É cada vez mais comum observarmos o uso de ferramentas para agilizar o gerenciamento de projetos. E essa tendência vem da necessidade de acompanhar o mercado e oferecer soluções no time to market do cliente. Mas atenção: isso não significa que você precise de grandes tecnologias para oferecer um serviço de qualidade, viu? Basta ter as ferramentas certas. E é aí que entra o Kanban!

Fácil tanto de implementar como de manusear em qualquer tipo de projeto, o Kanban ajuda na gestão de suas iniciativas, proporcionando muito mais dinamismo e interação no time. Não parece a combinação ideal? Então, para saber mais sobre esse método, continue acompanhando o post de hoje!

Afinal, o que é um Kanban?

O método Kanban — palavra japonesa que significa quadro, placa ou registro — foi criado especificamente para controlar os fluxos de processos na indústria japonesa, visando a dar o máximo de agilidade à produção.

O modelo deu tão certo que, hoje, é um dos mais usados em gerenciamento de projetos ágeis, permitindo que a equipe desmembre as funcionalidades a serem desenvolvidas em partes menores, que passam a ser geridas a partir de um dashboard de controle bastante simples e intuitivo.

A configuração original do Kanban leva em conta três fases: to do (a fazer), doing (fazendo) e done (feito). Separando essas fases em um quadro, têm-se aí as atividades circulando entre as divisões. Assim, quando um cartão chega ao item done, significa que a tarefa foi concluída, podendo-se, então, iniciar uma próxima.

A distribuição de cartões no quadro de planejamento também pode ajudar a definir quais são as ações mais prioritárias. Assim, dá para conhecer quais são os prazos mais urgentes ou quais tarefas devem ser feitas primeiro, de acordo com a posição mais alta ou mais baixa dos cartões.

E, além de sinalizar a finalização da tarefa, seu time pode inserir outros dados. Tempo de execução, orçamento consumido, dificuldades enfrentadas ao longo da atividade — entre diversos outros detalhes que possam impactar as próximas fases do projeto, ou ainda servir de insumo para futuros trabalhos.

Quais as funcionalidades do Kanban?

Devido à forma como identifica as tarefas, o Kanban tem algumas funcionalidades dignas de nota, como a de garantir um acompanhamento em tempo real das tarefas. Tão logo uma tarefa seja concluída, é possível ver o seu status mudar com a mudança para a coluna correspondente.

E ele também serve para amplificar a visualização de dados. Assim, é possível entender completamente qual é o status de cada tarefa, qual estado tem mais tarefas acumuladas e qual é o seu desempenho, de uma maneira geral.

Então, ao cruzar esses dados com o escopo do projeto e suas métricas, o gerenciamento fica bem mais fácil.

Imagine, por exemplo, que um projeto tem 10 etapas para serem realizadas em 3 meses. Ao final do primeiro mês, vê que apenas 2 tarefas estão na coluna das realizadas, indicando uma taxa de conclusão de 20%.

Seguindo esse ritmo, então, o tempo precisará ser elevado em 40% para que o projeto seja concluído. Isso dispara ações do gerente de projeto, de modo que ele possa avaliar melhor as suas condições e identificar, afinal, quais motivos estão atrasando o projeto de certa maneira.

Trata-se de um método que serve para acompanhar e também para apoiar ou motivar decisões que melhorem ou alinhem a performance do projeto. Assim, é possível afirmar que essa metodologia pode ser aplicada no gerenciamento de projetos, desde que tudo seja feito de maneira estruturada e de acordo com os resultados esperados.

Por que usá-la no gerenciamento de projetos?

A implementação de metodologias ágeis no gerenciamento de projetos tem como grande objetivo oferecer um produto final melhor para o cliente, e em menos tempo.

Partindo da premissa que o cliente também se envolve com todo o planejamento, a geração contínua de feedback oferece orientação para a conquista de resultados melhores. E, nesse sentido, o Kanban tem muito a contribuir, pois oferece:

Flexibilidade de planejamento

Assim como o Scrum, e outras tantas metodologias ágeis, o Kanban é realizado por iterações, ou seja, fases que têm como objetivo concluir o desenvolvimento de uma — e apenas uma — funcionalidade por vez.

Essa prática permite que o gerente de projetos priorize as funcionalidades que têm maior potencial de retorno para o cliente, e faça alterações sempre que necessário, fornecendo à equipe informações precisas sobre o que deve ser desenvolvido.

Além disso, é possível acrescentar facilmente novas tarefas que surjam. E, como não é incomum que um cliente sinta a necessidade de fazer uma modificação na elaboração do projeto quando ele já está em curso, o método facilita essas modificações.

Ciclos de desenvolvimento ágeis

Quando o projeto é desmembrado em atividades menores, permite-se também um maior foco por parte da equipe, assim como revisões mais rápidas e eficazes.

Dessa forma, riscos e outros problemas que possam surgir ao longo de cada iteração ficam mais previsíveis e oferecem um menor impacto, contribuindo para que o time conclua suas tarefas em menos tempo.

E isso também diminui as chances de erros o que, por consequência, reduz a quantidade de retrabalhos que são necessários para se chegar à conclusão do projeto.

Entregas contínuas e incrementais

Outro fator de destaque do Kanban, e que atrai os adeptos das metodologias ágeis, são as entregas contínuas e incrementais.

Basicamente, isso garante que o cliente tenha um software — ou qualquer outra solução — em pleno funcionamento a cada fase finalizada. O que significa que o projeto não começa a gerar valor apenas quando está finalizado, mas desde o princípio do seu desenvolvimento.

Para o desenvolvimento em si isso é especialmente útil, já que a opinião continuada do cliente permite um ajuste de modo a criar uma solução de valor. Além disso, o Kanban é eficiente para metodologias ágeis porque evita confusões sobre quais tarefas foram concluídas e quais ainda precisam ser feitas.

Eficiência no desenvolvimento

Um dos grandes diferenciais do Kanban é a melhoria contínua. Como os processos podem ser avaliados e reavaliados constantemente, é possível aprimorá-los a cada dia, ganhando eficiência no desenvolvimento de qualquer projeto.

Além disso, como a própria equipe está atenta ao seu desempenho, é possível analisar como tornar os processos ainda mais ágeis e eficazes, aprimorando sua performance ao longo do tempo.

E essa análise visual permite também identificar gargalos e companheiros de equipe em dificuldade com alguma tarefa.

Então, se uma determinada equipe estiver com problemas ao mudar uma tarefa para a área das realizadas, por exemplo, o gerente de projetos pode agir de modo a favorecer a atuação.

Comunicação favorecida

Sabemos que, no gerenciamento de projetos, a comunicação é um fator indispensável. Afinal, todos precisam saber não apenas aonde ir, mas também onde estão. Nesse sentido, o Kanban é especialmente útil, porque colabora para a visualização de dados de maneira prática.

Como o conteúdo visual é processado 60 mil vezes mais rapidamente do que textos, a simples disposição do Kanban já faz com que a comunicação se torne mais facilitada. Ao notar que as tarefas estão se acumulando nas colunas de a fazer e de execução, por exemplo, é possível notar que há algum tipo de problema na conclusão.

Além disso, dá para identificar o progresso de cada etapa pela quantidade de tarefas concluídas e que ainda precisam ser realizadas.

Definição de prioridades

Como dito, o Kanban permite a definição das tarefas que são prioridade: a partir da disposição dos cartões, é mais fácil identificar logo de cara o que deve ser feito em seguida.

Isso evita alguns problemas, como perda de tempo na avaliação do que deve ser feito em seguida. Além disso, evita que tarefas mais importantes sejam deixadas de lado, o que comprometeria o prazo do projeto.

E, mais do que isso, a definição de prioridades por meio desse método é totalmente desburocratizada. Basta mudar a tarefa de posição para elevá-la ou rebaixá-la, por exemplo, com resposta quase que imediata de toda a equipe.

Assim, alinham-se as atuações, de modo que todos façam um esforço coletivo em busca dos resultados que são considerados mais importantes.

Uso simplificado

Para colocar um Kanban em prática no gerenciamento de projetos, não é preciso mais do que um quadro com boa visualização e os cartões que serão colocados por lá. Não é necessário fazer investimentos tecnológicos ou mesmo treinar os funcionários para o seu uso.

Assim, a partir da atualização correta da situação de cada tarefa, trata-se de um método muito simples e prático de ser utilizado, evitando desperdícios de tempo e de recursos.

Redução de custos

Se for utilizado de modo a atender às necessidades específicas do projeto, esse tipo de metodologia ainda gera uma redução de custos por dois motivos: diminui os desperdícios e aumenta a eficiência e a produtividade.

Assim, como o projeto consegue ser realizado de maneira mais rápida e mais correta, é preciso consumir menos horas e, efetivamente, menos dinheiro para chegar à conclusão. E para as métricas isso é especialmente útil, já que altera, de modo positivo, métricas como o custo do projeto por tempo decorrido, por exemplo.

E como aplicá-la efetivamente?

Agora que você já sabe, basicamente, como funciona o Kanban e qual é sua importância para o gerenciamento de projetos, vamos à parte prática: como usá-la de fato? Veja só:

Divida o time em equipes menores

Por mais que cada projeto tenha seu nível de complexidade, o fato é que cada pessoa ou pequeno grupo ficará responsável por desenvolver uma tarefa alocada no backlog.

Sendo assim, divida sua equipe em equipes menores, que ficarão responsáveis pelo desenvolvimento de tarefas únicas, podendo realmente focar no que sabem fazer de melhor.

Crie sua planilha Kanban

Quais fases são mais interessantes para monitorar o projeto em questão? Você pode seguir à risca a proposta do Kanban, separando em to do, doing e done, ou ampliar essas fases para fazer um gerenciamento mais detalhado.

Separe essas etapas em um quadro — seja ele on-line ou físico — desde que fique disponível para toda a equipe. E tenha a mais absoluta certeza de que todos os grupos podem editar suas tarefas e acompanhar o andamento das demais.

Nesse momento, entretanto, é muito importante não complicar demais a planilha. Ela precisa ter divisões simples e objetivas, porque opções mais detalhadas podem travar a análise.

Envolva a equipe no planejamento

Cada equipe deve receber a sua tarefa da vez e fazer um pequeno planejamento sobre ela, estimando o tempo de desenvolvimento, o que efetivamente será desenvolvido e quem ficará responsável por cada atividade. Basicamente, esse é o cartão que circulará pelas demais fases até sua conclusão.

Sendo assim, nada mais natural que a equipe esteja engajada, porque ninguém é melhor do que ela para saber o que será feito e como será feito. Isso garante que os cartões correspondam exatamente à realidade do que está sendo executado.

Incentive constantes atualizações

Conforme o trabalho é desenvolvido, as equipes vão atualizando a planilha Kanban até chegar à finalização da tarefa. Nesse momento, informam a data e a hora de conclusão, assim como o tempo consumido na tarefa. Essa é uma ótima forma de fazer a comparação entre o previsto e o planejado.

E essa atitude deve ser incentivada, já que uma das grandes características da metodologia é a atualização em tempo real.

Uma equipe que não atualiza corretamente suas tarefas prejudica a avaliação dos demais e dificulta a comunicação. Ao mesmo tempo, uma tarefa só deve mudar de etapa quando ela for efetivamente iniciada ou concluída, especialmente em métodos ágeis de desenvolvimento.

Registre cada passo

Todos os dados levantados ao longo do desenvolvimento do projeto devem ser registrados em uma planilha, a fim de servirem de insumo para que a equipe melhore sua performance não só nesse como em quaisquer outros projetos.

Assim, tempos de conclusão, taxa de sucesso nas atualizações e impressões gerais sobre a eficácia do método contam a favor para que essa metodologia seja aplicada da melhor maneira possível.

Enfim, como você deve ter notado, a planilha Kanban pode ser usada em qualquer tipo de projeto. E esse é um dos motivos pelos quais ela vem sendo amplamente adotada.

Você pode aplicar a planilha Kanban para um projeto de reestruturação interna da empresa, para a implementação de um novo setor, para o desenvolvimento de inovações, projetos de meio ambiente e dezenas de outros segmentos. Então, pronto para fazer o teste?

E aí, também achou esse método supersimples e fácil de aplicar? Ficou com alguma dúvida em relação ao uso de uma planilha Kanban no gerenciamento de projetos? Deixe um comentário e conte para nós!

Ao desenvolver diversos projetos na empresa é comum separarmos os produtos e atividades em esperando realização (fila), trabalho em andamento (work in progress) e concluídos. O work in progress (WIP), ou trabalho em andamento, é um bem parcialmente acabado de uma empresa à espera de conclusão e eventual venda. O termo é usado na produção e na gestão de suply chain. Uma prática da metodologia ágil de gestão é limitar o work in progress, o que nem sempre é bem visto por gestores e mesmo colaboradores.

Neste post vamos falar como o work in progress (WIP) pode ser prejudicial para o seu time e para sua empresa e como limitar ou nem implantar o WIP é o ideal.

Por que limitar o work in progress?

Quando uma empresa resolve limitar os work in progress influencia mudanças de comportamento dos colaboradores. Mas mudanças nem sempre são bem vindas e o que geralmente escutamos é que a introdução de limites de WIP é difícil para muitas equipes. Há resistência contra o mecanismo, que é percebido como uma prática coercitiva pois as pessoas naturalmente tendem a fazer o que eles fazem sempre: pegar mais trabalho e ponto.

Se houver resistência da equipe e da gestão da empresa, o gerente de projetos deve fazer um trabalho de sensibilização com eles sobre os benefícios dessa técnica de administração e como, na verdade, essa mudança vai melhorar a produtividade de todos. Mas atenção, caso a resistência seja muito grande não force a barra, pois implantada a força esse método simplesmente não vai funcionar. Tente convencê-los a pelo menos testar por algum tempo ou determinado projeto. Se precisar de mais dicas para lidar com stakeholders, leia este e-book tem dicas valiosas para você!.

Benefícios

Os ganhos com um limite para o work in progress são muitos e geralmente logo a equipe compreende isso e o ânimo melhora bastante. Essa metodologia reduz a necessidade de multitarefa e mudança de contextos. Os ciclos são menores, o que acarreta em um maior senso de realização. E o melhor, a pressão no time cai.

Outra dica para motivar a todos é mostrar como eles se tornaram produtivos, medindo as datas inicial e final de itens no trabalho. Isso permite descobrir tanto o tempos de ciclo (quanto tempo leva para concluir um item de trabalho) e rendimento (como muitos itens de trabalho são concluídos em um determinado espaço de tempo). O objetivo é que as pessoas peguem menos trabalho e se concentrem em terminar itens em vez de iniciá-los. Menos multitarefa e mais foco.

Os limites de WIP devem ser acordados pela equipe antes de um projeto começar. Por exemplo, uma equipe de desenvolvedores pode dividir as tarefas que devem ser executadas em design, código, testar e implantar. Quando um limite de WIP para uma determinada tarefa tenha sido alcançado, a equipe para e trabalha em conjunto para eliminar o gargalo. O objetivo de trabalhar assim é garantir que toda a equipa tome posse do projeto e produza um código de alta qualidade e sem atrasos.

Work in progress limitado e Kanban: Exemplo prático

Já falamos do modelo kanban, grande aliado das metodologias ágeis (inclusive, em janeiro lançamos este template gratuito exclusivo para Google Drive). Agora, vamos dar um exemplo prático do controle de work in progress utilizando com essa poderosa ferramenta.

Sempre que você terminar um item, verifique se existem bloqueadores. Se houver, tente resolvê-los. Se não houver, olhe para todos os itens não atribuídos começando da parte do quadro mais próxima da coluna completada (normalmente mais à direita). Depois, gradualmente, vá para o início do fluxo de valor. Inicie um novo item apenas quando não houver literalmente nada que você possa fazer pelos itens em curso.

Se tomamos um desenvolvedor como exemplo o processo pode parecer como o da ilustração acima. Uma vez que terminou de escrever o código de um trabalho, ele olhou para o quadro e viu que tem um item bloqueado. Acontece que o bloqueador está esperando por uma resposta de um cliente. Uma breve conversa na equipe revelou que não há porque importunar o cliente sobre feedback agora, mas que pode ser um bom momento para lembrar o sobre o bloqueador.

Em seguida, o desenvolvedor volta para o quadro e observa que o próximo passo é aceitação. Se não há nada para agir sobre a aceitação, então temos os testes e assim sucessivamente até a conclusão do trabalho como um todo.

O interessante é que na grande maioria dos casos haverá alguma coisa para fazer. Basta tentar imaginar uma situação em que não há literalmente nada bloqueando, precise de ajuste ou melhorias. Se enfrentarmos uma situação assim, provavelmente não precisa limitar o trabalho em andamento mais. Se conseguirmos orientar a equipe a adotar a orientação para escolher tarefas nós vamos conseguir que eles limitem o trabalho em andamento e com bem menos resistência.

E você, já implantou uma política de work in progress limitado? Está pensando em implantar e quer mais ideias? Comente e vamos aprofundar essas questões!

Com a dinamicidade dos ambientes organizacionais modernos, um dos maiores desafios das empresas atualmente consiste em identificar quais oportunidades de negócio são mais vantajosas dentro de determinado contexto. E essa avaliação exige cuidado quando se trata de priorizar propostas de projetos. Nesse momento, ao conseguir tomar as decisões mais acertadas, a organização pode não só economizar recursos como também maximizar seus resultados, selecionando as propostas que ofereçam maior valor agregado.

Sua empresa também está enfrentando esse desafio? Quer saber como superá-lo de uma vez por todas? Então confira nosso artigo de hoje e aprenda a priorizar propostas de projetos!

Afinal, o que são propostas de projetos?

Antes de pensarmos na priorização propriamente dita, vamos definir o que são essas tais propostas de projetos. De uma maneira bastante simples, podemos dizer que são documentos que trazem os pontos-chave para o desenvolvimento de um projeto, incluindo aí escopo, prazo, custos e recursos necessários. Elas servem para captar apoiadores (como investidores e patrocinadores, por exemplo) ou ainda obter aprovação interna para que uma iniciativa seja aceita. Por esses motivos, devem trazer informações claras e objetivas sobre o empreendimento, da implementação aos tipos de resultados esperados.

Por que priorizar propostas de projetos?

Digamos que você tenha dez propostas de projetos para serem avaliadas, mas nem todas podem ser colocadas em ação em um primeiro momento. O que resta fazer, então, é determinar uma forma de classificar essas propostas de acordo com suas relações entre custo e benefício (vale ressaltar que custo-benefício não se trata apenas de dinheiro, mas de geração de valor). Assim, deve-se priorizar aquelas propostas que tenham maior potencial para trazer retorno sobre o investimento, isto é, que gerarão mais valor para a empresa no menor espaço de tempo possível.

E como exatamente fazer essa priorização?

Na prática, o processo de priorização pode ser definido de várias formas, tudo dependendo da metodologia que a empresa decide colocar em ação. Aqui vamos dar algumas dicas de como fazer essa escolha mais facilmente. Acompanhe:

Verifique o alinhamento da proposta aos objetivos da empresa

O primeiro passo é analisar se as propostas de projetos estão alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa. Digamos que o objetivo da organização para este ano seja aumentar a receita em 15%. Nesse caso, as propostas que tenham potencial para contribuir para que esse objetivo seja alcançado devem, obviamente, ser priorizadas sobre as demais.

Defina critérios objetivos de priorização

Se sete de dez propostas de projetos estão alinhadas com o objetivo estratégico do negócio, passa a ser preciso determinar seu grau de alinhamento, isto é, quanto cada uma pode efetivamente contribuir para atingir o resultado esperado. Para tanto, deve-se definir critérios objetivos que permitam fazer essa avaliação (aí podem entrar o retorno sobre o investimento, o custo total envolvido, a análise de viabilidade e o valor presente líquido, por exemplo).

Atribua uma pontuação relativa a cada critério

Fato é que cada critério estabelecido terá maior ou menor importância no contexto da empresa. Assim, o custo do projeto pode ter um impacto altíssimo, enquanto o prazo para sua conclusão pode não ter tanta influência assim. Para enxergar melhor essas diferenças, atribua uma pontuação para cada critério segundo uma ordem de importância, dando o devido peso a cada variável.

Parta para as comparações finais

Para avaliar o impacto de cada proposta no todo, será preciso fazer comparações entre os critérios selecionados e as respectivas pontuações atribuídas, detectando, no fim das contas, quais são mais vantajosos para a empresa. Digamos que exista uma proposta de projeto que necessite de poucos recursos, mas que, a longo prazo, tenha um ótimo retorno sobre o investimento. Já uma outra exige um maior investimento inicial, mas vai aumentar a competitividade do negócio em 10%. Aí basta concluir: qual delas contribuirá mais para seu objetivo estratégico, por exemplo, de expandir a receita em 15% até o final do ano?

É possível facilitar esse processo?

Ficou aí pensando em qual dos dois projetos seria mais vantajoso para sua empresa? Pois é exatamente essa a dúvida que faz com que muitas organizações acabem apostando na solução errada, consequentemente perdendo tempo e dinheiro com projetos de pouco valor agregado. Mas para não cair nessa, você pode usar uma técnica de priorização de projetos chamada Analytic Hierarchy Process (AHP), que leva em conta diversos atributos para fazer uma análise comparando dois a dois.

Digamos que você tenha os projetos A, B, C e D para avaliar. Então você compara A com B, A com C e A com D, determinando qual deles é mais importante. Seguindo a mesma lógica, você também fará comparações de B com C e B com D e ainda C com D. Ao final, poderá classificar todos os projetos por ordem de relevância. Assim, além de você não ficar preso somente a dados numéricos, a avaliação de cada critério sendo feita por pessoas possibilita que você use o know-how da equipe para destacar aquelas propostas de projetos que tenham um maior valor para o negócio.

Onde entram a gestão de portfólio e o PMO?

É papel do PMO fazer a priorização das propostas de projetos segundo os objetivos estratégicos da empresa, construindo um portfólio que realmente gere valor para o negócio. Os critérios de priorização devem ser determinados em conjunto com a direção da empresa, visando sempre alinhar as iniciativas e os investimentos a quaisquer que sejam os resultados esperados. Uma vez que já estão alinhadas ao planejamento estratégico e devidamente classificadas de acordo com os critérios de priorização, as propostas podem ser colocadas em prática imediatamente, facilitando o trabalho do PMO e do gerente de projetos.

Priorizar propostas de projetos é a melhor maneira de garantir resultados para sua empresa. E o melhor é que, à medida que um projeto prioritário é concluído, você pode dar início ao próximo, sempre com a certeza de que a empresa estará gerando o máximo retorno possível sobre cada investimento.

E o seu PMO, por acaso já trabalha com a priorização de propostas de projetos? Quais são os critérios normalmente empregados por sua equipe? Deixe seu comentário aqui e compartilhe suas experiências conosco!

Os métodos ágeis surgiram da necessidade de se gerenciar projetos em ambientes de extrema incerteza, como no segmento de tecnologia, em que a inovação é constante. E a verdade é que o modelo deu tão certo que hoje cerca de 94% das empresas trabalham com projetos ágeis, de acordo com a State of Agile Development Survey de 2015.

Na prática, o uso dos métodos ágeis como forma de melhorar a performance do time, flexibilizar a gestão da mudança e satisfazer o cliente também acabou criando a necessidade de se ter um Project Management Office (PMO) especializado nas empresas. Mas como implementar um escritório de projetos ágeis? Qual é a estrutura desse setor e as vantagens de adotá-lo na sua organização? É o que você vai descobrir agora:

Em que consistem os métodos ágeis?

Os métodos ágeis consistem em uma forma de gestão de projetos baseada no planejamento e na execução iterativos e incrementais, isto é, segmentando os trabalhos em atividades menores, consequentemente mais fáceis de gerenciar e controlar. Durante o desenvolvimento, cada etapa concluída corresponde a uma solução útil e funcional, que pode ser imediatamente utilizada pelo cliente. Por essa razão, desde o momento da concepção do projeto, é preciso priorizar atividades, garantindo assim que as funcionalidades que geram maior valor para o negócio serão concluídas antes.

Por que investir nessa metodologia?

Os benefícios da adoção de métodos ágeis para qualquer empresa são inúmeros, estendendo-se do planejamento à entrega do produto final. Veja só:

• Escopo bem definido e objetivos claros para toda a equipe;
• Equipes autogerenciáveis, que dispensam supervisão constante;
• Comunicação alinhada e constante com todos os stakeholders;
• Melhoria contínua da solução por meio da execução iterativa e incremental;
• Flexibilidade para mudanças em qualquer fase do projeto;
• Entregas rápidas para o cliente, aumentando o grau de confiança no trabalho;
• Gestão de riscos facilitada pela segmentação das atividades;
• Adequação do orçamento;
• Maximização do ROI.

Por onde começar seu escritório de projetos ágeis?

Se a primeira providência que vem à sua mente ao falarmos na implementação de um escritório de projetos ágeis diz respeito ao espaço físico e à infraestrutura necessários, talvez seja preciso mudar um pouquinho seu ponto de vista. Na realidade, o primeiro passo para se ter um escritório de projetos ágeis na empresa é reunir uma boa equipe.
Esse time deve ser composto por profissionais especializados, devidamente familiarizados com métodos ágeis e comprometidos em gerar resultados para a organização. Então saiba desde já que, por mais que você tenha excelentes profissionais na equipe hoje em dia, se eles não estiverem engajados, de nada adiantarão. Quer saber quem exatamente forma o time do escritório de projetos ágeis?

Project Manager Officer (PMO)

É comum pensarmos no PMO como um gerente de projetos tradicional, que monitora, controla e ordena. Contudo, para que seu escritório de projetos trabalhe alinhado às melhores práticas Agile, seu PMO deve assumir uma postura consultiva. Pense bem: se você tem uma equipe autogerenciável, não precisa de ninguém dando ordens ou dizendo o que as pessoas devem fazer, certo? Precisa, na verdade, de alguém que facilite o trabalho dos colaboradores, que oriente e esteja sempre pronto a ajudar.

Product Owner
O Product Owner (PO) é o responsável por definir o desmembramento do projeto em atividades menores, ordenando-as por prioridade. Esse senso de prioridade, por sua vez, é estabelecido de acordo com as necessidades da empresa em relação à geração de valor e de receita. Assim, um bom PO é aquele que conhece o negócio, está atento ao mercado e sabe exatamente como agregar valor para a organização, aumentando sua competitividade.

Scrum Master
O Scrum Master atua como um orientador da equipe, garantindo que ela esteja alinhada e trabalhando segundo as melhores práticas de métodos ágeis. É esse profissional quem dá suporte técnico e emocional aos colaboradores, ensinando, mediando conflitos e os motivando ao longo do desenvolvimento do projeto.

Scrum Team
Scrum Team é como se chama a equipe do projeto, composta por diversos profissionais com habilidades complementares, capazes de coordenar sozinhos o trabalho. É o próprio Scrum Team que define a distribuição das tarefas, os prazos dentro de cada sprint e a melhor forma de desenvolver as funcionalidades. Tudo bem, a equipe está formada. Mas e agora?

Como organizar a estrutura do seu PMO?

Com o time reunido, é hora de pensar nos processos, na estrutura, nas normas e condutas que irão reger seu escritório de projetos ágeis. Confira:

Estruture seu portfólio

Toda empresa tem diversas iniciativas que podem ser transformadas em projetos, cabendo ao PMO selecionar aquelas que estão alinhadas aos objetivos estratégicos do negócio, inserindo-as no portfólio do escritório. Para tanto, estabeleça critérios de seleção, divulgando-os para todos, coletando os pré-projetos e realizando a priorização das iniciativas.

Padronize os processos

Processos, documentações e acordos de nível de serviço: todos esses pormenores devem ser tratados e padronizados para que você tenha fluxos fluidos, que agilizem o trabalho do seu PMO. É preciso garantir que sua equipe conhece plenamente o funcionamento do escritório de projetos para não surgirem entraves no percurso.

Distribua responsabilidades

Em times ágeis, não é sempre que um profissional fica na mesma posição. Afinal, como as equipes são formadas por pessoas com competências multidisciplinares, a possibilidade de se organizar várias formações estruturais é constante. Nesse sentido, é fundamental que cada membro do Scrum Team saiba o que é esperado dele, quais são suas responsabilidades e a que indicadores de desempenho individual deve ficar atento.

Mantenha o time enxuto

Deve-se tomar muito cuidado para não criar um setor de projetos ágeis inchado, com um número de profissionais além da necessidade. Para iniciativas complexas, considere convidar outros colaboradores para participar, mas sem integrá-los definitivamente ao PMO. Lembre-se de que quanto mais enxuto for seu escritório de projetos, mais ágil ele será, pois as decisões serão tomadas com mais rapidez.

Identifique indicadores de sucesso

Uma das maiores preocupações do escritório de projetos ágeis deve consistir em provar para a empresa os ganhos da adoção desse método de trabalho. Para isso, identifique quais indicadores de performance são estratégicos tanto para seu PMO como para a empresa, monitorando-os constantemente.

Implementar um escritório de projetos ágeis é uma grande decisão para qualquer negócio. Ao formar um time qualificado com uma estrutura flexível para gerir as diferentes demandas você garantirá a competitividade da sua empresa a longo prazo, gerando resultados cada vez mais proveitosos.

E aí, ficou ainda com alguma dúvida? Comente aqui e compartilhe seus questionamentos conosco! E se quiser aproveitar para conhecer quais são os principais métodos ágeis, consulte este artigo!

Um elemento de suma importância no desenvolvimento de projetos ágeis é o Product Backlog, uma lista de funcionalidades desejadas de um produto, ou seja, os requisitos que o cliente espera receber ao final do projeto. É no Product Backlog que o projeto começa.

Neste artigo veremos como fazer um Product Backlog a nível de negócio para cliente nenhum por defeito. Ficou interessado? Então continue lendo: 

 Antes de começar, vale lembrar que o Product Backlog é estruturado em itens, as chamadas histórias, que contém a descrição detalhada dos requisitos de cada solicitação a ser implementada. O Product Owner é a pessoa que escolhe os itens que irão compor o Product Backlog e a importância de cada um deles nas reuniões de planejamento dos Sprints. É de responsabilidade dele também fazer a ponte entre executivos e a equipe de desenvolvimento, em resumo, ele é o representante dos interesses dos stakeholders conectando vários setores dentro e fora da empresa.

Visão de Negócios

É vital que o Product Owner tenha uma visão de negócios, e que as estórias não sejam pautadas apenas por requisitos técnicos. Claro que essas informações são importantes, mas o foco deve ser a geração de valor que esse produto irá trazer quando pronto.

O Product Owner também filtra as demandas e impede que novos requisitos sejam levados a equipe de desenvolvimento durante os Sprints. Por isso que sua visão não pode estar afastada dos objetivos de negócio do cliente, pois dele depende o planejamento do projeto.

Conhecimento do Cliente

Como representante dos stakeholders, o Product Owner precisa conhecer muito bem as características e capacidades da equipe de desenvolvimento quanto os interesses de negócios e necessidades do cliente. Para que não haja ruído, o ele deve ter facilidade de acesso aos envolvidos no projeto.

Foco em resultados

Outra coisa que deve estar sempre em mente do Product Owner é a busca por aumentar o valor do produto, com o maior retorno sobre investimento possível, pois ele responde sobre isso. Esse colaborador reúne em si as capacidades de três funções: Analista de Requisitos, Consultor de Negócios e Gerente do Projeto.

Imparcialidade

O Product Owner deve ter não só acesso a todos os stakeholders, mas também facilidade em falar com qualquer um independente do seu nível hierárquico. Isso significa, que seu único objetivo deve ser gerar valor para o produto, e não agradar diretores ou evitar se indispor com a equipe de desenvolvimento. Outro fator que ajuda nessa imparcialidade, é que o Product Owner não seja um chefe ou gerente da equipe.

O que é achou do artigo? Ainda acha difícil manter a visão de negócios como prioridade em um gerenciamento de projetos ágil? Conte para a gente!

Uma das principais estrelas no mundo do gerenciamento de processos ágeis, além de ser uma metodologia que tem tudo para melhorar a produtividade da sua empresa através de uma maior organização, transparência no andamento e priorização de tarefas na execução de projetos. O poder do Kanban, que é uma metodologia Lean que prega a produção enxuta visando processos mais objetivos e eficientes.

Ao adotar esse método, a empresa passa a usufruir de processos mais ágeis e assertivos. Leia o post e aprenda sobre o poder do Kanban e mais detalhes de como ele pode beneficiar a sua gestão de projetos:

Como é o Kanban na prática?

Sua aplicação consiste no uso de cartões (ou post-its) para tornar visual o acompanhamento da execução das tarefas e andamento dos fluxos de produção. Por muitos anos, eram montados grandes quadros em que as tarefas eram divididas em “para fazer”, “em execução” e “finalizado” e conforme o andamento do projeto o post-it com uma determinada tarefa ou trabalho era colado na coluna correspondente ao seu estágio.

Com essa ferramenta, é possível compreender o fluxo de trabalho (workflow) e identificar gargalos e filas e atrasos no desenvolvimento. Além do tradicional quadro na parede, há diversos softwares que utilizam o modelo kanban para ajudar a organização da empresa, um deles é o Lean PB.

Impacto do Kanban na cultura da empresa

O uso do Kanban, seja como quadro ou em suas versões digitais, melhora a comunicação, a organização e a transparência na relação empresa e colaboradores. Por exemplo, quando se sabe as ações que estão sendo realizadas no momento e por quem, fica fácil identificar excesso de trabalho ou mesmo ócio de um colaborador. Quando vemos as tarefas que precisam ser executadas, assim que um colaborador se liberar de suas pendências ele pode já iniciar essa. E por fim, quando a equipe vê o número de tarefas já executadas isso traz uma sensação de completude, além da noção (para o time e para a empresa) do quanto o projeto já andou em direção à sua conclusão.

Isso impacta também os resultados obtidos pela empresa, com processos executados de forma mais ágil, a entrega do projeto para o cliente se dá com mais rapidez. Uma grande vantagem para ambas as partes.

Outro impacto que adotar o kanban traz é a redução do work in progress. Com menos itens em andamento, a equipe passa a ser mais objetiva e executa as tarefas com mais rapidez, uma vez que reduz o tempo gasto na troca entre atividades e na avaliação da prioridade das ações a serem realizadas.

Aprofundando seus conhecimentos em Kanban

No blog da Project Builder, já abordamos varias nuances do Kanban. Listamos esse material a seguir.
Aprenda mais sobre Kanban no novo template gratuito da Project Builder

É possível usar um Kanban para gerenciar projetos?

Kaizen, evolução contínua

Outro grande aliado na sua empresa na melhora da performance da sua empresa é Kaizen, uma estratégia que prega a melhora contínua de uma gestão. O poder do Kaizen busca principalmente localizar formas de melhorar o processo de produção e assim reduzir custos e o tempo gasto, o que representa um importante ganho de produtividade.

Uma das forças do Kaizen é dar poder à equipe para definir os programas de melhoria de performance. Isso cria um aumento de forma significativa o comprometimento dos colaboradores, na execução das atividades propostas e com a empresa.

O que achou do poder do Kanban e do Kaizen? Ficou com alguma dúvida ou quer acrescentar algo? Comente no nosso blog!

Tem-se falado muito sobre como os métodos ágeis podem gerar impactos pra lá de positivos nos resultados de uma empresa. E é a mais pura verdade. Eles realmente podem contribuir significativamente para as mais diferentes esferas, o que inclui aspectos como produtividade da equipe, qualidade dos serviços e produtos, satisfação e experiência dos clientes, entre outros igualmente impactantes.

Mas como será que isso acontece? O que diferencia os métodos ágeis das abordagens tradicionais? Pois é exatamente sobre isso que conversaremos no post de hoje. Pronto saber como a cultura ágil pode contribuir significativamente para os resultados da sua empresa? Então acompanhe:

Produtividade da equipe

Lembrando: Toda metodologia empregada no processo criativo que preveja a necessidade de flexibilidade e em que se aplique um certo nível de pragmatismo para a entrega do produto acabado é considerada ágil. Em desenvolvimento, empregar um método ágil significa manter o código simples, testar muitas vezes e entregar fatias funcionais antes de finalizar o projeto, de forma que, ao final, tudo saia conforme o planejado.

Quando a equipe trabalha na construção de um sistema, consegue testar e apresentar ao cliente pequenas peças, a fim de verificar sua assertividade. Isso torna tudo mais rápido e evita que se chegue a um produto final incapaz de atender às necessidades do usuário.

Aplicar métodos ágeis aos mais variados tipos de projetos oferece mais sensibilidade aos envolvidos para o atendimento das necessidades aferidas. E isso automaticamente ajuda a equipe se tornar mais produtiva, pois os colaboradores trabalham com prazos bem definidos e realistas para entregarem cada parte. Isso sem contar que esse esquema também proporciona tempo hábil para a correção de falhas ou incongruências que não ofereçam ao usuário uma boa experiência.

Qualidade dos serviços e produtos

Na perspectiva dos métodos ágeis, a qualidade dos serviços e produtos também é significativamente melhorada, pois há enormes avanços na comunicação, os testes são feitos com mais frequência e o envolvimento dos clientes ajuda na resolução de problemas e na assertividade acerca da geração de valor que tal funcionalidade vai trazer para o produto final.
Com os métodos ágeis põe-se fim à cultura de construir tudo antes de fazer testes, quando se ficava sem receber o feedback quando já poderia ser tarde demais. Com essa evolução, o que é construído tende a ter mais qualidade.

Satisfação dos clientes

Um dos grandes benefícios de se adotar os métodos ágeis é que os clientes não têm que esperar por um tempo muito longo quando para obter o produto desejado. Além disso, com esse sistema é quase certo que não haverá nenhuma discrepância do produto entregue em relação ao contratado. Quando o cliente recebe exatamente o que quer em menor tempo, é mais do que provável que sua experiência seja positiva, o que contribui para a reputação da marca e, consequentemente, para as vendas.

Nesse sentido, o próprio relacionamento com os clientes melhora, uma vez que eles são ouvidos durante todo o andamento do projeto, tendo a oportunidade de expor seus anseios e suas dúvidas assim que surgirem. Dessa forma eles se sentem efetivamente contribuindo para o desenvolvimento daquele produto ou serviço, o que faz toda a diferença tanto no resultado final como em sua percepção do trabalho.

Adaptabilidade do time

Métodos ágeis (veja aqui os principais do mercado) geram facilidade de adaptação a problemas e flexibilidade nas equipes, pois o tempo de resposta se torna mais curto, com os feedbacks devendo ser constantes. O gestor também consegue acompanhar tanto o desempenho da equipe como um todo como o trabalho de cada membro, tudo a partir das partes entregues do projeto. E isso também melhora seu relacionamento com os profissionais, ajudando-os a avançar cada vez mais. E o melhor de tudo é que, como você bem sabe, uma equipe bem afinada produz mais e gera menos custos à empresa. Neste e-book você encontra mais dicas para melhorar sua gestão de pessoal a fim de melhorar os resultados da empresa.

Comunicação interna e externa

Ao incentivar mais interatividade e troca de informações entre as equipes, a comunicação interna se torna mais apurada. E quando os clientes são consultados para fazer testes ou dar sua opinião sobre o andamento do projeto a comunicação externa também ganha. Com funções bem distribuídas e claras, bem como com uma boa visão de como está o andamento do projeto, possíveis mal-entendidos e desencontros de informações são evitados.

Metodologias ágeis são fundamentais principalmente quando se trata de equipes distintas, inclusive em locais diferentes, trabalhando juntas. Como o foco está em atender às necessidades do cliente final, os esforços para que todos trabalhem em uma única linha de pensamento colaboram — e muito! — para o sucesso do projeto, gerando assim uma cultura de comunicação que acaba por beneficiar a empresa como um todo.

Assertividade das decisões gerenciais

Do ponto de vista gerencial, uma cultura ágil permite que as tomadas de decisões sejam mais rápidas e eficientes, pois o gerente passa a ter um maior controle sobre todos os aspectos do projeto. Dessa forma, tudo é acompanhado em tempo real, com problemas e dificuldades encontrados sendo resolvidos durante o andamento do trabalho. Estamos falando de um processo contínuo de aprendizado e melhoria, que evita que somente ao final sejam detectados riscos e falhas, atrasando o andamento do projeto.

A cultura ágil causa uma verdadeira revolução dentro de uma empresa, afinal, quando todo mundo em um negócio sabe o que cada um faz fica muito mais fácil completar as tarefas de forma mais rápida. A aprendizagem constante também torna o negócio mais competitivo, as equipes mais motivadas e produtivas, e as decisões de gestão mais assertivas. E é claro que isso tudo é refletido na qualidade entregue e na experiência dos consumidores!

Para tanto, é preciso preparar todos os envolvidos para a mudança, uma vez que os impactos proporcionados por uma abordagem ágil devem ser bem geridos para não impactarem negativamente na percepção dos colaboradores. Assim, é preciso engajar os profissionais em uma nova mentalidade, convidando-os a saírem do convencional. Da mesma forma, é preciso mostrar aos usuários e clientes dos projetos que sua participação é importante e tem um objetivo maior: a entrega de um produto ou serviço de maior qualidade.

Percebeu como há benefícios tanto para o negócio como também para os colaboradores da empresa, para os parceiros e para os clientes? Então o que ainda está esperando para implementar essa mudança em sua empresa? Aproveite para aprender ainda mais com nosso e-book gerenciamento ágil de projetos com Scrum e PMBOK!