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Gerenciamento de projetos: por que seus projetos falham?

Segundo o Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI, na sigla em inglês), todas as empresas executam dois tipos de trabalho: projetos e o trabalho operacional. O trabalho operacional permite uma sistematização dos processos, visto que possui uma natureza repetitiva de trabalho. Já os projetos possuem datas de início e término específicas, tornando-os de natureza única. Assim, misturar membros destas equipes pode dificultar o processo de sistematização e desenvolvimento de metodologias para a execução das tarefas. Mas por que seus projetos falham?

Uma grande parte das organizações têm sentido as consequências de planos que extrapolam o prazo, ficam acima do orçamento ou sofrem muitas alterações ao longo do tempo. Projetos podem cair em muitas armadilhas que podem afundá-los.

Separamos fatores críticos que causam falhas em projetos para você ficar alerta e evitar cada um deles. Veja a seguir!

 Falta de visibilidade

Um motivo comum que projetos falham está relacionado com a visibilidade. Todos os componentes do projeto, em todos os níveis, precisam ter acesso às informações no momento certo.

Diversas vezes, os executivos citam o fato de que não possuem visibilidade em todos os projetos. Por exemplo, eles acabam não tendo acesso ao cronograma do projeto em tempo real por conta de gerentes que apresentem planos no início do projeto e, logo após, começam a alegar aos executivos que o cronograma não está pronto pra compartilhamento ou não tem uma atualização recente.

Ainda há que, em ambientes com um ritmo mais acelerado, os gerentes são solicitados em vários projetos ao mesmo tempo. Muitos deles tentam manter o ritmo das atualizações das atividades em seus cronogramas. Os que o fazem, acabam, muitas vezes, gastando muito tempo pedindo informações sobre o andamento das tarefas.

Nem sempre os gerentes de projeto possuem total visibilidade sobre o andamento dos projetos e seus recursos. Frequentemente, as informações do andamento diário fica por conta dos membros da equipe, os quais nem sempre compartilham exatamente em quais atividades estão trabalhando naquele dia.

Uma reclamação ouvida com frequência pelos membros de equipe é sobre a falta de uma base com informações das tarefas em que eles supostamente estão trabalhando durante o dia. Por outro lado, quando os membros da equipe estão trabalhando em vários projetos ao mesmo tempo, eles podem ficar confusos no que tange à prioridade das tarefas.

Objetivos pouco claros

Grande parte das empresas aceitam mais oportunidades de projetos do que eles têm capacidade de cumprir. Isso pode gerar excesso de demanda e sobrecarga nos na equipe, ou seja, por esse motivo, muitos projetos falham. Nessa questão, os executivos desempenham um papel essencial. Há organizações que não definem de forma adequada quais as suas estratégias e metas. Se a gestão por parte dessa área da empresa não é clara a respeito das prioridades dos projetos, logo a seguir, o resto da organização também não saberá quais projetos são mais importantes. Uma boa parte das empresas se preocupa tanto em conseguir mais projetos que se esquecem da importância de se discutir metas e estratégias para que atinjam essas metas.

Para os gerentes de projeto, às vezes lhes são dados tantos projetos que eles não podem conseguir executar todos no tempo necessário. Alguns gerentes mais experientes podem logo recusar, alegando que não darão conta de tudo. Entretanto, há aqueles que aceitam por medo de perder o emprego ou algum outro motivo.

Falta de comunicação

A partir do momento em que o projeto está em execução, um problema típico é a comunicação entre as partes. A maioria das equipes de projeto usam e-mails para troca de informações a respeito dos projetos e tarefas. Nesse caso, a principal reclamação é que as informações ficam na caixa de e-mail de cada membro, de forma que, se um membro novo se junta à equipe, não terá uma visão centralizada do histórico do projeto.

Os membros da equipe costumam reclamar da quantidade de e-mails que recebem, dificultando encontrar aqueles que são realmente mais importantes para eles. Essa prática desperdiça um tempo precioso que poderia estar sendo aproveitado para executar as atividades. Neste artigo damos mais motivos pelo qual e-mail e gestão de projetos pode ser uma grande dor de cabeça para todos.

Estimativas não confiáveis

Muitas vezes, as estimativas a respeito do gasto de tempo nas tarefas são apenas suposições feitas pelos membros da equipe, com base no tempo gasto na última vez. Essa pode vir a se tornar uma suposição totalmente errada e, se der errado, causa uma falha no planejamento e um aumento de risco.

Não analisar riscos

Todo projeto é único e isso faz com que cada um possua riscos diferentes. É tarefa do gerente de projeto analisar antecipadamente o que pode dar errado. Uma vez identificados, a equipe precisa discutir sobre quais decisões tomar quando um erro acontecer e, principalmente, trabalhar de forma a evitar que tais erros aconteçam. Neste artigo damos dicas práticas de categorizar os riscos dos seus projetos.

Mudanças no projeto

Quando o projeto tem suas necessidades alteradas, então a atividade que estava sendo executada pode se tornar desatualizada ou até mesmo inútil antes que seja concluída. Pode ser necessário reavaliar as metas e objetivos e alterar partes do projeto ou, no pior dos casos o projeto inteiro.

Executar requisitos errados

O projeto ainda pode fracassar mesmo que entregue tudo dentro do prazo, qualidade e orçamento exigidos. Basta que esteja configurado para entregar algo errado. Por mais cruel que pareça, se o projeto não entregar o que é pedido, ele infelizmente falhará. Isso afetará q equipe e a forma como ela é vista. Por isso é importante fazer uma análise detalhada de tudo que é solicitado.

Metodologias ágeis, a solução dos seus problemas

As metodologias ágeis atacam cada um dos problemas citados com facilidade. A figura do Product Owner impede que requisitos errados sejam desenvolvidos e uma boa reunião de sprint evita que os objetivos não fiquem claros em cada etapa de trabalho, a própria divisão por sprints já combate que estimativas imprecisas, mudanças e riscos não analisados resultem em um produto final que não gere valor nem para o cliente, nem para o usuário.

Mesmo que o projeto que você está se preparando para desenvolver não seja apto para a aplicação de uma metodologia ágil, há alguns requisitos e práticas desse método que tem muito a impactar o seu desenvolvimento como planejamento por etapas e feedback constante do cliente. Neste artigo falamos mais sobre por que investir em metodologias ágeis. Dê uma chance para compreender as vantagens desses métodos!

Já passou por essas ou outras experiências? Como foi? Comente abaixo!

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