É comum ter a sensação de que faltam horas no dia, não é mesmo? Fala-se em gestão do tempo como se, de alguma forma, pudéssemos controlá-lo, mas a realidade é dura: o tempo não para. Porém, existe uma alternativa. Você pode gerenciar a si mesmo para tirar o melhor proveito do tempo disponível – um grande desafio para muitos gerentes de projeto.

Preencher as fichas de controle de horas trabalhadas – os timesheets – dos funcionários parece ser mais uma tarefa para encaixar em seu dia bastante atribulado. Parece, mas não é. O timesheet pode ser uma ferramenta valiosa para o máximo aproveitamento do tempo de trabalho. Timesheets ajudam a identificar em que seu tempo está sendo gasto e, com um pouco de análise, fornece os dados para descobrir como dividir suas horas de trabalho de forma mais eficaz.

Se você ainda não está convencido que os timesheets são tarefas administrativas indispensáveis, listamos abaixo algumas razões para você acreditar que o timesheet on-line contribui para melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo. Aproveite as dicas sobre como usá-lo de forma eficaz.

 #1 Timesheets mostram por onde o tempo escapa

Existem inúmeras técnicas para melhorar seu gerenciamento de tempo. Cada pessoa deve escolher o software e as ferramentas que sejam mais adequados às suas necessidades. Um ponto em que a maioria das abordagens estruturadas para gerenciamento de tempo converge é: comece sabendo em que você gasta seu tempo. Timesheets podem ajudar nisso, pois mostram tudo o que você faz no trabalho.

Você vai se surpreender com os resultados. Basta meia hora para concluir um template de abertura do projeto, não é mesmo? Quando você identificar as interrupções ao pegar um café, atender ao telefone ou corrigir falhas no computador, provavelmente vai achar que completar essa tarefa leva muito mais tempo.

Peça aos membros de sua equipe para compartilhar seus timesheets ou configurar o software de gerenciamento de projeto on-line de modo que todos tenham acesso aos timesheets uns dos outros. Assim, você poderá identificar as atividades do grupo que ocupam muito tempo, como os workshops. Você poderá comparar a quantidade de tempo que as pessoas gastam em tarefas. Por exemplo, um indivíduo pode completar um trabalho do projeto em um tempo muito mais curto do que o colega. As duas pessoas podem se reunir e discutir essa tarefa: o mais lento pode aprender como fazer de forma mais rápida, ou o mais rápido pode aprender a fazer melhor de forma mais lenta, porém com mais qualidade. A proposta é nivelar a equipe.

#2 Timesheets ajudam a eliminar atividades desnecessárias

Agora que você sabe como gasta seu tempo, pode começar a identificar o tempo improdutivo. Tempo não produtivo é o que você gasta no trabalho sem estar trabalhando de verdade, como nas pausas. É surpreendente a quantidade de tempo improdutivo num dia normal de trabalho.

Sabe-se que não dá para evitar pausas para ir ao banheiro, tomar um café ou conversar com colegas sobre o fim de semana. No entanto, a identificação do tempo improdutivo pode mostrar se os seus 15 minutos de pausa para o chá se transformaram em meia hora no Facebook regularmente. Essa é uma atividade que você pode cortar para liberar mais tempo para outra coisa.

Outro lugar para procurar o tempo improdutivo é nas viagens. Calcule quantas horas são gastas na estrada ou em deslocamento entre escritórios. O que você pode fazer com o tempo de viagem para torná-lo mais produtivo? Se estiver viajando de avião ou ônibus, talvez possa adiantar algum trabalho no caminho. Se estiver dirigindo, fica mais difícil, mas ainda dá para fazer umas ligações, caso esteja em um engarrafamento. Independente do meio de viagem, se optar por trabalhar, o faça de forma segura. O carro não é o melhor lugar para ter uma conversa difícil com seu patrocinador do projeto sobre por que está acima do orçamento. O ônibus não é o melhor lugar para falar com os seus colegas de informações sigilosas sobre uma nova iniciativa. E se estiver trabalhando com documentos confidenciais, tenha cuidado sobre quem pode olhar por cima do seu ombro.

Participe de videoconferências, use espaços de trabalho colaborativos, mensagens instantâneas e outras ferramentas on-line para ajudá-lo a evitar deslocamentos, a menos que uma viagem seja realmente necessária.

#3 Timesheets ajudam a planejar as próximas semanas

Alguma vez você prometeu completar uma tarefa e percebeu que seria um desafio fazê-la dentro do prazo, porque tem uma oficina ou um evento na escola do seu filho? A maioria dos pacotes de software de gerenciamento de projetos com a funcionalidade de timesheet permite inserir os dados com antecedência. Você pode programar um tempo para férias e outros compromissos antes que aconteçam, para que seu timesheet efetivamente mostre quando estará disponível para outros trabalhos.

Compartilhe seus timesheets com os membros da equipe do projeto para que todos saibam quando as pessoas estão disponíveis para reuniões. Não preencha previamente os timesheets com as tarefas do projeto, a menos que seja um compromisso de um dia todo, como um treinamento.

Tentar preencher algumas horas aqui e ali, com base na previsão do que vai fazer no futuro é muito difícil e provavelmente dará errado. Se você inserir informações em seu timesheet para os dias que ainda não aconteceram, certifique-se de verificá-las antes de finalmente executá-las. Caso contrário, você vai acabar reservando tempo para uma oficina que foi cancelada ou um feriado que não aconteceu, no último minuto.

#4 Timesheets ajudam a melhorar o equilíbrio na vida profissional

A vantagem de ser bom em gestão do tempo é ter mais tempo disponível durante o dia. Você não tem que usar o tempo todo para trabalhar. Chegar ao final do dia de trabalho e ir para casa na hora, em vez de ficar até mais tarde, é o ideal. Se entender em que seu tempo está sendo gasto, corte (ou diminua) o tempo improdutivo, planeje suas semanas com antecedência. Você estará muito melhor posicionado para usar seu tempo de forma eficaz e organizar melhor seu dia de trabalho. Claro, você pode optar por passar esse tempo no trabalho – mas você não precisa!

Conclusão

Sim, completar os timesheets é outra coisa para a sua lista de afazeres. É uma tarefa adicional para se completar durante o dia. Você pode minimizar o esforço envolvido. Separe alguns minutos para mantê-lo atualizado e verá que não leva muito tempo. Vale a pena para obter as informações para que você possa avaliar adequadamente como está gastando seu tempo e tomar decisões informadas sobre como pretende gastá-lo daqui para frente.