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O que fazer para estabelecer um workflow na gestão de projetos complexos?

Os projetos complexos podem receber esse nome por diversas questões. Os muito caros, com prazos muito estreitos ou que exijam conhecimento técnico aprofundado entram nesse conjunto. E justamente por causa dessas características especiais é que a execução deles precisa ser feita corretamente. Um erro normalmente custa caro, seja de forma financeira, produtiva ou qualitativa.

O ideal é planejar o máximo possível, o que inclui criar um ótimo workflow a fim de melhorar a produtividade e seu acompanhamento. Para saber como estabelecer o seu, veja as dicas a seguir!

Comece alinhando as expectativas

Em parte, muitas das falhas dos projetos complexos acontecem devido à falta de alinhamento entre os envolvidos na tarefa.

Por isso, antes mesmo de pensar em estabelecer o workflow propriamente dito, é necessário alinhar as expectativas das pessoas. Garanta que todos entendam os objetivos do projeto, a sua importância e quais são as etapas e resultados que devem ser atingidos.

Para tanto, vale apostar em ferramentas de comunicação e colaboração, de modo a garantir mais integração. Com uma participação coesa, é mais fácil identificar e prevenir erros.

Acerte no planejamento do projeto

O constante acréscimo de elementos ao escopo do projeto ou as mudanças repentinas e mal estruturadas precisam ser evitados a todo custo. Portanto, o melhor é criar um planejamento muito bem estruturado.

Se for necessário, conte com a participação de diversas equipes e de funcionários variados, de modo a identificar, com clareza, os riscos, as oportunidades e as tarefas que serão colocadas em prática.

A ideia é evitar mudanças quando tudo já estiver acontecendo ou se deparar com imprevistos. Assim, o workflow tende a funcionar de uma forma melhor.

Escolha uma metodologia de execução

Partindo para a etapa prática da criação desse fluxo de trabalho, escolha uma metodologia adequada para executar o escopo. Se ela já é importante para os projetos tradicionais, ela se torna indispensável para os complexos.

Dependendo dos objetivos e das características dos elementos, uma metodologia pode ser mais indicada do que a outra. Entre as principais, estão:

Scrum

Trata-se de uma metodologia ágil, que divide o projeto em ciclos menores, chamados de sprints, e que tem entregas incrementais. Ou seja, em vez de entregar todo o produto somente ao final, há sucessivas avaliações do progresso do trabalho. Por usar, principalmente, o feedback do cliente, ajuda a garantir a qualidade.

Para fazer as adaptações necessárias e manter o acompanhamento, é indispensável realizar reuniões breves e diárias. Nela, os participantes dizem o que foi feito no dia anterior e o que será realizado nas próximas horas.

Balanced Scorecard (BSC)

O BSC é uma das metodologias mais indicadas para projetos complexos, porque leva em consideração a interação de diversos elementos para a construção do resultado.

Ele começa com o mapeamento estratégico baseando-se nas perspectivas mais relevantes: processos internos, finanças, clientes e aprendizado.

A partir daí, é realizado um planejamento, com a definição de metas, indicadores e estratégias que devem ser colocados em prática. É muito relevante porque ajuda a identificar o relacionamento entre áreas diferentes, favorecendo a integração.

Kanban

Outro método ágil, o Kanban consiste em dividir o projeto em tarefas menores, de modo que cada uma ocupe um cartão.

Em seguida, elas são divididas entre várias colunas, como “Para fazer”, “Fazendo” e “Feito”. Essa disposição pode ser alterada, dependendo da configuração do projeto, como “Esperando aprovação do cliente” ou “Em ajustes”.

É uma metodologia visual, já que o quadro e os cartões são físicos, dispostos no ambiente de trabalho. Com isso, ajuda muito na comunicação, de modo que todo o time entenda o status de cada atividade.

Além de tudo, é especialmente útil para o workflow, já que favorece a conclusão adequada de cada tarefa.

Documente todas as informações importantes

Projetos complexos, na maior parte das vezes, têm características específicas para sua realização. São processos que requerem maior atenção, etapas pouco usadas em outras execuções ou detalhes individuais.

Para evitar que o workflow fique comprometido e até “travado”, o ideal é documentar todas as informações importantes.

Garanta que o modo de execução de cada obrigação esteja explícito e crie uma base de dados para que os colaboradores possam consultar durante o cumprimento das etapas. Desse modo, é possível diminuir erros e retrabalhos.

Delegue tarefas e defina responsabilidades

Criar um fluxo de trabalho significa determinar quais passos devem ser executados, como eles precisam ser feitos e qual é a sua ordem. Porém, também é preciso estabelecer quem será responsável por cada etapa.

Com a ajuda do escopo, defina quais são as ações necessárias para a conclusão do projeto complexo e delegue as tarefas, segundo capacidade técnica e envolvimento.

Distribua as responsabilidades de forma balanceada, dê orientações sobre a execução das etapas e garanta que todos saibam quais são suas funções.

Estabeleça períodos de mensuração

A definição de workflow não se encerra com a distribuição de tarefas. Ainda é preciso fazer um acompanhamento dos resultados, de modo a realizar modificações que contribuam para o bom andamento do projeto.

Sendo assim, vale a pena definir indicadores de sucesso das etapas e os respectivos períodos de acompanhamento. Na metodologia Scrum, por exemplo, essa questão já é previamente definida, pois as reuniões são diárias.

Em outros casos, entretanto, é necessário pensar em um período equilibrado, de modo a haver a avaliação de resultados concretos. Como resultado, as pessoas ganham autonomia para executar o workflow, sem que haja perda de controle.

Conte com a tecnologia

Os projetos complexos necessitam de especial atenção na hora de estabelecer um workflow e para o gerenciamento, em geral. Por isso, fazer tudo manualmente não é a forma mais produtiva ou a maneira de conseguir máxima integração.

Em vez disso, apoie-se na tecnologia para obter resultados diferenciados. Com a ajuda de um sistema adequado, por exemplo, é mais fácil delegar tarefas, criar hierarquias e garantir a colaboração.

Ferramentas centralizadoras de dados e que automatizam processos, inclusive, mostram-se como grandes aliadas para a conclusão adequada das etapas.

Com essas dicas, a criação de um workflow para projetos complexos fica descomplicada e muito mais eficiente.

Para ter uma ajuda extra e relevante, aproveite e veja uma demonstração do Project Builder. Assim, você poderá entender como essa ferramenta funciona e se ela é a mais indicada para você!

 

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