Você certamente já ouviu falar em indicadores de performance ou Key Performance Indicators (KPIs), que servem para mensurar o desempenho da empresa nas mais diversas frentes, desde a estratégica, passando pela financeira até chegar à operacional. Conforme a gestão estratégica se fortalece na empresa, objetivos são traçados com o intuito de gerar benefícios a curto, médio e longo prazos. Esses objetivos, por sua vez, são desdobrados em metas, tornando os indicadores imprescindíveis no direcionamento das ações para efetivamente atingir essas metas, contribuindo assim para a competitividade do negócio.

Neste post você vai descobrir por que os KPIs são tão importantes e quais deles sua empresa deve acompanhar realmente de perto. Pronto? Então confira:

ESTRATÉGIA E PRODUTIVIDADE

Os medidores estratégicos revelam a aderência dos projetos aos objetivos da empresa, fornecendo comparativos entre cenários — ou seja, esclarecendo o antes e o depois ou ainda o planejado versus o realizado. São exemplos de indicadores estratégicos o retorno sobre o investimento, a lucratividade, a rentabilidade, a receita por produto ou unidade de negócio e muito mais.

Já os KPIs de produtividade servem para acompanhar o desempenho da equipe nos projetos desenvolvidos, contribuindo para avaliar a necessidade de contratações ou dispensas, alocação de recursos, compra de equipamentos e assim por diante. Essas métricas podem trazer informações relativas a custo por hora, nível de serviço, absenteísmo, entre outros.

Disponibilidade de serviço

Esse índice mede o tempo de preparo do PMO para dar o pontapé inicial de um projeto, o que significa capacidade de mobilizar recursos para começar com a operação toda, desde infraestrutura física e tecnológica até o âmbito de recursos humanos. Lembre-se de que quanto menor for o índice de disponibilidade de serviço mais eficiente será seu PMO.

Utilização de serviço

A utilização de serviço equivale à razão entre as horas contratadas e as horas efetivamente trabalhadas em um projeto, estando intrinsecamente ligada ao indicador de produtividade para trazer à tona a capacidade do PMO de coordenar os esforços e otimizar tarefas, posicionando sempre a pessoa certa no lugar certo.

Índice de qualidade

Na verdade, a qualidade é afetada por diversos outros KPIs, como produtividade, disponibilidade e utilização de serviço. Esse indicador reflete a aderência do produto final às especificações do escopo, o que, por sua vez, impacta diretamente na satisfação do cliente.

Ticket médio

O ticket médio é a razão entre o total de vendas e o número de clientes, que permite conhecer direitinho a performance do time de vendas, bem como identificar os clientes que mais compram da empresa e os períodos em que há aumento ou queda das vendas. Com esses dados em mãos, a organização pode passar a planejar melhor seus investimentos, fazer provisões e criar ações de marketing para fomentar as vendas, dentre outras estratégias.

Satisfação do cliente

O nível de satisfação do cliente final sempre é uma das maiores preocupações das empresas, sendo, por isso, um indicador de performance a ser acompanhado com muito cuidado. Mesmo que o cliente seja interno, é preciso mensurar o feedback para avaliar a performance da empresa em atender a suas próprias necessidades. Esse indicador é impactado por praticamente todos os demais sobre os quais falamos anteriormente, ou seja, a satisfação do cliente é resultado da união de esforços e de uma gestão estratégica realmente centrada no consumidor.

Taxa de turnover

Saber exatamente qual é a taxa de rotatividade de pessoal na empresa é uma fonte importantíssima de informações para promover ações de retenção de talentos, redução de absenteísmo e promoção do clima organizacional. Mas como esse indicador, por si só, não pode fazer muita coisa, é preciso aliá-lo a pesquisas de clima organizacional para verificar os motivos do turnover, agindo sobre as causas e não os efeitos.

Indicador de projetos

Esse KPI avalia a performance geral de cada projeto, considerando escopo, tempo, custos e qualidade. Com esse indicador é possível identificar desvios, melhorias e riscos, o que contribui para que o gerente de projetos aja rapidamente, evitando desperdícios e preservando os resultados inicialmente almejados. Com o indicador de projetos você pode conferir a relação entre tempo por atividade, custo por atividade, custo por homem ou por hora, entre outros.

Parâmetro de programas

Esse indicador de performance mostra a efetividade dos projetos que compõem um programa, quais são suas respectivas parcelas de contribuição para a rentabilidade da empresa, a aderência aos objetivos de negócio e a consequente geração de valor.

Métrica de portfólio

Por último, mas definitivamente não menos importante, temos o KPI de portfólio, que permite avaliar a performance do portfólio de projetos da empresa, identificando eventuais desvios, o cumprimento de cronogramas, o uso de recursos e o orçamento empregado.

Vale ressaltar que a gestão focada em resultados é cada vez mais utilizada nas empresas por permitir que se avance com maior agilidade nos negócios, pautando as decisões em fatos e dados pra lá de comprovados, sem deixar margem para feelings que podem comprometer toda uma estratégia pela simples e pura falta de embasamento.

Quando se tem em mãos dados que podem nortear solidamente as ações da empresa, consequentemente passa a ser possível ter uma maior assertividade nas decisões, acompanhando a agilidade do mercado, bem como se torna mais seguro validar ações e estratégias que estejam trazendo resultados efetivos para o negócio. Isso sem contar que, ao mesmo tempo, é possível perceber, com a análise dos indicadores da empresa, onde é necessário melhorar, investir, inovar e vencer obstáculos.

Se pararmos por alguns minutinhos para avaliar, perceberemos que, como o PMO é um braço da gestão estratégica, deve também focar seus esforços em resultados que gerem valor para empresa, garantindo a maximização do retorno sobre o investimento feito em todos os projetos. Nesse sentido, nada mais lógico que ficar atento a alguns indicadores-chave!

Cada vez que você olha para um dashboard de controle e sabe quais são as metas e os indicadores, fica muito mais fácil compartilhar percepções, unir forças e buscar os resultados almejados pela empresa. E é por esse motivo que contar com uma boa ferramenta de gestão de projetos, que dê o devido suporte ao controle desses indicadores, é indispensável. Não se esqueça que o PMO precisa de agilidade no momento de detectar desvios e colocar os projetos novamente na rota do sucesso!
E a sua empresa, por acaso tem uma gestão estratégica voltada para os resultados? Que indicadores você não perde de vista de maneira alguma? Deixe seu comentário, divida suas experiências conosco e aproveite para assinar nossa newsletter e continuar acompanhando nosso blog!

Não é preciso uma pesquisa aprofundada para saber que boa parte dos projetos falham. Se você é gerente de projetos ou faz parte de uma equipe de projetos, certamente sabe do que eu estou falando. Porém, para comprovar a afirmativa acima, a pesquisa The CHAOS Manifesto 2013: Think Big, Act Smallrealizada pelo Standish Group, revela que 18% dos projetos falham. Por isso o Checklist do Projeto é tão importante.

Mas como minimizar as chances de fracasso de um projeto? Uma vez identificado o fracasso, você pode analisar os motivos para não cometer mais os mesmos erros. Contudo, mais do que olhar para trás, é preciso criar condições para que seus projetos sejam bem sucedidos. Uma forma de fazer isso é se certificar que as boas práticas estão sendo cumpridas em cada etapa, ou seja, um checklist do projeto.

Para te ajudar nessa tarefa criamos um checklist para verificar todas as etapas, do planejamento à execução.

Baixe o Checklist do Projeto e garanta a efetividade dos seus projetos.

Quando há a devida integração entre planejamento estratégico e gestão de portfólio, logo se percebe uma redução considerável no número de projetos desenvolvidos pela empresa. Contudo, para compensar essa diminuição de volume, os resultados obtidos acabam se mostrando bastante superiores. Essa transformação se deve principalmente à mudança de perspectiva da organização, que deixa de dispensar energia naquilo que só toma tempo e recursos, trazendo poucos resultados, passando a trabalhar focada em objetivos e projetos realmente estratégicos.

No post de hoje você vai entender por que integrar o planejamento estratégico à gestão de portfólio é tão importante para sua empresa e que tipo de resultados essa integração pode trazer para seu negócio. Pronto?

Breve revisão de conceitos

Antes de irmos aos motivos para a integração, é preciso definirmos com uma maior precisão o que são exatamente o planejamento estratégico e a gestão de portfólio de projetos. Então vamos por partes.

Por planejamento estratégico se deve entender a definição da missão da empresa, de seus objetivos de negócio e das estratégias que a permitem atingir crescimento no curto, médio e longo prazos. A gestão de portfólio, por sua vez, nada mais é que a coleção de projetos que tem como função fazer cumprir os objetivos definidos no planejamento estratégico da empresa.

Trocando em miúdos, é seguro dizermos que o portfólio de projetos é o veículo que permite que a organização coloque seu planejamento estratégico em funcionamento e efetivamente atinja os objetivos previamente traçados.

Aliança entre planejamento e gestão

Para promover a integração entre o planejamento estratégico e a gestão de portfólio, deve-se primeiramente considerar o portfólio de projetos como um reflexo das metas da empresa para a conquista de seus objetivos.

Assim, se o negócio tem como objetivo estratégico ampliar a produção em 20%, uma possibilidade seria investir em um projeto de expansão da planta fabril para chegar a esse resultado, bem como um outro projeto para a otimização do processo de produção. Esses dois projetos, somados a quaisquer outros que visem o alcance do mesmo objetivo, formam o portfólio de projetos, que, quando bem alinhado ao planejamento, dá o suporte necessário para que a empresa cresça de maneira ordenada e sustentável.

Motivos para a integração

Você já relembrou o que são planejamento estratégico e gestão de portfólio e já sabe também como promover a integração entre essas duas atividades, certo? Então agora finalmente chegou a hora de saber por que você não pode deixar de manter esse alinhamento. Veja só:
Redução quantitativa de projetos

À medida que você promove o alinhamento entre planejamento estratégico e gestão do portfólio de projetos, verifica uma considerável redução no número de trabalhos desenvolvidos pela empresa, o que se deve à maior assertividade na escolha de projetos que realmente façam sentido para o crescimento do negócio.

Constantes priorização e avaliação

Com a gestão de portfólio de projetos você concentra todas as iniciativas sob a mesma supervisão, o que permite avaliar constantemente o impacto de cada trabalho na estratégia empresarial. Um projeto que era importante no início do ano pode não ser mais dali a seis meses, por exemplo, seja pela mudança do ambiente econômico, pela entrada de um projeto mais relevante ou ainda por alguma alteração de estratégia da empresa.

Melhor alocação de recursos

Contar com recursos de qualidade para o desenvolvimento de todos os projetos prioritários da empresa nem sempre é possível, mas com a gestão de portfólio você pode prever com uma boa antecedência quando terá recursos disponíveis a fim de manter todos trabalhando integralmente em prol dos objetivos organizacionais, sem perda de tempo. Isso gera uma maior agilidade no desenvolvimento de projetos, produtividade acelerada e resultados mais próximos do que com o gerenciamento individual de cada projeto.

Redução de possíveis riscos

Quando há um alinhamento entre planejamento estratégico e portfólio de projetos, a identificação de riscos inerentes ao negócio é facilitada, uma vez que já na análise de viabilidade econômico-financeira de cada trabalho é possível detectar até que nível de risco a empresa está apta a aceitar para o desenvolvimento do projeto.
Nesse processo, é possível então incluir ou excluir projetos do portfólio sem comprometer esforços ou recursos orçamentais.

Otimização do orçamento

Outro ponto que pode ser solucionado com a integração entre planejamento estratégico e gestão de portfólio de projetos é a otimização do orçamento. Como se passa a ter uma visão muito mais global dos objetivos da empresa e de como cada projeto contribuirá para o atingimento dessas metas, é possível mensurar com maior segurança o custo total de cada iniciativa.

Retorno sobre o investimento

A gestão de portfólio, quando integrada ao planejamento estratégico da empresa, também tem o poder de maximizar o retorno sobre o investimento, uma vez que prioriza aqueles projetos de maior rentabilidade para o negócio e coordena as iniciativas para que cada novo trabalho agregue mais valor para a empresa, somando inovações e aumentando o potencial de geração de oportunidades ao longo do tempo.

Direcionamento da empresa

Quando integrados, gestão de portfólio e planejamento estratégico reduzem os esforços da empresa no desenvolvimento de novas oportunidades de negócio e consequentemente maximizam os resultados. Dessa forma, o negócio caminha totalmente na mesma direção, concentrando investimentos, recursos e esforços para o alcance dos mesmos objetivos.

Em contrapartida, quando divergentes, com o planejamento estratégico apontando para um lado e a gestão de portfólio para outro, entra em cena a competição por recursos, investimentos e atenção da alta direção, levando a empresa a desperdiçar muita energia para nem sequer sair do lugar.

Percebeu como é importante manter a gestão de portfólio integrada ao planejamento estratégico da empresa? Pois para não perder tempo com essa integração, conte com uma ferramenta de gestão de projetos que contemple a gestão de portfólio, permitindo que você acompanhe os resultados de cada iniciativa com bastante cuidado — afinal, o planejamento estratégico da empresa não é estático, assim como o portfólio de projetos.

A verdade é que mudanças acontecem a todo momento e você precisa estar preparado para adequar o rumo da empresa. Por isso, investir em um PMO estratégico, totalmente alinhado aos objetivos do negócio, é sempre uma boa ideia!

E para se manter sempre atualizado sobre as melhores práticas de gerenciamento de projetos assine nossa newsletter!

Um planejamento bem-sucedido é essencial para o PMO, assim como o controle sobre basicamente tudo o que estiver relacionado aos projetos da empresa. Mas existe um limite entre o microgerenciamento de atividades e a gestão focada em objetivos e metas, assim como também há um enorme vão entre delegar e deixar tudo correr solto, como se não houvesse uma gestão centralizada. Esse limite é imposto pelo nível de detalhamento do seu planejamento, que não pode ser minimalista, com apenas uma lista das funcionalidades a serem desenvolvidas, tampouco exagerado em controles, burocracias e reuniões, a fim de não barrar a agilidade da equipe no desenvolvimento da solução.

O que fazer então para garantir um planejamento bem-sucedido? Como exatamente encontrar esse equilíbrio? Confira os próximos tópicos e descubra agora mesmo as respostas para essas questões:

Interdependência entre atividades

A ordem na qual as subpartes de uma atividade são executadas permite que você estruture os fluxos de trabalho de maneira mais detalhada, garantindo o entendimento da equipe sobre o que é preciso fazer, mas sem entrar em pormenores desnecessários. Assim, se você está desenvolvendo um software de automação de marketing em que a atividade principal é a funcionalidade criar e-mail marketing, pode subdividi-la em outros itens, como layout, edição de texto e inserção de imagens, por exemplo. Dessa forma, qualquer pessoa que esteja envolvida com o projeto entenderá o que é preciso fazer sem que você tenha que entrar em detalhes mínimos.

Disponibilidade dos colaboradores

Se você está trabalhando em diferentes projetos e com uma equipe mais compacta, que ainda tem outros afazeres dentro da empresa, a melhor forma de detalhar o tempo disponível de cada colaborador é criar uma agenda. Nesse calendário, permita que cada um bloqueie determinados horários para se dedicar aos projetos em andamento. Com um dashboard de controle, você vê com facilidade quem está disponível, quando e por quanto tempo, podendo planejar com maior eficácia as próximas fases dos projetos e aproveitar ao máximo os recursos disponíveis.

Delegação responsável de tarefas

Por mais que delegar atividades seja mais que comum em qualquer projeto, é preciso tomar um certo cuidado para delegá-las sempre com responsabilidade. E para isso é preciso conhecer bem os membros do time, saber quais são suas competências, como lidam com pressão, prazos, metas e resultados. Lembre-se de que apenas repassar uma atividade não implica em uma execução de qualidade, cumprindo os requisitos necessários para o bom andamento dos trabalhos. Assim, tenha a certeza de que cada pessoa entende bem seu papel, conhece suas responsabilidades, sabe executar a tarefa e tem jogo de cintura para pedir ajuda se for preciso, sem que você tenha que cobrar o tempo todo.

Para fechar uma espécie de contrato social com todos, liste no cronograma de atividades quem é responsável por que parte, deixando claro também quais atividades são interdependentes, de forma que assim todos saibam que uns dependem dos outros para desenvolver seu trabalho com excelência.

Infraestrutura necessária aos projetos

Obviamente o PMO é de suma importância para a empresa, mas precisa compartilhar diversos recursos com outras unidades do negócio, incluindo aí salas de reuniões, projetores multimídia, materiais de escritório, entre outros. Sendo assim, para garantir que você terá todos os recursos físicos disponíveis para a execução de cada projeto, quando eles forem necessários, não deixe de reservá-los com a devida antecedência.

Para os recursos que precisarem ser adquiridos, insira os valores correspondentes no orçamento do projeto, assim como quando será preciso liberar a verba para comprá-los e quem será o responsável por garantir que tudo se mantenha dentro do esperado. Desde a locação de um equipamento até a compra de um software, tudo deve estar especificado no planejamento para que não haja surpresas no caminho — como a falta de recursos financeiros para dar continuidade ao trabalho, por exemplo.

Riscos inerentes a cada trabalho

Outra questão que deve ser detalhada ao máximo são os riscos inerentes a cada projeto. Sabendo de antemão o que pode acontecer de errado fica muito mais fácil se precaver, pensar em alternativas e mitigar os riscos sem maiores impactos para o PMO ou para a estratégia geral da empresa. Riscos ligados a prazos extrapolados, falta de recursos humanos, físicos ou financeiros, documentos essenciais que não são providenciados a tempo, questões climáticas, econômicas ou sociais: tudo isso deve ser relacionado de forma a cercar cada projeto com o máximo de cuidado, visando sempre garantir sua execução dentro do previsto.

Definição de metas diárias

Prazos muito longos podem deixar a equipe à vontade demais, sem o compromisso de fazer entregas constantes. Para evitar que os esforços sejam desperdiçados, defina metas diárias para cada envolvido. Em um primeiro momento, os colaboradores podem até pensar que isso é microgerenciamento, mas se você adotar uma metodologia ágil — como o Scrum, por exemplo —, todos perceberão a importância de ter um trabalho segmentado e contínuo.

Além disso, assim fica mais fácil identificar pequenos problemas que podem surgir ao longo do desenvolvimento do projeto, o que ajuda a controlar com mais qualidade o andamento das atividades e, consequentemente, garantir a entrega de um produto final que não só atinja como supere as expectativas do cliente.

Pontos de parada na execução do projeto

Por mais que você tenha tudo planejado, imprevistos acontecem. Alguém pode ficar doente, uma atividade pode atrasar ou um equipamento indispensável pode demorar mais do que o esperado para chegar, por exemplo. Para evitar que isso afete significativamente os trabalhos, defina pontos de parada ao longo do projeto — dias em que não há atividade alguma planejada. Dessa forma, além de ter uma folga para todos respirarem, é possível colocar a casa em ordem, avaliar o desempenho do PMO até o momento ou ainda usar o tempo disponível para executar atividades prejudicadas por atrasos ou quaisquer outros acontecimentos.

Ter prazos apertados para a entrega de seus projetos pode, a princípio, pode parecer um método eficiente de mostrar retorno para a empresa, mas como projetos são desenvolvidos em ambientes de extrema inconstância, o mais recomendado é prevenir do que ter que correr atrás do prejuízo depois.

Com essas dicas você terá um planejamento bem-sucedido no seu PMO, sem precisar se demorar em planos, documentos, planilhas, reuniões e processos sem sentido, que só ocupam o tempo e nada trazem de resultado efetivo! Pronto para revolucionar seu negócio?

Agora nos conte o que achou deste post! Gostaria de acrescentar algum item à nossa lista? Deixe seu comentário! E não se esqueça de assinar nossa newsletter para se manter a par de tudo o que permeia o gerenciamento de projetos e um PMO de qualidade

Fazer um gerenciamento de projetos bem feito demanda tempo e dedicação por parte do gerente de projetos. Entretanto, hoje já existem soluções gratuitas e online para tornar a vida dos GPs mais fácil e dinâmica. Algumas ferramentas são mais genéricas, outras especificas para quem trabalha com gestão de projetos ou lidera um PMO (Escritório de projetos), mas todas podem ajudar os gerentes de projetos a ganhar tempo, eficiência no controle de seus projetos e na evolução da maturidade da organização. Pois então, aqui vão 8 ferramentas que usamos e indicamos para todo gerenciamento de projetos:

1- PMSURVEY.ORG: O PM Survey (entenda melhor neste vídeo) é uma pesquisa anual realizada pelo PMI – Project Management Institute. Ela reúne organizações de diferentes partes do mundo que respondem a questões relacionadas ao gerenciamento de projetos em seu ambiente de trabalho, possibilitando identificar o seu benchmarking e utilizá-lo na sua estratégia de evolução. Benchmarking é um método sistemático de procura por melhores processos, ideias inovadoras e procedimentos de operação mais eficazes que conduzam a um desempenho superior. PM Survey é gratuito é irá te ajudar a identificar as principais práticas adotas, assim como, comparar sua organização com outras empresas do seu setor.

2- Dropbox: Dropbox é um serviço para armazenamento e compartilhamento de arquivos. É baseado no conceito de “computação em nuvem” (“cloud computing”). Nele, é possível criar uma pasta virtual no seu computador que ficará armazenada na nuvem.

A beleza disso é que você pode trabalhar com ela como se fosse uma pasta normal sabendo que todos seus arquivos estão protegidos na nuvem caso algo aconteça com seu computador. Fora isso, você pode também compartilhar documentos, templates e arquivos do seu projeto com membros da equipe, patrocinadores, clientes e etc. Como a sincronização e automatização acabamos com aquela história de com quem está a última versão do plano de projetos (para quem ainda não trabalha com um software colaborativo de projetos).

3- Xmind: XMind é uma ferramenta de código aberto para a elaboração de mapas mentais, uma espécie de diagrama usado para representar e relacionar aspectos distintos de uma ideia ou projeto a ser executado. Dessa forma, fica mais fácil visualizar o “problema” ou memorizar algum conteúdo. É claro que com caneta e papel você também pode construir um mapa mental, mas com a ajuda de um XMind fica muito mais simples editar os diferentes elementos que o formam. Além disso, o XMind facilitará também o compartilhamento do mapa com outras pessoas, possibilitando até mesmo a exportação do trabalho para formatos populares, como PDF, Word e PowerPoint.

4- Prezi – O Power Point está constantemente presente nas reuniões de projetos, do kickoff, passando pelas reuniões de status report até a tão esperada reunião de encerramento do projeto. Mas, com a evolução da maneira de navegar na Internet, já estava na hora de trazer mais dinamismo para as palestras. Prezi é uma ferramenta online gratuita totalmente diferente dos programas para a criação de apresentações em slide, a começar pelo simples fato de que o aplicativo não se limita ao espaço retangular dos slides.

5- PM Canvas (IOS ou Android)- A época em que se criava solitariamente planos de projetos com múltiplas páginas para depois enviá-lo aos demais stakeholders passou. Com ele, o usuário poderá organizar seu Canvas como se fosse um WhatsApp, de modo participativo. Os usuários poderão compartilhar seus argumentos e juntos escolher quais entram ou não no Canvas. Disponível para os sistemas operacionais IOS e Andorid, o app pode ser baixado gratuitamente na APPSTORE ou na Google Play.

6- PMO MATURITY CUBE: O PMO MATURITY CUBE® é um modelo inédito, especialmente desenvolvido para avaliar a maturidade de PMOs. O PMO MATURITY CUBE® é a principal referência mundial hoje no tema maturidade para PMOs .

7- Calculadora de ROI: Diante de todos os desafios que esse ano promete precisamos, mais do que nunca, defender muito bem todo dinheiro investido. Pensando nisso, a Project Builder criou uma ferramenta gratuita que te ajuda a calcular quanto sua empresa pode economizar ao implantar uma gestão de projetos profissional. Com essa ferramenta você consegue saber quantas horas é possível salvar da equipe e do gestor de projetos automatizando a gestão de projetos e quanto dos custos dos projetos podem ser reduzidos com uma gestão de projetos profissional, por exemplo.

8- PMO MIX MANAGER: O PMO MIX MANAGER® é um modelo inovador, que tem como objetivo identificar quais funções seriam recomendadas para um PMO, com base nos benefícios esperados por seus clientes e na experiência de líderes de PMOs com um alto nível de maturidade.

E aí, o que achou da nossa lista? Você conhece mais alguma ferramenta que pode ser útil para gestão de projeto? Compartilhe com a gente nos comentários!

Em uma empresa, é preciso saber o que é PDCA para garantir uma maior qualidade, tanto em relação a produtos como no que diz respeito a processos e atendimento, é fundamental para elevar a competitividade perante o mercado — especialmente diante do fato de que a competição mercadológica está cada vez mais acirrada.

Para tanto, é possível lançar mão de diversas ferramentas e metodologias e, dentre elas, destaca-se o famoso Ciclo PDCA. Mas você por acaso sabe o que é PDCA e como utilizá-lo para promover uma melhoria contínua nas atividades da sua empresa? No artigo de hoje, realizamos um apanhado completo sobre o tema e buscamos solucionar todas as suas dúvidas. Preparado? Então continue a leitura!

O que é PDCA?

Usado com bastante frequência em sistemas de gestão da qualidade, o PDCA — Plan, Do, Check, Act e também denominado Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming — é um processo de melhoria contínua mundialmente reconhecido e utilizado. Ele tem como base quatro fases, rodadas sempre em sequência: planejamento, execução, análise e ação.

O foco principal do PDCA é a agilização dos processos de gestão, tornando-os mais claros, objetivos e eficazes. Quando a última fase termina, reinicia-se o ciclo para identificar novas oportunidades de melhoria e, assim, manter a empresa constantemente em busca de inovação, profissionalismo, agilidade e competitividade.

Para que ele serve?

A aplicabilidade do PDCA é vasta, mas como nosso foco aqui é o gerenciamento de projetos, focaremos em como ele pode ajudar a melhorar sua gestão. Imagine que você está desenvolvendo um software de CRM para sua empresa. Nesse caso, o software é um produto e o processo de desenvolvimento desse software envolve várias atividades, pessoas e recursos.

Se há um atraso no cronograma de desenvolvimento do software, por exemplo, você tem um problema que deve ser sanado, caso contrário, sentirá os impactos, tanto no prazo quanto no custo final do projeto. Sendo assim, você pode aplicar o Ciclo PDCA para identificar a raiz do problema e agir proativamente, a fim de tornar o trabalho de todos mais ágil, mantendo níveis elevados de qualidade.

Quais são suas fases?

Como falamos no início, o PDCA é composto por quatro fases encadeadas que formam um ciclo contínuo, uma vez que sempre é possível melhorar qualquer processo. Conhecendo como cada fase se dá, consequentemente se tem a capacidade de identificar tanto riscos como novas oportunidades para o projeto.

A partir do PDCA, o gestor torna-se, então, capaz de implementar ações para correções de falhas que são detectadas nos produtos ou em alguma das fases do processo. Confira detalhadamente cada uma dessas etapas:

Planejamento

O objetivo do planejamento é despertar uma maior consciência sobre o momento atual em que o projeto e a equipe se encontram, identificando um ou mais problemas que possam comprometer a eficácia dos trabalhos. Na sequência, deve-se também listar possíveis soluções, elencando as mais factíveis para que possam ser aplicadas na fase seguinte.

Para facilitar o entendimento e a condução dessa fase de planejamento, elaboramos aqui um passo a passo:

1. Reúna uma equipe qualificada para avaliar as oportunidades de melhoria;
2. Mapeie os processos de modo a identificar potenciais problemas ou oportunidades — para tanto, você pode usar ferramentas como o Drill Down, o 5W2H ou o Diagrama de Ishikawa;
3. Reúna dados para entender o problema mais a fundo e identifique todas as possíveis causas desse problema;
4. Foque na raiz do problema, ou seja, no que realmente o desencadeia;
5. Identifique soluções usando mapas mentais, brainstorming, workshops e outras ferramentas para listar o maior número de alternativas possível;
6. Defina a melhor solução para o momento;
7. Crie um plano de ação para promover a melhoria em questão;
8. Defina indicadores de performance para saber se as ações realmente estão surtindo os efeitos desejados.

Execução

Depois de tudo planejado, chegou o momento de colocar o plano de ação para rodar. Então implemente a solução mantendo uma comunicação clara e assertiva com todos os envolvidos para que haja um maior comprometimento no que se refere ao sucesso da metodologia.

Contar com um cronograma de implantação ajuda a manter todos focados no que deve ser feito, a fim de se obter os resultados desejados no tempo certo. Por isso, é essencial estar sempre atento à relação entre previsto versus realizado, verificando se o planejamento está mesmo sendo executado com qualidade e o devido alinhamento de expectativas.

Análise

Apesar de ser apresentada como a terceira fase do ciclo, a análise acontece concomitantemente ao processo de execução, servindo de base para que se avalie se os resultados almejados estão mesmo sendo obtidos.

Os indicadores de performance devem ser monitorados dia a dia e, em caso de algum desvio, não deixe para depois! Aja imediatamente para corrigir os rumos do processo de melhoria e documente os aprendizados que a equipe teve durante essa fase, compartilhando o andamento dos trabalhos com os stakeholders impactados pela mudança.

Ação

O PDCA é ilustrado como um ciclo porque a melhoria contínua é um processo ininterrupto. Assim, por mais que esteja caminhando tudo bem, é possível tornar os processos mais ágeis e eficazes, aumentando a produtividade da equipe e extraindo melhores resultados das atividades desenvolvidas ao longo do projeto.

Por essa razão, a fase de ação tem como principal objetivo identificar ações corretivas, novas oportunidades de melhoria ou até mesmo novos problemas que tenham surgido ao longo da primeira avaliação. Vale lembrar que para não dispersar os esforços da equipe, mesmo que novos problemas sejam identificados ao longo do PDCA, conclua um ciclo para então iniciar outro, tratando um problema de cada vez.

Um ponto importante a ser ressaltado é que o PDCA é, de fato, um ciclo e, portanto, ele necessita permanecer em constante execução — não há um momento específico ou obrigatório para encerramento do processo de melhoria. Afinal, uma empresa de sucesso está sempre focada no seu auto aprimoramento, certo?

O ideal é que, após concluídas as ações corretivas pertinentes ao primeiro ciclo, o processo do PDCA seja reiniciado para correção e melhoria de procedimentos específicos. É exatamente esse caráter cíclico que o torna tão eficiente.

E suas vantagens?

Agora que você já sabe o que é PDCA, para que ele serve e como aplicá-lo, vamos destacar algumas das vantagens de se investir nessa metodologia de melhoria contínua em seus projetos. Então vamos lá?

Eficiência nos processos

Ao mapear seus processos e identificar gaps que comprometem a agilidade, a produtividade e o uso de recursos, você pode promover melhorias de forma a, então, tornar os trabalhos mais eficientes. Como consequência, se tem processos mais rentáveis para a empresa.

Além disso, após o primeiro mapeamento completo, os seguintes se tornarão progressivamente mais fáceis de serem executados, uma vez que os funcionários estarão mais familiarizados com as etapas do processo.

Redução de custos

Processos mal elaborados ou ineficientes oneram a empresa e comprometem a produtividade dos funcionários. Usando o PDCA como ferramenta de melhoria contínua, você reduz essas falhas e eleva a produtividade, reduzindo custos e aumentando a lucratividade da empresa.

Otimização do tempo

Processos mais ágeis tornam o negócio mais competitivo, haja vista que permitem uma maior produtividade em um espaço de tempo reduzido. Quando você usa o PDCA para avaliar continuamente seus processos, é possível identificar onde cada minutinho de tempo é desperdiçado para, com esses dados, desenvolver melhores soluções para otimizar a jornada.

Comprometimento das equipes

O PDCA basicamente envolve todas as pessoas impactadas pelas mudanças, criando um senso mais apurado de responsabilidade sobre processos e resultados. Nesse sentido, é possível verificar um maior comprometimento por parte das equipes, que passam a se sentir mais valorizadas e participantes do processo de transformação.

Quais devem ser seus cuidados em relação ao PDCA.

Alguns erros comuns relacionados à implementação do ciclo PDCA podem comprometer sua eficácia. Dessa forma, é essencial que o gestor se certifique de garantir alguns cuidados na aplicação da ferramenta, além de, preferencialmente, aliá-la a outras estratégias de gestão, como é o caso na análise SWOT. Veja quais são os principais erros no ciclo PDCA, para que os devidos cuidados sejam tomados:

Pular ou negligenciar qualquer uma das fases do ciclo PDCA;

Implementar sem um planejamento prévio bastante detalhado e preciso;

Definir apenas metas e deixar de estabelecer os objetivos necessários para o cumprimento de cada uma;

Não checar os resultados e métricas de cada etapa;

Detectar alguma deficiência ou falha operacional e não a corrigir efetivamente;

Delegar tarefas importantes para profissionais despreparados ou sem qualquer tipo de familiaridade com as ações do ciclo;

Não estudar bem cada fase do ciclo antes de colocá-las em ação;

Não observar desvios em relação aos objetivos iniciais;

Parar para analisar o ciclo completo antes de pular para a próxima etapa.

Outro aspecto de suma relevância com relação ao ciclo PDCA é que ele pode ser de extrema valia para se fazer estimativa de custos de determinado produto ou projeto. A estimativa poderá ser realizada por meio de ferramentas de qualidade, como é o caso do histograma, gráfico de pareto, comparações e definições de lacunas na estratégia e análises históricas.

E então, pronto para extrair ainda mais valor dos processos desencadeados pela gestão de projetos em sua empresa? Agora nos conte: depois de saber o que é PDCA e como aplicá-lo, o que mais chamou sua atenção nessa metodologia? Você já conhecia todas as potencialidades do PDCA ou está descobrindo novas vantagens agora? Deixe seu comentário e compartilhe suas impressões!

Em um mundo ideal as demandas chegariam uma de cada vez, na ordem perfeita para os objetivos do negócio. Mas sabemos que infelizmente não é assim que acontece, a dura realidade é que elas chegam de forma contínua e desordenada, para desespero de muitos gerentes de projetos, que precisam categorizá-las de modo a priorizar as que têm maior potencial para se tornarem projetos, de preferência alinhados aos objetivos estratégicos e que gerem valor para o negócio.

O que diferencia uma empresa que consegue potencializar a geração de valor dos seus projetos – e consequentemente a sua também – é a forma como ela gerencia bem o seu pipeline de gestão de projetos.

Entender como funciona o pipeline da gestão de projetos e implementá-lo de forma correta na empresa permite que o PMO aja alinhadamente ao planejamento estratégico da organização, criando processos efetivos na seleção e na devida priorização de demandas — tanto internas como externas —, de modo a contribuir para a maximização dos resultados.

Pensando nisso, preparamos um material Exclusivo que explica como funciona o pipeline da gestão de projetos, e também como colocá-lo em prática na sua empresa, fazendo com que os projetos estratégicos para a organização sejam priorizados. Baixe agora e coloque o pipeline da gestão de projetos para funcionar na sua empresa!

Já parou para pensar sobre como os projetos começam? Já percebeu que alguns deles sequer passam por uma fase de planejamento, simplesmente tomando forma? Outros, por sua vez, até contam com um certo detalhamento prévio, mas no meio do caminho se descobre que nem era exatamente aquilo que o cliente queria. Mas, afinal de contas, como iniciar um projeto com a devida qualidade? Que passos devem ser dados para manter o controle absoluto sobre o que se está prestes a desenvolver?

Pois a primeira constatação a que você deve chegar é que simplesmente não dá para partir direto para a ação! Fato é que esse tipo de comportamento afobado pode, sim, levar o projeto ao fracasso em um piscar de olhos. Portanto, respire fundo, acalme-se e comece devagar, sempre se lembrando de que a fase inicial do projeto é o que determinará o sucesso da sua iniciativa. Então nada de se deixar levar pela ansiedade! Siga os seguintes passos:

Anote tudo o que for relevante no primeiro contato

Imagine se os projetos nascessem de um simples e-mail do cliente pedindo “um software para gestão da minha cadeia de suprimentos”. Mas quais são as reais necessidades do cliente? Qual seria a finalidade prática do software? Quais funcionalidades ele deve ter? As respostas para essas e tantas outras perguntas são absolutamente cruciais para que você já inicie o projeto sabendo exatamente o que deve ser feito.

Então marque uma reunião presencial com o cliente e explore suas necessidades fazendo perguntas e anotando as respostas. Se tiver a chance, elabore um script antes de se reunir com o cliente, elencando as perguntas básicas a que ele deve responder. Mas também não se limite a elas, ok?

Conforme a conversa se desenrolar, faça novas perguntas e procure repetir o que o cliente disse com outras palavras, para ver se você realmente entendeu o que ele quer. O importante é não deixar espaço para mal-entendidos!

Registre e valide os fatos após a reunião

Infelizmente, o mundo está repleto de clientes que dizem uma coisa e depois mudam de ideia, muitas vezes até causando prejuízos e frustrações no meio desse caminho. Por isso, é extremamente importante que você registre tudo o que foi dito na reunião e envie um documento para todos os que estavam presentes validarem.

Nesse momento, aproveite para pontuar as ações que serão realizadas, assim como para apresentar seus respectivos responsáveis, demarcando direitinho o que é de responsabilidade do cliente e o que é de responsabilidade da sua equipe. Deixe claro que o que foi conversado durante a reunião servirá de base para o termo oficial de abertura do projeto e também para a declaração de escopo, pedindo, assim, a validação dessas informações por e-mail.

Defina com cuidado sua equipe de trabalho

Uma vez que você já esclareceu do que se trata o projeto, chegou o momento de se cercar das pessoas certas para colocá-lo em ação. Se não houver recursos disponíveis na empresa, pergunte ao cliente se ele tem indicações de pessoas que possam compor a equipe ou vá para o mercado em busca de profissionais especializados.

Com a equipe montada, apresente os membros uns aos outros e ofereça oportunidades de entrosamento. Também apresente a equipe ao cliente, afinal, ele também precisa saber quem conduzirá a operação toda. Essa é a hora de deixar claras quais são as competências de cada membro da equipe e quais serão as responsabilidades de cada um, de forma a tranquilizar o cliente e mostrar que você selecionou profissionais realmente competentes para o projeto.

Identifique os stakeholders do projeto

Como stakeholders são todas as pessoas que, de uma forma ou de outra, impactam ou são impactadas pelo projeto, esquecer de uma dessas partes pode se mostrar simplesmente fatal para a conclusão da iniciativa. Faça, portanto, um trabalho minucioso de identificação dos stakeholders, de preferência envolvendo também o cliente.

Como iniciar um projeto envolve uma série de ações, pensar que você pode ficar fora do olhar de um stakeholder complicado é enganar a si mesmo. Assim, se perceber que há uma parte interessada que pode causar problemas, invista logo no diálogo aberto, alinhando expectativas, estabelecendo uma relação de confiança, mostrando os benefícios do projeto e lidando com os conflitos da melhor maneira possível.

Assuma a responsabilidade logo de primeira

Se você é o gerente de projetos, não tem saída: qualquer problema, falha ou deslize durante o desenvolvimento dos trabalhos será responsabilidade sua — e de mais ninguém. Assim, falar para o cliente que a culpa foi de um analista, do fornecedor, da chuva ou do sol não fará diferença, pois quem está no comando é você. O que fazer então? Assuma a responsabilidade! Mas busque soluções antes de apresentar o problema, colocando sua equipe para pensar em como contornar a situação e chegando, o mais rapidamente possível, já com um plano de ação para evitar impactos maiores.

O segredo? Não se deixar abater por um problema que não havia sido considerado desde o início. É preciso entender que imprevistos podem sim acontecer, sendo que a diferença entre um bom e um mau gerente de projetos está relacionada a como é seu posicionamento diante das dificuldades.

Lembre-se da análise de viabilidade

A análise de viabilidade é um estudo financeiro feito para saber se determinado projeto pode ser executado, trazendo retorno para o cliente. Quando essa análise é deixada de lado, muitas surpresas desagradáveis podem surgir ao longo do caminho. O gerente pode, por exemplo, descobrir que o projeto é um poço sem fundo de consumo de recursos e que os resultados que ele trará não cobrirão tantas despesas. Cenário nada ideal, não é mesmo?

Sendo assim, por mais que o próprio cliente insista que não é necessário, faça a análise de viabilidade, registrando valores e riscos envolvidos, além de pedir para que o cliente assine o documento, afirmando que está de acordo com o projeto e tudo o que ele envolve.

Agende uma reunião de kickoff

A reunião de kickoff serve para dar o pontapé inicial no projeto, configurando-se como uma ótima oportunidade para unir tanto sua equipe quanto o cliente e outros stakeholders que estejam envolvidos no processo. Nessa ocasião, apresente um resumo de todo o projeto, defina as responsabilidades de cada parte e alinhe expectativas.

Diga o que faz parte e o que não faz parte do projeto, como os trabalhos serão desenvolvidos, qual é o cronograma e quais recursos serão necessários. É preciso dar um panorama geral para os envolvidos e, mais uma vez, pedir a validação das informações a todos os presentes. Lembre-se de que evitar qualquer tipo de conflito de entendimentos é a melhor forma de começar um projeto com tranquilidade.

Prepare o termo de abertura oficial do projeto

O termo de abertura nada mais é que a validação de tudo o que já foi apresentado na reunião de kickoff. A partir dele você poderá desenvolver uma declaração de escopo e os demais tópicos relativos ao planejamento do projeto, com a certeza de que aquilo que foi discutido e combinado é o que realmente deve ser feito. Sem mais preocupações, coloque seu time para trabalhar rumo ao sucesso!

Percebeu como iniciar um projeto com qualidade e eficiência pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso da sua iniciativa? Agora nos conte: de acordo com sua experiência, você acrescentaria mais algum passo a essa lista? Deixe seu comentário e enriqueça nosso post! E aproveite para conferir este outro post que traz 3 dicas valiosas para o início de qualquer projeto!

O dilema não é nada novo: dinheiro ou felicidade? Para alguns, essa é uma equação que simplesmente não fecha, só sendo possível escolher um em detrimento do outro. Imagina-se, por exemplo, que uma carreira promissora que precisa trabalhar com tecnologia certamente envolverá sacrifícios que comprometerão significativamente sua qualidade de vida. Por outro lado, escolher o caminho da felicidade resultará no enfrentamento de situações de perrengue pelo resto da vida. Você por acaso acredita nisso?

Para desmitificar esses pontos, confira nosso texto de hoje e tire suas próprias conclusões sobre se é possível ou não conciliar os ganhos financeiros com a satisfação pessoal ao trabalhar com tecnologia. Pronto? Então acompanhe:

Faça aquilo que realmente ama

Essa espécie de conselho até parece um clichê barato, não é mesmo? Mas você também não acredita que conseguirá ser feliz fazendo exatamente o contrário, certo? Partindo do pressuposto que você muito provavelmente já adquiriu bagagem suficiente para saber quais são seus talentos e suas afinidades, mesmo que não tenha muito bem definida a atividade que o inspira, você certamente tem alguma simpatia por determinada tarefa. Pois invista nelas!

Especialmente quando o assunto é trabalhar com  tecnologia, que é muito variado e engloba desde aplicativos para finanças, jogos e redes sociais, é preciso que você saiba que há um leque praticamente ilimitado de opções. Então o segredo está em conhecer as possibilidades que o mercado oferece e compará-las com sua personalidade, seus objetivos e, claro, suas aptidões.

Defina seu estilo de vida ideal

Você pode até dizer que mesmo tendo escolhido uma atividade ou área com a qual se identifica, ainda não se sinta feliz. Isso realmente faz sentido quando o estilo de vida que se deseja ter é incompatível com a vida se que leva. Assim, se você deseja viajar, conhecer diferentes lugares, idiomas, pessoas e culturas ou se apenas quer se ver livre da rotina pesada de deslocamento diário ao escritório, os trabalhos com tecnologia podem ser exatamente a solução para seus problemas.

Lembre-se de que, nesse segmento, trabalhar remotamente é uma realidade bastante frequente, já existindo inclusive um estilo denominado nômade digital para denominar aquelas pessoas que exercem suas atividades profissionais sem vínculo geográfico, podendo trabalhar de suas casas ou mesmo viajando ao redor do mundo. Que tal?

Estabeleça metas para sua carreira

Finalmente, agora que você já trabalha com aquilo com que mais se identifica e conhece bem o estilo de vida que se encaixa a seus padrões de felicidade, basta determinar até onde você pretende evoluir profissional e financeiramente. A partir desse ponto, trace metas definindo quais são as responsabilidades que você deseja exercer na empresa e qual seria o salário suficiente para manter esse estilo de vida. Com base nesses parâmetros será possível traçar os planos que o levarão a alcançar seus objetivos.

A chave está em não adotar uma postura radical de escolha sumária entre dinheiro ou felicidade. Lembre-se de que quando o coração anda junto com a razão você está optando pelo equilíbrio, fator fundamental tanto na carreira como na vida pessoal.

Mas e aí, acha que é possível conciliar o sucesso profissional com uma vida feliz e abundante ao se trabalhar com tecnologia? Chegou a alguma conclusão sobre o assunto? Deixe aqui seu comentário e participe da discussão!

Agilidade e flexibilidade são duas virtudes no desenvolvimento de projetos de sucesso. Isso deve-se ao fato de que os projetos estão cada vez maiores e mais complexos. Além disso, é preciso entender que o mercado e a concorrência evoluem em ritmo acelerado, forçando os gestores a se manterem constantemente atualizados.

O planejamento, execução e gestão de projetos precisa ser amparado por ferramentas e metodologias que facilitem o trabalho de toda a equipe. Uma metodologia que vem sendo adotada por grandes empresas para o planejamento e execução dos projetos é o PM Canvas.

Elaborado pelo professor José Finnochio, e com base na metodologia proposta por Alexander Osterwalder, Business Model Generation (BMG), o Project Model Canvas (PM Canvas) é uma diagramação visual em que você consegue avaliar um projeto inteiro, integrando escopo, tempo, requisitos, stakeholders etc.

No artigo de hoje falaremos sobre o PM Canvas, quais são seus benefícios, como ele pode ser implementado e de que maneira a solução poderá ser útil para a sua empresa. Ficou interessado? Então continue a leitura!

O que é, exatamente, o PM CANVAS?

Baseado na publicação, no ano de 2009, do Business Model de Alex Osterwalder e Yves Pigneur, o PM Canvas funciona como uma espécie de guia para empreendedores que buscam revolucionar os seus negócios a partir da utilização de metodologias inovadoras e que proporcionem uma melhor articulação estratégica.

José Finocchio, o professor responsável pela idealização da metodologia, ressalta (e implementa) a neurocência como fator fundamental para o desenvolvimento e gerenciamento de um projeto. Ele defende que, entendendo como funciona a mente, a comunicação e propagação de informações tende a melhorar exponencialmente.

O objetivo central do PM Canvas é a implementação ágil e clara de um plano de projeto. A boa notícia é que, apesar da sofisticação da metodologia de Finocchio, sua aplicação não exige nada além de caneta, alguns posts-ts e uma folha de papel A1.

Como os post-its têm espaço bastante delimitado, seu preenchimento exige uma clareza e objetividade que será essencial para visualização do projeto, uma vez que só haverá espaço para se escrever o que for realmente imprescindível.

Quais são os benefícios do uso do PM CANVAS?

O PM Canvas parte da premissa de que a criação de um novo projeto deve ser guiada por algumas perguntas: Por quê? O quê? Quem? Como? Quando e quanto? As respostas para essas questões servirão como ponto de partida para a criação do canvas.

Esse tipo de organização traz dois benefícios claros: primeiro, ela mantém o time focado em objetivos tangíveis que levam a metas maiores. Além disso, permite uma visualização gráfica de todo o projeto, facilitando sua compreensão e, também, as justificativas de cada etapa.

Este aspecto intuitivo proporcionado pelo PM Canvas também facilita o trabalho de empresas que não conseguem adotar o plano de projeto, pelo fato deste ser muito complexo.

Mas qual a diferença entre PM Canvas e o Plano de Projeto?

Para um olhar destreinado, existe uma certa dificuldade de diferenciação do PM Canvas do Plano de Projeto. Um plano de projeto é, basicamente, a reunião de toda a documentação da etapa de planejamento, que é, na maioria dos casos, organizada por um time de gestão de projetos, submetido a um patrocinador e, então, aprovado (ou não). Trata-se de uma metodologia amplamente utilizada no meio acadêmico.

Embora o plano de projeto tenha, em teoria, a finalidade de determinar a estruturar a execução, acompanhamento, controle e finalização de um projeto, sem contar o planejamento das metas e submetas imprescindíveis para a concretização do do planejamento aprovado pelos patrocinadores, nem sempre o plano escopado abrange todas as áreas necessárias ao projeto.

Na verdade, muitas vezes o plano de projeto é encarado, por gerentes e empreendedores, como um mero protocolo a ser cumprido. Resultado disso é a frequente inconsistência dos planos de projeto, que são incapazes de apontar, detalhadamente, quais são as ações pertinentes à realização de cada subdivisão do objetivo estabelecido.

Desse modo, o PM Canvas surgiu como uma solução para a frequente insuficiência (ou falta de clareza e objetividade da maneira como são elaborados) dos planos de projetos. Ainda que possuam as mesmas finalidades (o plano de projeto e o PM Canvas), as duas metodologias são diametralmente opostas.

Se, por um lado, o plano de projeto é apresentado em forma de um documento textual extenso, o PM Canvas é apresentado em formato de um diagrama visual, em uma única página, que permite uma visualização clara e ágil, que integra escopo global, exigências, tempo de cada fase do projeto, dentre outros detalhes.

Além disso, o PM Canvas se diferencia na possibilidade propiciada de co-criação e ajustamento conforme o desenvolvimento dos compromissos e prazos estipulados.

Quando e como usar o PM CANVAS?

Muitos gestores imaginam que os benefícios do PM Canvas apenas são notados por pequenas empresas com operações enxutas. A verdade é que essa metodologia já é largamente utilizada em grandes empresas e multinacionais.

A título de exemplo, podemos citar os casos da Ambev, Comitê Olímpico Brasileiro e Fundação Getúlio Vargas (FGV), a rede de cosméticos e produtos de banho Natura e o Banco PNP Paribas, que utilizam o PM Canvas como ferramenta de gerenciamento de projetos. Ou seja: todo tipo de empreendimento pode ser beneficiado pela tecnologia.

O melhor momento para se criar o PM Canvas é no início do projeto, já que ele ajuda a prever alguns problemas e identificar possíveis parceiros, o que não significa que projetos em andamento não possam ser levados para o PM Canvas, mas apenas que o cenário ideal é no começo do processo.

Cada pergunta do PM Canvas trás consigo pontos estratégicos ao projeto. Entenda melhor cada uma delas:

Por quê?

O ‘por quê’ é, provavelmente, a pergunta mais importante na elaboração do PM Canvas. Ela engloba as justificativas, objetivos e benefícios do projeto. Algumas respostas frequentes (e, claro, pertinentes) são “para melhorar nossa produtividade”. “para lapidarmos a nossa reputação ou, simplesmente, “para melhorar a nossa situação”.

O quê?

A pergunta “o quê” é o que explica o produto trabalhado pela empresa, ou seja: a descrição do que está sendo proposto, oferecido e será entregue ao cliente final. Nessa etapa é essencial observar as expectativas tanto dos patrocinadores quanto a dos clientes. Além disso, é essencial deixar claro para todos os envolvidos que poderão surgir atualizações ou correções ao longo da realização do projeto.

Quem?

Essa pergunta tem como objetivo deixar definido quem serão os envolvidos na realização e concretização do projeto. Serão apontados, por exemplo, os responsáveis por cada atividade e os parceiros necessários para efetivação de metas.

Como?

Nessa etapa, será discutido e definido o, no diagrama, quais são os caminhos inerentes à realização e alcance das metas e submetas do projeto. Serão apontadas também quais serão as atividades desenvolvidas e quais são as condições de realização delas. O “como” deve observar os seguintes aspectos:

• Premissas: quais são as suposições e realidade no qual o projeto está inserido e sobre as quais o gestor ou gerente não possui controle? Nessa descrição só deve estar presente o que realmente compõe os fatores necessários para viabilização do projeto;
• Grupos de entregas: é a divisão do objetivo final em submetas. Em outras palavras: o checklist de tudo que deve ser concluído para a efetivação do todo;
• Restrições: aqui aponta-se os agentes externos ou alheios ao controle dos membros da equipe que podem prejudicar ou limitar a produtividade e liberdade da equipe.

Quando e quanto?

Embora pareça simples, essas duas perguntas são essenciais para nortear o desenvolvimento de todas as outras fases do projeto. Ou seja: responder quando o produto ou objetivo final será entregue (ou seja, o cronograma) e quais são os custos (detalhados) do projeto.

• Riscos (incertezas ou agentes que contribuem de maneira negativa para os rumos do projeto);
• Linha temporal (lista de tarefas e de compromissos com deadlines apontadas, o que permite um bom gerenciamento de riscos);
• Custos (avaliação decomposta das despesas referentes à cada grupo de atividades e etapas do projeto).

O Project Model Canvas é a metodologia que te permite conceber projetos em uma única página e transformá-los em agentes de inovação, mas mais do que isso, ela permite envolver e engajar toda a sua equipe, aumentando o comprometimento e produtividade.

E então, gostou do nosso artigo? Entendeu tudo sobre o assunto ou ainda restou alguma dúvida sobre PM Canvas? Aproveite os comentários abaixo para entrar em contato.