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Gerenciamento de tarefas: como estimar prazos?

Uma das atividades mais importantes da gestão de projetos é também uma das aparentemente mais simples: o dimensionamento do tempo, ou seja, o gerenciamento de tarefas. Afinal de contas, depois que a duração das tarefas é devidamente calculada, o planejamento passa a tomar forma. E isso se alinha ao sequenciamento dos trabalhos e, consequentemente, permite a elaboração do cronograma completo do projeto.

Nesse contexto, é extremamente importante manter em mente que os esforços de gestão não são nada independentes. Assim, ao calcular a conclusão de uma demanda em 10 dias em vez de 5, por exemplo, é possível aumentar a força de trabalho em tempo hábil. Ou seja, os recursos humanos e a organização da equipe como um todo estão intimamente ligados ao gerenciamento de tarefas conectado com o tempo.

Mas uma gestão de projeto realmente eficiente tem como premissa estimar valores realistas, o que quer dizer que não basta determinar o tempo com base em suposições infundadas ou em palpites simplistas. Lembre-se: é o nível de precisão dessas estimativas que determina a confiabilidade do planejamento. Que tal aprender a atingir esse nível? Então confira as dicas que separamos para o post de hoje, que certamente o ajudarão a compor estimativas assertivas, proporcionando um gerenciamento de tarefas consistente e o consequente sucesso do projeto! 

 

Regra geral da divisão das tarefas

Antes que qualquer empenho seja empreendido no sentido de estimar tempo, o gestor deve estar seguro de que a atividade foi dimensionada adequadamente. É preciso ter bastante cuidado para que uma tarefa macro seja quebrada em atividades menores, porque só isso já contribui para a organização geral, tornando o trabalho melhor gerenciável. Caso contrário, os esforços envolvidos tanto na elaboração do plano como em sua execução se tornam desnecessariamente maiores.

Imagine, por exemplo, que no projeto de construção de uma casa a fase do acabamento não seja dividida em unidades menores. Nesse caso, a atribuição de recursos humanos ficaria comprometida por requerer diferentes disciplinas de mão de obra. Nesse caos, o monitoramento sofreria prejuízos por ter que medir diferentes trabalhos em uma única unidade. O ideal seria criar, então, subdivisões, tais como: “reboco”, “massa corrida” e “azulejos”. Percebe a diferença?

Essa diluição contribui para a redução do nível de complexidade da demanda, assim como dos riscos envolvidos. É como lidar com um problema complexo, mas em partes menores. Dessa forma, o que era grande acaba se tornando pequeno e totalmente sob controle.

Estimativa análoga ou top-down

Essa estimativa pode tanto ser aplicada a um projeto como um todo como somente a uma tarefa. Assim, no caso do panorama mais amplo, se os últimos 3 projetos similares foram concluídos em 14 meses, por exemplo, é provável que esse próximo projeto também se estenda por esse prazo. E no caso mais restrito, aplicado apenas a uma tarefa, a lógica é a mesma: se nas ocasiões em que essa atividade foi desempenhada foram consumidos 5 dias, logo, essa deverá ser a duração considerada.

A técnica em questão se baseia no exame de documentos, registros, lições aprendidas de projetos passados, dados de concorrentes ou de demais organizações que desempenharam trabalhos parecidos. Com base nesse levantamento histórico é possível estabelecer uma estimativa mais confiável. E por ser um método que tem como suporte apenas a consulta de informações, apresenta como vantagem uma dupla economia: de tempo e de pessoal envolvido.

Consulta a opiniões especializadas

Caso não exista domínio por parte do gerente de projetos ou mesmo se houver qualquer tipo de insegurança sobre o assunto, convém considerar a intervenção de especialistas — que podem ser os próprios membros da equipe ou terceiros contratados. Pense bem: se não há conhecimento suficiente, arriscar com base em suspeitas ou presunções não é nada prudente, além de não ser essa a postura esperada de um gestor responsável.

Guarde desde já o seguinte: é necessário, antes de mais nada, ter cautela e reconhecer as próprias limitações. Dessa forma, quando não há consenso ou não se tem a noção adequada da complexidade da demanda, a avaliação especializada de consultores pode sim ser a melhor alternativa, buscando identificar as variáveis envolvidas e prever a duração do trabalho.

Estimativa de três pontos ou técnica PERT

A técnica de PERT (Program Evaluation and Review Technique) leva em consideração três cenários possíveis para determinar o tempo de uma atividade: duração pessimista (P), duração otimista (O) e duração mais provável (MP). Esse método também pode contar com o suporte de opiniões especializadas citado acima e, inclusive, ser usada também para as estimativas de custo. É dada pela fórmula (P + 4 x MP + O) / 6 e o resultado fornece a duração esperada.

Note que a fórmula atribui peso 1 para os contextos pessimista e otimista, enquanto atribui peso 4 ao cenário mais provável. E ainda assim o peso pode ser alterado, desde que a soma não ultrapasse 6, conforme a realidade do projeto ou a tolerância a riscos do gestor. A fórmula do desvio padrão — dada por P – O / 6 — também pode ser aliada a essa técnica com o objetivo de chegar ao intervalo da estimativa. Digamos, por exemplo, que com a técnica de PERT tenham sido calculados 9,5 dias para a tarefa X. Nesse caso, sendo a duração otimista igual a 10 e a pessimista igual 15, o desvio seria de 0,8. Assim, a tarefa levaria 9,5 + 0,8 ou 9,5 – 0,8 dias, que é igual ao intervalo entre 8,6 a 10,3 dias.

Estimativa paramétrica

Para a utilização dessa técnica surge a necessidade de se trabalhar com dados muito bem consolidados, sob o prejuízo de o método se tornar impreciso. Afinal de contas, essa metodologia observa os relacionamentos entre as variáveis e uma determinada atividade para calcular as estimativas. Dessa forma, se o desenvolvedor João escreve 50 linhas de código por dia, por exemplo, naturalmente se conclui que ele desenvolverá 500 linhas de código em 10 dias, certo?

O segredo está em, sempre que possível, calcular a duração das atividades com o apoio do time envolvido. Isso gerará maior credibilidade e engajamento dos integrantes. Claro que sabemos que é impossível definir com extrema exatidão a data em que um projeto será terminado, mas é plenamente factível alcançar valores bastante próximos. E esse deve ser o foco do gerente de projetos. Se não for dessa forma, o planejamento se torna figurativo, desacreditado e sem valor para a organização.

É importante ainda ressaltar que o cronograma, o gráfico ou qualquer outro documento que contenha a duração das atividades requer a publicidade necessária, não devendo ser um arquivo ou uma ferramenta de uso exclusivo do gerente de projetos. Os prazos a serem atendidos devem ser facilmente visíveis por todos, permitindo o acompanhamento da produtividade esperada por parte da equipe, assim como suas responsabilidades. Dessa forma, os colaboradores adquirem um maior senso de urgência e de priorização, que poupam a necessidade de intervenção contínua para o gerenciamento de tarefas por parte do GP.

E você, por acaso conhecia todas essas técnicas? Já teve a oportunidade de usar alguma delas em seus projetos? Comente aqui e compartilhe suas experiências conosco!

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