Ao gerenciar um projeto, é essencial conseguir visualizar os relacionamentos entre seus requisitos, outros artefatos e objetos. Eles orientam o caminho do desenvolvimento do produto para satisfazer as necessidades das partes interessadas. Nesse cenário, saber elaborar uma matriz de rastreabilidade de requisitos é fundamental.

A matriz de rastreabilidade de requisitos é o modelo utilizado para visualizar a evolução de diferentes requisitos e seus pontos de interseção. Como é comum haver alteração nesses itens durante a execução do projeto, fica mais fácil enxergar onde será necessário promover mudanças sem deixar passar nenhum item importante.

Para que seja efetiva, a matriz de rastreabilidade deve ser feita após a determinação desses itens. É natural que haja um refinamento dessas necessidades, porém a matriz não deixa a origem e o motivo do requisito se perderem. Assim, há a garantia de que os objetivos do projeto e do negócio estarão alinhados no momento da entrega. Para saber mais, continue a leitura!

Importância de ter requisitos bem limitados

Os requisitos são uma das bases do planejamento de qualquer projeto. Eles auxiliam o líder a ter uma visão completa sobre os objetivos do negócio, dos clientes e de cada um envolvido nas tarefas diárias do projeto.

Eles também permitem melhor distribuição de recursos e a definição inteligente das estratégias que serão tomadas para manter o trabalho com alto nível de qualidade. Em outras palavras, quando bem limitados, os requisitos orientam os times e garantem que o resultado corresponderá aos desejos e expectativas dos stakeholders.

Como identificar os requisitos que o projeto deve apresentar

A identificação dos requisitos passa, principalmente, pela avaliação entre todos os que estão envolvidos no projeto. Sem que o planejamento seja feito por uma equipe de líderes bem integrada serão altas as chances de as expectativas não serem alinhadas e o resultado não ser bem avaliado.

Para começar a definir os requisitos do projeto, é importante conhecer os tipos existentes. Eles são:

• os requisitos funcionais, que estão relacionados com o comportamento de um projeto ou do resultado de um projeto;
• os requisitos não funcionais, que estão direcionados às propriedades do produto.

Se o projeto envolve a criação de um sistema, por exemplo, a necessidade de a ferramenta apresentar uma mensagem de erro sempre que alguma falha ocorrer é um requisito funcional. Já a obrigação de esse alerta ser acompanhado de um som é um requisito de projeto não funcional.

Indo além da troca de informações contínua entre os envolvidos, o levantamento e o registro dos requisitos do projeto podem adotar algumas estratégias. Elas tornam as informações mais precisas e melhoram a qualidade das práticas de gestão de projetos implementadas. Podemos apontar como as principais abordagens:

• análise do perfil do negócio;
• documentação de todos os requisitos;
• classificação dos requisitos em níveis de prioridade.

Esses três pontos são abordados pela matriz de rastreabilidade dos requisitos do projeto. Apesar de cada item ser executável com outras ferramentas, como apontaremos adiante, ela é um dos métodos mais inteligentes que o negócio pode adotar para acompanhar os objetivos de cada etapa.

Entendimento da importância da rastreabilidade

Mais do que ser uma simples tabela, a matriz de rastreabilidade tem funções cruciais na otimização de gerenciamento de projetos, sejam externos, sejam internos. Confira as principais a seguir e compreenda a importância desse documento!

Acompanhamento do escopo

Todo bom gestor de projetos sabe que, em um cenário ideal, o escopo é definido na etapa do planejamento e não mais modificado. Isso ocorre porque, quando os limites do projeto estão bem definidos, é mais fácil realizar a previsão de recursos, estruturar um orçamento compacto, identificar riscos e direcionar o trabalho dos times.

Em outras palavras, um escopo bem definido garante que o planejamento será eficaz. Dessa forma, os times conseguirão atingir os objetivos com mais facilidade. Porém, muitos fatores podem levar a mudanças no escopo. Nesse momento, é importante que a matriz de rastreabilidade entre em cena.

Ela auxiliará os profissionais, stakeholders e gestores a identificarem as modificações de um modo simples e rápido. Com os dados em mãos, será mais fácil tomar decisões inteligentes e garantir a continuidade do projeto mesmo após as mudanças do escopo.

Visão aprimorada dos requisitos

A matriz de rastreabilidade dá aos profissionais a possibilidade de realizar uma análise mais aprofundada dos requisitos. Em outras palavras, os times poderão verificar de modo transparente e conciso como cada objetivo do projeto está estruturado.

Isso permite encontrar inconsistências e lacunas entre eles a tempo de fazer mudanças. Assim, o planejamento será capaz de cobrir todos os pontos do projeto e evitar fatores que contribuem negativamente para a sua execução.

Avaliação da compatibilidade com outros projetos

Muitas empresas têm mais de um projeto sendo executado ao mesmo tempo. Em alguns cenários, isso pode apresentar um desafio para os gestores. Como garantir que as políticas de gestão estão sendo corretamente aplicadas e que nenhuma iniciativa entre em conflito?

Para isso, a matriz de rastreabilidade tem um papel-chave. Ela auxilia os times a identificarem se as soluções dos requisitos cumprem apenas os pontos a que se propõem e se podem prejudicar os demais objetos de alguma forma. Assim, o gestor consegue realizar ajustes nas iniciativas e garantir que o negócio sempre tenha bons resultados.

Acompanhamento da evolução dos requisitos

Durante um projeto, várias avaliações são feitas para identificar como os trabalhos evoluíram. Nesse momento, os líderes podem utilizar não só indicadores e ferramentas de gestão, mas também a matriz de rastreabilidade.

Ela será aplicada como uma forma confiável e transparente para certificar que todos os requisitos estão sendo abordados ou não nas ações de um projeto. Isso evitará que, ao final do projeto, alguns objetivos não tenham sido atingidos, levando a atrasos e prejuízos.

Melhoria do cronograma

Outro ponto importante para identificar a performance dos times e otimizar o planejamento é o cronograma. A gestão dessa área tem como principal objetivo criar uma timeline para todas as etapas, facilitando a distribuição de recursos, a montagem de times e a definição de metodologias.

Aplicando a matriz de rastreabilidade de requisitos às suas políticas de gestão de projetos, é possível ter mecanismos mais inteligentes para colaborar com a estimativa de variação de cronogramas e dos custosdo projeto em situações de alteração de escopo. Assim, riscos, prejuízos e atrasos são evitados com uma rotina muito mais bem estruturada.

Criação de uma matriz de rastreabilidade de requisitos

A matriz de rastreabilidade de requisitos também é conhecida como RTM (sigla do nome em inglês Requirements Traceabilility Matrix). Ela é uma das saídas do processo 5.1 do Guia PMBOK^®. Embora pareça um processo complexo à primeira vista, pode ser colocada em prática com um passo a passo simples.

Antes de aplicá-la, no entanto, vale pensar na ferramenta a ser utilizada para tal. Processos simples, com poucos requisitos, podem ser geridos em uma planilha de Excel.

Conforme os sistemas vão se tornando mais complexos, essa administração manual se torna impraticável. Nesse caso, é imprescindível a utilização de um sistema de gerenciamento.

Tendo isso em mente, é hora de criar a sua matriz de rastreabilidade de requisitos do projeto. Confira os passos a seguir.

1. Saiba os requisitos

Para criar a matriz, será necessário utilizar o termo de abertura do projeto. A partir dele, é possível ter uma visão global para identificar todos os requisitos de aprovação.

O termo de abertura do projeto é um documento crucial. Ele não só auxilia os gestores a identificarem as metas de cada etapa, mas também a garantir que todos estarão com as expectativas alinhadas no começo do projeto. Isso diminui as chances de conflitos e problemas durante a entrega e a avaliação posterior dos resultados.

2. Analise e organize os requisitos

Com os objetos e artefatos definidos, separe-os entre requisitos funcionais e não funcionais. Esse passo colabora para a compreensão total de cada um deles e melhor disposição na matriz.

3. Monte a sua matriz

Cada projeto exige uma complexidade diferente. A maneira mais básica de executar a matriz de rastreabilidade é colocar, em uma planilha, todos os requisitos na vertical e horizontal e demarcar os pontos de interseção entre eles.

Se o seu projeto necessita de uma matriz mais elaborada, confira itens complementares no tópico a seguir.

Otimização da sua RTM

Fazer uma matriz de dependências pode ser bastante simples, mas para fazer uma boa rastreabilidade de requisitos é necessário que ela traga a maior quantidade de informações relevantes possível. Por isso, alguns itens podem ser acrescentados para melhorar a visão do projeto.

Como exemplos, podemos citar:

• identificador único;
• explicação do requisito;
• motivos da inclusão;
• objetivos do projeto;
• grau de complexidade;
• grau de prioridade;
• status atual;
• data do status.

Com esses dados, é possível enxergar com facilidade todos os itens de interesse no gerenciamento de um processo. Ao analisar a linha em que os dados se encontram, é feito um rastreio dos requisitos relacionados, descobrindo os impactos possíveis entre eles.

Já ao observar a coluna em que o item se insere, é possível determinar o ciclo de vida deles e descobrir os artefatos que foram gerados com o passar do tempo. Ou seja, a análise vertical permite enxergar uma fase do processo, enquanto a horizontal dá uma visão do projeto como um todo.

As informações também são fundamentais para compreender a importância de cada requisito do projeto e o que será necessário fazer para alcançá-lo. O grau de complexidade, por exemplo, permite que os gestores preparem melhor os seus times e tomem mais cuidado ao estruturar equipes.

Já o nível de priorização garante que o gestor organizará sempre da melhor forma possível o trabalho dos times. Os requisitos do projeto mais importantes terão maior destaque e prioridade quando os problemas ocorrerem. Assim, os pontos mais importantes serão sempre entregues ao cliente.

Utilização da matriz no dia a dia

Qualquer pessoa envolvida com um processo de gerenciamento de projetos sabe a importância de trabalhar com informações atualizadas. Dados corretos e precisos são fundamentais para o gestor dar andamento às etapas, especialmente quando tratamos de suas premissas e objetivos.

Por isso, é preciso deixar claro que a matriz de rastreabilidade de processos só se torna importante ferramenta de gestão quando utilizada durante as tarefas diárias. Ela deve ser sempre fomentada com os novos dados, objetos e artefatos que vão surgindo durante sua aplicação.

O time deve compreender a matriz de rastreabilidade de requisitos do projeto como uma ferramenta de gestão de projetos. Em outras palavras, ela é algo que aumenta o controle e a precisão do produto entregue aos interessados.

Quando os projetos são externos, é comum que haja maior necessidade de atenção a esses quesitos. Porém, não é raro que situações internas acabem negligenciando a importância de atualização das informações.

Nesse cenário, criar a cultura empresarial de atualizá-la constantemente e com informações corretas é a única forma de utilizar essa ferramenta em sua plenitude. Trate esse processo de maneira natural, não como mais uma função a ser desempenhada. Só assim os seus projetos estarão à prova de falhas e um passo mais próximo da eficiência.

Além disso, quando criada e utilizada, a matriz pode ser utilizada para criar a estrutura analítica do projeto (EAP), que é a organização e a divisão hierárquica do escopo. Ou seja, o projeto é dividido em etapas de execução e são designados os responsáveis por cada uma delas, chegando enfim à criação do produto.

Durante todo esse processo pode ser que algum detalhe seja esquecido. Por isso, a matriz de rastreabilidade é tão importante: ela dá segurança na manutenção dos requisitos e dos objetivos do negócio, além de não deixar que os outros entregáveis sejam esquecidos.

A execução de projetos é um processo complexo. Ela conta com muitos profissionais, soluções de comunicação e líderes.

Em função disso, as ferramentas que o gestor utiliza para auxiliar na estruturação e na aplicação de sua política de gestão de projeto são fundamentais. Elas garantem que todos os requisitos do projeto serão cumpridos, evitando erros e tornando o trabalho mais inteligente.

Nesse sentido, a matriz de rastreabilidade de requisitos do projeto é uma ferramenta de controle que colabora para que a qualidade final só aumente. Por não permitir que os gestores percam de vista o que é importante para os envolvidos, ela evita conflitos e erros. Não perca tempo, aplique-a na rotina da sua empresa e colha os frutos de um projeto organizado!

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