A elaboração de um plano de projeto pode ser marcada por uma série de dúvidas e de percalços. E muitos deles falham por conta de metas mal estabelecidas, falta de detalhamento no escopo, controle ineficiente e um orçamento fora da realidade.

Para evitar que esses problemas prejudiquem o seu andamento e concretização, é preciso se preparar. E duas estratégias de planejamento se destacam: o plano de projeto e o project model canvas.

Esses métodos dão aos gerentes de projetos a possibilidade de criar um cenário com todas as atividades que devem ser realizadas, os prazos e as pessoas envolvidas. Algo que facilite que as ideias sejam tiradas do papel com sucesso.

Neste post, explicaremos como funcionam essas técnicas e como elas podem ser implementadas na sua empresa. Ficou interessado? Continue a leitura!

A diferença entre o plano de projeto e o project model canvas

Um plano de projeto é o conjunto de todas as informações necessárias para a realização de um projeto — desde a criação do pitch até as lições aprendidas com ele. Afinal, são elas que vão orientar a realização de ações futuras e evitar possíveis erros.

Em teoria, ele define o passo a passo de como um projeto será executado, monitorado e concluído em uma empresa e quais são as estratégias necessárias para alcançar os objetivos e o escopo para os quais esse projeto foi aprovado.

Mesmo sendo extremamente benéfico, ainda são poucos os gerentes que o utilizam corretamente. Na prática, apenas fragmentos — que em grande parte não possuem serventia — desse plano são aproveitados, apenas como uma forma de cumprir protocolo para a empresa.

Já o project model canvas, também conhecido como PM Canvas ou PMC, funciona como uma versão mais simples, mas não menos eficaz, do plano de projeto. Ele utiliza conceitos de gerenciamento, neurociência e design thinking para simplificar a sua elaboração e possui um caráter completamente visual.

Com a publicação do project model canvas no livro que leva o mesmo nome, o plano de projeto sofreu um forte golpe. Mesmo tendo a mesma utilidade, eles são completamente diferentes. Enquanto o último é um documento textual e longo, que pode ocupar dezenas de páginas, o PM Canvas é feito em uma página única.

Ele, na verdade, consiste em um diagrama em que é possível avaliar um projeto inteiro integrando escopo, tempo, requisitos, dentre outros aspectos, em um só lugar. Sua versatilidade é uma vantagem para o trabalho em equipe, pois a dinâmica do PMC exige um brainstorm entre os próprios colaboradores e com o cliente.

O plano de projeto na prática

O plano de projeto reúne e organiza todos os documentos da fase de planejamento —  como Estrutura Analítica do Projeto (EAP), Plano de Recursos, Matriz de Funções e Responsabilidades, Plano de Gerenciamento das Aquisições, Plano da Qualidade e Plano de Comunicações. Ele é extremamente popular também em cursos acadêmicos.

Esse tipo de planejamento deve ser elaborado pela equipe de gerenciamento de projetos e aprovado pelo patrocinador, com o documento “Termo de Abertura de Projeto”. Na prática, um plano de projeto pode ser elaborado da seguinte forma, acompanhe!

Iniciação

Nessa primeira etapa, são definidos os objetivos principais do projeto. Muitos gerentes falham ainda no início porque não alinham as suas metas com as do cliente.

Por isso, é importante ter em mente que o brainstorm e o trabalho coletivo, com a participação de todos os envolvidos, são fundamentais antes de tirar qualquer ideia do papel.

Planejamento

A primeira fase do planejamento de um projeto é a definição de escopo, que é tudo aquilo que será feito durante o seu andamento, as atividades realizadas, quem as realizará, as fases de entrega, os testes etc. É importante que essa etapa seja bem detalhada, para evitar erros e retrabalho no futuro.

Em seguida, são feitas as estimativas de esforços e de custos. Elas devem ser acompanhadas do mapeamento de riscos que podem impactar um projeto e da nomeação dos stakeholders: clientes, usuários e equipe. Ou seja, cada parte interessada no projeto.

Todas essas informações devem ser colocadas em um cronograma, com todas as etapas de realização, as datas de entrega, os recursos envolvidos, os custos, os milestones e todos os aspectos que vão orientar a execução do projeto e servirão para controle em casos de dúvidas ou problemas.

Execução

Como o nome sugere, essa é a etapa de fazer as coisas acontecerem.

Nessa fase, acontece a aquisição de recursos, a coordenação das equipes, a comunicação entre os envolvidos e a realização do trabalho em si.

Monitoramento de desempenho

Ainda durante a execução do projeto, é fundamental monitorar o andamento e controlar os resultados.

É nessa etapa que o gerente consegue avaliar as mudanças, mensurar os riscos que aparecem e aplicar medidas corretivas para sanar problemas e prevenir a chegada de novos.

Aprovação

E por último, o plano de projeto precisa ser aprovado entre os stakeholders. Nessa etapa de encerramento, todo o andamento do projeto é avaliado, os contratos são encerrados, toda a documentação é reunida e o relatório final é apresentado.

É importante que o gerente não apenas finalize os trabalhos, mas discuta com a equipe quais foram as lições aprendidas. Como citamos anteriormente, são elas que vão orientar a execução de projetos futuros e evitar erros comuns, que atrasam o andamento das ações e aumentam os custos.

[rock-convert-cta id=”6495″]

O project model canvas na prática

Mesmo sendo uma metodologia robusta, rica em informações, a principal vantagem do project model canvas é a sua simplicidade em ser executado. Para o professor e management consulting José Finocchio Jr, criador do PMC, “é mais fácil pensar e planejar visualmente”.

E essa é justamente a base dessa estratégia: facilitar o planejamento de novos projetos, sem a burocracia e complexidade para fazer mudanças que os planos tradicionais trazem — algo que as empresas procuram e apreciam.

Na prática, essa técnica utiliza os conceitos visuais da neurociência aliados aos elementos que formam o plano de projeto, como: o escopo, os riscos, o orçamento e o registro de stakeholders, por exemplo.

No entanto, assim como o método Canvas tradicional, essa metodologia é organizada em blocos e pode ser construída em uma única folha de formato A1, ou até mesmo em um aplicativo, como o PM Canvas WEB

Esses blocos são formados por seis perguntas essenciais, que fundamentarão toda a estrutura dessa estratégia:

• por quê? — inclui as justificativas para os problemas e necessidades atuais da organização, os benefícios que serão gerados pela entrega do projeto e os objetivos SMART (específicos, mensuráveis, atingíveis, realistas e temporais) que ele possui;
• o quê? — nesse tópico, são incluídos as representações finais do produto e os requisitos necessários para que ele consiga gerar valor para o cliente;
• quem? — o “quem” representa as pessoas, grupos ou organizações interessados na execução desse projeto (os stakeholders), além dos colaboradores responsáveis pela sua entrega (gerente de projeto, analista de processos, consultor PMO etc.);
• como? — essa é uma das partes mais importantes do project model canvas, pois reúne as premissas que possibilitam a execução do projeto, as restrições que podem limitar o seu desenvolvimento e o grupo de entregas que será gerado. Ou seja, todos os elementos que permitem a criação de um projeto com sucesso, ou não;
• quando? e quanto? — na organização do PMC na página A1, essas perguntas são agrupadas juntas e devem conter todos os riscos que podem afetar o projeto, além das suas possíveis soluções; os seus custos de execução e uma linha do tempo, com uma representação gráfica dos períodos em que cada etapa será entregue.

A melhor ferramenta para o gerenciamento de projetos da sua empresa

Depois de ler este post, talvez você esteja se perguntando qual dos modelos de planejamento apresentados é o mais indicado para o gerenciamento de projetos da sua empresa. Para responder a essa pergunta, é importante analisar quais são as suas métricas e o que é aplicável no momento.

Há muitos projetos que não possuem custos gerenciáveis ou que precisam ser feitos e apresentados rapidamente. Nesse caso, um plano de projeto pode não ser indicado, por sua complexidade e pelo tempo maior de elaboração.

Independentemente de qual seja o modelo escolhido para aplicação na sua empresa, é importante lembrar que tanto o plano de projeto quanto o project model canvas não devem ser fixos, imutáveis. Eles precisam estar em constante mutação, já que surgirão novas informações, ameaças, incertezas e possibilidades durante o decorrer da sua execução.

Ambos também precisam ser pautados dentro de um cenário factível, que contemple todos os objetivos, restrições e recursos disponíveis; caso contrário, a chance de fracasso será grande.

E você, já conhecia essas estratégias para o planejamento e gerenciamento de projetos? Acredita que elas realmente funcionam? Então, compartilhe este texto nas suas redes sociais e ajude os seus amigos e, especialmente, os seus colaboradores a também dominarem o assunto!

A evolução dos meios tecnológicos tornou o mundo dos negócios cada vez mais complexo, consequentemente fazendo com que as empresas precisassem otimizar seus serviços e produtos a fim de manter a competitividade e aprimorar a eficiência. E nesse mundo em que a Tecnologia da Informação adquiriu um espaço imenso, configurando-se como uma ferramenta extremamente importante para qualquer empresa, acabou se tornando necessário contar com profissionais que traduzam as necessidades gerenciais para o que a TI precisa desenvolver. Esses são os analistas de negócios.

Mas muito mais que tradutores, esses profissionais devem estar sempre atentos às diversas áreas da empresa, procurando constantemente por melhorias na gestão organizacional. O analista de negócios se insere em uma categoria profissional híbrida, especialmente desde o advento da tecnologia informacional em larga escala. Esse é o profissional responsável pela melhoria nos processos de eficiência, especialmente em relação ao diálogo entre a área de tecnologia e a área de gestão.

No post de hoje vamos falar sobre a formação do analista de negócios, sua atuação e as vantagens que traz para a empresa. Curioso? Então não perca:

O que é preciso para ser um analista de negócios?

A área de um analista de negócios requer formação e especialização de desenvolvimento multidisciplinar estratégico. Assim, é imprescindível que esse profissional tenha conhecimentos aprofundados de administração (incluindo marketing, teoria administrativa geral e até recursos humanos), tecnologia (desde processos, passando por programação e chegando a desenvolvimento de softwares), além de um conhecimento básico de comunicação (especialmente nas teorias organizacionais).

Embora o conhecimento de tecnologia seja essencial, não é prioritário a esse profissional. De fato, esse conhecimento precisa ser profundo o bastante para que ele compreenda e se faça compreender pelos profissionais da TI — carreiras usualmente técnicas dentro das organizações —, mas não há necessidade de ele mesmo ser capaz de desenvolver os sistemas. Na verdade, sua especialização no campo da tecnologia servirá para montar o contexto ideal e padronizar a comunicação, de modo que esse profissional passe a falar a mesma língua dos profissionais de TI, conhecendo a área e, com isso, ajudando a desenvolver conceitos de sistemas melhores.

Sendo sua principal função identificar soluções que aumentem a eficiência e a efetividade das relações laborativas da empresa, facilitando e otimizando os trabalhos das demais áreas com recursos tecnológicos que se provem viáveis, aí entra o desenvolvimento de processos de gestão e ferramentas de trabalho para a otimização dos recursos disponíveis. Portanto, a formação de base que melhor atende ao perfil do analista de negócios é em administração ou, explorando novos cursos, o de comunicador organizacional. Essas carreiras proporcionam os instrumentos certos para permitir que o analista de negócios lide com as diversas situações dentro da empresa e transite bem entre os setores, identificando possíveis oportunidades de melhoria.

Por ser um profissional que atua em todas as áreas da empresa, exige-se do analista de negócios habilidades interpessoais avançadas, capacidade de clareza na comunicação e habilidade para lidar com os mais diversos níveis hierárquicos. Esse colaborador deve, também, ser uma pessoa antenada com as novidades do mercado em termos de tecnologia, procurando sempre se manter a par dos desenvolvimentos tecnológicos e dos impactos que eles podem causar nos processos funcionais da empresa. É, basicamente, um perfil dinâmico, diligente e moderno.

Como atua um analista de negócios?

Como já dissemos mais rapidamente no tópico anterior, a função de um analista de negócios é identificar oportunidades de melhorias nos sistemas, desenvolver conceitos que façam com que as ferramentas tecnológicas otimizem os trabalhos realizados pela empresa, trabalhando conjuntamente com a TI para o desenvolvimento desses recursos. Como último passo, esse profissional precisa auxiliar a implementação e o treinamento de pessoal no uso das novas ferramentas tecnológicas.

Ou seja, a função primordial de um analista de negócios se resume ao planejamento interno dos processos de gestão para a realização de planos de implementação e intermediação entre a gestão administrativa e a área de Tecnologia da Informação. Vale lembrar que é possível usar, para exercer adequadamente a função do analista de negócios, a teoria das organizações, que divide o planejamento em 5 etapas:

O planejamento antecipado de como e do que deve ser feito, que implica na identificação das oportunidades de melhoria nos sistemas de gestão;

A organização dos trabalhos, determinando-se a aplicabilidade e a gestão dos recursos — especialmente os humanos — disponíveis em relação ao planejamento, no desenvolvimento do conceito e de sua viabilidade juntamente com a TI;

O direcionamento dos trabalhos, por parte do analista de negócios, atuando como mediador — e por vezes até como liderança — no processo de criação dos novos sistemas, iniciando a execução do planejamento, lidando com o controle de crises e imprevistos, além de com o manejamento das situações fora do planejamento e a reavaliação das diretrizes e metas;

A implementação das novas ferramentas de sistema, nos setores da empresa que dele farão uso, organizando o treinamento de pessoal, explicando as facilidades e a otimização que trarão em relação ao serviço e facilitando a transição.

A função de um analista de negócios se baseia, portanto, nos processos de gestão de organizações, destacando os quatro pontos fundamentais de uma organização gestacional: planejamento, organização, direção e controle. É preciso planejar as linhas de ação, organizar os trabalhos de forma viável, direcionar os esforços e os recursos de maneira otimizada e manter o controle, tanto para evitar crises como para lidar adequadamente com elas. Assim, sua atuação deve priorizar o fortalecimento da inteligência estratégica empresarial e a adoção de novas práticas de interlocução e participação.

Além disso, é preciso lembrar que o analista de negócios atua em todas as esferas hierárquicas de uma empresa, uma vez que sua função demanda que esteja sempre a par do que está acontecendo, dos problemas existentes, das avaliações de eficiência das ferramentas utilizadas e da identificação de problemas, especialmente antes mesmo que eles surjam. É um profissional de meio, que trabalha essencialmente como a ligação e a tradução entre a área de gestão e a área de tecnologia. Sua função é estratégica, crucial para o desenvolvimento de uma empresa.

Que vantagens um analista de negócios traz?

Toda empresa procura por mais eficiência no uso de seus recursos, assim como a otimização de suas forças de trabalho e aumento da produtividade, certo? E uma das formas modernas de se alcançar tudo isso é melhorando os instrumentos tecnológicos disponíveis. Aí surge o analista de negócios.

Esse profissional torna o trabalho mais eficiente, eficaz e produtivo, uma vez que melhores sistemas reduzem os custos, aumentam a produção e facilitam o trabalho. E esse pacote de boas novas ainda aumenta a motivação dos funcionários, essencial em um mercado competitivo e rotativo como o de hoje. A função do analista de negócios é estratégica, resolvendo, em grande medida, os problemas de comunicação organizacional existentes entre as áreas de gestão e de tecnologia de uma empresa.

Como você pode ver, para empresas complexas, de grande porte e que buscam sempre se manter em alta perante a competitividade do mercado, estando à frente em termos de produtividade e evolução, o analista de negócios é um profissional-chave!

E então, ficou ainda alguma dúvida? Já conseguiu identificar se sua empresa presica contar com um profissional com essas habilidades em seu quadro de pessoal? Comente aqui e divida suas impressões conosco!

Uma das atividades mais importantes da gestão de projetos é também uma das aparentemente mais simples: o dimensionamento do tempo, ou seja, o gerenciamento de tarefas. Afinal de contas, depois que a duração das tarefas é devidamente calculada, o planejamento passa a tomar forma. E isso se alinha ao sequenciamento dos trabalhos e, consequentemente, permite a elaboração do cronograma completo do projeto.

Nesse contexto, é extremamente importante manter em mente que os esforços de gestão não são nada independentes. Assim, ao calcular a conclusão de uma demanda em 10 dias em vez de 5, por exemplo, é possível aumentar a força de trabalho em tempo hábil. Ou seja, os recursos humanos e a organização da equipe como um todo estão intimamente ligados ao gerenciamento de tarefas conectado com o tempo.

Mas uma gestão de projeto realmente eficiente tem como premissa estimar valores realistas, o que quer dizer que não basta determinar o tempo com base em suposições infundadas ou em palpites simplistas. Lembre-se: é o nível de precisão dessas estimativas que determina a confiabilidade do planejamento. Que tal aprender a atingir esse nível? Então confira as dicas que separamos para o post de hoje, que certamente o ajudarão a compor estimativas assertivas, proporcionando um gerenciamento de tarefas consistente e o consequente sucesso do projeto! 

Regra geral da divisão das tarefas

Antes que qualquer empenho seja empreendido no sentido de estimar tempo, o gestor deve estar seguro de que a atividade foi dimensionada adequadamente. É preciso ter bastante cuidado para que uma tarefa macro seja quebrada em atividades menores, porque só isso já contribui para a organização geral, tornando o trabalho melhor gerenciável. Caso contrário, os esforços envolvidos tanto na elaboração do plano como em sua execução se tornam desnecessariamente maiores.

Imagine, por exemplo, que no projeto de construção de uma casa a fase do acabamento não seja dividida em unidades menores. Nesse caso, a atribuição de recursos humanos ficaria comprometida por requerer diferentes disciplinas de mão de obra. Nesse caos, o monitoramento sofreria prejuízos por ter que medir diferentes trabalhos em uma única unidade. O ideal seria criar, então, subdivisões, tais como: “reboco”, “massa corrida” e “azulejos”. Percebe a diferença?

Essa diluição contribui para a redução do nível de complexidade da demanda, assim como dos riscos envolvidos. É como lidar com um problema complexo, mas em partes menores. Dessa forma, o que era grande acaba se tornando pequeno e totalmente sob controle.

Estimativa análoga ou top-down

Essa estimativa pode tanto ser aplicada a um projeto como um todo como somente a uma tarefa. Assim, no caso do panorama mais amplo, se os últimos 3 projetos similares foram concluídos em 14 meses, por exemplo, é provável que esse próximo projeto também se estenda por esse prazo. E no caso mais restrito, aplicado apenas a uma tarefa, a lógica é a mesma: se nas ocasiões em que essa atividade foi desempenhada foram consumidos 5 dias, logo, essa deverá ser a duração considerada.

A técnica em questão se baseia no exame de documentos, registros, lições aprendidas de projetos passados, dados de concorrentes ou de demais organizações que desempenharam trabalhos parecidos. Com base nesse levantamento histórico é possível estabelecer uma estimativa mais confiável. E por ser um método que tem como suporte apenas a consulta de informações, apresenta como vantagem uma dupla economia: de tempo e de pessoal envolvido.

Consulta a opiniões especializadas

Caso não exista domínio por parte do gerente de projetos ou mesmo se houver qualquer tipo de insegurança sobre o assunto, convém considerar a intervenção de especialistas — que podem ser os próprios membros da equipe ou terceiros contratados. Pense bem: se não há conhecimento suficiente, arriscar com base em suspeitas ou presunções não é nada prudente, além de não ser essa a postura esperada de um gestor responsável.

Guarde desde já o seguinte: é necessário, antes de mais nada, ter cautela e reconhecer as próprias limitações. Dessa forma, quando não há consenso ou não se tem a noção adequada da complexidade da demanda, a avaliação especializada de consultores pode sim ser a melhor alternativa, buscando identificar as variáveis envolvidas e prever a duração do trabalho.

Estimativa de três pontos ou técnica PERT

A técnica de PERT (Program Evaluation and Review Technique) leva em consideração três cenários possíveis para determinar o tempo de uma atividade: duração pessimista (P), duração otimista (O) e duração mais provável (MP). Esse método também pode contar com o suporte de opiniões especializadas citado acima e, inclusive, ser usada também para as estimativas de custo. É dada pela fórmula (P + 4 x MP + O) / 6 e o resultado fornece a duração esperada.

Note que a fórmula atribui peso 1 para os contextos pessimista e otimista, enquanto atribui peso 4 ao cenário mais provável. E ainda assim o peso pode ser alterado, desde que a soma não ultrapasse 6, conforme a realidade do projeto ou a tolerância a riscos do gestor. A fórmula do desvio padrão — dada por P – O / 6 — também pode ser aliada a essa técnica com o objetivo de chegar ao intervalo da estimativa. Digamos, por exemplo, que com a técnica de PERT tenham sido calculados 9,5 dias para a tarefa X. Nesse caso, sendo a duração otimista igual a 10 e a pessimista igual 15, o desvio seria de 0,8. Assim, a tarefa levaria 9,5 + 0,8 ou 9,5 – 0,8 dias, que é igual ao intervalo entre 8,6 a 10,3 dias.

Estimativa paramétrica

Para a utilização dessa técnica surge a necessidade de se trabalhar com dados muito bem consolidados, sob o prejuízo de o método se tornar impreciso. Afinal de contas, essa metodologia observa os relacionamentos entre as variáveis e uma determinada atividade para calcular as estimativas. Dessa forma, se o desenvolvedor João escreve 50 linhas de código por dia, por exemplo, naturalmente se conclui que ele desenvolverá 500 linhas de código em 10 dias, certo?

O segredo está em, sempre que possível, calcular a duração das atividades com o apoio do time envolvido. Isso gerará maior credibilidade e engajamento dos integrantes. Claro que sabemos que é impossível definir com extrema exatidão a data em que um projeto será terminado, mas é plenamente factível alcançar valores bastante próximos. E esse deve ser o foco do gerente de projetos. Se não for dessa forma, o planejamento se torna figurativo, desacreditado e sem valor para a organização.

É importante ainda ressaltar que o cronograma, o gráfico ou qualquer outro documento que contenha a duração das atividades requer a publicidade necessária, não devendo ser um arquivo ou uma ferramenta de uso exclusivo do gerente de projetos. Os prazos a serem atendidos devem ser facilmente visíveis por todos, permitindo o acompanhamento da produtividade esperada por parte da equipe, assim como suas responsabilidades. Dessa forma, os colaboradores adquirem um maior senso de urgência e de priorização, que poupam a necessidade de intervenção contínua para o gerenciamento de tarefas por parte do GP.

E você, por acaso conhecia todas essas técnicas? Já teve a oportunidade de usar alguma delas em seus projetos? Comente aqui e compartilhe suas experiências conosco!

A Project Builder, empresa de software de planejamento de projetos, foi aprovada em outubro para fazer parte da Cubo, novo centro de empreendedorismo brasileiro, lançado pelo Banco Itaú em parceria com a Red Point eVentures. O espaço promove networking entre empreendedores, mentores, investidores, universidades e corporações para que negócios, ideias e iniciativas possam surgir e prosperar, além de revelar uma nova geração de empreendedores e startups.

“A inovação está no DNA da PB e participar de um ecossistema como esse repleto de startups interessantes e com grande potencial de crescimento reforça nossa estratégia de conquistar a liderança do mercado de tecnologia no país. A troca entre diferentes atores que um espaço como esse proporciona será importantíssimo para nosso crescimento e consolidação”, afirma o Diretor de Sucesso do Cliente da Project Builder, Thiago Reis.

A Project Builder passou por um processo que avaliou, entre os critérios, o potencial de crescimento das empresas postulantes. Além do uso do espaço pela equipe do escritório de São Paulo, a PB pretende realizar encontros periódicos com seus clientes no Cubo.

Com mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de diversos portes a entender e aproveitar os benefícios da Gestão de Projetos. Sua plataforma de alta performance em projetos e ganho de eficiência foi testada e aprovada por milhares de gerentes de projetos.

Lançado em 2015, a missão do Cubo é inspirar, educar e conectar pessoas para fomentar o empreendedorismo digital no Brasil com objetivo de ser referência no país e na América Latina em negócios, startups e tecnologia. O espaço Cubo Networking, sede física da Cubo conta com ambientes de coworking, salas de reunião e um auditório para eventos, além de lounges e rooftops. Ao todo, o espaço localizada na zona sul de São Paulo tem capacidade para receber mais de 250 empreendedores e 50 startups.

Se a crise econômica e política que atinge o país afeta gravemente os empresários, imagina o impacto para aqueles que querem empreender? Neste cenário em que todos ficam extremamente receosos (e com razão) tirar projetos do papel parece até um sonho impossível. Mas para espantar esse pessimismo e fomentar a economia do país neste momento difícil é que surge o Hub do Empreendedor, da qual a Project Builder tem muito orgulho de fazer parte.

Acreditamos que é a hora para se destacar e crescer, já fizemos materiais sobre como crescer na crise, como enxergar a crise como oportunidade de crescimento e como manter sua equipe motivada nesse cenário, e agora é hora de botar a mão na massa com outras empresas gigantes da tecnologia, nacionais e internacionais.

Este grupo de 13 empresas (outras organizações são mais que bem-vindas para participar) se uniram para formar um agregador de serviços complementares que oferecem descontos e conteúdos relevantes para PMEs, que somados chegam a R$ 50 mil.

No Hub do Empreendedor, você pode encontrar soluções em design, contabilidade, marketing, atendimento ao cliente, e várias outras opções, com as melhores ferramentas do mercado nacional e internacional.

E nada melhor do que a Black Friday para deixar os descontos oferecidos ainda atraentes. Então não baixe a cabeça em meio à crise e comece seu negócio economizando!

E como funciona o Hub do Empreendedor?

Acesse o site http://www.hubdoempreendedor.com.br/ e confira as promoções que as empresas participantes estão oferecendo, por tempo LIMITADO, aos empreendedores que desejam fazer acontecer.

Conheça as empresas participantes da 1ª ação do Hub do Empreendedor

● We Do Logos: crie sua marca, cartões, websites e outros itens com qualidade máxima, através de uma plataforma de concorrência criativa onde você recebe diversas opções antes de escolher a que mais lhe agrada;

● Project Builder: A Project Builder desenvolveu um software WEB, voltado para o gerenciamento de projetos, programas e portfólios de uma organização. Com a PB, você consegue gerenciar seu planejamento em nível estratégico, tático e operacional.

● Conube: contabilidade online e eficiente para você abrir sua empresa e não se perder em meio à bagunça contábil que o governo impõe;

● Outbound Marketing: consultoria que vai te ajudar (através de três etapas simples: diagnóstico, implementação e acompanhamento) a integrar os setores de marketing e vendas, analisar o panorama atual, traçar uma metodologia e aplicá-la para que sua empresa consiga ter um modelo de receita recorrente e alcançar a escala que você tanto sonha!

● Rock Content: empresa líder em marketing de conteúdo no mercado brasileiro. Eles ajudam marcas a se conectarem com seus clientes através de conteúdo adequados e blogs corporativos. Através do serviço de consultoria montam estratégias de conteúdo para os clientes que são executadas por um time de milhares de escritores freelances profissionais.

● Zendesk: A Zendesk fornece um software em nuvem para atendimento das solicitações do consumidor e gerenciamento de chamados com o objetivo de aproximar organizações e clientes. Com mais de 60 mil empresas no portfólio, seus produtos são utilizados por organizações em mais de 150 países para fornecer suporte em mais de 40 idiomas.

● Xtech Commerce: É uma plataforma que oferece preços acessíveis, integração com ERPs para uma gestão otimizada e parcerias com os maiores players da internet, como Mercado Livre, Walmart e Extra.com, por exemplo.

● Agendor: um aplicativo para web e mobile, que ajuda milhares de equipes a organizar e aumentar as vendas diariamente. Com o agendor você consegue extrair relatórios, fazer atualizações no sistema de maneira online e off-line, melhorar seu funil de vendas, aperfeiçoar sua interação com o cliente e muito mais.

● Moip: uma solução de pagamentos ideal para e-commerces, marketplaces, pagamentos recorrentes e vendas presenciais. É uma solução inovadora que oferece flexibilidade, com mais de 15 meios de pagamento possíveis, ferramentas de gestão de risco e uma adesão simplificada.

● Nibo: Por meio de uma plataforma simples e intuitiva, o Nibo facilita a gestão financeira, proporciona a integração com a contabilidade e simplifica os processos manuais. Além disso, você consegue ter uma projeção do seu fluxo de caixa, emitir nota fiscal e também boletos bancários!

● Hubspot: Da atração de visitantes à aquisição de clientes, a HubSpot consolida todo o seu funil de marketing em apenas uma ferramenta completa.

● Social Miner: plataforma de People Marketing do E-Commerce Brasil transforma visitantes em uma base de leads e automatiza campanhas ultra-personalizadas. Eles são pioneiros em canais inovadores como notificações no Facebook.

A missão do Hub do Empreendedor é ambiciosa: ajudar pelo menos 20 milhões de empresas até o final de 2016. Por isso, contamos com seu apoio para divulgar o Hub e revolucionarmos juntos o ecossistema empreendedor no Brasil!

A implementação de um Sistema de Automação de Serviços Profissionais é uma realidade cada dia mais presente na indústria de serviços, tendo surgido para atender à demanda crescente de integração entre as mais diferentes áreas. Essa necessidade, que é urgente em qualquer em qualquer segmento e ainda mais agravante quando a atuação da empresa envolve rotinas de gerenciamento de projetos, acabou revolucionando o mercado. E é aí que entra o PSA!

Imagine com seria poder contar com um único sistema capaz de interagir com os setores de vendas, contratos, gerenciamento de oportunidades, faturamento, recursos humanos e até gerenciamento de projetos! É o que é melhor: tudo de forma integrada! Pois assim a gestão certamente ficaria muito mais simples do que quando se tem que exercer a administração individual sobre cada setor ou departamento. Dessa forma se poupa tanto tempo como custos. Ficou interessado? Quer saber como implementar um PSA em sua empresa? Então confira os tópicos a seguir:

O sistema

O PSA é uma ferramenta integrada de sistemas cujo objetivo é promover a automação dos processos-chave de organizações predominantemente centradas em serviços. Simplificando: é um software cuja função é ajudar a empresa com a gestão de seus projetos e com a administração dos recursos para atender às demandas do cliente. A proposta dessa categoria de sistemas é agregar valor não só com a automação, mas também com o aprendizado e o crescimento das empresas

É interessante observar que uma das principais características de uma empresa que se enquadra no setor terciário é a curva de aprendizado — muito maior que se comparada às empresas de manufatura, por exemplo. Sabendo que as ferramentas de TI contribuem — e muito! — para o aprendizado dos colaboradores, investir em uma ferramenta como o PSA além de promover melhorias e a interação dos processos, alavanca os níveis de aprendizagem. É, assim, um investimento valioso, principalmente considerando o contexto global em que os colaboradores são os principais ativos de uma organização.

As soluções

Dentre as soluções que geralmente englobam o PSA, podemos destacar:

Gestão de projetos

Normalmente é um módulo integrador dos demais, por meio do qual os cronogramas são elaborados, com toda a programação do projeto e suas atividades mais importantes detalhadas. Mas ainda não é só isso! A gestão de projetos também possibilita o monitoramento e o controle da execução e da alocação de recursos, podendo conter também a área de contratos do projeto, muito importante por ter cadastrados em seus documentos os itens do escopo, as entregas e os resultados do projeto, tudo devidamente alinhado junto ao cliente.

Gestão de recursos

Não importa se são recursos físicos — como equipamentos de informática, insumos demandados por um projeto, ferramentas e materiais — ou recursos humanos: a gestão de recursos está muito presente na gestão do projeto, uma vez que é ela que determina quais recursos são necessários para a execução de uma atividade específica.

Gestão de competências

Tendo em vista que as empresas de serviços são orientadas ao pessoal — ou seja, aos recursos humanos —, é fundamental investir no preparo da força de trabalho. Isso implica em uma atualização constante por meio de cursos, treinamentos ou qualquer outro tipo de formação que possibilite a obtenção de novos conhecimentos e habilidades.

Gestão financeira

Essa solução diz respeito a várias funcionalidades dos já conhecidos Enterprise Resource Plannings (ERPs), como, por exemplo, contas a pagar, contas a receber e faturamento.

Controle de horas e despesas

Nesse módulo é gerenciado o registro de horas dos colaboradores, tornando possível a extração de relatórios de jornadas trabalhadas. Também é por meio dessa plataforma que despesas como táxis, almoços de trabalho e hotéis são controladas, a fim de que sejam reembolsadas posteriormente.

Sua implementação

Mas a verdade é que a aquisição do PSA, por si só, não resolve os problemas da organização. É necessário estruturar um plano de implementação, ou seja, planejar a transição do modelo antigo de trabalho para o novo. Esse planejamento consiste em um verdadeiro desafio, mas que é essencial para garantir o sucesso na implementação do sistema.

Desafio

As maiores dificuldades estão em reconhecer que realizar a reestruturação dos processos e sistemas estabelecidos no negócio pode ser trabalhoso, principalmente quando se trata de empresas mais amadurecidas. Pense bem: quanto mais antiga, mais consolidados estão os processos, o que implica em mais esforço para vencer as barreiras da mudança.

Tempo

Por tudo isso e muito mais, é fundamental encontrar a época adequada para tal implementação, não levando apenas em consideração que quanto mais rápido o processo for adotado melhor será para atenuar a resistência à mudança, mas, sobretudo, para se conseguir priorizar uma fase em que a organização disponha de tempo e dos recursos necessários para investir na implementação do PSA. Isso sem contar que, mesmo que haja comprometimento inicial, depois de devidamente consolidado o plano e realizada a implementação, bastará realizar o monitoramento dos resultados e evidenciar as melhorias em produtividade e redução de retrabalho proporcionados pela maior integração entre as áreas.

Especialista

Em meio a tudo isso, pode ser que a contratação de um especialista para realizar a implementação do sistema seja a melhor opção. Nesse caso, é claro que o fator tempo será atenuado, porém a terceirização implicará em aumento de custos. Em relação ao dilema de terceirizar ou não, a empresa deve ponderar sobre a unicidade do negócio, isso é, se possuir características únicas, que fujam ao padrão convencional, implica em configurações adicionais ou mesmo customizações complexas, que somente uma empresa especializada poderia realizar. Assim, essa questão deve ser muito bem pensada, porque poupar custos no curto prazo pode significar grande desembolso no longo prazo.

O principal segredo para o sucesso de uma boa implementação desse tipo de sistema está no compromisso assumido pela organização. Infelizmente, algumas empresas compram a solução acreditando que o principal já foi feito, quando na verdade ainda há um grande caminho pela frente.

Agora nos diga se a sua empresa por acaso já faz uso de um PSA? Como foi o processo de implementação dessa solução? Deixe seu comentário e compartilhe conosco suas experiências!

A carreira de gerente de projetos chama muito a atenção e por diversos fatores, seja pelo status que a posição apresenta, pelo salário, ou mesmo pela atuação macro, possibilitando a visão do todo que só o gestor possui. Independentemente de quais sejam as razões, fato é que é uma posição muito cobiçada tanto por profissionais experientes, como por recém-formados.

Mas não importa qual seja o seu perfil, saiba que com os esforços alinhados na direção correta, tornar-se um gerente de projetos é possível e as dicas abaixo revelarão os passos necessários para quem deseja se tornar um. Confira!

 Capacitação

Caso você nunca tenha trabalhado com a gestão de projetos, uma das melhores formas de agregar conhecimento sobre o tema é realizando cursos de capacitação. Não importa se online ou ministrados presencialmente. Qualquer conhecimento oriundo de um treinamento tenderá a esclarecer muitos conceitos básicos de gerenciamento de projetos e que serão fundamentais para o aprofundamento do aprendizado, posteriormente.

A propósito, para saber mais sobre esse assunto, confira aqui 5 cursos online gratuitos essenciais para todo gerente de projetos.

A consulta de livros, como por exemplo, Fundamentos do Gerenciamento de Projetos da editora FGV, também pode ajudar muito no sentido de expandir os horizontes sobre os aspectos principais da gestão de projetos.

Colocar em prática o conhecimento

Com base nos conhecimentos obtidos em cursos de capacitação, ou mesmo obtidos em bibliografia introdutória, exercite o gerenciamento de projetos na prática.
De posse de conhecimentos fundamentais, já é possível estabelecer esforços de gestão, administrar tudo como um projeto. Por exemplo, a festa de aniversário de um amigo, as operações de mudança de residência, o planejamento de uma viagem de férias. Iniciativas como essas transformarão os conhecimentos em algo latente, presente no seu dia a dia e muito mais simples de aplicar em um contexto profissional.

Na empresa, tente entender como ocorre a sua interação como o recurso de um projeto e não hesite em ser proativo colocando em prática todo o aprendizado obtido.

Ter em mente o seu papel de recurso humano, compreendendo essa relação com as variações de prazo, custo, atrasos, folgas, etc, é essencial para adquirir uma visão sistêmica para a ocupação de uma posição de gestão.

Outra grande oportunidade para aplicar o conhecimento é por meio de ações de voluntariado. Buscar esse tipo de atuação, além de valorizar o currículo, permite praticar o gerenciamento. Ou seja, preste auxílio a um gerente de projetos mais experiente, tome a iniciativa de transformar demandas do seu departamento em projetos, seja voluntário do PMI, de sua comunidade ou de alguma instituição, por exemplo. Ações como essas irão proporcionar experiência prática, além do impacto positivo na comunidade que o voluntariado em si vai trazer.

Somente na fase em que se sentir confiante, passe a ser responsável pelo gerenciamento de projetos “oficiais”. Não se preocupe com quanto tempo vai levar até que se sinta seguro, é importante que você tenha plena consciência do que está fazendo.

Tenha em mente que a figura do gerente de projetos representa a organização junto aos clientes, é um cargo que exige responsabilidade, maturidade, experiência, conhecimentos e habilidades, a fim de proporcionar bons resultados à empresa.

Especialização

Existem diversos cursos de pós-graduação em gerenciamento de projetos, ou mesmo MBAs na área. Depois de formado, investir em uma especialização tende a turbinar o currículo, além do networking que, invariavelmente, ocorre durante a formação.

Durante o curso, não se detenha somente aos conhecimentos transmitidos em nível acadêmico, compartilhe e agregue conhecimentos dos seus colegas de curso.

Certificação

Atualmente, possuir uma certificação tem muito a contribuir com a carreira no universo do gerenciamento de projetos. Uma das certificações mais conhecidas e também a mais aceita é a certificação PMP.

A sigla PMP quer dizer Project Management Professional. Corresponde a um certificado emitido pelo PMI (Project Management Institute) e evidencia a proficiência como Gerente de Projetos. Basicamente, é uma prova que avalia conhecimentos teóricos na área de gerenciamento de projetos, desde que o candidato comprove que possui experiência prática, seja como gerente ou membro de uma equipe de projetos.

A principal razão que justifica a candidatura ao exame é o fato da credencial ser muito valorizada no mercado, nacional e internacional. Demanda alguns meses de preparação e anos de trabalho em projetos.

Apesar de existirem controvérsias do tipo: “Existem profissionais certificados que não sabem muito e outros que não possuem a certificação e são muito bons”, fato é que uma certificação em gerenciamento de projetos – como a PMP – é de valorizar muito o currículo, resumindo, é muito melhor ter do que não ter.
Uma outra certificação de relevância é a CAPM, também oferecido pelo PMI, voltada a profissionais com menor experiência no ambiente de gestão de projetos, e que a cada dia mais vem conquistado espaço no mercado.

Experiência

Com certificação ou não, é essencial que o profissional busque obter experiências que engrandeçam seus conhecimentos e habilidades. Afinal, um curso ou certificação, apesar de oferecer destaque em um primeiro momento, não garante plenamente a competência do profissional, isso só pode mesmo ser evidenciado por meio da atuação prática no exercício das atividades de gestão.

Por isso, o profissional deve evitar ao máximo posições confortáveis, atuando em áreas que já domina e que já não tem mais conhecimento a obter. No mundo da gestão de projetos a acomodação tende a frustrar completamente a carreira, pois sempre estão surgindo novas tendências, tecnologias, metodologias, ferramentas e os profissionais da área devem acompanhar esse compasso de constante evolução.

Finalmente, se tratando da intenção de atuar no gerenciamento de projetos, além de dominar técnicas e possuir formação, ou mesmo as mais expressivas certificações, é de fundamental importância compreender outras habilidades relativas ao perfil que se espera de um gerente, por exemplo: Ter personalidade de liderança, gozar de facilidade para se relacionar com as pessoas, exercer uma boa comunicação, lidar bem com os trabalhos de negociação, ser flexível, organizado, etc. Caso você possua as características citadas acima, e se o tema gestão te estimula, tem um grande potencial.

Como anda a sua jornada para se tornar um gerente de projetos? Tem alguma sugestão que queira acrescentar? Compartilhe suas experiência deixando um comentário.

Preparar sua gestão de projetos e torná-la eficiente e profissional está normalmente relacionada aos de desenvolvimento e investimentos. O que acontece, é que desde a década de 30 nossa economia não experimenta dois anos consecutivos de queda do PIB, o que acarreta em um momento complicado para as empresas brasileiras. Pensando nisso preparei esse artigo com alguns pontos importante para o seu escritório de projetos, lembrando que em um cenário como esse a prioridade da empresa é sobreviver.

Não significa que o fim da sua área de projetos está decretado, muito pelo contrário, mas do que nunca mudanças serão necessárias e consequentemente projetos precisaram ser gerenciados. Isso significa que chegou o momento de apertar o cinto, preparar sua gestão de projetos e entregar mais gastando menos. Vamos lá:

QUEDA DO CONSUMO

Se você está em uma empresa que busca preparar sua gestão de projetos lidando com varejo ou que o resultado das vendas no varejo impacta no seu negócio então é um momento muito delicado e de atenção. Se os cortes ainda não começaram logo serão necessários e com a demanda caindo será preciso realizar ajustes nos custos (principalmente nos fixos) e no volume de produção.

Neste momento existem duas áreas que necessitaram muito de projetos: o Recursos Humanos e a Operação. O RH precisará reajustar o quadro de funcionários e sua estrutura de custos, o que impacta o setor de Operações radicalmente também. Essa mudança demanda a elaboração de um projeto para essa adequação, pois ajudará a organização a passar por isso com o menor impacto o possível.

É claro que nenhuma empresa ou colaborador quer passar por isso, mas é importante ficar claro que essa é uma medida para garantir a sobrevivência da companhia e assim que o cenário mudar, tudo voltará ao seu antigo patamar.

Redução de custos

Na operação será um momento de corte de produção e de custos. Será necessário preparar a sua gestão de projetos com uma análise das diferentes oportunidades com objetivo de reduzir a produção para se adequar ao consumo, otimizar a logística, buscar reduções de custos e se desfazer dos fixos tais como alugueis, serviços que não sejam essenciais e eliminar tudo que não for core business.

É muito provável que todo projeto de investimento que não seja essencial para o negócio precise ser desacelerado ou parado. Nesse momento é importante guardar o histórico de maneira a permitir uma retomada assim que o cenário melhore.

Otimização de rotinas

Mais do que nunca precisamos achar “gorduras” a serem cortadas. Seja um simples processo de impressão ou até uma revisão na logística de distribuição da empresa, seus projetos precisam ter baixa necessidade de investimento e grande capacidade de geração de ROI. Se existe uma perspectiva que precisará ser bem pontuada em seu processo de avaliação de proposta de projetos é a de redução de custos.

Redução dos custos do PMO

Já falamos sobre isso de forma mais detalhada neste artigo, mas vale ressaltar que se o portfólio de projetos foi reduzido pode existir uma necessidade de readequar o quadro de colaboradores do PMO.

É importante pensar que o escritório de projetos não parar, logo neste momento ficamos mais enxutos, mas em um futuro próximo voltamos com força total. Neste momento é muito importante estar próximo da alta administração, demonstrar a capacidade do PMO de entregar valor e deixar claro que um legado adquirido precisa ser mantido.

Outros custos fixos precisam ser revistos tais como: software pagos em dólar (existe uma estimativa da moeda chegar a R$ 4,30), serviços de terceiros contratados, além de viagens e outros custos que podem ser otimizado. O que é importante para manter a capacidade do PMO entregar ROI, logo seu orçamento precisará ser ajustado ao CAPEX, silha em inglês para investimentos em bens de capital, atual e do investimento no portfólio de projetos.

Neste Kit, formado por e-book e planilha, você encontra mais dicas de como planejar seu orçamento de TI de forma eficiente.

REVISÃO DO PORTFÓLIO DE PROJETOS

É muito importante separar o joio do trigo. Projetos voltados para ampliação da capacidade, que possuem custos em dólar e outros investimentos relacionados ao crescimento de demanda precisarão ser revisados. Existem mercados que não estão sendo afetados pela crise, se esse é seu cenário essa orientação não se aplica.

É interessante também revisitar as propostas de projetos recusadas e analisar sua priorização frente ao novo cenário. Projetos que buscam receita em dólar, ataque a mercados não afetados pela crise e iniciativas de redução de custos são muito bem vindas e podem fazer a diferença para a empresa.

Deve-se buscar identificar oportunidades, vale lembrar que todo o mercado está fragilizado e que empresas que possuem caixa e fôlego financeiro podem ter excelentes chances de expandir sua atuação, comprar concorrentes e de se beneficiar com outras oportunidades geradas pela crise. Vale ressaltar que o Brasil está mais barato para investidores internacionais e esse pode ser um excelente momento para uma captação com estes players.

REDUÇÃO DE CUSTOS estar pronto para a retomada

As crises não duram para sempre e o seu planejamento precisa contemplar uma mudança neste cenário. Se a visão dos economistas estiver correta o prazo de recuperação da economia é de seis meses a um ano com um futuro aumento da demanda neste período. Quem estiver melhor preparado para essa retomada terá um importante diferencial competitivo e mais do que nunca é hora de se preparar.

Preparar sua gestão de projetos requer planejamento, que se aplica sobre ações presente com impacto futuro, logo seus projetos devem contemplar reajustar a organização para esse momento pós-crise. Nesta etapa sua empresa irá precisar acelerar o escritório de projetos, preparar um portfólio de projetos para retornar a estrutura da empresa ao patamar anterior à crise.

Quando uma organização atravessa uma crise, ela chega mais forte no final. Poucas organizações no mundo não tiveram sua continuidade desafiada por um abalo na economia. Olhar para este momento com essa a ótica de buscar seu fortalecimento irá ajudar tanto o PMO quanto a Organização a enfrentá-lo de forma mais otimista. E como tudo na vida, precisamos ter a convicção que estamos em um momento passageiro e que em breve retomamos com força total.

O que achou das dicas no post? Gostaria de acrescentar alguma para ajudar a todos no próximo ano? Comente!

As metodologias ágeis em gerenciamento de projetos estão simplesmente dominando as empresas. De acordo com a State of Agile Survey de 2015, da empresa VersionOne, 94% das empresas que trabalham com gerenciamento de projetos já adotam essas metodologias para acelerar seu crescimento com mais rapidez, mas sem perder nada no quesito qualidade.

E ao contrário do que muitos possam pensar, não é apenas a indústria de tecnologia que se vale das metodologias ágeis para escalar seus negócios, viu? Dentre as empresas pesquisadas para o State of Agile Survey, por exemplo, encontram-se organizações das áreas financeira, educacional, de consultoria, telecomunicações, mídia e entretenimento, entre muitas outras.

Ainda não entende por que essa tendência se tornou tão forte? Quer saber quais são os motivos que levam cada vez mais e mais empresas a adotarem metodologias ágeis no gerenciamento de seus projetos? Curioso para conhecer os benefícios que elas podem trazer especificamente para o seu negócio? Então continue acompanhando nosso post de hoje e descubra:

 O que são essas metodologias ágeis?

Se você ainda não está tão familiarizado com o termo, não se preocupe, porque vamos explicar o que são as metodologias ágeis em gerenciamento de projetos agora mesmo! Pense por um minuto: quantas vezes você já viu um projeto entregue que não atendia às expectativas do cliente? E projetos que se viram simplesmente abandonados porque não foram dimensionados da maneira adequada? Pois essas e tantas outras situações que colocam em xeque a eficiência do gerenciamento de projetos geralmente são fruto do método tradicional de gestão, ou seja, em cascata.

O método em cascata é aquele por meio do qual se faz o planejamento do projeto do início ao fim, tudo de uma única vez, prevendo recursos, atividades e até orçamento antes de começar qualquer trabalho. Mas por mais que não seja errado fazer o gerenciamento de projeto dessa forma, (tanto que debatemos neste artigo quais projetos devemos adotar metodologias ágeis e quis devemos manter a gestão de projetos tradicional) com o mercado cada vez mais dinâmico e volátil acaba ficando difícil lidar com as mudanças se você tem seu planejamento escrito sobre pedra, não concorda?

Para solucionar esse problema que se pensou nas metodologias ágeis de gerenciamento de projetos, que são baseadas no desenvolvimento iterativo, isto é, por fases. Com a adoção dessas metodologias, as entregas ao cliente passam a ser frequentes e incrementais, ou seja, o cliente tem acesso a uma solução em perfeito funcionamento a cada fase concluída, até que, no fim das contas, receba o que foi contratado de forma completa e acabada.

Por que investir nas metodologias ágeis?

São diversos os benefícios gerados pela adoção das metodologias ágeis em qualquer empresa. Aqui vamos listar 7 deles para que você entenda como pode ser vantajoso apostar nessa prática — os demais você pode conferir ao continuar acompanhando nosso blog, que está repleto de conhecimento valioso sobre o assunto e vai receber outros artigos sobre o tema nos meses de janeiro e fevereiro! Vamos lá?

Produtividade da equipe

As metodologias ágeis trabalham com equipes autogerenciáveis, dispensando assim a supervisão imediata de um gerente de projetos. No caso, os próprios membros da equipe fazem a distribuição de tarefas entre si e, durante o desenvolvimento dos trabalhos, vão se cobrando a respeito dos prazos de entrega. Para tanto, é preciso ter um time que trabalhe integrado e em sinergia, com profissionais especialistas em sua área de atuação e que possuam conhecimentos complementares.

Qualidade do produto final

Como dissemos no início do post, metodologias ágeis são baseadas no desenvolvimento iterativo e incremental, prática que pressupõe revisões constantes sobre o que já foi feito e a aplicação de testes de usabilidade, visando validar as funcionalidades desenvolvidas e os requisitos exigidos pelo cliente. Esse processo de melhoria contínua durante o desenvolvimento do projeto garante um produto final de qualidade superior, completamente afinado com as necessidades de cliente e usuários e pronto para ser usado.

Priorização de funcionalidades

Uma das premissas das metodologias ágeis é a entrega de valor constante para o cliente, que é viabilizada pela priorização de funcionalidades. Assim, em vez de seguir um caminho previamente estabelecido para o desenvolvimento do projeto, entregando todas as funcionalidades de uma única vez, a equipe identifica quais etapas podem trazer retorno sobre o investimento primeiro, desenvolvendo-as antes das demais. Essa simples mudança de olhar sobre o projeto permite que o cliente desfrute dos resultados do seu investimento desde o início, podendo, em um momento de escassez de recursos, selecionar as funcionalidades mais importantes para aquele momento e deixar as demais para serem desenvolvidas mais tarde, em outro sprint.

Controle de custos

Justamente por existir essa possibilidade de priorizar melhor as funcionalidades, o cliente pode avaliar sua capacidade de investimento a cada nova fase do projeto, destinando recursos segundo seus próprios critérios financeiros. Dessa forma, uma funcionalidade que exija um investimento maior pode ser deixada por último ou até mesmo priorizada, caso o retorno sobre o investimento seja compensador. O importante é entender que as metodologias ágeis permitem um maior controle orçamentário, evitando aquele velho problema de projetos parados por pura falta de recursos.

Redução de riscos

No desenvolvimento de projetos pelo método cascata, os riscos são dimensionados no início dos trabalhos, com as respectivas ações preventivas tendo sido pensadas segundo o contexto em que a empresa estava inserida naquele momento. Por essa razão, é comum ter que lidar com imprevistos ao longo de toda a execução do projeto, exigindo da equipe um esforço para contornar essas situações.

Já no desenvolvimento de projetos ágeis, a identificação de riscos acontece por fases, assim como o planejamento. Nesse caso, as experiências anteriores da equipe acabam ajudando a compreender melhor o ambiente de negócio e a lidar com as situações inusitadas com mais tranquilidade, já que mudanças são sempre esperadas. Dessa forma, os riscos acabam não sendo tão impactantes para o projeto, pois são divididos em fases, facilitando sua gestão e contribuindo para o sucesso da iniciativa.

Mensuração de resultados

Mais uma vez, o desenvolvimento iterativo e incremental é o grande diferencial. Com o projeto segmentado em fases, a equipe se ocupa de um objetivo por vez, isto é, na funcionalidade que deve ser entregue. Dessa forma, torna-se muito mais fácil mensurar os resultados, como cumprimentos de prazo, qualidade do produto e performance da equipe.

Satisfação do cliente

Outra premissa das metodologias ágeis envolve a participação ativa do cliente durante todo o processo de desenvolvimento do projeto. Nessa estratégia, o cliente é visto não só como parte da equipe, mas como o principal agente para a validação dos requisitos do projeto. Sendo assim, tem-se a garantia de que o produto final realmente atenderá às necessidades do contratante, cumprindo os requisitos iniciais listados no backlog. Ou seja: cliente satisfeito e serviço bem prestado.

Entendeu por que você deve abraçar as metodologias ágeis o quanto antes? Afinal de contas, quanto mais ágil sua empresa for, mais rapidamente crescerá, atendendo às demandas do mercado e elevando seus resultados. Aprofunde seus conhecimentos sobre as metodologias ágeis e comece essa nova fase com muito mais segurança!

Se você acompanha nosso blog há algum tempo, certamente já conferiu um ou outro post sobre métodos ágeis em gerenciamento de projetos, como é o caso do Scrum. Mas até o momento não realmente tínhamos parado para falar mais detalhadamente sobre o Scrum Team, isto é, o time de Scrum.

Afinal, quem são as pessoas que formam essa equipe? Quais são suas funções e responsabilidades no desenvolvimento de um projeto ágil? Será que seu time está completo ou você poderia aumentar a produtividade complementando as funções? Vamos conferir e tirar quaisquer dúvidas a esse respeito agora mesmo? 

Product Owner

O Product Owner é quem define o produto a ser desenvolvido, listando funcionalidades que serão criadas e as priorizando dentro do backlog. Esse profissional tem uma visão geral do projeto, conhece todos os sprints e sabe quais deles são mais importantes para a empresa. Para tanto, deve ter conhecimento de mercado e estar completamente familiarizado com o negócio do cliente, visando gerar mais valor para ele por meio do produto final. Como gestor do backlog, o Product Owner segmenta as funcionalidades em atividades menores, classificando-as de acordo com sua importância e transmitindo ao time as devidas orientações para que comecem a desenvolver o produto.

Fazendo a ponte entre cliente e Scrum Team, o Product Owner é o responsável pelos resultados do projeto, reportando ao cliente todas as atividades concluídas, as fases superadas, os orçamentos consumidos e o status global dos trabalhos. É ele quem tem que se preocupar com o retorno sobre o investimento do projeto, oferecendo ao cliente uma solução que realmente agregue valor ao negócio.

Scrum Master

O Scrum Master é quem orienta a equipe, assumindo o papel de coach. Diferentemente de um gerente de projetos, ele não é responsável por muitas atividades gerenciais em relação aos trabalhos, atuando apenas como um facilitador para que o Scrum Team desempenhe seu papel com excelência. Um verdadeiro especialista em melhores práticas Scrum, o Scrum Master tem como missão garantir a adoção de todas as práticas ágeis durante o desenvolvimento do projeto, acompanhando o desempenho do time em tempo integral.

No papel de líder, o Scrum Master deve se preocupar com a motivação dos colaboradores, contribuindo para que eles se mantenham focados em suas atividades. Para tanto, ele regula a carga de trabalho, evitando o excesso de horas extras, remove possíveis barreiras ao trabalho do time, obtém os recursos necessários para que a equipe trabalhe com qualidade e atua fortemente na mediação dos relacionamentos interpessoais, visando manter um clima sinérgico entre os membros do Scrum Team.

Desenvolvimento

O setor de desenvolvimento, geralmente formado por uma equipe de até 7 pessoas, é responsável pelo desenrolar do produto em si. Os colaboradores aqui são encarregados de modelar, programar, testar e validar as funcionalidades desenvolvidas. Esse time é autogerenciado, isto é, não precisa de supervisão constante, tampouco de um gerente de projetos que diga o que deve ser feito. Assim, uma vez que o sprint é acordado entre os membros do Scrum Team, esses profissionais fazem a distribuição de tarefas entre si, sempre de acordo com suas competências, e logo começam os trabalhos.

A interação entre esses colaboradores é intensa e deve ser estimulada pelo Scrum Master, afinal, quanto mais integrada estiver a equipe de desenvolvimento, maior se mostrará a produtividade e também a qualidade do produto final. E como se trata do cerne de todo o projeto, o desenvolvimento deve ser composto por profissionais altamente qualificados e com experiência de mercado no segmento em que atuam. Obtém-se, dessa maneira, um produto final de excelência, que atenda a todos os requisitos solicitados pelo cliente e gere a esperada satisfação.

DevOps

As pessoas que ocupam a função de DevOps no Scrum Team têm como missão refinar o trabalho do pessoal de desenvolvimento, verificando se todos os requisitos de desenvolvimento, implementação e suporte foram realmente atendidos. Responsáveis por darem o acabamento a cada funcionalidade, os DevOps agilizam o trabalho do Scrum Team na medida em que passa a não ser necessário rever futuramente possíveis incrementos e melhorias às funcionalidades desenvolvidas.

Dessa forma, desenvolvimento e DevOps precisam trabalhar sempre de maneira integrada e contínua, garantindo tanto a qualidade das entregas quanto o time to market para o cliente, com a finalização ágil de cada funcionalidade priorizada pelo Product Owner.

User Experience

A equipe de User Experience é responsável por validar a usabilidade do produto segundo os critérios exigidos pelo cliente, prezando pela experiência do usuário. Sendo assim, esses profissionais estão atentos a todo o design e à arquitetura da informação envolvidos no produto final.

De maneira geral, a equipe de User Experience faz a conexão entre desenvolvimento e usuário, traduzindo necessidades para o formato de informações que direcionem a equipe de desenvolvimento na produção das funcionalidades. Quantidade de telas, número de informações por tela, inserção de dados, menus, configurações e layout, tudo isso passa pelo crivo da equipe de User Experience para que o usuário final seja o grande beneficiado.

Growth Hacker

Como toda iniciativa dentro de uma empresa precisa do envolvimento e do apoio de todos, também faz parte do Scrum Team o Growth Hacker, também conhecido como marketing do produto. Esse profissional tem como missão divulgar o produto para todos os stakeholders, despertando seu senso de comprometimento em relação ao sucesso do projeto.
Para isso, ele cria estratégias de marketing que gerem engajamento e levem as pessoas a contribuírem com feedbacks sinceros sobre a usabilidade do produto, a fim de validar as hipóteses do Scrum Team e colaborar para o desenvolvimento de um produto afinado com as necessidades dos usuários. Esse profissional deve ter um perfil analítico, pois estará diretamente ligado à validação de dados e hipóteses que impactam no desenvolvimento do produto final.

É claro que seu Scrum Team pode variar tanto em quantidade de pessoas quanto no que diz respeito a suas funções, tudo dependendo da complexidade de cada projeto e de como você organiza sua empresa para desenvolver os trabalhos. O importante é que os projetos sejam desenrolados de forma ágil, desde que o time não seja comprometido pela sobrecarga de funções ou tarefas.

Agora nos conte: você conhecia todos esses papéis e essas responsabilidades dentro do Scrum Team? Pois que tal aprofundar ainda mais seus conhecimentos nesse método ágil? Faça o download do nosso e-book sobre gerenciamento ágil de projetos com Scrum + PMBOK e se torne um expert!