O Return on Investment (ROI) é um dos indicadores mais usados pelas empresas que querem avaliar se o investimento em um software trará frutos suficientes para justificar a sua implantação. A adoção de um ERP auxilia na hora de calcular o ROI de um software de gestão de projetos ou um CRM, é uma decisão estratégica para qualquer negócio e não pode ser tomada sem um estudo aprofundado.

Quando uma empresa está pensando em implantar um software para gerenciar seus projetos, o ROI também pode contribuir para escolhas mais acertadas, que levem em conta os ganhos reais da iniciativa para a organização.

A nossa ferramenta gratuita de ROI ajuda a calcular o retorno, assim sua empresa terá a otimização da Gestão de Projetos. Confira mais a seguir!

Qual o básico sobre o ROI?

Apesar do ROI de um software ter diversas metodologias diferentes de cálculo de acordo com o aspecto a ser analisado pelo indicador, sua fórmula básica é a seguinte:

Retorno obtido/Total investido

O retorno obtido pode ser tanto no aumento da rentabilidade ou lucratividade quanto na redução de custos. No caso dos softwares de gestão de projetos, é preciso pensar nos gastos necessários para a implantação e manutenção do sistema e qual economia de recursos a tecnologia vai trazer.

O que é ROI de um software de gestão de projetos?

Adotar um software de gerenciamento de projetos é uma necessidade quase fundamental para a empresa que pretende manter-se competitiva e deseja aumentar sua produtividade e centralizar suas informações.

Mas, como em todo investimento, o software de gestão de projetos deve valer a pena. Isso significa que, antes de comprá-lo, você deve analisar os gastos que terá com ele e comparar com os benefícios obtidos.

O ROI de um software de gestão de projetos consiste na relação que existe entre os recursos que foram gastos na aquisição do produto e os ganhos de capital ou a economia em dinheiro que esse produto proporcionou à empresa.

O ROI explicará se o investimento foi ou não benéfico para a organização, ou seja, se ele ajudou a aumentar os lucros (seja diretamente, seja por meio da economia de gastos) ou se trouxe prejuízos. No caso de um software, a economia gerada será o principal fator a considerar.

Quanto vou gastar?

Essa é a hora de colocar no papel o valor total que o fornecedor vai cobrar pela implementação do software. Fora isso, é preciso avaliar se o sistema exigirá recursos para sua manutenção ou suporte terceirizado, além da infraestrutura local, como servidores, máquinas com as configurações adequadas para suportar o software, dentre outras questões envolvidas.

Desenvolvedores de software, programadores e gestores atuando na construção civil, ou em qualquer outro segmento corporativo, têm sua rotina laboral otimizada com um sistema de gestão de projetos eficiente.

Suas funcionalidades melhoram as etapas de desenvolvimento do produto, poupam tempo, facilitam a comunicação, refletem positivamente na qualidade do trabalho feito e aumentam a produtividade.

Quer obter ganhos significativos em seus resultados? Confira o que é, como funciona e qual é a importância dessa importante ferramenta no meio corporativo.

O que é um sistema de gestão de projetos?

Lançar um produto novo nas prateleiras, explorar um novo nicho no mercado, construir um edifício comercial ou desenvolver um aplicativo de mobilidade urbana são processos trabalhosos que requerem muitas etapas, pessoas e são afetados por inúmeras variáveis.

O gerenciamento precisa ser feito adequadamente para escopo, aquisições, custos, recursos humanos, qualidade, riscos, partes interessadas e comunicação serem bem controlados e funcionarem eficientemente de forma integrada.

O sistema de gestão de projetos promove o planejamento das tarefas necessárias ao bom desenvolvimento do trabalho. Ele admite a estruturação do projeto em etapas, armazena e dissemina informação entre os membros da equipe, além de cruzar os dados para gerar análises sobre o andamento das atividades.

Qual é a importância do sistema de gestão de projetos?

Suas funcionalidades permitem a organização, o monitoramento dos processos, possibilidade de realizar melhorias contínuas nas operações e metodologias de trabalho. Assim, os colaboradores têm seu desempenho constantemente avaliado e maximizado, sinônimo de produtividade para a empresa.

Por exemplo: pense em quanto tempo, pessoas envolvidas, recursos e detalhes existem na construção de um imóvel desde a fundação até os acabamentos. Mesmo dentro desse ramo corporativo, os clientes têm gostos e prioridades distintas — um condomínio de alto padrão não é feito como um conjunto habitacional.

O sistema de gestão de projetos possibilita a personalização e o melhor atendimento do escopo. Seus dados checam se a execução segue o planejamento, evidenciam desvios, oportunidades de melhoria, admitem reparos rápidos e retratam como as atividades são desempenhadas.

As informações servem de base para empreitadas futuras, evitando erros e retrabalhos. Assim, fica mais fácil a empresa chegar à excelência na prestação de seus serviços, sinônimo de credibilidade no mercado e acentuação do seu diferencial competitivo em relação às demais companhias do setor.

Quais são as funcionalidades de um sistema de gestão de projetos?

Apresentamos o conceito e falamos de forma geral sobre a importância dessa ferramenta na otimização das operações e rotinas laborais da organização. Confira na sequência 6 utilidades para entender como o recurso funciona na prática.

1. Gestão de tarefas

Uma obra, assim como vários outros projetos, é realizada em etapas sequenciais, ou seja, a próxima depende da anterior: a fundação só será feita após a terraplanagem e não dá para colocar os tijolos sem antes estabelecer vigas e pilares.

Um sistema de gestão de projetos garante que as tarefas serão desempenhadas ordenadamente e de forma adequada, deixando a fase anterior bem desenvolvida e completamente finalizada para o trabalho seguinte.

2. Gerenciamento da comunicação

Ainda dentro do exemplo da construção civil, temos clientes, vizinhos do terreno, arquitetos, engenheiros, mestres de obras, pedreiros, pintores, eletricistas, encanadores, empresa de concretagem e outros envolvidos na empreitada.

O sistema de gestão de projetos possibilita a comunicação entre a equipe e parceiros comerciais na plataforma virtual. Além de poderem entrar em contato direto, as partes ficam constantemente atualizadas sobre o avanço das tarefas, o que permite a cada pessoa se programar para desempenhar suas atividades quando chegar o momento.

3. Controle de cronograma

É mais fácil cumprir os prazos com os processos funcionando assim, de forma fluida, e com todos informados sobre o seu andamento. As informações fornecidas pelo software evitam atrasos ou, caso eles aconteçam, admitem que os devidos reparos sejam feitos rapidamente — tais como a alterar a data limite ou agilizar a realização de alguma tarefa.

Um sistema de gestão de projetos eficiente, como o da Project Builder, classifica a situação de uma atividade, por exemplo, em: “planejamento”, “atraso”, “pode iniciar”, “andamento” ou “homologada”. Cada categoria tem uma cor diferente, o que facilita na hora de monitorar a execução dos afazeres e cobrar entregas.

4. Gestão de custos

A questão financeira é sensível e crucial, pois todas as etapas dependem desses recursos para serem viabilizadas. O sistema de gestão de projetos admite o controle das despesas e pode indicar exatamente quanto foi gasto em cada item, transparência que ajuda a identificar desvios e a evidenciar aplicações mal feitas.

5. Gestão de recursos humanos

Eleger as pessoas certas para cada tipo de atividade, explorando ao máximo suas potencialidades, não é fácil. O software permite a visualização dos colaboradores disponíveis para determinado projeto e a atribuição de responsáveis por tarefa, forma de observar o desempenho do profissional e fazer as cobranças à pessoa certa.

6. Emissão de relatórios

Além de armazenar dados pessoais dos clientes, previsões de custos e datas, valores efetivamente despendidos, descrição, escopo, premissas e restrições do projeto, o sistema de gestão cruza as informações para o gerente poder monitorar e promover melhorias nos processos.

Os resultados evidenciam a evolução do trabalho e dão respaldo à tomada de decisão, orientação estratégica à empresa para aumentar a produtividade. A visibilidade da plataforma também admite a prestação de contas ao cliente, que pode acompanhar a implementação do projeto.

Por que o Project Builder pode ser a solução ideal?

Que tal adotar um sistema de gestão de projetos orientado ao PMBOK, Ágil, PM Canvas e Prince2 capaz de fornecer a você informações em tempo real? Isso permitirá controlar e promover melhorias no desempenho de sua equipe eficientemente. Veja só como a Project Builder pode elevar o diferencial competitivo de sua empresa no seu segmento de atuação.

Critérios e indicadores

Os KPIs do nosso software permitem ao gestor a priorização de investimentos no portfólio de projetos. Assim, ele pode selecionar as oportunidades que mais agreguem valor ao seu negócio.

Agilidade na decisão

O software da Project Builder tem fluxos automáticos de aprovação de propostas. Suas informações em tempo real aceleram a capacidade de responder aos cenários enfrentados, mitigando riscos com maior eficiência e evitando atrasos, entre outros benefícios.

Monitoramento da equipe

Nosso sistema de gestão de projetos admite o acompanhamento das tarefas realizadas pelos colaboradores, traduzindo a sua produtividade em números. De tal forma, é possível estimular o profissional e fomentar o seu máximo desempenho com alertas proativos em seus respectivos compromissos — além de evitar retrabalhos.

Quantificação de resultados

Tenha objetivamente demonstrada em valores e porcentagens a evolução da sua equipe na empreitada. A Project Builder admite o controle de custos e aquisições, uma maneira efetiva de evitar que se estoure o orçamento.

Um sistema de gestão de projetos automatiza tarefas, controla resultados, mostra em números a efetividade das medidas adotadas e respalda a tomada de decisão. Invista nesse importante recurso e veja sua empresa ganhar notoriedade em seu segmento corporativo.

Entre em contato com a Project Builder para conhecer melhor o nosso produto. Temos a solução ideal para a sua companhia!

Em 2013, a iMaps, empresa de tecnologia sediada em Porto Alegre, notou que faltava um gerente de projetos para agregar valor ao serviço que foi solicitado a eles por um órgão do governo. Então, eles conheceram e contrataram o Fernando, representante da Project Builder.

Ele implementou a nossa solução no projeto daquela instituição e, bem sucedida, ela logo foi aplicada estendida a outros clientes. Impossibilitado de seguir no cargo por questões profissionais, o Fernando deixou a iMaps, mas o César Passos, diretor da companhia, decidiu se capacitar conosco para continuar como facilitador da ferramenta.

Hoje, eles usam o sistema de gestão de projetos da Project Builder de um jeito diferente, útil às necessidades da empresa. Siga na leitura para conferir o desenrolar desse case de sucesso e veja como o nosso programa pode promover o diferencial competitivo que a sua companhia precisa!

Qual era a demanda da iMaps?

Estamos falando de uma empresa focada em business intelligence, big data e inteligência artificial que completa 10 anos de história em 2019. Ela preza pela qualificação dos projetos e qualidade da entrega com ferramentas que facilitam as metodologias e rotinas de trabalho do nível operacional ao institucional.

A iMaps traz soluções ligadas a estoques, pagamentos, rentabilidade, produtividade e telecom no setor privado. Em projetos junto ao governo, ela permite a análise de dados como o desempenho dos alunos na educação, a visualização, avaliação e controle de informações médicas para melhorias e investimentos na área da saúde.

Foi justamente durante um projeto com uma instituição governamental que a iMaps se deparou com a solução oferecida pela Project Builder. Lembra quando mencionamos o Fernando? Então, ele foi inicialmente o facilitador da ferramenta na empresa cliente, sendo que os demais colaboradores se limitavam a preencher horários no sistema.

A necessidade inicial era ter alguém que exercesse o cargo de gerente de projetos. No entanto, nosso programa já não é usado pelo ocupante desse posto de trabalho, mas pelo responsável administrativo e financeiro, área crucial em qualquer organização.

Como a iMaps utiliza a solução da Project Builder hoje em dia?

A princípio, o nosso software era efetivamente utilizado pela nossa parceira no gerenciamento de projetos, mas hoje tem como função principal o gerenciamento de contratos com os clientes.

A iMaps realiza suas vendas majoritariamente de forma consultiva, com consultorias e planos de negócio. Eles se valem do nosso sistema para registrar desde a negociação com compradores em potencial até a entrega final do que foi acordado com o contratante.

Sendo assim, se o cliente da nossa parceira compra 200 horas de consultoria, ela pode monitorar o tempo de prestação do serviço. Ainda, ele tem como verificar o prazo de duração da licença comprada renovando-a enquanto houver validade e registrar quantos e quais tópicos do treinamento solicitado já foram ministrados.

Passos, diretor da empresa, ressalta a importância do software da Project Builder na sua gestão. Segundo o profissional, ele é utilizado “quando é necessário saber quantas horas ele (cliente) contratou, quantas horas já executou, quantas horas ainda tem de saldo, quais dos projetos eu já executei e quais já faturei”.

Geração de relatórios

O gerenciamento de contratos também admite a visualização de quais atividades foram desempenhadas pela equipe. Com os registros devidamente feitos na plataforma é possível gerar relatórios para controle interno e prestação de contas ao cliente.

As informações no software da Project Builder contribuem para a construção de um relacionamento ético com os clientes, discriminando na cobrança os valores de cada produto ou serviço, facilidade na hora de fazer o faturamento.

Como a iMaps se beneficiou com a solução da Project Builder?

A essa altura você já está familiarizado com a nossa solução e constatou como ela foi aplicada de forma eficaz pela nossa parceira. Então, que tal verificar as vantagens da adoção da ferramenta?

Controle financeiro

Passos atesta: “eu não pago ninguém dentro da empresa ou prestador de serviço sem ter o registro no Project Builder. Se amanhã eu quiser saber quanto que eu paguei e o que foi pago, eu tenho confiança no software”. 

Essa rastreabilidade ajuda a companhia a organizar seus gastos, prever despesas e faturamento. As informações a partir dos registros em nosso sistema são úteis ao processo decisório, tais como a escolha pelo regime tributário mais indicado para o ano fiscal seguinte.

Ainda, os dados orientam investimentos e a alocação de recursos, estímulo à saúde financeira da empresa. Vale ressaltar o quanto é importante esse departamento estar bem informado para toda a estrutura organizacional operar funcionalmente.

Controle de prazos

Imagine vender uma licença para uso de sistema de dados por 12 meses e, decorrido esse tempo, não notar que o cliente continua utilizando o seu produto. O software da Project Builder garante que esse tipo de erro não aconteça porque monitora efetivamente os contratos com os clientes.

Passos atesta: “dessa forma, eu sei qual equipe que não está lá, quais projetos ainda tenho em aberto, quais ainda não entreguei e quais ainda não faturei”. Ou seja, além de controlar prazos, também é feita a gestão da equipe, forma de otimizar a prestação dos serviços.

Transparência

Como o software da Project Builder permite o acompanhamento de cada etapa do projeto, o cliente tem segurança de que não será cobrado por uma consultoria ainda não cumprida em sua totalidade.

Transparência é palavra de ordem para quem deseja conquistar e fidelizar clientes perpetuando seu nome no mercado. A credibilidade resulta em outras oportunidades de negócio, razão pela qual é necessário priorizar a ética na relação com o consumidor.

Segundo Passos: “a partir do momento que eu fecho um projeto, ninguém abre. Se alguém pedir para abrir um projeto já fechado, é preciso dizer por qual motivo quer incluir registros”. De acordo com o diretor da iMaps, ele tem “plena tranquilidade para informar o cliente” com precisão.

O profissional destaca também a rapidez e facilidade de acesso que à informação, passível de ser consultada, inclusive, pelo contratante. A interface da nossa ferramenta ajuda na acessibilidade e usabilidade, mais um motivo para investir na solução.

Afinal, quais são os diferenciais da Project Builder?

“Muitas vezes você é direcionado para um equipe de suporte, que coloca sua demanda em uma fila de prioridades, mas eu sempre me senti muito confortável com o suporte”. A afirmação de Passos retrata muito bem nosso comprometimento com os clientes.

Como também estamos no ambiente corporativo, entendemos as dificuldades enfrentadas pelo gestor. A equipe da Project Builder está preparada para atuar com rapidez e excelência a fim de atender melhor as necessidades de nossos parceiros.

Segundo Passos, “há outras ferramentas que a gente fala com uma máquina, demorando muito para conseguirmos explicar e passar as nossas demandas”. Aqui priorizamos a experiência do usuário, razão pela qual a plataforma é facilmente navegável e você pode contar sempre com o nosso total amparo.

Já pensou em obter uma certificação em TI? Trata-se do documento que aprova as habilidades do profissional em determinada área, processo ou solução. Justamente por isso, ele representa uma importante forma de crescer na carreira e ter reconhecimento no mercado de trabalho.

A certificação em TI pode ser obtida por quem tem formação em uma área da tecnologia ou é autodidata. Cada modalidade traz pré-requisitos definidos a partir do perfil das atividades que cobre, portanto é fundamental conhecer aquela mais adequada para sua carreira.

Quer saber em quais certificações em TI você deve investir? Continue a leitura deste artigo! 

Oracle Certified Professional Advanced PL/SQL

Os bancos de dados geridos com base no SQL são utilizados por muitos aplicativos. Nesse cenário, a Oracle Certified Professional Advanced PL/SQL é a certificação ideal para quem pretende validar seus conhecimentos na integração dessas bases de informações com seus softwares.

Ela foi criada pela Oracle e pode ser obtida por programadores, especialistas ou administradores de sistemas. Mas, antes de ser certificado, é necessário obter a Oracle PL/SQL Developer Certified Associate, uma vez que ela é voltada para profissionais com alto nível de maturidade.

VMware VCP-Cloud

O investimento no cloud computing aliado a máquinas tem se tornado algo estratégico a muitos negócios, o que também elevou a procura por pessoas que soubessem instalar, gerenciar e otimizar esse tipo de solução. Para profissionais que queiram certificar suas habilidades na área, a VMware VCP-Cloud é a solução ideal.

Essa certificação em TI é focada nas pessoas que trabalham com a instalação, configuração e administração de ambientes na nuvem que necessitem de alta confiabilidade e segurança. A prova passa por conhecimentos sobre os diferentes tipos de infraestrutura de cloud computing, assim como aqueles necessários para migrar dados e distribuir recursos aos usuários.

Certificação ITIL

A biblioteca ITIL (Information Technology Infrastructure Library ou Biblioteca de Infraestrutura da Tecnologia da Informação) é um dos principais guias de gestão de TI do mercado. Ela tem auxiliado profissionais do setor em todo o planeta a estruturarem serviços conforme as demandas de maior impacto no dia a dia de cada pessoa que depende da infraestrutura da empresa.

Nesse contexto, a certificação ITIL é fundamental para quem pretende validar seu conhecimento na área. Seus quatro níveis que podem ser obtidos conforme o perfil das atividades do profissional e o conhecimento que apresenta sobre a biblioteca:

• Foundation/Practitioner: nível básico e fundamental para os demais;
• Intermediate: etapa focada na gestão de serviços de TI e em áreas práticas, como o service desk e a gestão de riscos;
• Expert: direcionado a quem trabalha com a gestão de processos e o ciclo de vida dos serviços de TI;
• Master: trata-se do último nível da certificação, que tem como foco CEOs e outros profissionais de cargos executivos. Justamente por isso, exige uma experiência maior do que cinco anos para ser obtida.

Embora seja mais recomendada para gestores de TI, a certificação ITIL também pode ser obtida por profissionais que atuam em atividades focadas na execução de serviços. As provas foram reformuladas recentemente para adaptação à ITIL v4, nova versão da biblioteca. Ainda assim, as certificações da ITIL v3 continuarão válidas.

Certified Information Systems Security Professional

Também conhecida apenas como CISSP, essa é uma das principais certificações voltadas a quem trabalha com segurança digital. Justamente por isso, é muito obtida por profissionais que pretendem reforçar a capacidade de executar atividades com uma boa base de confiabilidade, mesmo que não atuem diretamente com a proteção de dados — como é o caso dos desenvolvedores e gestores de infraestrutura de TI.

O teste, que dura seis horas e traz 250 questões, testa as habilidades dos profissionais de proteger a infraestrutura, detectar ataques ou eliminar brechas de segurança. A padronização do certificado permite que seja aceito mundialmente e tem como foco profissionais com grande experiência em suas respectivas áreas de atuação.

Microsoft Certified Solutions Developer

Com validade de dois anos, essa certificação pode ser obtida por quem trabalha na criação de softwares do ambiente Windows. A prova atesta habilidades como:

• a programação em HTML5 com CSS3 e JavaScript;
• o desenvolvimento de aplicações web ASP.NET;
• o desenvolvimento em Windows Azure e serviços web.

AWS Certified Solutions Architect — Associate

Trata-se de uma certificação direcionada a arquitetos de soluções tecnológicas baseadas na nuvem da Amazon (a AWS). Ela garante que o profissional de TI tem as habilidades necessárias para construir um ambiente com alta disponibilidade, escalável e de poucas falhas, além de saber combinar a economia de recursos com a segurança de dados.

Para obtê-la, é exigido um ano de experiência com a AWS ou o trabalho na arquitetura de sistemas.

Certified ScrumMaster

A metodologia Scrum é utilizada por muitos profissionais para gerir projetos de TI, tornar o desenvolvimento de sistemas mais ágil e eliminar gargalos no ambiente de trabalho. Assim, a Certified ScrumMaster é voltada para quem trabalha com este framework e em sua aplicação em cada etapa de seus projetos.

Por ser focada nos mestres de Scrum, a certificação se direciona a gerentes de projetos ou líderes de setores. Junto à certificação, o profissional ganha dois anos de vínculo com a Scrum Alliance, que podem ser utilizados para acesso a eventos locais e online.

Como vimos no conteúdo acima, as certificações em TI podem ser obtidas para várias áreas. A partir da análise do seu perfil operacional e dos objetivos que tem no médio ou longo prazo, é possível direcionar seus estudos para obter aquela que abra portas no futuro e garanta um maior sucesso profissional.

A obtenção de uma certificação em TI deve ser vista como um investimento estratégico. Conforme a tecnologia evolui, esse documento garante que o profissional seja capaz de comprovar seu alinhamento com as principais tendências do seu campo de atuação e, além disso, consiga prestar um serviço de qualidade.

Portanto, não deixe de considerar a certificação como uma forma de crescer na sua carreira e ter acesso a novas oportunidades.

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O PMBOK apresenta diversas áreas de conhecimento que são essenciais a quem deseja realizar projetos com maestria, sendo necessário se aprofundar em cada uma para ter domínio completo do assunto. Neste post, vamos explicar especialmente sobre o gerenciamento de comunicação.

Você sabe como ele funciona? Quais são seus processos e ferramentas utilizadas? Suas diretrizes norteiam planejamento, execução e controle de atividades nos mais variados ramos, da construção civil à tecnologia da informação.

Quer saber mais como esta importante área de conhecimento do PMBOK pode ser implementada e efetivada? Continue a leitura e esclareça suas dúvidas!

O que é o gerenciamento de comunicação?

Um projeto é essencialmente baseado em processos e pessoas: planejar, executar e controlar as atividades demanda trabalho da equipe e interação entre todos os envolvidos. Gestores, analistas, programadores, consultores, obreiros na construção civil, colaboradores da empresa e terceirizados são alguns dos profissionais requeridos.

Quanto aos processos, é importante considerar os seguintes aspectos: estruturar e ficar atento às tarefas, integrar fases, estabelecer o escopo, organizar a mão de obra, listar, classificar e monitorar riscos, cuidar da qualidade, das contratações, negociar com os stakeholders, elaborar o cronograma, prever custos e montar o orçamento.

Notou a complexidade do sistema? Um projeto gera muitas informações, cuja relevância, disposição aos interessados, armazenamento, administração, controle e abordagem comunicativa são de responsabilidade do gerenciamento de comunicação.

Vantagens do gerenciamento de comunicação

Notou quanta informação é administrada? Não se trata apenas de volume, mas da forma pela qual os dados vinculam. Estabelecer e fazer valer regras sobre sua obtenção e transmissão favorece o workflow, coloca os colaboradores em sintonia, evita atrasos, desperdícios de materiais e recursos financeiros.

Assim, o gerenciamento de comunicação interfere diretamente em todas as áreas de conhecimento do PMBOK. O alinhamento entre a equipe é imprescindível, garante a atenção ao escopo, o perfeito sequenciamento das etapas e evita alterações capazes de comprometer a entrega e frustrar as expectativas do cliente.

Como funciona o gerenciamento de comunicação?

Essa área de conhecimento do PMBOK é dividida em 3 processos, sobre os quais nos aprofundaremos a seguir. Independentemente do seu ramo de atuação, fique atento à explicação para fazer de seu projeto um case de sucesso.

Planejamento do gerenciamento de comunicação

O gestor precisa estabelecer a relevância e necessidade das informações, definindo emissor e receptor, momento de transmissão e periodicidade. Imagine que em um canteiro de obras o responsável pelo revestimento não precisa saber sobre a qualidade das esquadrias, mas depende da instalação delas para começar a chapiscar as paredes.

Quem o informará se houver atraso na entrega do material? Quando? Como? A abordagem de comunicação define o modo de propagação, tais como reuniões presenciais, videoconferências, SMS, smartphones, tablets e aplicativos de gestão.

Mensagens mal codificadas, hostilidade e declarações negativas podem colocar tudo a perder, motivo pelo qual o gestor deve alinhar a equipe no mesmo modus operandi e linguagem. Projetos internacionais ainda demandam atenção ao idioma utilizado e questões culturais.

Gerenciamento das comunicações

Cuida de dispor às partes interessadas as informações necessárias no momento oportuno, conforme o planejamento. O emissor deve transmiti-las de forma clara e objetiva, certificando-se do entendimento adequado do receptor.

Assim, reportam-se problemas, conquistas, ganhos, descobertas e previsões fundamentais ao controle dos processos, como veremos adiante. A atualização em tempo real otimiza os processos e evita o retrabalho.

Os dados são coletados, distribuídos, armazenados e recuperados no momento certo, evitando contatos cruzados ou arbitrários capazes de misturar as competências dos responsáveis e impactar negativamente na empreitada.

Controle das comunicações

As informações tiveram qualidade? Esse conceito engloba tempo e exatidão, fornecendo ao gestor um termômetro de como sua equipe está se comunicando. O relatório de desempenho gerado aqui ajuda na organização dos envolvidos e análise de riscos do projeto.

Eles consideram fatores ambientais e comportamentais úteis à avaliação, evidenciando com eficiência alterações na linha de base e apontando processos passíveis de otimização ou readaptação.

Os feedbacks podem ser obtidos em pesquisa de satisfação, reunião periódica ou em consulta ao software de gestão. Assim, atrasos na entrega do projeto são evitados e se garante tanto o escopo quanto a qualidade esperada pelo contratante.

Quais são as ferramentas utilizadas?

Mencionamos a importância de classificar a necessidade e relevância da informação quando falamos de planejar o gerenciamento de comunicação. Ferramenta útil a tal tarefa é o 5W2H, adaptado a essa etapa da área de conhecimento em questão.

Aqui, o sistema pergunta: qual informação é importante (what) e o porquê (why), quem é o responsável por ela e quem precisa dela (who), quando ela é necessária e em qual periodicidade (when), como ela será armazenada (where) e como (how) — respostas que orientam o planejamento.

A análise de partes interessadas também tem destaque nessa etapa inicial do gerenciamento de comunicação porque evidencia expectativas, interesses e influências dos envolvidos.

Nível de autoridade (liderança da equipe e contato pessoal com os fornecedores, por exemplo), influência (pessoas com alto poder decisório ou formadoras de opinião) e impacto do indivíduo (seu comportamento explosivo pode atrapalhar a execução do projeto) precisam ser mensurados.

Analisar os diferentes envolvidos ajuda na elaboração de um canal e método comunicativo eficiente: um engenheiro civil com phD e um pedreiro com fundamental incompleto precisam se entender tanto na linguagem quanto no aspecto comportamental. É imprescindível estabelecer diretrizes para isso acontecer.

Utilização da tecnologia

Softwares de gestão têm se mostrado cada vez mais úteis ao gerenciamento de comunicação, pois admitem o contato instantâneo e atualização do status do projeto em tempo real.

Relatórios gerados automaticamente e bancos de dados eletrônicos fomentam o livre acesso aos dados por parte dos colaboradores, permitindo conferência dos planos teste e dos desenhos de engenharia, por exemplo.

O gerenciamento de comunicação evita as famosas reuniões que deveriam ter sido um e-mail, padroniza a linguagem, a forma de contato entre os colaboradores e, assim, aumenta as chances de um projeto ter sucesso.

Se quiser otimizar os processos e aumentar a produtividade da sua equipe com tecnologia e segurança, entre em contato conosco e peça uma demonstração para ver como o Project Builder funciona. Nossa solução surpreenderá você!

O gerenciamento de riscos é uma das áreas de conhecimento do PMBOK. Ele prepara a equipe, norteia metodologias laborais, previne acidentes e atrasos na entrega final ou na conclusão das fases, além de ser fundamental na prevenção de problemas externos.

A análise diminui ameaças, evidencia oportunidades e reduz a probabilidade de impactos negativos na empreitada. Tempo, recursos, materiais, orçamento e objetivos podem ser afetados, razão pela qual você precisa estar preparado.

Que tal se precaver para evitar surpresas e fazer da sua empreitada um caso de sucesso? Siga a leitura para descobrir como efetivar essa importante área de conhecimento divulgada pelo PMI (Project Management Institute).

O que é gerenciamento de riscos?

O gerenciamento de riscos é um conjunto de ações tomadas a partir da constatação de possíveis impactos (positivos ou negativos) no projeto. Além de identificar as influências em potencial sobre os objetivos traçados, a medida em questão ainda as quantifica, oferecendo respostas e orientando a equipe contra incertezas.

Imagine: você trabalha em uma fábrica de café e a diretoria o incumbiu de lançar um novo produto nas prateleiras. Chuvas em excesso podem prejudicar a colheita e afetar a produção, talvez insumos importados sejam encarecidos com a alta do dólar e diminuam a margem de lucro estimada.

Ainda, há a possibilidade de que os testes com os grãos vão além da data prevista a fim de atender a qualidade estabelecida e um lançamento semelhante pela concorrência é capaz de comprometer suas vendas. O gerenciamento de riscos ajuda você a lidar com esses possíveis percalços.

Peculiaridades desta área do PMBOK

Muitos gerentes veem os riscos como elementos negativos, mas eles também podem ser positivos. O alto conhecimento técnico e a experiência da sua equipe atuam a favor do projeto, acelerando a definição de como o grão deve ser processado e acertando no design da embalagem após uma pesquisa eficiente com o mercado consumidor.

Nem todos os eventos impactantes podem ser previstos, mas os qualificados e quantificados já contribuem grandemente com as estratégias do gestor. Assim, evitam-se atrasos na entrega, desperdício de materiais, orçamento estourado, definição de meios comunicativos inadequados e projeções fora da realidade.

Quais são os processos do gerenciamento de riscos?

Segundo o PMBOK, são 5 e falamos sobre cada um deles na sequência. Os quatro primeiros são de planejamento, enquanto o último diz respeito a monitoramento e controle. Atente-se às etapas para não deixar de cumprir tarefas necessárias à realização do projeto dentro dos moldes esperados, de forma a manter os objetivos traçados.

Planejamento do gerenciamento de riscos

Como tais questões serão abordadas e executadas? Aqui, há de se pensar em metodologia, orçamento e categorias de ameaças e oportunidades. Também é preciso ter em mente como elas serão definidas, como a estrutura analítica de riscos será montada e como isso será transmitido aos colaboradores.

Identificação dos riscos

Obras normalmente requerem licença ambiental, que podem ser negadas ou demorar além do esperado para serem concedidas. A entrega de uma casa nova também atrasa se houver períodos de chuvas contínuas, devendo ser considerada a localização geográfica do imóvel na elaboração do cronograma.

O mapeamento dos riscos orienta o gerente no cumprimento do escopo porque evita o comprometimento de questões orçamentárias e otimiza a gestão do tempo.  

Análise qualitativa de riscos

Quais deles devem ser priorizados? A resposta considera a probabilidade de ocorrência e o impacto esperado. A linha de base do escopo conduz a avaliação feita nessa etapa porque contém a EAP, ou seja, admite a visualização dos processos e identificação de eventuais influências no fluxo desenhado.

A análise qualitativa evidencia riscos urgentes, os quais precisam ser quantificados e listados em categorias, com agentes químicos, físicos e ergonômicos — capazes de influenciar na segurança dos colaboradores.

Análise quantitativa de riscos

Aqui falamos de números e da necessidade de mensurar o quanto o impacto influencia o projeto. Por exemplo: a chuva atrasa a entrega da obra, mas não atrapalha em nada o desenvolvimento de um aplicativo para celular. Um dia chuvoso equivale a quantos dias de atraso na entrega do imóvel?

A análise quantitativa contabiliza os riscos de acordo com o escopo: por exemplo, a construção de prédios luxuosos prioriza a qualidade dos materiais e da mão-de-obra, enquanto o mais importante para um conjunto habitacional do governo é não estourar o orçamento.

Planejamento das respostas aos riscos

Essa fase se encarrega de gerenciar crises, consertar falhas, eliminar causas, prever e mitigar impactos negativos. Há de se ressaltar: nem todas as ameaças podem ser solucionadas, inclusive por falta de recursos financeiros.

Retomando o exemplo da fábrica de café, ela pode ter plantio próprio ou depender 100% de uma cooperativa da região. O atraso do fornecedor na entrega dos grãos, uma vez quantificado, ajuda o gerente a decidir se vale a pena trocar de parceiro e pagar a mais pela matéria-prima para ter pontualidade, por exemplo.

Controle de riscos

Você deve estar sempre pronto para otimizar processos e metodologias laborais, razão pela qual é necessário avaliar constantemente se as ameaças e oportunidades identificadas estão sendo bem administradas.

Avalie se os riscos certos estão sendo priorizados, se as ações tomadas estão surtindo efeito, se existem gargalos no projeto pela falta de identificação de um fator de impacto e promova os devidos ajustes.

Quais ferramentas utilizar no gerenciamento de riscos?

A análise SWOT é altamente recomendada porque avalia as forças (strengths), fraquezas (weaknesses), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats) enfrentadas na sua missão. Assim, fatores internos (qualidade dos materiais) e externos (cenário econômico e concorrência) são avaliados, orientando seu posicionamento no mercado.

A matriz de probabilidade de impacto os classifica de “raros” a “quase certos” e especifica sua influência no projeto de “nenhuma” até “gravíssima”. O cruzamento dos dois parâmetros determinam se os riscos são baixos, moderados, elevados ou extremos. As cores utilizadas ajudam na quantificação e no estabelecimento de prioridades.

Mensurar uma oportunidade ou ameaça também é tarefa passível de ser desenvolvida com a árvore de decisão e a simulação de Monte Carlo na análise quantitativa. Também são úteis: auditorias, checklists e o  PFMEA (Process Failure and Effective Analysis), que analisa o potencial de um processo de falhar e as consequências disso.

Notou quantas informações precisam ser consideradas? O gerenciamento de riscos é facilitado quando você tem um software de gestão que admite a visualização das tarefas e gera relatórios precisos e atualizados. Munido dos dados, suas estratégias são melhor definidas, você pode se precaver de ameaças e aproveitar as oportunidades.

Quer aproveitar a modernidade e ter sucesso no seu projeto? Temos o sistema ideal para você! Entre em contato com um dos nossos consultores e saiba como podemos ajudar.

A Metta Engenharia e Automação, essencialmente brasileira e nascida em Resende, interior do Rio de Janeiro, acumula duas décadas de serviços focados no aperfeiçoamento operacional de empresas nacionais e internacionais. Para que fosse capaz de continuar crescendo de modo sustentável e produtivo, porém, a Metta precisou investir em tecnologia de gestão, e o Project Builder (PB) foi o parceiro ideal para multiplicar o sucesso da empresa.

Neste post, você vai entender em detalhes toda a trajetória da Metta na implantação do software PB — desde busca por uma solução aderente até o suporte cotidiano no pós-venda.

Aproveite, ainda, para conhecer um pouco mais sobre os principais desafios do processo e veja, na prática, alguns dos mais relevantes benefícios da inovação tecnológica nas organizações focadas em performance e lucratividade. Bons insights!

Qual é o mercado de atuação da Metta Engenharia e Automação?

A Metta nasceu em 1998, na cidade de Resende, no interior do Rio de Janeiro. Desde o início, entretanto, já pensava grande: com a missão de prover soluções otimizadas de engenharia e automação, contribuindo para o crescimento de empresas e pessoas, a Metta desenvolveu-se com rapidez e alcançou resultados expressivos.

Ao longo das últimas décadas, a empresa se dedicou totalmente à resolução de empecilhos de engenharia e à alavancagem de resultados operacionais. O comprometimento com seus projetos a levou mais longe: a Metta prestou serviços para marcas dos 5 continentes e registrou êxito em diversos territórios, tais como Estados Unidos, Austrália, Itália e Coréia — além, é claro, do Brasil.

Para além dos ótimos retornos obtidos e dos excelentes feedbacks recebidos, a Metta mantém alvos ambiciosos de crescimento e expansão. Para isso, a fim de garantir a qualidade dos serviços e a eficiência de sua própria operação, as lideranças sentiram a necessidade de investir em gestão e em tecnologia.

É justamente nesse ponto, há poucos anos, que teve início mais um importante capítulo na história da Metta Engenharia e Automação: o Project Builder se firma como um parceiro estratégico do negócio.

Como a Metta identificou a necessidade de um software de gestão de projetos?

As últimas décadas marcaram uma transformação completa no mercado. Com a evolução da tecnologia, as empresas ampliaram seus horizontes e puderam inovar em procedimentos e operações. A implantação de softwares de gestão foi, sem dúvida, um passo necessário rumo à otimização e à competitividade.

Ao ingressar no processo de adequação tecnológica, decidindo-se pela adoção de um sistema para controlar os indicadores do negócio, a Metta conheceu o software da Project Builder.

A necessidade de padronizar rotinas, controlar as métricas e robustecer a capacidade analítica da Metta foram, sem dúvida, os motivos que levaram em consideração para adquirir um software de gestão de projetos. O PB mostrou-se a melhor opção — tanto em funcionalidade quanto em custo-benefício — para corresponder às demandas do negócio.

Quais eram os desafios antes da implantação do Project Builder?

A Metta encontrou no Project Builder o dinamismo e a eficiência que precisava para monitorar seus projetos com agilidade e segurança. A rapidez com que o sistema foi implementado, desde os primeiros testes e validações, demonstra a aderência do software às necessidades da empresa.

Após a contratação do PB, em 2016, foi marcado o primeiro treinamento padrão — no qual foram realizadas as primeiras parametrizações, e apresentaram-se as funcionalidades e as principais ferramentas do recurso.

A partir de então, o manejo do sistema tornou-se prático e intuitivo, o que permitiu o empoderamento da equipe frente às possibilidades gerenciais do PB. A Metta foi capaz de liderar seus próprios processos e de formatar fluxos de sua operação.

Houve, é claro, a maturação da tecnologia enquanto peça fundamental do negócio: os gestores da Metta customizaram a rotina da empresa e a embasaram nas novas dinâmicas do sistema, o que exigiu o comprometimento dos times.

Nesse aspecto, o maior desafio certamente foi o de desfazer hábitos correntes e, em substituição, realçar as possibilidades do software para potencializar atividades e resultados — fossem eles individuais ou coletivos.

Quais foram os resultados obtidos com o uso do software da Project Builder?

A implantação do Project Builder gerou uma série de mudanças positivas na operação e na gestão da Metta. A mudança de cultura — que exigiu da equipe o esforço deliberado para alimentar o sistema com dados cotidianos —, permitiu ganhos significativos.

Quando o lançamento de horas por projeto foi efetivamente implementado, por exemplo, as lideranças da Metta foram capazes de extrair relatórios coerentes para validar estratégias e retornos. Essa postura fortaleceu a cultura analítica do negócio e contribuiu para impulsionar — inclusive, mas não exclusivamente — os serviços prestados.

Além disso, o PB permitiu uma visão ampla e clara dos custos e retornos de cada projeto, o que antes era feito de forma totalmente intuitiva. Houve, portanto, maior domínio das variáveis do projeto (tais como recursos humanos, físicos e financeiros empregados no serviço) e mais assertividade nas decisões gerenciais.

Como o software ajuda na visão estratégica e na obtenção de resultados da empresa?

Ao contar com tecnologias eficientes e adequadas, as empresas podem explorar toda a capacidade do negócio. A gama de dados internos — reports de resultados, métricas e indicadores, para citar apenas alguns — deve nortear análises estratégias e embasar táticas cada vez mais eficientes.

Na Metta, a qualidade gerencial, quando apoiada pelo PB, foi uma das guinadas mais importantes para o futuro da organização. Dispondo de dados críveis e atualizados, os líderes conseguem repensar projetos, reconsiderar decisões e atacar comercialmente as oportunidades mais lucrativas.

A priorização de projetos foi um dos campos mais influenciados pela robustez dos relatórios do Project Builder. Agora, a Metta pode avaliar os retornos históricos de suas iniciativas e, assim, decidir se é ou não viável se dedicar a determinado serviço.

A capacidade de se voltar aos próprios dados, avaliá-los criteriosamente e deliberar com segurança demonstra a maturidade e a eficácia da gestão, evidenciando um claro cenário de crescimento sustentável. É nisso que a Metta pretende investir.

Como é o relacionamento entre as duas empresas?

A equipe do Project Builder se preocupa em oferecer o melhor acompanhamento, assegurando que cada cliente possa extrair o máximo retorno da tecnologia de gestão de projetos. Para isso, diversos canais (como telefone, e-mail, chat e videoconferências) estão à disposição dos parceiros.

Na Metta, o atendimento é percebido como rápido e eficaz, sanando dúvidas pontuais e esclarecendo aspectos operacionais e estratégicos. Além disso, vale ressaltar que a interação é ainda mais produtiva na troca de informações e de experiências.

O feedback funcional, aquele que relata acertos e sinaliza eventuais melhorias, é, sem dúvida, um excelente mecanismo para a evolução do Project Builder, que nasceu para impulsionar operações e se desenvolve continuamente para continuar surpreendendo a seus usuários.

Assim como a Metta, a sua empresa também pode se beneficiar das funcionalidades do Project Builder. Faça um teste gratuito do nosso software e saiba como podemos ajudar você a potencializar seus resultados estratégicos e operacionais.

O gerenciamento de qualidade é uma das áreas de conhecimento contempladas pelo PMBOK, guia que é referência em projetos no mundo todo. Entregas são importantes, mas não se restringem ao cumprimento de prazo, pois a excelência do trabalho também é essencial.

Os contratantes têm projeções e expectativas, cabendo a você a tarefa de manter toda a equipe dentro do escopo para saná-las. Lidar com tantos fatores exige planejamento, organização, execução e controle, missão mais fácil de ser concluída com os devidos direcionamentos.

Quer saber quais? Siga na leitura e confira como o guia internacionalmente reconhecido pode orientar sua jornada e garantir a excelência do seu trabalho.

O que é o PMBOK e o que ele diz sobre gerenciamento de qualidade?

É um livro organizado e periodicamente publicado pelo PMI (Project Management Institute) com práticas, métodos e processos indicados para o início, planejamento, execução, controle e encerramento de projetos.

Suas informações são baseadas em situações reais, foram colhidas em todo o mundo e orientam a entrega de produto, serviço ou resultado. O PMBOK contempla 10 áreas de conhecimento, gerenciamento de: integração, escopo, tempo, custos, recursos humanos, comunicações, riscos, aquisições, stakeholders e qualidade.

Esta etapa é imprescindível no desenvolvimento e melhoria contínua dos processos, responsáveis em parte pela excelência do trabalho entregue. O guia também orienta o líder quanto às compras de produtos, escolha dos fornecedores e colaboradores.

O cuidado com as negociações e as atividades reflete positivamente na imagem da empresa no mercado e traz benefício pessoal, pois o profissional ganha reconhecimento. O gerenciamento de qualidade bem feito denota esmero, preocupação com cada aspecto do projeto e entendimento total dos anseios do contratante.

As demais fases do PMBOK

Na integração ocorre a unificação dos processos, enquanto no escopo é definido o que tem de ser feito para a entrega acontecer nos termos acordados, momento de estruturar as tarefas em outras menores.

Os gerenciamentos de tempo, custos e recursos humanos são essenciais se você quiser evitar atrasos, fazer um controle financeiro inteligente e formar uma equipe com alta capacidade técnica, capaz de unir esforços na busca do objetivo comum.

Ainda, riscos devem ser previstos a fim de remediar dificuldades no desempenho das tarefas. Os stakeholders são todos os impactados pelas etapas, resultado final ou decisão do gerente, pessoas com as quais é necessário negociar.

Como funciona o gerenciamento de qualidade segundo o PMBOK?

Não importa se o seu projeto é no ramo da construção civil ou em tecnologia da informação: o PMBOK traz orientações gerais para os mais variados ramos. Quanto à área em questão, o guia a divide em 3 processos, respectivamente: de planejamento, execução e monitoramento/controle. Acompanhe!

Planejar o gerenciamento de qualidade

Quais são os requisitos e padrões dos produtos e do projeto? Como eles podem ser satisfeitos? As respostas devem considerar as expectativas, anseios e necessidades dos envolvidos, pontos importantes na definição do escopo e retomados nesta fase. Os parâmetros são normas internacionalmente reconhecidas, como a ISO 9001.

Planejar o gerenciamento de qualidade requer o atendimento às leis ambientais, estabelecimento dos critérios de aceitação do material comprado e do trabalho realizado, além do cuidado com a elaboração dos documentos passíveis de provar a excelência das aquisições, procedimentos e metodologias laborais.

Realizar a garantia da qualidade

Diferentemente da fase de controle, aqui não focamos na checagem, mas sim nos processos, responsáveis diretos pelo resultado final do projeto. Eles estão sendo devidamente realizados? Confira alguns exemplos práticos.

Certifique-se de que a limpeza do terreno e a terraplanagem foram feitas antes de iniciar uma obra. Etapas de montagem e preparo da comida em redes de fast-food precisam ser sequencial e rigorosamente seguidas, garantia de que o McLanche Feliz terá o mesmo sabor em qualquer unidade.

Controlar a qualidade

Essa fase é normalmente realizada por equipe especialmente designada, envolve testes, métricas e medições. As avaliações são feitas tanto em entregas finais quanto nas intermediárias e podem exigir reparos quando os resultados forem insatisfatórios — solicitações de mudanças, ações preventivas e/ou corretivas.

O controle de qualidade tem aplicação prática quando um designer faz impressões para ver se a tonalidade da cor no papel de parede corresponde aos requisitos do cliente. O desempenho de airbags para automóveis também precisa atender a critérios mínimos de segurança, assim como as rodas no teste de tração em veículos 4×4.

Quais são os fundamentos e ferramentas dessa área do PMBOK?

Qualidade é “o grau até o qual um conjunto de características inerentes satisfaz as necessidades”. Um projeto tem qualidade quando atende todos os requisitos definidos pela empresa com base nas expectativas do contratante, justificando sua finalização.

Uma televisão pode ter qualidade alta (imagem HD e som de cinema) e grau baixo (não disponibiliza acesso direto ao Youtube e Netflix) ou qualidade baixa (imagem e som ruins) e grau alto (ser smart TV).

Um dos fundamentos trazidos pelo PMBOK é: a qualidade, diferentemente do grau, não pode ser baixa. Caso contrário, geraria a frustração do cliente e significaria o não atendimento aos requisitos estabelecidos.

Ainda, podemos falar do objetivo SMART: específico (specific), mensurável (measurable), alcançável (achievable), relevante (relevant) e limitado pelo tempo (time based). O planejamento do gerenciamento de qualidade é melhor desenvolvido quando as metas são baseadas nesses 5 requisitos.

Ferramentas sugeridas

A melhoria contínua dos processos influencia profundamente na excelência do projeto e pode ser realizada pelo ciclo PDCA: planejar (plan), fazer (do), controlar (control) e agir (act). Assim, você identifica pontos de melhoria, monta e executa o plano de ação, avalia o desempenho, padroniza e normatiza procedimentos constantemente.

A análise SWOT é outra ferramenta capaz de garantir a qualidade do trabalho desenvolvido, pois analisa as forças (strenghts), fraquezas (weaknesses), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats) da empreitada. De tal forma, o gerente pode mitigar riscos, orientar melhor os objetivos, atividades e a tomada de decisão.

O diagrama de Pareto também contribui na excelência do projeto: segundo a teoria, 80% dos resultados são atingidos com 20% dos esforços. Suas prioridades são melhor estabelecidas a partir da avaliação das ocorrências.

O fluxograma é outra ferramenta útil porque contribui para a assimilação dos processos com símbolos, figuras geométricas e setas. Assim, a padronização é ratificada para os colaboradores, fica mais fácil visualizar gargalos e pontos de melhoria.

O gerenciamento de qualidade ressalta que a excelência da entrega é relevante para caracterizar o sucesso do projeto. Etapas, fundamentos e ferramentas administrativas aumentam suas chances de atender as expectativas do contratante e se destacar profissionalmente.

Gostou do assunto? Se quiser saber mais ou entender melhor sobre o PMBOK, fale com um dos nossos consultores. O que acha?

O PMBOK orienta gestores de projetos do mundo todo há anos, coordenando processos e certificando o cumprimento das etapas: o gerenciamento de recursos humanos está entre as áreas de conhecimento contempladas no livro.

A força de trabalho é fundamental na entrega do produto, serviço ou resultado porque não há execução sem os colaboradores. Se não colocado em prática, o planejamento é só mais um documento, como outro qualquer, carregado de conceitos teóricos.

Lidar com pessoas nem sempre é fácil, ainda mais no ambiente laboral. No entanto, algumas dicas e técnicas podem quebrar barreiras e ajudar você, gestor, a obter sucesso em suas empreitadas. Confira!

O PMBOK e suas áreas de conhecimento

Publicado pela PMI (Project Management Institute) periodicamente, o livro contém diretrizes sobre gerenciamento de projetos fundamentadas em experiências obtidas em quase 200 países. A obra é referência global e se divide em áreas gerenciais, descritas na sequência.

• de integração: descrição, orientação e monitoramento de processos, termo de abertura e encerramento do projeto ou fase e controle integrado de mudanças;
• de escopo: definição dos critérios para conclusão do trabalho com sucesso e da estrutura analítica (EAP, que discrimina e segmenta as tarefas em outras menores);
• de tempo: sequenciamento das atividades, estimativa de recursos, desenvolvimento e acompanhamento do cronograma;
• de custos: aqui, eles são projetados e o orçamento é definido;
• de qualidade: estabelecimento de objetivos e funções, observação a padrões técnicos e averiguação da excelência de materiais e serviços;
• de RH: organização da equipe, caracterização de perfis profissionais, hierarquia, matriz de responsabilidades, investimento em capacitação e resolução de conflitos;
• de comunicações: elaboração, repasse, recuperação e armazenamento eficaz das informações do projeto;
• de riscos: sua listagem, classificação (quantitativa e qualitativamente) e monitoramento, além da apresentação de respostas aos perigos elencados;
• de aquisições: contratação de bens e serviços para a execução das atividades;
• de stakeholders: negociação com os impactados pelas etapas, resultados do projeto ou decisões do gestor.

O gerenciamento de recursos humanos no PMBOK

Lidar com pessoas é diferente de trabalhar com números: enquanto eles são objetivos, o indivíduo tem bagagem pessoal e história de vida que moldaram seu perfil profissional, conhecimento técnico, formação, competências e aptidões em níveis e áreas diversas, gostos e temperamentos distintos, sem falar do grau de afinidade com os colegas.

O PMBOK não ensina a lidar com todas as variáveis, até porque o ser humano é imprevisível, mas traz alguns padrões observados na conduta de gestores que obtiveram sucesso com sua equipe e em seus resultados. Basicamente, o guia contempla os 4 seguintes processos atinentes à área.

Planejar o gerenciamento de recursos humanos

Identificar e documentar atribuições, habilidades requisitadas, responsabilidades e definir a hierarquia entre os cargos. A etapa varia conforme o tamanho do projeto e a área, pois construir uma casa requer profissionais diferentes dos necessários para implementar certo software de gestão em uma multinacional.

Esse processo contempla, por exemplo, o recrutamento e seleção de pessoas, acordos sindicais, estabelecimento de políticas e procedimentos de segurança, horários de trabalho de cada envolvido e premiações — que, além de financeiras, podem ser motivacionais ou pela concessão de folgas.

Mobilizar a equipe do projeto

Aqui são confirmados os recursos humanos necessários ao projeto: quem tem disponibilidade e quando, análise da capacidade, experiência e interesses do profissional, além da viabilidade para arcar com a remuneração.

Pode haver mudanças no plano anteriormente estabelecido agora que as pessoas já estão designadas, sendo necessário adequar escalas de trabalho e redistribuir responsabilidades — entre pedreiros, pintores, engenheiros e arquitetos em um canteiro de obras, por exemplo.

Desenvolver a equipe do projeto

Trata-se da otimização das capacidades individuais e integração dos colaboradores. O ROI em T&D (treinamento e desenvolvimento) chega em 22,4%, percentual elevado a 88% quando aliado ao coaching, técnica de capacitação do indivíduo.

O gestor tem papel fundamental na educação corporativa porque contribui tanto para a ampliação do conhecimento técnico do profissional quanto na autoconfiança, segurança e motivação da pessoa. Os eventos aqui promovidos ainda unem os trabalhadores, mais uma contribuição à produtividade e obtenção de ótimos resultados.

Gerenciar a equipe do projeto

Cabe ao gestor avaliar o desempenho de seus colaboradores, dar feedback, resolver conflitos e, se necessário, mudar a metodologia laboral e as funções designadas para manter o escopo, evitar atrasos e garantir o atendimento às expectativas do contratante.

As responsabilidades atribuídas e a relação hierárquica estabelecidas lá no planejamento do gerenciamento de recursos humanos orientam as análises feitas aqui. Avaliam-se (por relatório, inclusive): as entregas realizadas pelos profissionais, sua adequação à proposta, atenção aos prazos e contribuição para os resultados.

Os benefícios da gestão de projetos em recursos humanos

Seguir o roteiro do PMBOK é a forma de colocar em prática o PDCA, possivelmente o ciclo mais famoso da Administração, acrônimo para: planejar (plan), aplicar (do), checar (check) e agir (act). O ciclo admite a revisão constante dos processos, o que permite a identificação de gargalos e oportunidades de melhoria.

Atendimento ao escopo

Assim, o gerenciamento de recursos humanos engaja as pessoas designadas à certa empreitada, contribuição não apenas à satisfação das expectativas do contratante, mas também ao profissional, capaz de tirar dali um aprendizado significativo em sua carreira.

Melhoria do clima organizacional

Seguir os processos anteriormente elencados maximiza o foco e a colaboração da equipe, promove relações interpessoais, capacidade comunicativa, integra departamentos e fomenta a multidisciplinaridade, responsável por soluções criativas e inovadoras.

Fortalecimento da governança corporativa

A companhia pode utilizar os treinamentos e a capacitação para notar possíveis líderes, reter talentos e consolidar o conjunto de políticas, crenças e diretrizes que norteiam a tomada de decisão.

Propagação da cultura organizacional

Ainda, existe a oportunidade de orientar a conduta do colaborador e aumentar seu engajamento — afinal, pessoas motivadas produzem melhor. Podemos tratar também da contratação de pessoas alheias à estrutura organizacional, fomento ao networking e ao benchmarking, redes de contatos e informações valiosas.

O capital humano é um dos principais ativos em qualquer projeto, determinante no sucesso da sua empreitada e responsável pela qualidade das entregas. Os 4 processos da área elencados no PMBOK orientam o gestor em um caminho seguro e, se bem integrados com os demais setores de gerenciamento, tornam as atividades fluidas, minimizando problemas.

Gostou do tema? Que tal baixar o e-book para conhecer mais métodos deste importante guia?

As boas práticas e os conhecimentos do PMBOK não se limitam aos cuidados com o planejamento ou com a gestão de pessoas. Para que seja possível alcançar bons resultados, também é preciso considerar o gerenciamento de stakeholders. Dar atenção às partes interessadas é crucial para o andamento e, em última análise, para o bom desempenho do projeto. Ignorar isso, por outro lado, pode colocar toda a realização em apuros, o que está longe de ser o quadro desejado.

Para não encontrar problemas do tipo, vale a pena descobrir como elaborar as melhores estratégias de gerenciamento de stakeholders no PMBOK. Conheça essa etapa e entenda como desenvolvê-la!

O que são os stakeholders?

Stakeholders é um termo inglês cuja tradução significa partes interessadas. No contexto empresarial, stakeholders podem ser pessoas físicas ou jurídicas que podem ser impactadas por projetos, diretamente ou indiretamente, de forma negativa ou positiva.

Os stakeholders participam das atividades da empresa e são importantes para a execução e planejamento dos projetos, já que fazem parte do fundamento da gestão de comunicação. Portanto, o termo stakeholders abrange várias pessoas que tenham interesse na gestão dos projetos, sendo investidores ou não.

Em nosso país, stakeholders são definidos como públicos de interesse e, por isso, estão incluídos nas estratégias para que as organizações alcancem os seus objetivos. Eles são os públicos impactados pelos projetos, motivo pelo qual são considerados na tomada de decisões dos líderes.

Quem são os stakeholders do projeto?

Existem diferentes públicos de interesse de modo que são abrangentes. São considerados stakeholders-chave as pessoas que vão ser diretamente impactadas pelo projeto ou aquelas que são muito influentes. Outra definição interessante para esses indivíduos que sofrem impacto direto é a de stakeholders primário. Alguns deles são:

• fornecedores;
• clientes;
• proprietários;
• concorrentes;
• acionistas;
• investidores.

Dependendo do projeto a ser realizado e da comunidade a ser afetada por ele, outros stakeholders podem ser reconhecidos como primários. Já os stakeholders secundários são as pessoas cujo impacto é indireto, podendo ser positivo ou negativo. Veja a seguir alguns exemplos que podem ser encaixados nesse perfil:

• mídia;
• imprensa;
• grupos ambientalistas;
• governos internos e externos;
• organizações sem fins lucrativos;
• instituições financeiras.

O grupo dos stakeholders secundários têm o poder para mobilizar a opinião da sociedade. Contudo, as empresas privadas também podem ser stakeholders nos negócios, caso a sua equipe interna esteja comprometida com um projeto. Conforme for o segmento de atuação e a situação da empresa, os stakeholders podem assumir posições diferentes.

Outra classificação que merece destaque é a dos stakeholders internos e externos. Os stakeholders internos são aqueles que fazem parte do ambiente empresarial, ou seja, estão envolvidos com as atividades da organização e, de certa forma, também podem fazer parte dos stakeholders primários:

• gestores;
• colaboradores;
• diretores;
• gerentes;
• equipe do projeto.

Os profissionais especialistas e empreiteiros em alguns casos também podem ser reconhecidos como stakeholders internos. Os stakeholders externos são aqueles interessados que estão fora do ambiente empresarial, mas interagem e também se encaixam na classificação de stakeholders secundários:

• analistas financeiros;
• lideranças comunitárias;
• familiares dos integrantes do projeto;
• familiares dos clientes;
• defensores do meio ambiente;
• participantes das mídias;
• líderes sindicais.

O gestor de projetos faz a análise aprofundada dos stakeholders e define a sua classificação de acordo com o grau de afetação. Depois, mantém o contato para verificar interesses e fazer planos que atendam às expectativas dos envolvidos.

Qual é a importância dos stakeholders no gerenciamento de projetos?

A identificação dos stakeholders é fundamental, pois eles influenciam nas limitações e em vários aspectos, ajudando na avaliação dos possíveis riscos da gestão de projetos. Os gestores precisam mapear corretamente os stakeholders, verificando os seus interesses e a relevância de sua influência para evitar prejuízos.

O profissional responsável pela gestão de projetos precisa considerar, inclusive, os gerentes dos setores da empresa, para que os seus objetivos estejam alinhados com os demais colaboradores. Fazendo isso, o andamento do projeto estará garantido, sem a possibilidade de influências negativas.

Como essa área funciona?

De forma simples, os stakeholders são aqueles que se percebem afetados pelo projeto e são considerados pelo gestor. A área do PMBOK (Project Management Body of Knowledge) tem a ver com a identificação e com a gestão de partes interessadas. Então, PMBOK quer dizer conhecimento em gerenciamento de projetos, sendo na realidade um guia que apresenta práticas para a gestão de projetos.

Com o PMBOK, é possível ter uma visão mais ampla das tarefas e de seus impactos em vários níveis. Principalmente, ele é um meio de quebrar certas resistências e de conquistar resultados melhores na implementação das mudanças previstas. Por causa de suas características, é uma abordagem que tem grande impacto no sucesso de execução e que, por isso, merece máxima atenção.

Quais são as principais indicações do guia PMBOK?

O profissional que cuida do gerenciamento dos projetos deve identificar os stakeholders e analisar os documentos que tenham informações sobre os interesses das pessoas e organizações que podem ser afetadas. Esse é um passo fundamental, já que os requisitos e objetivos do projeto são definidos de acordo com as opiniões dos stakeholders, para eliminar resistências e melhorar a aceitação das mudanças.

Conforme registra o guia PMBOK, o gerenciamento dos interessados exige o desenvolvimento de estratégias efetivas, para que todos se envolvam durante o ciclo do projeto, entendendo quais ações vão priorizar as suas necessidades e impactar positivamente os resultados. Dessa forma, o planejamento para gerenciar os stakeholders deve ser bem detalhado.

O envolvimento das partes interessadas torna o processo interativo e possibilita a revisão das atividades. O guia indica também que, para gerenciar o engajamento dos stakeholders, o gestor vai trabalhar e se comunicar com eles, observando as suas expectativas e abordando os assuntos de acordo com o andamento do projeto, desde o seu início até o seu fim.

As expectativas podem mudar no decorrer do projeto, razão pela qual precisam ser monitoradas e gerenciadas pelo líder, que precisa manter o envolvimento dos usuários. O sucesso de um projeto depende da administração das expectativas e do talento do gestor em amenizar as preocupações, apresentando soluções para questões que geram desgastes aos stakeholders.

Quais são as etapas que merecem destaque?

Para que o gerenciamento de stakeholders aconteça da forma adequada, é preciso que tudo seja dividido em fases. A metodologia proposta pelo PMBOK conta com etapas bem definidas e que ajudam a consolidar o êxito do projeto. As etapas englobam vários aspectos, como a identificação, a verificação de expectativas e de influências, a averiguação das necessidades dos interessados e dos relacionamentos, o planejamento do projeto e a gerência das informações colhidas.

Para não ter dúvidas, o ideal é entender como colocar cada ponto em prática. Por isso, veja quais são os aspectos principais e as suas características.

Identificação das partes interessadas

O reconhecimento inicial dos stakeholders vai determinar todos os passos da sequência. Então, o melhor é identificar, logo no começo, quem são as partes interessadas. Procure descrever cada grupo e registrar todos os seus participantes.

Os investidores, ocupantes da alta gerência e clientes internos e externos ocupam a camada mais elevada. Abaixo deles, estão os gerentes de áreas envolvidas, a equipe do projeto, parceiros e fornecedores. Há, ainda, os stakeholders externos, como os que estão ligados à comunidade impactada pelo projeto, se for o caso.

Identificar cada parte e entender seu papel é essencial. Também, é interessante criar subconjuntos, como entre os stakeholders-chave, os que podem ameaçar e os que apoiam o negócio durante o desenvolvimento. Não se esqueça de avaliar a influência deles e de classificá-los de acordo com a importância. Isso ajuda a estabelecer o senso de prioridade, na hora de atender às expectativas.

Classificação dos stakeholders

Os interessados devem ser classificados de acordo com a ordem de importância. Em seguida, deve ser desenvolvido um plano de ação específico para cada stakeholders. É preciso pensar na forma de interagir com eles, de que modo iniciar um diálogo, como o seu apoio pode ser obtido e quais estratégias podem mitigar os riscos das influências.

Portanto, o gestor precisa aplicar técnicas de negociação colocando-se à frente da equipe e mantendo a transparência para evitar conflitos. Quanto maior for a complexidade de um projeto, mais stakeholders estarão envolvidos e os esforços serão intensificados para garantir o sucesso do empreendimento.

Gerenciamento do engajamento

Por falar nisso, uma das etapas cruciais consiste em reconhecer e cuidar do engajamento dos stakeholders. É preciso entender quem são os apoiadores e quem não está envolvido com a realização. Também, é importante conhecer quais são os stakeholders que detêm os recursos necessários para o projeto e como eles serão utilizados. Quanto maior for esse fator, em todos os sentidos, melhor é para a execução das estratégias definidas.

Desenvolvimento de estratégias

Além de ficar de olho na gestão do engajamento, é o momento de colocar em prática as estratégias para maximizá-lo. Nesse sentido, é interessante fortalecer a ligação com os apoiadores e com aqueles que “compram a ideia”. Quanto maior for o envolvimento deles, mais fácil é quebrar as barreiras dos que oferecem algum tipo de desafio para o negócio. No fim, é um ótimo meio de estabelecer parcerias.

Ainda convém pensar em estratégias para comunicar sobre o andamento do projeto, como a elaboração de relatórios. É crucial que o compartilhamento de informações aconteça no nível certo, de modo a evitar problemas com o excesso ou com a falta de dados. De um jeito específico, cada projeto pedirá uma abordagem e a metodologia deve considerar isso. Assim, é possível conquistar os melhores resultados.

Monitoramento do relacionamento

Para que o gerenciamento de stakeholders no PMBOK seja eficiente, é importante entender a quantas anda o relacionamento entre as partes interessadas. A partir das táticas genéricas e das específicas, é o momento de compreender se ocorreram mudanças na classificação, por exemplo.

Também, é relevante medir a satisfação, acompanhar se as expectativas têm sido atendidas e assim por diante. A partir desses resultados, é possível redirecionar a atuação, de modo a torná-la ainda mais estratégica.

Quais são as ferramentas de gestão?

Para que esse gerenciamento aconteça da melhor maneira, é comum utilizar algumas ferramentas e recursos específicos. É necessário, por exemplo, fazer a análise e o tratamento de dados. A classificação dos stakeholders entra nessa questão, o que demonstra a sua importância.

Também, é oportuno partir para a coleta de informações consideradas cruciais. A realização de pesquisas permite entender quais são os interesses e expectativas das pessoas, bem como a satisfação e o engajamento ao longo da execução. Questionários internos são igualmente bem-vindos. Confira abaixo as ferramentas úteis na gestão:

• coleta e análise de informações;
• representação de dados;
• documentos, questionários e pesquisas;
• opiniões especializadas;
• debates;
• avaliação comparativa;
• sistemas de gerenciamento da informação.

Há, ainda, os recursos ligados à comunicação e aos relacionamentos interpessoais. A apresentação de dados e informações e a realização de reuniões são possibilidades para conseguir uma atuação melhor e integrada.

Quais os modelos e templates que podem ser usados?

Para colocar as estratégias em prática, dá para utilizar templates padronizados e que ajudam a obter mais eficiência. Um dos jeitos de executar o gerenciamento de stakeholders é por meio das tabelas de interdependência.

Trata-se de um recurso essencial para a classificação do stakeholder e que apresenta, por exemplo, se o interessado ou a empresa detém mais “poder” na relação. Ainda, é um jeito de entender como é a ligação entre as partes, o que favorece a priorização. Observe os templates mais utilizados:

• plano de comunicação e gerenciamento das partes interessadas;
• registro de questões e das partes interessadas;
• documento para detalhar as questões e alternativas.

Em forma de planilha, o registro das partes apresenta os principais dados sobre as pessoas, como o impacto, o nível de engajamento, as expectativas e a sua classificação. Com esse mapeamento, fica fácil executar as estratégias.

O plano de gerenciamento ajuda a colocar tudo em prática, além de direcionar a comunicação e o engajamento. Enquanto isso, o log de questões resolvidas “armazena” todos os pontos que já foram trabalhados, inclusive de maneira individual. Assim, é possível conquistar mais eficiência em ocorrências futuras.

Enfim, o gerenciamento de stakeholders no PMBOK é determinante para o sucesso. Com essas dicas, há como executá-lo de forma eficiente e otimizada para auxiliar o projeto. Como você pôde ver, o gerente de projetos é o responsável por inúmeras questões que determinam o sucesso no alcance dos objetivos.

Como a tecnologia também pode ajudar, entre em contato conosco da Project Builder e veja como favorecemos a aplicação dessa estratégia!