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Categoria: Projetos

Como definir o Plano de Ação e a sua Importância para Projetos

Atualmente, o plano de ação é uma ferramenta muito usada nas empresas, pois apresenta elevada eficiência e é relativamente simples de se elaborar. Basicamente, trata-se de definir as ações que devem acontecer até se atingir uma meta maior. Para isso, a data na qual cada ação deve ser finalizada e quais são os responsáveis por elas são algumas das informações que ele deve ter.

Um bom plano de ação auxilia o negócio a ter um foco maior nos resultados e a garantir que os times possam sempre se planejar da melhor forma possível. Ou seja, ele é fundamental para manter a companhia competitiva e com objetivos bem alinhados. Por isso, é crucial ter um plano de ação robusto, mas muitos gestores têm dúvidas sobre como defini-lo.

Afinal, montar um plano de ação é mesmo importante? Na área da gestão, sempre que podemos aplicar melhorias, o fazemos. Então, como definir um plano que traga benefícios e deixe sua equipe mais eficiente? Isso é o que explicaremos no post de hoje.

Continue lendo e confira!

Qual é a importância de definir um plano de ação?

Ao fazer um plano de ação e realizar tudo que foi posto no cronograma, os gestores conseguem ter mais praticidade no processo de tomada de decisões e, consequentemente, alcançam melhora na produtividade de suas equipes de trabalho. Sem contar que eles conseguem coletar e analisar os dados com maior eficiência, o que é de extrema importância para o bom andamento dos negócios.

Outro ponto importante de se fazer um plano de ação para a empresa é que ele serve para planejar e analisar as ações estratégias, as quais devem ser adotadas no empreendimento. Ainda, existe a possibilidade de incluir indicadores de desempenho (KPIs) no histórico.

O que é um plano de ação?

O plano de ação é um documento que orienta a empresa em busca de cada um de seus objetivos. Ele facilita a orientação de ações, a definição de projetos e as correções conforme os objetivos globais e compartilhados por todas as equipes externas e internas. Desse modo, a empresa pode ter maior foco em resultados e conseguir bater as metas sem dificuldades.

Portanto, um plano de ação contém todos os dados necessários para se chegar a determinados objetivos. Responsabilidades, metas, evolução esperada de indicadores e ferramentas usadas são apenas alguns pontos. Desse modo, os times podem se planejar com mais facilidade e garantir que a empresa chegue a um estágio de competitividade superior ao atual.

Nos projetos corporativos, o plano de ação é usado para facilitar o planejamento de cada etapa. Quando aplicado corretamente, os times podem trabalhar com alta performance e baixo índice de erros. Afinal, todos saberão como orientar as suas ações para atender às expectativas dos envolvidos no projeto.

O que colocar no plano de ação?

O modelo mais comum de plano de ação costuma conter: a ação que será realizada, a data na qual esta deve ser concluída, o responsável por executá-la e o status no qual se encontra, isto é, se ela está pendente, em andamento ou concluída. Esse é um exemplo de como ter uma boa visão do andamento das ações.

Contudo, vale ressaltar que existem diferentes tipos de planos de ação. Portanto, cabe ao gerente do projeto selecionar o que mais se adéqua ao projeto em questão. Nesse sentido, uma excelente alternativa para quem deseja montar um plano eficiente é o modelo Kanban, que se reduz a um quadro contendo o status das tarefas — e que pode se apresentar também no modelo matricial, para controlar projetos diferentes em uma mesma tabela. Normalmente, nesse caso, é usado um grande quadro em um lugar de destaque, visível por toda a equipe.

Qual é a importância de cada ação?

Diante do seu papel estratégico, o plano de ação deve ser pensado com cuidado. Afinal, ele orienta todas as ações dos times durante projetos internos. Portanto, evitar erros e falhas nas definições de objetivos é algo crítico. Em outras palavras, as ações devem ser bem pensadas antes de serem encaixadas no plano. Além disso, cada uma delas deve ter uma boa relevância para que se alcance o objetivo.

Essa tarefa é realmente importante? Vai nos ajudar a chegar onde queremos? É possível realizá-la? Perguntas como essas devem sempre ter respostas claras — daí vem a importância de um líder consciente, que apresente um plano de ação coerente à equipe. Ou seja, o gestor precisa ter uma visão completa sobre o papel do plano de ação nos projetos corporativos.

A reunião de apresentação do plano de ação também é um momento importante. Nela, será possível verificar a aceitação da equipe em relação às tarefas, as datas de entrega e outros detalhes. Por isso, sempre se prepare e faça uma comunicação clara sobre tudo o que levou à formulação do plano de ação e as suas características.

Quanto a isso, não há problemas em prorrogar uma data ou modificar o modo como uma ação deve ser concluída. O importante é que todos os responsáveis tenham conhecimento e estejam de acordo com o plano de ação. Então, depois disso, já é hora de colocar tudo em prática!

Como elaborar um plano de ação?

Uma das vantagens de usar os planos de ação é que eles podem ser feitos por maneiras mais sofisticadas até em uma simples folha de papel. De fato, algumas empresas preferem que o planejamento seja impresso e fique pregado na parede, onde todos possam ver. Por outro lado, há quem prefira aliar-se à tecnologia e ter mais facilidade para acompanhar o andamento das tarefas do seu próprio computador, em casa.

Diante disso, alguns softwares são desenvolvidos para tornar o planejamento mais lúdico e fácil de entender, agregando microações a macroações, montando gráficos do andamento das tarefas de cada setor e até enviando e-mails para cada executor. Assim, essas ferramentas podem ser uma boa opção para melhorar a visão geral que se tem do projeto.

Em todo caso, a elaboração de um plano de ação robusto deve considerar uma série de fatores. Confira os principais, a seguir, e saiba como estruturar um que seja inteligente, alinhado com as demandas internas e capaz de guiar os times em busca de ótimos resultados.

Torne as metas mensuráveis.

Como apontamos, o plano de ação tem um conjunto de metas para orientar as equipes a tomar decisões. Contudo, elas devem ser definidas com cuidado. Afinal, as métricas auxiliam o gestor a avaliar a performance dos times e, assim, identificar se os objetivos foram alcançados. Por isso, sempre crie métricas mensuráveis. Elas também precisam considerar o perfil da equipe. Desse modo, os profissionais poderão otimizar o seu desempenho sem grandes dificuldades.

Defina prazos inteligentes

Os prazos também precisam ser criados com cuidado. Se forem muito curtos, não serão alcançados e podem colocar o time em um fluxo de trabalho mais propenso a erros. Caso sejam muito longos, podem impedir que a equipe alcance os seus objetivos.

Portanto, sempre faça uma avaliação do perfil da equipe e defina prazos de modo inteligente. Identifique as expectativas dos envolvidos e o posicionamento do negócio. Desse modo, o prazo poderá ser definido com facilidade e sem riscos de gerar problemas de qualidade para o negócio.

Elabore planos de mitigação de riscos

Todo projeto eficiente tem riscos e eles contribuem de maneira negativa para que objetivos não sejam alcançados e prejuízos afetem os resultados da companhia. Não é à toa que existem processos de gestão totalmente dedicados a mitigar esse tipo de problema. Na criação do plano de ação, os riscos não devem ser ignorados. Pelo contrário: o gestor precisa estruturar um plano de ação para mitigar cada problema que possa afetar o sucesso do projeto e, assim, maximizar a confiabilidade das suas decisões.

Tenha processos estruturados para caso algo dê errado

Ainda que a prevenção de riscos seja aplicada, problemas podem acontecer. Nesse caso, também é fundamental que a empresa esteja preparada. Quanto mais rápido as correções a problemas forem aplicadas, menos impacto a falha causará no dia a dia do projeto. Portanto, faça um levantamento não só para identificar e prevenir riscos, mas também para eliminar possíveis erros caso eles ocorram. Dessa maneira, será possível manter um fluxo de trabalho contínuo ao longo de todo o projeto corporativo.

Quais erros não cometer ao formular o plano de ação?

O plano de ação é um documento abrangente. Por isso, a empresa deve ter cuidado para que ele não seja feito com problemas. Pois, como apontamos, ele tem um papel de destaque em cada etapa do projeto e, se mal feito, levará os times a trabalharem com baixa qualidade.

Por isso, é importante evitar erros que tradicionalmente ocorrem nesse tipo de processo. A seguir, veja alguns e prepare-se de modo inteligente!

Mudar os objetivos frequentemente

Como apontamos, o plano de ação foi feito para orientar a empresa a atingir certos objetivos. Por isso, é fundamental ter uma uniformidade na definição das metas da empresa. Afinal, se elas mudam regularmente, os times terão dificuldade para executar um trabalho de qualidade.

Quando as metas mudam em uma frequência elevada, o plano de ação também deve ser adaptado regularmente. Isso exige um retrabalho contínuo da equipe de gerenciamento de projeto: novas metas, ferramentas e indicadores de acompanhamento terão que ser aplicados no dia a dia do negócio.

Portanto, sempre evite mudar as metas com alta frequência. Faça uma análise ampla do mercado, identifique o melhor modo de posicionar a empresa e prepare-se antecipadamente. Assim, os times terão mais tempo e cuidado para se orientar em busca dos planos traçados pela empresa.

Não avaliar resultados

A avaliação dos resultados é algo fundamental quando a empresa tem um conjunto de metas para orientar suas ações. Não identificar se os objetivos foram alcançados, nesse contexto, pode levar à perpetuação de más práticas. Além disso, torna mais difícil a otimização das rotinas internas. Portanto, sempre avalie resultados e, se possível, invista em tecnologias de gestão e análise de dados. Dessa maneira, o processo será mais abrangente e eficaz.

Ignorar o perfil da empresa

A definição do plano de ação sempre deve considerar o perfil do negócio. Afinal, o modo como a empresa está estruturada influenciará diretamente as medidas que são tomadas para atingir os objetivos traçados.

Portanto, sempre avalie o posicionamento da empresa ao definir metas e traçar rotinas. Também, tenha em mente as regras do mercado e as falhas existentes. Assim, você poderá tomar decisões mais fáceis de serem executadas e que contarão com alto engajamento da equipe.

Como cobrar as tarefas de cada um?

Uma vez montado o plano de ação, é preciso delegar, monitorar e estar preparado para cobrar o andamento. Ou seja, quando o plano é apresentado e tem boa aceitação, já é hora de ir ao trabalho. Entretanto, muitas vezes, as ações do plano não fazem parte das atividades que os responsáveis estão acostumados a fazer no dia a dia: nesse caso, é preciso cobrar.

Afinal, se cada pessoa aceitou a tarefa que lhe foi confiada e a data a qual esta deveria ser entregue, não há problemas em monitorar, apoiar — se necessário — e cobrar que tudo saia como planejado. Vale lembrar de que o sucesso da empresa pode depender diretamente de um bom monitoramento de ações — só assim é possível chegar aonde se almeja no tempo determinado.

Quais são as principais aplicações dos planos de ação no planejamento e na gestão?

Por se tratar de uma ferramenta de gestão que tem uso simples e que traz objetividade na execução das atividades, o plano de ação é usado em diversas áreas da empresa.

Veja, abaixo, quais são as aplicações no planejamento e na gestão!

Gestão de projetos

Os planos de ação também são muito usados pelos gerentes de projetos para acompanhar as atividades de planos empresariais. Nesses casos, geralmente, é preciso concluir uma etapa para poder iniciar outra. O ideal é seguir um cronograma montado no plano de ação para que o projeto seja bem-sucedido.

Análise de cenários orçamentários

O planejamento orçamentário nada mais é que uma maneira de planejar entradas e saídas futuras da empresa. Com ele, é possível ter uma estimativa de investimentos e custos empresariais. Os planos de ação de análise dos cenários orçamentários são úteis para a empresa evitar riscos e visualizar novas oportunidades.

É preciso fazer planejamentos para cada um dos cenários e simulações que incluam diversos fatores, entre eles estão as seguintes projeções:

  • realistas;
  • pessimistas;
  • otimistas.

Diante das probabilidades de ocorrência desses cenários, é preciso deixar planos de ação engatilhados. Caso um deles se concretize, todos os envolvidos vão saber quais as atitudes tomar.

Planejamento estratégico

O plano de ação serve para tirar o planejamento estratégico do papel. Sendo assim, a ferramenta é usada para fazer os planejamentos e acompanhar as implementações das ações estratégicas, nas quais podem ser incrementados indicadores do histórico e do progresso de todas as ações tomadas.

Planejamento tático

Um dos próximos passos é o planejamento tático. Os planos elaborados por meio desse documento têm foco no médio prazo e contêm muitos detalhes. Nele, as ações são voltadas para orientar as áreas e os departamentos da empresa, sendo que o detalhamento é um meio para atingir os objetivos e as metas do empreendimento.

O período das ações varia de 1 a 3 anos e é nessa fase que são criadas estratégias relacionadas às áreas de marketing, produção e recursos humanos. Todos os objetivos do plano tático devem ser elaborados de maneira que o planejamento estratégico possa ser alcançado. Se você ainda se pergunta quais são esses objetivos, saiba que entre eles estão:

  • certificar-se de que os pedidos dos clientes serão atendidos o mais breve possível;
  • assegurar que não sejam vendidos produtos defeituosos;
  • garantir que a equipe esteja bem treinada.

O planejamento tático deve ser visto como uma conexão entre o estratégico e o operacional, e é um excelente plano de ação.

Planejamento operacional

No planejamento operacional, os planos elaborados são de curto prazo. As definições de métodos e processos geralmente são para 3 a 6 meses. Os planos são mais detalhados e as pessoas envolvidas são selecionadas, sendo que todos recebem suas responsabilidades e tudo o que precisarem, inclusive os materiais para conseguir colocar o planejamento em prática.

O 5W2H é um checklist administrativo que guia os gestores por meio de perguntas, para que sejam tomadas as melhores decisões e para que tudo seja organizado de maneira correta. Entre os principais questionamentos estão:

  • what — que significa o que (o que será feito?);
  • why — por que (por que tal coisa será feita?);
  • where — onde (onde será feito?);
  • when — quando (quando será feito?);
  • who — por quem (quem vai fazer?);
  • how — como (como será feito?);
  • how much — quanto (quanto vai custar para fazer?).

O modelo pode ser usado por empresas de todas as áreas, que desejam gerenciar melhor as questões administrativas de seu negócio, e ele não fica restrito a um departamento específico. Por meio do uso dessa ferramenta, fica mais difícil se esquecer de algum detalhe. Entre os objetivos operacionais alcançados com o 5W2H está a implantação de programas de qualidade e de um sistema de separação de pedidos.

Uma dica muito importante e que auxilia gestores, empreendedores, líderes e até mesmo os funcionários é pedir sempre para que outra pessoa revise o processo, pois o que um não vê o outro percebe. Também, não deixe de fazer a construção das respostas aos questionamentos do 5W2H de maneira coletiva. Dessa maneira, as informações estarão mais completas e os objetivos mais alinhados.

Quais são as etapas para se chegar ao sucesso?

Enfim, para seguir um plano, é preciso organização e disciplina. Cada etapa de uma vez e, assim, o objetivo será alcançado. Afinal, todas têm sua importância e não devem, de maneira alguma, ser ignoradas. As etapas são, nesta ordem: início, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. No início, um gestor eficiente deve ser capaz de fazer uma boa análise do projeto, identificar possíveis problemas que venham a aparecer durante a execução e, assim, estará apto a definir os prazos e os custos para cada tarefa.

Já o planejamento é uma fase de suma importância, na qual serão definidos o cronograma de andamento do projeto e a participação de cada membro envolvido. A execução é a etapa na qual tudo que foi planejado será materializado. Os recursos e as energias dos executores são gastos nessa etapa e a maioria dos problemas também surge aqui. Portanto, é preciso agir com eficiência e cumprir todos os prazos.

O monitoramento também é fundamental para o sucesso de um plano de ação. Nesse sentido, deve ser definida uma estratégia para monitorar o andamento das tarefas e devem constar no cronograma as datas quando isso será feito. Aqui, caso se identifique um problema, é possível reajustar tudo e trabalhar em uma solução. Por fim, o encerramento é a fase na qual tudo que foi feito é documentado e apresentado aos envolvidos de maneira formal.

Como contar com a tecnologia para realizar e definir o plano de ação para sua empresa?

Há tempos, a tecnologia nas empresas era vista apenas como um custo a mais. Entretanto, nos dias atuais, é possível perceber que ela se tornou uma aliada dos gestores nos processos empresariais, assim como na elaboração dos planos de ação. As empresas que conseguem ter uma visão clara sobre os avanços tecnológicos adotam as soluções apropriadas para muitos problemas. Com isso, é possível obter:

  • redução de custos operacionais;
  • agilidade nos processos internos;
  • segurança nas tomadas de decisões.

Por meio do uso da tecnologia, é possível encontrar novas soluções todos os dias, o que é muito importante, além de ser uma necessidade na atualidade, visto que o mercado é volátil. Na definição do plano de ação, a tecnologia se torna peça-chave para o sucesso dos planos traçados.

Como vimos, o plano de ação é uma maneira muito eficaz de organizar o trabalho que será realizado por toda a equipe, desmembrando o planejamento estratégico em várias partes e etapas menores, para que seja mais simples executá-lo sem tantos detalhes. Para isso, as ferramentas que você vai usar podem ser as mais variadas — desde post-its e planilhas no Excel a um software mais completo.

O que realmente importa é que cada um esteja ciente do plano e de suas responsabilidades. Você pode fazer um plano de ação para organizar a festa de aniversário de um funcionário ou para abrir uma nova empresa. O fato é que a criação do plano ajuda a organizar as ideias, as tarefas e a integrar as pessoas envolvidas em prol do sucesso. Se você ainda tem dúvidas sobre como definir plano de ação, conte com o auxílio de uma empresa especializada nesse tipo de serviço para auxiliar. Assim, com certeza, o seu planejamento será um sucesso.

E aí, gostou do post? Então, continue o seu aprendizado e confira nosso post “Veja como elaborar um plano de ação para uma equipe desmotivada”, e fique por dentro de mais esse assunto!

Qual é a importância do Gerenciamento de Projetos para a definição de metas e objetivos estratégicos?

O planejamento estratégico de metas e objetivos é uma rotina que é intrinsecamente ligada às rotinas de gestão de projetos. A partir dessa atividade, o negócio consegue otimizar as suas rotinas e ter mais foco no que deve ser otimizado. Afinal de contas, todo o time terá dados precisos sobre o que pode ser feito para que a empresa possa atingir melhores resultados.

Diante disso, empresas que investem no gerenciamento de projetos atingem melhores resultados, especialmente se isso está acompanhado de uma boa gestão de métricas e objetivos. Assim, a empresa consegue valorizar a sua marca e se manter à frente da concorrência.

Se você quer saber mais sobre o papel do gerenciamento de projetos no planejamento estratégico metas e objetivos, confira o post a seguir!

O que é gerenciamento de proje tos?

O gerenciamento de projetos é a estratégia de gestão utilizada para que empresas possam definir as suas rotinas, otimizar os seus prazos e garantir que todos os envolvidos em um projeto consigam alcançar os seus resultados. Ele é feito utilizando métricas, boas ferramentas de comunicação e soluções de TI que facilitem o compartilhamento e a gestão de dados. Desse modo, a empresa pode trabalhar dentro do que é combinado com os stakeholders e atingir as suas metas sem dificuldades.

Como o gerenciamento de projetos que foca no planejamento estratégico de metas e objetivos melhora resultados?

O gerenciamento de projetos ajuda a empresa em várias rotinas. Quando ele é combinado com o planejamento estratégico de metas e objetivos, ele passa a ter um foco mais inteligente e maiores chances de garantir bons retornos sobre os investimentos. Confira a seguir os benefícios dessa prática!

Melhor visão do futuro

A visão do futuro é um dos pontos mais importantes para orientar ações no ambiente corporativo. No caso de projetos, ela permite a todos os times entenderem o que deve ser entregue ao fim do projeto e a se planejarem de acordo. Desse modo, a empresa pode atuar com alto nível de alinhamento e baixo índice de erro.

Criação de objetivos estratégicos

Bons gestores de projetos são capazes de definir prioridades e entender o que é mais importante para os times sempre. A priorização a partir de objetivos estratégicos evita falhas e garante um uso mais inteligente dos recursos. Deste modo, a empresa consegue reduzir desperdícios e mantém o time mais focado no que for importante.

Verificação de desvios e falhas

Este é um dos principais motivos para empresas investirem em métricas e indicadores no seu dia a dia. Validar erros e desvios permite ao time de gerenciamento de projetos estruturar fluxos de trabalho mais eficientes e competitivos. Afinal de contas, o conhecimento do negócio será colocado a favor da sua própria melhoria a médio e longo prazo.

Implementação de estratégias organizacionais mais robustas

A implementação de boas políticas de gestão é algo que todo negócio busca. No cenário dos projetos corporativos, elas têm um papel fundamental para o sucesso da empresa. Afinal de contas, utilizar metodologias certas evita erros e melhora a qualidade do trabalho executado ao longo de todo o projeto.

Queda de custos

Os indicadores também ajudam a empresa a reduzir custos. A partir do maior conhecimento do impacto que cada decisão tem nos gastos do projeto, o gestor pode fazer melhorias muito mais precisas. Cada escolha será avaliada pelo seu retorno a médio e longo prazo, mitigando potenciais problemas.

Mais aderência a prazos

A aderência a prazos é um dos maiores desafios de qualquer projeto. Como muitas pessoas estão envolvidas, as chances de algo dar errado sempre são altas. Mas se o planejamento estratégico de metas e objetivos é bem feito, os times podem se orientar de modo eficaz e evitar que isso ocorra.

Maior engajamento de equipes

O engajamento das equipes é um passo fundamental para mitigar problemas e maximizar resultados. Ele deve ser feito a partir de rotinas como a boa comunicação de objetivos e metas. Desse modo, os times podem se preparar adequadamente para entregarem os resultados esperados.

Ganho na satisfação de cliente

Um dos modos mais simples de uma empresa conseguir melhorar os seus resultados é a partir do foco na satisfação de clientes. No caso de projetos, isso é feito tendo em mente as demandas de todos os envolvidos e a correta organização de necessidades. Assim, os times saberão o que deve ser entregue com alto nível de qualidade e evitar problemas no fim do projeto.

Por que ter uma solução de TI pode tornar o dia a dia do gestor de projetos mais simples?

A tecnologia é fundamental para o funcionamento de empresas modernas. A transformação digital fez negócios serem mais robustos, dinâmicos e alinhados com as demandas do mercado. Além disso, levou a análise de dados para mais cenários, o que gera ganhos para vários setores.

No caso do gerenciamento de projetos, as definições e análise das métricas se tornam muito mais robustas. A empresa conseguirá identificar problemas, validar as suas origens e o melhor caminho para solucioná-los com mais rapidez e eficiência. Tudo isso considerando dados precisos e atualizados.

Isso é possível com o investimento em bons sistemas de gestão de projetos, como os que são fornecidos pela Project Builder. Eles conseguem unificar rotinas, ajudar times a terem melhores entregas e um gerenciamento de dados mais preparado para os desafios do mundo atual. Assim, a sua empresa jamais perderá resultados por problemas que seriam evitados com o apoio da TI.

A gestão de projetos é uma atividade crítica para o sucesso de qualquer projeto. Ela combina muitas estratégias para alinhar pessoas e garantir que o melhor resultado possível sempre seja atingido. Por isso é fundamental que os profissionais da área estejam atento ao que pode ser feito para otimizar a sua atividade.

O planejamento estratégico de metas e objetivos é um dos passos mais importantes para que o gerenciamento de projetos dê certo. Por isso as suas estratégias devem ser vistas como algo único. Assim, a empresa pode melhorar o retorno sobre o seu investimento nos projetos e se manter a frente da concorrência sempre.

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O que é inovação e novo produto? Conceitos e diferenças

Criar um produto não significa inovar — um exemplo de desenvolvimento de produto poderia ser novas variações de sabor de uma gama de artigos existentes. Esse processo requer um pensamento inovador mínimo, uma vez que nenhum novo ingrediente ou método é necessário. Sendo assim, será que você realmente sabe o que é inovação?

A inovação do processo não é o desenvolvimento de produtos, pois não entrega um novo item ao mercado. Ela pode ajudar a fornecer uma solução melhor para atender aos requisitos existentes ou novos, como, por exemplo, um tipo diferente de processo térmico que prolonga a vida útil sem afetar negativamente os parâmetros de qualidade do produto.

Essa inovação de processo oferece uma vantagem competitiva para o negócio, que é difícil ou dispendioso para outros serem replicados — especialmente se houver propriedade intelectual associada ao desenvolvimento da técnica —, mas não entrega novos produtos nas prateleiras.

Tanto a inovação quanto o desenvolvimento de um novo produto são aspectos muito importantes dentro de uma empresa. Para ajudar você a entender o que é cada um deles e saber diferenciá-los, escrevemos este post! Despertamos seu interesse em inovação e novo produto? Então, continue a leitura!

O que é inovação?

Para entender como funciona inovação e novo produto devemos investigar cada definição com exemplos. A inovação é um processo definido por meio da implementação de novas ideias capazes de agregar valor a uma organização. Isso está relacionado com a criação de um serviço, sistema ou processo, ou com o aprimoramento dos existentes.

Ela também pode assumir a forma de dar continuidade a um serviço, sistema ou processo ineficiente, ou desatualizado. A inovação também pode ser um empreendimento de grande escala em que um novo produto ou serviço, como o Google, mudou fundamentalmente como fazemos negócios.

Além disso, ela pode ser uma iniciativa interna de baixo custo, como melhorar um processo em seu negócio que vai levar a economias nos esforços.

A inovação abrange várias possibilidades. Confira alguns exemplos nos tópicos a seguir!

Inovação de produtos

Os produtos inovadores são aqueles que substituem ou desenvolvem ofertas atuais. Eles transformam alguns hábitos dos usuários, fornecendo novos recursos ou outras vantagens que permitem executar tarefas de um jeito mais eficiente e simplificado.

Os exemplos clássicos incluem a lâmpada elétrica, o iPod e os sistemas de navegação por GPS. Além de introduzirem opções com mais novidades para os clientes — que rapidamente se tornaram amplamente exigentes no mercado —, eles geraram lucros significativos para seus fabricantes.

As grandes marcas de produtos inteligentes como eletrodomésticos e eletroeletrônicos sabem a necessidade de investir em produtos novos. No entanto, elas não deixam de apostar em atualizações dos produtos antigos para atender às necessidades dos clientes.

Inovação do processo

Antigamente, produtos como o leite eram entregues porta a porta. Entretanto, isso era em uma época em que as pessoas costumavam estar em casa para recebê-los e armazená-los da forma correta.

Atualmente, existem empecilhos que impedem que um entregador chegue de porta em porta para efetuar esse tipo de entrega. Esse não é o único problema, também existe a possibilidade de não haver ninguém em casa para receber o produto. Os clientes se sentem desconfortáveis com essas situações e estão em busca de soluções viáveis.

Pensando nisso, foram desenvolvidos novos processos, como disponibilizar o leite em lojas físicas — padarias e supermercados —, para deixar que os clientes comprem o que necessitam na hora em que preferirem. Esse exemplo serve para demonstrar como contratempos simples podem ser resolvidos, mesmo que a princípio pareçam algo difícil.

Inovação do modelo de negócios

É comum que os novos produtos e serviços inovadores sejam utilizados com frequência para otimizar o desempenho das organizações. Entretanto, muitas vezes o modelo de negócios já existente se torna antiquado e acaba demandando uma mudança bastante significativa. Um bom exemplo é o aumento do uso de cuidados domiciliares em vez de cuidados hospitalizados.

Inovar o modelo de negócios é uma necessidade crescente, estimulada pela grande demanda por estruturas de negócio ágeis. Isso, por sua vez, é conduzido pela progressiva velocidade de mudança no mercado. As alterações são constantes no mundo em que vivemos e não podemos deixar de acompanhá-las com precisão.

O que é um novo produto?

O desenvolvimento de produtos, também chamado de gerenciamento de novos produtos, é uma série de etapas. Essas fases incluem a conceituação, o design, o desenvolvimento em si e a comercialização de artigos ou serviços recém-criados ou recém-mudados.

O objetivo do desenvolvimento do produto é cultivar, manter e aumentar a participação de mercado de uma empresa, satisfazendo a demanda do consumidor.

Nem todos os produtos apelarão para cada cliente ou base de clientes. Portanto, definir o mercado-alvo para um item é uma ação crítica que deve ocorrer logo no início do processo de desenvolvimento do produto.

Outra parte importante é a pesquisa de mercado quantitativa. Essa análise de grande importância deve ser realizada em todas as fases do processo do projeto. É recomendado que elas sejam realizadas antes de o produto ou serviço ser concebido. Ou seja, enquanto ele está sendo projetado e após o seu lançamento.

Quando essas etapas importantes são realizadas fora do período recomendado, todo o planejamento do produto é afetado, assim como o resultado final. Por essa razão, ressaltamos a importância de estar consciente sobre o momento em que as fases da elaboração do novo produto são colocadas em prática.

A criação de um produto é um processo que envolve quase todos os departamentos da organização. Muitas empresas formulam uma equipe de desenvolvimento de produtos. A equipe inclui representantes do departamento de compras, pesquisa e desenvolvimento, área de produção, contabilidade e marketing.

Qual a diferença entre a inovação e um novo produto?

Inovar não depende da criação de produtos, muitas empresas são consideradas inovadoras sem que tenham lançado qualquer produto no mercado! Elas simplesmente otimizaram seus processos e criaram uma forma de fazer a mesma coisa.

Tome como exemplo a gigante Coca-Cola: seu carro-chefe se manteve ao longo das décadas. Mas o destaque dessa empresa vem se inovando em diversos pontos, como no marketing, na embalagem e principalmente nos processos internos.

inovação, portanto, é uma forma de pensar, uma filosofia empresarial na qual as empresas estão sempre buscando formas mais eficientes de enxergar os problemas antigos.

Trata-se de uma atitude de não conformismo em fazer mais do mesmo. Já o desenvolvimento de um novo produto é totalmente independente, mas que pode ser resultado da implantação de uma cultura inovadora na sua empresa.

Criar um produto é muito simples. Afinal, você pode lançar no mercado praticamente qualquer coisa, porém, o sucesso dependerá simplesmente se ele faz mais do mesmo ou se oferece novas soluções para o seu público-alvo.

No fim das contas, consideramos crucial entender o que é inovação e diferenciá-la de um produto novo. Infelizmente, há muitas empresas que não entenderam o potencial desse conceito. Ainda devemos mencionar que elas acreditam, equivocadamente, que ter um novo produto no mercado vai gerar milagres e resultados incríveis de uma hora para outra.

Os maiores empresários, que servem como exemplo para os novatos, reconhecem que esse procedimento é demorado. Devemos fazer um acompanhamento minucioso para conferir como está o andamento do produto novo.

Como criar e inovar na criação de produtos e serviços?

Agora que você sabe o que é inovação e novo produto, devemos conferir como planejar criações de produtos e serviços surpreendentes. Sabemos que as empresas renomadas que desenvolvem produtos novos e inexistentes no mercado, tem maior destaque entre os concorrentes.

Esses empresários não precisam se preocupar tanto sobre como a concorrência está atuando em determinado segmento ou região. Isso pode ser justificado pelo fato deles estarem dominando o mercado com a própria criação. Mas qual o segredo para elaborar algo novo e que garanta a atenção dos clientes?

Há diversas causas que possam impedir essa realização, talvez a falta de uma análise profunda no público-alvo ou nos últimos produtos lançados. É importante ter em mente qual o segmento da sua empresa e qual o perfil dos seus consumidores. No período do lançamento do novo produto, será que os clientes estarão interessados?

São questões que resultam em momentos de incertezas e podem atrapalhar o tão desejado sucesso. Por esta razão, é necessário seguir algumas etapas que ajudam no processo de criar algo e evitam possíveis problemas. Separamos algumas dicas imprescindíveis nos tópicos a seguir. Boa leitura!

Identificar um problema

Quais problemas o seu público-alvo está enfrentando? Será que o momento é propício para lançar um produto que seja a solução para o problema deles? Ambas as questões devem ter uma resposta certa, pois elas são determinantes para desenvolver um produto novo.

Os empreendedores precisam estar atentos ao comportamento dos clientes em potencial e identificar qual mercadoria pode ser útil. Além de ser inovador, é essencial criar algo que não esteja no planejamento da concorrência. Sabemos que os concorrentes não criam produtos, mas apenas reproduzem versões de produtos que já estão presentes no mercado.

Veja quais empecilhos podem ser facilmente solucionados com produtos inovadores e exclusivos. Os consumidores se sentem bem quando adquirem algo de uma empresa renomada e especializada em um segmento.

Dessa forma, devemos investir em um produto que chame a atenção do público e que eles tenham interesse em comprar imediatamente. Claro que existem alguns indivíduos que preferem investigar sobre todos os detalhes da mercadoria lançada para certificar-se de que ela é funcional.

E não há maneira melhor de desenvolver um projeto totalmente novo reconhecendo os problemas enfrentados pelo público-alvo. Às vezes as situações mais contraditórias e que precisem de soluções de baixo custo podem ser a base do seu projeto.

Marcar presença nas redes sociais

Estar presente nas redes sociais significa ter seu espaço no concorrido mundo digital. Seja qual for o setor do seu negócio, ter um perfil nas principais mídias sociais pode auxiliar no reconhecimento do público-alvo. Não somente isso, mas também a conquistar novos clientes. A opção de compartilhar publicações nesses aplicativos facilita a comunicação entre os usuários.

Quando temos um produto ou serviço exclusivo, podemos divulgar imagens ou vídeos curtos apresentando seus benefícios. Assim que os clientes em potencial visualizarem essas publicidades interessantes, logo vão comentar com seus amigos ou colegas que tenham os mesmos gostos.

De forma geral, essas plataformas cresceram significativamente ao passar dos anos e ter um perfil profissional faz toda a diferença. A principal vantagem desses canais digitais está na possibilidade da conquista de um público-alvo específico, considerando idade, gênero e preferências.

Por isso, os empreendedores devem estar atentos sobre o que está acontecendo e o que está sendo comentado nas redes. Um conteúdo sobre um determinado assunto pode ser valioso em um momento, mas em outro nem tanto. Então, se você pretende começar o projeto de um novo produto, considere ter um perfil ativo e engajado com clientes para sua marca.

Providenciar um banco de ideias

Para ter um banco de ideias é preciso captá-las e organizá-las em categorias semelhantes. Talvez a ideia de um projeto novo seja muito interessante para as comemorações de final de ano, mas o que fazer quando estamos no primeiro semestre? A resposta é simples, engavetar e reformular essas sugestões ao longo dos meses.

É comum que as equipes comuniquem em reuniões algumas ideias simples e surpreendentes que podem ser desenvolvidas e aprofundadas. Não é recomendado lançar um projeto às pressas, por isso, crie um armazenamento de ideias.

Grave as reuniões e crie um arquivo compartilhado com os colaboradores para que eles compartilhem suas ideias. Após alguns meses, vamos ter várias sugestões interessantes para lançar no mercado. E quem sabe um desses projetos ajude sua empresa a alcançar o sucesso?

Como a tecnologia influencia a estratégia de inovação e criação de um produto?

Nos últimos anos, a presença da tecnologia em nossas vidas repaginou a maneira de viver. É surpreendente como ferramentas tecnológicas facilitaram o cotidiano das pessoas e agora é difícil pensar em como viver sem elas. O uso da tecnologia tem um efeito transformador para os empreendedores que buscam criar um projeto novinho em folha.

Mas por qual motivo devemos incluir esses serviços em inovação e novo produto? As soluções inteligentes oferecidas pela Project Builder são essenciais para tornar seu empreendimento mais moderno. Então, se você pretende ficar à frente da concorrência com estratégias geniais e perspicazes, precisa contar com serviços tecnológicos.

Essa é uma das maiores empresas desenvolvedoras de soluções eficazes em gestão de projeto. Estamos nos referindo a uma marca reconhecida tanto no Brasil quanto no exterior, com êxito na criação de softwares de gerenciamento de projetos do mercado.

Se a sua equipe de inovação está pensando em elaborar um projeto novo, que tal aprimorá-lo com tecnologias de ponta? O resultado será encantador e essa ajuda pode ser a razão para fidelizar clientes em pouco tempo.

E aí? Você também acha importante diferenciar esses dois conceitos? Como podemos ver, é de grande importância produzir em termos de inovação dentro da sua empresa. Aproveite que está em nosso blog e compartilhe a postagem nas redes sociais. Os seus amigos e colegas empreendedores podem gostar das informações nesse artigo!

Como definir o escopo do projeto? 4 processos de entrada fundamentais!

O gerenciamento efetivo de projetos começa pela compreensão de suas partes e etapas fundamentais. Por isso, saber o que significa escopo do projeto é especialmente importante.

Pode-se dizer que essa é a parte do planejamento que determina e documenta uma lista de objetivos específicos, entregas, tarefas, custos e prazos. Ele é elaborado para explicar os limites de um projeto, estabelecer responsabilidades de cada membro da equipe e apontar os procedimentos tanto para a realização quanto para a verificação e aprovação do trabalho.

É também o escopo que fornece ao gestor as diretrizes para a tomada de decisões sobre solicitações de mudança durante a realização. Afinal, é natural que partes de um grande projeto mudem ao longo do caminho.

No entanto, será que você sabe quais são os processos fundamentais para a definição do escopo de um projeto? Continue lendo este conteúdo para entender.

Por que a definição do que é escopo do projeto é tão importante?

Segundo o Guia PMBOK®, o escopo de um projeto consiste no trabalho que é necessário para entregar um serviço, produto ou resultado com características e funções especificadas. Assim, é no escopo que se define claramente o que está e o que não está incluído no projeto.

Controle de etapas

Também é nele que se controla o que é adicionado ou removido ao longo do caminho — estabelecendo, ainda, os mecanismos de controle para tratar os fatores que podem resultar em mudanças não previstas. Sem a definição do escopo, portanto, não se pode estimar o custo e o tempo demandados pelo projeto.

Nesse sentido, gerir um escopo de forma eficaz exige uma boa e clara comunicação, pois garante que os membros da equipe vão entender e concordar com a forma como serão cumpridas as metas preestabelecidas.

Prevenção de custos e perdas

Às vezes, devido alguma falta de comunicação, o escopo pode precisar ser modificado. Isso afeta diretamente o custo e perturba o cronograma, causando perda de recursos financeiros e tempo, e até o desgaste da motivação da equipe.

Aumento da qualidade de entrega

Por tudo isso, percebe-se a sua grande importância não só para a equipe do projeto, mas também para os stakeholders, que atuam no desenvolvimento estratégico dos negócios da empresa. A elaboração de um escopo detalhado ainda é fundamental para a satisfação do cliente, bem como para a eficiência do trabalho a ser realizado.

O que é o plano de gerenciamento do escopo?

Contudo, não basta fazer uma definição ou elaboração acertada do escopo. É preciso fazer um plano de gerenciamento do escopo, o que envolve a gestão de todos os processos do projeto. Isso evita os principais problemas que um projeto pode enfrentar, especialmente o inchaço das atividades e a perda do controle dos requisitos.

Esse gerenciamento do escopo, no geral, lida com três questões essenciais do projeto.

  • Qual problema se quer solucionar?
  • Quais são os resultados que se espera obter?
  • Quais metas devem ser atendidas para se conseguir os resultados esperados?

Enfim, por meio do escopo do projeto define-se todo o trabalho que deve ser feito, e deve-se garantir que apenas o que foi estabelecido seja realizado. O líder de projeto deve, portanto, assegurar que não haja ações além do que foi planejado, evitando qualquer trabalho adicional ao escopo.

Quais são as técnicas possíveis para obter resultados?

Para identificar todas as etapas, demandas e responsabilidades, é possível utilizar algumas técnicas para definição de escopo. Afinal, antes de começar o planejamento, é necessário ter uma visão geral.

A realização de entrevistas com o cliente, por exemplo, permite entender as expectativas. Depois, uma análise de produto e mesmo um brainstorming ajudam a decompor o projeto em tarefas menores, com objetivos específicos em cada ponto.

Também é possível realizar coletas e análises de dados, utilizar a documentação anterior como base, adotar diagramas e assim por diante.

O mais importante é que várias dessas técnicas podem ser usadas juntas, o que favorece a conquista de resultados nesse sentido.

Quais são as consequências de ignorar a elaboração de escopo?

Ignorar a elaboração do escopo pode causar diversos problemas para o projeto e para o negócio, em geral. A falta de planejamento diminui as chances de o projeto ser bem-sucedido e há grandes riscos de o cliente ficar insatisfeito.

Além disso, é preciso considerar que os custos e desperdícios aumentam, bem como o prazo de execução.

O time também tem menos orientação sobre como proceder e a colaboração pode ser suprimida ou comprometida por causa disso. Além disso, a inexistência de escopo faz com que mais solicitações apareçam durante a execução, o que prejudica o fluxo de trabalho.

Então, obter sucesso no projeto, de forma consistente e escalável, é impossível quando esse elemento é ignorado.

Depois de saber o que é escopo, vale entender que a definição envolve a preparação de uma descrição detalhada do projeto e de seus principais subprodutos.

Vejamos, então, quais são os processos de entrada fundamentais para que isso se realize da maneira mais estratégica e eficiente possível.

1. O plano de gerenciamento do escopo

Muito conhecido pela sigla PGE, o plano de gerenciamento do escopo é um documento no qual deve ser descrito como será a definição, o desenvolvimento, a monitoria, os controles e a análise (a verificação) do escopo. Ele também serve como um dos planos auxiliares do plano macro de gerenciamento do projeto.

Para isso, o desenvolvimento de um plano de gerenciamento do escopo do projeto deve abranger os seguintes processos, segundo as melhores práticas do Guia PMBOK®:

  • planejar o gerenciamento do escopo: documentar como o escopo será definido, validado e controlado;
  • coletar os requisitos: definir e documentar as necessidades das partes interessadas para atingir os objetivos do projeto;
  • definir o escopo: realizar uma descrição detalhada do projeto e do produto;
  • criar a Estrutura Analítica do projeto (EAP): subdividir os produtos e o trabalho em componentes mais gerenciáveis;
  • validar o escopo: formalizar a aceitação dos produtos do projeto;
  • controlar o escopo: monitorar o escopo e gerenciar alterações na linha de base do escopo.

Vale ressaltar que é crucial que o PGE seja um documento fácil de ser entendido, pois todas as partes interessadas no projeto precisam ficar alinhadas e compreender bem todas as suas diretrizes.

2. O termo de abertura do projeto

O termo de abertura, muitas vezes chamado de Project Charter, é o documento que formaliza a autorização de um projeto.

É ele quem dá ao gerente do projeto a autoridade para iniciar a aplicação dos recursos organizacionais nas atividades planejadas. É por isso que o gerente do projeto sempre é designado antes do início do planejamento e, preferencialmente, antes do processo de desenvolvimento do termo de abertura.

Outro ponto importante é que o termo de abertura do projeto deve ter aprovação do patrocinador (quem financia e provê os recursos).

Vejamos, agora, as principais informações que compõem um termo de abertura:

  • a designação do gerente de projetos, com nível de autoridade devidamente atribuído;
  • os requisitos para satisfazer as necessidades primordiais de todas as partes;
  • as necessidades de negócios;
  • os requisitos do produto/serviço para o qual o projeto será realizado;
  • os objetivos e justificativas do projeto;
  • um cronograma sumarizado;
  • a influência de todas partes;
  • as organizações funcionais;
  • as premissas e restrições organizacionais, ambientais e externas;
  • caso de negócios que justifique o projeto (inclui também o ROI);
  • um orçamento sumarizado.

O termo de abertura do projeto, portanto, precisa conter informações sumarizadas, mas também com o nível de detalhamento necessário para a aprovação, ou não, do projeto.

3. A documentação dos requisitos

De acordo com o Guia PMBOK®, a documentação dos requisitos descreve como cada um deles atende às necessidades do negócio.

Em outras palavras, para formatar a documentação dos requisitos, o gerente deve se perguntar quais necessidades serão atendidas e como elas estão atreladas aos objetivos — sempre partindo de uma descrição macro e detalhanda conforme a evolução do projeto.

Assim, é importante que os requisitos sejam descritos de forma clara, evitando dupla interpretação. Sempre que possível, também, devem ser usados critérios de aceitação mensuráveis, pois isso retira qualquer subjetividade da avaliação.

4. Os ativos de processos organizacionais e fatores ambientais da empresa

Os ativos de processos organizacionais são aqueles que estão relacionados aos processos do negócio que contribuirão para o sucesso do projeto. Isso significa que quanto maior for o nível de maturidade da empresa em gerenciamento de projetos, maior será a contribuição dos ativos organizacionais.

Geralmente, os ativos de processos organizacionais existem — e são de fácil localização — quando há um escritório de projetos eficaz dentro da empresa. Eles podem ser:

  • planos formais ou informais, diretrizes e procedimentos, normas e políticas internas;
  • requisitos de comunicação, gerenciamento de questões e defeitos, controles financeiros e tratamento de riscos;
  • procedimentos de qualidade, auditorias, listas de verificação, direcionamentos de trabalho, regras gerais dos diversos departamentos da empresa;
  • arquivos com base de conhecimento dos projetos antigos (lições aprendidas, dados históricos etc.) — informações documentadas que ajudem no sucesso de novos projetos.

Nesse sentido, os ativos de processos organizacionais consistem nas informações, ferramentas e documentos que a empresa tem, e que poderiam auxiliar no planejamento e execução dos projetos.

Já os fatores ambientais da empresa se referem a qualquer fator no ambiente interno ou externo à instituição e que não pode ser controlado pela equipe, mas que ainda pode afetar o sucesso do projeto.

Confira, a seguir, alguns exemplos mais comuns de fatores ambientais da organização:

  • cultura e estrutura organizacional;
  • condições econômicas e do mercado de trabalho;
  • atitudes e tolerância em relação a riscos;
  • normas governamentais;
  • disponibilidade de recursos e skills;
  • políticas, procedimentos e diretrizes relacionadas ao planejamento das atividades;
  • banco de dados comerciais;
  • regulamentos, norma, regras e diretrizes governamentais específicas de cada área do projeto;
  • fornecedores, termos e condições;
  • recursos humanos existentes.

Todos esses fatores podem ser considerados nas diferentes etapas a serem executadas no projeto, buscando evitar o insucesso dos processos por meio de análises preventivas e simulações. É importante que o gestor conheça a fundo esses fatores, e aprenda com seus erros para que se qualifique cada vez mais no gerenciamento de projetos futuros.

Quais são os desafios na definição do escopo do projeto?

Mesmo sabendo o que é escopo e qual é a sua importância, pode acontecer de essa parte do projeto ser elaborada incorretamente. Isso acontece quando alguns erros não são observados ou boas práticas não são totalmente aplicadas.

Agora, veremos alguns problemas que podem surgir durante a definição e documentação do escopo do projeto, e como lidar com eles. Confira.

1. Ambiguidade

Ao fazer a definição do escopo, pode haver confusão entre o conceito de “tarefas” e de “produtos”.

As tarefas são ações e atividades que geram a conclusão de um produto ou subproduto. Nesse caso, classificar uma tarefa como produto e vice-versa retrata uma falta de entendimento de como deve ser feita a definição de um escopo.

Esse tipo de situação pode resultar também de interpretações ambíguas sobre as informações, o que, muitas vezes, leva a um trabalho desnecessário. Portanto, evite isso elaborando um escopo preciso e claro, que vá direto ao ponto.

2. Definição incompleta

Um escopo é considerado incompleto quando o seu detalhamento está insuficiente, o que prejudica o mapeamento eficaz de tarefas, de custos e do tempo para a realização de cada atividade.

Geralmente, a falta de conhecimento técnico dos profissionais que estão fazendo a definição do escopo do projeto é um fator que pode implicar nessa falta de detalhamento de documentos e levantamentos quantitativos.

Seja como for, escopos incompletos levam aos famosos “deslizamentos” de agenda, que podem acarretar aumento de custos. Logo, garantir um escopo completo e preciso também evita isso.

3. Transitoriedade

Atualmente, o tempo gasto para elaborar escopos tem diminuído em decorrência de prazos mais apertados e da redução de custos. Com isso, muitas vezes, são feitos escopos transitórios, o que tem prejudicado o sucesso de projetos e a obtenção de lucro para as empresas.

Grosso modo, escopos transitórios tendem a sofrer aumentos constantes, que são a principal causa de atrasos nas entregas e projetos “sem fim”. Portanto, é fundamental que o documento seja finalizado corretamente, e que permaneça inalterado durante todo o cronograma.

Caso seja realmente necessário realizar mudanças no escopo, recomenda-se que estas sejam documentadas. Também devem estar sujeitas à aprovação do gerente de projetos, dos clientes e do time de colaboradores, além de serem comunicadas a todos os envolvidos no projeto.

4. Falta de comunicação e colaboração

Como já comentamos, problemas de comunicação podem ocasionar falhas de colaboração. Logo, é importante certificar-se de que a mensagem que você passou para a sua equipe foi bem compreendida por todos, e de que a comunicação entre os colaboradores está sendo realizada de forma acertada.

Um escopo que não é preparado de forma colaborativa pode provocar interpretações erradas. Para que isso não aconteça, o documento deve ser compartilhado com todas as partes interessadas em cada etapa do processo de definição. Os ruídos básicos na comunicação — como enviar um e-mail e tê-lo direcionado para a caixa de spam, por exemplo — precisam ser erradicados.

5. Ignorar os riscos no escopo do projeto

Sem dúvida, saber gerenciar riscos é um dos principais segredos para a realização de projetos bem-sucedidos. Ainda assim, algo muito negligenciado na hora de fazer a definição do escopo do projeto é a análise dos fatores que podem impactar negativamente o bom andamento e execução das tarefas.

É muito importante que o gestor descubra quais são as possíveis ameaças que podem ocorrer em cada etapa do projeto, para tomar medidas preventivas e garantir a minimização e até mesmo a eliminação desses riscos.

Dessa forma, portanto, para que o projeto a ser realizado seja bem-sucedido, é imprescindível elaborar um plano de gerenciamento do escopo do projeto para documentar como o escopo será definido, validado e controlado.

6. Desconsideração sobre os riscos do projeto

Por melhor que seja um escopo, é natural que ocorram imprevistos ou dificuldades durante a execução. O cliente pode solicitar alguma alteração ou algum tipo de atraso pode ocorrer. Quando isso não está previsto no escopo, todo o planejamento é prejudicado. O cenário se concretiza, normalmente, por uma falta de consideração a respeito dos riscos associados ao projeto.

Por isso, o ideal é pensar em quais são os riscos oferecidos pelo projeto e pelos resultados que são esperados. Somente dessa maneira é possível ter uma ideia realista sobre prazos, custos, tarefas e demais recursos utilizados.

7. Falta de comunicação

Sabendo o que é escopo e qual é a sua importância, fica claro que não é interessante elaborá-lo de maneira isolada ou individual. Afinal, há muitas pessoas responsáveis que estão envolvidas no projeto. Quando isso acontece, toda a execução é prejudicada.

O melhor jeito de evitar a falha de comunicação é por meio da identificação das partes interessadas e do contato com essas pessoas. Assim, pode-se garantir uma atuação alinhada com as características de todos.

Além disso, é importante atuar com clareza, evitando a ambiguidade — que, como visto, é uma falha que deve ser prevenida a todo custo. Com menos ruídos e mais integração, o planejamento se torna muito mais eficiente e com maior qualidade.

8. Ignorar o estabelecimento de premissas

As premissas ajudam a definir o que é essencial para executar o projeto, em suas diferentes fases. Quando elas são desconsideradas, não há um entendimento claro do que deve estar disponível e como deve ser usado.

Além disso, é preciso compreender que a falta desse entendimento faz com que os stakeholders não entendam, completamente, as necessidades desse ponto. Por isso, é muito importante estabelecer premissas, inclusive com recursos e etapas óbvias da execução.

9. Desalinhamento de expectativas

Ao elaborar um escopo, é indispensável que as expectativas estejam completamente alinhadas com os stakeholders. Do contrário, isso pode gerar insatisfação e mesmo motivar as mudanças no escopo quando ele já estiver em execução.

Basta pensar em um escopo que define um prazo ou um orçamento que não são condizentes com as expectativas do cliente e do patrocinador. Se o projeto for executado assim, poderá até se tornar inviável.

Portanto, é preciso garantir que o planejamento esteja de acordo com as necessidades e as preferências das partes interessadas. Na prática, isso melhora o nível de satisfação.

10. Indefinição sobre responsabilidades

Não é suficiente estabelecer tudo o que tem que ser feito se não houver uma definição clara das responsabilidades. Quando isso acontece, o escopo se torna incompleto e menos funcional, já que não cumpre completamente o seu papel de auxiliar na execução do projeto.

Para evitar que isso aconteça, cada tarefa e cada resultado esperado deve estar associado a um ou vários responsáveis. Assim, é possível garantir que os integrantes assumam suas atividades. O ideal é delegar de acordo com habilidades, interesses e disponibilidade, de modo a favorecer a produtividade.

11. Falta de conhecimento técnico

Conhecer os princípios e as boas práticas do gerenciamento de projetos é indispensável para criar um bom escopo. No entanto, isso não é suficiente — especialmente quando se trata de algo complexo ou com características bem específicas. A falta de aplicação de conhecimento técnico, portanto, pode comprometer a definição.

Além de sabendo o que é escopo e para o que ele serve, você tem que entender que é preciso se antecipar aos desafios e às necessidades de execução.

Um projeto de desenvolvimento de software, por exemplo, só pode ser plenamente avaliado e definido se houver um entendimento das etapas, das ferramentas e das dificuldades, certo?

Então, é preciso aplicar as características técnicas sobre a execução para acertar no planejamento. Se você não for um especialista da área, basta contar com o apoio de stakeholders ou mesmo com integrantes do time para ter uma definição orientada sobre o que deve ser realizado.

Quando fazer mudanças no escopo e como lidar com elas?

Ao elaborar um planejamento desse tipo para o projeto, a intenção é que ele abranja todas as questões relevantes e até se antecipe ao problema. Então, o interesse é que não seja necessário fazer alterações.

No entanto, mudanças podem ser necessárias em algumas situações. Diante de imprevistos não contemplados ou que não possam ser absorvidos, por exemplo, é essencial realizar a alteração. Além disso, é algo que pode partir dos próprios stakeholders, em busca do produto esperado.

No geral, o ideal é propor as mudanças e fazer com que elas passem pela aprovação das partes interessadas — inclusive, do time. Com o sinal verde, é possível atuar para que as transformações sejam implementadas, corrigindo o curso de execução.

Saber o que é escopo do projeto cria as bases necessárias para elaborar esse planejamento. No entanto, também é preciso conhecer quais técnicas usar, as etapas necessárias e, é claro, os erros a evitar. Assim, a elaboração será muito mais eficiente e ajudará na conquista do desempenho desejado.

Como definir o escopo dos seus projetos?

A definição do escopo de projetos, como apontamos, é algo muito importante para o sucesso das suas estratégias diárias. Portanto, a melhor forma de definir o escopo das suas iniciativas é conhecendo as principais práticas utilizadas pelo mercado com esse fim. Confira a seguir os passos básicos para ter um escopo bem delimitado em seus projetos.

Faça a coleta das necessidades das partes envolvidas

Esse primeiro passo é crucial para o planejamento de qualquer projeto e traz benefícios que vão além dos que afetam exclusivamente a parte da definição de escopo. Conhecer as demandas de todas as partes envolvidas no projeto facilita a orientação de ações, a criação dos objetivos gerais e a priorização de atividades. Ao mesmo tempo, deixa os prazos mais robustos e alinhados com o perfil do time disponível.

No caso do escopo, saber as necessidades das partes envolvidas amplia a habilidade da empresa negociar e delimitar o escopo sem deixar de fora o que for prioritário. Assim, tudo o que for executado representará a realidade das demandas dos times e, com isso, o nível de satisfação será sempre o maior possível.

Crie uma descrição detalhada do projeto e do produto ou solução

Uma vez que o escopo tenha sido delimitado considerando as demandas de cada stakeholder, é a hora de montar o projeto e o produto que deverá ser entregue ao final de todas as etapas.

Nesse caso, é importante que a empresa busque o máximo de detalhes e clareza ao delimitar todos os requisitos do projeto. Isso evitará surpresas negativas, como erros na entrega de prazos ou atrasos causados por falhas na delimitação de tarefas.

A descrição do projeto deve considerar tudo o que está dentro do escopo. É importante que o time saiba o que é prioritário e o que é secundário, assim como as responsabilidades de todos os envolvidos. Isso facilitará o dia a dia de todos, que poderão definir as suas atividades com qualidade e segurança de que o que é prioridade sempre será entregue.

Realize a subdivisão dos produtos e do trabalho em componentes mais gerenciáveis

A gestão de um projeto nunca é algo simples. Times com habilidades e perfis diferentes precisam ser alinhados continuamente para evitar atrasos e erros. Além disso, cada um deve ter uma visão clara sobre as suas tarefas, mitigando riscos de conflitos.

Se o conflito é bem definido, estes riscos se tornam menores. No entanto, para garantir que ninguém saia do seu escopo, ter uma subdivisão de produtos e tarefas bem-feitas é crucial. Ela auxilia os times a entenderem melhor o que deve ser feito, quando deve ser feito e como deve ser feito.

Em outras palavras, organizar a estrutura do projeto adequadamente ajuda os profissionais a entenderem a melhor maneira de executar o seu trabalho. Desse modo, os times terão mais agilidade nas entregas e dificilmente desperdiçarão recursos. Afinal de contas, eles sempre estarão focados no que é prioritário para cada etapa dar certo.

Formalize a aceitação dos produtos ou soluções do projeto

Garantir que todos estão devidamente alinhados é um processo simples, mas que sempre tem um bom impacto no sucesso de um projeto.

Quando esse cenário ocorre, a empresa tem menos erros, atrasos e conflitos em cada etapa. Além disso, consegue manter todos com um direcionamento adequado e com uma visão completa sobre os objetivos das etapas e as suas responsabilidades.

Para garantir que as equipes estão alinhadas adequadamente, um caminho simples é formalizar a aceitação de produtos e metas de todo o projeto. Cada detalhe deve ser conferido com os líderes para que o Project Manager consiga validar os pontos do projeto adequadamente.

Assim, conforme o projeto evoluir, o gestor poderá focar em rotinas críticas com a certeza de que o resto está funcionando adequadamente.

Monitore o escopo

O monitoramento das equipes é um processo constante e que deve ser executado para vários objetivos. Quando falamos de riscos, por exemplo, essa atividade evita que eles se tornem realidade e que a empresa reaja com atraso.

Já no caso do escopo, monitorar times tem um papel estratégico para a empresa: a partir dessa rotina, eventuais atividades que fogem do escopo serão detectadas e corrigidas rapidamente.

Em outras palavras, o gestor precisa se manter atento aos processos de todas as equipes para reduzir as chances de o escopo ser quebrado a qualquer momento. Esse trabalho precisa ser proativo e contínuo. Se bem-feito, os profissionais envolvidos com o projeto manterão um bom foco até o seu fim e, assim, deixarão de gastar os seus recursos com atividades não estratégicas.

Mantenha uma rotina de gerenciamento das alterações na sua linha de base

Um projeto pode sempre mudar ao longo da sua execução. Em geral, aliás, é isso o que acontece: a empresa encontra imprevistos ao longo das etapas e, diante disso, precisa fazer ajustes nas suas metas e prioridades.

Manter uma rotina de gestão dessas modificações é um passo importante quando falamos de gerenciamento de escopo de projetos. Isso garante que todos estarão alinhados sobre qual é o escopo do projeto e quais limitações devem ser feitas independentemente das mudanças que forem aplicadas. Assim, as chances do resultado ficar dentro do esperado serão muito maiores.

Como a Project Builder pode ajudar nesse processo?

Para que projetos consigam dar certo, ter um time de especialistas ao seu lado é sempre muito importante. O time precisa estar preparado para trabalhar com base nas melhores práticas do mercado. Nesse contexto, uma empresa capaz de orientar e entregar as melhores ferramentas do mercado é algo estratégico.

A Project Builder pode ser essa parceira. Nossa equipe está preparada para orientar times na implementação de melhores práticas de trabalho, sempre pautadas por boas metodologias e a integração da tecnologia de ponta no seu dia a dia. Assim, com o apoio de bons sistemas de gestão de projetos, o negócio poderá direcionar as suas atividades para que elas consigam se manter dentro do escopo sem grandes dificuldades.

O escopo do projeto é algo fundamental para o sucesso de todas das etapas. Quando ele é bem definido, erros e desperdícios deixam de ser uma realidade. Ao mesmo tempo, o time entregará um resultado de muito mais qualidade.

Portanto, não deixe de trabalhar para implementar sempre boas práticas de gerenciamento de escopo. Elas garantirão que o seu projeto terá o sucesso esperado com baixo esforço e a maior satisfação possível dos stakeholders.

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Gerenciamento de projetos e big data: entenda a relação entre eles

A sua equipe conhece a relação entre gerenciamento de projetos e Big Data? No ambiente corporativo atual, entender como os projetos podem ser otimizados com o apoio da análise de dados é algo capaz de mudar radicalmente o fluxo de trabalho da companhia. Afinal, essa é uma estratégia que pode reduzir custos, melhorar a agilidade diária e manter os riscos dentro de uma margem segura.

Por isso, o time deve estar sempre preparado para trabalhar o gerenciamento de projetos e o Big Data lado a lado. Isso atrairá melhores resultados, além de manter todos os times mais eficientes e com boa performance em todas as etapas do projeto.

Se você tem dúvidas sobre como isso pode ser feito, veja o texto a seguir!

O que é o gerenciamento de projetos?

É um conjunto de práticas usadas por empresas para reduzir custos, alinhar expectativas e garantir que os objetivos de cada projeto sejam atingidos com o menor custo possível.

Para isso, são usadas ferramentas que permitem limitar as chances de problemas acontecerem, eliminar gastos desnecessários e, a longo prazo, maximizar os lucros obtidos. Em outras palavras, o gerenciamento de projetos atua para reduzir riscos e maximizar as chances de um projeto dar certo, sempre com o menor número de problemas.

Quais ferramentas são usadas pelos gestores para atingir bons resultados?

No processo de gerenciamento de projetos, as empresas usam vários instrumentos para maximizar o custo-benefício da iniciativa. Entre as ferramentas tecnológicas e operacionais, podemos apontar:

  • sistemas de gestão de projetos, para manter as equipes integradas;
  • ferramentas tecnológicas de distribuição e acompanhamento de tarefas, para reduzir atrasos;
  • soluções de comunicação focadas em manter equipes unificadas, mesmo em ambientes de trabalho remoto;
  • metodologias de gestão, que auxiliam a equipe a buscar o resultado esperado;
  • análises de prevenção e mitigação de riscos;
  • indicadores de performance;
  • feedbacks nas equipes.

Todas essas soluções contribuem para criar um ambiente mais flexível, integrado e eficiente. Os times trabalharão lado a lado com menos riscos e problemas de comunicação. Ao mesmo tempo, conseguirão atingir os resultados esperados rapidamente, com expectativas e metas corretamente alinhadas.

Como o Big Data ajuda na gestão de projetos?

O Big Data tem auxiliado empresas de todo o planeta a terem grandes ganhos, quando falamos do uso da tecnologia para tornar os negócios mais eficientes e dinâmicos. A partir da análise de dados, os negócios conseguem mitigar riscos, melhorar investimentos e maximizar a sua habilidade de se colocar como uma marca inovadora.

A seguir, veja alguns processos nos quais o gerenciamento de projetos e Big Data pode gerar bons resultados!

Priorização de atividades

Projetos devem ser rápidos e sempre focados na entrega inteligente de etapas. Para isso, por exemplo, muitos negócios usam as metodologias. Afinal, elas contribuem para dar uma base operacional para entender o que é mais importante para a empresa e se preparar adequadamente.

Uma estratégia que combina metodologias de gerenciamento de projetos e Big Data torna-se muito mais eficiente na hora de definir o que será priorizado, a partir da análise inteligente de dados. Portanto, as equipes conseguirão estruturar uma rotina de trabalho que foca no que é crítico e que precisa ser entregue mais rapidamente. Com isso, os resultados atingidos a médio e a longo prazo serão muito melhores.

Análise de vulnerabilidades

Esse é um grande problema para qualquer projeto. Elas contribuem para o time perder performance e o custo ser ampliado. Além disso, podem atrair prejuízos indiretos, como a insatisfação do cliente.

Quando a análise de dados é usada para prevenir esse tipo de problema, o gestor rastreia riscos muito mais facilmente. O gerenciamento de projetos ao lado do Big Data permite ao negócio entender, a partir do uso inteligente de informações de projetos anteriores, o que pode contribuir positiva e negativamente para a performance da equipe. Com isso, os gestores são capazes de identificar rapidamente possíveis problemas e se posicionar do modo correto.

Otimização da gestão de qualidade

A qualidade do produto final de um projeto pode afetar diretamente a satisfação do negócio. Por isso, muitos negócios buscam atingir o maior nível de qualidade possível. Isso pode ser feito com o apoio de um processo de aprendizado contínuo, capaz de identificar problemas do passado e, assim, estruturar melhores práticas no futuro.

Na gestão de qualidade, o Big Data auxilia os gestores a cruzar indicadores e a ter uma visão mais abrangente sobre todos os pontos que podem afetar a qualidade do produto final. Isso dará um conhecimento amplo sobre como as suas escolhas afetaram os resultados, assim como informações úteis para o planejamento futuro. Desse modo, a gestão de médio e longo prazo será otimizada continuamente.

Por que contar com a Project Builder na hora de montar os seus projetos?

O emprego de tecnologias como o Big Data na gestão de projetos não é um processo simples. Ele demanda preparo especializado, assim como as ferramentas de TI adequadas. Por isso, se a sua empresa tem dúvidas sobre como integrar a gestão de projetos e o Big Data, o apoio de uma equipe de especialistas pode ser a melhor escolha.

A Project Builder tem o time ideal de consultores para guiar o seu negócio na hora de integrar a política de gerenciamento de projetos e Big Data. Eles farão a análise completa das demandas do negócio e, assim, ajudarão na escolha de boas ferramentas tecnológicas e na integração delas no dia a dia do negócio. Então, o negócio poderá usar a análise de dados sem comprometer os seus resultados.

Por isso, não deixe de buscar a equipe da Project Builder quando o seu negócio desejar integrar gerenciamento de projetos e Big Data. Fazer isso com o apoio adequado será crucial para mitigar problemas e maximizar a sua performance. Desse modo, todos os projetos se tornarão mais lucrativos e alinhados com as demandas do mercado corporativo moderno.

Quer saber mais sobre os nossos serviços e como podemos colaborar para o seu negócio ter alta performance no dia a dia de seus projetos? Então, fale já com a gente!

Kick-off Meeting: quais as vantagens da reunião no início do projeto?

Com o aumento da concorrência e o nível de satisfação dos clientes cada vez mais elevado, o alinhamento dos projetos tornou-se fundamental para o bom andamento dos negócios. Produtividade e eficiência são essenciais para realizar um trabalho de qualidade, e é por isso que fazer uma Kick-off Meeting é tão importante.

Qualquer empresa que deseja realizar projetos e executar estratégias bem elaboradas, para entregar produtos finais considerados melhores do que os da concorrência, precisa estar com toda a equipe engajada em um mesmo objetivo. A comunicação desempenha papel fundamental no sucesso de um negócio, e a reunião Kick-off é o melhor momento para que todos possam trocar informações relevantes.

Deseja saber mais sobre a Kick-off Meeting? Continue sua leitura!

O que é Kick-off Meeting?

Kick-off, traduzido para o português, significa dar início. Esse é um termo que antigamente era muito utilizado no ambiente esportivo, mas que agora vem sendo muito aplicado no mundo corporativo. As reuniões são realizadas para iniciar um projeto específico que ainda precisa ser elaborado. Nesse encontro são pontuados vários tópicos, tais como:

  • validar os objetivos;
  • esclarecer dúvidas;
  • estipular prazos;
  • ouvir as ideias pertinentes ao projeto.

Portanto, o objetivo principal da reunião é fazer com que todos os envolvidos saibam o que precisam efetuar em cada etapa do projeto, evitando falhas de comunicação e fazendo com que o trabalho em equipe seja realizado com tranquilidade. O gestor deve assegurar que todos realizem um bom trabalho e que tenham um relacionamento harmonioso durante todo o processo.

Quais são os principais pontos tratados nessa reunião inicial?

Ao invés de apenas os gestores planejarem uma estratégia para a realização de um projeto, todos os incluídos na conversa participam do plano desde o início até sua finalização. Nesse encontro entre toda a equipe, os principais pontos a serem tratados são:

  • apresentar uma ideia;
  • mostrar o que é desejado de um determinado projeto;
  • especificar as funções de cada profissional que vai participar.

Essa é uma prática muito importante para os gestores que desejam ter a dedicação de sua equipe, afinal, todos os envolvidos podem dar sugestões e debater questões pertinentes. Sem contar que realizar a reunião Kick-off é uma atitude de liderança que serve para reduzir erros e visualizar com mais clareza os resultados alcançados.

Quais são as maiores vantagens da Kick-off Meeting no início do projeto?

Muitos projetos que parecem ser bons fracassam por falta de informações. Enquanto a equipe pensa em fazer de uma forma, os clientes pensam de outra maneira. Mesmo que os pontos primordiais já tenham sido abordados em algum momento, algo pode passar despercebido. Por essa razão, é importante rever os aspectos mais importantes e tirar as dúvidas que ainda possam existir. Veja abaixo quais são as vantagens de fazer a reunião!

Alinhamento de expectativas

A reunião de Kick-off, que é um encontro de alinhamento de todas as partes interessadas em um projeto, ocorre para que as expectativas sejam alinhadas. Essa é a ocasião na qual o cliente expõe os seus pensamentos e conhece os marcos do projeto. Sem contar que é nela que são apresentados entre si os gerentes de projetos e os líderes de equipe que darão andamento à proposta.

Redução de erros e falhas

A reunião de Kick-off deve ser um marco importante para que um projeto possa ser iniciado e para que seu sucesso seja garantido. Tal atitude evitará conflitos futuros e diminuirá a chances de ocorrerem erros durante o processo de execução, pois os trabalhos serão mais ágeis e todos saberão antecipadamente o que devem fazer.

Motivação

Participar de uma reunião Kick-off, além de empolgar a equipe de trabalho, ainda motiva o cliente que terá uma boa base de como o seu projeto será realizado. Para que todos os objetivos sejam alcançados, é importante que os participantes estejam com vontade de fazer dar certo. Por isso, o gestor que estiver apresentando o planejamento deve ser um profissional positivo e que passe confiança a todos.

Engajamento dos profissionais

Um desafio que preocupa muitos é manter os profissionais engajados. Colocar o time de trabalho por dentro de todos os assuntos faz com que todos mantenham o foco e se entendam no decorrer do processo. Em decorrência disso, a equipe terá um alto nível de produtividade.

Aumento das chances de bons resultados

Se a reunião for bem realizada e atingir os resultados desejados, ela tornará as tarefas mais fáceis. Durante a execução do projeto, muitos problemas podem ser evitados pela troca de dados entre os interessados. Por outro lado, muitas soluções interessantes são encontradas em grupo.

Esclarecimento de dúvidas

Praticamente todas as dúvidas referentes ao projeto são esclarecidas logo no início da execução. Basta todos comparecerem no dia e horário estipulados e as principais questões serão abordadas, podendo haver debates entre as partes, líderes, colaboradores, clientes, entre outros.

Qual deve ser o primeiro passo para a realização de uma Kick-off Meeting?

Agora que você já sabe quais são as principais vantagens de fazer a reunião Kick-off, não deixe de averiguar quais são os passos para realizar um encontro bem-sucedido. Veja abaixo as principais dicas para que a troca de opiniões seja um sucesso!

Definir o momento certo

O primeiro passo a ser dado pela gestão é analisar o melhor dia e horário para se reunir com todos. O ideal é verificar com o cliente qual é a ocasião perfeita para ele participar do evento. Não se esqueça de ver como está o tempo dos funcionários que não podem ter as suas metas de trabalho prejudicadas.

Escolha os responsáveis pela execução dos trabalhos e os convide

É de extrema importância que o gestor tenha em mente quais são as pessoas que participarão da conversa. Certifique-se de que todos que precisam opinar foram chamados para que ninguém seja esquecido e o andamento do projeto venha a ser prejudicado por um descuido.

Organize o espaço e conduza os assuntos

Garanta que todo o local e os equipamentos ou ferramentas estejam prontos com antecedência para que não haja perda de tempo. Não deixe de preparar os assuntos que serão abordados na reunião e assegure que todos os temas sejam tratados com a devida atenção.

Realize o fechamento

No final do encontro é preciso realizar o seu fechamento, verificando se ficou claro o que cada um tem que fazer para que o projeto possa ser iniciado imediatamente. O gestor precisa questionar se existe alguma dúvida com relação à função que cada um deve exercer e ouvir com atenção as respostas. Caso não exista mais nada a ser esclarecido, os colaboradores podem iniciar as suas atividades.

Então, fazer Kick-off Meeting é uma maneira de se aproximar tanto do cliente como dos funcionários. Sendo assim, é importante implementar essa ferramenta de gestão em sua empresa. Se você ainda tem questionamentos sobre como fazer, utilize um software de gestão de projetos da Project Builder, que pode ajudar bastante em todas as etapas.

Gostou do nosso post sobre Kick-off Meeting? Entre em contato conosco e receba nossas dicas sobre o assunto!

Baseline de projetos: o que é e qual a sua real importância?

A baseline de projetos é útil para apontar as referências indispensáveis para que o trabalho seja monitorado. Ela serve como um guia para os gerentes de projetos organizarem e gerenciarem mudanças e alterações aprovadas. Na fase de planejamento das atividades, a linha de base ajuda a acompanhar o andamento das entregas e o tempo dispensado às ações. Esse modelo mostra tudo o que foi aprovado e estabelecido, de modo que é uma amostra visual do projeto.

Neste artigo, vamos explicar o que é a baseline de projetos e como funciona, além de registrar por que é um guia tão importante e como deve-se fazer um cronograma. Além do mais, vamos falar sobre os tipos, a otimização do tempo, a qualidade etc.

Deseja obter mais informações sobre a importância da baseline para as empresas? Acompanhe a leitura!

O que é baseline de projetos?

A baseline de projetos também é conhecida como linha de base. O termo é definido no PMBoK Guide (Project Management Body of knowledge), do PMI, como sendo um plano aprovado para o projeto com mais ou menos mudanças. Dessa forma, trata-se de um planejamento combinado e aceito por todas as pessoas envolvidas nas ações para evolução das atividades.

A linha de base é uma fotografia do planejamento do projeto, ou seja, o ponto de partida que ficou definido ou a referência que engloba o orçamento, o cronograma e o escopo. Ela representa um grupo de informações que faz parte das atividades que servem para comparar entre aquilo que foi aprovado e o que realmente é feito.

Como funciona a baseline de projetos?

A baseline é a cópia dos dados elaborados para fazer os comparativos durante a execução de um projeto. Os itens são acompanhados e relatados separadamente, para oferecer garantia de que tudo é feito de maneira adequada. A linha de base estará presente no planejamento e no início dos projetos, mas alterações podem ser feitas se for necessário.

Os gestores geralmente colocam os dados no sistema e salvam uma cópia da baseline, que registra o tempo de duração do projeto, o volume de horas, o orçamento, a data de começo e fim de um projeto. Além disso, ela mostra as atribuições dos envolvidos, as tarefas, os recursos, os trabalhos, entre outros dados considerados importantes.

Essas informações são usadas para fazer análises de desempenho dos projetos, por meio de um software ou sistema que aponta as variações calculadas entre agendamento e realização de atividades. Uma variação acontece sempre que há uma mudança entre o que foi aprovado e a realidade. Também, há a possibilidade de rastrear a linha de base.

Por que a baseline de projetos é tão importante?

Ela é muito importante já que oferece diversas vantagens para os interessados. O guia permite ao gerente do projeto comparar tudo o que foi preestabelecido até certo ponto e o que realmente foi feito. Depois disso, fica mais fácil prever dificuldades, por exemplo, possibilidade de atrasos, alterações indispensáveis, localização de fornecedores, contratação de funcionários etc.

Ganho de experiência

Em virtude disso, muitas situações são evitadas e solucionadas antes que realmente ocorram. A qualidade melhora e todos ganham tempo durante a execução das atividades. Por outro lado, há um aprendizado para o gestor, que analisa o cronograma da baseline que pode ser aplicado em outras ocasiões.

Essa bagagem é relevante para os próximos desafios, tanto para os colaboradores quanto para os líderes. A comparação entre o planejamento original e o que realmente acontece viabiliza a antecipação de situações, a fim de evitar prejuízos e fatos negativos para a empresa.

Permite fazer comparações

Como já foi dito, na baseline fica definido tudo o que será produzido por meio do projeto que será gerenciado pelo gestor responsável. Essa previsão facilita as comparações entre o que foi previsto e o que é feito na prática. Outros elementos para a avaliação das atividades em andamento também são destacados e o gerente consegue identificar causas e localizar efeitos.

Otimiza o tempo

A otimização do tempo se torna mais fácil porque a baseline apresenta um calendário para a execução do projeto. No guia ficam explícitas as datas e as atividades que são distribuídas, de modo que todos os acontecimentos são dispostos em ordem cronológica. A linha de base aponta o caminho que será seguido pelos colaboradores e gestores.

Traz mais qualidade para o projeto

Algumas métricas são usadas para identificar a qualidade desejada para confecção de produtos ou realização de serviços. A baseline é um ponto de referência para o monitoramento do desenvolvimento das tarefas relacionadas ao projeto. Caso seja necessário fazer mudanças nos planos para aprimorar os resultados, elas serão aprovadas, monitoradas e controladas.

Melhora o controle

A linha de base melhora o controle das operações e dos custos também. Um orçamento é usado como referência para limitar os valores investidos no projeto. As informações obtidas de projetos anteriores ou já concluídos dão uma ideia da quantia que será necessária para que os resultados sejam excelentes. Assim, a baseline possibilita o controle das finanças e dos trabalhos.

Prever e evitar problemas

Use a baseline para fazer a previsão de dificuldades e para evitar a concretização de problemas. Ao definir e fixar uma linha de base, você conseguirá avaliar os números e prever possibilidades. Os projetos trazem muitas incertezas, tendo em vista que as suas características são únicas e passíveis de alterações constantes.

Evita atrasos

Evite atrasos nas entregas acompanhando os seus projetos por meio da linha de base. Além de apontar o caminho a ser seguido, a baseline registra o ciclo de vida de um projeto e fornece elementos para tomar decisões mais acertadas ou corretivas sempre que for necessário. Os reparos podem ser feitos a tempo e ações preventivas são aplicadas para controlar desvios e alterações.

Entendeu o que é baseline de projetos e qual a sua real importância? Um cronograma de linha de base pode ser feito após a aquisição dos conhecimentos indispensáveis, os quais são comprovados inclusive com a realização de um exame de certificação. Portanto, usar esse guia é uma escolha inteligente, já que ele regula o andamento das atividades.

Gostou do conteúdo? Então, leia agora Curva S: saiba o que é e como utilizá-la a favor dos seus projetos!

Como construir do zero um modelo de projeto eficiente?

Talvez você já saiba montar projetos para a sua empresa, no entanto, está em busca de uma maneira eficaz de reduzir o tempo gasto com os planejamentos. Sabia que é possível padronizar as ações e criar modelos que poderão ser utilizados ao longo do tempo pelos colaboradores devido à sua semelhança? O sucesso das entregas depende do preenchimento desses documentos e do cumprimento dos prazos, bem como do esforço conjunto.

Neste post, você vai descobrir o que é um modelo de projeto, como construí-lo e de que forma pode-se incluir novos passos para construir do zero um planejamento eficiente. Aqui, vamos fornecer detalhes sobre a formalização dos meios de comunicação que serão utilizados, a montagem de uma estrutura analítica, a atenção aos indicadores do negócio, o controle das finanças, entre outros.

Gostaria de saber como construir um modelo de projeto para obter resultados mais assertivos e eficientes? Siga em frente!

Saiba o que é um modelo de projeto

Modelo de projeto é um documento no qual é registrada uma quantidade de dados e que já está pré-definido. Nele fica pré-estruturado um planejamento padrão a respeito de tudo o que precisa ser realizado. Ele registra o fluxo de trabalho, as etapas, as características das atividades e permite que os maiores problemas de gerenciamento sejam evitados em todas as fases.

A construção dos modelos impede entregas fora do prazo, resultados insatisfatórios e também que os limites do orçamento inicial sejam ultrapassados. Os dados auxiliam durante o desenvolvimento dos projetos até a sua conclusão. Isso favorece o cumprimento das datas definidas no cronograma, o uso adequado dos valores disponíveis, o atendimento aos padrões de qualidade e o alcance dos objetivos dos envolvidos.

Entenda como construir um modelo de projeto

Construa modelos de projetos seguindo metas simples, como reunir os dados importantes, estabelecer as etapas e detalhar as atividades, desenhar um fluxo de acordo com a realidade, definir os colaboradores e os líderes responsáveis e testar o planejamento para confirmar a sua eficiência. Cada plano tem aspectos próprios conforme o serviço a ser desempenhado, de modo que você poderá contar com uma consultoria ou assessoria.

Descubra como construir do zero um modelo de projeto eficiente

Construir um modelo de projeto é uma prática que ajuda — e muito! — a economizar tempo nos processos de planejamento e padronização dos projetos dentro de qualquer companhia, garantindo que a qualidade no gerenciamento seja devidamente cumprida.

Mas a adoção de modelos de projetos é mais comum em negócios que têm propostas com características semelhantes. Como uma empresa de consultoria que, a cada novo projeto, precisa realizar um diagnóstico, ou empresas que desenvolvem softwares e precisam, antes de tudo, definir requisitos.

Assim, para quem já implantou ou pensa em implantar uma metodologia de gestão de projetos, esse método de elaboração de modelos é um excelente ativo, pois permite que a empresa ganhe tempo e qualidade em sua gestão.

Já explicamos anteriormente como criar e implantar uma metodologia — passos fundamentais para quem pensa em profissionalizar, de uma vez por todas, a sua gestão de projetos. Agora, para ajudá-lo a dar o próximo passo, veja como construir um modelo de projeto eficiente!

Conheça o passo a passo para construir um modelo de projeto do zero

Sabemos que toda implantação de um novo processo é trabalhosa — mas funciona, e se paga em muito pouco tempo. Por isso, vejamos quais são os passos a seguir para construir um modelo de projeto com eficiência:

1. Identificando as informações mais relevantes

O primeiro passo para criar um modelo de projetos é definir quais são as informações importantes que precisam ser cadastradas a cada novo trabalho. E boa parte dessas informações é utilizada no termo de abertura ou no caso de negócio.

Agora, vale ressaltar que o detalhamento e a quantidade de informações variam de organização para organização. Na Project Builder, sempre utilizamos:

  • nome do projeto;
  • tipo de projeto;
  • justificativa;
  • objetivo;
  • organização/cliente;
  • programa;
  • área executora;
  • descrição;
  • escopo;
  • premissas;
  • restrições.

Essas informações permitirão localizar mais facilmente o projeto dentro da empresa, entendendo quem é o demandante e o que, exatamente, precisa ser feito para sua conclusão. Além disso, com esses dados é possível gerar um PM Canvas ou um termo de abertura do projeto.

E ainda se pode evitar que projetos semelhantes sejam confundidos, como os que têm objetivos semelhantes, mas que são voltados para áreas distintas da empresa. Assim, dá para definir as entregas com maior confiabilidade.

2. Definindo a estrutura analítica de projetos (EAP)

Nessa etapa, são definidas as fases macro do projeto e as atividades que precisam ser executadas. Já até demos importantes dicas aqui no blog sobre como criar uma estrutura analítica de projeto, mas, nessa metodologia de modelos, o foco é pensar de uma maneira mais genérica.

Em todo projeto de desenvolvimento de software, por exemplo, há etapas de levantamento de requisitos, desenvolvimento do software, homologação, teste e implantação. E, como estamos criando um modelo, precisamos elaborá-lo de forma que sirva para pelo menos 80% dos casos, a fim de que o trabalho de edição seja menor que o de criar uma EAP completamente do zero.

Outro ponto importante no modelo de EAP é criar um pacote de gerenciamento, por meio do qual serão produzidos os artefatos exigidos por sua metodologia. Em todo projeto deve ser realizado o levantamento dos riscos, a análise de partes interessadas e o plano de comunicação, por exemplo.

Essa relação vai variar de empresa para empresa, mas deixar os processos de gerenciamento que todo gerente deve seguir em um novo projeto já em sua estrutura analítica é uma excelente prática para a otimização dos trabalhos, de modo geral.

Trata-se de uma forma de economizar tempo e garantir que, independentemente da rotatividade da equipe, as etapas certas sempre serão utilizadas. Desse jeito, impede-se a perda de informações com possíveis trocas de profissionais.

3. Verificando a duração e a predecessão

Com sua estrutura analítica devidamente construída, seu próximo passo é criar o caminho lógico em que o projeto deverá ser executado. Afinal, não podemos pintar a parede antes de tê-la construído, assim como não vamos programar um software sem o cliente ter validado os requisitos, certo?

Nesse ponto, um software especialista ajuda muito. Seja o MS Project ou o Project Builder, é fundamental poder criar dependência entre as atividades e definir seu tipo — fim-início, início-início, fim-fim e início-fim.

Por mais que se invista tempo na construção do modelo, somente na prática será possível saber se ele funcionará, de fato. Por isso, pense em construir o caminho lógico do projeto do início ao fim, assim como a duração e os lags — ou as esperas — existentes entre as dependências.

Tenha em mente que certo refinamento do modelo criado deve ser necessário. E, nesse sentido, uma forma de saber se tudo está correto é definir a data de início do projeto, para verificar se todas as demais datas estão coerentes com o que normalmente ocorre.

4. Delimitando papéis e responsabilidades

Para seu projeto ser concluído como o planejado, é preciso dispor de habilidades e conhecimentos diferentes trabalhando em cada uma das etapas, correto? Pois, nesse momento, é exatamente isso o que você fará!

Essa etapa é fundamental para ajudar na delegação de tarefas e na oferta de autonomia com segurança. Até porque, sem agentes e suas respectivas responsabilidades, é provável que as etapas não sejam concluídas adequadamente.

Agora, quem utiliza o Project Builder ou outro software especialista de mercado sabe que, antes de iniciar essa atividade, é importante construir os recursos genéricos do seu projeto — como analista de sistema, programador, testador, analista de negócio, e assim por diante.

Então, em cada atividade, envolva os recursos definidos e delimite as horas necessárias para trabalhar em cada tarefa, a fim de concluir sua entrega adequadamente.

A quantidade total de horas e a duração de cada atividade deixarão bem claro se serão precisos mais recursos com o mesmo conhecimento. E, se esse for o seu caso, crie recursos genéricos diferentes — como programador 1, programador 2, e por aí vai.

Por fim, antes de concluir essa etapa, outra atenção que vale um destaque para clientes Project Builder diz respeito ao tipo de envolvimento que será utilizado em cada atividade, assim como à autonomia dada a cada membro da equipe.

5. Criando, efetivamente, o modelo

Concluída a criação da estrutura analítica e delimitadas a duração e a dependência envolvidas no processo, nosso próximo passo é salvar essa estrutura como modelo.

Vale lembrar que esse padrão será utilizado a cada novo projeto, só alterando as características específicas do trabalho, mas mantendo fiel a lógica utilizada em sua concepção.

Por isso, é importante garantir que ele seja o mais amplo e completo possível, de modo que se encaixe em uma grande gama de possibilidades e necessidades do empreendimento. Quem é cliente Project Builder irá, a partir da página de detalhe de projetos, acessar Serviço > Gerar Modelo. Já nessa seção, basta utilizar um nome que seja condizente com o modelo de projeto criado e salvar.

Super simples, não é mesmo? Assim, a cada novo projeto, você poderá acessar a Biblioteca > Modelo de Projetos > Selecionar o modelo e clicar em Gerar Projeto. Na próxima tela, é só cadastrar as informações relativas ao trabalho específico, definir a Data Base inicial e, em Envolvidos, selecionar a opção Substituir e confirme.

Então, na próxima tela, substitua cada um dos recursos genéricos por pessoas que serão, efetivamente, as responsáveis pelas etapas do seu projeto.

6. Simulando e validando

Nessa etapa, o objetivo é testar se a lógica utilizada na construção do projeto faz sentido, de fato. Como “na prática, a teoria acaba sendo outra”, nada melhor do que simular com um projeto real se todas as atividades e os envolvidos estão funcionando corretamente, não concorda?

Durante nossas implantações, gostamos de simular com diferentes usuários e perfis de acesso se toda a estrutura funciona, seguindo a sequência lógica do projeto e concluindo cada uma das atividades. Assim, se funcionar perfeitamente, seu modelo está praticamente pronto.

Agora, caso algo não faça sentido, é hora de editar e salvar sua nova estrutura como modelo, repetindo o processo de simulação até alinhar propostas conceituais com respectivos resultados concretos.

De toda forma, essa etapa é indispensável para evitar erros que, durante a execução real, podem custar caro. Sem dúvida, vale mais a pena usar um pouco mais de tempo para afinar o modelo do que ter que lidar com as consequências da aplicação da lógica incorreta.

7. Criando pacotes opcionais

Essa última etapa pode até não ser necessária, dependendo do tipo de projeto que você gerencia. O objetivo da construção de pacotes extras é poder incluir uma fase que não está presente em todos os projetos, mas que aparece com certa frequência na organização.

Pode ser, por exemplo, uma etapa de treinamento dos usuários ou um desenvolvimento extra, que precisará seguir todo um processo. Para quem utiliza o Project Builder, é possível até construir um modelo de projeto de um pacote de trabalho e, se necessário, adicioná-lo ao seu modelo.

Seja como for, utilizar pacotes opcionais pode ser um importante ganho de tempo, principalmente se você precisa adicionar mais de um pacote — como várias turmas de treinamento, por exemplo. Para isso, basta utilizar o modelo quantas vezes forem necessárias.

Então, se for o caso de criar um pacote extra, utilize os mesmos passos utilizados na criação de um projeto inteiro. E não deixe de testar para ver se o pacote realmente funciona, ok?

Agora, conforme sua empresa evolui na gestão de projetos, pode ser preciso criar outros modelos, que atendam a necessidades cada vez mais específicas. Para isso, repetir esses passos já deve ser o suficiente.

8. Formalizando quais são os meios de comunicação que serão utilizados

Estabeleça quais serão os meios de comunicação para que os stakeholders consigam trocar informações durante a execução do projeto. Há inúmeras possibilidades disponíveis, mas elas precisam ser organizadas e definidas com antecipação. Considere isso uma prioridade para impedir que alguns falem por e-mail, outros por telefone e um grupo de WhatsApp seja útil para apenas uma parcela dos interessados.

9. Montando uma estrutura analítica do seu projeto

Crie a estrutura definindo macrofases dos seus projetos com as atividades que serão efetuadas pelos colaboradores. Nessa etapa, reflita sobre formas genéricas para ter uma metodologia flexível. Por exemplo, em um projeto de aplicativo existem etapas para levantar os requisitos, desenvolver a aplicação, testar e implantar. O modelo deverá ser elaborado para servir para a maioria das soluções.

10. Atentando-se aos seus indicadores

Você precisa prestar atenção aos indicadores para ter uma excelente gestão de projetos. Após estourar o orçamento pré-definido, se perder os prazos de entregas ou ocorrer desconformidades na execução do planejamento fica mais difícil resolver questões de confiança e credibilidade. Evite qualquer constrangimento estudando e listando os índices que permitirão o monitoramento de todas as etapas.

11. Controlando as suas finanças

Fazer o acompanhamento das finanças é indispensável. Controle o financeiro enquanto monta os modelos de projetos e eles são executados. Esse também é um indicador que aponta as falhas e mostra se as atividades estão sendo realizadas conforme o planejado. O rastreio dos gastos imprevistos possibilita a identificação de ocorrências que não foram previstas na fase de planejamento.

12. Acompanhando o seu cronograma

Observe o monitore o cumprimento do cronograma, pois esse indicador registra quando as etapas precisam ser finalizadas para que o projeto seja concluído na data agendada. É ele que informa como os investimentos e as despesas estão evoluindo e isso pode afetar os resultados. Portanto, é aconselhável separar um espaço específico no modelo para anotações de tarefas e previsões relacionadas às fases. Se for preciso, faça ajustes.

13. Realizando o fechamento do projeto

O fechamento do projeto é uma parte essencial, já que os trabalhos precisam ser abertos, mas também finalizados. Você pode preparar um formulário especial para encerrar os projetos e identificar os dados relevantes, tais como as verbas utilizadas, os prazos decorridos, os resultados alcançados, as recomendações, as lições e as alterações efetuadas no escopo.

14. Registrando prioridades

Na hora de desenhar cada modelo, seja criterioso e procure opções objetivas para resolver dificuldades. Tenha uma postura profissional e cuide para não exagerar nos detalhes, visto que devem ser determinadas informações padrões para vários projetos. Identifique o que realmente é importante e útil para aplicar nos planejamentos futuros.

Insira dados básicos, tais como título, nome do cliente, código de identificação para a geração de relatórios, área responsável, premissas e escopo. As etapas precisam corresponder à realidade para facilitar a gestão do tempo e apontar os fatores mais críticos de cada tipo de projeto. Assim se torna mais simples otimizar os processos e evitar que funções sejam esquecidas.

15. Montando e testando o modelo

Por fim, você terá que terminar de montar e testar o modelo elaborado depois de reunir todas as informações indispensáveis. As etapas foram definidas, o fluxo desenhado, as funções estabelecidas etc. Monte o planejamento e teste-o para verificar se ele realmente comporta todos os procedimentos da sua organização, se as entregas serão de qualidade e em tempo hábil e se não há muitos processos burocráticos.

Saiba como ter sucesso ao construir um modelo de projeto

Os passos que vimos até aqui são uma condição totalmente necessária para chegar ao sucesso de determinação de um modelo funcional para o empreendimento. Porém, é preciso também executar algumas outras dicas que trarão mais segurança e efetividade para essa atuação.

Em outras palavras, ao colocar em prática essas recomendações, a construção ficará muito mais fácil, e com maiores chances de sucesso. Vejamos, então, quais são elas:

Adote uma visão estratégica

Além de precisar construir a parede antes de pintá-la, é preciso reconhecê-la para saber qual é a necessidade de tinta e como proceder. Essa analogia serve para demonstrar que é exigido ter um conhecimento completo do projeto antes de pensar em criar um modelo para ele.

Tudo deve começar com uma definição robusta dos objetivos principais com a realização dessa etapa. Sendo assim, adote uma visão altamente estratégica, reconhecendo quais são as reais exigências a respeito do projeto.

Também é exigido elaborar um escopo muito bem definido. Todas as informações relevantes devem ser estabelecidas previamente, de modo que haja o máximo de conhecimento sobre o que é, de fato, necessário para um cumprimento de projeto que seja altamente satisfatório.

Ainda, outra questão que vale a pena considerar diz respeito à definição de canais de comunicação e à alocação de recursos humanos. Isso forma a estrutura principal do projeto a ser executado, criando uma espécie de esqueleto de sustentação.

Em geral, essa parte é a que exige os maiores esforços e a dedicação mais intensa — mas é também uma das mais importantes.

Ela servirá de base para que as demais decisões sejam tomadas, então é fundamental dar atenção a ela. Para isso, deve ser executada para todos os projetos, antes de colocar em prática o modelo definido. Isso ajuda a fazer as adaptações necessárias para que ele se encaixe nas necessidades específicas.

Realize um acompanhamento do projeto

Construir um modelo de projeto que seja eficiente tem um objetivo principal: gerar os melhores resultados de eficiência, produtividade, atendimento ao cronograma e ao orçamento estabelecido. Porém, esse efeito só poderá ser alcançado se for feito um bom acompanhamento do projeto. É preciso observá-lo bem de perto, e, para ele é exigido que os indicadores sejam corretamente definidos.

Nesse sentido, questões ligadas ao cumprimento de prazos, horas trabalhadas, uso de recursos financeiros e andamento do projeto normalmente são as mais importantes e que impactam nos resultados obtidos. Uma vez, então, que eles sejam definidos e que estejam estabelecidos os métodos de acompanhamento, mantenha-se por perto para entender qual é a aderência e a efetividade do modelo executado.

Se os resultados não forem completamente adequados às necessidades e expectativas do projeto, é provável que haja alguma dificuldade quanto ao modelo criado. Por isso, inclusive, é tão importante acompanhar os indicadores, já que permite que mudanças sejam feitas no modelo conforme as exigências demonstradas pela prática. Além disso, também é fundamental ficar de olho na periodicidade de acompanhamento.

Não é necessário, ou mesmo estratégico, ter uma visão micro sobre os resultados. Na verdade, um intervalo muito pequeno entre execução e medição, ou entre as próprias medições, distorce a realidade e pode fazer com que o modelo se pareça menos eficiente do que é na realidade.

Ao mesmo tempo, intervalos muito grandes evitam que tendências e pontos de mudança sejam reconhecidos. Com isso, é preciso manter-se por perto dentro de certos parâmetros, de modo a otimizar a execução desse modelo.

Faça o registro de todos os passos

Uma vez que o modelo é criado, ele deve poder ser aplicado em outros projetos, até onde fizer sentido. Do contrário, o negócio desperdiça tempo e dinheiro, diminuindo a própria rentabilidade.

Assim, para que esse modelo possa ser transmitido e executado corretamente, é fundamental que seja registrado adequadamente. Todos os seus passos de elaboração precisam ser devidamente registrados, de modo que, no futuro, se saiba exatamente quais são os pontos de construção do modelo.

Tal registro é relevante também porque ajudará na adaptação para cada escopo. Afinal, reconhecendo os passos, dá para fazer adaptações, como incluir certas etapas ou eliminar outras, em busca da melhor eficiência.

E é necessário esse registro ainda por uma questão de documentação para a transmissão de conhecimento. Assim, o modelo e a sua execução não ficam restritos a apenas uma equipe, permitindo que possam ser repetidos mesmo com a troca de profissionais dentro da empresa.

Tenha planos alternativos

Bom, de fato, nem sempre o modelo de projeto funcionará para todas as possibilidades. Muitas vezes, ele pode parecer eficiente para uma determinada opção e, a partir daí, não ser adequado para as outras do negócio. Nesse caso, é indispensável contar com planos alternativos para a contingência.

Grosso modo, a gestão precisa estar preparada para lidar com as diversas dificuldades que surgem, inclusive na execução do projeto. Isso evita o gasto de uma grande quantidade de dinheiro ou de tempo, o que poderia atrasar e comprometer as entregas.

Quando a gestão se prepara para essas possibilidades, reduz os riscos existentes na criação do modelo do zero. Além disso, trata-se de algo que traz maior segurança para toda a equipe, favorecendo a consolidação de efeitos.

Confira os cuidados que devem ser tomados ao construir um modelo projeto

Inúmeros cuidados terão que ser tomados para que os modelos sejam construídos e tenham eficiência. O gestor precisará alinhar a estratégia dos negócios com os propósitos dos projetos para que o portfólio venha a impactar os resultados dos negócios. Observe as melhores práticas de gerenciamento do mercado e identifique as suas tendências. Cada projeto deve se encaixar no planejamento estratégico global da sua organização.

Prepare modelos que possibilitem o registro prévio do orçamento, bem como o gerenciamento de custos e o seu monitoramento. Estabeleça procedimentos formalizados para o acompanhamento dos recursos em tempo real. Lembre-se de que o desempenho financeiro aponta as chances de sucesso dos projetos, razão pela qual jamais pode ser negligenciado. Faça uso de sistemas de gestão atualizados que facilitem o seu trabalho.

Enfim, como vimos até aqui, é possível construir modelo de projeto eficiente e do zero, desde que você siga as etapas de elaboração e de implantação. Para quem precisa se aprofundar um pouco mais na implantação de uma metodologia de gestão de projetos, um bom material complementar é nosso e-book sobre os 7 segredos para uma gestão de projetos de alta performance.

Ele traz nossa metodologia aplicada em mais de mil clientes, focada justamente em quem está começando a profissionalizar esse setor em sua empresa. E, caso precise de ajuda para descobrir qual é a estrutura de um projeto, não hesite em solicitar uma conversa com um de nossos consultores para orientá-lo nessa empreitada!

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Restrições do projeto: o que é e como lidar com elas?

Os gestores precisam dominar o vocabulário e utilizar uma linguagem adequada e precisa em seus documentos. Dessa forma, todos os envolvidos terão uma compreensão correta dos objetivos e etapas a serem cumpridas. Conhecer o conceito de restrição e respeitar os seus limites é muito importante para quem trabalha com gestão de projetos.

Neste post, vamos abordar sobre o que são as restrições de um projeto e como lidar com elas durante o processo. Além disso, vamos explicar o conceito, as premissas e os requisitos. Aqui, você vai descobrir o que é o triângulo de restrições e entender mais a respeito dos prazos, escopo e custos.

Gostaria de entender melhor o assunto? Acompanhe a leitura e fique por dentro!

O que são as restrições de um projeto?

Restrições é a palavra que se originou do termo em inglês “constraints” e abrange os fatores limitantes para que uma iniciativa seja executada. Trata-se de condições impostas para que os projetos sejam realizados e cumpridos pelo gerente e sua equipe de trabalho. As principais são a qualidade do projeto, o orçamento e o prazo de entrega dos serviços ou produtos.

Caso as restrições não sejam atendidas, pode ocorrer uma falha no projeto, tendo em vista que elas asseguram a satisfação das partes envolvidas e a viabilidade dos empreendimentos. É necessário estabelecer fronteiras e definir regras claras e objetivas, bem como fazer a delimitação do campo de atuação do gestor do projeto.

Quais são as premissas e os requisitos de um projeto?

As premissas de um projeto também são chamadas de “assumptions” e se referem a pressupostos, situações ou hipóteses que são tidas como verdadeiras em um projeto. As estimativas somente serão validadas após a comprovação da veracidade de cada premissa. Antes de serem confirmadas, elas serão consideradas riscos e precisam ser gerenciadas. Confira exemplos de premissas:

  • não haverá chuva por mais de 3 dias ininterruptos;
  • haverá disponibilidade de um número exato de equipamentos;
  • todos os engenheiros estarão sempre acompanhando as atividades;
  • as leis não serão modificadas durante a execução do projeto.

Os requisitos de um projeto, ou “requirements”, estão relacionados às condições mensuráveis ou às capacidades indispensáveis para que o projeto atenda aos seus objetivos. Sendo assim, os requisitos atendem a desejos, necessidades e expectativas dos stakeholders, principalmente dos clientes. Veja alguns exemplos de requisitos:

  • sistema de segurança;
  • monitoramento de áreas externas e internas;
  • iluminação adequada;
  • climatização de acordo com as normas vigentes.

É importante fazer o levantamento dos requisitos para que os projetos sejam bem-sucedidos. Eles precisam ser formulados de maneira apropriada, para que não ocorram problemas durante a execução das atividades até a entrega final. Cada requisito vai fazer parte do escopo do projeto e embasar o seu planejamento. Por fim, eles vão formar os parâmetros de validação para as entregas.

Como lidar com as restrições de um projeto?

Depois do levantamento das premissas, o gerente monitora para saber o que deverá ser feito para que as oportunidades sejam aproveitadas e as ameaças mitigadas. Já as restrições devem ser usadas nas etapas de planejamento, porque dão respaldo às decisões do gestor. Elas são importantes para conferir garantia de que tudo será executado conforme os limites preestabelecidos.

Os projetos podem ser executados de várias formas com o registro dos processos decisórios, bem como dos motivos que deram origem às escolhas. As restrições servem para fazer com que a documentação relativa ao plano do projeto esteja em dia, tais como a matriz de riscos, o plano de custos e o cronograma.

Na prática, as restrições são impostas por agentes internos ou externos. Elas precisam ser consolidadas por meio de registro em um documento específico, que tenha a finalidade de permitir o seu monitoramento. Elas também são especificadas na Declaração de Escopo do Projeto e no Termo de Abertura do Projeto.

O que é o triângulo de restrições de projetos?

O triângulo de restrições de projetos é composto pelos custos, o escopo e o prazo. O projeto cuja entrega é feita de acordo com os recursos planejados, o escopo atendido e dentro prazo é considerado bem-sucedido. A seguir, veja detalhes sobre as 3 limitações mais destacadas e como elas influenciam no gerenciamento de projetos.

Prazos

Restrições referentes aos prazos dizem respeito ao cronograma de entrega elaborado pelo gestor do projeto. Nele, é descrito o tempo de duração de cada etapa, além de todos os prazos para a conclusão de cada fase e para a finalização com a data de entrega dos projetos. Esse agendamento é indispensável para que as equipes se organizem e cumpram as metas predefinidas.

Escopo

É o conjunto de objetivos descritos com tarefas e entregas especificadas, os quais foram aprovados e listados para serem atingidos até o fim dos projetos. Se houver restrições, o gestor poderá apontar a omissão ou a suspensão das entregas, quando o prazo for ultrapassado ou os recursos excessivos tiverem que ser consumidos.

Custos

São relevantes para todas as partes envolvidas em um projeto. Por esse motivo, são feitos diversos orçamentos e estimativas de custos de aquisição de equipamentos, softwares, contratações e fornecedores. Os valores devem ser definidos com antecedência e os detalhes analisados para, depois, acontecer a aprovação dos projetos.

Os montantes financeiros disponibilizados para a execução de um projeto não poderão ser usados para a aquisição de outros recursos, que nem sempre representam dinheiro. Existem recursos humanos que melhoram a qualidade dos serviços ou produtos e influenciam outros fatores.

Além do mais, a qualidade também é uma restrição que merece destaque, porque é afetada por alterações em um dos 3 pilares mencionados. Mudanças nesse aspecto interferem no custo, nos prazos e no escopo. O aceleramento nos prazos ou a elevação repentina dos custos afeta diretamente a qualidade das entregas.

Entendeu quais são as restrições de um projeto, o que é e como lidar com elas? No gerenciamento de um projeto, elas podem representar riscos que interferem e ocorrem durante as fases de execução. Esses perigos podem ou não ser conhecidos, mas devem ser identificados e gerenciados, por se tratar de possibilidades ou ameaças.

Ainda tem dúvidas sobre o tema ou precisa de mais informações? Entre em contato conosco agora mesmo!

Gestão de Projeto – O que é e para que serve?

O sucesso dos empreendimentos depende de um gerenciamento eficaz de todas as atividades. Apesar de as ideias inovadoras serem importantes para o futuro das empresas, se os profissionais que fazem a administração não forem capacitados para gerir de modo articulado e minucioso os negócios, é provável que as dificuldades surjam com o decorrer do tempo e atrapalhe as estratégias.

Portanto, uma metodologia de gestão é muito relevante para evitar o fracasso dos empreendedores. Os métodos adotados precisam englobar todos os departamentos empresariais e garantir que os níveis operacionais da organização tenham fluidez e manutenção eficiente. Em virtude disso, os líderes devem entender a relevância de aplicar as melhores práticas e a importância de um gestor de projetos.

É ele quem acompanha o desempenho dos colaboradores e se responsabiliza pela motivação das equipes para obter os melhores resultados. Neste artigo, vamos explicar o que é a gerência de projetos e para que ela serve. Além disso, vamos falar sobre o ciclo de vida, como implementar uma metodologia e as habilidades do gerente de projetos no gerenciamento das atividades.

Achou o tema interessante? Acompanhe a leitura e tire todas as suas dúvidas sobre gerência de projetos!

O que é e para que serve um projeto?

De acordo com os dicionários de língua portuguesa, projeto é a palavra usada para definir um planejamento; a redação de novas leis; colocar em prática uma intenção; abrir uma empresa ou, ainda, uma documentação de edificação da construção civil. Contudo, isso abre um espaço muito amplo para aplicação do termo que é usado nas mais variadas ocasiões.

Contudo, no ambiente corporativo, a definição de projeto é mais interessante e específica. O Guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ajuda a responder esse questionamento, já que foi construído pela Project Management Institute (PMI). O manual registra que o significado do termo está relacionado aos esforços temporários que são empreendidos para a criação de resultados exclusivos.

Além do mais, os projetos são usados para gerar soluções, serviços ou produtos únicos e que atendam às necessidades de pessoas físicas ou jurídicas. Ou seja, um projeto é temporário, tem início, meio e fim, o que o torna diferente das operações que são contínuas. Dessa forma, ele pode servir para construir residências, desenvolver um aplicativo ou criar uma mobília, por exemplo.

Também, serve para escrever livros, fazer viagens, implantar novas linhas de produção em indústrias e muito mais. Os seus principais aspectos são a limitação de recursos, o envolvimento de uma equipe, a elaboração de etapas com evolução planejada, o planejamento, a execução e o controle por profissional especializado e a definição de prazos.

Como é o ciclo de vida de um projeto?

Como você pôde ver, os projetos precisam ser controlados, planejados e executados por pessoas que tenham conhecimento na área. Eles têm ciclos de vida, que correspondem às fases indispensáveis para planejamento, execução e encerramento das atividades.

Abaixo, veja quais são as principais etapas de um projeto!

Fase inicial

Inicialmente, os líderes devem coletar todos os dados indispensáveis. O gestor e a equipe precisam ter acesso às informações sobre custos, tempo, qualidade e restrições que podem interferir na conclusão das demais etapas. Na fase de iniciação, o profissional responsável faz o registro das limitações e das premissas identificadas.

Nesse momento, é necessário obter uma compreensão macro de modo que o gerente conheça todas as possíveis interferências e influências que poderão surgir e impedir que o projeto seja bem-sucedido. Use um termo de abertura para registrar todas as informações pertinentes e obtenha o consentimento dos líderes da empresa a respeito das ações que serão feitas para gerar resultados.

Fase do planejamento

Depois que os diretores ou sócios concordarem com o projeto, inicie o planejamento das atividades. Nessa etapa, será necessário fazer um detalhamento a partir da visão geral que foi elaborada na fase de iniciação. Chegou a hora de pensar nos detalhes para a estruturação do plano, de maneira que ele se torne consistente.

O programa apresentado pelo gerente precisa ter sucesso garantido. Para isso se tornar realidade, o gestor deve usar alguns documentos que estão incluídos na Estrutura Analítica de Projeto (EAP). São eles: o plano de gerenciamento de riscos, o cronograma da proposta, o planejamento das comunicações, as estratégias de qualidade, entre outros.

Fase de execução

O gerente precisa ter a sua atenção e os seus esforços voltados para a realização de tudo o que foi planejado na fase de execução. As atividades deverão ser executadas com agilidade, segurança e efetividade, conforme as estimativas lançadas no cronograma durante a fase de planejamento. Entretanto, poderão ocorrer mudanças e pedidos de alterações feitos pelos clientes ou chefias.

Nessa fase, o foco do gestor será atender aos padrões preestabelecidos e promover melhorias contínuas, além de seguir os procedimentos. É preciso entregar resultados excelentes, com a qualidade almejada e planejada na etapa anterior do ciclo de vida.

Fases de controle

O monitoramento abarca o controle das tarefas e acontece concomitantemente com o processo de execução. Essa é a maneira mais segura de o gestor ter a garantia de que as atividades são executadas conforme o planejamento inicial. Nessa fase, os avanços são validados de acordo com o progresso dos serviços e os desvios podem sofrer intervenções.

O controle parte da premissa de que as metas foram fixadas durante a etapa de planejamento e de que os indicadores foram predefinidos com antecedência. Dessa forma, essa fase se preocupa somente com o progresso das atividades em comparação ao plano e com o monitoramento do desempenho dos colaboradores.

Fase de encerramento

Essa é a fase de finalização do projeto, na qual há etapas que são feitas com a finalidade de tornar oficial a conclusão do projeto, com a agregação de dados importantes para os próximos empreendimentos. Isso significa que essa etapa do ciclo de vida dos projetos ainda requer esforços por parte do gestor.

Na ocasião, são executadas as ações derradeiras, tais como o registro do aprendizado — por meio de documentações que expõem a experiência dos colaboradores e gerentes — bem como a assinatura do termo de aceite — que encerra a proposta e isenta os empresários de futuras responsabilidades.

O que é gestão de projeto?

Essa é a atividade feita pelo gestor que se especializou nesse segmento. Ele vai aplicar o conhecimento, as técnicas aprendidas e as suas habilidades para que os planejamentos sejam um sucesso. As ações do profissional envolvem gerenciamento, administração e coordenação em todas as fases do ciclo de vida de um projeto.

Na atualidade, a maioria das empresas investe nessa área, contratando gestores de projetos, treinando os seus colaboradores e promovendo e participando de eventos. Cursos, palestras e especializações são oferecidos aos interessados ou consultores especialistas são contratados para suprir as necessidades dos administradores de organizações.

O gerenciamento eficiente é um diferencial que torna as atividades empresariais mais dinâmicas e ágeis. As organizações que aplicam as metodologias de gestão de projetos entregam mais valor à sua clientela, tendo em vista que os seus gestores desenvolvem habilidades nos seguintes assuntos:

  • gerenciamento estratégico;
  • gestão do negócio;
  • técnicas de gerenciamento;
  • métodos de liderança.

O assunto está em pauta no exterior desde os anos 90. Todavia, as empresas brasileiras somente perceberam a importância da gestão de projetos para os seus negócios nos últimos anos. Se não houver investimentos nessa área, é provável que os negócios não sobrevivam por muito tempo no mercado, que está mais competitivo a cada dia.

Vale a pena investir na obtenção de conhecimentos relacionados a essa área. Os projetos ajudam a alcançar os objetivos dos empreendedores por meio de criação, inovação, invenção e desenvolvimento de novas ideias. Entretanto, os esforços exigem um gerenciamento adequado, para que as empresas obtenham destaque diante da concorrência.

Como implementar uma metodologia de gestão de projetos?

Uma gestão de projetos de qualidade é um pilar básico para o sucesso global de um plano de ação e, até mesmo, para o negócio como um todo. A metodologia influenciará, de maneira benéfica, todos os níveis da organização, proporcionando resultados promissores. Contudo, antes da implementação da metodologia, é preciso preparar as equipes envolvidas no programa.

Descubra como!

Conscientize-se e familiarize-se com todos os mecanismos de gerenciamento

Antes da implementação da metodologia de gestão de projetos, um aspecto que faz toda a diferença é a familiaridade dos funcionários com atividades que exigem método. Por exemplo: cronogramas e softwares que monitoram o andamento (prazos, verba, pessoas, atrasos) de um projeto faz com que o uso de novos mecanismos de gerenciamento se torne muito mais simples para todos.

Estabeleça padrões de conduta e de protocolos na condução de todas as atividades desenvolvidas na empresa. Dessa maneira, além do ganho de produtividade, minimização de perdas, de retrabalhos e de atrasos, você ainda poderá contar com colaboradores mais bem preparados.

Capacite seu time

Mesmo após a fase de adaptação a um dia a dia mais “técnico” e com atividades que exigem padrões, seu time ainda precisará se adaptar às particularidades da nova realidade, para que não se sintam desorientados em relação à metodologia de gestão e ao funcionamento dos métodos adotados. Com esse treinamento, seu time passará a compreender a importância do método no cotidiano da empresa e, por isso, conseguirá se engajar muito mais, ganhando qualidade no desenvolvimento das tarefas.

Tenha objetivos claros e precisos

Para que uma metodologia de gestão de projetos atinja todo seu potencial, é necessário que seus objetivos e metas sejam claros desde o começo da sua implementação. Tais metas nortearão todas as atividades e funcionarão como uma espécie de referência para os funcionários, prevenindo atrasos, falta de foco, desperdícios de recursos (humanos e financeiros), perda de produtividade, entre outros.

Além disso, essa “transparência” no estabelecimento de metas afeta diretamente a continuidade da motivação da equipe e torna o trabalho como um todo muito mais organizado e convidativo para os envolvidos.

Descentralize o trabalho

Gestores que tentam desenvolver todas as atividades sozinhos ou que impedem que outros membros da equipe tenham autonomia na tomada de decisões acabam atrasando o andamento dos processos e diminuindo a produtividade. Apenas para deixar claro, é importante, sim, que o gestor avalie e monitore todos os processos. Contudo, não é indicado concentrar todos os poderes em suas mãos.

Delegar tarefas permite um rendimento muito maior e, ainda, alimenta o espírito de equipe, pois acaba funcionando como um reconhecimento da capacidade da equipe de tocar o projeto e decidir temas importantes. Acredite, seu time se sentirá muito mais motivado e inspirado se perceber que é valorizado e tem credibilidade bastante para que decisões importantes o envolva diretamente.

Escolha softwares de gestão de projetos de qualidade

Por fim, e provavelmente um dos aspectos mais importantes, lembre-se de estudar bastante suas necessidades, metas e opções oferecidas no mercado antes de fazer sua opção de software de gestão de projetos.

É indispensável que as plataformas e os aplicativos que farão parte do dia a dia de trabalho da sua empresa sejam ferramentas que realmente facilitem o desenvolvimento de atividades e o ajudem a conquistar mais agilidade e eficiência operacional e organizacional — aprimorando os resultados globais de toda a organização.

Alguns recursos devem ser priorizados no momento da sua escolha de software — e geralmente só são encontrados nas versões de maior destaque no mercado. Alguns deles são:

  • indicadores de qualidade e de produtividade;
  • gerenciamento de riscos;
  • gestão de custos e despesas;
  • monitoramento e apontamento de horas;
  • alocação de equipes;
  • cronogramas operacionais;
  • agendas globais e específicas;
  • antecipação de problemas e crises;
  • avaliação de resultados, como é o caso do ROI.

Além de todos esses recursos, é fundamental que seu software tenha uma interface inteligente e de simples manuseio, permitindo maior e melhor estruturação dos seus projetos. Muitos gestores acabam perdurando com tecnologias que não cumprem o esperado e não as trocam por receio de perda de produtividade no período de adaptação de uma nova.

Esse é um erro comum, mas saiba que existem opções altamente promissoras e referenciadas quando o assunto é business intelligence. Você não vai querer ficar para trás, não é verdade? Uma boa gestão de projetos vai muito além de equipes preparadas ou objetivos bem estabelecidos. É preciso inteligência na escolha das ferramentas que serão usadas para o desenvolvimento das atividades.

Principalmente, é necessário fazer uma avaliação, junto a essas tecnologias, de todos os resultados apresentados em cada fase da execução para, assim, haver uma integração e uma potencialização dos esforços. Desse modo, a sua equipe conquistará muito mais competência estratégica para a projeção da empresa no competitivo mercado.

Quais são as habilidades do gerente no gerenciamento de projetos?

O gerente de projetos deve estar capacitado para a resolução de questões de forma ágil. Sendo assim, ele deve ser organizado e ter agilidade para calcular riscos e tomar decisões acertadas, bem como inspirar a sua equipe. Entre as suas principais habilidades estão a capacidade de planejar cada passo de forma minuciosa e a flexibilidade para fazer mudanças estratégicas.

Além disso, ter facilidade para gerenciar e motivar pessoas, incentivando-as a se tornarem melhores a cada dia. Por esse motivo, precisa se comunicar bem, aprender sempre, ser um bom negociador, aceitar as mudanças como parte dos projetos, gerenciar processos de forma adequada, avaliar perigos e conseguir manter o foco nos resultados.

Habilidades interpessoais

São essenciais para os gerentes fazerem o gerenciamento da sua equipe e das expectativas de todos os envolvidos com o projeto. Elas darão ao profissional a capacidade de enfrentar momentos de dificuldades, solucionar questões, resolver conflitos e manter a equipe focada diante da pressão. Assim, o gerente deverá ter espírito de liderança, conhecimento cultural e político etc.

Por outro lado, o profissional busca o aprimoramento obtendo conhecimento em gestão de projetos. O aprendizado por meio de treinamentos, capacitações e palestras poderá ser aplicado nos projetos e levá-los ao sucesso. Quer saber como? Estude o Guia de Gerenciamento de Projetos, participe de fóruns e faça cursos. Você será responsável por reduzir as resistências e influenciar positivamente.

Habilidades de gerenciamento

Estão relacionadas à capacidade de falar em público e de escrita, conhecimento de técnicas de negociação, facilidade de apresentação e construção de equipes. Um ótimo gerente consegue influenciar as pessoas e motivá-las por meio de recompensas e reconhecimentos. Por outro lado, sabe conduzir com eficiência o processo decisório.

A negociação pode ser facilitada se o gerente mantiver um bom relacionamento com os líderes responsáveis por administrar recursos. O gestor de projetos competente identifica os interesses desses outros gerentes e evita desperdiçar recursos escassos da organização para se manter alinhado a eles. Ele cria relações de confiança com a maioria dos colaboradores.

Habilidades de gestão de projetos

Já as habilidades em gestão de projetos são as características ou as qualidades do profissional que elevam as possibilidades de os projetos serem bem-sucedidos. Elas sofrem a interferência dos fatores ambientais, visto que a competitividade entre funcionários exige maior capacidade de gerenciar conflitos, por exemplo. Essa competência costuma ser relevante quando falta colaboração entre as partes interessadas.

A comunicação eficaz é extremamente importante, já que muitos gerentes passam a maior parte do tempo se comunicando e cobrando uma postura apropriada de sua equipe. O profissional precisa liderar por meio do próprio exemplo, para não desmotivar a equipe e perder a credibilidade. Além do mais, terá que entender as deficiências do time e propor caminhos alternativos.

Líderes eficientes têm iniciativa e dominam as ferramentas de gestão de projetos. Essas habilidades são cruciais para minimizar os impactos negativos ou impedir que eles ocorram. Por isso, invista na obtenção de experiência com as soluções usadas pelos gerentes e procure se adaptar às inovações tecnológicas que integram setores e conectam pessoas.

Quais são as principais ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos?

Existem diversas técnicas para gerenciar projetos, tais como soluções de qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos, aquisições etc. Usar soluções inapropriadas provoca atrasos e impacta a produtividade dos colaboradores.

A seguir, veja as ferramentas, de acordo com as diversas áreas do Guia PMBOK, que motivam e auxiliam os gerentes e o seu time a cumprir os objetivos de cada etapa!

Ferramentas genéricas

Outra ferramenta interessante é conhecida como 5W2H, sendo bem eficiente para a orientação clara e simples de pessoas, para que elas compreendam problemas e necessidades. Com ela, o gestor documenta, identifica alternativas e gera planos de ação eficazes. Já a técnica Delphi obtém o consenso de especialistas e preserva o anonimato deles. Observe algumas ferramentas genéricas

  • grupos de discussão;
  • técnicas de criatividade em grupo;
  • oficinas facilitadas;
  • questionários e pesquisas;
  • análise dos documentos;
  • diagrama de contexto;
  • geração de alternativas;
  • análise de produto.

Ferramentas de escopo

Uma ferramenta que merece destaque são as reuniões que precisam ser produtivas. Para isso, é preciso algumas boas práticas, por exemplo, ouvir a opinião de pessoas por meio de pesquisas, discussões em grupo ou consultas individuais de profissionais especializados.

As ferramentas de gerenciamento de escopo são:

  • análise de dados;
  • coleta de dados;
  • tomada de decisão;
  • habilidades interpessoais e de equipe;
  • representação de dados;
  • diagrama de contexto;
  • decomposição;
  • protótipos.

Ferramentas de tempo

São relacionadas ao cronograma de projeto, por exemplo, a análise de alternativas que consiste em avaliar as diversas possibilidades de execução das etapas. As análises de desempenho, por sua vez, são úteis para fazer a comparação da linha de base com as atividades feitas e o planejamento de cada fase. Confira as opções dessa modalidade:

  • análise de rede do cronograma;
  • lead time ou tempo de antecipação;
  • compressão de cronograma;
  • publicação de dados para auxiliar as estimativas;
  • determinação de dependências.

Por fim, a estimativa análoga é baseada nos pacotes de atividades e trabalhos similares dos projetos anteriores, para que seja feita uma estimativa de custos e de duração das etapas predeterminadas. As chances de registrar os históricos de execução anteriores e usá-los de modo efetivo são maiores se o nível de maturidade da empresa for alto.

Ferramentas de custos

O financiamento é uma possibilidade de fazer a captação de recursos financeiros para atender às necessidades do projeto, por meio de investidores pessoa física ou jurídica, bancos e financeiras. Por outro lado, a análise das propostas dos fornecedores serve para a validação dos custos estimados. A ferramenta denominada agregação de custos é usada para somar os custos totais dos pacotes.

softwares de gerenciamento de projetos que agregam os custos de modo automático. Já a reconciliação de limite dos recursos identifica se os gastos seguiram o planejamento e se não houve variações significativas no fluxo financeiro. Os valores precisam ser investidos de maneira efetiva e a sua destinação registrada.

Entendeu o que é gerência de projetos e para que serve? Então, saiba que a Project Builder é a melhor solução para a sua empresa. Ela fornece excelentes soluções em gestão de projetos, além de ser reconhecida como uma referência no mercado nacional e internacional. Assim, é a provedora de um dos softwares mais bem-sucedidos do mercado para atender às necessidades de gerenciamento.

Ainda tem alguma dúvida sobre o assunto ou gostaria de compartilhar sua opinião sobre o tema? Entre em contato conosco e solicite as suas respostas!