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Por que a gestão de serviços precisa de ferramentas de gerenciamento de projetos?

A implementação de sistemas de automação de serviços profissionais – também conhecidos como PSAs (Professional Services Automation) – nas empresas voltadas à gestão de serviços é uma tendência. E a razão é muito simples: essas soluções contribuem para a interligar o gerenciamento de projetos com as mais demais áreas. Quer dizer, um único sistema para vendas, contratos, faturamento, recursos humanos e para a gestão de projetos em si.

Além da gestão integrada dos departamentos proporcionar maior agilidade e consistência de informação, poupa a necessidade de pessoas para prover, individualmente, informação de cada operação, e, é claro, otimiza o tempo.

Tudo que faltava, afinal, qual projeto não seria beneficiado por essa consolidação de dados, corte de custos e redução de atrasos? Confira abaixo algumas da razões que tornam a implantação de um PSA a solução ideal para a gestão de serviços de sua empresa!

 Planejamento e execução mais simples

Um bom PSA tem como premissa ser mais eficiente, tanto na gestão de serviços, como na execução dos projetos. Com base na integração dos setores, proporciona à empresa uma visão geral, macro sobre todos os seus projetos, simplificando o trabalho da gestão. Os executivos podem, facilmente, identificar os projetos que estão em andamento e se antecipar às necessidades de recursos.

Com um PSA, os gerentes de projeto têm capacidade de desenvolver planos detalhados, atribuir as pessoas certas aos projetos/atividades corretos, e ter toda a informação sobre o caminho crítico ao alcance das mãos, graças à gestão interligada.

Além de prestar suporte ao planejamento, um PSA oferece também uma melhor comunicação em toda a empresa, servindo como uma plataforma de tramitação de informação entre os recursos, gestores e toda a equipe envolvida no projeto. Afinal, permite que os recursos interajam rapidamente — entre eles e com os gestores — proporcionando ao gerente uma avaliação mais dinâmica sobre os impactos no cronograma e orçamento do projeto, logo que um problema é comunicado.

Mensuração mais precisa

Tendo em vista que o software de automação de serviços também atua na contabilidade, ele apresenta recursos para gerenciar a área financeira do projeto. Os custos relacionadas às horas de trabalho podem ser rastreados com facilidade, e quaisquer outras despesas acessórias, como gastos em viagem ou com subcontratados, podem ser computadas para dar uma representação integral do investimento do projeto.

Esta característica pode se tornar ainda mais valiosa quando se tratam de empreendimentos com restrições de orçamento. A gestão tem como realizar o planejamento com alto nível de detalhe, conhecendo exatamente onde está sendo consumido o investimento.
Sabendo que todas as informações estão em um único núcleo, os gerentes de projeto têm potencial para analisar informações pontuais de produtividade de seus recursos, a fim de assegurar a contribuição maximizada de cada membro.

Ciclo de Vida do Projeto

Os PSA têm a capacidade de gerenciar todas as fases do ciclo de vida dos projetos. Dessa forma, estrutura as organizações de serviços para se concentrarem no que é, de fato, importante. Quer dizer, atentar para as necessidades dos clientes, ao invés de comprometer tempo e recursos em tarefas administrativas irrelevantes.

Essa concentração de esforços na eficiência pode ser notada rapidamente a considerar o tempo gasto em horas produtivas, com efeito direto sobre a qualidade do produto entregue.

A maior parte das soluções de automação de serviços profissionais permite a integração com sistemas de CRM (Customer Relationship Managment) ou qualquer outro pacote de contabilidade. A ideia é reduzir, ou mesmo eliminar, a necessidade de qualquer configuração no sistema.

Produtividade dos recursos

Muitas soluções de PSA também contam com avançadas ferramentas para o cronograma de recursos, auxiliando as empresas a equilibrarem a oferta e a demanda de sua força de trabalho.

Ter a visão clara e em tempo real de quando os recursos com qualificações-chave estão disponíveis traz efeitos visíveis na produtividade da equipe.
Além de tornar a execução dos projetos mais eficiente, a alocação precisa de pessoal e também oferece os subsídios necessários para garantir o equilíbrio adequado da carga de trabalho, sem esgotamento ou ociosidade dos profissionais.

Tomada de decisão

Uma vez que proporciona uma visão geral consolidada, se mostra essencial na tomada de decisões. Afinal, toda a informação que a empresa precisa para deliberar sobre os projetos está centralizada no seu software de PSA.

Essas ferramentas tendem a substituir controles desgastados e imprecisos que, muitas vezes, são utilizados sem a devida atualização.

Quando utilizados de maneira inteligente, mais do que uma solução integrante da infraestrutura de sistemas, os sistemas de PSA tendem a ser uma vantagem estratégica importante para a gestão de serviços, pois tende a melhorar a produtividade, melhorando a rentabilidade e o crescimento a longo prazo.

Centralização dos projetos e serviços

É até comum que organizações centralizadas em projeto, quando buscam por soluções para ajudar no gerenciamento de suas cargas de trabalho, optem por ferramentas diferentes de um PSA, acreditando que seja um sistema muito além de suas necessidades. Entretanto, a empresa deve ter em mente que a automação de serviços profissionais é uma plataforma projetada para impulsionar os resultados de qualquer equipe de projeto.

Finalmente, o software PSA é desenvolvido com o objetivo de ser decisivo para o sucesso do projeto, sendo muito mais do que uma ferramenta de gerenciamento autônomo, mais contemplando todas as variáveis envolvidas em um projeto, desde a gestão de recursos humanos, o acompanhamento dos orçamentos do projeto e cronograma, a comunicação, como a análise de desempenho.

Seja qual for o ramo de atuação, é interessante analisar como uma ferramenta de PSA pode ajudar sua organização. Inevitavelmente, essa avaliação irá mostrar todo o valor agregado das funcionalidades, todo o controle e monitoramento proporcionado, tornando possível que os esforços passem a ser concentrados no que realmente importa. Ou seja, foco em resultados, potencializando a realização de projetos bem-sucedidos.

Um dos cases de sucesso é a Artsoft Sistemas, consultoria que lida com a gestão empresarial de mais de 6.500 empresas e depois de pesquisar adotou a da Project Builder para ser sua solução de PSA. Assim, a Artsoft substituiu infinitas planilhas de Excel pela excelência que um sistema integrado como um PSA traz para a gestão e gerenciamento de projetos.

Sua empresa adota uma solução de PSA? Quais os ganhos que têm sido observados? Deixe seu comentário!

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