, mensagens instantâneas e outras ferramentas on-line para ajudá-lo a evitar deslocamentos, a menos que uma viagem seja realmente necessária.

#3 Timesheets ajudam a planejar as próximas semanas

Alguma vez você prometeu completar uma tarefa e percebeu que seria um desafio fazê-la dentro do prazo, porque tem uma oficina ou um evento na escola do seu filho? A maioria dos pacotes de software de gerenciamento de projetos com a funcionalidade de timesheet permite inserir os dados com antecedência. Você pode programar um tempo para férias e outros compromissos antes que aconteçam, para que seu timesheet efetivamente mostre quando estará disponível para outros trabalhos.

Compartilhe seus timesheets com os membros da equipe do projeto para que todos saibam quando as pessoas estão disponíveis para reuniões. Não preencha previamente os timesheets com as tarefas do projeto, a menos que seja um compromisso de um dia todo, como um treinamento.

Tentar preencher algumas horas aqui e ali, com base na previsão do que vai fazer no futuro é muito difícil e provavelmente dará errado. Se você inserir informações em seu timesheet para os dias que ainda não aconteceram, certifique-se de verificá-las antes de finalmente executá-las. Caso contrário, você vai acabar reservando tempo para uma oficina que foi cancelada ou um feriado que não aconteceu, no último minuto.

#4 Timesheets ajudam a melhorar o equilíbrio na vida profissional

A vantagem de ser bom em gestão do tempo é ter mais tempo disponível durante o dia. Você não tem que usar o tempo todo para trabalhar. Chegar ao final do dia de trabalho e ir para casa na hora, em vez de ficar até mais tarde, é o ideal. Se entender em que seu tempo está sendo gasto, corte (ou diminua) o tempo improdutivo, planeje suas semanas com antecedência. Você estará muito melhor posicionado para usar seu tempo de forma eficaz e organizar melhor seu dia de trabalho. Claro, você pode optar por passar esse tempo no trabalho – mas você não precisa!

Conclusão

Sim, completar os timesheets é outra coisa para a sua lista de afazeres. É uma tarefa adicional para se completar durante o dia. Você pode minimizar o esforço envolvido. Separe alguns minutos para mantê-lo atualizado e verá que não leva muito tempo. Vale a pena para obter as informações para que você possa avaliar adequadamente como está gastando seu tempo e tomar decisões informadas sobre como pretende gastá-lo daqui para frente.

A adoção de planilha de gestão de projetos é uma prática bastante comum para aqueles que estão começando a implantar a gestão de projetos. Em um primeiro momento, e em projetos simples, uma planilha pode ser o suficiente para monitorar o desempenho do projeto. No entanto, conforme a maturidade da empresa aumenta, e o número de projetos e a complexidade da operação crescem, a planilha pode ser uma grande furada.

Se hoje você gerencia sua empresa com planilha de gestão de projetos com a ajuda do Excel, separamos alguns pontos de atenção que você precisa analisar e rever se não é o momento de adotar uma gestão de projetos mais profissional.

1. Controle de versão

Quando a planilha foi atualizada pela última vez? Qual é a versão mais recente?
Estes são dilemas comuns de quem utiliza planilhas para controle dos projetos. Como os projetos são muito dinâmicos fica difícil gerenciar se os dados contidos na planilha estão atualizados. Mesmo para quem utiliza soluções como Google Drive, o controle de acesso é feito de forma ainda um tanto arcaica, um usuário desinformado pode sobrescrever informações e criar um grande confusão.

2. Monitorar para agir

Em um ambiente de projetos, agir antes de um crise acontecer é fundamental para o sucesso do projeto, e a velocidade da ação é proporcional as chances de sucesso. Quando a gestão de projetos é feita através de planilhas, os dados nunca estão atualizados em tempo real e ficam sujeitos a erros de alimentação. Quando adotamos uma solução colaborativa, os dados do projeto são atualizado em tempo real, sendo muito mais rápido o tempo de resposta.

3. Governança é essencial

Em um projeto, existem informações públicas, restritas e sigilosas, que o controle de acesso as mesmas impactará diretamente no projeto. Em uma planilha não conseguimos controlar quais informações podem ser visitar pelos membros da equipe e quais não podem. É nesse momento que ocorre um grande perigo. Se mantivermos a planilha em segredo, corremos o risco da equipe se perder em meio as atividades do projeto. Se abrirmos a planilha para os envolvidos, temos um risco de perder a confidencialidade do projeto. Impactos negativos são – principalmente – causados pela não governança e pela comunicação ineficiente dentro dos projetos.

4. Mobilidade gera mais produtividade

Os projetos dificilmente ocorrem em um unico lugar. Hoje temos Smartphones, Tablets e Smart TVs com acesso a internet. Ao adotar uma planilha, perdemos todos os beneficios que a mobilidade gera e ficamos sempre presos a ter que ter um computador para poder consultar como está o andamento do projeto. Permita-se acessar seus projeto de qualquer lugar e tomar decisões mais bem informadas a qualquer momento.

5. Gestão de projetos não precisa ser estressante

Executar seus projetos de forma mais inteligente pode eliminar as horas extras e fazer com que você trabalhe melhor em menos tempo. Otimizar o gerenciamento de projetos trará benefícios não só para você e seus colaboradores, mas principalmente para a empresa – que irá lucrar mais a partir do momento que comece a trabalhar nos projetos certos – e, no caso das empresas que trabalham com projetos externos, para os clientes que terão seus projetos entregues dentro do prazo.

A 3M, nossa cliente, tinha o desafio de gerenciar um grande número de projetos, acompanhar o trabalho de diversos fornecedores e a evolução dos projetos. Até a adoção da ferramenta, tudo era feito através de planilhas eletrônicas, o que gerava grande ruído na comunicação entre as equipes, sem falar na manutenção do status correto. A empresa conseguiu superar todos os desafios e hoje os seus relatórios são gerados automaticamente, sem ruídos ou desvio de informação. Conheça melhor o caso.

O desempenho de um projeto está ligado primariamente ao seu planejamento. No entanto, mesmo quando há um bom plano a seguir, é comum encontrar obstáculos que fazem com que todas as tarefas sejam repensadas pelo gerente de projetos (GP), obrigando-o a replanejar projetos.

Você provavelmente já passou por essa situação e sabe quão frustrante é revisar cada etapa feita, além de ter que recomeçar algumas atividades do zero. Não só isso, mas o esforço e investimento, até financeiro, gasto por você e sua equipe podem ser expressivos cada vez que o trabalho sofre pausas e é replanejado.

Muitas vezes, essa reflexão é necessária para que você tenha uma boa performance e possa estar mais próximo aos resultados que você deseja. Mesmo assim, evitar o esforço excessivo é sempre uma precaução a se tomar antes de começar qualquer projeto. Por isso, tomar certos cuidados pode te ajudar a prevenir erros que possam prejudicar o seu trabalho.

1. Saiba o que te impede de prosseguir

Antes de começar a agir, você precisa refletir sobre a trajetória do seu projeto. Identifique os sintomas que o seu trabalho está sofrendo. Existe algum investimento de alto custo que está trazendo baixo retorno? Há algum vício no trabalho da sua equipe que pode estar sendo prejudicial como um todo?

Se você quer evitar o tempo gasto com replanejamentos, saiba quais são os principais obstáculos que impedem você de atingir a sua meta. Ao conhecer e dar um nome ao problema, você estará instintivamente mais preparado para enfrentá-lo no futuro.

Busque conhecer as suas limitações. Antes de ultrapassar uma barreira, é preciso saber exatamente qual é o tamanho dela, em que lugar ela está localizada e como os outros fizeram para vencê-la. Quanto mais conhecimento você tiver aliado ao seu projeto, menos tempo você gastará em refações.

2. Monitore constantemente as variáveis

Após entender os principais problemas que você enfrenta durante o planejamento do seu projeto, identifique quais são os setores que estão mais vulneráveis e podem ser afetados drasticamente durante o seu replanejamento.

Portanto, para proteger essas atividades vitais, você precisa registrar cada atividade ou mudança que os acontece. Seu projeto, por exemplo, pode estar sofrendo uma grande variação negativa no orçamento, então, é essencial que você tenha controle de tudo o que acontece na sua gestão financeira.

Ou, talvez, você percebeu uma baixa resposta do seu público, e acabou tendo uma redução do número de clientes. Assim, o melhor a se fazer é traçar todas as interações feitas com esse grupo por você ou por seus funcionários. Entenda o problema, procure o setor afetado e o estude.

3. Use bem a sua equipe e seus recursos

Jamais trabalhe sozinho. Quando nos focamos em uma só coisa, nos acostumamos a ter uma só perspectiva: a nossa. Procure a opinião dos seus funcionários e das pessoas que trabalham diretamente com seu projeto. Elas entendem de uma maneira diferente da sua o trabalho que está sendo feito e podem ser grandes aliadas na hora de encontrar uma solução para os desafios do seu projeto.

Se você já está trabalhando diretamente com um público, peça uma resposta para eles sobre a eficácia do seu projeto. Não tenha medo da avaliação do seu cliente: mesmo que ele não conheça a fundo as tarefas que você e sua equipe estão fazendo, ele pode trazer uma boa perspectiva sobre o seu projeto, pela visão de quem está de fora.

4. Melhore seu planejamento e economize esforço

Um dos problemas mais comuns durante a administração de um projeto é o excesso de informações envolvidas nele. Quando não se consegue visualizar os dados certos na hora certa, as decisões, sejam suas ou dos seus funcionários, não são feitas com a maior clareza.

Sendo assim, é importante que você encontre a melhor forma de planejar o seu projeto, para evitar quaisquer dúvidas e sempre ter as informações priorizadas antes de fazer qualquer escolha vital no seu trabalho. Uma boa opção é investir em um sistema para o gerenciamento de projetos, onde você possa acompanhar o andamento das atividades por sua equipe e, assim, se antecipar quanto aos possíveis gargalos no planejamento atual. Essa pode ser uma ótima forma de economizar tempo e esforço gastos no replanejamento!

E você, costuma ter que replanejar com frequência os projetos que gerencia? Como lida com estas questões? Compartilhe suas experiências e dificuldades através dos comentários! Elas podem se tornar assunto para um próximo encontro aqui no blog.

Trabalhar como um profissional autônomo pode trazer inúmeras vantagens, independentemente de sua área de atuação. Porém, a ausência de uma chefia a quem prestar contas, que é principal característica desse tipo de trabalho, pode tanto ser considerada como uma vantagem quanto como uma desvantagem.

Mas a boa notícia é que, com o desenvolvimento de algumas poucas habilidades relacionadas às áreas de administração, de gestão financeira, de marketing e de comunicação, as dificuldades iniciais podem ser facilmente superadas, tornando a carreira de autônomo a melhor opção para muitos profissionais. Quer saber como? Então acompanhe agora mesmo nossas dicas:

 Administração

Organizar e planejar o próprio trabalho são as primeiras habilidades que o profissional autônomo precisa dominar. Organizar o dia a dia de forma a poder cumprir todos os compromissos com excelência é simplesmente fundamental. Já o planejamento das atividades por prazos mais longos — semanal e mensalmente, por exemplo — é essencial para continuar crescendo e não ficar estagnado. O segredo aí é não pensar somente em cumprir os acordos já estabelecidos, mas também em prospectar novos clientes.

Para organizar o dia a dia, abuse da tecnologia, utilizando aplicativos que o ajudem a manter a agenda atualizada e os arquivos no lugar — de preferência podendo ser acessados de qualquer um de seus dispositivos. Quanto ao planejamento, acostume-se a pensar em sua programação semanal e mensal, incluindo na agenda além dos períodos de trabalho propriamente ditos, um tempo para aprimoramento pessoal, por meio de cursos, e para a prospecção de clientes, sempre se lembrando de que a manutenção de uma carteira variada de clientes é fundamental.

Finanças

Ao contrário do trabalhador contratado, o autônomo não conta com um dia fixo de pagamento. E é por isso que, com o dinheiro entrando e saindo a qualquer momento, acaba sendo fácil perder o controle das contas. Para evitar entrar no vermelho e não conseguir manter as contas em dia, mais uma vez a palavra-chave é planejamento:
Conheça suas contas fixas

Uma planilha atualizada contendo tudo o que você precisa pagar mensalmente, assim como a previsão do quanto deve entrar de dinheiro é o primeiro passo para organizar a vida financeira dos negócios.

Inclua os gastos subestimados

Dificilmente deixamos de incluir o aluguel na planilha, mas frequentemente nos esquecemos daquele expresso de todo dia, não é mesmo? Pois procure se lembrar de qualquer gasto, por menor que seja. Só assim você terá uma noção real de quanto gasta por mês.

Saiba priorizar

Eleja o que é mais importante, uma vez que manter a casa funcionando é fundamental. Assim, as primeiras receitas do mês pagam aluguel, luz, água e telefone. Depois das prioridades devidamente pagas, pense no seu fundo de reserva para, por fim, cogitar aquela viagem para o final de semana.

Invista na sua carreira

Como autônomo, você mesmo precisa fazer alguns investimentos, que seja a reforma do escritório, a compra de equipamentos ou a apresentação pessoal, por exemplo. Então nada de se esquecer desse tópico no seu planejamento financeiro, ok?

Marketing

Além de conhecer seu campo de atuação, também é preciso ter algumas noções de marketing. Aliás, vale ressaltar que, ao contrário do que muita gente pode pensar, marketing vai muito além da pura e simples propaganda! Questões como composição de preço do seu serviço, posicionamento de mercado e atendimento pós-venda, por exemplo, são estratégias de marketing primordiais.

Que tipo de empresa você quer atender? Quer oferecer um serviço premium ou pretende se diferenciar pelo preço? Como fidelizar o cliente por meio do pós-venda? Pois saiba, desde já, que há muito material disponível on-line que pode ajudar nesse quesito. O que não dá pra fazer é deixar de traçar uma estratégia ou não ter objetivos bem definidos.

Comunicação

Para o profissional autônomo, uma boa comunicação, tanto oral como escrita, é fundamental em qualquer etapa do processo — o que abrange desde o atendimento ao cliente, passando por negociações com fornecedores e chegando ao envio de um simples e-mail formal, por exemplo.

Afinal de contas, erros de português, uso de muitas gírias, excesso de informalidade, grosseria e falta de educação pegam extremamente mal e podem prejudicar significativamente seus negócios. Assim, se sentir que precisa melhorar em algum aspecto, procure cursos e treinamentos e faça uma reciclagem. É um investimento que vale a pena!

Viu só como trabalhar como autônomo pode ser libertador, mas exige organização e disciplina? E você, que outra habilidade considera importante para quem trabalha por conta própria? Deixe seu comentário e divida suas impressões conosco!

Você certamente já ouviu falar, usa, já usou ou ainda vai usar o 5W2H. Isso é fato. Mas a verdade é que quem trabalha efetivamente colocando o negócio para funcionar costuma ficar com aquela dúvida que simplesmente não quer calar: por onde exatamente começar? Pois por mais que já tenhamos contado direitinho o que é o 5W2H e como usá-lo, hoje vamos tratar de fechar esse raciocínio de uma vez por todas, não deixando margem para pulga atrás da orelha. Então vamos lá?

Relembrando o que é o 5W2H

Apenas para relembrar, o 5W2H é uma espécie de checklist que ajuda a mapear as atividades a serem executadas de maneira simples, basicamente respondendo a 7 perguntas pra lá de autoexplicativas:

• What: o que será feito;
• Why: por que será feito;
• Where: onde será feito;
• When: quando será feito;
• Who: por quem será feito;
• How: como será feito;
• How much: quanto vai custar.

Colocando a teoria em prática

Crie listas com o que deve ser feito

Listas são excelentes formas de tirar da memória tudo o que deve ser feito da maneira mais prática possível, sem muita enrolação. Nessa fase você pode criar tópicos mais abrangentes ou mais detalhados, dependendo, claro, da complexidade para o desenvolvimento adequado do projeto. Uma boa dica é pedir para outras pessoas lerem sua lista, fazendo sugestões para torná-la mais completa.

Responda cada pergunta

Com a lista em mãos, responda cada pergunta do 5W2H com o máximo de detalhamento possível, para não perder nada de vista. Lembre-se de que cada pergunta respondida é um passo a mais na conquista do seu objetivo e uma segurança extra para não precisar lidar com falhas ao colocar as atividades em ação.
Coloque o plano de ação à vista de todos

Para que a equipe não perca o foco em nenhuma das fases de execução do projeto, mantenha o plano de ação sempre bem visível, em um dashboard, um quadro, uma plotagem, na intranet e onde mais for necessário para que absolutamente ninguém possa dizer que esqueceu ou não sabia.

Distribua as responsabilidades

Para que o 5W2H dê certo, você precisa definir com precisão quem será responsável por cada detalhe. Os prazos e o ordenamento das tarefas devem ser de conhecimento de todos, de modo que os colaboradores sejam de fato responsáveis por suas atividades e assumam uma postura proativa em sua respectiva execução.

Recompense quem entrega no prazo

Prazos são fatores extremamente importantes em projetos, afinal, podem impactar significativamente no custo e na qualidade do produto final. Sendo assim, crie uma cultura de valorização de quem se realmente compromete com o trabalho, entregando todos os resultados dentro do previamente combinado.

Dê um passo adiante com uma ferramenta de gestão

Para não perder tempo preenchendo planilhas no Excel, fazendo esquemas à mão e desenhos no papel, leve seu 5W2H para uma ferramenta de gestão de projetos — como o Project Builder —, que permitirá que você tenha total controle sobre as etapas da checklist de maneira ágil e organizada. Sua produtividade agradece!

Conhecendo quem já teve sucesso

A Drive é uma consultoria em TI que precisava de uma ferramenta que ajudasse a gerenciar seus projetos de maneira eficaz, agregando valor tanto para seus clientes como também para seu time, que ainda não trabalhava de uma maneira totalmente integrada. Dessa necessidade surgiu uma parceria de sucesso com a Project Builder que perdura até hoje. Agora a Drive já sabe como colocar o 5W2H em prática com o auxílio de uma ferramenta genuinamente brasileira e focada no mercado!

Viu como não é nada difícil tirar a teoria do papel e melhorar seus processos na prática? Então o que ainda está esperando para implementar esse conceito em sua empresa? Ficou ainda alguma dúvida? Comente aqui e compartilhe suas impressões e seus questionamentos conosco!