Vivemos em uma época de oportunidades ímpares para a inovação, não é verdade? Com o advento da internet, o crescimento da relevância das redes sociais e a verdadeira revolução causada pela computação em nuvem e pelas tecnologias open source, o custo tanto de desenvolvimento como de implementação de soluções se torna cada vez mais baixo.

No entanto, os índices relacionados a projetos bem-sucedidos não melhoraram proporcionalmente: a maioria, infelizmente, ainda fracassa. Segundo dados do Chaos Report 2009, do Standish Group International, houve, na verdade, uma queda no percentual dos êxitos, atingindo apenas 32% dos trabalhos concluídos dentro do prazo, do orçamento e com recursos e funções previamente acordados. De acordo com essa mesma pesquisa, 44% dos projetos se atrasaram e estouraram o orçamento, enquanto os outros 24% foram cancelados antes mesmo de sua conclusão. Alarmante, não concorda?

Pois foi exatamente pensando nesse cenário nada favorável que resolvemos preparar este artigo, a fim de explicar um pouco mais sobre o que de fato é a gestão de projeto on-line e como sua implantação pode atuar de forma relevante no sucesso dos trabalhos da sua organização. Ficou curioso? Então confira agora mesmo:

Começando pela definição de projeto on-line

A gestão de projeto on-line nada mais é que a centralização de todos os dados de um trabalho — ou mais — em um ambiente web, que automatiza as principais rotinas de gestão de projetos por meio de uma plataforma geralmente bastante colaborativa. A virtualização desses projetos normalmente se dá com o apoio de um software já testado, de renome no mercado, ou de um programa próprio, desenvolvido pelo departamento de TI da empresa. A adoção de uma ferramenta on-line já consolidada ou o desenvolvimento interno de um sistema é um importante passo na busca da maturidade empresarial, tornando a gestão de projetos mais profissional e otimizando processos de iniciação, planejamento, execução, monitoramento, controle e encerramento de projetos.

O Project Builder, por exemplo, foi desenvolvido justamente pela demanda de um cliente que desejava levar as informações de seu MS Project para um ambiente colaborativo, uma vez que trabalhava com profissionais geograficamente distribuídos. Até fizemos um estudo recente com nossa base de clientes e identificamos que, ao se utilizar o Project Builder, tem-se uma economia de cerca de 20 minutos por dia — por cada membro da equipe — e 10 minutos diários diretamente relacionados ao gerenciamento de projetos por gestor. Assim, ao adotar a gestão de projetos on-line, gera-se uma economia de tempo extremamente significativa ao longo de um ano. Caso queira quantificar a economia real que sua área de projetos pode conquistar, utilize nossa calculadora de ROI!

Passando pelos controles arcaicos

Aqui na Project Builder não nos cansamos de ser surpreendidos por empresas de grande porte gerenciando carteiras milionárias com controles extremamente arcaicos — como planilhas eletrônicas manuais, software instalados localmente ou até mesmo única e exclusivamente pelo combo e-mail mais memória dos envolvidos e telefone. Tudo bem que esses métodos até funcionam — apesar de não muito bem —, permitindo o controle dos projetos em muitas empresas. Seu maior problema é, no entanto, a exigência de um esforço muito maior para levar a resultados efetivos, gerando um grande risco de se utilizar informações incorretas na tomada de decisão, além de, nesses moldes, a governança ser limitada, uma vez que não se controla o acesso e a edição das informações.

Considerando que, no quesito departamento de projetos, o maior custo da companhia é o salário dos gestores e dos especialistas, qualquer economia no tempo de gestão e na concreta execução dos projetos já pode representar uma ampliação na capacidade de execução de trabalhos simultâneos e na otimização de recursos humanos, permitindo, assim, um melhor acompanhamento da alocação dos recursos e uma melhor utilização dos especialistas da empresa.

Incluindo a segurança de acessos

Na gestão de projetos on-line, os dados ficam centralizados em uma única ferramenta, sendo que cada usuário acessa as informações por meio de uma identificação pessoal. Assim, o administrador do sistema pode controlar o que cada um dos perfis de usuário pode ou não pode acessar ou fazer, garantindo a plena segurança das informações.
Um maior controle nessa área garante um constante monitoramento de dados sigilosos e estratégicos, assim como o rápido rastreamento e a devida correção de erros típicos de distribuição e armazenamento. Isso sem contar a facilidade gerada pelos backups automáticos, que permitem resgatar e recuperar informações dentro de um determinado período. Lembra-se da última vez em que perdeu sua planilha? Pois em um ambiente on-line isso poderia ser facilmente evitado ou até revertido!

Chegando à agilidade na tomada de decisões

Outro grande benefício da gestão de projetos on-line é relativo a seu caráter imediato. Uma vez que os membros da equipe atualizam as informações sobre a execução dos trabalhos em tempo real, a agilidade na identificação de uma possível crise ou no reconhecimento de uma grande oportunidade torna o processo — e, consequentemente, a empresa — mais dinâmico e ágil, possibilitando uma tomada de decisões cada vez mais assertiva.

Como quem gerencia projetos normalmente concentra seu tempo em duas tarefas centrais — a coleta de informações sobre a execução do trabalho e a distribuição dessas informações para todos os envolvidos —, com tudo acontecendo no mesmo ambiente, já se automatiza pelo menos 50% da empreitada. No Project Builder, por exemplo, à medida que os membros da equipe executam registros, o gerente do projeto é notificado e pode acompanhar, em tempo real, o avanço do plano rumo à sua conclusão.

Fechando com a automatização da comunicação

Por meio de um software on-line de gerenciamento de projetos, a comunicação deixa de ser reativa — sendo necessária uma ação após o corrido —, passando a ser proativa — durante o ocorrido, sem a necessidade de ação corretiva. Essa simples mudança torna a comunicação automática, avisando sobre as atividades devidamente concluídas, as tarefas que, na verdade, deveriam ter sido concluídas, mas não o foram, e relatando paralisações e a ocorrência de eventos importantes — como marcos e reuniões que se aproximam.

Toda essa revolução nos processos torna a colaboração mais dinâmica e permite que o gerente de projetos se concentre no que realmente importa e, normalmente, é negligenciado, como o desenvolvimento dos membros da equipe, a geração de feedbacks construtivos, o registro de lições aprendidas e o monitoramento da evolução dos riscos, por exemplo.

Viu só como levar sua gestão de projetos para o ambiente on-line — e, consequentemente, em tempo real — é um passo fundamental a ser dado por toda e qualquer companhia? Como já falamos no passado, é muito importante começar com o pé direito e preparar bem a empresa para adotar uma boa metodologia de gestão de projetos.

Aqui na Project Builder já ajudamos algumas empresas a mudarem seus modelos de gestão de projetos. É o caso da revista Seleções, que tinha um desafio muito grande pela frente: coordenar os lançamentos das campanhas executadas por diferentes departamentos da companhia. Substituindo, com a adoção do PB, uma grande planilha eletrônica, foi possível liberar os colaboradores previamente encarregados de atualizar esse enorme formulário e de buscar informações para que passassem a focar exclusivamente no sucesso das campanhas — você pode conhecer mais sobre o case nesse vídeo!

Agora comente aqui e nos conte quando pretende investir na gestão de projetos on-line! E se precisar de algum tipo de ajuda, bata um papo com um de nossos consultores! O artigo foi útil? Então o compartilhe com seus contatos! Já imaginou que pode muito bem existir um gerente de projetos perto de você precisando dessas informações?