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Como implementar um escritório de projetos ágeis em sua empresa

Os métodos ágeis surgiram da necessidade de se gerenciar projetos em ambientes de extrema incerteza, como no segmento de tecnologia, em que a inovação é constante. E a verdade é que o modelo deu tão certo que hoje cerca de 94% das empresas trabalham com projetos ágeis, de acordo com a State of Agile Development Survey de 2015.

Na prática, o uso dos métodos ágeis como forma de melhorar a performance do time, flexibilizar a gestão da mudança e satisfazer o cliente também acabou criando a necessidade de se ter um Project Management Office (PMO) especializado nas empresas. Mas como implementar um escritório de projetos ágeis? Qual é a estrutura desse setor e as vantagens de adotá-lo na sua organização? É o que você vai descobrir agora:

Em que consistem os métodos ágeis?

Os métodos ágeis consistem em uma forma de gestão de projetos baseada no planejamento e na execução iterativos e incrementais, isto é, segmentando os trabalhos em atividades menores, consequentemente mais fáceis de gerenciar e controlar. Durante o desenvolvimento, cada etapa concluída corresponde a uma solução útil e funcional, que pode ser imediatamente utilizada pelo cliente. Por essa razão, desde o momento da concepção do projeto, é preciso priorizar atividades, garantindo assim que as funcionalidades que geram maior valor para o negócio serão concluídas antes.

Por que investir nessa metodologia?

Os benefícios da adoção de métodos ágeis para qualquer empresa são inúmeros, estendendo-se do planejamento à entrega do produto final. Veja só:

• Escopo bem definido e objetivos claros para toda a equipe;
• Equipes autogerenciáveis, que dispensam supervisão constante;
• Comunicação alinhada e constante com todos os stakeholders;
• Melhoria contínua da solução por meio da execução iterativa e incremental;
• Flexibilidade para mudanças em qualquer fase do projeto;
• Entregas rápidas para o cliente, aumentando o grau de confiança no trabalho;
• Gestão de riscos facilitada pela segmentação das atividades;
• Adequação do orçamento;
• Maximização do ROI.

Por onde começar seu escritório de projetos ágeis?

Se a primeira providência que vem à sua mente ao falarmos na implementação de um escritório de projetos ágeis diz respeito ao espaço físico e à infraestrutura necessários, talvez seja preciso mudar um pouquinho seu ponto de vista. Na realidade, o primeiro passo para se ter um escritório de projetos ágeis na empresa é reunir uma boa equipe.
Esse time deve ser composto por profissionais especializados, devidamente familiarizados com métodos ágeis e comprometidos em gerar resultados para a organização. Então saiba desde já que, por mais que você tenha excelentes profissionais na equipe hoje em dia, se eles não estiverem engajados, de nada adiantarão. Quer saber quem exatamente forma o time do escritório de projetos ágeis?

Project Manager Officer (PMO)

É comum pensarmos no PMO como um gerente de projetos tradicional, que monitora, controla e ordena. Contudo, para que seu escritório de projetos trabalhe alinhado às melhores práticas Agile, seu PMO deve assumir uma postura consultiva. Pense bem: se você tem uma equipe autogerenciável, não precisa de ninguém dando ordens ou dizendo o que as pessoas devem fazer, certo? Precisa, na verdade, de alguém que facilite o trabalho dos colaboradores, que oriente e esteja sempre pronto a ajudar.

Product Owner
Product Owner (PO) é o responsável por definir o desmembramento do projeto em atividades menores, ordenando-as por prioridade. Esse senso de prioridade, por sua vez, é estabelecido de acordo com as necessidades da empresa em relação à geração de valor e de receita. Assim, um bom PO é aquele que conhece o negócio, está atento ao mercado e sabe exatamente como agregar valor para a organização, aumentando sua competitividade.

Scrum Master
Scrum Master atua como um orientador da equipe, garantindo que ela esteja alinhada e trabalhando segundo as melhores práticas de métodos ágeis. É esse profissional quem dá suporte técnico e emocional aos colaboradores, ensinando, mediando conflitos e os motivando ao longo do desenvolvimento do projeto.

Scrum Team
Scrum Team é como se chama a equipe do projeto, composta por diversos profissionais com habilidades complementares, capazes de coordenar sozinhos o trabalho. É o próprio Scrum Team que define a distribuição das tarefas, os prazos dentro de cada sprint e a melhor forma de desenvolver as funcionalidades. Tudo bem, a equipe está formada. Mas e agora?

Como organizar a estrutura do seu PMO?

Com o time reunido, é hora de pensar nos processos, na estrutura, nas normas e condutas que irão reger seu escritório de projetos ágeis. Confira:

Estruture seu portfólio

Toda empresa tem diversas iniciativas que podem ser transformadas em projetos, cabendo ao PMO selecionar aquelas que estão alinhadas aos objetivos estratégicos do negócio, inserindo-as no portfólio do escritório. Para tanto, estabeleça critérios de seleção, divulgando-os para todos, coletando os pré-projetos e realizando a priorização das iniciativas.

Padronize os processos

Processos, documentações e acordos de nível de serviço: todos esses pormenores devem ser tratados e padronizados para que você tenha fluxos fluidos, que agilizem o trabalho do seu PMO. É preciso garantir que sua equipe conhece plenamente o funcionamento do escritório de projetos para não surgirem entraves no percurso.

Distribua responsabilidades

Em times ágeis, não é sempre que um profissional fica na mesma posição. Afinal, como as equipes são formadas por pessoas com competências multidisciplinares, a possibilidade de se organizar várias formações estruturais é constante. Nesse sentido, é fundamental que cada membro do Scrum Team saiba o que é esperado dele, quais são suas responsabilidades e a que indicadores de desempenho individual deve ficar atento.

Mantenha o time enxuto

Deve-se tomar muito cuidado para não criar um setor de projetos ágeis inchado, com um número de profissionais além da necessidade. Para iniciativas complexas, considere convidar outros colaboradores para participar, mas sem integrá-los definitivamente ao PMO. Lembre-se de que quanto mais enxuto for seu escritório de projetos, mais ágil ele será, pois as decisões serão tomadas com mais rapidez.

Identifique indicadores de sucesso

Uma das maiores preocupações do escritório de projetos ágeis deve consistir em provar para a empresa os ganhos da adoção desse método de trabalho. Para isso, identifique quais indicadores de performance são estratégicos tanto para seu PMO como para a empresa, monitorando-os constantemente.

Implementar um escritório de projetos ágeis é uma grande decisão para qualquer negócio. Ao formar um time qualificado com uma estrutura flexível para gerir as diferentes demandas você garantirá a competitividade da sua empresa a longo prazo, gerando resultados cada vez mais proveitosos.

E aí, ficou ainda com alguma dúvida? Comente aqui e compartilhe seus questionamentos conosco! E se quiser aproveitar para conhecer quais são os principais métodos ágeis, consulte este artigo!

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