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Como uma ferramenta de gestão de projeto auxilia as operações de trabalho remoto?

O trabalho remoto tem se mostrado como uma ótima alternativa tanto para os funcionários — que podem praticar horários mais flexíveis e cumprir as tarefas do conforto de suas casas — quanto para as empresas, que não precisam alocar um espaço para abrigar todos os colaboradores e, geralmente, contam com pessoas mais produtivas.

Acontece que o trabalho a distância requer o mínimo de controle e coordenação entre os membros da equipe, o que podemos conseguir com a ajuda de uma ferramenta de gestão de projeto.

Por isso, neste post, descobriremos quais são as vantagens de sistemas desse tipo para as operações de organizações que permitem a prática do trabalho por meio do home office.

Vamos lá?!

Planejamento adequado do projeto

Antes do início de um projeto, o gestor precisa planejar muito bem todos os recursos necessários, as atribuições de cada membro da equipe — seja ele um colaborador remoto ou não — e o cronograma de entrega. Sem isso, todas as etapas seguintes e o desempenho dos profissionais poderão estar em risco.

Com um sistema de gerenciamento de projeto, o gestor pode inserir todos esses dados iniciais, centralizar a comunicação da equipe na mesma ferramenta, delegar e acompanhar as tarefas, analisar as metas, objetivos e a produtividade dos integrantes do time e muito mais.

Veremos a seguir um pouco mais sobre cada um desses elementos.

Comunicação interna e documentação

Para o correto andamento de um projeto, é fundamental que todos os colaboradores designados tenham conhecimento sobre o progresso das tarefas, as possíveis mudanças de rumo e que recebam feedbacks dos gestores. Por esse motivo, a facilidade de comunicação e o acesso às informações são tão importantes para o trabalho em equipe.

Nesse sentido, é preciso criar meios para que os trabalhadores remotos também se integrem ao time sem precisar de reuniões presenciais. Para isso, as ferramentas de gestão de projeto fornecem soluções para a otimização da comunicação, com o envio de mensagens e documentação de problemas e escolhas tomadas para concluir as tarefas.

Dessa forma, as informações relevantes ficam disponíveis para que todos os envolvidos possam consultar, evitando assim que cometam os mesmos erros e tirem dúvidas sobre os motivos de certas decisões de projeto.

Inclusive, previne-se a ocorrência de ruídos de comunicação e mal-entendidos (desde que as pessoas sejam instruídas a escreverem com uma linguagem clara), já que as conversas ficam registradas e com os participantes nitidamente identificados.

Sem contar que esses softwares também são capazes de armazenar arquivos do interesse de todos, como documentos em texto, planilhas, imagens etc.

Atribuição e acompanhamento de tarefas

Pode acontecer de mais de um colaborador se dedicar simultaneamente à mesma tarefa, especialmente em casos de equipes mal gerenciadas ou que não contam com uma boa comunicação interna.

Para evitar que isso aconteça, os sistemas de gestão de projeto oferecem ótimos recursos de gestão de equipe que permitem delegar atividades e gerenciar o andamento das tarefas com maior clareza.

Com isso, colaboradores que trabalham remotamente ou presencialmente sabem o que os outros colegas estão fazendo e não interferem nas tarefas uns dos outros. Trata-se de uma mentalidade de cooperação, com o objetivo comum de entregar o projeto com sucesso.

Além disso, os colaboradores conseguem ter melhor noção sobre os prazos e outros detalhes das entregas, para que sejam feitas da maneira mais eficiente possível. Também existe a possibilidade de visualizar quais são as tarefas pendentes, para que as pessoas saibam quais atividades podem pegar depois de concluírem a atual.

Análise de metas e objetivos

Outra vantagem das ferramentas de gerenciamento de projeto é o acompanhamento adequado das metas e objetivos.

Enquanto no trabalho presencial podemos ter uma forte presença dos líderes na supervisão das tarefas e cobrança de resultados, no trabalho remoto o desempenho do colaborador acaba sendo mais influenciado pelas metas e objetivos definidos para ele dentro do projeto.

Ainda que isso exija mais disciplina e organização por parte dos funcionários em regime de home office — afinal, o ambiente de casa é mais relaxado e com mais distrações —, os gestores conseguem agir se for necessário.

Se julgarem que o colaborador não está atendendo às expectativas de produtividade ou se não está cumprindo os prazos, podem usar os recursos de comunicação que explicamos anteriormente para contatá-lo, entender se há algum problema e como encontrar o melhor jeito de resolvê-lo.

Ao analisarem bem o cumprimento ou não dessas metas, os gestores ainda podem melhorar suas habilidades em estimar prazos para futuras atividades com determinados colaboradores.

Visualização de dados

Outro benefício interessante está na visualização de dados por meio de diagramas, tabelas e outros recursos gráficos na interface dos sistemas de gerenciamento.

Isso dá aos gestores a capacidade de fazerem a análise do projeto em tempo real e identificarem com facilidade qualquer problema que possa prejudicar a condução saudável das atividades — ou até mesmo a própria estratégia da empresa. Assim, é possível tomar decisões mais acertadas, com mais agilidade e sem achismos ou suposições.

Eles também conseguem visualizar a produtividade dos colaboradores segundo determinadas opções de métricas que o sistema disponibiliza. Só para se ter uma ideia, é possível comparar a produtividade dos funcionários e descobrir se, de maneira geral, aqueles que trabalham a distância costumam ter melhor performance ou não.

Portanto, podemos perceber que, além de auxiliar os tomadores de decisão a gerenciarem melhor o cronograma e o desempenho da equipe, esses sistemas incentivam a comunicação e criam um ambiente propício para a colaboração entre todos os membros do time.

Com todas essas vantagens, concluímos que um software de gestão de projetos tem todas as condições de favorecer a eficiência e a qualidade das tarefas de trabalhadores remotos, ao mesmo tempo em que permite um monitoramento apropriado por parte dos superiores.

E você, percebeu como esse tipo de sistema pode trazer uma série de benefícios para negócios que contam com trabalhadores remotos? Já utiliza uma ferramenta de gestão de projeto dentro da sua empresa e quer mais informações sobre esse universo? Então, assine a nossa newsletter e receba conteúdos como este diretamente em seu e-mail!

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