Idependentemente da metodologia aplicada, das boas práticas seguidas ou da filosofia por trás de tudo, normalmente qualquer gerenciamento de projetos se resume a fazer dinheiro novo, não é mesmo? As mais diversas definições, os cursos mais completos e as palestras mais intrigantes se propõem a explicar no que realmente consiste e com implementar uma boa gestão de projetos, porém, em uma visão bem simples e objetiva, pode-se dizer que gerenciar qualquer projeto é trabalhar para entregar valor para uma organização, ajudando-a a atingir seus objetivos.

E se você ainda está começando sua empreitada no ramo de gestão de projetos, primeiramente confira nossos artigos sobre o que é e por onde começar! Lidos? Então você já está mais que pronto para digerir os principais pontos em que os gerentes de projetos, PMOs e organizações precisam focar para potencializar sua capacidade de geração de valor. Dê só uma olhadinha:

Como iniciar um projeto

É muito comum ouvirmos falar que é preciso planejar, certo? Porém, mais do que planejar, é preciso iniciar bem um projeto. Assim, antes de efetivamente decidir o que fazer, é importante esclarecer os motivos pelos quais se deve fazê-lo. E é aí que entra a iniciação no gerenciamento de projetos.

Idependentemente se você utiliza uma abordagem ágil ou tradicional, é necessário construir uma visão de onde se quer chegar com o projeto, quanto será preciso investir no trabalho e quanto se espera receber ao concluí-lo — no modelo tradicional, essa etapa é chamada de iniciação. Mas pouco importa se a opção consiste em utilizar uma metodologia Scrum ou uma boa prática como o PMBOK, porque, de uma forma ou de outra, você precisará construir um bom plano de negócios — business case ou Business Model Canvas — da iniciativa.

No caso de ser um projeto interno da corporação, será preciso obter a aprovação de um patrocinador. Já se for um projeto externo, bastará um aceite formal por parte do cliente para dar início efetivo aos trabalhos. De qualquer forma, idependentemente da estrutura do projeto em si, o ponto é simples: é preciso formalizar o nascimento da proposta e seus respectivos limites, assim como comprometer os envolvidos na nova iniciativa.

Como planejar um projeto

Tanto trabalhando com o modelo de projeto tradicional, assim como optando por um método mais dinâmico — como o Canvas — ou em ondas — como o Extreme Programming —, fato é que a etapa de planejamento tem por objetivo definir o que será concretamente executado, em quanto tempo e por quem. Isso sem contar que essa crucial etapa definirá as linhas de base que serão seguidas ao longo da execução dos trabalhos, ou seja, ao final do planejamento, tem-se uma estrutura que servirá como referência.

Nesse caso, os mais tradicionais terão uma EAP e um cronograma, o pessoal da agilidade terá um backlog, uma definição do sprint e um Kambam com todas as atividades que serão entregues na primeira onda. Aí está uma tonelada de informações extremamente importantes para garantir o bom andamento desse possivelmente conturbado início, não concorda?

Como executar um projeto

É nessa hora que a aventura realmente começa! Com tudo planejado e as linhas de base definidas, o trabalho agora consiste em seguir o plano. Nessa etapa, o time buscará desenvolver as atividades rumo à conclusão do projeto, entregando os pacotes de trabalho e validando o atendimento às necessidades do cliente.

Vale lembrar que, ao logo da execução, é mais que comum precisar corrigir o direcionamento ou responder a mudanças ou riscos inesperados. Por isso, a velocidade com que essas ocorrências são devidamente identificadas farão toda a diferença no sucesso do projeto como um todo.

Para quem utiliza os métodos ágeis, será exatamente na execução que os membros da equipe assumirão suas atividades individuais e em conjunto. Nesse cenário, o papel do scrum master é blindar seu time, garantindo que seus colaboradores tenham as ferramentas e os recursos necessários para produzirem o máximo possível.

Constantes reuniões, em pé mesmo, durante a execução têm por objetivo ajudar a entender como o projeto está evoluindo, quais são as dificuldades apresentadas e o que será feito no próximo dia. Mesmo que esse ritual tenha nascido pela necessária agilidade do mundo atual, cada vez mais gerentes tradicionais têm adotado essa filosofia e visto ganhos significativos na evolução dos trabalhos.

Como monitorar e controlar um projeto

Monitorar e controlar consistem em acompanhar a execução do projeto para que potenciais obstáculos possam ser identificados antes mesmo de se tornarem problemas reais, a fim de que, quando necessário, ações corretivas possam ser tomadas para controlar a execução ideal do projeto. Assim, o desempenho do trabalho é observado e medido regularmente para identificar possíveis desvios do planejamento. E esse trabalho inclui:

• Medir as atividades do projeto em curso — onde se está;
• Monitorar as variáveis ​​do projeto — custo, esforço, escopo e assim por diante;
• Contrapor o plano de gerenciamento de projetos com a linha de base do desempenho do projeto — onde se deveria estar;
• Identificar ações corretivas para resolver adequadamente problemas e riscos — como será possível entrar na pista de novo;
• Influenciar os fatores que poderiam burlar o controle integrado de mudanças para que só as alterações aprovadas sejam realmente implementadas.
• Fornecer feedback em relação às fases do trabalho, a fim de implementar ações corretivas ou preventivas para trazê-lo para mais perto do que foi prometido e planejado.

Como encerrar um projeto com tranquilidade

O encerramento do projeto tem um grande objetivo: receber o aceite formal do cliente atestando que tudo o que foi acordado está devidamente entregue. Nessa hora, as atividades gerencias incluem o arquivamento dos documentos relativos a todo o processo e a catalogação das lições aprendidas. Esta fase consiste, basicamente, em:

1. encerrar completamente o contrato, liquidando até quaisquer itens ainda em aberto e fechando cada transação aplicável ao projeto ou a suas fases;
2. finalizar todas as atividades nos grupos de processos para encerrar formalmente uma fase ou o projeto inteiro;
3. revisar a implementação — fase vital para a equipe do projeto aprender com as experiências que certamente se aplicarão a trabalhos futuros —, que normalmente consiste em olhar para o que correu bem e analisar o que não deu tão certo assim para se chegar a lições construtivas.

Como levar tudo isso para minha organização

Agora que você já sabe o que fazer, seu primeiro passo deve ser começar a realmente planejar sua implementação. Seja criando um PMO, adotando uma metodologia ou contratando um bom software de gerenciamento de projetos software de gerenciamento de projetos, seu próximo passo é executar uma ação para conduzir sua empresa do ponto em que se encontra até aonde queira chegar — nesse momento, um material que pode ser muito útil é nosso e-book sobre os 7 segredos para uma Gestão de Projetos de alta performance, em que falamos a respeito de colocar tudo isso em prática, sem mistérios.

Diga não à burocracia

Guarde, desde já, que implementar uma gestão de projetos eficaz definitivamente não é burocratizar seus processos, ok? O grande valor disso tudo é ampliar a capacidade dos projetos, gerando valor. Independentemente do caminho tomado, é muito importante que fique bastante claro que gerenciar projetos não é o fim, mas, sim, o meio pelo qual sua empresa ganhará mais dinheiro e reduzirá custos, tornando-se cada vez mais inovadora e abocanhando mais mercado.

Evite a empolgação

Como em todo e qualquer projeto, é necessário fazer o dever de casa! Consiga o apoio da alta gestão e deixe muito claro o que busca conquistar com a iniciativa. Uma forma de aumentar a chance de sucesso é pensar em uma implantação em ondas — até porque não se consegue fazer tudo da noite para o dia, não é verdade? Assim, pense em crescimentos progressivos, entregando valor para organização ao evoluir gradativamente.

Busque apoio externo

Como qualquer implementação possui dois grandes desafios — a curva de aprendizado e a resistência cultural —, que tal buscar ajuda para resolver esses possíveis problemas? A curva de aprendizado está relacionada ao progresso, ou seja, começa-se executando determinada atividade com uma certa dificuldade, mas aos poucos vai-se melhorando, até que, finalmente, o processo esteja dominado. O grande problema é que essa curva custa dinheiro, seja gerada pela baixa produtividade ou por erros cometidos ao longo de seu percurso.

Assim, quanto mais curto for esse processo, mais econômica será a implementação do gerenciamento de projeto. Já a resistência cultural é inerente a qualquer organização que busca por mudanças, afinal, não costuma ser nada fácil convencer as pessoas a passarem a fazer as coisas de uma maneira diferente.

Pois o apoio externo, que pode ser uma consultoria, um software de gerenciamento de projetos, um curso ou até mesmo um evento relacionado à área, já facilita bastante a resolução de ambos os desafios. Aqui na Project Builder já ajudamos algumas organizações a encurtarem suas curvas de aprendizado e a diminuírem sua resistência cultural. A Drive Consultoria, por exemplo, percorreu esse caminho e, hoje, colhe grandes resultados por ter perseguido a profissionalização da sua gestão de projetos, estando na lista das PMEs que mais crescem atualmente — você pode conferir o case da Drive aqui!

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