Já parou para pensar sobre como os projetos começam? Já percebeu que alguns deles sequer passam por uma fase de planejamento, simplesmente tomando forma? Outros, por sua vez, até contam com um certo detalhamento prévio, mas no meio do caminho se descobre que nem era exatamente aquilo que o cliente queria. Mas, afinal de contas, como iniciar um projeto com a devida qualidade? Que passos devem ser dados para manter o controle absoluto sobre o que se está prestes a desenvolver?

Pois a primeira constatação a que você deve chegar é que simplesmente não dá para partir direto para a ação! Fato é que esse tipo de comportamento afobado pode, sim, levar o projeto ao fracasso em um piscar de olhos. Portanto, respire fundo, acalme-se e comece devagar, sempre se lembrando de que a fase inicial do projeto é o que determinará o sucesso da sua iniciativa. Então nada de se deixar levar pela ansiedade! Siga os seguintes passos:

Anote tudo o que for relevante no primeiro contato

Imagine se os projetos nascessem de um simples e-mail do cliente pedindo “um software para gestão da minha cadeia de suprimentos”. Mas quais são as reais necessidades do cliente? Qual seria a finalidade prática do software? Quais funcionalidades ele deve ter? As respostas para essas e tantas outras perguntas são absolutamente cruciais para que você já inicie o projeto sabendo exatamente o que deve ser feito.

Então marque uma reunião presencial com o cliente e explore suas necessidades fazendo perguntas e anotando as respostas. Se tiver a chance, elabore um script antes de se reunir com o cliente, elencando as perguntas básicas a que ele deve responder. Mas também não se limite a elas, ok?

Conforme a conversa se desenrolar, faça novas perguntas e procure repetir o que o cliente disse com outras palavras, para ver se você realmente entendeu o que ele quer. O importante é não deixar espaço para mal-entendidos!

Registre e valide os fatos após a reunião

Infelizmente, o mundo está repleto de clientes que dizem uma coisa e depois mudam de ideia, muitas vezes até causando prejuízos e frustrações no meio desse caminho. Por isso, é extremamente importante que você registre tudo o que foi dito na reunião e envie um documento para todos os que estavam presentes validarem.

Nesse momento, aproveite para pontuar as ações que serão realizadas, assim como para apresentar seus respectivos responsáveis, demarcando direitinho o que é de responsabilidade do cliente e o que é de responsabilidade da sua equipe. Deixe claro que o que foi conversado durante a reunião servirá de base para o termo oficial de abertura do projeto e também para a declaração de escopo, pedindo, assim, a validação dessas informações por e-mail.

Defina com cuidado sua equipe de trabalho

Uma vez que você já esclareceu do que se trata o projeto, chegou o momento de se cercar das pessoas certas para colocá-lo em ação. Se não houver recursos disponíveis na empresa, pergunte ao cliente se ele tem indicações de pessoas que possam compor a equipe ou vá para o mercado em busca de profissionais especializados.

Com a equipe montada, apresente os membros uns aos outros e ofereça oportunidades de entrosamento. Também apresente a equipe ao cliente, afinal, ele também precisa saber quem conduzirá a operação toda. Essa é a hora de deixar claras quais são as competências de cada membro da equipe e quais serão as responsabilidades de cada um, de forma a tranquilizar o cliente e mostrar que você selecionou profissionais realmente competentes para o projeto.

Identifique os stakeholders do projeto

Como stakeholders são todas as pessoas que, de uma forma ou de outra, impactam ou são impactadas pelo projeto, esquecer de uma dessas partes pode se mostrar simplesmente fatal para a conclusão da iniciativa. Faça, portanto, um trabalho minucioso de identificação dos stakeholders, de preferência envolvendo também o cliente.

Como iniciar um projeto envolve uma série de ações, pensar que você pode ficar fora do olhar de um stakeholder complicado é enganar a si mesmo. Assim, se perceber que há uma parte interessada que pode causar problemas, invista logo no diálogo aberto, alinhando expectativas, estabelecendo uma relação de confiança, mostrando os benefícios do projeto e lidando com os conflitos da melhor maneira possível.

Assuma a responsabilidade logo de primeira

Se você é o gerente de projetos, não tem saída: qualquer problema, falha ou deslize durante o desenvolvimento dos trabalhos será responsabilidade sua — e de mais ninguém. Assim, falar para o cliente que a culpa foi de um analista, do fornecedor, da chuva ou do sol não fará diferença, pois quem está no comando é você. O que fazer então? Assuma a responsabilidade! Mas busque soluções antes de apresentar o problema, colocando sua equipe para pensar em como contornar a situação e chegando, o mais rapidamente possível, já com um plano de ação para evitar impactos maiores.

O segredo? Não se deixar abater por um problema que não havia sido considerado desde o início. É preciso entender que imprevistos podem sim acontecer, sendo que a diferença entre um bom e um mau gerente de projetos está relacionada a como é seu posicionamento diante das dificuldades.

Lembre-se da análise de viabilidade

A análise de viabilidade é um estudo financeiro feito para saber se determinado projeto pode ser executado, trazendo retorno para o cliente. Quando essa análise é deixada de lado, muitas surpresas desagradáveis podem surgir ao longo do caminho. O gerente pode, por exemplo, descobrir que o projeto é um poço sem fundo de consumo de recursos e que os resultados que ele trará não cobrirão tantas despesas. Cenário nada ideal, não é mesmo?

Sendo assim, por mais que o próprio cliente insista que não é necessário, faça a análise de viabilidade, registrando valores e riscos envolvidos, além de pedir para que o cliente assine o documento, afirmando que está de acordo com o projeto e tudo o que ele envolve.

Agende uma reunião de kickoff

A reunião de kickoff serve para dar o pontapé inicial no projeto, configurando-se como uma ótima oportunidade para unir tanto sua equipe quanto o cliente e outros stakeholders que estejam envolvidos no processo. Nessa ocasião, apresente um resumo de todo o projeto, defina as responsabilidades de cada parte e alinhe expectativas.

Diga o que faz parte e o que não faz parte do projeto, como os trabalhos serão desenvolvidos, qual é o cronograma e quais recursos serão necessários. É preciso dar um panorama geral para os envolvidos e, mais uma vez, pedir a validação das informações a todos os presentes. Lembre-se de que evitar qualquer tipo de conflito de entendimentos é a melhor forma de começar um projeto com tranquilidade.

Prepare o termo de abertura oficial do projeto

O termo de abertura nada mais é que a validação de tudo o que já foi apresentado na reunião de kickoff. A partir dele você poderá desenvolver uma declaração de escopo e os demais tópicos relativos ao planejamento do projeto, com a certeza de que aquilo que foi discutido e combinado é o que realmente deve ser feito. Sem mais preocupações, coloque seu time para trabalhar rumo ao sucesso!

Percebeu como iniciar um projeto com qualidade e eficiência pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso da sua iniciativa? Agora nos conte: de acordo com sua experiência, você acrescentaria mais algum passo a essa lista? Deixe seu comentário e enriqueça nosso post! E aproveite para conferir este outro post que traz 3 dicas valiosas para o início de qualquer projeto!