A adoção de planilha de gestão de projetos é uma prática bastante comum para aqueles que estão começando a implantar a gestão de projetos. Em um primeiro momento, e em projetos simples, uma planilha pode ser o suficiente para monitorar o desempenho do projeto. No entanto, conforme a maturidade da empresa aumenta, e o número de projetos e a complexidade da operação crescem, a planilha pode ser uma grande furada.

Se hoje você gerencia sua empresa com planilha de gestão de projetos com a ajuda do Excel, separamos alguns pontos de atenção que você precisa analisar e rever se não é o momento de adotar uma gestão de projetos mais profissional.

1. Controle de versão

Quando a planilha foi atualizada pela última vez? Qual é a versão mais recente?
Estes são dilemas comuns de quem utiliza planilhas para controle dos projetos. Como os projetos são muito dinâmicos fica difícil gerenciar se os dados contidos na planilha estão atualizados. Mesmo para quem utiliza soluções como Google Drive, o controle de acesso é feito de forma ainda um tanto arcaica, um usuário desinformado pode sobrescrever informações e criar um grande confusão.

2. Monitorar para agir

Em um ambiente de projetos, agir antes de um crise acontecer é fundamental para o sucesso do projeto, e a velocidade da ação é proporcional as chances de sucesso. Quando a gestão de projetos é feita através de planilhas, os dados nunca estão atualizados em tempo real e ficam sujeitos a erros de alimentação. Quando adotamos uma solução colaborativa, os dados do projeto são atualizado em tempo real, sendo muito mais rápido o tempo de resposta.

3. Governança é essencial

Em um projeto, existem informações públicas, restritas e sigilosas, que o controle de acesso as mesmas impactará diretamente no projeto. Em uma planilha não conseguimos controlar quais informações podem ser visitar pelos membros da equipe e quais não podem. É nesse momento que ocorre um grande perigo. Se mantivermos a planilha em segredo, corremos o risco da equipe se perder em meio as atividades do projeto. Se abrirmos a planilha para os envolvidos, temos um risco de perder a confidencialidade do projeto. Impactos negativos são – principalmente – causados pela não governança e pela comunicação ineficiente dentro dos projetos.

4. Mobilidade gera mais produtividade

Os projetos dificilmente ocorrem em um unico lugar. Hoje temos Smartphones, Tablets e Smart TVs com acesso a internet. Ao adotar uma planilha, perdemos todos os beneficios que a mobilidade gera e ficamos sempre presos a ter que ter um computador para poder consultar como está o andamento do projeto. Permita-se acessar seus projeto de qualquer lugar e tomar decisões mais bem informadas a qualquer momento.

5. Gestão de projetos não precisa ser estressante

Executar seus projetos de forma mais inteligente pode eliminar as horas extras e fazer com que você trabalhe melhor em menos tempo. Otimizar o gerenciamento de projetos trará benefícios não só para você e seus colaboradores, mas principalmente para a empresa – que irá lucrar mais a partir do momento que comece a trabalhar nos projetos certos – e, no caso das empresas que trabalham com projetos externos, para os clientes que terão seus projetos entregues dentro do prazo.

A 3M, nossa cliente, tinha o desafio de gerenciar um grande número de projetos, acompanhar o trabalho de diversos fornecedores e a evolução dos projetos. Até a adoção da ferramenta, tudo era feito através de planilhas eletrônicas, o que gerava grande ruído na comunicação entre as equipes, sem falar na manutenção do status correto. A empresa conseguiu superar todos os desafios e hoje os seus relatórios são gerados automaticamente, sem ruídos ou desvio de informação. Conheça melhor o caso.