Com a dinamicidade dos ambientes organizacionais modernos, um dos maiores desafios das empresas atualmente consiste em identificar quais oportunidades de negócio são mais vantajosas dentro de determinado contexto. E essa avaliação exige cuidado quando se trata de priorizar propostas de projetos. Nesse momento, ao conseguir tomar as decisões mais acertadas, a organização pode não só economizar recursos como também maximizar seus resultados, selecionando as propostas que ofereçam maior valor agregado.

Sua empresa também está enfrentando esse desafio? Quer saber como superá-lo de uma vez por todas? Então confira nosso artigo de hoje e aprenda a priorizar propostas de projetos!

Afinal, o que são propostas de projetos?

Antes de pensarmos na priorização propriamente dita, vamos definir o que são essas tais propostas de projetos. De uma maneira bastante simples, podemos dizer que são documentos que trazem os pontos-chave para o desenvolvimento de um projeto, incluindo aí escopo, prazo, custos e recursos necessários. Elas servem para captar apoiadores (como investidores e patrocinadores, por exemplo) ou ainda obter aprovação interna para que uma iniciativa seja aceita. Por esses motivos, devem trazer informações claras e objetivas sobre o empreendimento, da implementação aos tipos de resultados esperados.

Por que priorizar propostas de projetos?

Digamos que você tenha dez propostas de projetos para serem avaliadas, mas nem todas podem ser colocadas em ação em um primeiro momento. O que resta fazer, então, é determinar uma forma de classificar essas propostas de acordo com suas relações entre custo e benefício (vale ressaltar que custo-benefício não se trata apenas de dinheiro, mas de geração de valor). Assim, deve-se priorizar aquelas propostas que tenham maior potencial para trazer retorno sobre o investimento, isto é, que gerarão mais valor para a empresa no menor espaço de tempo possível.

E como exatamente fazer essa priorização?

Na prática, o processo de priorização pode ser definido de várias formas, tudo dependendo da metodologia que a empresa decide colocar em ação. Aqui vamos dar algumas dicas de como fazer essa escolha mais facilmente. Acompanhe:

Verifique o alinhamento da proposta aos objetivos da empresa

O primeiro passo é analisar se as propostas de projetos estão alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa. Digamos que o objetivo da organização para este ano seja aumentar a receita em 15%. Nesse caso, as propostas que tenham potencial para contribuir para que esse objetivo seja alcançado devem, obviamente, ser priorizadas sobre as demais.

Defina critérios objetivos de priorização

Se sete de dez propostas de projetos estão alinhadas com o objetivo estratégico do negócio, passa a ser preciso determinar seu grau de alinhamento, isto é, quanto cada uma pode efetivamente contribuir para atingir o resultado esperado. Para tanto, deve-se definir critérios objetivos que permitam fazer essa avaliação (aí podem entrar o retorno sobre o investimento, o custo total envolvido, a análise de viabilidade e o valor presente líquido, por exemplo).

Atribua uma pontuação relativa a cada critério

Fato é que cada critério estabelecido terá maior ou menor importância no contexto da empresa. Assim, o custo do projeto pode ter um impacto altíssimo, enquanto o prazo para sua conclusão pode não ter tanta influência assim. Para enxergar melhor essas diferenças, atribua uma pontuação para cada critério segundo uma ordem de importância, dando o devido peso a cada variável.

Parta para as comparações finais

Para avaliar o impacto de cada proposta no todo, será preciso fazer comparações entre os critérios selecionados e as respectivas pontuações atribuídas, detectando, no fim das contas, quais são mais vantajosos para a empresa. Digamos que exista uma proposta de projeto que necessite de poucos recursos, mas que, a longo prazo, tenha um ótimo retorno sobre o investimento. Já uma outra exige um maior investimento inicial, mas vai aumentar a competitividade do negócio em 10%. Aí basta concluir: qual delas contribuirá mais para seu objetivo estratégico, por exemplo, de expandir a receita em 15% até o final do ano?

É possível facilitar esse processo?

Ficou aí pensando em qual dos dois projetos seria mais vantajoso para sua empresa? Pois é exatamente essa a dúvida que faz com que muitas organizações acabem apostando na solução errada, consequentemente perdendo tempo e dinheiro com projetos de pouco valor agregado. Mas para não cair nessa, você pode usar uma técnica de priorização de projetos chamada Analytic Hierarchy Process (AHP), que leva em conta diversos atributos para fazer uma análise comparando dois a dois.

Digamos que você tenha os projetos A, B, C e D para avaliar. Então você compara A com B, A com C e A com D, determinando qual deles é mais importante. Seguindo a mesma lógica, você também fará comparações de B com C e B com D e ainda C com D. Ao final, poderá classificar todos os projetos por ordem de relevância. Assim, além de você não ficar preso somente a dados numéricos, a avaliação de cada critério sendo feita por pessoas possibilita que você use o know-how da equipe para destacar aquelas propostas de projetos que tenham um maior valor para o negócio.

Onde entram a gestão de portfólio e o PMO?

É papel do PMO fazer a priorização das propostas de projetos segundo os objetivos estratégicos da empresa, construindo um portfólio que realmente gere valor para o negócio. Os critérios de priorização devem ser determinados em conjunto com a direção da empresa, visando sempre alinhar as iniciativas e os investimentos a quaisquer que sejam os resultados esperados. Uma vez que já estão alinhadas ao planejamento estratégico e devidamente classificadas de acordo com os critérios de priorização, as propostas podem ser colocadas em prática imediatamente, facilitando o trabalho do PMO e do gerente de projetos.

Priorizar propostas de projetos é a melhor maneira de garantir resultados para sua empresa. E o melhor é que, à medida que um projeto prioritário é concluído, você pode dar início ao próximo, sempre com a certeza de que a empresa estará gerando o máximo retorno possível sobre cada investimento.

E o seu PMO, por acaso já trabalha com a priorização de propostas de projetos? Quais são os critérios normalmente empregados por sua equipe? Deixe seu comentário aqui e compartilhe suas experiências conosco!

Os métodos ágeis surgiram da necessidade de se gerenciar projetos em ambientes de extrema incerteza, como no segmento de tecnologia, em que a inovação é constante. E a verdade é que o modelo deu tão certo que hoje cerca de 94% das empresas trabalham com projetos ágeis, de acordo com a State of Agile Development Survey de 2015.

Na prática, o uso dos métodos ágeis como forma de melhorar a performance do time, flexibilizar a gestão da mudança e satisfazer o cliente também acabou criando a necessidade de se ter um Project Management Office (PMO) especializado nas empresas. Mas como implementar um escritório de projetos ágeis? Qual é a estrutura desse setor e as vantagens de adotá-lo na sua organização? É o que você vai descobrir agora:

Em que consistem os métodos ágeis?

Os métodos ágeis consistem em uma forma de gestão de projetos baseada no planejamento e na execução iterativos e incrementais, isto é, segmentando os trabalhos em atividades menores, consequentemente mais fáceis de gerenciar e controlar. Durante o desenvolvimento, cada etapa concluída corresponde a uma solução útil e funcional, que pode ser imediatamente utilizada pelo cliente. Por essa razão, desde o momento da concepção do projeto, é preciso priorizar atividades, garantindo assim que as funcionalidades que geram maior valor para o negócio serão concluídas antes.

Por que investir nessa metodologia?

Os benefícios da adoção de métodos ágeis para qualquer empresa são inúmeros, estendendo-se do planejamento à entrega do produto final. Veja só:

• Escopo bem definido e objetivos claros para toda a equipe;
• Equipes autogerenciáveis, que dispensam supervisão constante;
• Comunicação alinhada e constante com todos os stakeholders;
• Melhoria contínua da solução por meio da execução iterativa e incremental;
• Flexibilidade para mudanças em qualquer fase do projeto;
• Entregas rápidas para o cliente, aumentando o grau de confiança no trabalho;
• Gestão de riscos facilitada pela segmentação das atividades;
• Adequação do orçamento;
• Maximização do ROI.

Por onde começar seu escritório de projetos ágeis?

Se a primeira providência que vem à sua mente ao falarmos na implementação de um escritório de projetos ágeis diz respeito ao espaço físico e à infraestrutura necessários, talvez seja preciso mudar um pouquinho seu ponto de vista. Na realidade, o primeiro passo para se ter um escritório de projetos ágeis na empresa é reunir uma boa equipe.
Esse time deve ser composto por profissionais especializados, devidamente familiarizados com métodos ágeis e comprometidos em gerar resultados para a organização. Então saiba desde já que, por mais que você tenha excelentes profissionais na equipe hoje em dia, se eles não estiverem engajados, de nada adiantarão. Quer saber quem exatamente forma o time do escritório de projetos ágeis?

Project Manager Officer (PMO)

É comum pensarmos no PMO como um gerente de projetos tradicional, que monitora, controla e ordena. Contudo, para que seu escritório de projetos trabalhe alinhado às melhores práticas Agile, seu PMO deve assumir uma postura consultiva. Pense bem: se você tem uma equipe autogerenciável, não precisa de ninguém dando ordens ou dizendo o que as pessoas devem fazer, certo? Precisa, na verdade, de alguém que facilite o trabalho dos colaboradores, que oriente e esteja sempre pronto a ajudar.

Product Owner
O Product Owner (PO) é o responsável por definir o desmembramento do projeto em atividades menores, ordenando-as por prioridade. Esse senso de prioridade, por sua vez, é estabelecido de acordo com as necessidades da empresa em relação à geração de valor e de receita. Assim, um bom PO é aquele que conhece o negócio, está atento ao mercado e sabe exatamente como agregar valor para a organização, aumentando sua competitividade.

Scrum Master
O Scrum Master atua como um orientador da equipe, garantindo que ela esteja alinhada e trabalhando segundo as melhores práticas de métodos ágeis. É esse profissional quem dá suporte técnico e emocional aos colaboradores, ensinando, mediando conflitos e os motivando ao longo do desenvolvimento do projeto.

Scrum Team
Scrum Team é como se chama a equipe do projeto, composta por diversos profissionais com habilidades complementares, capazes de coordenar sozinhos o trabalho. É o próprio Scrum Team que define a distribuição das tarefas, os prazos dentro de cada sprint e a melhor forma de desenvolver as funcionalidades. Tudo bem, a equipe está formada. Mas e agora?

Como organizar a estrutura do seu PMO?

Com o time reunido, é hora de pensar nos processos, na estrutura, nas normas e condutas que irão reger seu escritório de projetos ágeis. Confira:

Estruture seu portfólio

Toda empresa tem diversas iniciativas que podem ser transformadas em projetos, cabendo ao PMO selecionar aquelas que estão alinhadas aos objetivos estratégicos do negócio, inserindo-as no portfólio do escritório. Para tanto, estabeleça critérios de seleção, divulgando-os para todos, coletando os pré-projetos e realizando a priorização das iniciativas.

Padronize os processos

Processos, documentações e acordos de nível de serviço: todos esses pormenores devem ser tratados e padronizados para que você tenha fluxos fluidos, que agilizem o trabalho do seu PMO. É preciso garantir que sua equipe conhece plenamente o funcionamento do escritório de projetos para não surgirem entraves no percurso.

Distribua responsabilidades

Em times ágeis, não é sempre que um profissional fica na mesma posição. Afinal, como as equipes são formadas por pessoas com competências multidisciplinares, a possibilidade de se organizar várias formações estruturais é constante. Nesse sentido, é fundamental que cada membro do Scrum Team saiba o que é esperado dele, quais são suas responsabilidades e a que indicadores de desempenho individual deve ficar atento.

Mantenha o time enxuto

Deve-se tomar muito cuidado para não criar um setor de projetos ágeis inchado, com um número de profissionais além da necessidade. Para iniciativas complexas, considere convidar outros colaboradores para participar, mas sem integrá-los definitivamente ao PMO. Lembre-se de que quanto mais enxuto for seu escritório de projetos, mais ágil ele será, pois as decisões serão tomadas com mais rapidez.

Identifique indicadores de sucesso

Uma das maiores preocupações do escritório de projetos ágeis deve consistir em provar para a empresa os ganhos da adoção desse método de trabalho. Para isso, identifique quais indicadores de performance são estratégicos tanto para seu PMO como para a empresa, monitorando-os constantemente.

Implementar um escritório de projetos ágeis é uma grande decisão para qualquer negócio. Ao formar um time qualificado com uma estrutura flexível para gerir as diferentes demandas você garantirá a competitividade da sua empresa a longo prazo, gerando resultados cada vez mais proveitosos.

E aí, ficou ainda com alguma dúvida? Comente aqui e compartilhe seus questionamentos conosco! E se quiser aproveitar para conhecer quais são os principais métodos ágeis, consulte este artigo!

Um elemento de suma importância no desenvolvimento de projetos ágeis é o Product Backlog, uma lista de funcionalidades desejadas de um produto, ou seja, os requisitos que o cliente espera receber ao final do projeto. É no Product Backlog que o projeto começa.

Neste artigo veremos como fazer um Product Backlog a nível de negócio para cliente nenhum por defeito. Ficou interessado? Então continue lendo: 

 Antes de começar, vale lembrar que o Product Backlog é estruturado em itens, as chamadas histórias, que contém a descrição detalhada dos requisitos de cada solicitação a ser implementada. O Product Owner é a pessoa que escolhe os itens que irão compor o Product Backlog e a importância de cada um deles nas reuniões de planejamento dos Sprints. É de responsabilidade dele também fazer a ponte entre executivos e a equipe de desenvolvimento, em resumo, ele é o representante dos interesses dos stakeholders conectando vários setores dentro e fora da empresa.

Visão de Negócios

É vital que o Product Owner tenha uma visão de negócios, e que as estórias não sejam pautadas apenas por requisitos técnicos. Claro que essas informações são importantes, mas o foco deve ser a geração de valor que esse produto irá trazer quando pronto.

O Product Owner também filtra as demandas e impede que novos requisitos sejam levados a equipe de desenvolvimento durante os Sprints. Por isso que sua visão não pode estar afastada dos objetivos de negócio do cliente, pois dele depende o planejamento do projeto.

Conhecimento do Cliente

Como representante dos stakeholders, o Product Owner precisa conhecer muito bem as características e capacidades da equipe de desenvolvimento quanto os interesses de negócios e necessidades do cliente. Para que não haja ruído, o ele deve ter facilidade de acesso aos envolvidos no projeto.

Foco em resultados

Outra coisa que deve estar sempre em mente do Product Owner é a busca por aumentar o valor do produto, com o maior retorno sobre investimento possível, pois ele responde sobre isso. Esse colaborador reúne em si as capacidades de três funções: Analista de Requisitos, Consultor de Negócios e Gerente do Projeto.

Imparcialidade

O Product Owner deve ter não só acesso a todos os stakeholders, mas também facilidade em falar com qualquer um independente do seu nível hierárquico. Isso significa, que seu único objetivo deve ser gerar valor para o produto, e não agradar diretores ou evitar se indispor com a equipe de desenvolvimento. Outro fator que ajuda nessa imparcialidade, é que o Product Owner não seja um chefe ou gerente da equipe.

O que é achou do artigo? Ainda acha difícil manter a visão de negócios como prioridade em um gerenciamento de projetos ágil? Conte para a gente!

Uma das principais estrelas no mundo do gerenciamento de processos ágeis, além de ser uma metodologia que tem tudo para melhorar a produtividade da sua empresa através de uma maior organização, transparência no andamento e priorização de tarefas na execução de projetos. O poder do Kanban, que é uma metodologia Lean que prega a produção enxuta visando processos mais objetivos e eficientes.

Ao adotar esse método, a empresa passa a usufruir de processos mais ágeis e assertivos. Leia o post e aprenda sobre o poder do Kanban e mais detalhes de como ele pode beneficiar a sua gestão de projetos:

Como é o Kanban na prática?

Sua aplicação consiste no uso de cartões (ou post-its) para tornar visual o acompanhamento da execução das tarefas e andamento dos fluxos de produção. Por muitos anos, eram montados grandes quadros em que as tarefas eram divididas em “para fazer”, “em execução” e “finalizado” e conforme o andamento do projeto o post-it com uma determinada tarefa ou trabalho era colado na coluna correspondente ao seu estágio.

Com essa ferramenta, é possível compreender o fluxo de trabalho (workflow) e identificar gargalos e filas e atrasos no desenvolvimento. Além do tradicional quadro na parede, há diversos softwares que utilizam o modelo kanban para ajudar a organização da empresa, um deles é o Lean PB.

Impacto do Kanban na cultura da empresa

O uso do Kanban, seja como quadro ou em suas versões digitais, melhora a comunicação, a organização e a transparência na relação empresa e colaboradores. Por exemplo, quando se sabe as ações que estão sendo realizadas no momento e por quem, fica fácil identificar excesso de trabalho ou mesmo ócio de um colaborador. Quando vemos as tarefas que precisam ser executadas, assim que um colaborador se liberar de suas pendências ele pode já iniciar essa. E por fim, quando a equipe vê o número de tarefas já executadas isso traz uma sensação de completude, além da noção (para o time e para a empresa) do quanto o projeto já andou em direção à sua conclusão.

Isso impacta também os resultados obtidos pela empresa, com processos executados de forma mais ágil, a entrega do projeto para o cliente se dá com mais rapidez. Uma grande vantagem para ambas as partes.

Outro impacto que adotar o kanban traz é a redução do work in progress. Com menos itens em andamento, a equipe passa a ser mais objetiva e executa as tarefas com mais rapidez, uma vez que reduz o tempo gasto na troca entre atividades e na avaliação da prioridade das ações a serem realizadas.

Aprofundando seus conhecimentos em Kanban

No blog da Project Builder, já abordamos varias nuances do Kanban. Listamos esse material a seguir.
Aprenda mais sobre Kanban no novo template gratuito da Project Builder

É possível usar um Kanban para gerenciar projetos?

Kaizen, evolução contínua

Outro grande aliado na sua empresa na melhora da performance da sua empresa é Kaizen, uma estratégia que prega a melhora contínua de uma gestão. O poder do Kaizen busca principalmente localizar formas de melhorar o processo de produção e assim reduzir custos e o tempo gasto, o que representa um importante ganho de produtividade.

Uma das forças do Kaizen é dar poder à equipe para definir os programas de melhoria de performance. Isso cria um aumento de forma significativa o comprometimento dos colaboradores, na execução das atividades propostas e com a empresa.

O que achou do poder do Kanban e do Kaizen? Ficou com alguma dúvida ou quer acrescentar algo? Comente no nosso blog!

Tem-se falado muito sobre como os métodos ágeis podem gerar impactos pra lá de positivos nos resultados de uma empresa. E é a mais pura verdade. Eles realmente podem contribuir significativamente para as mais diferentes esferas, o que inclui aspectos como produtividade da equipe, qualidade dos serviços e produtos, satisfação e experiência dos clientes, entre outros igualmente impactantes.

Mas como será que isso acontece? O que diferencia os métodos ágeis das abordagens tradicionais? Pois é exatamente sobre isso que conversaremos no post de hoje. Pronto saber como a cultura ágil pode contribuir significativamente para os resultados da sua empresa? Então acompanhe:

Produtividade da equipe

Lembrando: Toda metodologia empregada no processo criativo que preveja a necessidade de flexibilidade e em que se aplique um certo nível de pragmatismo para a entrega do produto acabado é considerada ágil. Em desenvolvimento, empregar um método ágil significa manter o código simples, testar muitas vezes e entregar fatias funcionais antes de finalizar o projeto, de forma que, ao final, tudo saia conforme o planejado.

Quando a equipe trabalha na construção de um sistema, consegue testar e apresentar ao cliente pequenas peças, a fim de verificar sua assertividade. Isso torna tudo mais rápido e evita que se chegue a um produto final incapaz de atender às necessidades do usuário.

Aplicar métodos ágeis aos mais variados tipos de projetos oferece mais sensibilidade aos envolvidos para o atendimento das necessidades aferidas. E isso automaticamente ajuda a equipe se tornar mais produtiva, pois os colaboradores trabalham com prazos bem definidos e realistas para entregarem cada parte. Isso sem contar que esse esquema também proporciona tempo hábil para a correção de falhas ou incongruências que não ofereçam ao usuário uma boa experiência.

Qualidade dos serviços e produtos

Na perspectiva dos métodos ágeis, a qualidade dos serviços e produtos também é significativamente melhorada, pois há enormes avanços na comunicação, os testes são feitos com mais frequência e o envolvimento dos clientes ajuda na resolução de problemas e na assertividade acerca da geração de valor que tal funcionalidade vai trazer para o produto final.
Com os métodos ágeis põe-se fim à cultura de construir tudo antes de fazer testes, quando se ficava sem receber o feedback quando já poderia ser tarde demais. Com essa evolução, o que é construído tende a ter mais qualidade.

Satisfação dos clientes

Um dos grandes benefícios de se adotar os métodos ágeis é que os clientes não têm que esperar por um tempo muito longo quando para obter o produto desejado. Além disso, com esse sistema é quase certo que não haverá nenhuma discrepância do produto entregue em relação ao contratado. Quando o cliente recebe exatamente o que quer em menor tempo, é mais do que provável que sua experiência seja positiva, o que contribui para a reputação da marca e, consequentemente, para as vendas.

Nesse sentido, o próprio relacionamento com os clientes melhora, uma vez que eles são ouvidos durante todo o andamento do projeto, tendo a oportunidade de expor seus anseios e suas dúvidas assim que surgirem. Dessa forma eles se sentem efetivamente contribuindo para o desenvolvimento daquele produto ou serviço, o que faz toda a diferença tanto no resultado final como em sua percepção do trabalho.

Adaptabilidade do time

Métodos ágeis (veja aqui os principais do mercado) geram facilidade de adaptação a problemas e flexibilidade nas equipes, pois o tempo de resposta se torna mais curto, com os feedbacks devendo ser constantes. O gestor também consegue acompanhar tanto o desempenho da equipe como um todo como o trabalho de cada membro, tudo a partir das partes entregues do projeto. E isso também melhora seu relacionamento com os profissionais, ajudando-os a avançar cada vez mais. E o melhor de tudo é que, como você bem sabe, uma equipe bem afinada produz mais e gera menos custos à empresa. Neste e-book você encontra mais dicas para melhorar sua gestão de pessoal a fim de melhorar os resultados da empresa.

Comunicação interna e externa

Ao incentivar mais interatividade e troca de informações entre as equipes, a comunicação interna se torna mais apurada. E quando os clientes são consultados para fazer testes ou dar sua opinião sobre o andamento do projeto a comunicação externa também ganha. Com funções bem distribuídas e claras, bem como com uma boa visão de como está o andamento do projeto, possíveis mal-entendidos e desencontros de informações são evitados.

Metodologias ágeis são fundamentais principalmente quando se trata de equipes distintas, inclusive em locais diferentes, trabalhando juntas. Como o foco está em atender às necessidades do cliente final, os esforços para que todos trabalhem em uma única linha de pensamento colaboram — e muito! — para o sucesso do projeto, gerando assim uma cultura de comunicação que acaba por beneficiar a empresa como um todo.

Assertividade das decisões gerenciais

Do ponto de vista gerencial, uma cultura ágil permite que as tomadas de decisões sejam mais rápidas e eficientes, pois o gerente passa a ter um maior controle sobre todos os aspectos do projeto. Dessa forma, tudo é acompanhado em tempo real, com problemas e dificuldades encontrados sendo resolvidos durante o andamento do trabalho. Estamos falando de um processo contínuo de aprendizado e melhoria, que evita que somente ao final sejam detectados riscos e falhas, atrasando o andamento do projeto.

A cultura ágil causa uma verdadeira revolução dentro de uma empresa, afinal, quando todo mundo em um negócio sabe o que cada um faz fica muito mais fácil completar as tarefas de forma mais rápida. A aprendizagem constante também torna o negócio mais competitivo, as equipes mais motivadas e produtivas, e as decisões de gestão mais assertivas. E é claro que isso tudo é refletido na qualidade entregue e na experiência dos consumidores!

Para tanto, é preciso preparar todos os envolvidos para a mudança, uma vez que os impactos proporcionados por uma abordagem ágil devem ser bem geridos para não impactarem negativamente na percepção dos colaboradores. Assim, é preciso engajar os profissionais em uma nova mentalidade, convidando-os a saírem do convencional. Da mesma forma, é preciso mostrar aos usuários e clientes dos projetos que sua participação é importante e tem um objetivo maior: a entrega de um produto ou serviço de maior qualidade.

Percebeu como há benefícios tanto para o negócio como também para os colaboradores da empresa, para os parceiros e para os clientes? Então o que ainda está esperando para implementar essa mudança em sua empresa? Aproveite para aprender ainda mais com nosso e-book gerenciamento ágil de projetos com Scrum e PMBOK!

Existem vários tipos de projetos, alguns mais simples e outros tão complexos que definitivamente não podem ir adiante sem um mínimo de ajuda. De fato, não adianta contar com as ferramentas se você não sabe por onde começar um projeto e o planejamento de tudo isso, não é mesmo?

Neste artigo vamos tratar sobre como começar um projeto. Quais devem ser os recursos, os prazos e as pessoas envolvidas? Como organizar, da concepção ao monitoramento, de forma a ter segurança para tomar decisões e flexibilidade para gerenciar o projeto e entregar valor para o cliente? Sem esses dados em mãos pode ser melhor até ficar parado do que caminhar para ter que refazer depois.

É claro que cada gerente de projetos tem sua própria metodologia de trabalho, mas isso não nos impede de dar os passos básicos para que você possa começar um projeto da forma mais tranquila e eficaz possível. Certamente, ao longo do tempo, você refinará essa checklist e encontrará sua própria maneira de fazer as coisas acontecerem. Por enquanto, melhor ter uma noção do essencial. Então anote aí:

Comece por uma boa pesquisa

Quando a ideia de um projeto surge, tem-se uma visão segmentada do valor que ele efetivamente pode gerar, de quais são seus riscos e se ele é realmente viável ou não, certo? Para desenvolver uma compreensão completa de cada caso, o segredo está na pesquisa. Vá em busca de informações sobre o mercado, os concorrentes e as inovações do momento. Identifique quais são as oportunidades de negócio que esse projeto pode trazer, que barreiras que você vai enfrentar e como superá-las, munindo-se com o máximo de informações possível. Não esqueça de registrar corretamente esses dados.
Outra dica importante é pesquisar internamente. Que projetos parecidos já foram executados? E desse cliente, esse será o 1º? Se não, quais foram os outros e o que foi alcançado?

Corra atrás de conhecimento

Tendo pesquisado bastante para começar seu projeto, chegou a hora de trocar conhecimento com outras pessoas. Boas formas de aprofundar essa pesquisa é buscar a opinião de profissionais que já tenham desenvolvido o mesmo tipo de projeto, visitar fóruns e comunidades on-line, acompanhar grandes nomes da área por meio de livros, artigos e cases de sucesso, por exemplo. Crie grupos focais para debater o assunto e se cerque de profissionais que possam oferecer o suporte necessário em momentos de dúvida. Vá em busca de experiências semelhantes e aprenda o máximo possível com elas!

Use a experiência a seu favor

Se você já desenvolveu projetos no mesmo segmento de mercado ou participou de equipes que trabalharam em iniciativas semelhantes, use essa sua experiência para definir por onde começar. Em suas empreitadas anteriores, o que deu certo e o que deu errado? Como você e sua equipe agiram em relação ao planejamento? Você tem algum registro das lições aprendidas? Revisite-as, afinal, você pode não se lembrar de todos os detalhes!

Defina seus objetivos com clareza

No que consiste seu projeto? Por que ele é importante para a empresa? Que tipo de resultados ele deve trazer com sua conclusão? Ter objetivos bem definidos é fundamental para o desenvolvimento de um projeto de sucesso! Quando você sabe onde está e onde pretende chegar, pode traçar o percurso com mais facilidade, avaliando os riscos e as oportunidades, a fim de estruturar o plano do projeto com a segurança e a flexibilidade necessárias.

Para não deixar nenhum fio solto, crie uma declaração de escopo, ou seja, um documento que defina exatamente o que será desenvolvido, detalhando todos os recursos necessários, assim como as premissas e restrições do projeto.

Reúna o time certo

Com a ideia geral bem estruturada e os objetivos traçados, vá em busca do time certo para desenvolver o projeto. Nessa hora, deixe as afinidades pessoais de lado e avalie quem está melhor preparado para levar os trabalhos adiante. Determine quais são as competências necessárias, quem trabalha melhor em equipe e que tipo de tarefa cada pessoa vai desempenhar para colocar a pessoa certa na função adequada.

Lembre-se: mais importante do que ter um time de gênios é ter um time de profissionais alocados onde se sentem confortáveis para colocarem suas competências em prática. Vale ressaltar que o time certo também precisa do líder certo para funcionar em sinergia! Portanto, promova um ambiente de interação contínua e nunca deixe de motivar as pessoas que trabalham com você!

Distribua e comunique papéis

Pessoas certas nos lugares certos também presumem distribuição adequada de papéis e responsabilidades, viu? Afinal de contas, se seu time não sabe o que é esperado dele, é bem possível que algo saia dos trilhos. Sendo assim, antes de efetivamente começar um projeto, defina o que será responsabilidade de cada um, registrando esse compromisso com o estabelecimento de metas individuais e mantendo todos cientes das inter-relações de atividades, para que um não impacte negativamente no trabalho do outro.

Converse com todos os stakeholders

Começar um projeto sem ter uma boa conversa com todos os stakeholders nunca é uma boa ideia. Pense bem: você precisa saber quais são as expectativas de cada público e como cada um impacta, positiva ou negativamente, no projeto. Só assim poderá gerenciá-los com qualidade. Então alinhe os objetivos e os resultados do projeto com cada stakeholder, ouvindo-os com atenção e procure envolvê-los na iniciativa.

Nessa etapa, destaque os benefícios que o projeto trará e como esses públicos serão impactados, além de criar um fluxo de comunicação que os mantenha informados sobre o andamento dos trabalhos. Só não descuide desse relacionamento, pois é ele que garantirá o sucesso para todos!

Estabeleça um fluxo de comunicação

O que informar, quando e para quem? Essas são algumas das perguntas que você deve se fazer ao estabelecer um fluxo comunicacional para o projeto. Além disso, defina os canais a serem utilizados na comunicação, visando controlar com eficiência todo o fluxo de informações com os stakeholders. Compartilhe um protocolo de comunicação com a equipe e deixe todos cientes a respeito de como os dados serão tratados ao longo do projeto. Níveis de acesso às informações também devem ser estabelecidos, a fim de garantir o sigilo de dados estratégicos.

Crie a carta do projeto como guia

Por fim, crie o project charter — ou a carta do projeto —, documento que será a diretriz para todas as suas ações a partir do início dos trabalhos. Nele constarão o escopo, o cronograma, os recursos, o orçamento, as premissas e as restrições. Aproveite o know-how da sua equipe para construir um guia realmente confiável, compartilhando as informações e deixando que os demais deem sugestões. É claro que não se trata de um documento inflexível, mas procure mantê-lo atualizado, sempre registrando o porquê de cada mudança, para não perder de vista seu objetivo final.

Outra forma de desenvolver uma carta do projeto é usando um software de gerenciamento de projeto, que além de oferecer controle sobre os itens já citados deste documento, oferece também gerenciamento de pessoal, relatórios diversos e muito mais!

E você, por acaso já possui uma forma para começar um projeto? Que pontos desse seu método batem com a nossa checklist? Deixe seu comentário e compartilhe suas dicas conosco! Aproveite para conferir este post com 12 passos para planejar um projeto e este outro post sobre qual metodologia adotar: ágil ou tradicional.

Se você é um profissional da área de gestão de projetos, possivelmente trabalha sob os princípios do Manifesto Ágil, ou, pelo menos, já ouviu falar sobre esse documento.

Mas, será que você realmente sabe o que é o Manifesto Ágil e a partir de qual demanda essa proposta surgiu? E, ainda: já se perguntou como cada um dos princípios afetam o desenvolvimento do projeto de forma prática?

Se respondeu não para algum dos pontos acima, o artigo de hoje é para você! Que tal conhecer um pouco mais sobre o importante documento que é o Manifesto Ágil para aplicá-lo de forma mais consciente? Continue a leitura e confira!

A história do surgimento do Manifesto Ágil

Em meados dos anos 2000, um grupo de pessoas influentes da comunidade do Extreme Programming se reuniu para discutir diversos pontos que envolvem o processo de desenvolvimento de software com XP (Extreme Programming).

Nessa reunião, foram levantadas questões como os efeitos da burocratização do processo e o excesso de formalização com documentações presentes no Extreme Programming.

Naturalmente, então, inseriu-se no debate os benefícios de novos métodos que eram contrários a essa formalização exagerada, os chamados métodos leves (Lightweight Methods).

O resultado foi que os presentes perceberam que havia um espaço comum entre os dois métodos, que deveria ser observado mais de perto.

Assim, um dos integrantes do grupo — Robert Cecil Martin, conhecido como Tio Bob — resolveu convidar os interessados para uma segunda reunião e, assim, se aproximar desse espaço comum.

Ocorrida no estado americano de Utah, nos dias 11 a 13 de fevereiro de 2001, essa segunda reunião se tornou um marco para os profissionais da área de gestão de projetos, e contou com a presença de 17 pessoas muito influentes nesse setor.

No decorrer do debate, foi verificado um consenso sobre os fatores importantes no desenvolvimento de software e, assim, todos decidiram que valia a pena registrar tais questões em um documento.

Aqui, aliás, vale lembrar que essa não era a intenção inicial dos presentes, mas se tornou inevitável quando eles perceberam que estavam lidando com algo grande, e que deveria ser tratado como tal.

Assim, ali mesmo, eles elaboraram um documento que se tornou um divisor de águas para o setor:

o Manifesto para o Desenvolvimento Ágil de Software, mais conhecido como Manifesto Ágil ou Agile.

Esse documento, que reúne um conjunto de valores e princípios, teve como principal objetivo nortear as ações das equipes ágeis, mantendo-as focadas no que realmente agrega valor tanto para o projeto quanto para o cliente.

Baseado em 12 princípios, ele se tornou uma espécie de guia que orienta as ações, as escolhas de métodos e ferramentas dos times ágeis de projetos, maximizando os resultados. Foi uma verdadeira revolução!

Para ter uma real dimensão do impacto e do peso do Manifesto, basta pensar que além de Robert Cecil Martin, nomes como Jeff Sutherland e Ken Schwaber — fundadores do Scrum — estavam entre os dezessete signatários.

Também estavam presentes nessa reunião: Jim Highsmith, Kent Beck, Arie van Bennekum, Alistair Cockburn, Mike Beedle, Martin Fowler, James Grenning, Andrew Hunt, Ron Jeffries, Jon Kern, Robert C. Martin, Steve Mellor, Ward Cunningham, Brian Marick, Ken Schwaber, Jeff Sutherland e Dave Thomas.

Os quatro valores do Manifesto Ágil

Um ponto que merece destaque sobre o Manifesto para o Desenvolvimento Ágil de software é que ele se firmou sobre quatro valores, e doze princípios.

O objetivo desses fundamentos era mostrar para os profissionais do setor quais eram os fatores valorizados por essas pessoas presentes na reunião, ajudando outros profissionais a fazer o mesmo.

Assim, definiram como mais importante a se valorizar:

— Indivíduos e a interação entre eles, mais que processos e ferramentas;
— Software em funcionamento, mais que documentação abrangente;
— Colaboração com o cliente, mais que negociação de contratos;
— Responder a mudanças, mais que

Na prática, esses valores informam que os profissionais devem saber da importância dos itens à direita, mas que os itens à esquerda possuem maior peso para o processo. Ou seja, eles creditam mais valor ao produto e ao processo.

Os doze princípios do Manifesto Ágil

Além dos quatro valores instituídos, firmou-se ainda um conjunto de abordagens de desenvolvimento de softwares que pode ser apresentado por meio de 12 princípios. A saber:

PRINCÍPIO 1: valor

“A maior prioridade está em satisfazer o cliente por meio da entrega adiantada e contínua de software de valor.”

O principal objetivo das equipes ágeis não é entregar um produto final, segundo determinados requisitos, mas entregar valor para o cliente. Ou seja, entregar uma solução que traga os melhores resultados.

Na prática, isso implica na priorização da felicidade do cliente, de sua satisfação. E essa nova forma de ver representou uma quebra de paradigma para o setor, pois passou a ser mais importante desenvolver um crescimento orgânico do software.

Trocando em miúdos, o desenvolvimento passou a ser incremental, a partir das necessidades observadas do dia a dia, não mais apenas do briefing inicial. Esse princípio lembra a máxima do marketing: entender para atender.

O próximo princípio trará mais detalhes sobre sua prática.

PRINCÍPIO 2: flexibilidade

Processos ágeis se adéquam a mudanças, para que o cliente possa tirar vantagens competitivas, aceitando alterações de requisitos mesmo no fim do desenvolvimento.
Perceba como os princípios estão interligados. Quando o primeiro princípio abre espaço para a satisfação do cliente, ele já abarca o segundo, que é ter um projeto flexível e passível de alterações.

Em um mercado cada vez mais competitivo e complexo, é preciso desenvolver projetos de maneira flexível, para que possam sofrer alterações de acordo com o contexto em que a empresa está inserida e com suas necessidades, que podem mudar durante o desenvolvimento.

Isso é, para satisfazer plenamente ao cliente, é necessário que o gestor do projeto tenha em mente que, se for necessário, ele terá que fazer alterações, inclusões, exclusões etc.

Mas essa flexibilidade somente será aplicável se o projeto tiver uma frequência de entrega, como veremos a seguir.

PRINCÍPIO 3: frequência

“Entregar o software em funcionamento com frequência, seja na escala de semanas ou meses, dando preferência a períodos mais curtos.”

Novamente, há o entrecruzamento, para que o projeto seja flexível e tenha como prioridade a satisfação do cliente — na prática, ele deverá ser entregue por partes. Cada etapa estará sujeita a validação e, por consequência, o produto final terá maior valor para o cliente.

Lembra quando falamos de um processo de desenvolvimento incremental? É isso! A cada sprint concluída, o time do projeto deve entregar uma funcionalidade ao cliente, com total capacidade para ser utilizada desde o primeiro momento.

Isso ajuda desde a percepção de valor até a testes e integrações com outros componentes do projeto.

Princípio 4: união

“Tanto pessoas relacionadas a negócios como desenvolvedores devem trabalhar em conjunto, diariamente, durante todo o curso do projeto”.

O envolvimento da gestão da empresa é fundamental para que os projetos sejam desenvolvidos de acordo com as expectativas do cliente. Essa colaboração é o que permite personalizar a solução e validá-la a cada sprint concluída.

Não é à toa que um dos papéis mais importante de um time ágil é do Product Owner, profissional responsável por ser um representante do cliente durante todo o processo de desenvolvimento. Quer saber mais sobre as atribuições deste personagem? Aproveite este artigo e conheça como se divide um time de Scrum.

Princípio 5: motivação

“Para construir projetos ao redor de indivíduos motivados, é preciso dar a eles o ambiente e o suporte necessários, confiando que farão seu trabalho”.

É fundamental que a equipe do projeto esteja motivada a desempenhar seu papel e tenha um ambiente adequado para desenvolver suas atividades, com suporte tanto na orientação das atividades quanto na adequação das metodologias ágeis.

Inclusive, se você leu este artigo sobre a divisão do time de Scrum, conseguiu identificar a figura do Scrum Master nesse princípio, certo?

Ainda, é importante que os gestores do projeto tenham em mente que as ações para que esse princípio seja posto em prática são de duas frentes, igualmente importantes: manter a equipe motivada e subsidiar a equipe com o suporte necessário.

Princípio 6: comunicação

“O método mais eficiente de transmitir informações tanto externas como internas para um time de desenvolvimento é por meio de uma conversa cara a cara.”

Se você voltar às demandas que iniciaram o surgimento do manifesto, perceberá que a burocratização era um desses pontos. Entretanto, é preciso ter em mente que o manifesto não quis excluir todas as formas de comunicação, mas sim otimizá-las.

Isso é, identificou-se que era preciso cortar o exagero de documentação que engessava e atrasava o processo.

Enfim, reuniões de planejamento de Sprint são fundamentais, sim, e fazem parte dos princípios do manifesto. Afinal, o registro de atividades não é tão eficaz quanto uma reunião da equipe do projeto para alinhar objetivos, trocar conhecimentos e planejar as próximas ações.

Princípio 7: funcionalidade

“Um software funcional é a medida primária de progresso”

A evolução de um projeto desenvolvido a partir de métodos ágeis é estimado pela entrega de um software funcional e não pela conclusão de atividades.

Agora, resgate os primeiros princípios apresentados neste artigo: viu como a funcionalidade é o resultado para a união dos três primeiros, valor, flexibilidade e frequência?

Assim, no ato do fazer — no caso desenvolver softwares — os princípios se imbricam. E isso ocorre porque o manifesto é fruto da observação do ato de fazer e da escolha das suas melhores maneiras.

Princípio 8: sustentabilidade

“Processos ágeis promovem um ambiente sustentável, com patrocinadores, desenvolvedores e usuários sendo capazes de manter passos constantes.”

Deve-se construir o ambiente ideal para o desenvolvimento de projetos, com planejamento por iterações e envolvimento de todos os afetados pelo trabalho. Esse processo deve ser contínuo, e todos devem estar disponíveis para acompanhá-lo e dar o devido suporte.

O mais importante nesse tópico é se atentar para construir algo com os recursos atuais, sem esgotá-los e multiplicando-os para usos futuros.

Princípio 9: revisão

“A contínua atenção à excelência técnica e ao bom design aumenta a agilidade.”

A revisão constante dos requisitos técnicos como também do design permitem a entrega de uma solução realmente alinhada aos objetivos de negócio do cliente, dispensando grandes mudanças no momento da entrega final.

Princípio 10: simplicidade

“Simplicidade é a arte de maximizar a quantidade de trabalho que não precisou ser feito”.

Menos é mais! Como os métodos ágeis dispensam boa parte de registros e outros documentos que comprometem o tempo da equipe, o trabalho se torna mais simples de ser executado. Sendo, portanto, concluído em menos tempo. Assim se garante o time to market do cliente.

Princípio 11: organização

“As melhores arquiteturas, os requisitos e os designs emergem de times auto organizáveis.“

Times ágeis são compostos por profissionais com a capacidade de se organizarem por si mesmos. Ou seja, de dividirem as tarefas e responsabilidades entre eles, sem que um gerente de projetos tenha que interferir.

Princípio 12: autoavaliação

“Em intervalos regulares, o time reflete em como ficar mais efetivo, então, se ajustam e otimizam seu comportamento de acordo.”

Na prática, esse princípio consiste na revisão do trabalho realizada que, ao final de cada sprint, permite que a própria equipe avalie sua performance e descubra formas mais interessantes de trabalhar e agilizar todo o processo.

A continuidade do Manifesto Ágil

Por fim, o manifesto representou um grito de liberdade de práticas que atravancam o processo.

No momento, era sabido que, embora dificilmente a essência (valores e princípios) mudasse, era necessário ter uma organização que prezasse por seu contínuo aperfeiçoamento e que o representasse.

Assim, com esse propósito, no final do mesmo ano (2001), surgiu a Agile Alliance. A organização sem fins lucrativos se tornou responsável por compartilhar esse conhecimento e promover debates sobre os diversos métodos ágeis existentes no mundo.

A discussão, bem como a própria organização, são fundamentais, pois o Agile é como um guarda-chuva, que abarca vários métodos que se assentam sobre seus princípios e valores.

Assim, essa contínua discussão ajuda a criar um norte para que os desenvolvedores de softwares saibam escolher os melhores métodos ou ferramentas.

E você, já desenvolve essas práticas na sua empresa? Como vem percebendo os resultados? Se gostou desse artigo, aproveite para compartilhá-lo em suas redes sociais!