O gerenciamento é fundamental em qualquer segmento. É comum que em um primeiro momento a prática seja diretamente ligada às áreas de engenharia, indústria ou desenvolvimento de softwares, mas também é muito presente a gestão de projetos no setor da saúde.

A gestão de projetos é a aplicação de conhecimentos e técnicas na elaboração de atividades para atingir objetivos específicos. Ela é essencial a qualquer empresa que lide com processos e etapas complexas. Assim, podemos dizer que é por meio dessa organização que as fases deixam de ser atividades burocráticas e se tornam ações produtivas.

Para entender melhor como aplicar um planejamento estratégico no setor da saúde e qual a importância desse processo, continue lendo este conteúdo.

Como a gestão de projeto pode ser aplicada no setor da saúde?

Os avanços tecnológicos incentivam, cada vez mais, os setores a se atualizarem e se adequarem aos novos procedimentos e ferramentas disponíveis para otimizar o tempo, reduzir custos e melhorar a qualidade dos serviços. Em consonância com outras áreas, o setor da saúde cresceu e se desenvolveu no Brasil, necessitando de metodologias mais adequadas para dinamizar os novos projetos.

Nesse setor, há muitas demandas específicas, como a forma de relacionamento entre cliente e empresa (que se dá por meio da equipe médica e paciente), organização da área financeira, qualidade de serviço (que está diretamente ligada ao tempo de espera), entre outras peculiaridades. Portanto, podemos dizer que o gerenciamento de projetos nessa área vai além da dinâmica de criar um projeto, desenvolvê-lo, implementá-lo e mensurar seus resultados.

A gestão de projetos no setor de saúde se faz importante, pois evita que clínicas, hospitais e consultórios utilizem técnicas obsoletas sem padrões, como usar papéis para o preenchimento de solicitações, pedidos de exames, anamneses e prontuários. Além da prática estar defasada, ela também traz insegurança aos dados do paciente.

Por apresentar fluxos complexos, o gerente da área hospitalar não deve apenas cobrar prazos e controlar cronogramas. Ele precisa envolver os profissionais e aplicar o gerenciamento técnico em conjunto com a vivência da rotina hospitalar, para que os métodos não atrasem ou atrapalhem os procedimentos. Mas, em contrapartida, os atendimentos não podem ser realizados de forma aleatória sem padronização.

Quais os benefícios da gestão de projetos no setor da saúde?

É importante utilizar a gestão de projetos no setor de saúde para que haja padrões de atendimento, andamentos administrativos e organização de feedbacks. Ao implementar esse gerenciamento, o administrador compreende as etapas do planejamento estratégico — iniciação, planejamento, execução, monitoramento, controle e encerramento — e analisa as ferramentas disponíveis que facilitarão as tomadas de decisão.

O guia PMBOK (Guide to the Project Management Body of Knowledge), por exemplo, traz práticas que podem ser implementadas na área médica, demonstrando habilidades, ferramentas e técnicas que atendem aos requisitos solicitados. Veja quais os benefícios ao utilizar a gestão aplicada no setor da saúde.

Melhora da comunicação entre os stakeholders

Os stakeholders são as peças-chave envolvidas no processo. Se a comunicação já é primordial para o desenvolvimento de um projeto em áreas da engenharia e indústria, imagine no setor da saúde.

No caso do segmento industrial, uma falha de comunicação pode ocasionar o atraso de cronograma e perda de insumos, por exemplo. Contudo, na área da saúde, isso pode significar a entrega de um exame errado, dosagem incorreta de medicação ou um atraso em uma medida emergencial. Por isso, ao gerenciar bem essa área, a comunicação fica integrada e toda a equipe tem acesso às informações, sem intermediações.

Simplificação de tarefas

Sem o uso de um software e ferramentas adequadas, tarefas simples, como a liberação de consultas e ordens de pagamentos, podem sobrecarregar um colaborador que ficará preso a uma tarefa totalmente burocrática e demorada. Assim, o gerenciamento de projetos aplicado ao setor de saúde automatiza e simplifica tarefas, deixando os colaboradores mais livres para tratarem de demandas que precisam de cuidado e avaliação.

Investimento em melhorias

O mercado traz diariamente novidades e melhorias que facilitam os processos internos. Assim, é importante que o gestor hospitalar esteja atento a essas possibilidades e invista em melhorias para seus setores. Gerenciar projetos na área da saúde não se refere apenas à automação de processos, ela melhora ações importantes para que o serviço principal não seja afetado por demandas administrativas.

Foco na qualidade

Com um mercado extremamente competitivo no segmento hospitalar, é preciso investir em melhorias contínuas alinhadas aos objetivos estratégicos da organização. É importante visar o lucro e também a excelência de atendimento, já que o setor exige eficiência e eficácia. Portanto, com a gestão, é possível otimizar processos e focar na qualidade dos atendimentos e serviços que devem ser uma das metas norteadoras de sucesso.

Implementação dos melhores métodos

Há várias metodologias dentro da área de gestão e de administração. Cada empresa e setor se adapta melhor a um tipo de técnica ou cada projeto pode demandar um método específico. Assim, ao gerir a saúde com métodos aplicáveis, fica mais fácil identificar quais projetos podem se beneficiar com o Scrum, metodologia híbrida ou Kanban, por exemplo.

Como um software de gerenciamento de projetos pode ajudar?

A gestão da saúde envolve processos administrativos complexos e por isso exige uma gestão estratégica para alcançar metas visando o lucro, sem perder a excelência do serviço. Assim, o gestor de projetos deve desenvolver e monitorar planos, analisar recursos, criar políticas e auditar os serviços.

Para facilitar essa organização, é importante empregar um software de gerenciamento de projetos. Com a ajuda de uma ferramenta específica, fica mais simples efetuar a gestão de pessoas, compartilhar tarefas, delegar atribuições e mensurar o número de atendimentos e a qualidade do serviço.

O software da Project Builder, por exemplo, facilita o planejamento, identifica com agilidade os recursos disponíveis, otimiza as tomadas de decisão e aumenta a produtividade.

Portanto, implementar a gestão de projetos no setor da saúde é investir em práticas modernas e guiar equipes simplificando tarefas com ajuda de ferramentas. Com o uso de soluções tecnológicas, hospitais e clínicas alcançam resultados melhores, reduzem custos e padronizam processos.

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Você sabe o que é Kanban se já ouviu falar do just in time (JIT), um dos modelos de administração mais famosos do mundo, implementado na Toyota na década de 40 a fim de aumentar a eficiência e a produtividade da empresa.

Sabia que o JIT foi desenvolvido a partir de uma simples observação de como funcionava o sistema de reposição de um supermercado? Na época, notou-se que a manutenção de um estoque mínimo e a reposição de produtos com maior frequência permitiam otimizar o espaço e reduzir desperdícios.

Já o Kanban, como conhecemos hoje, é muito versátil e pode ser usado em diversas atividades. Ele é altamente recomendado para o desenvolvimento de softwares ou de produtos, bem como para prestação de serviços e para outras tarefas.

Para aproveitá-lo ao máximo, o ideal é saber o que é o Kanban e como ele deve ser aplicado. Continue a leitura e fique por dentro!

O que é Kanban?

O Kanban funciona como uma linha de produção, na qual as pessoas não podem comprometer seus afazeres consultando manuais, planilhas, controles ou conversando com as outras a todo o momento, caso precisem saber qual será o próximo passo.

Trata-se de um sistema visual de gestão capaz de ajudar a organizar as tarefas de um processo para que elas sejam realizadas e entregues ordenada e sistematicamente, mantendo o fluxo de trabalho.

O sistema japonês utiliza um quadro grande e estrategicamente posicionado que possa ser visualizado por todos de forma clara e rápida. O template é dividido em colunas, representando as etapas do processo.

No modelo mais tradicional, são utilizados cartões ou post-its coloridos nos quais cada uma das atividades que devem ser realizadas são anotadas. Conforme elas vão sendo desenvolvidas, os cards são movimentados entre as colunas, atualizando todos os envolvidos sobre o status das tarefas e abrindo vagas para novas entregas.

Como o tempo das equipes e o espaço no quadro são sempre limitados, prioridades precisam ser estabelecidas. De tal forma, garante-se um fluxo contínuo de trabalho para todos os colaboradores, sem sobrecarregá-los.

Quais são os tipos de Kanban?

Entendendo o conceito da palavra, fica mais fácil nos aprofundarmos no assunto. O sistema japonês pode ser utilizado de formas distintas, conforme sua finalidade e a estratégia do gerente de projetos. Confira!

Kanban de produção

O número de colunas — bem como o limite de atividades a serem executadas ao mesmo tempo — depende da complexidade de cada projeto conduzido. Uma iniciativa simples pode ter apenas três colunas no quadro: a fazer, fazendo e feito.

Já um projeto mais complexo, como a elaboração de um software, geralmente requer um maior número de etapas para refletir o processo pelo qual cada funcionalidade passa.

É o caso de adotar um modelo que contenha as categorias: a fazer, em análise, em desenvolvimento, em teste e entregue.

Na sequência, você divide seu quadro em colunas, inserindo na primeira a leva inicial de atividades. Cada cartão precisa conter um mínimo de informações sobre a tarefa, como: o que deve ser feito, o prazo para conclusão e a pessoa responsável.

Dispostos os papéis e todos devidamente cientes de suas responsabilidades, chega a hora de trabalhar. A partir daí, quando uma etapa do Kanban é superada, o card pode ser deslocado para a coluna seguinte, até que a diligência seja finalizada.

Nesse momento, a coluna cuja vaga está em aberto pode receber uma nova atividade, puxando a linha de produção, evitando a ociosidade do colaborador e permitindo uma melhor gestão do tempo.

Kanban de movimentação

É comum que os produtos sejam feitos em lote, como acontece nas fabricantes de móveis e veículos. Que tal um exemplo prático? Considere 3 etapas produtivas e sequenciais na fabricação de um carro: montagem, pintura e acabamento.

Um adesivo instalado no 10º veículo permitirá que outros 10 iniciem a montagem quando ele seguir para a pintura e assim por diante, até o fim da produção. Esse Kanban também é adotado nos supermercados para controle de estoque: quando comprado pelo cliente, o leite sofre baixa no sistema, indicando a necessidade de reposição.

De tal forma, é feito um controle racional dos recursos financeiros, físicos e humanos, pois se evita a armazenagem das unidades em quantidade desnecessária, a ocupação ineficiente do espaço e o colaborador é dispensado da contagem, tarefa mecânica desempenhada mais rapidamente e com maior precisão pelo software.

E-Kanban

Falando em tecnologia, muitos gestores não consideram essa modalidade um tipo de Kanban, mas uma mera variação dos dois anteriores. Aqui, o quadro típico do sistema japonês é montado virtualmente em uma planilha do Excel ou em aplicativos especialmente destinados à causa.

Um bom software deve admitir o uso de cores, o armazenamento das informações para consulta de qualquer localidade e a movimentação automática dos cartões quando a atividade for dada como cumprida na coluna em que se encontra.

O que existia antes desse sistema?

Você já sabe o que é Kanban e como ele funciona. Agora, vale a pena falar dos modelos e práticas existentes antes dele, como forma de enaltecer sua utilidade e benefícios. Como foi dito, sua criação ocorreu dentro do contexto do just in time.

Esse sistema surgiu para reduzir estoques e gastos desnecessários, ou seja, produzir o suficiente para atender à demanda, sem desperdícios. Tal racionalização admite a satisfação do mercado sem requerer despesas exorbitantes das fábricas, que realizam suas tarefas com o mínimo de recursos dentro de um curto espaço de tempo.

A simplificação e padronização dos processos proposta pelo fordismo, modelo de gestão anterior ao JIT, mantinha a produção em um ritmo acelerado e contínuo, independentemente da quantidade de carros já disponíveis nos pátios das montadoras.

A princípio, isso não era um problema, pois os veículos foram popularizados e, com a economia americana em expansão, eles eram vendidos aos montes. Tal cenário mudou com a crise de 1929 e exigiu atenção dos gestores — afinal, não fazia sentido continuar fabricando incessantemente se a mercadoria já disponível não tinha vazão.

A revolução do sistema toyotista

O just in time racionalizou a produção, coordenando-a com o escoamento dos bens. O Kanban surge como recurso útil ao JIT ao admitir o acompanhamento constante dos processos, não se limitando à capacidade produtiva, mas também considerando o comportamento do mercado consumidor.

Assim, os gestores passaram a se precaver sabendo quando era necessário solicitar insumos e matérias-primas aos fornecedores, preparar a fabricação de um novo lote ou contratar mão de obra conforme a sazonalidade. O foco não era mais voltado unicamente para a oferta, mas também para a demanda.

A adoção do Kanban em projetos dos mais variados setores, da construção civil à tecnologia da informação, coordena as diligências, orienta a equipe e admite a visualização sistêmica das atividades e do fluxo de trabalho, dados disponibilizados a todos os envolvidos na empreitada.

Por que usar o Kanban?

Esse método de gestão de tarefas é simples, mas muitos profissionais o acham simplista demais, incapaz de atender à estruturação complexa do projeto e defasado quando consideradas outras ferramentas de acompanhamento disponíveis.

No entanto, a vantagem do Kanban está justamente na simplicidade. Entendendo o conceito e o funcionamento desse controle visual, você pode perceber que qualquer pessoa é capaz de interpretá-lo, independentemente de seu nível de escolaridade ou profissão, do pedreiro da obra com Ensino Fundamental incompleto ao engenheiro com doutorado.

Portanto, ele estabelece uma linguagem universal com a equipe, tópico especialmente importante se considerarmos que 76% das empresas no mundo creditam o insucesso de seus projetos às falhas comunicativas, segundo pesquisa do Project Management Institute (PMI).

Além da contribuição no gerenciamento de comunicações, o Kanban traz benefícios a todas as outras áreas de conhecimento do PMBOK, colaborando significativamente para sua empreitada. Aproveitando, confira quais são outros de seus benefícios.

Fluidez no trabalho

A consulta a controles, tarefas e cronogramas de projetos consome tempo e pode se tornar um gatilho para que as pessoas desviem a atenção de seus afazeres ou do escopo, comprometendo o sequenciamento.

Já com o quadro Kanban em local visível e de fácil acesso, basta o profissional fazer uma consulta breve por alguns segundos se quiser saber qual é o próximo passo. Com isso, as distrações são eliminadas e o trabalho flui sem interrupções, otimizando o desempenho da equipe e mantendo o colaborador focado.

Aumento de produtividade

Tempo utilizado com o máximo de eficiência significa produtividade. Com o modelo japonês de sistematização das atividades, nenhum membro do seu time fica parado, simplesmente esperando pela próxima tarefa — afinal, os processos estão ali, completamente expostos e acessíveis a todos.

Da mesma forma, ninguém fica sobrecarregado sem que você saiba e sem que possa agir rapidamente para amparar o colaborador. A percepção imediata do gerente possibilitada pelo Kanban contribui para a delegação de responsabilidades e aumenta o nível de satisfação do profissional, outro fator positivo para sua capacidade produtiva.

Foco nas prioridades

Quando o cronograma do projeto é a sua principal fonte de consulta, você automaticamente tem em mãos todas as tarefas a serem realizadas ao longo do tempo, mas isso pode preocupar sua equipe antes da hora.

O Kanban permite priorizar as atividades e manter o time focado naquilo que deve ser entregue primeiro, eliminando preocupações excessivas com diligências futuras. Assim, o colaborador foca no momento, desenvolvendo por completo sua potencialidade agora. O bê-á-bá é fundamental para a realização de afazeres mais complexos e desafiadores, então isso também evita erros.

Eliminação de gargalos

Por vezes, as tarefas começam a se acumular sem você perceber, gerando um impacto negativo no prazo e na qualidade do projeto. O fato evidencia a necessidade de melhorar processos, de investir na capacitação da equipe e de redistribuir incumbências, por exemplo.

Utilizando o Kanban, esses gargalos são facilmente identificados, pois há a visualização no quadro o fluxo das atividades. De tal forma, é possível ver se muitas placas estão sendo acumuladas em determinada etapa e adotar novas estratégias capazes de sanar as falhas ressaltadas.

Acompanhamento de desempenho

O modelo japonês também é uma ótima maneira de acompanhar a entrega e o comprometimento da equipe, pois os prazos para a conclusão de cada tarefa ficam registrados nos cartões, admitindo a verificação periódica de seu cumprimento.

Além disso, a própria fluidez dos post-its pelas etapas se transforma em um sistema de controle bastante eficiente, possibilitando que todos saibam como anda a produtividade individual e coletiva ao longo do tempo.

Aliado dos métodos ágeis

O Kanban reflete os pontos cruciais com eficácia porque cada um tem seu prazo de conclusão. Ele pode ser dividido para mostrar as etapas a serem superadas em cada entrega, tornando-se o perfeito instrumento de monitoramento e de controle.

Vale lembrar: além do tradicional quadro com cartões ou post-its, o método também pode ser utilizado de outras formas, integrado ao seu software de gerenciamento de projetos, por exemplo.

Ainda, é possível aproveitar templates prontos a fim de facilitar o entendimento e o manuseio do quadro, permitindo que sua equipe trabalhe em conjunto independentemente de onde esteja cada membro.

Como colocá-lo em prática?

O fato de ser simples não elimina a necessidade de utilizar o Kanban de modo estratégico e bem estruturado. Para tirar o máximo que esse método tem a oferecer, é indispensável entender quais são os passos essenciais para que ele entregue boa performance.

Para ajudá-lo nessa tarefa, separamos algumas etapas de direcionamento para alcançar os objetivos com a técnica. Confira!

Mapeie os processos

A capacidade de se adaptar a diferentes necessidades é um dos destaques dessa metodologia. Para explorar esse aspecto da melhor maneira, o recomendado é realizar um mapeamento de todos os processos.

A intenção é entender quais são as etapas de execução e em quais colunas é possível dividir o quadro visual. Como visto, uma abordagem simples inclui “a fazer”, “fazendo” e “feito”. No entanto, nem sempre isso reflete a realidade dos passos e dos times.

Então, identifique de maneira completa todas as exigências quanto aos processos e como isso se encaixa nas responsabilidades delegadas. Desse modo, há como entender quantas (e quais) colunas o seu quadro deve apresentar.

Defina o esquema visual e de priorização

Depois de levantar quais serão as características essenciais, é o momento de pensar na parte da visualização. A ideia é garantir que a informação seja comunicada em questão de segundos, então tudo deve ser claro, direto e de fácil compreensão.

Uma das dicas consiste em definir um padrão de cores, que seja simples de lembrar e de identificar. É o caso de estabelecer post-its de cores diferentes para cada time ou responsável. Também é possível determinar cores distintas de acordo com o grau de priorização. Assim, cada um saberá o que deve fazer apenas pelos estímulos visuais.

Por falar em priorização, é importante estabelecer algumas regras. Vale definir, por exemplo, que certo time deve concluir todas as tarefas de uma coluna antes de partir para outra. Ainda pode ser o caso de determinar regras sobre o fluxo de atuação e que certas atividades devem passar à frente das outras.

A ideia não é limitar a flexibilidade e a autonomia, mas dar um bom direcionamento sobre a maneira de agir. Assim, fica mais fácil garantir que todos utilizem o recurso da melhor forma.

Prepare a equipe

A partir dessa definição estratégica, é o momento de “abrir o plano” de uso do Kanban para o time. Todos devem estar prontos para usar o melhor da ferramenta, então é essencial apresentar todas as regras e tirar as dúvidas que forem necessárias.

Nesse preparo, também é relevante demonstrar como é crucial que a atualização dos processos aconteça em tempo real. Com o uso de um software, isso se torna mais fácil, mas ainda assim depende do “gatilho” dos colaboradores. Como outros profissionais e times se baseiam nas colunas para definir as próprias ações, é importante que todos criem bons hábitos de uso.

Para colocar tudo em prática, há a oportunidade de executar um treinamento, como ao criar um projeto de teste. Se for viável, pode-se realizar uma implementação dirigida ou supervisionada. Desse modo, é possível identificar erros conforme acontecem, o que melhora o aprendizado e o preparo de todos para o uso da ferramenta.

Estabeleça limites de uso

Apesar de oferecer grande flexibilidade, o Kanban deve incluir alguns limites específicos. A intenção é garantir que não haja uma realização simultânea de tarefas que seja muito grande. O que exigir atenção maior, por exemplo, deve ser definido como prioridade, mas, para ser executado individualmente.

Também é importante determinar regras quanto ao limite de entrega e até a possíveis ordens de realização. Especialmente quando há várias colunas, não é interessante contar com um acúmulo em um só ponto. Por isso, é o caso de pensar em meios para garantir um workflow melhor.

Meça os resultados para melhorar

Só pode ser otimizado aquilo que é mensurado — e, com essa metodologia, não é diferente. Portanto, é recomendado determinar algumas métricas ainda no planejamento, antes da aplicação dessa solução.

A partir disso, vale a pena medir resultados como a taxa de possíveis atrasos, a qualidade das entregas e o nível de comprometimento do time. Comparar esses dados com informações prévias permite entender se a metodologia tem gerado os impactos esperados.

Além de tudo, é uma forma de identificar onde estão os principais gargalos e o que falta para que o método entregue o melhor desempenho.

Adapte às necessidades que surgirem

E, por falar em melhorar o Kanban, é preciso ter uma atenção especial quanto às demandas do time e da empresa, em geral. Para obter o máximo que ele tem a oferecer, é importante torná-lo flexível o bastante para se adaptar às demandas que surgirem.

Às vezes, um esquema de colunas funciona bem para um projeto. Em outro, no entanto, é preciso adicionar ou retirar etapas ou mudar a organização visual. Para que ele realmente entregue bom desempenho, essas mudanças devem ser viáveis.

Também é válido considerar o feedback dos colaboradores e entender o que poderia torná-lo mais útil. Ao somar essas adaptações às mudanças motivadas pela medição de resultados, é possível alcançar uma performance melhor.

Como gerenciar vários Kanbans ao mesmo tempo?

Por vezes, e dependendo do tamanho da empresa onde você trabalha, os profissionais não estão envolvidos em um único projeto. Nesse cenário, é preciso administrar mais de um quadro de tarefas, suscitando capacidades como organização e disciplina.

Utilizar o Kanban no ambiente virtual pode contribuir (e muito) para o gerenciamento das tarefas sob sua responsabilidade, pois ali, na tela, é possível criar os templates rapidamente e de forma personalizada.

Em companhias com instalações muito grandes, você pode estar envolvido em um projeto com um quadro físico no 1º andar do prédio e outro no 5º, enquanto você trabalha no 3º. Nesse caso, o recurso visual pouco ajuda por causa da distância.

A disponibilização do Kanban em meio eletrônico possibilita a visualização das atividades e a integração com a equipe onde quer que o colaborador esteja. As tarefas podem percorrer as colunas em tempo real conforme são cumpridas, sem comprometer a comunicação entre os envolvidos.

A capacidade de gerar, armazenar e propagar informações no ambiente virtual favorece o desenvolvimento do projeto, dispensa deslocamentos e otimiza as horas de trabalho do profissional, especialmente quando várias entregas precisam ser feitas em empreitadas distintas acontecendo simultaneamente.

Quais são as diferenças entre o Kanban e o Scrum?

Se você atua no ramo corporativo, com certeza está familiarizado com o Scrum, método que utiliza sprints — fases com duração predeterminada — para impulsionar o workflow e manter o fluxo dos processos.

Ao contrário do Kanban, o Scrum tem funções já definidas, como o product owner (equipe ou quem define o produto a ser desenvolvido e suas funcionalidades) e o growth hacker (responsável pelo marketing).

Enquanto no primeiro as entregas são contínuas ou estabelecidas a critério do time, o segundo verifica o cumprimento das atividades ao final de cada jornada: se não atingida ou suficientemente cumprida, ela é reinserida no próximo ciclo.

O fluxo é contínuo no sistema japonês e as mudanças podem ocorrer a qualquer momento. Já no Scrum, as etapas são em sprints contados pelo tempo preestabelecido a critério da equipe, por exemplo: 1, 2 ou 3 semanas. Aqui, as alterações são efetuadas quando chega a hora de mudar de ciclo.

Contudo, nada impede que sejam usados juntos. Durante a execução de um Sprint, o Kanban pode ser aplicado para que todas as atividades sejam realizadas conforme o previsto. Dessa maneira, é possível potencializar as chances de obter bons resultados.

Depois de saber o que é Kanban, você certamente vai querer colocar esse modelo em ação para fazer um teste, não é mesmo? O recurso é simples e, ao mesmo tempo, extremamente eficiente no gerenciamento de projetos.

Ao aproveitar a técnica da maneira adequada, é possível adotá-la de formas surpreendentes. Pensando nisso, descubra se o Kanban pode ser usado no gerenciamento de projetos em nosso post especial sobre o assunto!

A sua empresa tem uma política de gerenciamento de projetos no setor de TI? Se não é o seu caso, este texto é feito para você. Tal estratégia é fundamental para garantir que projetos consigam alcançar os seus objetivos utilizando poucos recursos e atraindo melhores retornos sobre os investimentos.

Um bom gerenciamento de projetos no setor de TI evita desperdícios e a falta de organização da equipe. Cada profissional terá mais recursos e meios para se organizar e evitar erros no seu trabalho. Assim, torna-se fácil entregar o que foi pedido da melhor forma possível.

Quer saber mais sobre o tema e como uma política de gerenciamento de projetos no setor de TI pode ajudar? Então confira o post a seguir!

O que é uma política de gerenciamento de projetos?

A política de gerenciamento de projetos é um conjunto de estratégias de gestão, normas técnicas e mecanismos operacionais voltados para orientar o fluxo de trabalho de equipes e líderes durante um projeto. Ela é feita considerando fatores como o perfil do projeto e do negócio. Assim, a empresa consegue atingir as suas metas com um fluxo de trabalho bem-orientado e ágil.

Por que essa política é importante?

Uma política de gerenciamento de projetos garante aos profissionais uma visão completa sobre o que deve ser feito e como cada meta pode ser alcançada. As equipes conseguirão avaliar as suas metas, as ferramentas disponíveis e o escopo das etapas. Além disso, poderão identificar metodologias e outras estratégias utilizadas pelo gestor para entregar bons resultados.

Em outras palavras, uma boa política de gestão de projetos facilita a organização dos fluxos de trabalho conforme padrões claros e transparentes. Ainda, dá as bases para todos serem mais ágeis, integrados e eficientes em suas escolhas. Afinal, cada passo do projeto estará mapeado e acessível para os profissionais nele envolvidos.

Quais os benefícios que uma boa política de gerenciamento traz?

O uso de uma política assim no setor de TI pode proporcionar vários benefícios para a área. Especialmente considerando que os projetos executados por esse ramo muitas vezes demandam um investimento elevado. Veja a seguir como essa estratégia pode atrair melhores resultados ao final de cada etapa:

• mais facilidade para atingir metas e objetivos: os times terão um trabalho mais organizado, o que evita problemas causados por falhas na comunicação;
• melhor distribuição de recursos: as equipes terão sempre as ferramentas adequadas para trabalhar com alta performance;
• menos riscos em cada etapa do projeto: o grupo conseguirá aplicar ações preventivas e corretivas mais precisas e eficazes;
• diminuição de custos: a partir da adoção de medidas de gestão mais inteligentes e adequadas para cada etapa.

Todos esses pontos contribuem, juntos, para a empresa ter um maior retorno sobre o investimento no projeto. Afinal de contas, todo mundo estará atuando em um ambiente muito mais robusto e propício para atividades de alta performance.

Como moldar uma política de gerenciamento de projetos para o setor de TI?

Para moldar uma política de gerenciamento de projetos no setor de TI, alguns passos devem ser tomados. Eles garantem que a sua escolha será capaz de entregar os resultados esperados da melhor maneira possível. Confira a seguir alguns passos que podem ser tomados pelo negócio!

Conheça o perfil da equipe

Conhecer o perfil da equipe é fundamental para definir como o projeto será executado. Isso permite a criação de metas alcançáveis e a distribuição adequada de recursos. Ainda, ajuda na integração dos profissionais certos em times multidisciplinares e ágeis.

Defina metas claras

As metas são importantes para orientar o que é prioritário. Ao mesmo tempo, auxiliam os gestores a identificar a qualidade do trabalho realizado. Desse modo, se existirem rotinas mal-executadas durante o projeto, os profissionais poderão receber feedbacks mais precisos.

Pense na metodologia

A metodologia orienta os fluxos de trabalho e o modo como os times são organizados. Por isso deve ser definida com muito cuidado. Afinal, ela terá um impacto direto nos resultados da empresa com o seu projeto!

Adote as ferramentas corretas

Cada projeto demanda ferramentas específicas. Para que as etapas tenham o resultado esperado, a companhia deve sempre entregar as soluções mais alinhadas com as exigências de cada fase. Assim, os times podem fazer um trabalho de ponta continuamente.

Sempre aplique feedbacks

Os feedbacks precisam ser efetuados ao final de cada etapa. Eles podem reforçar boas práticas, mantendo o time motivado. Também, conseguem ajudar os profissionais a corrigirem problemas e manterem um laço profundo com a liderança.

Os projetos de TI fazem parte do dia a dia do setor. Eles auxiliam os profissionais a implementarem novas práticas e sistemas. Além disso, facilitam a criação de novas ferramentas ou a migração para soluções modernas.

Faça a gestão de riscos

A gestão de riscos deve sempre ser utilizada em seus projetos. Com ela, a empresa avalia o que pode prejudicar o sucesso das suas ações. Desse modo, os times conseguem se preparar para prevenir e mitigar falhas em todas as etapas.

A política de gestão de riscos se dá nos seguintes eixos:

• a identificação de riscos;
• a estruturação de mecanismos de prevenção;
• a definição de rotinas para amenizar eventuais problemas da forma mais rápida e econômica possível.

Mas para que cada projeto seja capaz de alcançar as suas metas, é importante que o negócio tenha uma boa política de gestão. Afinal, ela auxiliará os times a identificar prazos, metas e demandas. Além disso, evitará erros causados por uma comunicação pouco eficaz.

Portanto, sempre busque formular uma política de gerenciamento de projetos no setor de TI adaptada às demandas do seu negócio e à sua área de atuação. Trabalhe lado a lado com equipes para definir a estratégia mais adequada para cada etapa. Assim, você reduzirá riscos e conseguirá atingir os melhores resultados possíveis.

O gerenciamento de riscos é uma parte fundamental do dia a dia do gestor. Saiba no nosso blog como manejar riscos pode trazer melhores resultados para as suas estratégias!

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Prince2 ou Projects in Controlled Environments é um padrão desenvolvido pelo governo do Reino Unido que, atualmente, é utilizado no setor privado e em mais de 150 países. As metodologias de gerenciamento de projetos são fundamentais para o sucesso de uma organização. Por isso, é preciso encontrar métodos que desenvolvam as ações e garantam a eficiência — e o Prince2 é um deles.

Essa metodologia flexível permite que o gestor navegue por meio de todos os elementos essenciais para a execução de um projeto, deixando a equipe mais focada e trazendo melhores resultados. Além disso, ele pode ser utilizado em todo tipo de processo ou segmento, tornando-o bastante popular.

Se você quer entender melhor essa metodologia e sua aplicação ao gerenciamento de projetos, leia nosso texto!

O que é a metodologia Prince2 e como ela funciona?

A metodologia Prince2 surgiu em 1989 no Reino Unido e até hoje é aprimorada por especialistas em gerenciamento de projetos tanto de organizações do setor público quanto privado. Como resultado, ao longo dos anos e evoluções, aprimorou-se uma ferramenta com as melhores práticas genéricas, suficientemente flexíveis para se adaptar a qualquer processo e organização.

Essa ferramenta é de domínio público e oferece recursos que estruturam a equipe de projetos, abordam o planejamento do produto, dão ênfase na divisão do projeto em estágios gerenciáveis e controláveis, e flexibilizam as ações em níveis adequados.

O método é dividido em 7 princípios, 7 temas e 7 processos. Entenda.

7 princípios do Prince2

Todas as tarefas devem ser desempenhadas seguindo esses princípios.

1. Justificativa continuada de negócios: é preciso existir uma razão com justificativa para a execução e gerenciamento do projeto. Caso contrário, é preciso encerrá-lo;
2. Aprendizado com a experiência: as equipes de projeto que utilizam o Prince2 precisam aprender continuamente com as experiências anteriores;
3. Responsabilidades e papéis bem definidos: a estrutura organizacional precisa ser bem clara e envolver as pessoas certas em cada tarefa;
4. Gerenciamento por etapas: os projetos precisam ser planejados, monitorados e controlados por etapas;
5. Gerenciamento por exceção: as pessoas devem receber uma quantidade definida de autoridade para trabalhar efetivamente em seu ambiente;
6. Foco nos produtos: o objetivo do Prince2 é se concentrar no produto, preocupando-se com a entrega e qualidade dele;
7. Adequar a metodologia ao ambiente: o Prince2 deve ser adaptado para atender as necessidades de qualquer ambiente, segmento, complexidade, tamanho, risco ou importância do projeto.

7 temas do Prince2

O planejamento e a execução devem ser averiguados e reiterados por esses temas.

1. Business Case: é preciso criar e manter um registro da justificativa comercial do projeto;
2. Organização: estruturação dos papéis e responsabilidades individuais de todos os envolvidos;
3. Qualidade: definir quais serão os requisitos e padrões de excelência do projeto;
4. Planos: estágios necessários para desenvolver os planos com a explicitação de como, onde e quando as demandas serão entregues;
5. Risco: identificação dos riscos e análise de como controlar os possíveis problemas;
6. Mudança: como o gerente avalia que as mudanças devem ser realizadas;
7. Progresso: avaliação da execução e desempenho e progresso de cada etapa.

7 Processos do Prince2

Os processos descrevem as etapas do ciclo de vida, desde a ideia inicial até o fechamento do projeto. Cada etapa deve ter lista de atividades verificadas, responsabilidades e orientações.

1. Início do projeto;
2. Direcionamento das atividades;
3. Implementação do projeto;
4. Controle de cada estágio;
5. Gerenciamento da entrega de produtos;
6. Gerenciamento dos limites;
7. Fechamento do projeto.

Como utilizar o Prince2 no gerenciamento de projetos?

Segundo o Prince2, projeto é uma organização temporária que tem o propósito de entregar um produto de acordo com o Business Case aprovado. Assim, é preciso ressaltar que o projeto tem início e fim definidos e que não deve ser confundido com os processos.

Como já abordamos, essa metodologia é genérica e pode ser utilizada em qualquer setor. Além disso, ela permite a análise dos elementos essenciais, o que dinamiza a avaliação. Essa metodologia fornece um maior controle de recursos e dá mais capacidade ao líder para gerenciar negócios e projetar riscos com mais eficácia.

Dessa forma, os gerentes de projeto conseguem delegar com mais autonomia e os colaboradores entendem melhor sobre essa metodologia e conseguem colocar em prática as suas atribuições. O Prince2 também pode ser utilizado com outras metodologias ágeis, como o Scrum, para o desenvolvimento de produtos.

Na prática, o gestor deverá definir o Business Case, as responsabilidades, os envolvidos, estabelecer limites de tempo e gasto e possíveis riscos, por exemplo. Depois, ele precisa controlar as entregas e fechar o projeto com as devidas análises de melhoria contínua.

Quais os benefícios dessa metodologia?

Essa metodologia beneficia não só a empresa como os líderes e colaboradores. Afinal, ela desenvolve habilidades diversas dos integrantes de cada equipe e traz hábitos mais eficientes para o gestor de projetos.

Outro benefício é que o método está em constante evolução, garantindo às empresas a utilização das melhores práticas. Outro ponto importante é sua flexibilidade que permite que o Prince2 seja utilizado desde o setor público até o desenvolvimento de softwares.

Veja outros benefícios.

• Facilitação na prestação de contas;
• utilização do gerenciamento de exceção que ajuda na gestão de problemas;
• melhor controle do uso de recursos;
• revisões regulares do Business Case com o que está sendo aplicado;
• análise das lições aprendidas;
• incorporação de práticas de governança;
• foco no produto;
• stakeholders representados em diversos níveis;
• boa comunicação entre equipe e gestor;
• melhora na tomada de decisão.

Portanto, podemos definir o Prince2 como uma metodologia para fazer o projeto certo, no momento certo, pelas razões certas. Ele é estruturado pela existência de temas, princípios e processos, sendo que os temas e princípios permeiam os processos e cada processo contém uma atividade com os papéis e responsabilidades definidos.

Ao utilizar o Prince2 no gerenciamento de projetos, você fará um gerenciamento controlado das mudanças, análise de investimento em relação ao retorno, sendo adaptável a qualquer situação ou circunstância. Se você se interessou sobre esse tema e quer se aprofundar nessa metodologia, baixe agora o nosso e-book sobre Prince2 e aprenda a colocar na prática esse método.

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Você sabe o que é a metodologia SCRUM? O nome vem de uma formação ou jogada do esporte rugby, em que oito jogadores de cada time se encaixam para compor uma espécie de muralha humana. Atualmente, a palavra é utilizada para descrever um framework para gerenciamento ágil de projetos de software.

Uma das coisas mais interessantes nessa metodologia é que ela não se aplica somente a softwares, podendo ser empregada nos mais diversos tipos de projetos. Mesmo que ainda existam muitos mitos sobre a sua implementação, o SCRUM está, aos poucos, ganhando seu espaço nas empresas que fazem uso das boas práticas de gerenciamento de projetos.

Quer entender melhor o que é o SCRUM e como ele pode ser utilizado na sua rotina organizacional? Então, continue lendo este post!

O que é exatamente a metodologia SCRUM?

Criada pelos desenvolvedores Ken Schwaber e Jeff Sutherland, SCRUM é uma metodologia de gerenciamento de projetos ágeis. Ela tem como base as equipes pequenas e multidisciplinares, os feedbacks constantes e a colaboração dos envolvidos.

O SCRUM deve ser visto como uma forma de orientar o trabalho de equipes com foco em resultados inteligentes e alinhados com as demandas existentes. Ele coloca a empresa preparada para entregar novidades continuamente. Além disso, amplia o alinhamento de expectativas entre os participantes no projeto, evitando baixa insatisfação.

Qual é a importância da metodologia SCRUM?

Nos dias atuais, praticamente todas as organizações buscam melhorar a eficiência de suas equipes e reduzir desperdícios de tempo e de recursos. Saber entregar produtos e serviços de melhor qualidade para encantar seus clientes é algo básico para quem pretende se manter competitivo.

Porém, isso não é tudo. Uma das principais características da época em que vivemos é a necessidade de agilizar os processos de trabalho, já que o mercado funciona em um ritmo realmente acelerado. Com a metodologia SCRUM, as empresas conseguem identificar oportunidades e desenvolver soluções em um curto espaço de tempo, adquirindo vantagem competitiva.

Todos os times terão a base necessária para serem mais eficazes e produtivos. Isso vale mesmo para os cenários em que há mudança de necessidades: os times podem avaliar rapidamente o que deve ser feito para se adaptarem ao novo cenário e, com isso, diminuir o impacto das alterações no fluxo de trabalho.

A metodologia SCRUM, em outras palavras, atua no gerenciamento de projetos, auxiliando no alcance de todos esses objetivos definidos durante as etapas de planejamento. Com o maior alinhamento entre os times, torna-se mais fácil avaliar o que deve ser feito para evitar desperdícios e melhorar o resultado final. Ou seja, a metodologia SCRUM amplia a habilidade de profissionais de gestão para entregarem os resultados esperados pelo cliente.

Como a dinâmica do SCRUM funciona?

Como mencionado, o SCRUM é amplamente usado no desenvolvimento de software, mas pode ser aplicado em qualquer outro segmento profissional ou, até mesmo, em projetos pessoais. Isso porque o método conta com princípios importantes que fazem com que o trabalho flua de maneira facilitada. Veja, a seguir, quais são essas bases.

Autogerenciamento

O SCRUM conta com papéis e responsabilidades bem-definidos. Cada membro da equipe conhece sua função no time, facilitando muito o andamento dos projetos. Quando cada profissional sabe exatamente quais são suas tarefas e obrigações, a equipe gerencia a si mesma naturalmente, sem precisar de cobranças externas constantes.

Dentro de uma equipe de projeto que atua no ambiente SCRUM, há vários papéis. Eles são formulados para orientar o fluxo de trabalho e garantir que cada um esteja pronto para atuar de modo autônomo. Confira a seguir os papéis desse ambiente!

Product owner ou dono do produto

Essa atribuição é dada para os stakeholders do negócio. Pode funcionar de forma semelhante a um profissional de atendimento ou gestor de sucesso do cliente.

Devteam ou equipe de desenvolvimento

São os membros da equipe, que devem ter características multidisciplinares. Ou seja, aqueles que fazem as rotinas definidas no planejamento do projeto e em cada etapa.

SCRUM master

Esse é o gerente de projeto, responsável por dirigir a equipe para que os objetivos e metas sejam atingidos. O SCRUM master garante que todo o processo seja seguido. Também participa das reuniões diárias, da revisão de Sprint e do planejamento.

Agilidade

Por ser um tipo de metodologia ágil, é de se esperar que o SCRUM foque em velocidade, ao mesmo tempo em que atende às necessidades do cliente. Inclusive, o livro sobre a abordagem se chama “SCRUM: A arte de fazer o dobro na metade do tempo“. A obra foi escrita pelo próprio Jeff Sutherland, que é o fundador do SCRUM.

Essa agilidade só é possível porque os objetivos maiores são quebrados em diversas etapas. O trabalho é dividido em iterações, que são chamadas de sprints. Um sprint pode durar um dia ou até algumas semanas, por exemplo.

O ideal é que cada Sprint tenha um tempo fixo (preferencialmente abaixo de um mês). Assim os times podem se organizar melhor e ter um fluxo de trabalho mais eficiente. Ao mesmo tempo, conseguem entregar mais resultados e manter um alinhamento contínuo de expectativas.

Foco no essencial

O SCRUM busca priorizar os pontos fundamentais do projeto, isto é, aquelas características que geram mais valor ao cliente. Segundo estudos, no desenvolvimento de um software, 80% do valor da solução se encontra em 20% das funcionalidades.

Para comprovar a estatística, basta observarmos aplicativos usados diariamente, como Word e Excel. Neles, há inúmeras capacidades complexas que praticamente nunca são usadas. Já as funções básicas, normalmente, são o verdadeiro motivo pelo qual compramos a solução.

Dessa maneira, a metodologia SCRUM defende que a empresa foque na implementação dos atributos mais importantes do software ou produto. Essas funcionalidades são mantidas em uma lista que é conhecida como product backlog.

Reuniões de alinhamento

A rotina de reuniões faz parte da filosofia de agilidade e de feedbacks constantes do SCRUM, permitindo que os membros da equipe compartilhem o andamento de suas tarefas. Assim, se houver algo travado, o problema pode ser rapidamente resolvido, evitando o atraso nas entregas e o descumprimento dos prazos combinados.

Entre as empresas que utilizam a metodologia, é comum fazer sprints curtos e reuniões diárias de, no máximo, 15 minutos, também chamadas de daily SCRUM. Esse é o momento em que, assim como no rugby, os jogadores buscam “encaixar as peças”.

Nessa reunião, o product owner prioriza os itens do product backlog, e a equipe seleciona as atividades que será capaz de implementar durante o período que se inicia.

Estrutura enxuta

Assim como ocorre no SCRUM do rugby, a abordagem do SCRUM empresarial utiliza um número limitado de participantes por projeto. Cada equipe de projeto é formada por cerca de sete pessoas.

Colaboração

No SCRUM, é comum que os clientes se tornem parte da equipe de desenvolvimento, desde que estejam verdadeiramente interessados em colaborar e gerar o melhor resultado. Com esse modo de atuar, o retrabalho da equipe diminui consideravelmente, já que os principais interessados no produto estão acompanhando sua criação de perto.

Transparência

Em muitas organizações, os colaboradores têm medo de reconhecer um erro ou mesmo de apontar um problema que poderia ter sido encontrado anteriormente. Isso porque muitos modelos de gestão optam por penalizações ou repressões.

Na metodologia SCRUM, todos os participantes são incentivados a cultivar a transparência, compartilhando seus problemas e dificuldades com a equipe. Dessa maneira, as questões podem ser resolvidas com mais agilidade e menos estresse, evitando que falhas maiores sejam geradas no futuro.

Adaptabilidade

Uma das características mais interessantes é a capacidade de adaptação que a metodologia proporciona. Ao iniciar um novo projeto ou identificar uma oportunidade de mercado, a equipe não precisa — e nem deve — se apegar à ideia de obter respostas definitivas.

No SCRUM, as hipóteses (possíveis soluções para o desenvolvimento de um produto ou para o problema de um cliente) são desenvolvidas e testadas rapidamente com o objetivo de colher feedback. A partir daí, a equipe descobre se vale a pena investir mais tempo e energia naquele projeto, se é preciso recomeçar do zero, ou se é necessário fazer adaptações.

Como aplicar o SCRUM na sua empresa?

Para aplicar o SCRUM no seu dia a dia, alguns passos devem ser tomados. Eles auxiliam os times a terem mais agilidade para incorporar a cultura SCRUM no seu dia a dia. Além disso, aumentam a habilidade das empresas em aproveitarem os benefícios desse meio de trabalho.

Confira a seguir alguns passos que precisam ser empregados para executar o SCRUM na sua rotina!

Designe cargos

Esse é o primeiro passo a ser tomado. Os cargos devem ser definidos de modo claro para o fluxo de trabalho do SCRUM funcionar na sua empresa. Afinal de contas, a divisão clara de funcionalidades é uma das bases dessa metodologia.

Para que isso dê certo, a empresa precisa avaliar o perfil da equipe e do projeto. É importante identificar quem poderá ser útil para cada papel a partir das suas habilidades e do seu potencial de impacto. Assim, você poderá formular equipes multidisciplinares e capazes de trabalhar conforme bons padrões de qualidade.

Liste prioridades

A priorização de demandas e objetivos é um passo crítico para que qualquer projeto possa dar certo. Essa estratégia auxilia na organização de rotinas e no posicionamento da empresa. Afinal, as coisas mais importantes para cada etapa receberão mais atenção, o que aumenta as chances de elas serem feitas de acordo com o esperado.

Por isso faça uma comunicação ativa com os envolvidos no projeto para entender as suas demandas e necessidades. Avalie o que deve ser priorizado e como entregar esses resultados. Assim você poderá ter mais foco no que é urgente para cada etapa de seus projetos.

Planeje sprints

A partir da priorização, comece o planejamento de cada Sprint. Defina um prazo para a sua execução, os envolvidos e as suas responsabilidades. Também avalie as ferramentas que são necessárias e como elas devem ser integradas ao dia a dia de cada pessoa.

Não se esqueça de avaliar o que foi entregue ao final de cada Sprint. O Sprint Review permite ao gestor avaliar o que deu errado e que boas práticas devem ser replicadas. Isso torna o seu projeto um constante fluxo de aprendizagem, em que as práticas são melhoradas sempre.

Faça reuniões regulares

As reuniões, como apontamos, são uma das bases do SCRUM. Elas permitem aos times alinharem expectativas e avaliarem o que deu certo. Ao mesmo tempo, facilita a correção de rumos e a correção de más práticas.

Por isso as reuniões devem ser uma parte muito importante do ambiente SCRUM. Com elas, você pode manter todos no mesmo caminho e com foco semelhante. Ou seja, todo mundo trabalhará em busca de metas parecidas, mesmo que tenham alta autonomia.

Garanta uma boa base para os seus times trabalharem

Se a sua empresa pretende adotar o SCRUM, não basta apenas incorporar as bases dessa filosofia no seu dia a dia. Também é necessário dar as ferramentas para que os times possam trabalhar com qualidade. Ao mesmo tempo, a cultura de trabalho deve ser moldada para esse ambiente.

Isso envolve o investimento em boas ferramentas tecnológicas. Um sistema de gestão de projetos robusto facilita a avaliação de resultados e a organização do cronograma de trabalho. Desse modo, os times podem atuar de modo sustentável e garantir que o uso de recursos seja o melhor possível.

Também é importante dar autonomia para as equipes. Essa medida evita atrasos e garante que os times possam atuar com agilidade quando for necessário. Não há como garantir que o gestor será capaz de definir qual o melhor caminho a se tomar sempre, portanto, dê às suas equipes os fundamentos para que elas possam atender a chamados com facilidade, quando necessário.

Quais são os termos mais utilizados e seus significados?

Além dos pontos listados acima, existem alguns cuidados que devem ser tomados para entender como levar o SCRUM ao seu dia a dia. Esses são alguns dos principais termos empregados nessa metodologia:

• o burndown chart — um gráfico do restante de trabalho a ser feito que auxilia na organização do trabalho das equipes;
• o daily SCRUM — uma reunião rápida diária com a participação de todos os integrantes da equipe para definir as atividades do dia e alinhar metas;
• o impediments (ou impedimentos) — obstáculos que a equipe encontra e não são descobertos durante a reunião daily SCRUM. O SCRUM master é responsável por garantir que essas dificuldades sejam resolvidas da melhor forma possível;
• as metas do Sprint — as expectativas e objetivos para o Sprint. Cada meta ajuda a trazer foco para os times e melhorar as decisões diárias tomadas;
• o Product Backlog — uma lista (organizada por prioridades) com as funcionalidades desejadas no produto. Ele deve ser atualizado continuamente conforme a evolução do projeto e das expectativas;
• o Sprint planning — reunião de planejamento que ocorre no início de um Sprint para facilitar a definição de prioridades e evitar que pontos importantes não sejam executados;
• o Sprint — uma sequência de atividades com prazo definido. Durante esse tempo, alguma funcionalidade do produto deve ser implementada;
• a tarefa sprint — a menor porção de trabalho de um projeto, referindo-se a uma atividade que geralmente dura até 16 horas.

Esses termos precisam ser entendidos pelo time e, principalmente, por quem for organizar o fluxo de trabalho do projeto. Afinal de contas, eles fazem parte dos fundamentos do SCRUM e de como ele é aplicado no seu dia a dia. Por isso, sempre fique atento para evitar erros que possam comprometer a comunicação e a compreensão de cada ponto.

O que podemos concluir sobre o SCRUM?

A metodologia SCRUM é uma maneira de trazer mais agilidade, eficiência e qualidade aos projetos de qualquer organização. A abordagem evidencia problemas que ocorrem no desenvolvimento de projetos de software, fornecendo meios para que a equipe solucione as questões necessárias.

Além disso, a satisfação dos colaboradores de empresas que utilizam o SCRUM também costuma aumentar. Afinal, a metodologia permite que as equipes desenvolvam autonomia e colham aprendizados constantes, trazendo um senso de pertencimento e de evolução.

Por fim, é possível perceber que a gestão ágil de projetos é cada vez mais adotada no mercado de tecnologia, principalmente na área de desenvolvimento de software, na qual sua aceitação cresce dia após dia.

Quer saber se é mais interessante aplicar o Kanban ou o SCRUM no seu dia a dia? Então confira o nosso comparativo sobre essas duas metodologias ágeis e faça uma escolha bem-estruturada!

Toda empresa realiza projetos para atender a demandas externas ou mudar o ambiente de trabalho. Contudo, para que não existam desperdícios, uma boa política de gestão é fundamental. Ela garante aos times a habilidade de executar todas as suas atividades e, ao mesmo tempo, ter uma boa redução de custos operacionais em comparação a um fluxo de trabalho mal gerenciado.

Em outras palavras, a política de gestão de projetos não serve apenas para garantir que os resultados sejam alcançados. Ela também facilita a busca por um ambiente de trabalho robusto e livre de desperdícios. Por isso, deve ser adotada de modo abrangente, reduzindo as chances de gastos desnecessários.

Quer saber mais sobre como isso pode ser feito? Então, confira as dicas deste post e saiba como utilizar a gestão de projetos para promover a redução de custos operacionais.

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O que é a política de gestão de projetos?

A política de gestão de projetos é um conjunto de estratégias que gestores utilizam para garantir a entrega de resultados dentro do esperado ao término de um projeto. Ela combina fluxos de feedback, métricas e ferramentas para maximizar a performance das equipes. Tudo isso considerando possíveis riscos e fatores que possam prejudicar a qualidade do trabalho executado.

Uma política de gestão de projetos, em outras palavras, permite ao negócio reduzir as chances de erros acontecerem. Ela também dá para as equipes as bases para que elas apresentem um desempenho uniforme durante as suas atividades. Assim, combinando uma metodologia alinhada com o perfil da empresa e novas tecnologias, a satisfação de todos ao fim do projeto será elevada ao máximo.

Por que ela é importante para o sucesso das suas iniciativas?

Como apontamos, a política de gestão tem como foco entregar os melhores resultados possíveis sem atrasos ou problemas de performance. Ela faz isso regulando o modo como os trabalhos são executados, assim como os prazos e as demandas existentes. Dessa maneira, busca-se reduzir conflitos e erros de modo abrangente.

Para atingir os seus objetivos, o gestor do projeto utiliza um conjunto de estratégias. Elas são definidas a partir do planejamento de cada etapa e o perfil dos envolvidos. Além disso, consideram ponto como as demandas e as expectativas dos líderes do projeto.

Com os prazos, o escopo e as responsabilidades definidas, a política de gestão de projetos será responsável por guiar os times continuamente. Ela deverá, também, buscar eliminar riscos e mitigar erros. Assim, os prejuízos são reduzidos e os times poderão focar mais na entrega de demandas estratégicas.

Como gerir projetos para reduzir custos?

A gestão de projetos pode ser utilizada para garantir a redução de custos operacionais ao longo do projeto. Veja a seguir como esse trabalho é feito!

Identifique todos os gastos envolvidos no projeto

Uma forma simples de buscar a redução de custos no seu dia a dia é identificar quais são os gastos de seus projetos. Por isso, faça uma análise completa do orçamento, identificando o que é realmente necessário e quais gastos podem ser eliminados. Faça isso regularmente ao longo do projeto, reajustando a distribuição de valores conforme o necessário.

Treine a equipe

A capacitação da sua equipe também é uma forma de eliminar gastos. Afinal de contas, um time com bons conhecimentos pode definir melhor o plano de ação para atingir as metas da companhia. Além disso, consegue ser mais produtivo e inovador.

Portanto, sempre trabalhe na capacitação dos seus profissionais. Faça cursos e treinamentos para que eles possam incorporar novas metodologias e estratégias em seu dia a dia. Assim, as equipes sempre trabalharão com os melhores padrões de funcionamento do mercado.

Desenvolva metas

As metas são importantes para auxiliar os times a executarem um trabalho dentro dos padrões esperados. Com o uso de indicadores, gestores podem identificar problemas e avaliar a performance de todos continuamente. Assim, pontos que necessitam de melhorias são identificados rapidamente.

Por isso, utilize métricas em todos os seus projetos para avaliar a quantidade de gargalos e desperdícios existentes. Faça uma análise contínua sobre o que é feito e quais pontos podem ser otimizados. Assim, você conseguirá reduzir desperdícios e manter todos os fluxos de trabalho dentro do que é esperado para a empresa.

Determine as suas prioridades

Para direcionar de forma mais eficaz os recursos existentes, a empresa deve adotar uma visão estratégica sobre o seu orçamento. Isso incluirá a prática de definir quais são as prioridades de cada etapa. Desse modo, tudo o que for mais relevante para o projeto será executado com mais cuidado pelas equipes.

Gerencie o escopo de cada etapa do projeto

O escopo é um ponto crítico para o orçamento do seu projeto. É fundamental que o gestor saiba exatamente qual é o limite de cada etapa. Assim, ele pode reduzir as chances de alguém executar um trabalho não necessário ou ir além das suas principais responsabilidades.

Aposte na tecnologia

A tecnologia pode ter um papel de destaque entre os meios que podem reduzir custos. Um bom software de gestão de projetos torna mais fácil e prática a aplicação de todas as medidas listadas acima. Afinal, ele pode ser utilizado para rotinas como:

• acompanhamento de indicadores;
• avaliação de prazos;
• compartilhamento de dados;
• avaliação dos recursos disponíveis;
• distribuição de tarefas e responsabilidades.

Se você executa projetos, ter uma gestão qualificada é um bom ponto de partida para garantir que eles sejam executados conforme os padrões esperados. Ela dará mais agilidade e eficiência para cada etapa. Além disso, evita que os times fiquem perdidos diante das suas demandas diárias, priorizando o que for mais importante a cada dia.

Entretanto, a gestão de projetos também pode ser utilizada para buscar a redução de custos. A partir do momento que os times têm o seu trabalho melhor organizado, o aproveitamento de recursos será maximizado. Como consequência, os gastos serão reduzidos e a lucratividade de cada projeto ampliada.

Por isso, não deixe de buscar ferramentas e estratégias que possam tornar a gestão de projetos uma forma de garantir a redução de custos operacionais da empresa. Trabalhe lado a lado com as suas equipes e acompanhe as tendências do mercado. Assim, os resultados obtidos em cada etapa sempre estarão dentro do esperado!

Quer saber mais sobre como boas soluções de gestão de projetos podem ajudar você? Então, confira as ferramentas da Project Builder!

A sustentabilidade é um dos conceitos mais difundidos atualmente e tem a ver com a necessidade de uma utilização adequada dos recursos disponíveis. Às empresas, cabe buscar formas de também colocar isso em prática, até para obter seus benefícios. É por isso que vale a pena falar de gestão de processos e sustentabilidade.

A união entre esses dois elementos faz a diferença para a garantia de resultados melhores. Inclusive, tem a ver com a continuidade da empresa e do ecossistema em seu entorno. Como sua execução depende de um bom equilíbrio, é preciso investir em um planejamento robusto.

Na sequência, confira qual é a ligação entre gestão de projetos e sustentabilidade, e entenda os pontos positivos!

Como uma boa gestão favorece a sustentabilidade?

O gerenciamento adequado dos projetos não serve apenas para garantir um bom retorno ou lucratividade. O foco no “tripé da sustentabilidade” permite desenvolver resultados positivos do ponto de vista social, econômico e ambiental. Ou seja: é uma forma de gerar um impacto positivo completo. Contudo, afinal, como isso realmente se manifesta no cotidiano?

A seguir, veja como gestão de projetos e sustentabilidade estão conectadas!

Redução dos desperdícios

Um dos pontos mais importantes tem a ver com a redução dos desperdícios nos processos. Em termos operacionais, isso significa não gastar matéria-prima ou suprimentos de maneira desnecessária. No entanto, também se relaciona a outros aspectos, como desperdício de energia elétrica.

Vamos imaginar um projeto voltado para o lançamento de um produto. Se as tarefas não forem bem planejadas, podem ocorrer erros, que levarão ao retrabalho. Isso significará um uso maior de componentes variados, como de energia ou transporte. Com isso, a sustentabilidade fica em baixa. Já uma metodologia eficiente reduz esses riscos e diminui os desperdícios.

Melhor aproveitamento de recursos

Se há menos gastos desnecessários, então, ocorre um aproveitamento melhor dos recursos, em diversos sentidos. Há um uso adequado do dinheiro disponível, bem como do capital humano e até dos recursos que geram impactos ambientais.

Isso é importante, inclusive, para atender a outros aspectos da sustentabilidade que vão além da natureza. Se um projeto acontece dentro do previsto pelo orçamento e pelo cronograma, ele se torna mais efetivo e viável, o que ajuda a empresa a alcançar a sustentabilidade econômica. Nota como é relevante?

Consideração ampla sobre impactos

A gestão de projetos também se relaciona à sustentabilidade pela capacidade de prever, de maneira ampla, os possíveis impactos. Essa é uma forma de compreender o que pode ser gerado a partir de certas ações, o que leva à melhor decisão. Em vez de agir por impulso, portanto, há a chance de considerar melhor todas as necessidades e suas prováveis consequências. Além de evitar os desperdícios, como citamos, é um meio de atingir o melhor desempenho.

Quais as vantagens de investir em ações sustentáveis?

Também, é importante entender que desenvolver e implementar ações ligadas à sustentabilidade traz resultados positivos. É uma forma de estabelecer uma nova maneira de atuar e de consolidar o desempenho. Ao conhecer quais são as vantagens de seguir por esse caminho, será mais fácil compreender por que adotar essa proposta. A seguir, veja quais são as possibilidades!

Redução dos impactos socioambientais

Quanto maior é a preocupação com a sustentabilidade, melhor é o uso do que está disponível e menores são os impactos causados no ambiente e na comunidade. Quando a empresa se preocupa com isso, portanto, passa a ter uma atuação muito mais responsável. A grande vantagem é que esses impactos são cumulativos. Então, quanto mais a sua empresa se preocupar com isso, maior é a ajuda que ela oferece para o meio ambiente.

Aumento da qualidade

Além disso, a preocupação com o bom uso dos recursos e o melhor aproveitamento tem a ver com a garantia de qualidade. É possível obter resultados mais interessantes e com melhor retorno, o que faz toda a diferença para os projetos futuros. Inclusive, é uma forma de criar uma relação positiva com o público e, assim, de conseguir mais fidelização e confiança por parte das pessoas.

Reforço da imagem do negócio

Quando a empresa investe em ações sustentáveis, é possível apostar no “marketing verde”. Essas são atitudes de responsabilidade que são bem-vistas e, por isso, ajudam a reforçar a imagem do negócio. Ao se posicionar como uma empresa preocupada com esses aspectos, há como ganhar a preferência do público e se destacar em relação aos concorrentes.

Conquista de certificações verdes

Para reforçar ainda mais os impactos positivos, há como levar a união de gestão de projetos e sustentabilidade ainda mais longe. Uma atuação consistente e de alta qualidade permite obter as chamadas certificações verdes. A adoção das práticas indicadas e a aprovação nas auditorias faz com que o negócio passe a ser reconhecido como uma opção sustentável. Assim, é possível agregar ainda mais valor às suas operações e, é claro, à imagem.

Como achar o equilíbrio entre gestão de projetos e sustentabilidade?

Não existe uma fórmula pronta para ser sustentável e é necessário começar com uma análise completa da situação, dos resultados esperados e dos riscos envolvidos. Parece familiar? Pois é, isso também tem tudo a ver com o que acontece ao elaborar e comandar um projeto. É por isso que há a chance de equilibrar esses dois aspectos, de modo a obter os melhores resultados. Para não ter dúvidas, veja como encontrar o balanço entre gestão de projetos e sustentabilidade.

Reforce o planejamento e a visibilidade

Tudo deve começar com um bom planejamento sobre o projeto e sobre como incorporar a sustentabilidade nisso. É preciso estabelecer os objetivos de realização, quais são as prioridades e o que não pode ficar de fora.

Também, é essencial estabelecer quais serão as ações sustentáveis implementadas e quais são os impactos que devem ser evitados — como a perda de prazo ou os gastos acima do previsto. Para caprichar no controle, o gestor de projetos precisa ter bastante visibilidade, como por meio dos relatórios e dos dados coletados. É o momento de planejar todos esses aspectos.

Transforme a mentalidade

Depois de colocar tudo no papel, é preciso transformar a maneira como as pessoas enxergam a execução de projetos. Somente com a mudança de tecnologia é possível garantir que o time esteja preparado para aproveitar as oportunidades e encarar os desafios. Vale reforçar a cultura da empresa e as boas práticas que devem ser aplicadas. Dessa maneira, pode-se fazer com que todos atuem de forma sincronizada, em busca de um nível ampliado de sustentabilidade.

Aproveite o potencial da tecnologia

Já que um dos objetivos é utilizar melhor os recursos disponíveis, é interessante aproveitar a tecnologia na união entre gestão de projetos e sustentabilidade. Um software de gerenciamento, por exemplo, é muito bem-vindo e leva a melhores resultados. Graças à automação, há menos erros e retrabalhos, além de haver mais visibilidade. A tomada de decisão e a execução das tarefas são as principais favorecidas, o que permite atender às necessidades específicas.

A parceria entre gestão de projetos e sustentabilidade é ótima para a empresa, para a comunidade e para a natureza. Passe a adotar essas boas práticas em seu cotidiano e aproveite todo potencial dessa abordagem!

Como a tecnologia tem um papel crucial, entre em contato conosco da Project Builder e conheça a nossa solução!

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Com um mercado cada vez mais dinâmico e inovador, preocupar-se com a engenharia de produto é necessário para manter uma estratégia competitiva e desenvolver a empresa. Para isso, os gestores precisam lidar com os desafios e gerenciar equipes, por isso, a gestão de projetos é tão importante.

Com consumidores cada vez mais exigentes, a eficácia, a eficiência e a produtividade são palavras de ordem dentro de um processo produtivo. Portanto, para não ultrapassar custos ou perder prazos, cada etapa do desenvolvimento deve contar com métricas e dados para subsidiar as decisões.

Dessa forma, toda a engenharia de produto deve ser gerenciada, integrada e coordenada, garantindo que todas as fases sejam completadas com sucesso. Se você quer entender melhor sobre esse tema, continue lendo este texto.

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Importância da gestão de projetos na engenharia de produto

A engenharia de produto é a área responsável por desenvolver e manter um produto em operação. São os responsáveis por esse setor que analisam as necessidades da empresa, bem como a de seu público e buscam soluções que caibam dentro do orçamento da equipe e atendam às principais características procuradas pelos clientes.

Já a gestão de projetos permeia todos os setores de uma empresa. Por meio dela, os conhecimentos são aplicados e as ferramentas e habilidades são colocadas em prática para que os objetivos sejam atingidos. Em resumo, essa gestão possibilita que estratégias se tornem resultados.

Nesse sentido, só é possível desenvolver novos produtos com excelência se todas as áreas estiverem integradas, garantindo a sinergia dos processos. Por isso, utilizar a gestão de projetos na engenharia de produtos é fundamental.

Além disso, a gestão possibilita que todas as etapas sejam seguidas e que os feedbacks sejam recorrentes, evitando a continuidade de erros e falhas. Veja os principais estágios propostos por Cooper na metodologia stage-gate para engenharia de produtos:

1. investigação preliminar: rápida análise e definição do escopo inicial do projeto;
2. investigação detalhada: pesquisa minuciosa, resultando na definição e justificativa do projeto com plano de negócios;
3. desenvolvimento: criação do desenho e produção do novo produto;
4. teste e validação: provas que validem o produto e verifiquem sua efetividade para o cliente;
5. produção e lançamento: montagem em ampla escala e lançamento comercial do produto com foco no marketing e vendas.

Por isso, cada etapa do desenvolvimento exige um planejamento detalhado e equipes aplicadas naquele processo. Dessa forma, o gestor deve ter esse controle para gerenciar as atividades e propor mudanças.

Erros comuns na gestão de projetos durante a criação de produtos

Desenvolver novos produtos é um desafio e traz vários riscos. Caso o produto não seja bem desenvolvido ou a demanda não seja real, há grandes chances de a empresa criar produtos que nunca serão lançados ou que fracassem nas vendas, por falta de pesquisas mais apuradas.

O primeiro erro muito comum é acreditar que quanto mais a equipe trabalhar, melhor serão os resultados. É verdade que os colaboradores precisam estar engajados nos processos, mas o aumento da produtividade nem sempre está associado ao maior número de horas de serviço.

Na criação de produtos, toda redução de custo faz diferença. Portanto, muitos gestores optam por comprar muitos insumos e produzir grandes lotes para economizar em grande escala, mas a verdadeira economia ocorre em pequenos lotes, pois é possível verificar falhas e realizar ajustes mais rapidamente.

A gestão de projetos é importante, mas ela não deve limitar o gestor. O plano traçado deve servir de base para as ações, mas não precisa ser seguido à risca durante todo o processo. Afinal, é importante que alterações sejam realizadas ao longo do projeto para garantir a máxima qualidade.

Vantagens de utilizar o gerenciamento para a engenharia de produtos

Para inovar de forma rápida e aumentar as taxas de sucesso de novos produtos, as empresas buscam soluções que facilitem a condução do projeto. Veja as principais vantagens da gestão de projetos aplicada à engenharia de produto.

Realização da gestão de custos

Umas das métricas de viabilidade de produtos é o preço de custo de sua produção. Assim, a gestão auxilia nos impactos e receitas, facilitando inclusive a identificar o retorno esperado sobre o investimento. Com menos falhas e retrabalhos, os custos diminuem e o trabalho é entregue com agilidade, evitando desperdícios de dinheiro e tempo da equipe.

Facilidade para visualizar o cronograma

Um dos grandes problemas na criação de novos produtos são os atrasos na entrega de cada fase do processo. Seja por falta de organização, seja por imprevistos nas etapas, é imprescindível que o gestor consiga visualizar o cronograma com facilidade, para poder fazer alterações que dinamizem o desenvolvimento. Um processo bem gerenciado e com previsibilidade facilita o sucesso de um novo produto.

Mensuração de acertos e erros

Só é possível mensurar acertos e erros quando se faz uma boa gestão. Nesse caso, é importante que o gestor utilize softwares e plataformas que facilitem a identificação desses dados, para armazenar tudo em um só lugar e poder compartilhar o desenvolvimento do produto e possíveis gargalos com a equipe.

Melhora nas tomadas de decisão

Durante a engenharia de produto, muitas decisões precisam ser tomadas, como mudar o projeto, cortar custos, remanejar a equipe e até desistir do produto. Por isso, é preciso utilizar métodos, como a gestão de projetos, que sejam eficientes e permitam tomadas de decisões mais acertadas e ágeis.

Maior engajamento do time

O gerenciamento de projetos também permite que o gestor esclareça todas as expectativas para a sua equipe e qual a responsabilidade e prazo de cada colaborador dentro do projeto. Com a divisão de tarefas e a facilidade de visualização de dados, o time fica mais unido e, consequentemente, engajado, colocando o projeto em prática com muito mais qualidade.

Portanto, lembre-se de que o alinhamento das informações, organização e comunicação são preponderantes para um resultado positivo na engenharia de produto. Além disso, com a complexidade dos projetos e aumento de pessoas envolvidas, é preciso utilizar softwares e recursos tecnológicos que facilitem essa criação.

Se você se interessou por este conteúdo e quer ver, na prática, como um software pode ajudar na gestão, entre em contato conosco e converse com um de nossos consultores.

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Você sabe o que significa follow up e pipeline no processo de gestão de projetos? Para que a política utilizada pela empresa para garantir a qualidade dos processos atinja os resultados esperados, é necessário ir muito além dos esforços voltados para a estruturação do planejamento. Atualmente, a empresa também deve ter mecanismos para priorizar os requisitos e garantir uma melhor redistribuição dos recursos.

O estabelecimento de bons critérios objetivos para definir o que entrará ou não no projeto é um ponto-chave do planejamento. Com ele, o negócio pode definir não só um escopo mais preciso, mas também evitar que projetos com pouca viabilidade sejam iniciados. Assim, a companhia conseguirá direcionar os seus esforços apenas para os projetos com um bom retorno sobre o investimento.

Quer saber mais sobre o que significa follow up e pipeline no ambiente de gestão de projetos e como elas podem ser utilizadas para evitar prejuízos? Então, siga conosco e aproveite a leitura!

O que é o follow up?

Follow up, cuja tradução significa acompanhamento, nada mais é do que uma estratégia para acompanhar processos das empresas. O follow up pode e deve ser realizado desde o primeiro contato com os possíveis clientes até o momento final, quando o projeto fica pronto e é entregue ao cliente.

Com a utilização dessa ferramenta de gerenciamento, as estratégias serão otimizadas e assertivas, proporcionando assim um ótimo relacionamento com o lead, até que ele se torne um cliente de fato. A partir disso, o follow up vai servir para acompanhar toda a experiência de consumo dele.

Como funciona o follow up?

As técnicas de follow up são aplicadas em todas as áreas da empresa e consistem em acompanhar minuciosamente cada etapa do processo, até que a venda seja concluída. Todos os procedimentos devem ser feitos com muita cautela para que o cliente não se sinta investigado, mas sim muito bem assessorado.

Para que o follow up funcione corretamente, é de extrema importância realizar um acompanhamento da rotina do cliente. Isso pode ser realizado das seguintes formas:

• por meio de e-mails;
• usando SMS;
• realizando visitas ao cliente;
• fazendo telefonemas.

O objetivo principal do follow up é estimular um diálogo entre você e o cliente, dando continuidade ao relacionamento que já foi iniciado.

Como organizar uma pipeline de gestão de projetos?

Para colocar em prática um processo de pipeline, no qual são priorizados componentes da organização, é necessário definir os objetivos principais de toda a empresa. Isso quer dizer que deverão ser avaliadas algumas questões e que metas deverão ser lançadas e alcançadas. Veja abaixo como organizar sua pipeline!

• monte uma planilha;
• chame sua equipe para apresentar a planilha, fale quais serão os primeiros passos a serem de dados e explique como ela deve ser usada;
• estipule os pontos fortes e fracos;
• analise oportunidades e ameaças;
• siga o cronograma montado na planilha.

Tendo uma planilha com todos os dados lançados, assim será muito mais fácil ter as respostas para os clientes. Isso devido ao fato de que nela estarão todos os dados de acompanhamento do projeto, que vão desde o início do processo até o prazo de entrega.

Quais são os benefícios da gestão de projetos?

A gestão de projetos permite que colaboradores, empresários e gestores realizem os seus trabalhos de maneira eficaz e eficiente. No gerenciamento das atividades, todas as ações de novos projetos e até mesmo da continuidade daqueles que já estão em andamento são coordenadas. Como cada etapa é claramente desenhada, existem muitos benefícios. Veja abaixo quais são eles!

Ótima visualização de detalhes dos processos

Uma das melhores maneiras de melhorar os processos e entender como está o andamento dos trabalhos é visualizar todas as etapas de um projeto. Antigamente, para que isso fosse possível, eram utilizados caneta e papéis. Hoje em dia, com a informatização e o avanço tecnológico, tudo ficou mais fácil. Existem muitos softwares disponíveis para essa finalidade.

Por meio da utilização das planilhas, relatórios e programas, basta apenas dar uma olhada no projeto para que os gerentes e líderes tenham uma visão ampla do negócio. Podendo assim, em poucos instantes, realizar melhorias em qualquer projeto.

Empresas que buscam bons resultados devem utilizar o CRM (Customer Relationship Management), que em português significa criador de relacionamentos melhores. Tal estratégia consiste na utilização de um software que é excelente para fazer toda a gestão dos negócios.

Com o CRM é possível fazer o follow up e gerenciar o pipeline com muita facilidade. A ferramenta também possui funcionalidades diferenciadas e que auxiliam tanto gestores quanto vendedores, são elas:

• facilidade de acesso ao histórico de anotações;
• retirada de relatórios gerenciais;
• informações relativas aos dados dos clientes e da empresa;
• dados sobre os produtos.

O CRM vai muito além daquelas planilhas de Excel, nas quais são investidos muito tempo e concentração para alimentar os dados. Com um sistema em nuvem, é possível ter as respostas sobre itens procurados rapidamente. Sem contar que é muito mais fácil ter controle dos negócios de qualquer lugar. Basta ter um aparelho que acesse a Internet e com apenas alguns cliques todas as informações desejadas estarão à disposição.

Portanto, é fundamental utilizar um bom software de CRM para o sucesso da empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte. O investimento realizado trará muitas vantagens para o negócio.

Melhor gerenciamento do cronograma

Outro benefício da gestão de projetos é que ocorre um melhor gerenciamento dos cronogramas. Em um projeto que é bem gerenciado, o grande diferencial está na previsão de falhas e atrasos na entrega dos produtos. Imprevistos podem acontecer, mas utilizando uma planilha, as ações a serem tomadas podem ser realizadas a tempo e o atraso pode ser evitado.

Isso pode significar o sucesso de um negócio, que sem uma boa gestão, poderia dar errado, e isso significaria a perda de um cliente com grande potencial de negociação.

Aumento das receitas

Com os processos bem alinhados, a empresa ganha maior visibilidade por parte dos parceiros e de possíveis novos compradores, o que proporciona um aumento na carteira de clientes e possibilita assim um aumento de rentabilidade. Isso se deve a alguns fatores, tais como:

• menos falhas;
• boa previsão do resultado final;
• menos retrabalhos.

Além disso, com projetos bem gerenciados, os recursos a serem usados são apenas aqueles necessários. Isso é ótimo, pois desperdícios são evitados e a empresa consegue economizar valores, que podem ser guardados para futuros investimentos.

Maior possibilidade de visão estratégica

O gerenciamento de projetos, quando realizado de maneira correta, permite que os gestores tenham uma visão mais estratégica dos negócios. Tendo essa possibilidade, novos projetos poderão ser traçados e a empresa será expandida.

Por outro lado, as empresas que conseguem fazer uma boa gestão de projetos se tornam mais competitivas e podem se posicionar no mercado com muito mais facilidade, o que é uma grande vantagem para organizações de qualquer segmento.

O que significa pipeline?

A pipeline pode ser definida como o conjunto de todos os projetos que foram solicitados pelos colaboradores recentemente, ou as propostas de projetos elaboradas por clientes. Ou seja, ela inclui todas as iniciativas que ainda não foram aprovadas ou recusadas pelo comitê do Escritório de Projetos.

Na pipeline, são encontrados todos os detalhes que envolvem os projetos que a companhia poderá executar em médio e longo prazo. Ou seja, ela é uma lista das ideias de projeto, as datas de começo e fim, os responsáveis, as equipes que estarão envolvidas e os objetivos.

Também são listados outros fatores que auxiliam o gestor a identificar a viabilidade do projeto. Entre os principais, nós podemos incluir as metodologias que forem utilizadas, os custos, o potencial de retorno financeiro e os requisitos mínimos para a execução de cada etapa.

A pipeline também pode incluir projetos que foram suspensos e que, no futuro, podem ser retomados pela empresa. Porém, é importante destacar que não fazem parte desse documento os projetos já concluídos.

Como é a aplicação da pipeline na gestão de projetos?

No ambiente de gestão de projetos, nós podemos ver a pipeline como o momento em que uma eventual necessidade pode ou não se transformar, efetivamente, em um projeto. De forma simplificada, essa etapa pode ser comparada a uma triagem, em que os projetos com baixo potencial são descartados, e aqueles que podem ser úteis ao negócio, conforme o seu posicionamento no mercado, se tornam realidade.

Vamos supor que o departamento de contabilidade faça a proposta de um projeto para o investimento e a implementação de um sistema de gestão integrada. O setor envia um documento para o profissional responsável, apontando que o ERP pode ser responsável por alguns benefícios, como a maior integração entre os times das áreas administrativas, menores taxas de erro, maior confiabilidade dos dados utilizados pelos profissionais, e um controle financeiro com alto índice de precisão.

Porém, ao mesmo tempo em que essa proposta de projeto é enviada, o PMO e a direção do negócio recebem propostas de outros times, com custos semelhantes. Em outras palavras, junto com a proposta do departamento de contabilidade, outras áreas também buscam recursos para a execução de projetos que, juntos, tornariam a companhia insolvente.

Para contornar esse cenário, o ideal é que o gestor tenha um mecanismo para realizar um criterioso processo de avaliação, em que apenas as propostas com alto potencial de impacto positivo — ou que resolverão as deficiências mais urgentes — serão convertidas em projetos.

As outras propostas, nesse cenário, ficariam pausadas. Ou seja, elas seriam aplicadas apenas em momentos mais oportunos, ou quando a companhia tivesse os recursos necessários.

Esse é o papel da pipeline na gestão de projetos. Ela será crucial para auxiliar o gestor a escolher o momento certo para indicar quando uma demanda deve se tornar um projeto. Assim, a companhia poderá filtrar as necessidades internas e de clientes com um processo de análise criterioso, evitando o desperdício de recursos e garantindo um melhor posicionamento da companhia.

Como funciona a definição de prioridades na gestão de projetos?

Ao explicar o que significa pipeline, apontamos que o seu principal papel é definir prioridades para os responsáveis pela gestão de projetos. Nesse sentido, é importante que o negócio saiba identificar corretamente quais são as iniciativas mais importantes conforme o seu perfil e o momento em que o mercado se encontra.

Em outras palavras, o nível de detalhe da priorização muda conforme as características da empresa e o modo como ela vê os seus investimentos. Enquanto uma organização, por exemplo, pode focar os objetivos de longa duração, outra pode se concentrar nas metas de curto prazo.

Independentemente do seu caso, sempre tenha em mente o que a companhia necessita. Portanto, o gestor deve manter uma comunicação contínua com todos os times, identificando as suas demandas, objetivos de médio e longo prazo, assim como os seus problemas.

Outro ponto importante é se concentrar em restringir ao máximo a lista de projetos. Ou seja, é importante focar a seleção daqueles que, para o momento, são realmente oportunos e capazes de manter o negócio com elevado nível de competitividade. Assim, a companhia reduz gastos e melhora o direcionamento de recursos.

Também garanta a padronização do modelo de definição de prioridades. A companhia precisa estruturar uma pipeline que seja aplicável a vários projetos, para manter uma consistência nas suas análises. Para que isso seja possível, identifique quais são os fatores estratégicos mais relevantes para o negócio.

Além do modo como ele vê os seus investimentos e o perfil de cada área, como apontamos anteriormente, também podemos indicar como fatores que auxiliam nesse processo as normas de compliance e as projeções econômicas de médio e longo prazo. Dessa forma, a companhia pode avaliar todas as oportunidades disponíveis e optar apenas por aquelas que evidenciam maior relevância para a sua estratégia.

Quando priorizar os clientes internos?

Quando as ideias de projeto são internas, há um desafio: quais são as propostas que devem ser priorizadas? Em qual momento é necessário provisionar recursos para um time que já apresenta bons resultados?

Esse é um dos cenários em que a pipeline se mostra importante para a gestão de projetos. Ela auxilia o gestor a identificar se há mesmo a necessidade de provisionar recursos, considerando fatores como:

• a performance recente do time;
• o nível de engajamento de uma equipe;
• a rotatividade interna;
• a variação dos resultados nos últimos meses;
• o nível de organização dos processos;
• a presença de mecanismos que contribuem para a performance do time;
• a satisfação do cliente em relação às rotinas que envolvem o trabalho da área;
• os projetos já aprovados;
• como os objetivos de médio e longo prazo se relacionam com as rotinas do setor.

Vamos pegar, por exemplo, um projeto de investimento em novas tecnologias para o setor de Recursos Humanos. O quão relevante seria a aquisição de um software na nuvem para a área?

Nesse momento, considerando os fatores acima, o gestor identificará se há mesmo a necessidade de atualizar tecnologicamente (ou implementar novas soluções) para a área. O nível de rotatividade interna, o engajamento das equipes e os gargalos internos serão avaliados. Assim, o gestor poderá direcionar recursos apenas se for necessário.

Como as tendências e mudanças no mercado influenciam a gestão da pipeline de projetos?

Há alguns cenários em que a empresa é obrigada a realizar um novo projeto para se adequar a mudanças no mercado. Esse é o caso, por exemplo, de cenários em que surge uma nova legislação ou um novo regulamento.

Esse cenário também faz surgir a necessidade de novos processos e, portanto, novos projetos, que adaptem a rotina da companhia à legislação local. Por exemplo: a Lei do Serviço de Atendimento ao Consumidor (SAC), como ficou conhecido o Decreto 6.523, prevê a espera de, no máximo, um minuto, durante o SAC prestado pelas empresas.

Consequentemente, a companhia deve readaptar as suas políticas de atendimento ao cliente. Times devem ser remanejados, novas tecnologias integradas e processos reformulados. Para que isso seja feito da melhor forma possível, é crucial um bom projeto de mudanças. Com uma boa pipeline, o gestor será capaz de identificar essa necessidade e, assim, priorizar recursos para modificar o fluxo de trabalho e evitar intimações e multas.

Em outras palavras, seja por influência externa, seja até mesmo por movimentos internos, a organização terá que lidar com várias propostas de projeto ao mesmo tempo, tanto porque todos eles têm a mesma prioridade e o mesmo cliente, quanto pelo fato de serem concebidos por tendências do mercado.

Como é feita a gestão dos projetos já em execução?

A gestão dos projetos em execução é conhecida como gerenciamento de portfólio de projetos. Como se pode imaginar, não é um gerenciamento tão fácil assim de executar. Porém, ter um software de gerenciamento de projetos como apoio tende a ser de um suporte inestimável.

Um software dessa natureza é uma solução que pode auxiliar na identificação do impacto de cada projeto sobre os recursos da organização. Afinal de contas, gerenciar um grande número de pessoas em diferentes projetos é complicado. Ainda que acompanhar a produtividade dos colaboradores seja essencial, os gestores devem dividir as suas atenções com várias pessoas.

Isso pode contribuir para a formação de gargalos. Em grande escala, eles criam uma necessidade de reorganização de recursos e o nivelamento da mão de obra. Nesse cenário, uma boa ferramenta de gestão evita esse risco e garante qualidade para a companhia.

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Quais são os benefícios de implementar uma pipeline de gestão de projetos?

Conforme já foi possível perceber, implementar uma pipeline de gestão de projetos só vem a contribuir para que os projetos aprovados na organização sejam mesmo necessários. Entre os vários ganhos proporcionados por uma pipeline de gestão de projetos, podemos destacar os seguintes:

1. Facilidade de enxergar oportunidades de negócio

A pipeline é uma ferramenta de gestão de projetos fundamental para o negócio identificar quais são as melhores oportunidades de investimento disponíveis. Avaliando demandas internas e externas, a companhia consegue priorizar recursos para os projetos com maior potencial de retorno.

2. Processos de negócios mais bem identificados e estruturados

Por ser um modelo padronizado e replicável, a pipeline auxilia a companhia a ter um conjunto de processos mais bem identificados e estruturados. A empresa poderá avaliar com o apoio de uma base clara quais são as melhores propostas de projetos, evitando falhas na rotina de tomada de decisões.

3. Seleção mais otimizada de projetos

A pipeline é estruturada conforme o perfil da companhia. Isso garante que o gestor conseguirá realizar uma seleção mais inteligente dos projetos: os riscos de prejuízos serão muito menores, uma vez que as decisões terão maior confiabilidade.

4. Corte de gastos desnecessários

Uma pipeline bem estruturada também permite que a empresa corte gastos desnecessários. O investimento nos projetos será sempre voltado para as iniciativas que trazem um elevado retorno, diminuindo as chances de recursos serem direcionados para projetos de baixa relevância.

No cenário atual, isso é algo crucial. O ambiente de negócios moderno exige que as empresas tenham mecanismos de gestão inteligentes e que evitem desperdícios. Assim, a companhia pode manter a sua competitividade e ser lucrativa.

5. Valor agregado ao PMO

Utilizando a pipeline, o PMO passa a ser um profissional capaz de desempenhar um apoio estratégico para a empresa. O seu trabalho será visto como um dos que contribui diretamente para que a organização alcance suas metas de negócio, agregando valor para as suas atividades.

O sucesso de uma política de gestão está diretamente relacionado com a capacidade de a empresa identificar boas oportunidades. A orientação sobre o modo como os processos serão executados, os investimentos realizados e quais são os objetivos de médio e longo prazo auxilia os profissionais a terem uma tomada de decisão mais qualificada e capaz de gerar bons resultados.

Nesse sentido, a pipeline é um instrumento de gestão crucial, especialmente quando aplicada à gestão de projetos corporativos. Com ela, o gestor terá critérios mais claros e objetivos para autorizar ou impedir o provisionamento e o começo de qualquer projeto com baixo potencial de retorno sobre o investimento. Além disso, será mais fácil avaliar os projetos que devem ser priorizados pela companhia, ou seja, os que podem causar maior impacto positivo.

Em outras palavras, saber o que significa pipeline é um ponto fundamental para o negócio ter uma rotina de gestão mais inteligente e robusta. Os trabalhos de cada time serão direcionados de um modo mais otimizado, reduzindo desperdícios e criando um conjunto de produtos e serviços que seja pautado pela melhoria contínua em qualidade, satisfação do cliente, e aumento da competitividade.

Gostou das nossas dicas sobre pipeline e gestão de projetos? Então, leia também nosso outro post “Entenda por que a gestão de projetos é uma vantagem competitiva para empresas” e fique por dentro de mais esse assunto importante!