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A Diferença entre o Plano de Projeto e o Project Model Canvas

elaboração de um plano de projeto pode ser marcada por uma série de dúvidas e de percalços. E muitos deles falham por conta de metas mal estabelecidas, falta de detalhamento no escopo, controle ineficiente e um orçamento fora da realidade.

Para evitar que esses problemas prejudiquem o seu andamento e concretização, é preciso se preparar. E duas estratégias de planejamento se destacam: o plano de projeto e o project model canvas.

Esses métodos dão aos gerentes de projetos a possibilidade de criar um cenário com todas as atividades que devem ser realizadas, os prazos e as pessoas envolvidas. Algo que facilite que as ideias sejam tiradas do papel com sucesso.

Neste post, explicaremos como funcionam essas técnicas e como elas podem ser implementadas na sua empresa. Ficou interessado? Continue a leitura!

A diferença entre o plano de projeto e o project model canvas

Um plano de projeto é o conjunto de todas as informações necessárias para a realização de um projeto — desde a criação do pitch até as lições aprendidas com ele. Afinal, são elas que vão orientar a realização de ações futuras e evitar possíveis erros.

Em teoria, ele define o passo a passo de como um projeto será executado, monitorado e concluído em uma empresa e quais são as estratégias necessárias para alcançar os objetivos e o escopo para os quais esse projeto foi aprovado.

Mesmo sendo extremamente benéfico, ainda são poucos os gerentes que o utilizam corretamente. Na prática, apenas fragmentos — que em grande parte não possuem serventia — desse plano são aproveitados, apenas como uma forma de cumprir protocolo para a empresa.

Já o project model canvas, também conhecido como PM Canvas ou PMC, funciona como uma versão mais simples, mas não menos eficaz, do plano de projeto. Ele utiliza conceitos de gerenciamento, neurociência e design thinking para simplificar a sua elaboração e possui um caráter completamente visual.

Com a publicação do project model canvas no livro que leva o mesmo nome, o plano de projeto sofreu um forte golpe. Mesmo tendo a mesma utilidade, eles são completamente diferentes. Enquanto o último é um documento textual e longo, que pode ocupar dezenas de páginas, o PM Canvas é feito em uma página única.

Ele, na verdade, consiste em um diagrama em que é possível avaliar um projeto inteiro integrando escopo, tempo, requisitos, dentre outros aspectos, em um só lugar. Sua versatilidade é uma vantagem para o trabalho em equipe, pois a dinâmica do PMC exige um brainstorm entre os próprios colaboradores e com o cliente.

O plano de projeto na prática

O plano de projeto reúne e organiza todos os documentos da fase de planejamento —  como Estrutura Analítica do Projeto (EAP), Plano de Recursos, Matriz de Funções e Responsabilidades, Plano de Gerenciamento das Aquisições, Plano da Qualidade e Plano de Comunicações. Ele é extremamente popular também em cursos acadêmicos.

Esse tipo de planejamento deve ser elaborado pela equipe de gerenciamento de projetos e aprovado pelo patrocinador, com o documento “Termo de Abertura de Projeto”. Na prática, um plano de projeto pode ser elaborado da seguinte forma, acompanhe!

Iniciação

Nessa primeira etapa, são definidos os objetivos principais do projeto. Muitos gerentes falham ainda no início porque não alinham as suas metas com as do cliente.

Por isso, é importante ter em mente que o brainstorm e o trabalho coletivo, com a participação de todos os envolvidos, são fundamentais antes de tirar qualquer ideia do papel.

Planejamento

A primeira fase do planejamento de um projeto é a definição de escopo, que é tudo aquilo que será feito durante o seu andamento, as atividades realizadas, quem as realizará, as fases de entrega, os testes etc. É importante que essa etapa seja bem detalhada, para evitar erros e retrabalho no futuro.

Em seguida, são feitas as estimativas de esforços e de custos. Elas devem ser acompanhadas do mapeamento de riscos que podem impactar um projeto e da nomeação dos stakeholders: clientes, usuários e equipe. Ou seja, cada parte interessada no projeto.

Todas essas informações devem ser colocadas em um cronograma, com todas as etapas de realização, as datas de entrega, os recursos envolvidos, os custos, os milestones e todos os aspectos que vão orientar a execução do projeto e servirão para controle em casos de dúvidas ou problemas.

Execução

Como o nome sugere, essa é a etapa de fazer as coisas acontecerem.

Nessa fase, acontece a aquisição de recursos, a coordenação das equipes, a comunicação entre os envolvidos e a realização do trabalho em si.

Monitoramento de desempenho

Ainda durante a execução do projeto, é fundamental monitorar o andamento e controlar os resultados.

É nessa etapa que o gerente consegue avaliar as mudanças, mensurar os riscos que aparecem e aplicar medidas corretivas para sanar problemas e prevenir a chegada de novos.

Aprovação

E por último, o plano de projeto precisa ser aprovado entre os stakeholders. Nessa etapa de encerramento, todo o andamento do projeto é avaliado, os contratos são encerrados, toda a documentação é reunida e o relatório final é apresentado.

É importante que o gerente não apenas finalize os trabalhos, mas discuta com a equipe quais foram as lições aprendidas. Como citamos anteriormente, são elas que vão orientar a execução de projetos futuros e evitar erros comuns, que atrasam o andamento das ações e aumentam os custos.

O project model canvas na prática

Mesmo sendo uma metodologia robusta, rica em informações, a principal vantagem do project model canvas é a sua simplicidade em ser executado. Para o professor e management consulting José Finocchio Jr, criador do PMC, “é mais fácil pensar e planejar visualmente”.

E essa é justamente a base dessa estratégia: facilitar o planejamento de novos projetos, sem a burocracia e complexidade para fazer mudanças que os planos tradicionais trazem — algo que as empresas procuram e apreciam.

Na prática, essa técnica utiliza os conceitos visuais da neurociência aliados aos elementos que formam o plano de projeto, como: o escopo, os riscos, o orçamento e o registro de stakeholders, por exemplo.

No entanto, assim como o método Canvas tradicional, essa metodologia é organizada em blocos e pode ser construída em uma única folha de formato A1, ou até mesmo em um aplicativo, como o PM Canvas WEB

Esses blocos são formados por seis perguntas essenciais, que fundamentarão toda a estrutura dessa estratégia:

  • por quê? — inclui as justificativas para os problemas e necessidades atuais da organização, os benefícios que serão gerados pela entrega do projeto e os objetivos SMART (específicos, mensuráveis, atingíveis, realistas e temporais) que ele possui;
  • o quê? — nesse tópico, são incluídos as representações finais do produto e os requisitos necessários para que ele consiga gerar valor para o cliente;
  • quem? — o “quem” representa as pessoas, grupos ou organizações interessados na execução desse projeto (os stakeholders), além dos colaboradores responsáveis pela sua entrega (gerente de projeto, analista de processos, consultor PMO etc.);
  • como? — essa é uma das partes mais importantes do project model canvas, pois reúne as premissas que possibilitam a execução do projeto, as restrições que podem limitar o seu desenvolvimento e o grupo de entregas que será gerado. Ou seja, todos os elementos que permitem a criação de um projeto com sucesso, ou não;
  • quando? e quanto? — na organização do PMC na página A1, essas perguntas são agrupadas juntas e devem conter todos os riscos que podem afetar o projeto, além das suas possíveis soluções; os seus custos de execução e uma linha do tempo, com uma representação gráfica dos períodos em que cada etapa será entregue.

A melhor ferramenta para o gerenciamento de projetos da sua empresa

Depois de ler este post, talvez você esteja se perguntando qual dos modelos de planejamento apresentados é o mais indicado para o gerenciamento de projetos da sua empresa. Para responder a essa pergunta, é importante analisar quais são as suas métricas e o que é aplicável no momento.

Há muitos projetos que não possuem custos gerenciáveis ou que precisam ser feitos e apresentados rapidamente. Nesse caso, um plano de projeto pode não ser indicado, por sua complexidade e pelo tempo maior de elaboração.

Independentemente de qual seja o modelo escolhido para aplicação na sua empresa, é importante lembrar que tanto o plano de projeto quanto o project model canvas não devem ser fixos, imutáveis. Eles precisam estar em constante mutação, já que surgirão novas informações, ameaças, incertezas e possibilidades durante o decorrer da sua execução.

Ambos também precisam ser pautados dentro de um cenário factível, que contemple todos os objetivos, restrições e recursos disponíveis; caso contrário, a chance de fracasso será grande.

E você, já conhecia essas estratégias para o planejamento e gerenciamento de projetos? Acredita que elas realmente funcionam? Então, compartilhe este texto nas suas redes sociais e ajude os seus amigos e, especialmente, os seus colaboradores a também dominarem o assunto!

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