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Como preparar sua gestão de projetos para um ano de incerteza

Preparar sua gestão de projetos e torná-la eficiente e profissional está normalmente relacionada aos de desenvolvimento e investimentos. O que acontece, é que desde a década de 30 nossa economia não experimenta dois anos consecutivos de queda do PIB, o que acarreta em um momento complicado para as empresas brasileiras. Pensando nisso preparei esse artigo com alguns pontos importante para o seu escritório de projetos, lembrando que em um cenário como esse a prioridade da empresa é sobreviver.

Não significa que o fim da sua área de projetos está decretado, muito pelo contrário, mas do que nunca mudanças serão necessárias e consequentemente projetos precisaram ser gerenciados. Isso significa que chegou o momento de apertar o cinto, preparar sua gestão de projetos e entregar mais gastando menos. Vamos lá:

QUEDA DO CONSUMO

Se você está em uma empresa que busca preparar sua gestão de projetos lidando com varejo ou que o resultado das vendas no varejo impacta no seu negócio então é um momento muito delicado e de atenção. Se os cortes ainda não começaram logo serão necessários e com a demanda caindo será preciso realizar ajustes nos custos (principalmente nos fixos) e no volume de produção.

Neste momento existem duas áreas que necessitaram muito de projetos: o Recursos Humanos e a Operação. O RH precisará reajustar o quadro de funcionários e sua estrutura de custos, o que impacta o setor de Operações radicalmente também. Essa mudança demanda a elaboração de um projeto para essa adequação, pois ajudará a organização a passar por isso com o menor impacto o possível.

É claro que nenhuma empresa ou colaborador quer passar por isso, mas é importante ficar claro que essa é uma medida para garantir a sobrevivência da companhia e assim que o cenário mudar, tudo voltará ao seu antigo patamar.

Redução de custos

Na operação será um momento de corte de produção e de custos. Será necessário preparar a sua gestão de projetos com uma análise das diferentes oportunidades com objetivo de reduzir a produção para se adequar ao consumo, otimizar a logística, buscar reduções de custos e se desfazer dos fixos tais como alugueis, serviços que não sejam essenciais e eliminar tudo que não for core business.

É muito provável que todo projeto de investimento que não seja essencial para o negócio precise ser desacelerado ou parado. Nesse momento é importante guardar o histórico de maneira a permitir uma retomada assim que o cenário melhore.

Otimização de rotinas

Mais do que nunca precisamos achar “gorduras” a serem cortadas. Seja um simples processo de impressão ou até uma revisão na logística de distribuição da empresa, seus projetos precisam ter baixa necessidade de investimento e grande capacidade de geração de ROI. Se existe uma perspectiva que precisará ser bem pontuada em seu processo de avaliação de proposta de projetos é a de redução de custos.

Redução dos custos do PMO

Já falamos sobre isso de forma mais detalhada neste artigo, mas vale ressaltar que se o portfólio de projetos foi reduzido pode existir uma necessidade de readequar o quadro de colaboradores do PMO.

É importante pensar que o escritório de projetos não parar, logo neste momento ficamos mais enxutos, mas em um futuro próximo voltamos com força total. Neste momento é muito importante estar próximo da alta administração, demonstrar a capacidade do PMO de entregar valor e deixar claro que um legado adquirido precisa ser mantido.

Outros custos fixos precisam ser revistos tais como: software pagos em dólar (existe uma estimativa da moeda chegar a R$ 4,30), serviços de terceiros contratados, além de viagens e outros custos que podem ser otimizado. O que é importante para manter a capacidade do PMO entregar ROI, logo seu orçamento precisará ser ajustado ao CAPEX, silha em inglês para investimentos em bens de capital, atual e do investimento no portfólio de projetos.

Neste Kit, formado por e-book e planilha, você encontra mais dicas de como planejar seu orçamento de TI de forma eficiente.

REVISÃO DO PORTFÓLIO DE PROJETOS

É muito importante separar o joio do trigo. Projetos voltados para ampliação da capacidade, que possuem custos em dólar e outros investimentos relacionados ao crescimento de demanda precisarão ser revisados. Existem mercados que não estão sendo afetados pela crise, se esse é seu cenário essa orientação não se aplica.

É interessante também revisitar as propostas de projetos recusadas e analisar sua priorização frente ao novo cenário. Projetos que buscam receita em dólar, ataque a mercados não afetados pela crise e iniciativas de redução de custos são muito bem vindas e podem fazer a diferença para a empresa.

Deve-se buscar identificar oportunidades, vale lembrar que todo o mercado está fragilizado e que empresas que possuem caixa e fôlego financeiro podem ter excelentes chances de expandir sua atuação, comprar concorrentes e de se beneficiar com outras oportunidades geradas pela crise. Vale ressaltar que o Brasil está mais barato para investidores internacionais e esse pode ser um excelente momento para uma captação com estes players.

REDUÇÃO DE CUSTOS estar pronto para a retomada

As crises não duram para sempre e o seu planejamento precisa contemplar uma mudança neste cenário. Se a visão dos economistas estiver correta o prazo de recuperação da economia é de seis meses a um ano com um futuro aumento da demanda neste período. Quem estiver melhor preparado para essa retomada terá um importante diferencial competitivo e mais do que nunca é hora de se preparar.

Preparar sua gestão de projetos requer planejamento, que se aplica sobre ações presente com impacto futuro, logo seus projetos devem contemplar reajustar a organização para esse momento pós-crise. Nesta etapa sua empresa irá precisar acelerar o escritório de projetos, preparar um portfólio de projetos para retornar a estrutura da empresa ao patamar anterior à crise.

Quando uma organização atravessa uma crise, ela chega mais forte no final. Poucas organizações no mundo não tiveram sua continuidade desafiada por um abalo na economia. Olhar para este momento com essa a ótica de buscar seu fortalecimento irá ajudar tanto o PMO quanto a Organização a enfrentá-lo de forma mais otimista. E como tudo na vida, precisamos ter a convicção que estamos em um momento passageiro e que em breve retomamos com força total.

O que achou das dicas no post? Gostaria de acrescentar alguma para ajudar a todos no próximo ano? Comente!

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