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Pare de replanejar projetos com estas 4 dicas

O desempenho de um projeto está ligado primariamente ao seu planejamento. No entanto, mesmo quando há um bom plano a seguir, é comum encontrar obstáculos que fazem com que todas as tarefas sejam repensadas pelo gerente de projetos (GP), obrigando-o a replanejar projetos.

Você provavelmente já passou por essa situação e sabe quão frustrante é revisar cada etapa feita, além de ter que recomeçar algumas atividades do zero. Não só isso, mas o esforço e investimento, até financeiro, gasto por você e sua equipe podem ser expressivos cada vez que o trabalho sofre pausas e é replanejado.

Muitas vezes, essa reflexão é necessária para que você tenha uma boa performance e possa estar mais próximo aos resultados que você deseja. Mesmo assim, evitar o esforço excessivo é sempre uma precaução a se tomar antes de começar qualquer projeto. Por isso, tomar certos cuidados pode te ajudar a prevenir erros que possam prejudicar o seu trabalho.

1. Saiba o que te impede de prosseguir

Antes de começar a agir, você precisa refletir sobre a trajetória do seu projeto. Identifique os sintomas que o seu trabalho está sofrendo. Existe algum investimento de alto custo que está trazendo baixo retorno? Há algum vício no trabalho da sua equipe que pode estar sendo prejudicial como um todo?

Se você quer evitar o tempo gasto com replanejamentos, saiba quais são os principais obstáculos que impedem você de atingir a sua meta. Ao conhecer e dar um nome ao problema, você estará instintivamente mais preparado para enfrentá-lo no futuro.

Busque conhecer as suas limitações. Antes de ultrapassar uma barreira, é preciso saber exatamente qual é o tamanho dela, em que lugar ela está localizada e como os outros fizeram para vencê-la. Quanto mais conhecimento você tiver aliado ao seu projeto, menos tempo você gastará em refações.

2. Monitore constantemente as variáveis

Após entender os principais problemas que você enfrenta durante o planejamento do seu projeto, identifique quais são os setores que estão mais vulneráveis e podem ser afetados drasticamente durante o seu replanejamento.

Portanto, para proteger essas atividades vitais, você precisa registrar cada atividade ou mudança que os acontece. Seu projeto, por exemplo, pode estar sofrendo uma grande variação negativa no orçamento, então, é essencial que você tenha controle de tudo o que acontece na sua gestão financeira.

Ou, talvez, você percebeu uma baixa resposta do seu público, e acabou tendo uma redução do número de clientes. Assim, o melhor a se fazer é traçar todas as interações feitas com esse grupo por você ou por seus funcionários. Entenda o problema, procure o setor afetado e o estude.

3. Use bem a sua equipe e seus recursos

Jamais trabalhe sozinho. Quando nos focamos em uma só coisa, nos acostumamos a ter uma só perspectiva: a nossa. Procure a opinião dos seus funcionários e das pessoas que trabalham diretamente com seu projeto. Elas entendem de uma maneira diferente da sua o trabalho que está sendo feito e podem ser grandes aliadas na hora de encontrar uma solução para os desafios do seu projeto.

Se você já está trabalhando diretamente com um público, peça uma resposta para eles sobre a eficácia do seu projeto. Não tenha medo da avaliação do seu cliente: mesmo que ele não conheça a fundo as tarefas que você e sua equipe estão fazendo, ele pode trazer uma boa perspectiva sobre o seu projeto, pela visão de quem está de fora.

4. Melhore seu planejamento e economize esforço

Um dos problemas mais comuns durante a administração de um projeto é o excesso de informações envolvidas nele. Quando não se consegue visualizar os dados certos na hora certa, as decisões, sejam suas ou dos seus funcionários, não são feitas com a maior clareza.

Sendo assim, é importante que você encontre a melhor forma de planejar o seu projeto, para evitar quaisquer dúvidas e sempre ter as informações priorizadas antes de fazer qualquer escolha vital no seu trabalho. Uma boa opção é investir em um sistema para o gerenciamento de projetos, onde você possa acompanhar o andamento das atividades por sua equipe e, assim, se antecipar quanto aos possíveis gargalos no planejamento atual. Essa pode ser uma ótima forma de economizar tempo e esforço gastos no replanejamento!

E você, costuma ter que replanejar com frequência os projetos que gerencia? Como lida com estas questões? Compartilhe suas experiências e dificuldades através dos comentários! Elas podem se tornar assunto para um próximo encontro aqui no blog.

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