Um dos maiores desafios de uma empresa é tomar a decisão certa na hora de escolher um sistema de gestão. Esses sistemas podem ser um SaaS ou On-Premises: o primeiro é instalado na nuvem (cloud computing), enquanto o segundo tem instalação local. Na escolha, tudo depende da avaliação feita a respeito da realidade da corporação.

Para que consiga analisar com exatidão qual forma a mais benéfica para sua equipe e para o dia a dia da companhia, listamos a seguir as principais características para entender o que é SaaS e On-Premises. Cada um tem suas vantagens e desvantagens, e é nesse contexto que vamos ajudar você.

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SaaS ou On-Premises

A diferença entre os dois é simples: enquanto um software fica na nuvem e é disponibilizado como serviço, o outro é instalado nos servidores locais da empresa, e é um produto.

Nesse último caso, a equipe de TI é quem toma conta dos dados e soluciona os problemas que podem surgir com o software e com os seus dados. No caso do SaaS ele funciona como um software “por assinatura”, ou seja, você investe para adquirir os serviços de uma empresa especializada.

Os softwares online, conhecidos também como na nuvem ou cloud computing, também podem ser chamados de SaaS (Software as a Service) e são acessados via internet. A utilização é fácil, já que basta que a empresa tenha uma máquina conectada e um navegador. O restante do serviço, como a gestão das informações, a segurança dos dados e o suporte técnico é fornecido pela empresa.

Investimento necessário

Embora o software instalável nos servidores da empresa pareça mais em conta, são os softwares em nuvem que trazem um preço mais convidativo. O pagamento mensal da assinatura garante que tudo estará incluído, como capacitação dos funcionários, suporte técnico, instalação, atualização, segurança de dados e infraestrutura necessária.

Essa vantagem ocorre porque o software local obriga que você compre a licença do software, invista em funcionários da área e arque com custos de equipamentos e servidores. Além disso, qualquer erro da sua equipe pode lhe custar muito caro. Já imaginou perder um projeto inteiro ou precisar dar conta da lista de todos os seus clientes?

Lembre-se de que os servidores físicos necessitam de manutenções e atualizações frequentes. Eles também consomem muitas horas de trabalho e de energia elétrica. Será assim ainda que sejam demandados menos recursos para processar as operações.

Em sentido contrário, o software na nuvem pode oferecer custos mais baixos nas ocasiões em que os serviços são menos usados. Já que o método se fundamenta no pagamento pelo uso, é permitido controlar gastos desativando serviços desnecessários e reativando posteriormente quando novamente se mostrarem relevantes.

Por isso, se você, como gestor, tem cogitado a hipótese de adquirir um software, analise todos os gastos que acompanham a escolha, seja este software um SaaS ou On-Premises.

Vantagens e desvantagens do SaaS

Para entender melhor o funcionamento do software em cloud computing, listamos adiante as vantagens e desvantagens da categoria.

Vantagens

Entre as muitas vantagens que o SaaS oferece, podemos citar:

• menor investimento inicial, já que não é necessário comprar equipamentos para a instalação do software antecipadamente nem pagar alto por suas licenças;
• custos fixos, pois trata-se de um pagamento recorrente, cujo valor é pré-ajustado conforme os serviços solicitados;
• ausência de gastos imprevisíveis, visto que o montante permanece o mesmo durante a vigência do contrato;
• investimento dispensável em servidores, considerando que, como já falamos, não é preciso nenhum hardware que, além de envolver gastos, implica na necessidade de espaço;
• segurança das informações, já que os fornecedores dos serviços são cuidadosos em relação à segurança, fazendo backups automáticos, oferecendo a possibilidade de recuperar dados perdidos ou deletados e usando criptografia, senhas, antivírus e outras ferramentas de proteção;
• atualizações periódicas e incluídas na assinatura mensal, ou seja, o software nunca fica ultrapassado;
• possibilidade de personalização do software, permitindo que se ajuste às necessidades do negócio;
• maior rapidez na implementação, pois não há necessidade de investir em nenhuma infraestrutura especial (o software é na nuvem, dependendo unicamente de acesso à internet);
• suporte técnico garantido;
• facilidade na utilização (a maioria dos recursos são intuitivos);
• treinamento dos funcionários por conta do fornecedor, representando menos gastos e menos trabalho para a empresa;
• profissionais treinados à disposição da companhia;
• economia de tempo com backups e outras atividades relacionadas, pois o fornecedor se encarrega de tudo.

Desvantagens

Entre as desvantagens de um software na nuvem, podemos citar:

• segurança de dados e informações sob responsabilidade do fornecedor, visto que vários gestores não se sentem inteiramente confiantes em deixar a segurança dos dados da empresa nas mãos de terceiros;
• gastos mensais com a assinatura do sistema (pagamento recorrente, como conta de luz ou água);
• menor possibilidade de customização se comparado aos sistemas locais;
• riscos de algum erro acontecer sem conhecimento do gestor, já que outros profissionais (desde que devidamente autorizados) têm acesso aos dados de qualquer dispositivo móvel com conexão à internet;
• necessidade de treinamento dos colaboradores.

Vantagens e desvantagens do On-Premises

Para que você conheça as características de um software instalável internamente, veja as vantagens e desvantagens em optar por um sistema local.

Vantagens

Podemos elencar:

• dados e informações sob responsabilidade dos maiores interessados, ou seja, você e seus funcionários;
• maior capacidade de customização, já que o software integra o patrimônio da empresa;
• maior controle da empresa na implementação e no funcionamento do software;
• equipe interna preparada para possíveis problemas.

Desvantagens

Entre as desvantagens do On-Premises, temos:

• gastos imprevisíveis, podendo impactar na saúde financeira da empresa;
• necessidade de investir em pessoal extremamente capacitado e apto a lidar com o sistema;
• atrasos na implementação, se as personalizações exigirem muito da equipe;
• riscos de erros e perda de informações, pois todo o sistema de segurança fica a cargo da própria empresa que comprou o produto;
• maiores dificuldades na atualização do software, exigindo um monitoramento mais cuidadoso da equipe de TI;
• necessidade de arcar com custos de servidor e outros itens necessários para o bom funcionamento do software.

Segurança dos dados

É preciso ser sincero: a segurança das informações é muito maior com o SaaS.

Em geral, essas empresas investem muito em tecnologia e em pessoal capacitado para lidar com os dados dos clientes. Além de isso impactar na credibilidade do fornecedor, um problema que comprometa as informações de uma empresa pode acarretar ações judiciais e muito, muito prejuízo.

Eles são, portanto, os maiores interessados em garantir ao cliente que tudo está seguro no servidor na nuvem.

Hoje em dia, mesmo os gestores mais conservadores sucumbiram às vantagens dos dados em cloud computing. É importante lembrar que esses fornecedores seguem normas rigorosas de segurança, portanto, optar por uma empresa séria pode ser bastante vantajoso para uma companhia.

Outra vantagem é que o software online foi criado para que leigos o executem, ou seja, são de fácil acesso. Isso evita aqueles erros e confusões capazes de comprometer um dia inteiro de trabalho.

Esses softwares podem ser acessados pelo tablet ou celular, fazendo com que tudo esteja à disposição da sua equipe e que nada fique armazenado nesses dispositivos.

O Gartner confirmou que 95% dos erros de segurança em cloud computing são provocados por ações inadequadas dos clientes e não por problemas na infraestrutura. Isso significa que os servidores mantêm efetiva solidez em relação à segurança dos dados, mas a inabilidade de alguns usuários pode resultar em perdas importantes.

Os profissionais de TI que oferecem serviços na nuvem exibem, geralmente, um potencial maior para a prevenção e o investimento em sistemas. Eles desenvolvem camadas extras de proteção e fazem revisões de processos para assegurar a proteção dos dados dos clientes.

Nos On-Premises, a segurança pode ser de alta qualidade também, mas convém investir em recursos eficazes para obter esses resultados.

Controle de gestão

Como o acesso ao software SaaS pode acontecer de qualquer lugar, desde que você tenha uma conexão à internet, fica muito mais fácil você controlar a empresa.

Essa mobilidade e a facilidade de comunicação entre os membros da equipe ajudam você a entender oandamento dos projetos, por exemplo, em se tratando de um software para gestão de projetos. Se você estiver em uma viagem longa, por exemplo, ainda é possível ter a certeza de que tudo está caminhando conforme foi planejado.

Fica fácil também prevenir e solucionar problemas mesmo de longe, ou seja, o controle está todo na sua mão.

Se você tem refletido a respeito de um software SaaS ou On-Premises, analise a realidade da sua empresa e cogite a migração para o sistema em nuvem. Converse com seus funcionários e veja o que eles têm a dizer; esse compartilhamento de ideias ajuda a tomar a melhor decisão e ainda pode ser bastante enriquecedor!

Agora que já sabe o que é SaaS e suas diferenças do On-Premises, esteja ciente de que o software ideal é aquele que se integra aos outros sistemas da corporação.

Somente com essa integração se obtém um melhor fluxo de informações, otimiza-se a comunicabilidade entre os diferentes setores e funcionários e, consequentemente, é possível conquistar resultados cada vez mais satisfatórios. Conseguiu entender as principais diferenças entre um software SaaS e um On-Premises? Esperamos que sim!

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