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Como implementar um PSA em sua empresa?

A implementação de um Sistema de Automação de Serviços Profissionais é uma realidade cada dia mais presente na indústria de serviços, tendo surgido para atender à demanda crescente de integração entre as mais diferentes áreas. Essa necessidade, que é urgente em qualquer em qualquer segmento e ainda mais agravante quando a atuação da empresa envolve rotinas de gerenciamento de projetos, acabou revolucionando o mercado. E é aí que entra o PSA!

Imagine com seria poder contar com um único sistema capaz de interagir com os setores de vendas, contratos, gerenciamento de oportunidades, faturamento, recursos humanos e até gerenciamento de projetos! É o que é melhor: tudo de forma integrada! Pois assim a gestão certamente ficaria muito mais simples do que quando se tem que exercer a administração individual sobre cada setor ou departamento. Dessa forma se poupa tanto tempo como custos. Ficou interessado? Quer saber como implementar um PSA em sua empresa? Então confira os tópicos a seguir:

O sistema

O PSA é uma ferramenta integrada de sistemas cujo objetivo é promover a automação dos processos-chave de organizações predominantemente centradas em serviços. Simplificando: é um software cuja função é ajudar a empresa com a gestão de seus projetos e com a administração dos recursos para atender às demandas do cliente. A proposta dessa categoria de sistemas é agregar valor não só com a automação, mas também com o aprendizado e o crescimento das empresas

É interessante observar que uma das principais características de uma empresa que se enquadra no setor terciário é a curva de aprendizado — muito maior que se comparada às empresas de manufatura, por exemplo. Sabendo que as ferramentas de TI contribuem — e muito! — para o aprendizado dos colaboradores, investir em uma ferramenta como o PSA além de promover melhorias e a interação dos processos, alavanca os níveis de aprendizagem. É, assim, um investimento valioso, principalmente considerando o contexto global em que os colaboradores são os principais ativos de uma organização.

As soluções

Dentre as soluções que geralmente englobam o PSA, podemos destacar:

Gestão de projetos

Normalmente é um módulo integrador dos demais, por meio do qual os cronogramas são elaborados, com toda a programação do projeto e suas atividades mais importantes detalhadas. Mas ainda não é só isso! A gestão de projetos também possibilita o monitoramento e o controle da execução e da alocação de recursos, podendo conter também a área de contratos do projeto, muito importante por ter cadastrados em seus documentos os itens do escopo, as entregas e os resultados do projeto, tudo devidamente alinhado junto ao cliente.

Gestão de recursos

Não importa se são recursos físicos — como equipamentos de informática, insumos demandados por um projeto, ferramentas e materiais — ou recursos humanos: a gestão de recursos está muito presente na gestão do projeto, uma vez que é ela que determina quais recursos são necessários para a execução de uma atividade específica.

Gestão de competências

Tendo em vista que as empresas de serviços são orientadas ao pessoal — ou seja, aos recursos humanos —, é fundamental investir no preparo da força de trabalho. Isso implica em uma atualização constante por meio de cursos, treinamentos ou qualquer outro tipo de formação que possibilite a obtenção de novos conhecimentos e habilidades.

Gestão financeira

Essa solução diz respeito a várias funcionalidades dos já conhecidos Enterprise Resource Plannings (ERPs), como, por exemplo, contas a pagar, contas a receber e faturamento.

Controle de horas e despesas

Nesse módulo é gerenciado o registro de horas dos colaboradores, tornando possível a extração de relatórios de jornadas trabalhadas. Também é por meio dessa plataforma que despesas como táxis, almoços de trabalho e hotéis são controladas, a fim de que sejam reembolsadas posteriormente.

Sua implementação

Mas a verdade é que a aquisição do PSA, por si só, não resolve os problemas da organização. É necessário estruturar um plano de implementação, ou seja, planejar a transição do modelo antigo de trabalho para o novo. Esse planejamento consiste em um verdadeiro desafio, mas que é essencial para garantir o sucesso na implementação do sistema.

Desafio

As maiores dificuldades estão em reconhecer que realizar a reestruturação dos processos e sistemas estabelecidos no negócio pode ser trabalhoso, principalmente quando se trata de empresas mais amadurecidas. Pense bem: quanto mais antiga, mais consolidados estão os processos, o que implica em mais esforço para vencer as barreiras da mudança.

Tempo

Por tudo isso e muito mais, é fundamental encontrar a época adequada para tal implementação, não levando apenas em consideração que quanto mais rápido o processo for adotado melhor será para atenuar a resistência à mudança, mas, sobretudo, para se conseguir priorizar uma fase em que a organização disponha de tempo e dos recursos necessários para investir na implementação do PSA. Isso sem contar que, mesmo que haja comprometimento inicial, depois de devidamente consolidado o plano e realizada a implementação, bastará realizar o monitoramento dos resultados e evidenciar as melhorias em produtividade e redução de retrabalho proporcionados pela maior integração entre as áreas.

Especialista

Em meio a tudo isso, pode ser que a contratação de um especialista para realizar a implementação do sistema seja a melhor opção. Nesse caso, é claro que o fator tempo será atenuado, porém a terceirização implicará em aumento de custos. Em relação ao dilema de terceirizar ou não, a empresa deve ponderar sobre a unicidade do negócio, isso é, se possuir características únicas, que fujam ao padrão convencional, implica em configurações adicionais ou mesmo customizações complexas, que somente uma empresa especializada poderia realizar. Assim, essa questão deve ser muito bem pensada, porque poupar custos no curto prazo pode significar grande desembolso no longo prazo.

O principal segredo para o sucesso de uma boa implementação desse tipo de sistema está no compromisso assumido pela organização. Infelizmente, algumas empresas compram a solução acreditando que o principal já foi feito, quando na verdade ainda há um grande caminho pela frente.

Agora nos diga se a sua empresa por acaso já faz uso de um PSA? Como foi o processo de implementação dessa solução? Deixe seu comentário e compartilhe conosco suas experiências!

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