O objetivo de se contar com um Project Portfolio Management (PPM) é gerar valor para a empresa por meio de análises seguras sobre os melhores investimentos em projetos. Não se trata de gerenciar trabalhos com maior eficácia, mas sim de determinar quais projetos têm maior potencial de retorno para o negócio, dentro de qual período de tempo, com qual custo e trazendo quais benefícios.

Sendo assim, ter um software de PPM que realmente entregue valor para o time é simplesmente fundamental para que essas análises sejam precisas e o monitoramento dos trabalhos possa ser feito minuciosamente, garantindo o sucesso de cada iniciativa. Neste post já falamos sobre a importância do PPM e os perigos que a empresa corre ao implantar equivocadamente a metodologia. Mas agora nosso olhar é outro, totalmente voltado para o valor que seu PPM entrega — se é que entrega! — ao negócio. Curioso? Então confira:

Retorno sobre o investimento

A relação entre custo e retorno é um dos indicadores de performance mais importantes a serem considerados no seu PPM. Como já muito sabiamente dizia Warren Buffett, o preço é o que você paga, enquanto o valor é o que você leva. Logo, sua primeira reflexão deve ser em relação ao valor efetivamente extraído da ferramenta.

Responda rapidamente: quanto tempo você está economizando hoje? Se a avaliação for positiva, significa que você está no caminho certo. Mas muita calma nessa hora, porque ainda assim há diversos outros quesitos a serem levados em conta para saber se seu PPM está mesmo entregando valor. Já se a ferramenta não tem contribuído para a otimização do seu trabalho, é hora de repensar.

Usuários ativos e contratados

Se você não sabe exatamente quantas pessoas efetivamente têm acesso a seu software de PPM, saiba que tem 2 problemas significativos: segurança da informação e custo. Já imaginou se um dia você se dá conta de que alguém que não tem nada a ver com os projetos da empresa está por dentro de sua inteligência competitiva? Pois essa falha de segurança abre portas para que a concorrência explore suas deficiências.

Em relação ao custo, por sua vez, é preciso ficar de olho porque a cada novo usuário adicionado você paga um valor a mais. Assim, perfis falsos ou inativos continuam gerando gastos para a empresa sem gerar renda. E essa conta fecha em prejuízo na certa.

Utilidade dos relatórios

Quantos relatórios são realmente úteis para a priorização e o monitoramento dos projetos? Quantos sequer são usados por sua equipe? Ter um monte de funcionalidades sem uso real, além de sobrecarregar a ferramenta, pode deixar os colaboradores confusos sobre o que efetivamente utilizar.

Vale ressaltar que no Project BI nos preocupamos muito em resolver problemas reais, desenvolvendo exatamente o que um PMO precisa para gerenciar projetos com a devida eficácia.

Automatização do follow up

Se você precisa constantemente lembrar seus colaboradores de suas responsabilidades, significa que seu PPM não está gerando o devido valor. A verdade é que, nesse caso, grande parte do tempo do gerente de projetos acaba sendo gasto com interações desnecessárias. Nada produtivo, não concorda?

Mas a boa notícia é que esse entrave pode ser facilmente corrigido com um software de PPM que faça esse acompanhamento automaticamente, mantendo todos sempre conectados a seus respectivos compromissos.

Atenção com a alta do dólar

A ferramenta escolhida até é boa e entrega valor, mas o contrato é em dólar? Então tome cuidado, pois seu custo pode ter simplesmente triplicado com a alta da moeda americana, impactando diretamente no seu orçamento geral.

Então aqui fica a dica de ouro: a melhor forma de não cair nessa armadilha é contratar uma ferramenta nacional, com contrato em reais, para não ter surpresas desagradáveis na hora de pagar a fatura.

Se depois dessas reflexões você realmente percebeu que seu PPM não está mesmo entregando valor, talvez seja hora de considerar outras soluções, não concorda? Pois aqui na Project Builder desenvolvemos o Project BI, um software que pode ser utilizado por empresas de todos os tamanhos. Solicite uma avaliação e veja o quanto você pode economizar substituindo seu atual PPM por uma opção 100% brasileira!