Escolher em quais projetos atuar não é tão simples quanto parece. Existe uma metodologia para auxiliar na decisão. O ciclo de gerenciamento do portfólio pode ajudar nessa tarefa. Conheça os cinco passos desse ciclo:

Saiba o que fazer em cada etapa:

1)    Identificação

• • Liste informações básicas sobre os projetos atuais e seu progresso;
  • Faça outra lista com propostas de projetos;
  • Elabore um resumo do projeto com: descrição, objetivos, EAP com 1º e 2º nível (para grandes pacotes/fases), recursos e duração estimada. Podem ser incluídos também valor presente (VPL) , taxa de retorno (TIR), risco e benefícios.

2)    Categorização

• • Separe projetos em “gavetas”, ou seja, crie categorias alinhadas ao mapa estratégico e aos objetivos da organização;
  • Assim, você terá um melhor equilíbrio do portfólio, a fim de evitar concentrar-se em apenas um objetivo estratégico;
  • Um exemplo é ter muitos projetos de melhoria e nenhum de inovação, o que pode levar risco para a continuidade e sustentabilidade da organização.

3)    Seleção

• • Estabeleça critérios de corte para selecionar os projetos. Eles devem apresentar condições mínimas para uma avaliação mais profunda;
  • Analise o risco que a inclusão de novos projetos terá em seu portfólio;
  • Aplique outros parâmetros para priorizar ou definir a sequência em que os projetos selecionados devem ser executados.

4)    Balanceamento

• • Encontre o melhor custo-benefício para o portfólio, considerando restrições (orçamentárias ou não);
  • Exemplo: você tem 30 projetos selecionados e priorizados, que somam R$ 100 milhões. No entanto, o orçamento disponível é de R$ 60 milhões;
  • Sendo assim, somente os 10 primeiros projetos podem ser executados. É possível que a diretoria queira fazer alguma alteração, seja incluir ou retirar um dos projetos.

5)    Monitoramento

• • Observe o desempenho do portfólio.
  • Não apenas os projetos, individualmente, e sim os benefícios conjuntos para atingir os objetivos do portfólio.
  • Enquanto os projetos são focados em indicadores de escopo, tempo e custo, por exemplo, o portfólio abrange o ROI total, a quantidade de novos produtos e outros indicadores de mais alto nível, relacionados aos benefícios dos projetos.