Um dos principais objetivos de um gestor com relação ao trabalho da sua equipe é conseguir mais organização e máxima eficiência, certo? Pois uma das principais formas de organizar melhor a rotina de trabalho é utilizando listas de tarefas e as organizando por prioridades. Mas o que fazer quando uma outra atividade que não estava contemplada na lista surge e precisa ser desenvolvida? No post de hoje vamos falar sobre como a gestão de demandas pode ajudar o gestor a organizar melhor a rotina do seu time e obter cada vez mais eficiência e melhores resultados. Então acompanhe:

 O que é a gestão de demandas?

Como se pode definir como demanda tudo aquilo que surge com a necessidade de ser realizado, a gestão de demandas nada mais é do que prever, identificar, planejar e gerir, de forma sistêmica, toda necessidade de trabalho que venha a surgir tanto para a empresa como um todo como especificamente para seus setores. Se você ainda ficou com dúvidas sobre o que é gestão de demandas, leia esse post.

Como ela pode ser feita?

Normalmente a gestão de demandas é feita utilizando dados históricos da empresa, bem como sua frequência de ocorrência. Mas vale lembrar que a gestão de demandas não se restringe somente à identificação das necessidades, sendo necessário saber gerenciá-las também. Que tal algumas dicas mais práticas? Dê só uma olhadinha:

Padrões de necessidade

Para se gerir devidamente as demandas, sejam elas de consumo interno ou externo, é preciso, em primeiro lugar, identificar padrões. Assim, como dissemos anteriormente, é necessário utilizar os dados históricos para entender como essas necessidades surgem e qual exatamente é sua frequência.

Para exemplificar melhor, podemos utilizar a previsão de vendas como gestão de demandas. Se os gestores identificam que, em determinado período do ano, as vendas aumentam, o que se repete sistematicamente, então a empresa deve se preparar para um aumento nas vendas nesse mesmo período, sabendo que seu faturamento será mais alto.

Trazendo isso para o contexto interno, vamos utilizar como exemplo o resultados dos custos do setor. Suponhamos que mensalmente o gestor precise reportar à área financeira os custos de seu departamento nesse período. Então o gestor, juntamente com sua equipe, deve compreender esse padrão e entender que todo mês existirá a demanda para envio desse relatório. Simples assim!

Planejamento da rotina

Agora que os padrões foram identificados, é possível que gestores e membros da equipe consigam planejar melhor o que deve ser feito. Quando a identificação das necessidades é realizada e bem planejada, é possível controlar melhor a rotina e lidar mais adequadamente com problemas inesperados, sem que essas demandas de última hora perturbem desnecessariamente a rotina do setor.

Gestão das demandas

Com a identificação das necessidades e o planejamento sendo realizados adequadamente, resta realizar a gestão propriamente dita de todas as demandas. Isso inclui planejar uma programação para o desenvolvimento de todas as atividades que já foram levantadas e, ainda, continuar com a identificação de futuras demandas, bem como com o planejamento de cada uma delas.

Viu como fazer a gestão das demandas é uma atividade cíclica, que busca se antecipar às necessidades e se programar para cada uma delas, de forma que a rotina do time seja bem mais organizada e produtiva? A partir daí os problemas e as atividades que eventualmente surgem de última hora podem ser encaixados sem desestabilizar a estrutura de todo o setor.

Agora nos conte aqui nos comentários se esse processo de gestão de demandas existe em sua empresa! Como essa administração é feita? Compartilhe suas experiências conosco e participe da conversa!