Negociar o escopo parte do papel de um gerente de projetos? Eu diria que sem dúvida é. De fato, sem perceber, o ato de negociar provavelmente vai permear cada parte do processo, mas é na função de gerente de projetos que essa tarefa tem um peso maior.

Há várias razões para que uma negociação seja necessária. Vamos dar uma olhada no que pode surgir em um projeto de TI, por exemplo.

• Trabalho fora do escopo que precisa ser incluído no cronograma atual;
• Solicitação do cliente para um recurso diferente ou para um conjunto de habilidades;
• Treinamento do cliente;
• Problemas de orçamento que chocam com problemas no cronograma;
• Funcionalidades necessárias antes do esperado;
• Problemas de gestão de dados.

Se você já passou por um projeto como esse, sabe que essa lista pode ser bem maior.

As questões normalmente se encaixam em três diferentes categorias: escopo, cronograma ou orçamento. Todas as situações listadas acima, se analisadas em detalhe, podem ser inseridas em uma dessas três categorias. Neste post, vamos olhar de perto as formas de negociar o escopo e a melhor forma de tratá-las juntamente com o seu cliente.

Negociações de escopo

Todos sabemos que problemas de escopo podem surgir em qualquer projeto – especialmente se algumas pontas soltas não foram devidamente presas durante o processo de vendas. Honestamente, em qualquer projeto sempre haverá problemas de escopo.

Quando o cliente diz: “mas eu pensei que estava incluído”, você tem de olhar tanto do ponto de vista dele quanto do seu. Investigue. Talvez o setor de vendas tenha dito que algum benefício estava incluído. Talvez tenha ocorrido alguma falha na comunicação. Ou de repente você possa ter percebido um trabalho maior surgindo no projeto, e então será a hora de negociar.

De qualquer forma, ao negociar é preciso adotar a reciprocidade – siim, a negociação é um via de mão dupla. Para a maioria dos problemas de escopo, você vai elaborar um pedido de alteração, identificar os acertos do orçamento e do cronograma e apresentar ao cliente o quanto vai custar um escopo adicional. Se o cliente recusar, pode haver alguma margem para negociação – por exemplo; precifique a implementação da nova funcionalidade, mas ofereça o treinamento gratuitamente. É claro, você pode precisar da aprovação da gerência sênior para isso e, nesse caso, será outra forma de negociação. Explique a necessidade de satisfação e retenção do cliente ou possivelmente a oportunidade para algum grande trabalho complementar em um futuro próximo.

Outro problema que pode exigir a necessidade de negociar é a ausência de processos de negócios de clientes que estavam previamente definidos. Se a Fase de Exploração estiver em curso, esse problema realmente poderá vir à tona. Como gerente de projetos, é preciso olhar para a oportunidade de negociar com o cliente em termos de criação de receita adicional. É importante estar atento para a organização da entrega, quando há um pedido de alteração.

É óbvio que, nesses casos, uma Exploração de duas semanas poderá não cobrir tudo que é necessário. Explique ao cliente que documentar corretamente os requisitos e criar um significativo Documento de Requisitos de Negócio, um Documento de Concepção Funcional e finalmente um Documento de Concepção Técnico exigirá mais tempo e esforço, resultando em horas e orçamentos adicionais sob a forma de uma ordem de mudança. Explique que o maior esforço acrescentado agora, ajudando o cliente a definir seus processos e requisitos de negócios, resultará em uma solução mais sólida sendo implantada para o cliente no final do projeto.

Seguindo esses passos, não deverá ficar difícil “vender”. Muitos escolhem a área de gerenciamento de projetos sem saber que precisarão negociar. Se você ainda não tinha pensado nisso, agora já sabe, que como um gerente de projetos você precisa – e deve – ser um bom negociador.