Veja como a matriz de rastreabilidade de requisitos pode ajudá-lo nos processos de gerenciamento

Tempo de leitura: 6 minutos

Ao gerenciar um projeto, é essencial conseguir visualizar os relacionamentos entre requisitos e outros artefatos e objetos, já que eles orientam o caminho do desenvolvimento do produto para satisfazer as necessidades das partes interessadas. Nesse cenário, saber elaborar uma matriz de rastreabilidade de requisitos é fundamental.

Esse modelo é utilizado para visualizar a evolução de diferentes requisitos e seus pontos de intersecção. Como é comum haver alteração nesses itens durante a execução do projeto, fica mais fácil enxergar onde será necessário promover mudanças – sem deixar passar nenhum item importante.

Para que seja efetiva, a matriz de rastreabilidade deve ser feita após a determinação desses itens. É natural que haja um refinamento dessas necessidades, porém, a matriz não deixa a origem e o motivo do requisito se perderem. Assim, há a garantia que os objetivos do projeto e do negócio estarão alinhados no momento da entrega. Para saber mais, continue a leitura!

Entendendo a importância da rastreabilidade

Mais do que ser uma simples tabela, a matriz de rastreabilidade tem funções cruciais na otimização de gerenciamento de projetos, sejam eles externos ou internos. Entre elas, se destacam:

  • a possibilidade de analisar o impacto de alterações no escopo de uma forma simples e rápida, ajudando inclusive o processo de tomada de decisão;
  • uma análise mais aprofundada dos requisitos, permitindo encontrar inconsistências e lacunas entre eles a tempo de fazer mudanças;
  • descobrir se a solução dos requisitos cumpre apenas os pontos a que se propõe e se pode prejudicar os demais objetos de alguma forma;
  • ser uma forma confiável de se certificar de que todos os requisitos estão sendo abordados ou não nas ações de um projeto;
  • colaborar com a estimativa de variação de cronogramas e custos do projeto em situações de alteração de escopo.

Criando uma matriz de rastreabilidade de requisitos

Também conhecida como RTM (sigla do nome em inglês: Requirements Traceabilility Matrix), a matriz é uma das saídas do processo 5.1 do Guia PMBOK®. Embora pareça um processo complexo à primeira vista, ela pode ser colocada em prática com um passo a passo simples.

Antes de aplicá-la, no entanto, vale pensar na ferramenta a ser utilizada para tal. Processos simples, com poucos requisitos, podem ser geridos em uma planilha de Excel. Conforme os sistemas vão se tornando mais complexos, essa administração manual se torna impraticável. Nesse caso, é imprescindível a utilização de um sistema de gerenciamento.

Tendo isso em mente, é hora de criar a sua matriz de rastreabilidade de requisitos com os seguintes passos:

  1. Saiba os requisitos: para criar a matriz, será necessário utilizar o Termo de Abertura do Projeto. A partir dele, é possível ter uma visão global para identificar todos os requisitos de aprovação.
  2. Analise e organize-os: com os objetos e artefatos definidos, separe-os entre requisitos funcionais e não-funcionais. Esse passo colabora para a compreensão total de cada um deles e melhor disposição na matriz.
  3. Monte sua matriz: cada projeto exige uma complexidade diferente, mas a maneira mais básica de executar a matriz de rastreabilidade é colocar, em uma planilha, todos os requisitos na vertical e horizontal e demarcar os pontos de intersecção entre eles.

Se o seu projeto necessita de uma matriz mais elaborada, confira itens complementares no tópico seguinte.

Otimizando sua RTM

Fazer uma matriz de dependências pode ser bastante simples, mas para fazer uma boa rastreabilidade de requisitos é necessário que ela traga a maior quantidade de informações relevantes possível. Por isso, alguns itens podem ser acrescentados para melhorar a visão do projeto. Como exemplo, podemos citar:

  • identificador único;
  • explicação do requisito;
  • motivos da inclusão;
  • objetivos do projeto;
  • grau de complexidade;
  • status atual;
  • data do status.

Com esses dados, é possível enxergar com facilidade todos os itens de interesse no gerenciamento de um processo. Ao analisar a linha em que os dados se encontram, é feito um rastreio dos requisitos relacionados, descobrindo os impactos possíveis entre eles.

Já ao observar a coluna em que o item se insere, é possível determinar o ciclo de vida deles e descobrir os artefatos que foram gerados com o passar do tempo. Ou seja, a análise vertical permite enxergar uma fase do processo, enquanto a horizontal dá uma visão do projeto como um todo.

Utilizando a matriz no dia a dia

Qualquer pessoa envolvida com um processo de gerenciamento de projetos sabe a importância de trabalhar com informações atualizadas para dar andamento a eles, especialmente quando tratamos de suas premissas e objetivos.

Por isso, é preciso deixar claro que a matriz de rastreabilidade de processos só se torna uma importante ferramenta de gestão quando utilizada durante as tarefas diárias e, é claro, fomentada com os novos dados, objetos e artefatos que vão surgindo durante sua aplicação.

Ela deve ser vista como uma ajuda, algo que aumenta o controle e a precisão no produto entregue aos interessados. Quando os projetos são externos é comum que haja maior necessidade de atenção a esses quesitos, mas não é raro que situações internas acabem negligenciando a importância de atualização das informações.

Nesse cenário, criar a cultura empresarial de atualizá-la constantemente e com informações corretas é a única forma de utilizar essa ferramenta em sua plenitude. Trate esse processo de maneira natural, não como mais uma função a ser desempenhada. Só assim os seus projetos estarão à prova de falhas e um passo mais próximo da eficiência.

Além disso, quando criada e utilizada, a matriz pode ser utilizada para criar a Estrutura Analítica do Projeto – EAP, que é a organização e divisão hierárquica do escopo. Ou seja, o projeto é dividido em etapas de execução e são designados os responsáveis por cada uma delas, chegando enfim à criação do produto.

Durante todo esse processo, pode ser que algum detalhe seja esquecido. Por isso a matriz de rastreabilidade é tão importante: ela dá segurança na manutenção dos requisitos e dos objetivos do negócio, além de não deixar que os outros entregáveis sejam esquecidos.

A matriz de rastreabilidade de requisitos é uma ferramenta de controle que colabora para que a qualidade dos projetos entregues só aumente, por não permitir que os gestores percam de vista o que é importante aos envolvidos. Não perca tempo, aplique-a na rotina de sua empresa e colha os frutos de um projeto organizado!

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