Gerenciar projetos com excelência é uma necessidade que se apresenta cada dia mais urgente nas empresas, uma vez que trabalhos bem executados trazem como consequência natural retorno financeiro, credibilidade e competitividade. Contudo, o que se vê atualmente é que as empresas têm grandes dificuldades em controlar seus projetos com primazia e praticar o retorno sobre o investimento, o que impacta diretamente nos esforços investidos, assim como nos resultados, que acabam se mostrando muito aquém do esperado.

A dificuldade em mensurar o retorno sobre o investimento e outros indicadores de performance que demonstrem os ganhos reais da empresa a cada projeto concluído também são alguns dos desafios a serem superados, o que torna ainda mais importante a presença de um Project Management Office (PMO) na empresa. Quer saber por que exatamente sua empresa precisa de um PMO e como essa iniciativa pode garantir a sustentabilidade do seu negócio? Então confira agora mesmo nosso post de hoje:

O que o PMO pode fazer por sua empresa

Um PMO — também conhecido como escritório de projetos — é uma iniciativa da empresa que tem o intuito de instituir regras, procedimentos e melhores práticas para uma gestão de projetos mais eficiente. Considerado como um setor ou um departamento que concentra todos os esforços e os recursos físicos e pessoais envolvidos nos projetos da empresa, seu objetivo é melhorar o desempenho e atingir as metas do negócio com mais eficácia.

Sendo um setor estratégico na organização, o PMO deve ter certa autonomia para gerenciar projetos, programas e portfólios da empresa, a fim de gerar mais valor para o negócio a partir da priorização de iniciativas, da otimização dos recursos e da maximização dos esforços. Mas como ele faz isso?

Padronização processual

A primeira responsabilidade do PMO é padronizar processos, estratégias e ações que envolvam os trabalhos da empresa, visando implementar uma metodologia única de desenvolvimento de projetos, o que consequentemente permite um maior controle. Com um comando centralizado e alinhado à estratégia da empresa, o PMO passa então a otimizar os recursos utilizados, bem como a priorizar os projetos que apresentam maior potencial de retorno, elevando o valor agregado ao negócio.

Posicionamento consultivo

Mas o PMO não funciona apenas como um regulador, tendo também um posicionamento consultivo dentro da organização, o que o coloca como peça-chave para o sucesso dos projetos desenvolvidos. Além de coordenar a execução dos projetos, ele também orienta as equipes a respeito da metodologia a ser adotada, concomitantemente desenvolvendo uma cultura voltada a resultados e contribuindo para o aumento da produtividade, já que trabalha focado em metas e objetivos de negócio.

Treinamentos internos

Além de tudo isso, o PMO ainda conta com profissionais experientes que promovem treinamentos internos para elevar a qualidade dos projetos executados e potencializar o know-how da empresa por meio da capacitação de seus funcionários. Essas capacitações podem ser tanto técnicas quanto comportamentais, funcionando como um mentoring para o desenvolvimento de novos talentos, já que a demanda por profissionais qualificados em gerenciamento de projetos aumenta gradativamente, enquanto a oferta de profissionais não acompanha essa evolução no mesmo ritmo.

Os resultados esperados após sua implementação

A implementação de um PMO sempre causa um certo desconforto na empresa pela simples mudança de hábitos, mas a verdade é que, ao longo do tempo, não há quem não perceba suas vantagens e seus benefícios. Vamos ver o que essa iniciativa pode trazer de melhor para sua empresa?

Aumento do nível operacional

A padronização de procedimentos eleva o nível operacional dos funcionários na medida em que muitos desses processos passam, então, a ser automatizados e controlados a partir de ferramentas de gestão que facilitam a análise e o armazenamento de dados, otimizando o trabalho e minimizando possíveis erros.

Elevação da produtividade

Com o suporte tecnológico adequado e o acompanhamento necessário, as equipes passam a ter mais tempo para pensar no planejamento das próximas fases e se atentarem para detalhes que exijam maiores preocupações, o que aumenta a produtividade e a qualidade dos serviços prestados durante a execução de qualquer que seja o projeto.

Melhoria na comunicação

A comunicação é fator determinante para o sucesso de um projeto, já que é por meio do compartilhamento de dados e informações que as pessoas conseguem desempenhar suas obrigações de acordo com o esperado. Nesse sentido, o PMO contribui para uniformizar a comunicação e instituir canais abertos e compartilhados de comunicação, facilitando seu trânsito e acelerando a tomada de decisão.

Redução de riscos e falhas

Com um acompanhamento sistemático dos projetos, é possível detectar riscos com mais facilidade, reduzindo as incidências de falhas e atrasos e, assim, garantindo um desempenho ótimo dos projetos ao longo da execução. Com menos riscos e falhas, a qualidade fica garantida e a satisfação do cliente também. Assim todo mundo sai ganhando!

Avanço na satisfação dos clientes

Com a implementação de um PMO também é instaurado um alinhamento estratégico que permite conduzir os projetos de acordo com as necessidades de mercado da empresa, garantindo a maximização dos resultados e, por fim, a satisfação dos clientes com relação ao aumento do valor do negócio ao longo do tempo.

Redução significativa de custos

A redução de custos é outro benefício evidenciado com a implementação de um PMO na empresa, já que as equipes se tornam mais produtivas e integradas, coordenando esforços de maneira a otimizar o tempo e os recursos empregados em cada projeto.

Maximização do ROI

O retorno sobre o investimento é uma das métricas mais importantes quando se fala em projetos, mas é também o que nem sempre as empresas conseguem mensurar adequadamente sem o auxílio de uma metodologia de gestão eficaz. Nesse sentido, ao implantar um PMO na empresa é possível estipular com maior precisão os recursos a serem empregados para a execução do projeto, bem como seu ROI, a partir de uma análise detalhada da viabilidade do empreendimento e de seus desdobramentos durante e após a conclusão.

Contar com um PMO na empresa não apenas centraliza os projetos sob uma única gestão, mas faz com que se olhe para os trabalhos desenvolvidos ali como os motores que impulsionam os negócios para um crescimento sustentável e lucrativo para todas as partes interessadas. Não parece promissor?

Agora que você já sabe quase tudo sobre o PMO, comente aqui e nos conte o que achou deste post! Que tal compartilhá-lo com o restante da sua equipe ou com o CEO da sua empresa?

Visite nossa página de PMO: https://www.projectbuilder.com.br/software-pmo/

Se você é desses funcionários que a todo momento vislumbra oportunidades de melhoria no ambiente de trabalho e quer apresentar um projeto atrás do outro para o PMO da empresa, mas não tem muita certeza de como fazer isso, está lendo o post certo. Hoje vamos dar algumas dicas pra lá de valiosas sobre como defender a aprovação do seu projeto junto ao PMO e, de quebra, mostrar que você tem potencial para muito mais. Pronto para garantir muitas aprovações daqui pra frente? Então confira:

Identifique as prioridades estratégicas da empresa

Para que seu projeto seja aceito pelo PMO, ele deve, antes de mais nada, estar alinhado aos objetivos estratégicos da empresa, ou seja, precisa contribuir de alguma maneira para que a organização atinja os resultados de negócio propostos. Mas como conhecer essas prioridades estratégicas?

Para começar a trilhar o caminho certo, avalie a missão e a visão da empresa, pesquise quais são os projetos em andamento, converse com outras pessoas e se mantenha informado sobre as conquistas que a empresa alcançou nos últimos tempos. Conversar abertamente com um CEO para avaliar a aceitação do projeto também é uma forma de verificar se você está nos trilhos para obter a aprovação do seu projeto ou se é preciso conhecer melhor os objetivos que a empresa vem traçando para o futuro.

Depois de ter bem claros os objetivos estratégicos da empresa, alinhe o escopo do seu projeto para que ele contribua efetivamente com um ou mais desses objetivos, sempre focando em resultados tangíveis e mensuráveis.

Descubra os principais stakeholders com antecedência

Seu projeto vai beneficiar a empresa como um todo ou apenas um setor? Quem são as pessoas que podem interferir positiva ou negativamente na aprovação do seu projeto? Onde você pode buscar apoio para validar sua ideia? O foco agora está nos stakeholders! Mas quem exatamente são eles?

Os stakeholders são os públicos prioritários do seu projeto: pessoas que podem estar interessadas em desenvolver a ideia, pessoas que podem ser contra a implantação do seu projeto e pessoas que são impactadas diretamente por ele. Por essa razão, é preciso saber exatamente com quem falar, que argumentos utilizar e como se preparar para convencer esses públicos de que o seu projeto é realmente valioso para a empresa.

Se você ainda não conhece todos os stakeholders, trate de fazer uma pesquisa prévia para entender qual é o perfil de cada uma dessas pessoas, como elas agem, o que valorizam, como pensam e o de que tipo de informação precisam para se convencer de que o seu projeto realmente tem muito a contribuir para o todo.

Um gerente financeiro certamente vai querer saber sobre o investimento a ser feito, o ROI, a viabilidade do projeto e sua rentabilidade, por exemplo. Já um gerente de marketing vai querer entender como aproveitar esse projeto para fortalecer a imagem da empresa, expandir o mercado e gerar mais vendas. Entendeu a linha de raciocínio? É preciso direcionar!

Faça um roadshow antes da reunião

A verdade é que sua apresentação final deve servir apenas para validar ideias que já foram semeadas. Portanto, antes da reunião de aprovação em si, faça um roadshow, apresentando os principais benefícios e as grandes vantagens do seu projeto para cada stakeholder identificado na etapa anterior.

Lembre-se de que não adianta falar de aumento de vendas para o departamento de RH ou de maior produtividade para o time de marketing, ok? Seja assertivo com cada stakeholder, apresentando que tipo de resultado poderá ser notado em seu setor. Acima de tudo, atrele as metas do seu projeto a resultados financeiros, como aumento de vendas, aumento do ticket médio, retorno sobre o investimento e outras métricas que revelem que a proposta é rentável — afinal, o objetivo maior da empresa é sempre gerar lucros.

Quanto mais informações você puder apresentar, mais fácil será conquistar aliados para defenderem seu projeto durante a aprovação. O que consequentemente resulta em menos tempo de dedicação para convencer o PMO de que seu projeto deve, sim, ser desenvolvido.

Crie uma apresentação matadora

A forma como você apresenta seu projeto pode ajudar — e muito! — a conquistar a confiança dos seus stakeholders. Se você prepara um simples PowerPoint com texto, não gera impacto algum e ainda pode tornar a reunião de aprovação maçante. O melhor a fazer, então, é providenciar uma apresentação matadora, com gráficos e informações visuais que facilitem a compreensão do seu público em relação aos resultados que o projeto pode trazer.

Você pode fazer isso por meio de um dashboard de controle, onde todas as informações vitais sejam concentradas em uma única tela e os dados secundários possam ser acessados rapidamente para tirar dúvidas ou ainda detalhar algum ponto que seja interessante para algum dos stakeholders. Bons softwares de gestão de projetos trazem esse tipo de solução e ainda o ajudam a estruturar seu trabalho de maneira ordenada, evitando confusões na hora de defender a iniciativa.

Saiba que a viabilidade financeira é obrigatória

Por mais que você tenha inúmeras justificativas para que seu projeto seja aprovado pelo PMO, sem uma análise de viabilidade financeira você jamais terá o tão esperado sim. Essa análise é a melhor forma de mostrar em números qual é o potencial financeiro do seu projeto, ou seja, se ele é economicamente viável e se os resultados realmente fazem sentido para a empresa naquele momento.

Para fazer essa avaliação é preciso reunir informações sobre os custos da proposta, desenvolver uma projeção de receitas ao longo do tempo, determinar quando o ponto de equilíbrio será atingido — ou seja, quando o projeto termina de se pagar e passa a gerar lucros efetivos para a empresa — e ainda determinar alguns indicadores financeiros imprescindíveis, como:

• Valor Presente Líquido (VPL), que indica o valor atual do seu fluxo de caixa livre durante a projeção de receitas;
• Taxa Interna de Retorno (TIR), que determina o percentual de retorno sobre o investimento e permite comparar a efetividade do seu projeto com outros que também estão aguardando aprovação;
• Payback, que determina quando o fluxo de caixa do projeto passa a ser positivo, ou seja, quando o projeto se torna lucrativo para a empresa.

Uma boa defesa de projeto deve obrigatoriamente passar por essas fases, mas isso não significa que você não possa acrescentar outras informações relevantes que ajudem os stakeholders a compreenderem a importância da sua ideia para o negócio como um todo. Por isso, é imprescindível que você conheça as normas do PMO para a apresentação de projetos e siga as diretrizes da empresa para garantir o máximo de alinhamento com suas estratégias. Seguindo essas dicas e se seu projeto for realmente bom, vai ser tiro e queda!

Viu como, por mais que seja trabalhoso, definitivamente não é difícil desenvolver a defesa do seu projeto? Que outros itens você considera importantes para destacar a relevância de um projeto em uma reunião de aprovação? Deixe seu comentário e compartilhe suas sugestões e impressões conosco!

Se administrar e executar um projeto já não é tarefa das mais simples, imagine aliar a essa responsabilidade de dar acesso ao cliente! Pois para conseguir conciliar tudo da melhor maneira possível, é preciso desenvolver um bom alinhamento de perspectivas e manter o cliente sempre ciente sobre o que está acontecendo. Infelizmente, porém, o processo de comunicação ainda pode falhar, fazendo com que os esforços para manter uma comunicação clara e transparente vão por água abaixo.

Mesmo assim, dar acesso ao cliente limitado, sem que realmente saiba o que está acontecendo em detalhes, fechando seu projeto em uma caixa preta que só será aberta na entrega do produto final também não é uma boa ideia. Essa tática gera tensão, cria expectativas irreais e até uma certa insatisfação por parte do cliente com relação ao atendimento da equipe. Melhor evitar todo esse transtorno, não concorda?

Para ajudar a superar esse desafio, fornecer ao cliente um acesso a seu software de gestão de projetos se torna uma opção interessante, pois assim ele mesmo pode consultar as informações sempre que necessário ou desejado, acompanhando o projeto em tempo real. Assim ele pode parar de pedir relatórios de status para sua equipe a todo momento, o que contribui, acima de tudo, para manter a produtividade dos trabalhos.

Gostou da ideia? Pois então acompanhe nosso post de hoje, que traz algumas dicas valiosas sobre o que você deve considerar ao dar acesso a seu software de gestão de projetos para seus clientes. Vale já destacar desde já que, por mais que estejamos nos baseando nas funcionalidades do Project Builder, essas funções também estão presentes em diversos outros sistemas de gestão de projetos, sendo, portanto, aplicáveis a praticamente qualquer contexto. Então vamos ao que interessa:

Crie um perfil de acesso adequado

A verdade é que nem todas as informações do projeto são relevantes para o cliente ou devem ser compartilhadas com ele, não é mesmo? Uma tarefa que é cumprida na metade do tempo, um orçamento que você conseguiu reduzir ou ainda uma atividade secundária que está atrasada são informações que não precisam chegar aos olhos e aos ouvidos do cliente, pois apenas gerarão dúvidas e questionamentos com os quais você não precisa se preocupar no momento.

Assim, definir um perfil de acesso personalizado é a melhor maneira de colocar o cliente a par do que está acontecendo ao mesmo tempo em que se evita que ele fique buscando detalhes e pormenores irrelevantes. O ideal é dar acesso a um dashboard de controle geral, onde constem as informações principais sobre o projeto — como cronograma, porcentagem do orçamento já consumida, etapas vencidas, readequações necessárias e quaisquer outros dados que efetivamente ajudem o cliente no acompanhamento dos trabalhos e no processo de tomada de decisão.

Organize o acesso do cliente

Nessa etapa, se você usa o Project Builder, a ferramenta de organização do cliente cairá como uma luva. Com esse recurso você cria a empresa dentro do seu sistema e pode atrelar o perfil do cliente a ela, facilitando o controle de acesso e também a identificação do cliente junto ao projeto. Se você utiliza outro sistema de gestão de projetos, verifique se há essa possibilidade de segmentação para facilitar seu trabalho.

Nesse caso, quando o projeto for totalmente concluído, você pode optar por desativar o acesso do cliente a seu sistema de gestão, enviando um relatório final, com todo o detalhamento dos trabalhos. Há também a possibilidade de mantê-lo por lá, para já deixar tudo no jeito para um projeto futuro.

Ensine o cliente a usar seu software

Antes de liberar o acesso a um login e uma senha para seu cliente, ensine-o a utilizar seu software de gestão de projetos. Mostre onde buscar as informações, como filtrá-las, onde estão os acessos, como emitir relatórios e gerar gráficos ou outros formatos de documentos consolidados. Assim, além de garantir a completa satisfação do cliente, você também reduz preventivamente o número de chamadas que sua equipe receberia, evitando trabalho e frustração desnecessários.

Mas atenção: de qualquer maneira, é importante que o cliente tenha uma pessoa de referência para tirar facilmente suas dúvidas em relação à usabilidade do sistema, já que nem sempre é possível captar todas as informações de uma só vez, ok?

Gerencie as responsabilidades

Como o cliente faz parte integral do time do projeto, também tem suas responsabilidades e seus compromissos para que o trabalho seja desenvolvido com a devida qualidade e seja entregue no prazo esperado. Sendo assim, identifique no sistema de gestão de projetos quais entregas são de responsabilidade do cliente, quais são os prazos para as decisões, o que deve ser feito e exatamente como deve ser feito.

Com essa estratégia, além de gerar um maior comprometimento em relação às entregas, você ainda consegue efetivamente envolver o cliente no projeto, realmente o transformando em mais um membro motivado a desempenhar seu papel da melhor maneira possível.

Notifique e abuse do poder dos relatórios

Mesmo sabendo usar o software e tendo acesso às informações, o cliente pode se sentir ansioso, consultando o sistema a todo instante, o que pode gerar um certo desconforto para ele e bastante pressão na sua equipe. Para evitar essa situação incômoda, informe ao cliente que a evolução do projeto será informada por relatórios periódicos via e-mail ou mensagem interna — caso você utilize o Project Builder — ou em qualquer outro formato caso você utilize outra ferramenta de gestão de projetos.

Reportar o status do projeto por meio de relatórios ajuda a conter a ansiedade e mostra comprometimento por parte da sua equipe em relação ao cliente. Além do mais, essa atitude ressalta seu profissionalismo e reduz as chances de erros e falhas de comunicação, contribuindo para a fidelização do cliente, assim como para a maior segurança das informações geradas ao longo do desenvolvimento do projeto. No Project Builder, por exemplo, as notificações são enviadas automaticamente, até incluindo documentos anexados quando necessário. Isso confere maior agilidade à sua comunicação e torna o relacionamento com o cliente bem mais interessante.

Viu como são diversos os benefícios de dar acesso a seu software de gestão de projetos para os clientes? A comunicação fica mais eficiente e assertiva, o cliente fica mais seguro em relação à performance do projeto, sua equipe fica mais tranquila para trabalhar e tudo fica registrado, sem perigo de perder qualquer tipo de informação pelo caminho. Cenário ideal, não acha? Contando com a participação ativa do cliente, as decisões são tomadas mais rapidamente, o que contribui diretamente para o desenvolvimento do projeto dentro dos mais altos padrões de excelência do mercado, cumprindo escopo, tempo, custo e qualidade com muito mais precisão.

O sucesso na implementação desse recurso pode ser comprovado com a história da ArtSoft Sistemas, que conseguiu otimizar seus projetos e reduzir seus preços ao envolver seus clientes no processo. Mesmo no cenário complexo do mercado de implantação de ERPs, o resultado foi simplesmente fantástico.

Se você ainda não usa nenhum ou se seu software de gerenciamento de projetos não atende bem a suas necessidades, que tal solicitar um teste gratuito do PB? E não deixe de contribuir com suas ideias e sugestões nos comentários!

Seja pela melhoria da tecnologia empregada para uma administração mais eficaz ou ainda pela implementação da gestão de projetos em áreas nunca antes experimentadas, com resultados simplesmente surpreendentes, a verdade é que o futuro da gestão de projetos está em constante evolução. E como nada acontece do dia para a noite, é possível prever algumas tendências que já estão se desenhando para os próximos anos. A Synquis fez um levantamento muito bacana sobre 8 dessas tendências, as quais trazemos para você aqui, com detalhes. Ficou curioso? Então acompanhe:

O uso de metodologias ágeis vai continuar crescendo

Como já falamos bastante sobre as metodologias ágeis de projetos aqui no blog da PB, você certamente está a par da importância desse conhecimento para o desenvolvimento de projetos em ambientes de alta complexidade, não é mesmo? Em meio a essa complexidade toda, nada mais natural do que as empresas adotarem metodologias ágeis de projetos — como o Scrum, por exemplo — para tornar a gestão dos trabalhos cada vez mais dinâmica e antenada com o mercado — além de mais rentável também, claro!

A adoção de metodologias ágeis na gestão de projetos também se deve à necessidade de melhorar a qualidade dos produtos finais, à aderência às necessidades dos clientes e ao famosíssimo Retorno sobre o Investimento (ROI), que deve ser maximizado para garantir melhores resultados de negócio. Essa tendência já dá as caras no mercado e, acredite, veio para ficar!

A consultoria em gestão de projetos alcançará o topo

A necessidade de se desenvolver projetos cada vez mais específicos e inovadores fará com que as empresas complementem seus times de projetos com consultores externos que possuam um know-how exclusivo, aumentando assim as chances de sucesso dos trabalhos. Dessa forma, se a empresa precisar desenvolver um projeto de TI mas não contar com um profissional especializado na equipe, a melhor opção é contratar uma consultoria externa que auxilie na implantação e não gere custos posteriores para a empresa, aumentando a lucratividade do projeto.

Além disso, uma visão diferenciada sobre a empresa e seus processos pode contribuir bastante para o desenvolvimento de soluções únicas, que contribuam ao máximo para a competitividade da organização — fator extremamente necessário especialmente em tempos de crise.

O cloud computing será um grande aliado na gestão de projetos

A virtualização de softwares e soluções de gestão de projetos é uma tendência que realmente chegou com tudo e vai durar. A facilidade com que se pode hoje em dia acessar uma quantidade gigantesca de informações na nuvem e manter equipes conectadas apesar da distância física traz um novo fôlego para a gestão de projetos, permitindo que as empresas mantenham a salvo todas as informações de cada iniciativa.

Além do mais, o cloud computing permite a redução de custos com infraestrutura física, oferece soluções de armazenamento de maneira escalável e transfere a responsabilidade de manutenção e atualização da tecnologia para o fornecedor da solução, o que contribui diretamente para manter a competitividade da organização no mercado.

Os projetos remotos serão cada vez mais comuns

A distância não será mais problema para o desenvolvimento de projetos complexos. Especialmente com o auxílio do cloud computing, os projetos remotos passarão a ser mais frequentes, já que será possível integrar diversas pessoas a uma ferramenta de trabalho colaborativo sem maiores complicações.

Por meio de softwares de gestão de projetos, a criação de estruturas compartilhadas, de dashboards de controle, de relatórios analíticos e o acesso a uma série de outras ferramentas de auxílio à integração dos esforços e ao acompanhamento contínuo dos projetos é facilitada, quebrando barreiras geográficas. Com isso, será possível reunir equipes de alta performance com know-how mais que suficiente para potencializar os resultados dos projetos, garantindo o tão esperado sucesso.

O universo mobile chegará de vez à gestão de projetos

Os dispositivos mobile, com seus aplicativos de gestão de projetos, também ganharão ainda mais espaço, tornando-se simplesmente indispensáveis para o bom andamento dos processos nos próximos anos. Com apps simples e intuitivos – como o PM Canva Official App, disponível para iOSe Android, que hoje já possui mais de 40 mil downloads – será possível compartilhar informações, realizar análises e prever resultados em campo em apenas poucos segundos, sem a necessidade de deslocamento até um escritório central.

Além disso, a integração entre os times de projetos também fica enormemente facilitada, já que bastarão alguns cliques para trocar informações sobre os trabalhos ou até mesmo fazer uma reunião de kickoff com diversas pessoas espalhadas geograficamente.

O gerenciamento de riscos se tornará ainda mais necessário

Como o ambiente relacionado à gestão de projetos está cada dia mais complexo, os próprios processos também estão à mercê de mais e mais riscos, colocando os gerentes de projetos em constante alerta.

Nesse sentido, uma das tendências é que a gestão de riscos passe a ser o foco central dos gerentes de projetos, visando mitigar tudo o que possa impactar negativamente o sucesso de uma iniciativa. E vale a pena ressaltar que esses riscos não são apenas técnicos, mas também financeiros, econômicos, de gestão, monitoramento e controle.

O Big Data entrará como fonte de dados vitais para a gestão

Em ambientes complexos, a análise e o processamento de dados se torna absolutamente fundamental para que haja uma maior assertividade na tomada de decisões. Sendo assim, o uso do Big Data na gestão de projetos aumentará exponencialmente, tornando-se indispensável para o andamento dos trabalhos de alto valor agregado para os negócios. Com a quantidade de informações geradas a cada fase do projeto, o Big Data será crucial para determinar caminhos críticos, riscos, limites para orçamentos, prazos mais precisos e recursos necessários para atingir os objetivos com a eficácia esperada.

O cruzamento de dados entre projetos com o auxílio do Big Data também permitirá a identificação de melhores práticas na gestão, bem como de pontos falhos que se repitam ao longo do tempo, permitindo um processo de melhoria contínua na gestão de projetos, assim como um aumento significativo nas taxas de sucessos.

Já seguindo essa tendência, criamos o Project BI, uma ferramenta que funciona como um verdadeiro motor analytics e que facilita a tomada de decisão, pois, além de dados, traz um framework completo para análise de resultados da gestão de projetos com medidas tangíveis em estratégia e objetivos para a empresa.

A demanda por interfaces de programação de aplicativos aumentará

Os Application Programming Interfaces (APIs) nada mais são que conjuntos de processos e rotinas que permitem a construção de aplicativos que rodam sem que o usuário sequer perceba.

Quando em conjunto com sistemas de gestão de projetos, os APIs passam a permitir uma maior integração com outras áreas da empresa, garantindo assim uma maior efetividade na identificação de necessidades do cliente, no alinhamento do escopo do projeto e no monitoramento de resultados.

A dica que damos é, quando for escolher um software de gerenciamento de projetos software de gerenciamento de projetos, dê preferência para aplicações que tenham API aberto.

Você por acaso já plantou a sementinha de alguma dessas tendências na sua empresa? Acredita que elas vão mesmo se concretizar? Compartilhe suas impressões conosco deixando aqui seu comentário!

Obviamente um PMO iniciante não tem as mesmas características de um PMO com mais experiência, uma vez que existe um processo de amadurecimento por meio do qual se desenvolvem outros níveis de importância para sua atuação dentro da organização. No início, o desafio é dar treinamento, formar profissionais mais qualificados e prover suporte às iniciativas ainda em fase de implantação na empresa. Com o passar do tempo, o papel do PMO se torna mais estratégico, transformando-se em um verdadeiro braço da alta gestão na busca por melhores oportunidades de mercado pautadas em decisões bem definidas e estruturadas.

Esse processo, também chamado de ciclo de vida de gestão de projetos ou ciclo de vida do PMO, é mais que natural e deve ser visto como uma evolução da empresa na condução dos negócios, com um aumento da consciência sobre o que realmente deve ser priorizado para gerar cada vez mais valor à marca. E no post de hoje vamos desvendar tudo o que você precisa saber sobre o ciclo de vida de gestão de projetos e indicar para o caminho certo rumo à construção do seu! Pronto para garantir uma atuação cada vez mais efetiva do seu PMO e alavancar de vez seus resultados? Então confira:

Começando pelo conceito de ciclo de vida

O ciclo de vida do PMO nada mais é que a representação do seu amadurecimento, que passa de atividades meramente operacionais e técnicas para uma função mais estratégica junto aos negócios. Identificar em qual estágio do ciclo de vida de projetos o PMO está facilita o entendimento da maturidade da empresa com relação ao gerenciamento de projetos.

Em um primeiro momento, o PMO serve como simples ferramenta de suporte, estabelecendo padrões, métodos e ferramentas de gestão. É o começo da profissionalização da empresa, mas ainda é uma tarefa operacional, que demanda muito mais conhecimento técnico do que propriamente de gestão. No segundo estágio, o PMO funciona como um coach, orientando as ações da empresa e dos profissionais envolvidos com projetos para que se possa extrair o máximo das ferramentas e dos métodos, de forma a alcançar o sucesso nos trabalhos iniciados.

Uma vez no estágio mais avançado, o PMO se torna totalmente estratégico, coordenando as iniciativas e os projetos ligados a programas e portfólios que se complementam e estão intrinsecamente ligados aos principais objetivos do negócio. Dessa forma cada projeto passa a ter seu valor muito bem definido para a empresa, assim como deixa claro qual é o retorno financeiro esperado ao final da empreitada.

Construindo seu próprio ciclo

Para construir e fazer seu ciclo de vida de projetos evoluir é preciso repensar a postura do seu PMO — se é que ele já existe. Nesse sentido, avalie os projetos que estão em andamento e como exatamente eles impactam nos resultados do seu negócio. Se há razão de ser nesses projetos, ótimo. Se não, é hora de mudar os planos e atuar de uma maneira ainda mais estratégica.

Para ter certeza do caminho a ser seguido, faça 3 perguntas básicas a si mesmo:

Estamos investindo nos projetos certos?

Esses projetos estão gerando valor para as partes interessadas?

Estamos desenvolvendo os projetos da maneira mais adequada?

Caso haja dúvidas sobre as respostas, avalie o valor gerado por cada um dos projetos, se todos os trabalhos inseridos no portfólio da empresa se complementam e são capazes de trazer o retorno esperado sobre o investimento. Verifique ainda se cada projeto traz, de alguma forma, valor interno — ou seja, aumento da produtividade, eficiência ou eficácia da empresa —, valor para o cliente — melhoria da satisfação ou da qualidade dos produtos e serviços ofertados pela empresa —, valor financeiro e valor futuro — contribuindo para a sustentabilidade do negócio ao longo do tempo. Lembre-se de que quanto maior for o valor agregado de cada projeto, melhor será para a empresa, que ganha em competitividade, rentabilidade e sustentabilidade.

Simplificando ao usar modelos de projetos

Para simplificar na hora de fazer tantas análises, use modelos e templates de projeto que auxiliem na montagem desse panorama e possam ser facilmente compreendidos por todos os membros da equipe, assim como também pelo corpo diretivo da empresa — afinal, você precisa mostrar esse valor agregado para uma série de stakeholders, convencendo-os de que os projetos em andamento são realmente relevantes para a empresa.

Monitorando seu portfólio identificado

Monitorar definitivamente é a forma mais eficaz de ter certeza de que seus projetos estão sendo executados da maneira planejada, sabendo se serão finalizados com o máximo valor agregado possível para a empresa. Boas ferramentas de gestão de projetos têm dashboards de controle que permitem esse monitoramento off e on-line, no desktop e até mesmo no smartphone, otimizando o tempo de quem precisa gerenciar um portfólio inteiro.

Além disso, fique atento aos indicadores de performance, que são o ponto de partida para avaliar como sua equipe está se saindo em relação a cada projeto. A verdade é que de nada adianta colocar vários projetos estratégicos em andamento sem fazer o devido acompanhamento para que eles transcorram com o mínimo de imprevistos possível.

Nesse cenário, identificar a etapa em que cada projeto está é simplesmente fundamental! Para acompanhar a evolução de seus projetos, você pode contar com uma ferramenta que facilite essa visualização, colocando o gestor em total sintonia com o desenvolvimento de cada trabalho de maneira bastante intuitiva. Assim seu processo de tomada de decisões é facilitado!

Delimitando as etapas do ciclo com marcos

Os marcos podem ser entregas específicas para o cliente, reuniões de fechamento ou ainda qualquer outro momento importante do desenvolvimento do projeto que sirva para identificar a finalização de um ciclo. Se você está construindo uma casa, por exemplo, um marco pode ser o término da fundação, outro a finalização das paredes e um último a colocação do telhado.

Você pode usar esses marcos para motivar a equipe, envolver os patrocinadores do projeto, gerar maior sinergia e compartilhar os resultados com todos, criando um clima amigável para a continuidade do trabalho. Dependendo da complexidade do projeto, vale até uma pequena comemoração a cada marco conquistado!

Agora que você já conhece direitinho o ciclo de vida dos projetos, pode se aprofundar ainda mais conhecendo também os modelos de maturidade em gestão de projetos e como eles podem ajudar a elevar a performance do seu PMO. Clique aqui e confira esse conteúdo na íntegra! E não se esqueça de comentar para nos contar suas impressões! Participe!

O uso de ferramentas obsoletas, seja pela economia de recursos ou pela mais pura e simples comodidade, é um dos maiores e mais frequentes erros cometidos nas empresas em termos de desempenho. Afinal de contas, se a ferramenta não é adequada para os objetivos estratégicos do negócio, o melhor é promover uma mudança e ver os resultados crescerem, não é mesmo? Nesse sentido, é preciso entender a fundo o impacto dessa mudança no faturamento da empresa, deixando o orçamento em segundo plano. Lembre-se de que investir para obter produtividade e melhorar a performance do Project Portfolio Management (PPM) é melhor do que ver seus projetos sendo executados a duras penas, com resultados não tão bons.

Pois é por esse motivo que no post de hoje vamos mostrar 6 maneiras de reduzir o custo da mudança sem deixar de lado a adoção de uma ferramenta que realmente contribua para melhorar a performance dos seus projetos. Anote já nossas dicas e trate de colocá-las em prática o quanto antes! Então vamos lá?

IDENTIFIQUE O NÚMERO DE USUÁRIOS ATIVOS

Quem realmente está envolvido com a gestão de projetos na empresa? Existem perfis antigos, falsos ou algo do tipo? Já pensou que, se você tem uma solução em gestão de projetos que funcione como Software as a Service (SaaS), pode reduzir os custos de licença diminuindo o número de usuários do sistema?

Uma vez que muitas dessas ferramentas são pagas por número de usuários, fazer essa limpeza e listar quem realmente deve ter acesso, quais são os níveis de acesso e como cada pessoa pode contribuir dentro da estrutura para otimizar o trabalho do PPM ajuda a reduzir o custo de implementação de uma ferramenta mais moderna e adequadas às necessidades do negócio. Saber exatamente quem opera o sistema também garante uma maior segurança para as informações geradas, já que cada projeto traz um diferencial competitivo para a empresa e é preciso saber escolher quem terá acesso aos dados.

Foque na implantação departamental

Promover uma mudança de hábitos na empresa toda de uma única vez pode se tornar um trabalho colossal e de difícil implantação. Sendo assim, planeje a mudança de forma a fazê-la aos pouquinhos, por departamentos, atingindo primeiramente pequenos grupos para então disseminá-la para o restante da empresa, de forma concreta e gradual.

Essa estratégia permite que você tenha a certeza de que cada grupo está devidamente familiarizado com a nova tecnologia, pronto para operar as ferramentas da maneira correta, gerando valor para o negócio. Além disso, essa prática otimiza o trabalho na hora de promover treinamentos e você pode ver a cultura se consolidando com muito mais agilidade.

Valide a ferramenta antes de contratar

À primeira vista praticamente toda solução parecer ser super acertada para sua empresa, mas é importante que você dedique algum tempo para realmente aprofundar seus conhecimentos sobre cada opção de forma a decidir com mais propriedade sobre qual alternativa contratar.

Peça demonstrações, um período de teste grátis e converse com outros clientes que já utilizam a ferramenta. Muna-se do maior número de informações possíveis antes de efetivamente fechar negócio. Avalie também o suporte, o treinamento, a possibilidade de customização e o contrato, uma vez que esses itens também fazem parte do pacote de soluções.

Priorize soluções com contratos em real

Se você utiliza ou já utilizou alguma ferramenta cujo contrato é em dólar, sabe que está sujeito às flutuações do mercado, certo? E como o momento não é dos mais propícios para se deixar levar pela economia, vale a pena tomar bastante cuidado com essa parte do processo.

Nesses casos, o risco é de até triplicar o custo da mudança, o que você óbvia e certamente não quer. Assim, a melhor solução é dar preferência a softwares nacionais, cujos valores mensais não mudarão sem que você saiba com a devida antecedência, preparando-se para qualquer que seja o baque nas finanças da empresa.

Mantenha o foco na simplicidade

Os olhos se enchem com gráficos animados e outras mil e uma utilidades, mas será que você realmente precisa de tudo isso? Que capacidade você efetivamente usa do seu PPM? Ser prático na hora de contratar uma solução simples, de fácil manuseio e que não requeira semanas de treinamento para colocar o time para trabalhar pode contribuir — e muito! — para a redução do custo da mudança.

O Project Builder, por exemplo, foi projetado para que você aprenda a usá-lo em apenas 16 horas, adquirindo pleno conhecimento de todas as ferramentas e funcionalidades do sistema. Além disso, com essa solução você ainda garante que a equipe estará pronta para trabalhar a plenos vapores em pouquíssimo tempo, o que contribui diretamente para o aumento da produtividade e a melhoria da performance na gestão de seus projetos.

Avalie os custos como um todo

O custo da ferramenta é acessível, as funcionalidades são boas, mas não é apenas com isso que você precisa se preocupar, ok? Contrato de manutenção, suportes off e on-line, treinamentos e customização podem envolver um custo muito maior do que você espera. E eis aí um dos pontos com que poucas empresas costumam se preocupar.

Converse com o fornecedor da solução para tentar negociar condições e facilidades — como treinamento gratuito, por exemplo —, não se esquecendo de comparar alternativas. Analisar os prós e os contras de cada solução é a maneira mais eficaz de escolher a tecnologia certa para seu PPM sem gastar mais do que o necessário.

Priorize o valor em vez do custo

Quanto menos você gasta, melhor. Isso é fato. Mas não se esqueça que é preciso avaliar o impacto da mudança no faturamento da empresa antes de sequer olhar para o orçamento! Assim, se a ferramenta tem um custo maior, mas traz um valor agregado proporcional a esse extra, vale a pena investir para gerar muito mais valor para a empresa a longo prazo.

Se a solução pode melhorar a produtividade e oferecer uma gestão de projetos mais eficaz, de modo a contribuir para resultados mais satisfatórios, você pode aumentar a rentabilização de seus projetos, consequentemente diluindo os custos do investimento inicial. Dessa maneira você garante a sustentabilidade do negócio por muito mais tempo!

Viu como reduzir o custo da mudança nem sempre significa cortar gastos, mas, sim, avaliar os investimentos necessários e gerar resultados mais duradouros para a empresa? Por isso, na hora de implantar uma nova solução, lembre-se dessas dicas para fazer escolhas mais conscientes e otimizar o trabalho do seu time.

E então, ainda ficou com dúvidas sobre como reduzir o custo da mudança na sua empresa? Tem outras sugestões a dar? Comente aqui e participe da conversa!

A busca pelo equilíbrio entre escopo, tempo e custos é constante no gerenciamento de projetos, sendo que escopo e custos acabam sempre levando vantagem quando o assunto é monitoramento e controle, pois seus impactos em relação ao todo são bem mais visíveis. É por essa razão que muitos dos projetos não são entregues no prazo adequado, uma vez que não existe o entendimento de que tempo também é um recurso extremamente valioso, devendo ser monitorado com o mesmo afinco que os demais pontos do chamado triângulo de ferro do gerenciamento de projetos.

Além do mais, quando não existe equilíbrio entre esses vértices, a qualidade do projeto inevitavelmente é comprometida, assim como a satisfação do cliente. Assim, a perda se dá em muitos pontos, além do tempo propriamente dito. Mas o que queremos dizer com tudo isso? Simplesmente que as empresas ainda não reconhecem a importância do rastreamento do uso de tempo — ou timesheeting — de suas equipes nos projetos desenvolvidos. Achando que essa é uma fiscalização desnecessária, acaba-se trazendo implicações negativas na condução das atividades. Melhor evitar esse desdobramento, certo?

Pois o intuito do nosso post de hoje é desmistificar essa má impressão e mostrar que um correto gerenciamento do tempo com o timesheet pode impactar de forma super positiva nos projetos, elevando o desempenho da equipe como um todo. Então dedique só mais alguns minutinhos a essa leitura:

AUMENTO DE EFICIÊNCIA E PRODUTIVIDADE

Uma das maiores dificuldades encontradas ao se usar o timesheeting é o tempo despendido no preenchimento de planilhas e na validação das informações. A verdade é que como essa atividade não contribui diretamente para o alcance dos objetivos dos projetos em andamento, acaba relegada a segundo plano.

Mas se você faz um correto acompanhamento do tempo gasto com cada tarefa por meio de uma ferramenta eficaz de gestão de projetos, fica infinitamente mais fácil identificar possíveis gargalos que comprometam a produtividade da sua equipe, definindo assim caminhos mais fluidos para que as atividades aconteçam. Dessa forma a eficiência do projeto como um todo é beneficiada.

Ao identificar exatamente por onde seu tempo está escoando, é possível agir com rapidez e tapar os buracos, evitando que todo o esforço da equipe seja comprometido simplesmente pela falta de um acompanhamento mais de perto.

Otimização da distribuição de tarefas

Se você tem no timesheet todos os membros da equipe, as atividades sendo realizadas e o tempo necessário para concluí-las, passa a ser possível identificar com maior precisão quem está livre para assumir novas responsabilidades e quem não pode se desviar do seu foco para manter o ritmo do projeto e garantir a entrega no tempo previsto.

Além de tudo isso, com esse recurso você ainda pode identificar a necessidade de contratações ou dispensas de pessoal com segurança, visualizando todo o cronograma do projeto em uma linha do tempo que revela mais que o período restante para a conclusão dos trabalhos. Já imaginou visualizar facilmente todo o fluxo de atividades ao longo do tempo, distribuído pessoa a pessoa?

Flexibilidade nas aprovações

O tempo despendido com as aprovações do quadro de horários onera muito o gerente de projetos. E a verdade é que nem sempre ele é a pessoa mais indicada para fazer essas aprovações, tendo-se em vista as interdependências de atividades do projeto. Isso significa que fazer esse controle um a um e planilha a planilha se torna praticamente inviável.

A melhor maneira de otimizar essas decisões é determinar quem pode validar o quadro de horários de quem com base nas tarefas e suas relações, descentralizando as aprovações e tornando o fluxo muito mais ágil e condizente com o uso de um software que entenda a dinâmica das atividades, permitindo um monitoramento constante de cada ação desencadeada.

Maior previsibilidade de ações

Rastrear o tempo utilizado em cada tarefa auxilia no planejamento de novas fases do projeto, com novos recursos, alocação de pessoal e custos envolvidos, já que é possível calcular até mesmo o custo de homem por hora para cada atividade. A assertividade nessas previsões impacta o orçamento total do projeto, bem como o planejamento estratégico como um todo, que pode a partir daí ser revisto a fim de que escopo, tempo e custos não deixem a desejar na qualidade final da entrega.

Da mesma forma, ao prever os acontecimentos com mais precisão, o gerente de projetos pode tomar decisões com muito mais propriedade e segurança, evitando quaisquer possíveis mudanças ao longo do desenvolvimento dos trabalhos.

Eficácia na gestão de conformidades

A pressa no preenchimento do timesheet, bem como a falta de planejamento podem levar a erros que impactam negativamente o projeto — como o simples esquecimento de uma atividade, por exemplo. Nesse sentido, fazer a gestão das conformidades contribui para que as falhas sejam minimizadas, o que se torna bem mais tranquilo com o uso de sistemas que disparem lembretes e notificações para que os membros do time concluam seus afazeres.

Assim, se uma atividade deixa de ser listada mas precisa ser concluída e o tempo do profissional responsável já está comprometido com outras tarefas, é preciso buscar alternativas, realizar ajustes e garantir que nada deixe de ser feito. Esse pode se tornar um cenário de difícil resolução se não houver o apoio tecnológico necessário para identificar os gaps o mais rapidamente possível.

Clareza e transparência na comunicação

Outra das melhores práticas do timesheet com o Project Builder está relacionada à comunicação, que flui perfeitamente uma vez que a ferramenta facilita a verificação do comprometimento de tempo de cada membro da equipe, identificando cada atividade, seu respectivo prazo e sua devida conclusão.

Nesse contexto, como cada pessoa passa a saber exatamente o que é esperado dela, surge um maior sentimento de comprometimento com o trabalho e com os colegas, o que melhora o ambiente de trabalho e impacta diretamente na produtividade dos funcionários.

Aprendizado crescente e constante

Por fim, ao usar o timesheet como instrumento de análise após a conclusão de uma fase ou de um projeto inteiro, é possível detectar pontos de melhoria, verificar onde a equipe errou e onde acertou, de forma a buscar novas formas de otimizar o tempo para gerar ainda mais valor para os clientes.

Você ainda pode utilizar o timesheet como fonte de dados e informações para dar feedbacks para sua equipe em relação ao desempenho individual dos colaboradores, criando metas de desenvolvimento para cada um a partir de uma análise totalmente embasada em resultados concretos.

E você, usa o timesheeting como instrumento de melhoria do desempenho da sua equipe e da performance dos seus projetos? Quais são suas impressões a esse respeito? Comente aqui e nos conte!

O objetivo de se contar com um Project Portfolio Management (PPM) é gerar valor para a empresa por meio de análises seguras sobre os melhores investimentos em projetos. Não se trata de gerenciar trabalhos com maior eficácia, mas sim de determinar quais projetos têm maior potencial de retorno para o negócio, dentro de qual período de tempo, com qual custo e trazendo quais benefícios.

Sendo assim, ter um software de PPM que realmente entregue valor para o time é simplesmente fundamental para que essas análises sejam precisas e o monitoramento dos trabalhos possa ser feito minuciosamente, garantindo o sucesso de cada iniciativa. Neste post já falamos sobre a importância do PPM e os perigos que a empresa corre ao implantar equivocadamente a metodologia. Mas agora nosso olhar é outro, totalmente voltado para o valor que seu PPM entrega — se é que entrega! — ao negócio. Curioso? Então confira:

Retorno sobre o investimento

A relação entre custo e retorno é um dos indicadores de performance mais importantes a serem considerados no seu PPM. Como já muito sabiamente dizia Warren Buffett, o preço é o que você paga, enquanto o valor é o que você leva. Logo, sua primeira reflexão deve ser em relação ao valor efetivamente extraído da ferramenta.

Responda rapidamente: quanto tempo você está economizando hoje? Se a avaliação for positiva, significa que você está no caminho certo. Mas muita calma nessa hora, porque ainda assim há diversos outros quesitos a serem levados em conta para saber se seu PPM está mesmo entregando valor. Já se a ferramenta não tem contribuído para a otimização do seu trabalho, é hora de repensar.

Usuários ativos e contratados

Se você não sabe exatamente quantas pessoas efetivamente têm acesso a seu software de PPM, saiba que tem 2 problemas significativos: segurança da informação e custo. Já imaginou se um dia você se dá conta de que alguém que não tem nada a ver com os projetos da empresa está por dentro de sua inteligência competitiva? Pois essa falha de segurança abre portas para que a concorrência explore suas deficiências.

Em relação ao custo, por sua vez, é preciso ficar de olho porque a cada novo usuário adicionado você paga um valor a mais. Assim, perfis falsos ou inativos continuam gerando gastos para a empresa sem gerar renda. E essa conta fecha em prejuízo na certa.

Utilidade dos relatórios

Quantos relatórios são realmente úteis para a priorização e o monitoramento dos projetos? Quantos sequer são usados por sua equipe? Ter um monte de funcionalidades sem uso real, além de sobrecarregar a ferramenta, pode deixar os colaboradores confusos sobre o que efetivamente utilizar.

Vale ressaltar que no Project BI nos preocupamos muito em resolver problemas reais, desenvolvendo exatamente o que um PMO precisa para gerenciar projetos com a devida eficácia.

Automatização do follow up

Se você precisa constantemente lembrar seus colaboradores de suas responsabilidades, significa que seu PPM não está gerando o devido valor. A verdade é que, nesse caso, grande parte do tempo do gerente de projetos acaba sendo gasto com interações desnecessárias. Nada produtivo, não concorda?

Mas a boa notícia é que esse entrave pode ser facilmente corrigido com um software de PPM que faça esse acompanhamento automaticamente, mantendo todos sempre conectados a seus respectivos compromissos.

Atenção com a alta do dólar

A ferramenta escolhida até é boa e entrega valor, mas o contrato é em dólar? Então tome cuidado, pois seu custo pode ter simplesmente triplicado com a alta da moeda americana, impactando diretamente no seu orçamento geral.

Então aqui fica a dica de ouro: a melhor forma de não cair nessa armadilha é contratar uma ferramenta nacional, com contrato em reais, para não ter surpresas desagradáveis na hora de pagar a fatura.

Se depois dessas reflexões você realmente percebeu que seu PPM não está mesmo entregando valor, talvez seja hora de considerar outras soluções, não concorda? Pois aqui na Project Builder desenvolvemos o Project BI, um software que pode ser utilizado por empresas de todos os tamanhos. Solicite uma avaliação e veja o quanto você pode economizar substituindo seu atual PPM por uma opção 100% brasileira!

O gerenciamento de aquisições em projetos envolve a compra de produtos, serviços e outros recursos externos necessários para a realização do trabalho, incluindo aí processos de planejamento, condução, administração e encerramento de todas as aquisições realizadas ao longo do percurso. Embutida nesses processos está a busca por fornecedores de qualidade, que tenham todos os requisitos básicos para oferecer a solução ideal para a empresa. Essa busca pode se dar de diversas maneiras, sendo uma delas por meio de concorrências e licitações, processo em que vários fornecedores recebem um Request for Proposal (RFP), documento responsável pelo pontapé inicial de uma jornada super promissora.

Nosso objetivo hoje é trazer para você as melhores práticas de Request for Proposal (RFP) para contratar um Project Portfolio Management (PPM), uma solução que incrementa o trabalho do PMO e torna o gerenciamento de projetos muito mais ágil e eficaz na empresa. Então sigamos em frente:

DETALHANDO A SOLICITAÇÃO

A solicitação de propostas é uma ferramenta de gerenciamento de fornecedores que permite extrair um maior valor nos processos de negociação em projetos de alta complexidade, que exijam vários requisitos e o envolvimento de muitos players para sua execução. Essa ferramenta tem como objetivo estabelecer as condições para uma concorrência, sendo usada para fazer cotações mais precisas sobre a aquisição de produtos e serviços, aumentando assim o poder de negociação das partes e melhorando o orçamento do projeto. Além disso, a RFP permite que tanto os riscos como os benefícios da contratação de determinado fornecedor sejam vistos com maior clareza pela equipe do projeto, o que contribui para elevar seu desempenho ao longo da execução.

Por tudo isso e muito mais, para ser eficaz em seu propósito, a Request for Proposal (RFP) deve seguir algumas melhores práticas, visando trazer clareza ao procedimento de concorrência e maior segurança para os fornecedores que participarão desses trâmites. Portanto vamos ao que interessa?

Alinhando condições

Como a RFP surge como reflexo de uma necessidade do projeto, que já deve estar alinhado aos objetivos estratégicos do negócio, é preciso verificar entre os fornecedores de PPM disponíveis quais deles estão afinados com as melhores práticas do mercado em termos de ferramentas e funcionalidades para que você obtenha o maior êxito possível em suas ações com a contratação.

As capacidades técnica e financeira dos fornecedores que serão consultados também devem ser verificadas em uma seleção prévia, como forma de evitar que apareçam muitos pretendentes sem os devidos recursos para atender à proposta da empresa. Após essa verificação já é viável fazer o convite oficial para a participação na concorrência.

Incluindo transparência

Se você deseja uma ferramenta de PPM única, que realmente contribua para otimizar o trabalho da sua equipe e tornar o PMO da empresa um verdadeiro braço estratégico para os negócios, precisa desenvolver sua RFP do modo mais transparente possível, indicando todos os requisitos necessários para a contratação da solução, assim como os critérios que serão avaliados no momento da análise das propostas. Deixe todo o processo claro!

Também é de vital importância que você logo dê todas as informações relevantes para o andamento do procedimento, como quem contatar para esclarecer dúvidas, como entrar em contato com a empresa, para onde enviar as propostas, quando será divulgado o resultado e o prazo para possíveis recursos.

Esclarecendo expectativas

Outro fator que precisa ser levado em conta no momento de desenvolver sua Request for Proposal para contratar um PPM é o conjunto de expectativas que se forma em torno de uma concorrência ou licitação. Nesse cenário, diversos fornecedores se sentem realmente capazes de suprir as necessidades da sua empresa, mas nem todos efetivamente atendem aos requisitos exigidos. É essencial, portanto, nunca deixar de mostrar o motivo pelo qual cada exigência é feita.

Além disso, deixe claro qual será o retorno que o fornecedor escolhido terá, como o pagamento será feito, que tipo de contrato se espera e como se dará o relacionamento entre a empresa contratante e a empresa fornecedora da solução. Lembre-se de nunca prometer mais do que está disposto a conceder, caso contrário poderá ter problemas no futuro.

Formatando adequadamente

Disponibilizar as informações da RFP de modo a facilitar a leitura e o encontro de itens específicos é a melhor forma de garantir que os fornecedores de PPM terão certeza do que você precisa e do que eles têm a oferecer. Sendo assim, preze por inserir uma capa e um sumário na sua RFP, além de procurar descrever o escopo com atenção, levando em consideração até as exclusões.

Ter um número de controle interno para sua RFP pode ajudar no momento de resgatar qualquer informação, além de passar mais credibilidade para aqueles que estão interessados na sua chamada para propostas.

Abrindo a comunicação

Por mais que sua RFP esteja bastante completa, dúvidas sempre surgirão, com questionamentos sendo levantados pelos concorrentes. Nesse contexto, você pode acabar comprometendo a seriedade do processo de seleção se não estiver pronto para responder agilmente a qualquer dessas dúvidas.

Para não incorrer nesse erro, abra um canal de comunicação direta com sua empresa para que os interessados com dúvidas a esclarecer sejam prontamente atendidos. Pode ser um e-mail, um número de telefone, um chat, um blog ou até mesmo uma rede social — como o Twitter, que funciona bem como SAC 2.0. O importante é sempre ter alguém disponível para responder no menor tempo possível e com todas as informações pertinentes.

Criando um comitê avaliador

Por mais que se busque a transparência em todo o processo, ainda não é nada impossível se deparar com decisões tendenciosas, mesmo que inconscientes, por parte de determinadas pessoas. Assim, aquele fornecedor com o qual você tem um melhor relacionamento ou aquele que lembrou da sua equipe no final do ano passado, enviando um brinde de Natal, podem ser favorecidos, comprometendo sua credibilidade.

Mas evitar essa situação é fácil: basta que você crie um comitê de avaliação para as propostas, composto não só pela própria equipe do projeto, mas também por outros colaboradores que não estejam diretamente envolvidos, conseguindo avaliar os critérios de seleção com total isonomia. Dessa forma, além de garantir a idoneidade de todo o processo, você coloca sua RFP à prova, avaliando se está realmente condizente com o necessário para contratar seu novo PPM.

Com uma RFP bem elaborada, você só tem a ganhar durante o processo de seleção de fornecedores para seu PPM. Além do mais, esse documento não serve apenas para comprar seu novo PPM, mas para todos os demais processos de aquisição de alta complexidade. Por isso, exercite essas melhores práticas desenvolvendo suas próximas RFPs e não se esqueça de voltar aqui para nos contar sobre sua experiência!

À medida que as empresas começam a reconhecer o efeito favorável que a gestão de projetos exerce sobre a lucratividade, fica evidente a necessidade de agir com profissionalismo nessa área para atingir resultados cada vez mais surpreendentes. E isso automaticamente nos leva a falar sobre o Project Management Office (PMO), ou melhor, escritório de projetos.

Sabia que o escritório de projetos — ou Project Management Office (PMO) — pode ser a mais importante atividade na organização da sua empresa? E essa importância toda se explica facilmente, uma vez que o PMO contribui diretamente não só para o alcance mas para a superação dos objetivos estratégicos planejado, alcançando níveis excelentes de efetividade e retorno sobre o investimento.

E se você está agora se perguntando o que exatamente é um escritório de projetos e por que sua empresa precisa contar com um, deve, antes de mais nada, conferir nosso post de hoje. Pronto? Então acompanhe:

ENTENDENDO O QUE É UM ESCRITÓRIO DE PROJETOS

O escritório de gestão de projetos é o setor, departamento ou divisão responsável pela condução dos projetos da empresa de maneira integrada, fornecendo todo o suporte e a estrutura de recursos e serviços necessários para o desenvolvimento de cada iniciativa. Segundo o relatório Pulso, de 2013, existem 5 estruturas possíveis para o Project Management Office dentro de uma empresa:

• PMO de unidade organizacional, PMO de unidade de negócios, PMO de divisão ou PMO de departamento;
• PMO específico de projeto, escritório do projeto ou escritório do programa;
• Escritório de suporte a projeto, serviços, controles ou PMO;
• PMO de empresa, organização, estratégico, corporativo, portfólio ou global;
• Centro de excelência ou centro de competências.

Essa diversidade de aplicações para o PMO se deve às características de cada segmento de mercado e também às necessidades das empresas que acreditam no escritório de projetos como uma forma de centralizar recursos e maximizar resultados.

Colocando disciplina e organização na empresa

Empresas que trabalham com base em projetos frequentemente têm problemas em relação ao triângulo de ferro do gerenciamento de projetos: escopo, tempo e custos. Assim, cada vez que um vértice desse triângulo sofre alguma alteração, a qualidade do projeto é comprometida, influenciando negativamente a satisfação do cliente final.

Nesse sentido, o escritório de projetos funciona como o alicerce que garante a efetividade de cada trabalho, planejando, controlando e monitorando todas as nuances das iniciativas a partir de processos padronizados e compartilhados por todos. Além do mais, o PMO também é responsável pelo treinamento das equipes envolvidas, fornecendo todo o conhecimento necessário para que os projetos sejam desenvolvidos com excelência.

Aumentando a eficiência do negócio

Um dos grandes objetivos do escritório de projetos é otimizar os recursos já disponíveis de modo que eles atendam às necessidades dos trabalhos em andamento, contribuindo assim para que os 3 pilares — escopo, tempo e custos — sejam plenamente satisfeitos e atinjam a qualidade e a satisfação do cliente final.

Isso é possível ao se centralizar a gestão de projetos, programas e portfólios de modo a fazer adequadamente a alocação de recursos, tanto humanos quanto financeiros. À medida que esses recursos se tornam mais eficazes, a produtividade das equipes aumenta, há uma redução nos custos operacionais e os resultados, especialmente em termos de prazo e orçamento, melhoram. E esse pacote de transformações impacta diretamente o time to market e a rentabilidade final do negócio.

Alinhando a estratégia e melhorando o retorno

Conforme a empresa amadurece em relação à gestão por projetos, o PMO assume uma posição estratégica, transformando-se em muito mais do que um simples setor de apoio às iniciativas. Nessa fase, o escritório de projetos se torna uma verdadeira fonte de trabalhos estratégicos e de alto valor agregado para o negócio, dando suporte às decisões.

Com o uso de ferramentas de gestão específicas — como um PPM, por exemplo —, o escritório de projetos passa a selecionar, priorizar e implementar estratégias que fornecerão um maior retorno sobre o investimento, rentabilizando a empresa em menos tempo e com mais qualidade. E isso é possível por meio do estabelecimento de critérios de negócio, como análise de viabilidade econômico-financeira, valor presente líquido, taxa interna de retorno, fluxo de caixa, payback e muitos outros.

Investindo em capacitação rumo ao sucesso

Outra função do PMO é capacitar suas equipes para desenvolverem projetos cada vez mais complexos e estrategicamente alinhados ao negócio. Como o escritório de projetos é formado por profissionais de alta competência tanto técnica quanto comportamental, acaba se tornando uma imensurável fonte de conhecimento para a empresa.

Assim os PMOs se tornam verdadeiros coachs de gerentes, supervisores, coordenadores e funcionários, mostrando as melhores práticas do gerenciamento de projetos e conduzindo a atuação de todos em prol dos objetivos da empresa.

Como mentores, desenvolvem as competências necessárias nas equipes para extraírem o máximo de produtividade e qualidade de cada iniciativa, o que eleva o valor de cada projeto e, consequentemente, o faturamento gerado com a implementação da solução.

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Criando uma ponte para a governança corporativa

A governança corporativa é o conjunto de estratégias e melhores práticas de gestão que garantem a perpetuidade do negócio ao longo do tempo. Ela prevê uma organização focada em planejamento e resultados, colocando o PMO como peça-chave para que essa equação seja efetiva.

Quando o escritório de projetos é encarado como fonte segura de informações para a tomada de decisão, torna-se a ponte entre a empresa e sua longevidade, já que está focado em trazer resultados duradouros para o negócio por meio do desenvolvimento de projetos estratégicos e ligados aos objetivos da empresa, sempre integrando esforços para gerar mais valor.

Uma vez que simplifica e engrandece o gerenciamento de projetos a custos reduzidos, é mais que natural ser crescente o número de organizações que adotam estruturas de PMO hoje em dia. Essa revolução tem sido extremamente útil para os negócios que realizam diversos trabalhos simultaneamente, melhorando o desempenho dos gestores ao compartilharem a realização das tarefas de planejamento e acompanhamento.

Para aproveitar todo o potencial do PMO como canalizador de esforços e investimentos para melhores resultados, não se esqueça de que é fundamental ter as ferramentas adequadas para dar suporte à gestão estratégica de projetos em sua empresa. No mais, é começar devagar e ir melhorando seu PMO conforme as possibilidades.

Agora que tal se aprofundar um pouquinho mais ao conferir um pouco mais sobre PMO!? E aproveite para deixar aqui seu comentário e nos contar suas impressões!