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Como utilizar o gerenciamento de tarefas para criar prioridades?

A rotina de um projeto normalmente se desenrola em um ambiente frenético, em que a preocupação com resultados é latente e todos parecem lutar contra o relógio. Ter que lidar, constantemente com atividades atrasadas, sem saber por onde começar. Ou talvez consiga cumprir a maior parte dos prazos, mas sente que está sempre “apagando um incêndio” atrás do outro. Estou certo? Nesse caso, o gerenciamento de tarefas voltado para a criação de prioridades pode resolver o problema.

Sem que haja um trabalho que atribua níveis de importância e urgência para as demandas, a equipe fica desorientada, correndo o risco de atender a uma necessidade pouco relevante em detrimento de uma entrega indispensável. Essa indefinição pode paralisar os trabalhos, fazendo com que a presença do gerente de projetos seja requisitada a todo instante, para julgar o que é prioritário ou não.

Mas não se preocupe! Seja qual for o contexto, ao término desta leitura, você se sentirá muito mais preparado para promover a priorização das tarefas, melhorando o desempenho da equipe e, consequentemente, os resultados do projeto. Continue conosco e confira!

Por onde começar?

Para começar a priorização é necessário que haja uma lista de atividades para elencar. Apesar desse levantamento parecer simples, não é bem assim, afinal, há alguns cuidados a serem observados na criação desse roteiro de tarefas. A premissa é que uma EAP (Estrutura Analítica de Projeto) tenha sido criada. Depois disso, é possível promover a organização na forma de pacotes de trabalhos em nível superior — e as tarefas ou atividades em nível inferior. Quer dizer, a EAP nada mais é do que uma ferramenta que possibilita a melhor estruturação das entregas do projeto.

O foco aqui é cuidar para que não existam atividades pequenas demais sendo administradas individualmente, desperdiçando esforços de planejamento. Por outro lado, também é necessário garantir que não existam atividades muito grandes sendo gerenciadas com uma única, que poderia ser dividida em duas ou mais tarefas, tornado o gerenciamento muito mais simples e inteligível.

Elimine o desnecessário

Por melhor definido que seja o escopo do projeto, é possível enxugá-lo, removendo aquilo que não é requisito fundamental. É claro, não se trata de eliminar sumariamente e de modo unilateral parte do escopo. Lembre-se, estamos tratando do gerenciamento de tarefas para criar prioridades, ou seja, o intuito é concentrar as atenções naquilo que é crucial para o projeto.

O objetivo é criar uma segunda lista de atividades, obviamente menor, que contenha apenas as que forem essenciais. Tendo essa listagem, basta sinalizar quais são as mais importantes. Ou seja, dar início ao processo de priorização propriamente dito utilizando a sugestão de classificação abaixo: urgente, importante e simples.

Urgente

Essa classificação deve ser destinada para as demandas que não permitem adiamento. As tarefas urgentes são aquelas que não podem ser postergadas, mesmo que completadas antes da data final do projeto, pois devem ser executadas em janelas de tempo/clima específico, dependem de sazonalidade ou que, por qualquer motivo, se concluídas em outra data inviabilizam ou oneram a tarefa.

São as atividades mais importantes porque, além da data específica para a entrega, normalmente, não possuem margem para falha, quer dizer, é impossível entregar uma correção ou revisão futuramente sem que haja algum tipo de prejuízo.

Aquelas atividades pertencentes ao caminho crítico do projeto são bons exemplos, afinal, se atrasarem, vão adiar outras atividades que possuem vínculos de dependência e, consequentemente, o projeto como um todo.

Importante

Essa classificação é adequada para aquelas atividades tão importantes quanto as urgentes, mas que possuem flexibilidade no que diz respeito a data de finalização. Tratam-se de itens que precisam ser feitos, mas que podem ser acomodados no prazo do projeto com certa liberdade.

Elaborar novos procedimentos, promover a revisão nos processos ou realizar treinamentos de modo a aumentar a eficiência da equipe, por exemplo, são ações importantes e que não podem ser descartadas. Contudo, não impactam diretamente no ciclo de vida do projeto e, pelo menos por algum tempo, podem ser deixadas de lado.

No entanto, deve ser dada atenção especial ao monitoramento dessas prioridades. Afinal, o que agora possui classificação importante, amanhã poderá se transformar em tarefa urgente. Logo, o cuidado para que a procrastinação de prioridades não comprometa o gerenciamento de tarefas deve ser constante.

Tarefas simples

Todo projeto possui aquelas tarefas que podem ser finalizadas em um único dia e que, não necessariamente dependem da conclusão de alguma outra para que possam ser iniciadas. Tarefas que, apesar de simples, impactam no avanço do projeto. Você deve estar se perguntando: mas se são simples, por que devem ser priorizadas? Essa questão bem que poderia ser respondida com uma outra pergunta: se são simples, por que estão sendo adiadas?

Fato é que, com o mapeamento dessas tarefas, fica fácil direcionar os esforços em momentos de ociosidade que inevitavelmente acontecem, seja por problema em alguma máquina ou equipamento, atraso no recebimento de matéria-prima etc.

Em circunstâncias normais, esses fatores deixariam parte da equipe inativa, mas com essa classificação em mãos o gerente de projetos pode transformar essas ocorrências em produtividade, atualizando o cronograma no final do dia com avanços — e não somente com atrasos.

O gerenciamento de tarefas e a criação de prioridades

É importante lembrar que o gestor deve estabelecer uma boa comunicação com todos os stakeholders, não importa se patrocinadores, clientes ou a equipe. Outra coisa que se deve ter em mente, é que prioridades podem sofrer influência das diferentes partes envolvidas. De todo modo, a categorização durante o planejamento poupa — e muito! — os esforços do GP na fase de execução.

Imagine um cenário em que os membros da equipe estão em constante debate com o gestor sobre as prioridades. Ou, ainda, que se abstenham da orientação e priorizem as atividades por conta própria. Isso seria desastroso! Essa falta de organização é um dos fatores que contribuem para o estresse e improdutividade no ambiente de projetos, mas que pode ser facilmente resolvida com uma boa sistemática. Nesse sentido, a implementação do gerenciamento de tarefas, alinhado às prioridades, mobiliza e direciona corretamente as ações de toda a equipe.

Você realiza a classificação das atividades do seu projeto conforme a prioridade? Deixe um comentário e compartilhe conosco suas experiências!

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