Categoria: Projetos

WBS: Saiba como usar uma estrutura analítica de projeto

Escrito por Project Builder em 24/02/2021. Postado em Projetos. Nenhum comentário em WBS: Saiba como usar uma estrutura analítica de projeto

A estrutura analítica de projetos semelhante a uma árvore que engloba níveis gerais e específicos das atividades a serem executadas, a qual contempla todas as fases do projeto. Inicialmente, o gerente precisa fazer o planejamento e detalhar o escopo para conseguir utilizar a ferramenta como um apoio à gestão e para expor o seu conteúdo.

Neste artigo, vamos falar sobre as vantagens de utilizar uma estrutura analítica no projeto e explicar o seu conceito. Por outro lado, vamos mostrar para que serve o WBS dentro de uma empresa e fornecer detalhes sobre a visualização clara das partes do projeto, a facilidade de discussão para soluções técnicas, a identificação de riscos técnicos etc.

Deseja entender como o WBS pode ser aplicado no dia a dia? Continue a leitura deste post!

O que é uma estrutura analítica de projetos?

Estrutura Analítica de Projeto (EAP) ou é a tradução dos termos ingleses Work Breakdown Structure que deu origem à sigla WBS. Trata-se de uma ferramenta visual que possibilita estruturar os projetos de maneira simplificada e auxilia o gestor a fazer a exposição do trabalho a ser realizado até a conclusão das atividades. A árvore orienta as entregas indispensáveis à conclusão de todas as etapas.

Para que serve o WBS dentro de uma empresa?

WBS serve para desenvolver a agenda e fazer a atribuição das funções e das responsabilidades dos integrantes das equipes. Além disso, é útil para gerenciar riscos, ajuda na delimitação do escopo do projeto, auxilia a identificar as fases, orienta o gestor para identificar e descrever de forma detalhada as entregas e as atividades a serem executadas.

Fora isso, WBS ajuda a obter a estimativa de custo, duração e esforço, bem como a identificar os riscos. Com ela, os gestores organizam os pacotes de trabalho fazendo a descrição das fases seguintes ainda antes de montar o cronograma. A ferramenta pode ser numerada, ajuda a rastrear as atividades e pode ser construída de acordo com o tipo de projeto e o seu propósito.

Quais são as vantagens de usar a estrutura analítica?

A estrutura analítica pode ser montada por equipes, por entregas ou por fases. Existem diversas diretrizes para a geração do WBS, bem como para o seu desenvolvimento e aplicação na empresa. A seguir, confira algumas vantagens advindas do uso dessa ferramenta que é muito relevante para que os gestores tenham sucesso e os seus projetos sejam bem-sucedidos!

Visualização clara das partes do projeto

O WBS proporciona visão cronológica das atividades dos projetos e ajuda as pessoas leigas a compreenderem melhor os planejamentos. Por intermédio da visualização clara das partes do projeto, o gerente faz um gerenciamento de projeto mais assertivo. A ferramenta decompõe as fases do ciclo de vida dos projetos separando os diversos níveis.

A representação gráfica do projeto mostra uma estrutura hierárquica com os agrupamentos claros e lógicos conforme os produtos ou tarefas. É como se fosse um esboço das tarefas ou um mapa com detalhes, dividido em diversas partes e com metas individualizadas. Portanto, independente do tamanho do projeto, ele será facilmente mapeado.

A estrutura analítica pode conter caixas de textos, símbolos e setas para a representação de objetivos secundários e gerais. O gestor adiciona e exclui os elementos conforme as suas necessidades organizando-os da maneira que entender ser a mais apropriada. É possível ainda incluir cores, destacar os textos em negrito, sublinhado ou itálico.

Por exemplo, a cor amarela pode apontar tarefas urgentes que estão pendentes de execução. Já a cor vermelha poderá indicar entregas em atraso ou que têm prioridade sobre as demais. A verde, por sua vez, normalmente é usada para registrar as atividades que já foram concluídas pela equipe de modo satisfatório. Cada gestor define as cores que prefere utilizar.

Facilidade de discussão para soluções técnicas

A execução de projetos requer trabalho em equipe. Desse modo, os integrantes do time precisam ter um consenso sobre as atividades, serviços ou produtos. A estrutura analítica ajuda os participantes durante as discussões para que identifiquem caminhos alternativos e soluções técnicas diferenciadas. Todos podem solicitar a opinião dos colegas e contribuições de outros departamentos.

Consequentemente, as áreas diferentes trabalham de forma integrada compartilhando conhecimentos para o auxílio mútuo. Alguns programas permitem inclusive a visualização e a edição da estrutura analítica em grupo, com o compartilhamento das alterações por meio de envio de um link, por exemplo. Há plataformas online que são acessíveis de dispositivos móveis e computadores.

Identificação de riscos técnicos

Cada projeto tem o seu nível de complexidade de modo que é preciso criar o WBS exclusivo e com planejamento próprio. Mas a estrutura analítica pode ser simples, precisa e descomplicada. A identificação dos riscos é feita após o registro dos subprodutos que são localizados pela análise dos documentos e pela entrevista de usuários e clientes. Analise exemplos de subprodutos: reuniões relatórios análises comemorações e apresentação do projeto concluído.

Entretanto, os elementos contratados de empresas externas não precisam ser decompostos em subprodutos no WBS, pois os riscos decorrentes deles são da responsabilidade dos prestadores de serviços ou fornecedores. Por fim, o gerenciamento dos riscos técnicos cabe ao gestor que os identifica e realiza os procedimentos de iniciar, planejar, controlar, executar e encerrar os projetos.

É o gerente que faz os planejamentos e define se eles serão mais detalhados ou mais enxutos. Quando os elementos são delegados para um membro da equipe, transformados em um subprojeto ou terceirizados, é esse outro profissional que assume a responsabilidade quem faz o detalhamento. Contudo, o gestor poderá, se assim desejar, incorporar esses detalhes ao projeto mestre.

Essa incorporação vai depender das necessidades de rigor no controle das atividades, o qual pode diminuir ou aumentar de acordo com os riscos, os prazos e os custos associados. Ela é relevante para os casos em que o gestor entende ser preciso descrever as responsabilidades de cada membro da equipe e de todas as empresas contratadas para que o projeto seja concluído.

Agora você já sabe o que é WBS e entende que é necessário compreender o funcionamento e o uso de uma estrutura analítica de projeto. A representação gráfica normalmente conta com vários níveis. No primeiro, coloca-se o nome do projeto. No segundo, as fases do ciclo de vida com os elementos essenciais ao gerenciamento das entregas. Depois, são registrados os subprodutos com uma revisão da EAP.

Gostaria de receber mais conteúdos interessantes em seu e-mail? Assine a newsletter e fique atento à sua caixa de entrada!

Quais são os principais tipos de métodos ágeis?

Escrito por Project Builder em 05/02/2021. Postado em Projetos. 2 comentários em Quais são os principais tipos de métodos ágeis?

Diante dos desafios do mundo corporativo, marcado pela alta tecnologia e competitividade, o desenvolvimento de produtos e serviços de software precisou acompanhar esse ritmo. Para isso, surgiram os métodos ágeis (do inglês Agile Software Development). Como o próprio nome diz, eles envolvem um conjunto de metodologias que servem para acelerar o ritmo dos processos de desenvolvimento de software.

Neste conteúdo, vamos explicar a origem das ferramentas ágeis e apresentar os principais tipos existentes. Além disso, vamos falar sobre as suas vantagens para os clientes e para as equipes. Aqui, você vai descobrir detalhes sobre scrum, lean, Kanban, Smart e vai entender como usar cada um deles nos projetos da sua empresa.

Gostaria de saber mais sobre os principais tipos de métodos ágeis? Continue a leitura deste artigo!

Como surgiram e para que servem os métodos ágeis?

Com sua origem datada em meados dos anos 1990, o conceito de Agile não demorou a ser difundido entre os especialistas, o que resultou na criação de diferentes modelos que dão suporte à gestão de projetos. A razão pela qual sugiram os métodos ágeis é fazer frente aos modelos tradicionais, apontados como lentos e burocráticos, com o objetivo de reduzir o ciclo de desenvolvimento em semanas ou meses — nos modelos “conservadores”, esse ciclo pode durar anos.

Vale destacar que o termo “projetos”, no universo do desenvolvimento de software, de acordo com o PMBoK (Project Management Body of Knowledge), significa “esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.

Portanto, partindo do princípio de que os projetos têm início e fim definidos, e que eles são planejados e desenvolvidos em etapas, algumas das principais características — além da agilidade — dos métodos ágeis são:

processo incremental (quase uma antítese do tradicional modelo de cascata);
colaboração do cliente;
adaptabilidade (cada projeto está sujeito a passar por várias modificações);
simplicidade;
feedback constante;
equipes pequenas (mas com alto nível técnico) etc.

Em 2001, foi lançado o Manifesto Ágil, no qual o conceito é explicado detidamente e os seus 12 princípios estão disponibilizados — recomendamos que confira o texto oficial para melhor compreender o Agile. Após essa breve introdução sobre os métodos ágeis, daremos prosseguimento ao conteúdo apresentando:

os benefícios do Agile para os clientes;
as principais vantagens para a equipe;
os principais tipos de métodos ágeis.

Quais são as vantagens dos métodos ágeis para os clientes?

Eles geram diversos benefícios para todas as partes envolvidas em um projeto e, principalmente, para os clientes de uma organização. Abaixo, estão algumas vantagens que merecem destaque!

Agilidade

O tempo de entrega do produto é um dos maiores benefícios dos métodos ágeis na perspectiva do cliente. O ciclo extremamente reduzido — em comparação aos outros métodos — é um atrativo que faz toda a diferença.

Por exemplo, imaginemos como o consumidor — potencialmente interessado em adquirir soluções desenvolvidas “na medida” e que atenda todas as suas necessidades — receberia a notícia de que a previsão de entrega é de 10 meses. Ou seja, durante todo esse tempo, a empresa terá que se conformar em ficar estagnada, sendo atropelada pela concorrência, adquirindo produtos de software prontos para mitigar os efeitos negativos do atraso.

Colocando-se no lugar do cliente, qual seria a sua resposta? Valeria a pena aceitar que o processo é demorado, custa caro e é dificultoso em termos de implementação? Esse panorama muda completamente quando o desenvolvedor usa métodos ágeis, pois o prazo de entrega é consideravelmente reduzido e, de quebra, se baseia em várias entregas, em vez de uma.

Múltiplas entregas

Dando continuidade ao tema, as múltiplas entregas que fazem parte do ciclo ágil permitem que o cliente adquira expectativas de como o software funcionará, muito antes de chegar à versão final.

Outro destaque é que a equipe pode desenvolver uma versão do software a ser usada pelo cliente, antecipando o desenvolvimento das partes funcionais do programa, assegurando que ele veja um retorno de investimento (ROI, return on investment) quase imediato. Por fim, as eventuais falhas apresentadas pelo software podem ser detectadas pelo cliente e, assim, corrigidas com antecedência pelos desenvolvedores.

Participação no projeto

Além da entrega contínua de versões do software, as metodologias ágeis integram o consumidor ao projeto, de modo que suas solicitações e feedbacks sejam prontamente assimilados pela equipe. O diferencial dessa intensa participação do cliente está, acima de tudo, na transparência agregada ao ciclo do projeto. Isto é, o cliente fica a par do que acontece, dos recursos que são desenvolvidos no momento etc.

Em adição a isso, o cliente tem a oportunidade de estimar as novas funcionalidades em cada fase do projeto. Portanto, sempre que uma nova fase se iniciar, o cliente terá uma expectativa bastante realista dos recursos que receberá.

Customização do produto

Por último, está a possibilidade de customizar o produto de acordo com necessidades e preferências, pois os métodos ágeis têm alta adaptabilidade. Suponha que, devido a mudanças em alguns processos do negócio, o cliente precise solicitar modificações — tanto sutis quanto radicais — de última hora, como a exclusão de recursos recentemente adicionados e a inclusão de outros até então não cogitáveis.

Pela excelência técnica e conhecimento das práticas envolvidas nas metodologias, a equipe estará pronta para atender às solicitações e, então, entregar um produto em conformidade com as novas especificações.

Quais são as vantagens dos métodos ágeis para a equipe?

Agora que você já entendeu quais são as vantagens das ferramentas ágeis para os seus clientes, confira a seguir os benefícios que eles oferecem à sua equipe!

Entregas rápidas e frequentes

Logicamente, esse é um benefício que abrange tanto as perspectivas do cliente quanto da equipe. No caso da empresa, a maior vantagem é ter que gerenciar equipes menores e com profissionais experientes, o que facilita todo o processo.

Na prática, as equipes são subdivididas de maneira que cada uma se responsabilize por determinada funcionalidade do produto, ou seja, cada grupo tem suas metas e responsabilidades que, ao fim de cada estágio, se integram às demais partes. Isso traz vantagens em dois aspectos: o foco e a qualidade final de cada entrega.

A primeira delas é porque, simplesmente, os desenvolvedores se concentram em uma quantidade limitada de atribuições — inclusive, é o que ajuda a manter o pessoal motivado. Em adição ao foco vem a qualidade do produto, pois, com menos atribuições, os desenvolvedores têm mais tempo para aplicar a excelência técnica no código e no design.

Qualidade do produto

Em métodos tradicionais, o cliente só é ouvido quando o produto está finalizado, correndo sérios riscos de apontar erros logo na implementação e, também, de contrariar boa parte das suas menores exigências. Os métodos ágeis, por outro lado, consistem nas entregas em escala semanal ou mensal, integrando o cliente ao processo de desenvolvimento — no caso, prestando auxílio por meio de feedbacks.

Isso faz notável diferença para a qualidade final do software, visto que todas as falhas e modificações foram feitas muito antes do último lançamento. Assim, a expectativa do cliente tende a ser atendida com incomparável eficiência.

Previsão de cronograma e custos

Conforme veremos no decorrer do artigo, os métodos ágeis têm como parte do processo os Sprints, mas para facilitar a explicação, vamos nos adiantar sobre o seu conceito. Basicamente, o Sprint nada mais é que uma reunião formada pelos envolvidos no projeto. Em cada Sprint é estabelecido um conjunto de atividades a serem executadas em determinado espaço de tempo (Time Box).

Sendo assim, como em cada Sprint é definido o que será feito, é possível prever o tempo que o time levará para entregar o release, bem como planejar um cronograma para otimizar a agilidade e estimar o custo de cada recurso adicionado. Desse modo, a equipe define junto ao cliente quais recursos devem ser priorizados. A partir dos detalhes do Sprint, as duas partes analisam se haverá necessidade de iterações extras e quantas.

Mitigação de riscos

Considerando a participação do cliente no processo e os constantes testes de software feitos pela equipe, os bugs e as falhas que surgem durante o projeto são rapidamente identificados, seja pelo loop de feedbacks, seja pelos resultados dos testes. Essa vantagem se deve muito à liberdade que os projetos têm em relação às numerosas restrições impostas pelo planejamento. Supondo que o modelo de cascata fosse seguido, os bugs seriam detectados tardiamente e, sem dúvida, levariam mais tempo para serem corrigidos.

Quais são os principais tipos de métodos ágeis?

Daqui em diante, abordaremos brevemente os principais métodos ágeis aos quais a sua equipe pode aderir (FDD, XP, MSF, DSDM e Scrum). Vale salientar que não há a “melhor metodologia”, mas a solução mais adequada dentro do contexto da empresa.

Então, sem mais delongas, vamos a elas!

Feature Driven Development (FDD)

Criado em Cingapura, entre 1997 e 1999, o FDD é um método ágil que reúne as melhores práticas de outros métodos, como o Coad. A sua premissa básica tem o foco em funcionalidades, o que permite à equipe do projeto fazer um planejamento incremental, isto é, por fases.

Esse tipo de atuação ajuda a dar agilidade ao desenvolvimento de soluções em ambientes de extrema incerteza, nos quais as mudanças são inevitáveis. A programação por FDD começa com a visão global do negócio, já que esse método considera a soma de tudo mais importante de cada uma das partes separadamente.

Então, passa-se para o detalhamento do produto, com a subdivisão por áreas a serem modeladas, culminando na descrição de cada funcionalidade. Por se tratar de uma ferramenta com foco no desenvolvimento — assim como o XP, que veremos a seguir —, o FDD pode ser perfeitamente integrado ao Scrum, outro método ágil muito usado que também tem foco no planejamento e na execução do projeto.

Assim como os demais métodos ágeis, o FDD também apresenta melhores práticas que visam criar o ambiente ideal para o desenvolvimento de projetos. São elas:

desenvolvimento por funcionalidades;
um único programador é responsável pela funcionalidade desenvolvida;
controle de qualidade em todas as fases do projeto;
gerenciamento de configurações;
integração contínua das funcionalidades;
planejamento incremental;
teste de software.

eXtreme Programming (XP)

Também criado na década de 1990, o eXtreme Programming, chamado de XP, é um método ágil com foco no desenvolvimento de softwares com base em três pilares: agilidade no desenvolvimento da solução, economia de recursos e qualidade do produto final.

Para chegar à excelência nos serviços prestados, uma equipe XP deve se basear em valores, isto é, um contrato de atitudes e comportamentos que levam ao sucesso. Esses comportamentos e atitudes norteiam as ações da equipe XP em cada atividade a ser desempenhada, garantindo a integração e a sinergia necessárias para o bom desempenho. No caso, esses valores são:

comunicação;
simplicidade;
feedback;
coragem;
respeito.

Além dos valores, o método ágil XP também considera as melhores práticas de trabalho, que têm como objetivo garantir a efetividade da equipe XP, assim como a satisfação do cliente, durante todo o processo de desenvolvimento. São elas:

cliente sempre à disposição;
uso de metáforas;
reuniões de planejamento (planning game);
reuniões diárias, de 15 minutos, para alinhamento (stand up meeting);
integração contínua dos módulos desenvolvidos;
mudanças incrementais;
entregas frequentes ao cliente (small releases);
design simples e funcional;
testes de aceitação;
refatoração (refactoring) ou melhoria contínua.

Microsoft Solutions Framework (MSF)

O MSF é um dos métodos ágeis mais usados por se destinar ao desenvolvimento de soluções tecnológicas por equipes reduzidas, com foco na diminuição de riscos para o negócio e no aumento da qualidade do produto final.

O propósito é identificar as falhas mais comuns em projetos de tecnologia, mitigando-as e aumentando as taxas de sucesso de cada iniciativa. Dessa forma, assim como o Scrum, o MSF tem mais foco na gestão de projetos que no desenvolvimento da solução em si. As suas premissas são:

alinhamento da tecnologia desenvolvida com os objetivos de negócio do cliente;
escopo bem estruturado e detalhado;
desenvolvimento iterativo;
gerenciamento de riscos;
agilidade na resposta a mudanças.

Assim como os outros métodos ágeis, o MSF também tem melhores práticas que devem ser observadas pela equipe para atingir os níveis de excelência buscados:

comunicação aberta e transparente entre todos os envolvidos;
visão compartilhada do negócio;
equipe capacitada;
atribuição de papéis e responsabilidades desde o início do projeto;
entregas incrementais;
flexibilidade para mudar sempre que necessário;
qualidade das entregas;
aprendizado constante com as experiências adquiridas;
parceria com clientes internos e externos.

Dynamic System Development Model (DSDM)

O DSDM é um dos métodos ágeis mais antigos empregados não só no desenvolvimento de projetos como no meio tecnológico. Um tanto diverso dos demais métodos ágeis, ele é destinado ao desenvolvimento de projetos com orçamento fixo e prazos curtos, considerando que o cliente não tem como saber quanto custará a solução final.

Entre as suas melhores práticas estão o desenvolvimento incremental e iterativo, a colaboração entre cliente e equipe, além da integração de funcionalidades, o que também vemos nos demais métodos ágeis.

Vale ressaltar que o DSDM diverge dos demais métodos ágeis tanto em sua estrutura — que é composta por processos interligados de modelagem, concepção, construção e implementação — como na gestão do tempo — que não é flexível, até permitindo que as funcionalidades mudem, mas desde que os prazos de execução continuem os mesmos.

Scrum

Esse é, sem dúvidas, o método ágil mais usado nos dias de hoje, principalmente porque pode ser integrado a outros métodos ágeis com facilidade, aplicando-se não só ao desenvolvimento de softwares como a qualquer ambiente de trabalho.

Com foco na gestão de projetos, o Scrum tem como base o planejamento iterativo e incremental, que se dá, conforme já explicado, pelas reuniões conhecidas como Sprints — dessa vez, abordaremos o conceito em detalhes. Ele reitera, desde o início do projeto, a lista de funcionalidades a serem desenvolvidas — prática também chamada, no caso, de product backlog.

No andamento do processo, cada funcionalidade se torna um Sprint, cujos detalhes a serem criados e desenvolvidos passam do product backlog para o Sprint Backlog. Do Sprint Backlog, as atividades são distribuídas entre os membros do Scrum Team, que devem desenvolvê-las dentro de um prazo, que geralmente não leva mais de quatro semanas.

Ao fim de cada Sprint é feita a Sprint Review Meeting, uma reunião de alinhamento sobre o que foi entregue. A partir daí, começa-se a planejar o próximo Sprint. Essas etapas acontecem sucessivamente até que o produto final esteja pronto para a entrega. Diferentemente dos demais métodos ágeis, o Scrum tem papéis muito bem definidos e absolutamente essenciais para o sucesso do projeto:

indivíduos e interação mais que processos e ferramentas;
software em funcionamento mais que documentação;
colaboração com o cliente mais que contratos e negociações;
respostas a mudanças mais que planejamento.

Lean

Essa ferramenta ágil, normalmente, é usada pelas startups, porque maximiza o valor para os clientes e minimiza os gastos desnecessários pela redução do uso de recursos. Ele valida hipóteses e ideias referentes ao desenvolvimento de produtos e soluções, além de fazer a identificação e a eliminação dos desperdícios na execução de projetos.

O Lean oferece aos colaboradores um fluxo de trabalho compreensível e claro, com a localização de gargalos e entregas rápidas. Portanto, gera economia para os empreendimentos, tornando-os mais competitivos e propiciando o gerenciamento inteligente do setor financeiro. Observe alguns princípios dessa metodologia:

amplificar o aprendizado;
construir qualidade;
eliminar o desperdício;
decidir o mais tarde possível;
empoderar o time;
entregar o mais rápido possível;
otimizar os processos.

O método se baseia em 3 passos, que são: construir, medir e aprender. Trata-se, ainda, de uma filosofia de gerenciamento que tem a finalidade de alcançar um desenvolvimento eficiente e enxuto com o investimento mínimo de tempo possível. Dessa forma, reduz complexidades, combate excessos, otimiza resultados e elimina possibilidades de problemas.

Kanban

O Kanban conta com um sistema intuitivo e fácil, cujo diferencial é a visibilidade das tarefas feitas pelas equipes responsáveis pelos projetos. É uma excelente opção para os profissionais que trabalham com checklists, visto que é fácil de aplicar e bastante simples, com foco em fluxos de trabalho. O método divide as tarefas em 3 etapas ou cartões:

to do ou tarefas a serem feitas;
doing ou o que já é feito;
done ou aquelas que já foram entregues e finalizadas.

Os cartões com as demandas dos projetos podem ser colocados em um quadro digital ou físico em forma de colunas. Para que a ferramenta funcione de maneira apropriada, os colaboradores terão que estar engajados, pois ela exige acompanhamento contínuo e atualização constante das demandas efetuadas nos registros.

Apesar de não ser exatamente uma metodologia, o Kanban organiza o trabalho sem descrever de que forma as tarefas serão executadas. É um sistema de gestão de projetos que aponta status em quadros e, de forma resumida, mostra o que se tem a fazer, o que é feito no momento e aquilo que está pronto para possibilitar o controle visual.

O gerente de projetos faz a limitação das tarefas que progridem, mas na coluna daquelas que são executadas serão colocadas somente 5 que estejam em andamento. Quando uma atividade é concluída, outra nova poderá ser iniciada com o uso apenas dos recursos indispensáveis para a diminuição dos custos.

A separação precisa e a visualização clara das tarefas permite a aplicação dos recursos de modo inteligente. É a visão organizada do projeto que possibilita ao gestor e a sua equipe a divisão das atividades em partes, bem como a seleção das prioridades e a eliminação daquelas que não agregam pontos positivos aos resultados.

Scaled Agile Framework (SAFe)

Proporciona o fornecimento de mais recursos em menos tempo, tendo em vista que foi projetado para facilitar a expansão do desenvolvimento ágil nas corporações. O SAFe permite que o XP e o Scrum sejam usados em grandes empresas para gerenciar tarefas em ambientes que tenham vários desenvolvedores interligados.

Esse método ajuda a gerenciar, de maneira eficaz, os projetos quando as corporações precisam aprimorar suas ofertas para os clientes e melhorar a sua posição no mercado. Para isso, é necessário fazer alguns passos importantes, tais como:

exibir o modelo ágil em vários ambientes e ouvir os colaboradores sobre os motivos que impedem o surgimento dos efeitos almejados;
selecionar mentores que instruam as equipes e expliquem os erros geralmente praticados, para a construção do sucesso;
fazer avaliações periódicas de produtos e negócios com os gerentes;
alinhar o desenvolvimento dos produtos com os objetivos do negócio para obter transparência nos feedbacks.

O Scaled Agile Framework eleva as capacidades e os recursos dos empreendimentos, reduzindo o número de colaboradores. Além do mais, permite que os times mantenham o foco na entrega de produtos e na criação de soluções inovadoras, ainda antes que sejam demandadas pelo mercado. As equipes conseguem cumprir as suas demandas ao mesmo tempo que atendem às exigências do público.

O SAFe tem características interessantes, já que conta com funções diferenciadas para organizações maiores. A sua metodologia é escalável e engloba gestores, sistemas, analistas de negócio e gerentes em uma única estrutura. Por outro lado, a ferramenta é sofisticada e gratuita, você não precisará comprar uma licença e nem pagar mensalidades. Confira outros aspectos relevantes:

aprendizagem rápida das equipes;
diagrama The Big Picture mostra como funciona o fluxo, as atividades e os papéis;
escala empresarial dividida em 3 níveis, conhecidos como gerencial, estratégico e operacional;
unificação de metodologias ágeis conhecidas no mercado;
certificações e consultores capacitados disponíveis.

Vale destacar que o método refina as funcionalidades e a estrutura dos projetos, de modo que eles se tornem sustentáveis e sem restrições técnicas. Várias ferramentas inovadoras podem ser usadas para manipular os itens de backlog do SAFe e controlar Sprints, por exemplo, o conjunto de recursos Rational Team Concert (RTC).

Smart

A Smart é útil para que metas realistas e objetivas sejam traçadas pelos empreendedores para as empresas. A ferramenta é baseada em 5 princípios que foram distribuídos de acordo com as letras que formam a sua denominação. Achou interessante? Então, confira abaixo:

S (Specific) – as metas devem ser específicas e claras, sem margens para interpretações;
M (Measurable) – as metas devem ser mensuráveis em números exatos, para avaliar a eficácia dos processos;
A (Attainable) – os desafios devem ser criados para as equipes com metas atingíveis e visão realista;
R (Relevant) – as metas precisam ser relevantes e gerar impactos para obter resultados;
T (Time-related) – os prazos devem ser definidos para o alcance das metas de maneira que os colaboradores aumentem o foco e evitem procrastinação.

Agora, você já sabe quais são os principais tipos de métodos ágeis e conhece detalhes de cada um deles. Saiba, ainda, que a Project Builder tem a solução ideal para o seu empreendimento, já que atua no segmento e se tornou uma referência no Brasil e no exterior. A empresa fornece o melhor software de gerenciamento de projetos e suporte especializado.

Agora, queremos saber de você: o que achou dos métodos ágeis? Entre em contato conosco e solicite mais informações sobre o tema!

Como fazer um bom cronograma de projeto?

Escrito por Project Builder em 25/01/2021. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como fazer um bom cronograma de projeto?

O cronograma é o principal meio de gestão do tempo de um projeto. É ele que estabelece os marcos de início e conclusão de uma atividade, desenvolvendo uma cadeia sequencial e lógica. Seu principal objetivo é assegurar que as etapas sejam concluídas dentro do prazo definido, mantendo o cliente satisfeito com o time to market da solução.

A elaboração de um bom cronograma de atividades depende de importantes variáveis. Tudo começa pela construção de um escopo bem-traçado, passando pelo entendimento completo das fases requeridas para a conclusão da iniciativa, bem como de todos os recursos necessários para encaminhar o projeto até o fim.

Achou muito complicado? Não se preocupe! Neste post, você vai ver que essa ferramenta é mais simples do que parece e verá um exemplo de cronograma. Veja o que é cronograma de projeto e sua importância. Confira!

O que é cronograma de projeto?

Apesar de ser um nome muito comum no ambiente corporativo, é importante definir o que é cronograma. Trata-se de um documento que apresenta todas as atividades relacionadas a um projeto específico, marcando as datas de começo e finalização, a relação de dependência entre as atividades e especificando todos os recursos que deverão ser usados para alcançar os objetivos.

Quando dividimos um projeto em uma linha de tempo, isso contribui para dar uma visão geral de tudo que será preciso para concretizá-lo em relação aos recursos (gastos e profissionais) e assim definir em qual período cada entregável será concluído. Um gestor de projetos precisa saber como montar um cronograma eficiente.

Qual é seu papel no gerenciamento de projetos?

Sabendo o que é cronograma, é importante falar sobre suas funções. A principal função de um cronograma de projeto é garantir que todas as tarefas sejam executadas dentro de um prazo de interesse. O objetivo macro é fazer com que a finalização do projeto aconteça antes ou, no máximo, até a data acordada com o cliente — seja ele interno ou externo.

Portanto, seu principal interesse é garantir o cumprimento de questões relacionadas à entrega, sem se esquecer das demandas quanto à execução ou da qualidade mínima esperada, por exemplo.

Ele também serve para evitar atrasos ou demoras desnecessárias, o que causaria o desperdício de recursos humanos, financeiros e técnicos. Portanto, ele serve como uma orientação do que deve ser feito, quando deve ser realizado e até quando pode ser executado.

Ele costuma ser definido pelo próprio gestor, em parceria com stakeholders ou com os responsáveis pelas diversas tarefas. Além disso, pode ou não passar pela aprovação do cliente — que, normalmente, fica responsável apenas por estipular a data máxima de entrega.

Quais são os tipos de cronograma?

Para elaborar corretamente esse planejamento quanto aos prazos, é essencial entender que não existe apenas um tipo de cronograma. Um dos mais famosos é o Diagrama de Gantt, que ajuda a ver a interdependência de tarefas, ao mesmo tempo em que mostra a ordem na qual devem ser executadas.

O cronograma físico-financeiro ajuda a comparar a entrega de tarefas aos custos já realizados. Com isso, é possível saber se o orçamento está adequado e até se potenciais atrasos têm causado algum tipo de custos extras, por exemplo.

O cronograma na forma de linha do tempo pode ser útil quando diversas tarefas devem ser executadas em momentos diferentes, sem tanta integração ou interdependência. Já o cronograma de milestones ajuda a dividir objetivos maiores em entregas menores, o que aumenta o controle.

Há muitas versões e um exemplo de cronograma para cada tipo. Portanto, o ideal é avaliar bem as principais possibilidades para encontrar o modelo que faz mais sentido para as suas demandas.

Por que elaborar um cronograma?

O cronograma é uma maneira visual de revelar a sequência de atividades dentro de um projeto. Com isso, possibilita que você cheque as interdependências de tarefas e desenvolva meios para otimizar entregas.

Basicamente, você mapeia os pontos de tensão da iniciativa, verificando os aspectos em que a equipe precisará de atenção redobrada para não prejudicar os prazos e para manter as entregas conforme os planos iniciais.

Como ferramenta de gestão, o cronograma de projeto pode ajudar tanto a equipe quanto o gerente a medir seu próprio desempenho, encontrando alternativas ágeis e eficientes para o desenvolvimento de cada solução.

A seguir, saiba mais sobre os benefícios desse recurso para seu projeto.

Estima o tempo de cada atividade

O cronograma de projeto é um documento que estima quanto tempo será necessário para o desenvolvimento de cada atividade, o que oferece muito mais confiabilidade para seu planejamento e o crescimento das taxas de sucesso da iniciativa em um plano geral. Você já conhece o Timesheet? Saiba que essas fichas podem ter muita serventia no controle.

Acompanha o desempenho do time

A partir das informações dispostas no cronograma e das alterações de status feitas pela equipe, é possível calcular, de fato, o tempo que está sendo gasto em cada atividade, como está a produtividade do time, em geral, e se realmente há necessidade de intervir para evitar atrasos.

Aloca melhor quaisquer recursos

Com um bom exemplo de cronograma de atividades e uma boa estrutura, você ganha mais agilidade para identificar o momento em que um profissional está disponível para receber novas tarefas, se a carga de trabalho da sua equipe está adequada ou se é preciso incluir novos colaboradores para ajudarem a dar conta de tudo o que está em execução.

Aumenta a eficiência geral

Aprimorar o desempenho do time com um melhor uso dos recursos disponíveis contribui para melhorar a performance geral do projeto, elevando a eficiência operacional. A consequência disso é o impacto positivo na qualidade do produto final, bem como no cumprimento do orçamento previsto e do prazo.

Acompanha o progresso do projeto

O que é cronograma de projeto senão uma forma de acompanhar a execução do projeto em todos os detalhes?

O cronograma permite ao gestor uma visualização geral de todo o conjunto de atividades e de suas relações de interdependência, bem como de quais são os recursos que estão sendo aplicados ou quando serão utilizados, o que contribui para otimizar o uso dos recursos da empresa.

Uma boa estruturação do cronograma facilita a identificação de falhas, se há algo que não esteja compatível com a linha de base. Essas incongruências devem ser corrigidas logo para evitar que os gastos aumentem e, consequentemente, o projeto se torne mais caro — o que não é bom nem para a empresa, nem para o cliente.

Evita atrasos nas entregas

As entregas marcam o encerramento de cada etapa do ciclo de vida do projeto. O cronograma contribui no monitoramento do projeto e antecipa possíveis desvios.

Também permite que ações de correção sejam adotadas e assegurem que as entregas serão efetivamente realizadas no prazo acordado, o que deixa o cliente bem satisfeito.

Atualiza os stakeholders do projeto

O cronograma permite a visualização simples de todos os envolvidos (stakeholders) a respeito do andamento do projeto.

O cronograma garante que todas as pessoas acessarão as informações com rapidez e de forma sintetizada, o que deixa a comunicação mais eficiente.

Como montar seu cronograma de projeto?

Ainda que existam vários tipos de ferramentas de auxílio à construção de um cronograma de projeto (como aplicativos on-line e planilhas eletrônicas), o ideal é que esse recurso já esteja integrado à gestão do seu projeto. Ou seja, trabalhar com um software de gestão capaz de oferecer opções de construção para seu cronograma.

Entretanto, como dissemos no início do artigo, há outras variáveis que influenciam o desenvolvimento da programação. Vamos mostrar um passo de cada vez, com um exemplo de cronograma. Veja!

Defina o escopo do projeto

Um projeto nasce na definição de escopo. Os primeiros passos são aqueles em que você começa a determinar o que será feito e o que não será, qual é o orçamento, quais são os recursos necessários e a estimativa de tempo até a conclusão.

Um escopo bem-definido permite a fácil identificação das fases da iniciativa, indicando os tipos de entrega em cada etapa, e como elas ocorrerão.

Defina os clientes e fornecedores em todas as atividades

O principal objetivo de um cronograma de atividades é ajudar na estimativa da data de conclusão de uma tarefa, assim como na identificação de cada marco intermediário.

Esquecer algumas relações óbvias entre setores e colaboradores é muito comum quando se está elencando as atividades de um cronograma. Já que isso pode atrapalhar na entrega de algumas tarefas, o ideal é se dedicar ao máximo para identificar todos os fornecedores e clientes de cada demanda.

Para ajudar a determinar os marcos do seu projeto (início e término), procure entender o que pode impactar o início de cada atividade e quais outras atividades podem ser influenciadas pelo atraso na entrega do que está em questão.

Definir quem são os fornecedores e clientes de uma tarefa é fundamental para a seleção de prazos mais realistas e mapeamento de possíveis riscos ligados à produção.

Construa sua Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

Comece a desenvolver seu projeto criando a Estrutura Analítica do Projeto, deixando a elaboração do cronograma para depois. Acredite, quem segue essa ordem consegue muito mais facilidade para organizar e lançar os dados de modo ordenado no cronograma.

A EAP representa o desdobramento do escopo em tarefas que desenham o projeto. Nela, você desmembra as atividades de nível macro para depois seguir para o micro, listando absolutamente tudo o que deve ser realizado e entregue durante a execução dos trabalhos.

Cuide do sequenciamento de atividades

A EAP está pronta? Certo! Agora é hora de listar as atividades considerando a importância e execução. Esteja sensível para identificar as interdependências entre elas.

Desse modo, se uma tarefa estiver à espera da conclusão de outra (predecessora) para ser iniciada, é melhor que isso esteja bem claro no sequenciamento revelado no cronograma.

A definição de prioridades e o sequenciamento das tarefas contribuem para diminuir os erros e os retrabalhos, grandes obstáculos ao cumprimento do cronograma.

Com o devido cuidado de analisar o cronograma, é possível evitar falhas e a perda de tempo em corrigi-las.

Separe os milestones do cronograma de atividades

Tomar conta do prazo de entrega do projeto ou da atividade nem sempre é o suficiente para assegurar que tudo está ocorrendo como o designado. Para se precaver, você pode criar milestones (ou marcos intermediários) nas atividades.

Um milestone serve para configurar uma entrega relevante para uma determinada demanda. Assim, é possível identificar desvios graves na execução e melhorar o contato com as partes interessadas no andamento da tarefa.

Além de permitir uma fácil visão do status do projeto, os milestones podem garantir a eficácia das etapas principais. Uma reunião de balanço, por exemplo, é um milestone muito interessante para tratar do andamento da produção.

Estime a duração das atividades

Com as atividades devidamente sequenciadas e organizadas, é hora de estimar a duração de cada uma delas. Essa estimativa pode ser calculada com base em projetos semelhantes.

Uma opção é contar com o apoio da sua equipe para estabelecer com precisão quanto tempo cada pessoa levará até desenvolver as tarefas atribuídas. Lembre-se sempre de considerar as folgas entre as atividades para facilitar as crises com imprevistos.

Vale ressaltar que estipular a duração de uma tarefa do cronograma está longe de ser um trabalho fácil. Para obter o máximo possível de precisão, você vai trabalhar com base em critérios claros relativos à produtividade. Nesse sentido, os indicadores de produtividade podem ser de forte utilidade.

Esses indicadores costumam mensurar a quantidade de recursos empregados na produção, avaliando o rendimento e eficiência dos processos. Portanto, nada melhor do que contar com uma ferramenta focada na quantificação precisa dos esforços empregados e produtos gerados.

Otimize o tempo de duração das atividades

Conseguiu definir o tempo de duração das atividades? Ótimo. Agora é hora de pensar em como otimizá-lo. Esteja pronto para revisar suas estimativas com um olhar focado na produtividade.

A ocorrência de reuniões periódicas é comum em todo tipo de projeto. Ela serve para a avaliação do status e é altamente recomendável. Tome cuidado para que a data de finalização de uma atividade não ultrapasse duas reuniões de balanço.

Vamos imaginar que uma atividade leva um mês de duração, só que as reuniões de balanço ocorrem toda semana. Na teoria, a conclusão da atividade só poderá ser discutida após quatro reuniões. Isso torna o processo desgastante.

Nesse caso, o ideal seria reduzir o número de reuniões para duas. Na primeira, o grupo poderia questionar sobre os desafios iniciais e, na segunda, sobre o final da etapa.

Conheça algumas técnicas para estimar a duração das atividades. Para escolher uma ou mais técnicas de estimativa de duração, é preciso analisar o tipo de projeto, a metodologia especificada no plano de gestão do cronograma e o tempo disponível para fazer a estimativa da duração das tarefas.

Estimativa análoga

Nesse caso, são usados dados históricos de outro projeto, parecido com o que será executado. Esses dados funcionam como parâmetros para estimar qual será a duração de cada tarefa. Apesar de ser mais rápida que as demais técnicas, ela também é mais imprecisa.

Estimativa paramétrica

O que é um cronograma com estimativa paramétrica? São criadas regras para calcular o tempo das tarefas, tendo como base alguns dados históricos.

Como exemplo, considere que você deve fazer o cálculo do tempo requerido para a pintura de um imóvel com 150 metros quadrados de paredes. Ao analisar os dados, descobre-se que um pintor leva 12 minutos para pintar 1 metro quadrado (0,2 h).

Então, para terminar a pintura desse imóvel, serão necessárias 30 horas no mínimo, ou 3 dias e 6 horas (arredondando 4 dias), considerando uma jornada diária de trabalho de 8 horas.

Embora seja uma técnica mais demorada, vale a pena porque oferece mais precisão nos resultados.

Estimativa de três pontos

Essa técnica estima a duração das tarefas, levando em conta três cenários:

otimista;
realista;
pessimista.

Ainda considerando o exemplo anterior, em um cenário realista, o pintor consumiria 30 horas para efetivar a pintura do imóvel. Em um cenário otimista, ele levaria 26 horas. E, em um cenário pessimista, consumiria 37 horas.

Para o cálculo da estimativa, somam-se os valores relativos aos três cenários e divide-se por três:

estimativa de três pontos = cenário realista + cenário pessimista + cenário otimista;
estimativa de três pontos = 30 + 37 + 26 / 3;
estimativa de três pontos = 31 horas, ou 3 dias e 7 horas (4 dias na prática).

Essa técnica é considerada um refinamento das outras técnicas de estimativa.

Estimativa bottom-up (detalhada)

Trata-se de dividir uma atividade em atividades menores. A soma de duração das tarefas divididas corresponde ao período total daquela atividade.

Construa seu cronograma

Baseado nesse levantamento, você já pode construir o cronograma. Se estiver fazendo uso de algum software de gerenciamento de projetos, a etapa ficará bem mais fácil, já que todas as atividades estarão inseridas. A partir disso, você só precisará gerar o Gráfico de Gantt para monitorar a programação realizada.

O gráfico tem o papel de trazer uma representação visual de todas as tarefas, divididas em slots que podem ser simultâneos ou não. Assim, fica mais fácil saber em qual estágio o processo está e o que ainda deve ser realizado.

Agora, se estiver utilizando uma planilha eletrônica ou um aplicativo on-line, o próximo passo será a ordenação das informações. No Excel, por exemplo, é possível gerar o Gráfico de Gantt de modo automático. Depois que você criar as tabelas e inserir os dados por si só, o gráfico será um ótimo aliado para o monitoramento da evolução do seu projeto.

Como identificar os recursos necessários?

Para entender tudo o que é essencial para cumprir o planejamento, o ideal é fazer uma descrição completa de tarefas e resultados que devem ser obtidos.

A intenção é saber quais são os itens que devem ser usados e quais são os impactos principais dos recursos nos resultados desejados.

Isso interfere diretamente no exemplo de cronograma porque, em alguns casos, pode ser necessário contar com a disponibilidade de algum recurso. Se for preciso ter matérias-primas, por exemplo, devem-se considerar os prazos de entrega. Se for um recurso limitado, usado parcialmente de cada vez, a atuação simultânea não é possível.

Além disso, é preciso que se defina previamente os recursos, oriente melhor os colaboradores e ajude na criação de um fluxo de trabalho. Como consequência, a atuação ganha qualidade e fica mais fácil atender a todas as demandas, dentro do tempo desejado.

Como prever a duração das atividades?

Só é possível elaborar um cronograma consistente se houver o tempo necessário para executar todas as tarefas. Então, um dos pontos mais importantes consiste em determinar a duração das atividades.

Primeiramente, é preciso considerar a complexidade de cada tarefa. Quanto menor for cada passo, mais rápido ele tende a ser concluído. No entanto, algumas questões-chave levam mais tempo.

Considere o desenvolvimento de um software. Atividades de construção de código e testes de implementação demorarão mais tempo que etapas de finalização, por exemplo. Então, é preciso conhecer o escopo do projeto para entender os pontos com maiores concentrações de tempo.

Além disso, é interessante utilizar projetos anteriores ou semelhantes como base. Considere se os recursos foram semelhantes para definir, de fato, qual deve ser o tempo necessário.

Com um exemplo de cronograma em mãos, também é importante questionar diretamente o time envolvido. Afinal, não há ninguém melhor para prever o tempo de conclusão que os responsáveis pelas tarefas em questão.

No final, é possível incorporar as estimativas dos colaboradores, os resultados consolidados previamente e os interesses em termos de prazo para ter uma ideia do tempo.

Só não se esqueça de ter um fator de segurança para compreender pequenos atrasos e de avaliar o tempo entre tarefas. Assim, nenhum período fica de fora.

Quais são as ferramentas mais indicadas?

Na hora de elaborar o plano de execução e prazos para seu projeto, é interessante usar um exemplo de cronograma como base — e, inclusive, essa é uma das ferramentas para considerar.

Com esse elemento já pronto, é possível saber o que se repete para o projeto e, principalmente, o que deve ser adaptado. Acima de tudo, é uma maneira de entender quais são as demandas de resultados e de tempo, sem se esquecer de nenhum ponto relevante.

Para a elaboração em si, o mais indicado é utilizar um software de gestão de projetos que conte com essa funcionalidade. Um dos motivos tem a ver com a centralização de informações. Também podemos citar a automação de tarefas e o ganho geral de qualidade e eficiência nessa elaboração.

Acima de tudo, é indispensável contar com esse software para diminuir os riscos de erros e garantir uma adaptação fácil de prazos e outros planos. Assim, seu uso se torna muito mais conveniente.

Por que a atualização é fundamental?

Muitas equipes gastam muito tempo com a elaboração do cronograma e deixam de usá-lo ao longo do caminho. Isso faz com que ele se torne obsoleto, configurando um dos motivos mais recorrentes que geram os famosos atrasos na entrega do produto final (pois o time para de acompanhar o próprio desenvolvimento).

Por essas e outras, o cronograma de atividades se mostra como a melhor forma de monitorar o trabalho e garantir que todos os esforços estão apontados para o cumprimento dos prazos estimados.

Então, tão importante quanto usar um exemplo de cronograma e montar seu é garantir que ele reflita, adequadamente, o andamento do projeto.

Quando atualizar seu exemplo de cronograma?

Já que é tão relevante manter o cronograma atualizado, também é essencial saber quando fazer as mudanças. Para evitar o microgerenciamento, saiba que atrasos pequenos podem ser compensados em outras etapas.

No entanto, o atraso em uma atividade-chave, da qual dependem outros resultados, pode exigir uma atualização no cronograma. Novas demandas, mudanças de planos e imprevistos também exigem a atualização.

No mais, basta acompanhar o cronograma e os resultados, comparando o planejado com o realizado. Com base nessa avaliação, será possível saber se é necessário interferir e mudar.

Quais os principais erros em um cronograma de projeto?

Alguns erros podem ser cometidos em um cronograma de projeto e isso custa caro, inclusive em relação ao tempo de entrega. Conhecê-los, portanto, é essencial para saber como desviar dessas falhas e alcançar resultados melhores.

Portanto, descubra quais são as falhas mais recorrentes e com maior impacto e saiba o que elas podem causar.

Ignorar a sequência das atividades

O desenvolvimento das aplicações está condicionado ao trabalho em equipe. Consequentemente, esse fato cria a questão da interdependência entre os setores. Caso o responsável pelo estabelecimento do cronograma não atente para isso, o projeto pode ficar comprometido.

Muita documentação é organizada sem levar em conta a ordem cronológica das atividades, fazendo com que os trabalhadores tenham que esperar um período longo até que as atividades sejam terminadas.

Em outras situações, recomenda-se que cada setor efetue suas atividades mesmo sem o resultado anterior. No entanto, agindo dessa maneira, a montagem das partes da aplicação tende a ficar mais confusa e complexa, favorecendo a ocorrência de falhas. Os erros causam retrabalhos e retestes, potencializando as possibilidades de atrasos.

Para não incorrer em atrasos, analise todas as atividades que serão efetuadas durante o projeto, identificando quais podem ser realizadas simultaneamente, mas dentro da ordem cronológica. A montagem da aplicação será mais fácil, já que será possível organizar um fluxo mais coerente e rápido.

Comunicar-se de forma ineficaz

Conflitos na comunicação com a equipe podem atrapalhar o planejamento, bem como a entrega e a execução do trabalho. É fundamental detalhar e certificar-se de que cada profissional sabe exatamente qual sua função dentro do trabalho. O gestor deve mostrar de que forma os objetivos e as metas serão alcançados, definindo datas para a entrega dos resultados com base no exemplo de cronograma.

É importante ainda que o gestor saiba ouvir os membros de sua equipe, pois ainda que ele seja o responsável pelo planejamento, precisará de outros para efetivar o trabalho. Por isso, ele precisa saber dar atenção à equipe, às suas sugestões e às suas necessidades tanto durante o planejamento quanto durante a execução. Quanto mais envolvidas as pessoas estiverem com o projeto, maiores são as probabilidades de que ele seja bem-sucedido.

Alterar o escopo original do projeto

O gestor do projeto deve acompanhar as mudanças ainda no planejamento original, conservando, sempre que possível, os prazos e os orçamentos predefinidos. Outro cuidado é evitar que as opiniões do cliente no escopo atrapalhem a entrega.

Nem sempre o cliente tem entendimento que mudanças geram impactos nos gastos e nos prazos do projeto. Analise se as alterações propostas por ele realmente podem ser feitas sem modificar o planejamento do projeto.

Se forem alterações relevantes, é preciso colocar o cliente a par do assunto para que ele tenha noção exata dos custos e dos prazos. Apenas depois de comunicar ao cliente é que as mudanças podem ser feitas.

Definir prazos muito curtos

Os prazos muito curtos podem gerar atrasos nas entregas e também gerar insatisfação nos consumidores. O cronograma deve contemplar períodos médios e realistas.

Essas faltas de tempo hábil são decorrentes do desejo de ser melhor que a concorrência ou da autoconfiança em excesso. Porém, a entrega atrasada pode causar tanta frustração no consumidor que ele pode mesmo desistir de se manter como cliente da empresa.

O ideal é basear-se no histórico de desenvolvimento e aceitar uma média de tempo adequada, envolvendo um percentual de margem para erros.

Essa margem de erros é valiosa porque alguns problemas tendem a acontecer durante a efetivação do projeto, obrigando o gestor a aumentar o prazo de entrega para o cliente. Considerando essa margem, o prazo de adiamento já estará incluído no contrato, sem causar desconfortos ou uma imagem ruim.

Não especificar os recursos usados

Em muitos projetos, o exemplo de cronograma funciona como um escopo, um documento único que contém, bem-discriminados, os recursos e as informações necessárias para elaborar a aplicação. Ele orienta os profissionais, os quais se basearão nele para realizar as atividades necessárias. Se não houver uma especificação correta, a qualidade final fica comprometida.

Deve-se ter cuidado para não faltarem informações importantes, como as ferramentas de trabalho usadas em cada etapa, pois a tendência é que a equipe fique desorientada até compreender como agir.

Podem ser criadas abas no documento para fazer uma especificação sobre quem será o responsável por cada atividade, como cada uma será efetivada (as ferramentas e os métodos aplicados), ou seja, é fundamental identificar quando a tarefa será feita, como e quem fará.

Definir prazos muito longos

Vimos que os prazos curtos demais geram problemas. Se o excesso de confiança pode levar a entregas atrasadas, os muito longos também tendem a gerar transtornos.

Esses prazos excessivos podem ser resultantes da falta de confiança no planejamento do tempo, fazendo uma estimativa maior do que aquela que a empresa realmente precisa para a conclusão do projeto.

De qualquer modo, quando o projeto é concluído antes do prazo, a entrega antecipada certamente agrada o cliente. Porém, quando outras empresas fazem uma estimativa de entregar o projeto concluído em um período menor, a competitividade da organização pode ficar prejudicada.

Além disso, quando os prazos são longos demais, isso pode levar à procrastinação no time de funcionários, ou seja, eles podem sempre deixar para depois alguma tarefa, confiando no período mais extenso para a entrega.

Para evitar esse transtorno, cada etapa dos processos deve ser bem-definida, levando em conta o tempo médio que os desenvolvedores levam geralmente para efetuar cada passo, estimando prazos mais realistas. A margem de atrasos pode ser definida para garantir mais segurança, mas sem exagerar.

Ignorar os riscos

Outro erro é ignorar os riscos. Caso surja algum problema, os funcionários terão dificuldades em lidar com a situação, pois não estarão prontos para isso. Uma solução é a montagem de um exemplo de cronograma blindado, avaliando o histórico de erros registrados em projetos, o tempo médio que se leva para solucioná-los, as principais soluções e assim por diante.

Esses dados devem ser registrados como plano adicional: plano B, plano de recuperação, plano de correção de erros ou qualquer outra denominação. Se os riscos não se efetivarem, será melhor ainda porque o projeto será entregue antes do tempo previsto.

Desconsiderar a agenda dos profissionais

Atualmente, o mercado precisa de equipes menores para otimizar os gastos da organização. Nesse sentido, muitos profissionais efetuam muitas atividades na empresa.

É importante, antes de definir o cronograma, considerar a disponibilidade dos profissionais para evitar conflitos em relação aos trabalhos. Considere que, em determinado momento, um desenvolvedor não esteja disponível para atuar no projeto, por exemplo.

O gestor deve verificar em quais projetos cada profissional está envolvido e quando poderá assumir um novo. Se alguns projetos puderem ser realizados em paralelo, considerando a compatibilidade de horários, isso já será vantajoso para a empresa.

Como usar o cronograma de forma simples?

Para finalizar, vamos dar algumas dicas de como usar o cronograma de tarefas de forma simples durante a execução do projeto:

não deixe de atualizar o andamento do cronograma, pois se ele estiver desatualizado, não será útil;
com o cronograma atualizado, dedique tempo para analisar a tendência do progresso e determine ações para contornar os eventuais desvios e falhas;
configure o calendário, colocando folgas, férias e feriados;
fique atento ao definir a sequência de tarefas, pois dependências erradas podem criar uma lacuna no projeto e até atrasar a entrega dos resultados;
evite manter atividades que ultrapassem as 40 horas, pois as atividades executadas entre 8 e 40 horas tornam mais fácil a gestão e a tomada de decisão;
faça uso de um software para a indicação das horas e para o controle do tempo dispendido nas tarefas do cronograma.

Em relação ao planejamento de tempo, mesmo com um exemplo de cronograma, se não houver um controle, também não será possível contar com a qualidade do produto final. O resultado disso é um impacto negativo no custo total do projeto, sem contar com o desperdício de uma boa oportunidade de mercado.

Agora você já sabe o que é cronograma de projeto e como montá-lo, seus benefícios para a empresa, a necessidade de sua atualização, quais são os tipos de cronograma e os principais erros cometidos em sua gestão. É importante considerar tudo o que foi falado no texto para fazer um cronograma o mais próximo possível do ideal. Todos ficarão satisfeitos com o trabalho e os resultados, inclusive o cliente.

O que achou de nosso conteúdo? Extenso, mas bem explicativo, concorda? Talvez muitos gestores estejam precisando de algumas dicas e orientações para gerenciar com mais eficiência os cronogramas de seus projetos. Aproveite e compartilhe este post nas suas redes sociais, com seus amigos e colegas que atuam na mesma área!

Veja os 4 resultados do gerenciamento de projetos em obras industriais

Escrito por Project Builder em 16/12/2020. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Veja os 4 resultados do gerenciamento de projetos em obras industriais

Você conhece todos os benefícios viabilizados por um bom gerenciamento de projetos? Quem se responsabiliza pela gestão de obras industriais deve compreender cada ponto vantajoso sobre o tema. Afinal, a compreensão detalhada do assunto está ligada à colheita de melhores frutos na gestão e execução das obras industriais.

Depois de ler isso, fica difícil não querer saber mais sobre o gerenciamento de projetos, não é mesmo? Pois bem, neste post, preparamos uma série de informações relevantes sobre o assunto. Aqui, você acessa uma definição clara sobre o conceito, descobre os principais erros ligados à estratégia e, por fim, confere os 4 principais resultados garantidos.

Pronto para conhecer mais sobre o gerenciamento de projetos ligado a obras industriais? Então, siga a leitura!

O que é gerenciamento de projetos?

De maneira rápida, o gerenciamento de projetos pode ser definido como: um conjunto de práticas e estratégias que garantem a coordenação e a viabilidade do projeto, a redução de riscos e o gerenciamento da equipe executora de determinado serviço.

Dessa maneira, quem se responsabiliza pela gestão do programa deve coordenar todos os recursos necessários em uma obra. Nesse sentido, o profissional tratará de demandas financeiras, humanas, políticas, de equipamentos e quaisquer outros esforços necessários para a execução do tal plano industrial.

Vale mencionar que, neste texto, tratamos especificamente sobre obras industriais, porém, a gestão de projetos não é exclusiva da área. É possível aplicar tais boas práticas a uma grande variedade de segmentos e setores.

Quais são os principais erros ao implementar tal prática?

Agora que você já sabe o tamanho da responsabilidade ligada à gestão de projetos, deve estar curioso para entender como aplicar as práticas da melhor maneira. Sabendo disso, preparamos uma lista do que não fazer enquanto responsável do gerenciamento. Veja, então, os 3 erros que podem comprometer o serviço!

Prazos arrojados

É necessário ter conhecimento técnico para estipular e firmar prazos de entrega com o cliente. Muitas vezes, o responsável não tem tal entendimento e determina um prazo de finalização por conta própria, solicitando que a equipe cumpra tal data de entrega. Essa prática, além de sobrecarregar o grupo de trabalhadores, faz com que o contratante se frustre.

Sabendo da importância da definição de prazos correta, só é válido firmar datas depois de defini-las em conjunto com o líder da obra e os liderados. Chegando, assim, a um denominador comum, que não prejudique a equipe e atenda aos requisitos do cliente.

Falta de gerenciamento de risco

Construir uma planilha de risco é parte das responsabilidades do gestor de projetos, você sabia? Caso não haja tal levantamento dos riscos possíveis, questões como orçamento, credibilidade com o cliente e prazos são totalmente prejudicados.

Nesse sentido, é necessário perceber que, quando o risco é ignorado, ele não deixa de existir. Ao contrário disso, ele pode crescer e prejudicar o trabalho de todos os membros da equipe da obra. Assim, vale concluir que determinar os riscos desde o início do projeto é o melhor hábito do gerenciador da obra.

Gestão “o chefão”

O bom relacionamento com a equipe é fundamental para que o andamento da obra se dê da melhor maneira. Usar a estratégia de “faça porque eu mandei” é a pior postura que um gestor pode assumir. Afinal, tais determinações desmotivam o grupo de trabalhadores, o que leva à baixa da produtividade, por exemplo.

Dessa forma, o gestor deve ser um líder e não um chefão. É necessário manter uma comunicação aberta com os membros da equipe, mostrando a todos quais foram os embasamentos que motivaram as decisões tomadas.

Quais são os resultados de adotar essa estratégia em obras industriais?

Pronto, agora você já conhece as melhores posturas e práticas que cercam o gerenciamento de projetos. Construindo tais bons hábitos, fica fácil colher os bons frutos que comentamos na introdução do post. Quer saber quais são eles? Então, veja a lista a seguir!

1. Redução de custos

Reconheça: o estouro do orçamento é um medo frequente na sua gestão de obras. Não é para menos! A programação de gastos é um dos principais motivos que os clientes em potencial consideram para fechar, ou não, a parceria.

As práticas de uma boa gestão auxiliam em prazos mais curtos, bom gerenciamento de estoque e, portanto, na redução de custos. Tais pontos se tornam reais por meio da análise de requisitos e objetivos do projeto, o que determina um cronograma coerente e busca, é claro, as melhores cotações com fornecedores de materiais para a obra.

2. Controle de estoque de materiais

Cada construção é única, mesmo que seja feita com os mesmos materiais e conte com a mesma equipe. Dessa forma, cada informação do projeto deve ser levantada de forma individual, inclusive questões como o controle do estoque. Lembre-se de que essa administração garante também uma fonte de economia para o cliente.

3. Antecipação de situações desfavoráveis

Lembra-se da planilha de riscos que comentamos? Agora que você já compreendeu a importância de não ignorá-los, vale saber como conquistar tais dados. Afinal, a tabela de perigos garante a antecipação de riscos e a diminuição de possíveis prejuízos. Para conquistar tal esclarecimento, é necessário levantar o máximo de informações sobre a obra que será executada. Além disso, o gestor também deve considerar as lições aprendidas em outros trabalhos.

4. Maior competitividade no mercado

A garantia de todos esses benefícios na obra industrial só pode resultar em uma coisa: satisfação do cliente, o que, por sua vez, gera maior competitividade no mercado. Finalmente, você há de concordar que não existe propaganda melhor que a divulgação “boca a boca” feita pelos seus clientes contentes com o resultado do serviço.

Viabilizar um bom gerenciamento de projetos é assunto sério. Por isso, você deve contar com ferramentas confiáveis e que permitam que o seu trabalho se facilite. Esse é o objetivo do Software de Gestão da Project Builder.

Que tal conhecer mais sobre a nossa solução para gestão de projetos? Não espere mais: entre em contato com a nossa equipe!

Como definir o escopo do projeto? 4 processos de entrada fundamentais!

Escrito por Project Builder em 19/11/2020. Postado em Projetos. 1 comentário em Como definir o escopo do projeto? 4 processos de entrada fundamentais!

O gerenciamento efetivo de projetos começa pela compreensão de suas partes e etapas fundamentais. Por isso, saber o que significa escopo do projeto é especialmente importante.

Pode-se dizer que essa é a parte do planejamento que determina e documenta uma lista de objetivos específicos, entregas, tarefas, custos e prazos. Ele é elaborado para explicar os limites de um projeto, estabelecer responsabilidades de cada membro da equipe e apontar os procedimentos tanto para a realização quanto para a verificação e aprovação do trabalho.

É também o escopo que fornece ao gestor as diretrizes para a tomada de decisões sobre solicitações de mudança durante a realização. Afinal, é natural que partes de um grande projeto mudem ao longo do caminho.

Mas será que você sabe quais são os processos fundamentais para a definição do escopo de um projeto? Continue lendo este para entender!

Por que a definição do que é escopo do projeto é tão importante?

Segundo o Guia PMBOK®, o escopo de um projeto consiste no trabalho que é necessário ser feito para entregar um serviço, produto ou resultado com características e funções especificadas. Assim, é no escopo que se define claramente o que está e o que não está incluído no projeto.

Controle de etapas

Também é nele que se controla o que é adicionado ou removido ao longo do caminho — estabelecendo, ainda, os mecanismos de controle para tratar os fatores que podem resultar em mudanças não previstas. Sem a definição do escopo, portanto, não se pode estimar o custo e o tempo demandados pelo projeto.

Nesse sentido, gerir um escopo de forma eficaz exige uma boa e clara comunicação, pois garante que os membros da equipe vão entender e concordar com a forma como serão cumpridas as metas preestabelecidas.

Prevenção de custos e perdas

Às vezes, devido alguma falta de comunicação, o escopo pode precisar ser modificado. Isso afeta diretamente o custo e perturba o cronograma, causando perda de recursos financeiros e tempo e até o desgaste da motivação da equipe.

Aumento da qualidade de entrega

Por tudo isso, percebe-se a sua grande importância não só para a equipe do projeto, mas também para os stakeholders, que atuam no desenvolvimento estratégico dos negócios da empresa. A elaboração de um escopo detalhado ainda é fundamental para a satisfação do cliente, bem como para a eficiência do trabalho a ser realizado.

O que é o plano de gerenciamento do escopo?

Contudo, não basta fazer uma definição ou elaboração acertada do escopo. É preciso fazer um plano de gerenciamento do escopo, o que envolve a gestão de todos os processos do projeto. Isso evita os principais problemas que um projeto pode enfrentar, especialmente o inchaço das atividades e a perda do controle dos requisitos.

Esse gerenciamento do escopo, no geral, lida com três questões essenciais do projeto.

Qual problema se quer solucionar?
Quais são os resultados que se espera obter?
Quais metas devem ser atendidas para se conseguir os resultados esperados?

Enfim, por meio do escopo do projeto define-se todo o trabalho que deve ser feito, e deve-se garantir que apenas o que foi estabelecido seja realizado. O líder de projeto deve, portanto, assegurar que não haja ações além do que foi planejado, evitando qualquer trabalho adicional ao escopo.

Quais são as técnicas possíveis para obter resultados?

Para identificar todas as etapas, demandas e responsabilidades, é possível utilizar algumas técnicas para definição de escopo. Afinal, antes de começar o planejamento, é necessário ter uma visão geral.

A realização de entrevistas com o cliente, por exemplo, permite entender as expectativas. Depois, uma análise de produto e mesmo um brainstorming ajudam a decompor o projeto em tarefas menores, com objetivos específicos em cada ponto.

Também é possível realizar coletas e análises de dados, utilizar a documentação anterior como base, adotar diagramas e assim por diante.

O mais importante é que várias dessas técnicas podem ser usadas juntas, o que favorece a conquista de resultados nesse sentido.

Quais são as consequências de ignorar a elaboração de escopo?

Ignorar a elaboração do escopo pode causar diversos problemas para o projeto e para o negócio, em geral. A falta de planejamento diminui as chances de o projeto ser bem-sucedido e há grandes riscos de o cliente ficar insatisfeito.

Além disso, é preciso considerar que os custos e desperdícios aumentam, bem como o prazo de execução.

O time também tem menos orientação sobre como proceder e a colaboração pode ser suprimida ou comprometida por causa disso. Além disso, a inexistência de escopo faz com que mais solicitações apareçam durante a execução, o que prejudica o fluxo de trabalho.

Então, obter sucesso no projeto, de forma consistente e escalável, é impossível quando esse elemento é ignorado.

Como definir o escopo do projeto?

Depois de saber o que é escopo, vale entender que a definição envolve a preparação de uma descrição detalhada do projeto e de seus principais subprodutos.

Vejamos, então, quais são os quatro processos de entrada fundamentais para que isso se realize da maneira mais estratégica e eficiente possível.

1. O plano de gerenciamento do escopo

Muito conhecido pela sigla PGE, o plano de gerenciamento do escopo é um documento no qual deve ser descrito como será a definição, o desenvolvimento, a monitoria, os controles e a análise (a verificação) do escopo. Ele também serve como um dos planos auxiliares do plano macro de gerenciamento do projeto.

Para isso, o desenvolvimento de um plano de gerenciamento do escopo do projeto deve abranger os seguintes processos, segundo as melhores práticas do Guia PMBOK®:

planejar o gerenciamento do escopo: documentar como o escopo será definido, validado e controlado;
coletar os requisitos: definir e documentar as necessidades das partes interessadas para atingir os objetivos do projeto;
definir o escopo: realizar uma descrição detalhada do projeto e do produto;
criar a Estrutura Analítica do projeto (EAP): subdividir os produtos e o trabalho em componentes mais gerenciáveis;
validar o escopo: formalizar a aceitação dos produtos do projeto;
controlar o escopo: monitorar o escopo e gerenciar alterações na linha de base do escopo.

Vale ressaltar que é crucial que o PGE seja um documento fácil de ser entendido, pois todas as partes interessadas no projeto precisam ficar alinhadas e compreender bem todas as suas diretrizes.

2. O termo de abertura do projeto

O termo de abertura, muitas vezes chamado de Project Charter, é o documento que formaliza a autorização de um projeto.

É ele quem dá ao gerente do projeto a autoridade para iniciar a aplicação dos recursos organizacionais nas atividades planejadas. É por isso que o gerente do projeto sempre é designado antes do início do planejamento e, preferencialmente, antes do processo de desenvolvimento do termo de abertura.

Outro ponto importante é que o termo de abertura do projeto deve ter aprovação do patrocinador (quem financia e provê os recursos).

Vejamos, agora, as principais informações que compõem um termo de abertura:

a designação do gerente de projetos, com nível de autoridade devidamente atribuído;
os requisitos para satisfazer as necessidades primordiais de todas as partes;
as necessidades de negócios;
os requisitos do produto/serviço para o qual o projeto será realizado;
os objetivos e justificativas do projeto;
um cronograma sumarizado;
a influência de todas partes;
as organizações funcionais;
as premissas e restrições organizacionais, ambientais e externas;
caso de negócios que justifique o projeto (inclui também o ROI);
um orçamento sumarizado.

O termo de abertura do projeto, portanto, precisa conter informações sumarizadas, mas também com o nível de detalhamento necessário para a aprovação, ou não, do projeto.

3. A documentação dos requisitos

De acordo com o Guia PMBOK®, a documentação dos requisitos descreve como cada um deles atende às necessidades do negócio.

Em outras palavras, para formatar a documentação dos requisitos, o gerente deve se perguntar quais necessidades serão atendidas e como elas estão atreladas aos objetivos — sempre partindo de uma descrição macro e detalhando conforme a evolução do projeto.

Assim, é importante que os requisitos sejam descritos de forma clara, evitando dupla interpretação. Sempre que possível, também, devem ser usados critérios de aceitação mensuráveis, pois isso retira qualquer subjetividade da avaliação.

4. Os ativos de processos organizacionais e fatores ambientais da empresa

Os ativos de processos organizacionais são aqueles que estão relacionados aos processos do negócio que contribuirão para o sucesso do projeto. Isso significa que, quanto maior for o nível de maturidade da empresa em gerenciamento de projetos, maior será a contribuição dos ativos organizacionais.

Geralmente, os ativos de processos organizacionais existem — e são de fácil localização — quando há um escritório de projetos eficaz dentro da empresa. Eles podem ser:

planos formais ou informais, diretrizes e procedimentos, normas e políticas internas;
requisitos de comunicação, gerenciamento de questões e defeitos, controles financeiros e tratamento de riscos;
procedimentos de qualidade, auditorias, listas de verificação, direcionamentos de trabalho, regras gerais dos diversos departamentos da empresa;
arquivos com base de conhecimento dos projetos antigos (lições aprendidas, dados históricos etc.) — informações documentadas que ajudem no sucesso de novos projetos.

Nesse sentido, os ativos de processos organizacionais consistem nas informações, ferramentas e documentos que a empresa tem, e que poderiam auxiliar no planejamento e execução dos projetos.

Já os fatores ambientais da empresa se referem a qualquer fator no ambiente interno ou externo à instituição e que não pode ser controlado pela equipe, mas que ainda pode afetar o sucesso do projeto.

Confira, a seguir, alguns exemplos mais comuns de fatores ambientais da organização:

cultura e estrutura organizacional;
condições econômicas e do mercado de trabalho;
atitudes e tolerância em relação a riscos;
normas governamentais;
disponibilidade de recursos e skills;
políticas, procedimentos e diretrizes relacionadas ao planejamento das atividades;
banco de dados comerciais;
regulamentos, norma, regras e diretrizes governamentais específicas de cada área do projeto;
fornecedores, termos e condições;
recursos humanos existentes.

Todos esses fatores podem ser considerados nas diferentes etapas a serem executadas no projeto, buscando evitar o insucesso dos processos por meio de análises preventivas e simulações. É importante que o gestor conheça a fundo esses fatores, e aprenda com seus erros para que se qualifique cada vez mais no gerenciamento de projetos futuros.

Quais são os desafios na definição do escopo do projeto?

Mesmo sabendo o que é escopo e qual é a sua importância, pode acontecer de essa parte do projeto ser elaborada incorretamente. Isso acontece quando alguns erros não são observados ou boas práticas não são totalmente aplicadas.

Agora, veremos alguns problemas que podem surgir durante a definição e documentação do escopo do projeto, e como lidar com eles. Confira!

1. Ambiguidade

Ao fazer a definição do escopo, pode haver confusão entre o conceito de “tarefas” e de “produtos”.

As tarefas são ações e atividades que geram a conclusão de um produto ou subproduto. Nesse caso, classificar uma tarefa como produto e vice-versa retrata uma falta de entendimento de como deve ser feita a definição de um escopo.

Esse tipo de situação pode resultar também de interpretações ambíguas sobre as informações, o que, muitas vezes, leva a um trabalho desnecessário. Portanto, evite isso elaborando um escopo preciso e claro, que vá direto ao ponto.

2. Definição incompleta

Um escopo é considerado incompleto quando o seu detalhamento está insuficiente, o que prejudica o mapeamento eficaz de tarefas, de custos e do tempo para a realização de cada atividade.

Geralmente, a falta de conhecimento técnico dos profissionais que estão fazendo a definição do escopo do projeto é um fator que pode implicar nessa falta de detalhamento de documentos e levantamentos quantitativos.

Seja como for, escopos incompletos levam aos famosos “deslizamentos” de agenda, que podem acarretar no aumento de custos. Logo, garantir um escopo completo e preciso também evita isso.

3. Transitoriedade

Atualmente, o tempo gasto para elaborar escopos tem diminuído em decorrência de prazos mais apertado e da redução de custos. Com isso, muitas vezes, são feitos escopos transitórios, o que tem prejudicado o sucesso de projetos e a obtenção de lucro paras as empresas.

Grosso modo, escopos transitórios tendem a sofrer aumentos constantes, que são a principal causa de atrasos nas entregas e projetos “sem fim”. Portanto, é fundamental que o documento seja finalizado corretamente, e que permaneça inalterado durante todo o cronograma.

Caso seja realmente necessário realizar mudanças no escopo, recomenda-se que estas sejam documentadas. Também devem estar sujeitas à aprovação do gerente de projetos, dos clientes e do time de colaboradores, além de serem comunicadas a todos os envolvidos no projeto.

4. Falta de comunicação e colaboração

Como já comentamos, problemas de comunicação podem ocasionar falhas de colaboração. Logo, é importante certificar-se de que a mensagem que você passou para a sua equipe foi bem compreendida por todos, e de que a comunicação entre os colaboradores está sendo realizada de forma acertada.

Um escopo que não é preparado de forma colaborativa pode provocar interpretações erradas. Para que isso não aconteça, o documento deve ser compartilhado com todas as partes interessadas em cada etapa do processo de definição. Os ruídos básicos na comunicação — como enviar um e-mail e tê-lo direcionado para a caixa de spam, por exemplo — precisam ser erradicados.

5. Ignorar os riscos no escopo do projeto

Sem dúvida, saber gerenciar riscos é um dos principais segredos para a realização de projetos bem-sucedidos. Ainda assim, algo muito negligenciado na hora de fazer a definição do escopo do projeto é a análise dos fatores que podem impactar negativamente o bom andamento e execução das tarefas.

É muito importante que o gestor descubra quais são as possíveis ameaças que podem ocorrer em cada etapa do projeto, para tomar medidas preventivas e garantir a minimização e até mesmo a eliminação desses riscos.

Dessa forma, portanto, para que o projeto a ser realizado seja bem-sucedido, é imprescindível elaborar um plano de gerenciamento do escopo do projeto para documentar como o escopo será definido, validado e controlado.

6. Desconsideração sobre os riscos do projeto

Por melhor que seja um escopo, é natural que ocorram imprevistos ou dificuldades durante a execução. O cliente pode solicitar alguma alteração ou algum tipo de atraso pode ocorrer. Quando isso não está previsto no escopo, todo o planejamento é prejudicado. O cenário se concretiza, normalmente, por uma falta de consideração a respeito dos riscos associados ao projeto.

Por isso, o ideal é pensar em quais são os riscos oferecidos pelo projeto e pelos resultados que são esperados. Somente dessa maneira é possível ter uma ideia realista sobre prazos, custos, tarefas e demais recursos utilizados.

7. Falta de comunicação

Sabendo o que é escopo e qual é a sua importância, fica claro que não é interessante elaborá-lo de maneira isolada ou individual. Afinal, há muitas pessoas responsáveis que estão envolvidas no projeto. Quando isso acontece, toda a execução é prejudicada.

O melhor jeito de evitar a falha de comunicação é por meio da identificação das partes interessadas e do contato com essas pessoas. Assim, pode-se garantir uma atuação alinhada com as características de todos.

Além disso, é importante atuar com clareza, evitando a ambiguidade — que, como visto, é uma falha que deve ser prevenida a todo custo. Com menos ruídos e mais integração, o planejamento se torna muito mais eficiente e com maior qualidade.

8. Ignorar o estabelecimento de premissas

As premissas ajudam a definir o que é essencial para executar o projeto, em suas diferentes fases. Quando elas são desconsideradas, não há um entendimento claro do que deve estar disponível e como deve ser usado.

Além disso, é preciso compreender que a falta desse entendimento faz com que os stakeholders não entendam, completamente, as necessidades desse ponto. Por isso, é muito importante estabelecer premissas, inclusive com recursos e etapas óbvias da execução.

9. Desalinhamento de expectativas

Ao elaborar um escopo, é indispensável que as expectativas estejam completamente alinhadas com os stakeholders. Do contrário, isso pode gerar insatisfação e mesmo motivar as mudanças no escopo quando ele já estiver em execução.

Basta pensar em um escopo que define um prazo ou um orçamento que não são condizentes com as expectativas do cliente e do patrocinador. Se o projeto for executado assim, poderá até se tornar inviável.

Portanto, é preciso garantir que o planejamento esteja de acordo com as necessidades e as preferências das partes interessadas. Na prática, isso melhora o nível de satisfação.

10. Indefinição sobre responsabilidades

Não é suficiente estabelecer tudo o que tem que ser feito se não houver uma definição clara das responsabilidades. Quando isso acontece, o escopo se torna incompleto e menos funcional, já que não cumpre completamente o seu papel de auxiliar na execução do projeto.

Para evitar que isso aconteça, cada tarefa e cada resultado esperado deve estar associado a um ou vários responsáveis. Assim, é possível garantir que os integrantes assumam suas atividades. O ideal é delegar de acordo com habilidades, interesses e disponibilidade, de modo a favorecer a produtividade.

11. Falta de conhecimento técnico

Conhecer os princípios e as boas práticas do gerenciamento de projetos é indispensável para criar um bom escopo. No entanto, isso não é suficiente — especialmente quando se trata de algo complexo ou com características bem específicas. A falta de aplicação de conhecimento técnico, portanto, pode comprometer a definição.

Além de sabendo o que é escopo e para o que ele serve, você tem que entender que é preciso se antecipar aos desafios e às necessidades de execução. Um projeto de desenvolvimento de software, por exemplo, só pode ser plenamente avaliado e definido se houver um entendimento das etapas, das ferramentas e das dificuldades, certo?

Então, é preciso aplicar as características técnicas sobre a execução para acertar no planejamento. Se você não for um especialista da área, basta contar com o apoio de stakeholders ou mesmo com integrantes do time para ter uma definição orientada sobre o que deve ser realizado.

Quando fazer mudanças no escopo e como lidar com elas?

Ao elaborar um planejamento desse tipo para o projeto, a intenção é que ele abranja todas as questões relevantes e até se antecipe ao problema. Então, o interesse é que não seja necessário fazer alterações.

No entanto, mudanças podem ser necessárias em algumas situações. Diante de imprevistos não contemplados ou que não possam ser absorvidos, por exemplo, é essencial realizar a alteração. Além disso, é algo que pode partir dos próprios stakeholders, em busca do produto esperado.

No geral, o ideal é propor as mudanças e fazer com que elas passem pela aprovação das partes interessadas — inclusive, do time. Com o sinal verde, é possível atuar para que as transformações sejam implementadas, corrigindo o curso de execução.

Saber o que é escopo do projeto cria as bases necessárias para elaborar esse planejamento. No entanto, também é preciso conhecer quais técnicas usar, as etapas necessárias e, é claro, os erros a evitar. Assim, a elaboração será muito mais eficiente e ajudará na conquista do desempenho desejado.

Acha que esse conteúdo pode ser útil para outros gestores e interessados? Compartilhe o post nas suas redes sociais e debata com os seus contatos!

O que é ITIL e o como ele se encaixa na área de TI da sua empresa

Escrito por Project Builder em 19/11/2020. Postado em Projetos. 1 comentário em O que é ITIL e o como ele se encaixa na área de TI da sua empresa

O crescimento do uso de sistemas da informação, bem como o aumento de sua complexidade, trouxe consigo uma demanda por boas práticas para aumentar o desempenho na criação e manutenção dos serviços, como a biblioteca ITIL. Voltadas para a Gestão de Serviços de TI, esses guias de gestão de processos colaboram para a redução dos custos com a infraestrutura implementada.

Além disso, proporcionam melhoria na qualidade dos serviços prestados e um maior alinhamento estratégico da TI com o negócio. Entre os guias de boas práticas, a biblioteca ITIL se destaca por fornecer um conjunto de rotinas de gestão que tornam os processos do setor de TI mais eficazes e que podem ser aplicadas em ambientes de trabalho com vários perfis.

Em outras palavras, ela tem reconhecimento mundial pela sua flexibilidade e o seu impacto positivo em vários cenários. Neste post, vamos explicar o que é o ITIL V3 e o que a torna uma das referências do mercado em termos de manuais de boas práticas de TI. Além do mais, vamos explicar como se deu a evolução dele ao longo do tempo e como pode ser implementado nas empresas.

Isso despertou a sua curiosidade, não é mesmo? Então, veja o nosso post abaixo e descubra diversos detalhes sobre o tema!

O que é a biblioteca ITIL?

Desenvolvida no fim dos anos 1980 pela Central Computer and Telecommunications Agency, a biblioteca ITIL (sigla para Information Technology Infrastructure Library, ou Biblioteca de Infraestrutura e Tecnologia da Informação, em uma tradução livre) é um conjunto de boas práticas em infraestrutura, operação e manutenção de serviços de TI. A sua aplicação está direcionada para as áreas operacional e tática da empresa.

O modelo dessa biblioteca é totalmente flexível e adaptável ao negócio e estratégia de TI. Como objetivo principal, a biblioteca ITIL pretende promover uma gestão direcionada à entrega eficiente dos serviços ao cliente. Quando bem-aplicada, essa política operacional fornece um grande impacto nos processos do negócio.

As rotinas de cada profissional de TI terão um foco maior nas necessidades do usuário e nos seus objetivos diários. Isso cria um ambiente operacional em que todos têm objetivos alinhados. Assim, a qualidade geral dos serviços da empresa é ampliada, uma vez que a tecnologia servirá como uma base para o atendimento de todas as demandas do mercado.

Quais são os princípios da Biblioteca ITIL?

A ITIL é composta por processos e funções que visam redirecionar o trabalho da área de TI conforme o setor em que a empresa está inserida e o seu perfil de atuação. Assim, o time de técnicos, analistas e profissionais de suporte poderão desenvolver e entregar ao usuário final serviços com mais qualidade, rapidez e um custo que seja o melhor possível.

Como apontamos, a Biblioteca ITIL conta com um alto nível de flexibilidade. Para maximizar os resultados obtidos com esse guia de boas práticas, por exemplo, as recomendações podem ser seguidas concomitante a outras normas, metodologias e padrões de gestão de projetos. Isso ocorre independentemente do porte da empresa.

Porém, o gestor deve ter em mente que seguir as boas práticas da biblioteca pode ser fator decisivo para que o negócio se mantenha competitivo no mercado. A Biblioteca ITIL passou por constantes revisões ao longo das últimas décadas. Em sua última versão, o manual de boas práticas está agrupado em cinco volumes:

Estratégia de Serviço;
Desenho de Serviço;
Transição de Serviço;
Operação de Serviço;
Melhoria Contínua do Serviço.

Esses cinco volumes são compostos por um conjunto de 26 processos e quatro funções básicas, que orientam o gestor de TI e podem ser aplicados conforme o profissional julgar necessário. Veja a seguir os detalhes sobre as bases de cada volume que vão facilitar a sua compreensão!

Estratégia de Serviço

Esse livro tem as orientações para que a empresa possa avaliar quais são os fatores que necessitam de melhorias. Além disso, a partir desse volume, o gestor poderá definir as melhores estratégias a serem adotadas para que a organização desenvolva os serviços e cresça conforme o esperado. O volume “Estratégia de Serviço” também define alguns conceitos para elaboração das estratégias que serão aplicadas no ambiente operacional.

Além disso, essa área inclui os processos Gerenciamento Financeiro de Serviços de TI, Gerenciamento de Portfólio de Serviços e Gerenciamento de Demandas que, conforme os nomes apontam, auxiliam o gestor a manejar recursos financeiros, demandas dos usuários e o portfólio de serviços da área. Assim, as atividades da área terão um escopo mais bem definido e sem desperdício de recursos ou atrasos.

Desenho de Serviçotec

A partir do momento em que o gestor conseguir definir uma estratégia bem delineada no volume anterior, é hora de apresentar os protótipos que possibilitam a visualização daquilo que será desenvolvido para melhorar o fluxo de trabalho do setor de TI. Para isso, o gestor pode se orientar a partir do conjunto de processos listados no volume “Desenho de Serviços”, que envolvem estratégias como:

o Gerenciamento de Catálogo de Serviços;
o Gerenciamento do Nível de Serviço;
o Gerenciamento de Capacidade;
o Gerenciamento de Disponibilidade;
o Gerenciamento de Continuidade de Serviços de TI;
o Gerenciamento de Segurança da Informação;
o Gerenciamento de Fornecedores (Gerenciamento de Nível de Serviços).

Tais processos auxiliam a empresa a ter uma melhor orientação sobre como otimizar cada área das atividades do setor de TI. Naturalmente, o gestor deve priorizar aquelas que estão mais alinhadas com o perfil de atividades da área, uma vez que cada negócio tem necessidades diferentes. Assim, ele evitará o desperdício de recursos aplicando modificações que não serão úteis para o ambiente de trabalho.

Transição de Serviço

Esse volume orienta a respeito da implantação do serviço, bem como mudanças no ambiente de produção. Por isso, ele é de grande importância para o negócio, uma vez que as suas práticas podem evitar uma série de erros no trabalho do gestor. Os seus principais processos são:

Gerenciamento de Mudança;
Gerenciamento de Configurações e Ativos de Serviço;
Gerenciamento do Conhecimento.

Operação de Serviço

Com os serviços em funcionamento, a Operação de Serviço visa gerir, com a melhor qualidade, outros aspectos que estão envolvidos no uso da tecnologia no dia a dia do negócio. Isso passa pelo gerenciamento da infraestrutura, integração de novas tecnologias e as aplicações que estão por trás de cada serviço que é prestado a clientes. Para essa etapa, os processos principais são:

Gerenciamento de Evento;
Gerenciamento de Incidente;
Cumprimento de Requisição;
Gerenciamento de Acesso;
Gerenciamento de Problemas.

Em conjunto, esses processos podem impactar diretamente em todo o funcionamento da infraestrutura. Com uma melhor gestão dos eventos não programados, como falhas de equipamentos ou a indisponibilidade de sistemas, os técnicos conseguem mitigar erros e evitar que eles tenham um alto impacto no fluxo de trabalho de cada time.

Da mesma forma, a gestão de requisições evita que atrasos na entrega de demandas de usuários ocorram. Dessa forma, a companhia pode atuar de maneira estratégica reduzindo problemas e, ao mesmo tempo, diminuindo eventuais interrupções no dia a dia do negócio.

Melhoria Contínua do Serviço

Para que a empresa continue crescendo e mantenha a satisfação de seus clientes, essa etapa entra em cena. Ela está focada na criação de mecanismos para avaliar constantemente os resultados obtidos com as modificações feitas a partir dos volumes anteriores e, assim, fornecer uma base ampla para o gestor realizar novas melhorias.

Isso manterá o valor dos serviços de TI e retorno que eles causam, uma vez que ocorrerão melhorias em indicadores de produtividade e competitividade de todas as áreas da empresa. Para proporcionar essas melhorias, podemos destacar os seguintes processos:

Processo de Melhoria;
Medição do Serviço;
Relatório de Serviço.

Quais são as principais vantagens do uso da ITIL no ambiente corporativo?

Atualmente, a biblioteca ITIL é considerada um dos principais manuais de boas práticas do mercado. Isso se dá, principalmente, em função dos benefícios do seu uso, dos quais podemos destacar como principais os que estão descritos logo abaixo!

É aceito em vários locais

Para se adaptar a novos mercados, muitas empresas precisam adotar novos padrões de funcionamento. Nesse momento, o ideal é a escolha por um mecanismo que seja aceito por todo o mercado, uma vez que ficará mais fácil atestar para clientes em potencial a qualidade dos serviços da empresa. No caso da Biblioteca ITIL — um conjunto de boas práticas que é flexível e fácil de ser adaptado.

Ela se adapta a vários perfis de negócios e as chances de o seu uso ser aceito como uma forma de atestar a qualidade das atividades de um negócio é alta. Os profissionais de TI que atuam em todo planeta conhecem e recomendam a ITIL como a melhor forma de otimizar os serviços de qualquer companhia, o que diminui o número de etapas necessárias para validar a qualidade das rotinas da empresa.

Melhora a satisfação do consumidor e de parceiros comerciais

A tecnologia já faz parte de todas as atividades do ambiente corporativo moderno. Justamente por isso, investir na melhoria dessa área é considerado um investimento no negócio: quando as soluções de TI funcionam corretamente, toda empresa poderá ser mais eficaz. Por direcionar as atividades de empresas para as necessidades do usuário, o ITIL consegue ampliar os índices de satisfação de clientes e parceiros comerciais.

Os usuários terão uma ferramenta de trabalho mais inteligente e, assim, poderão executar as suas atividades com maior qualidade. Como consequência principal da melhora geral na experiência de uso dos serviços da empresa, clientes terão uma fidelização maior a médio e longo prazo. Dessa forma, a companhia pode manter as suas receitas estáveis com mais facilidade, realizar novos investimentos e manter um fluxo de otimizações contínuo.

Torna serviços e produtos mais confiáveis

Ao implementar as políticas descritas nos livros do ITIL, a empresa terá uma melhoria considerável na qualidade dos seus serviços. Times de suporte poderão responder às demandas da empresa com mais agilidade. Developers conseguirão se adaptar com mais facilidade às mudanças nos projetos e nas demandas do mercado.

Durante as falhas e interrupções de serviço, o tempo necessário para restaurar sistemas será reduzido. Como consequência, os problemas causados por falhas não serão grandes o bastante para gerarem prejuízos consideráveis para o negócio. Assim, a empresa poderá manter-se competitiva e capaz de criar fluxos de receitas constantemente.

Melhora serviços e rotinas que não estão diretamente ligados aos processos de TI

Ter uma infraestrutura de TI funcional é crucial para que a empresa possa atingir os seus objetivos de médio e longo prazo, especialmente em um cenário em que a tecnologia está profundamente integrada aos processos corporativos.

Nesse sentido, por proporcionar uma grande melhoria na qualidade das ferramentas de TI utilizadas pela empresa, a biblioteca ITIL impactará diretamente em várias rotinas do negócio. Como consequência, a implementação do ITIL pode ser vista como uma alternativa para corporações que buscam novos meios para serem mais eficientes e produtivas.

Torna processos de governança de TI mais confiáveis e eficazes

A governança de TI tem um papel crítico no ambiente. Ela é responsável por criar processos mais inteligentes, gerenciar todas as atividades dos profissionais e garantir que os equipamentos tenham uma performance adequada. Além disso, é por meio da governança que problemas de segurança são evitados e, assim, a infraestrutura pode ter uma qualidade maior.

Integrando a Biblioteca ITIL nas estratégias de governança, o gestor conseguirá direcionar melhor os fluxos de trabalho de todos os setores. Os times poderão avaliar novos mecanismos de gestão, implementar metodologias mais alinhadas com o perfil da empresa e ter métricas de maior impacto.

As práticas de manutenção também ganharão mais qualidade, uma vez que o gestor terá meios para identificar quais são os processos que garantem mais vida útil aos equipamentos. Dessa forma, todos os processos de governança serão realmente capazes de auxiliar a empresa a ter os resultados esperados.

É possível ser adotado em vários perfis de negócio

Uma das grandes vantagens da biblioteca ITIL é a possibilidade de ela ser utilizada em vários ambientes de TI. Não há a necessidade de adotar todos os princípios do ITIL para aproveitar o melhor que essa metodologia tem a fornecer: basta que o negócio conheça as suas demandas e necessidades para aproveitar apenas os pontos que sejam relevantes.

Em outras palavras, o gestor de TI pode escolher os pontos que mais se adaptam ao seu ambiente de trabalho de acordo com os problemas do negócio. Assim, é possível garantir que a empresa terá uma real capacidade de otimizar os seus serviços e processos operacionais sem perder tempo com estratégias que não sejam úteis.

ITIL e DevOPS são uma combinação perfeita?

O DevOps é considerado uma das principais metodologias de desenvolvimento do mercado. Ele é voltado para a integração entre developers e profissionais da operação, criando um fluxo de trabalho mais rápido, com menos etapas e conflitos.

Essa forma de gerenciar projetos de desenvolvimento utiliza a filosofia Agille como uma fonte de inspiração. Para tornar times mais integrados e capazes de atender as mudanças de demanda, toda a cultura operacional do negócio é modificada em busca de mais foco no usuário e na entrega de resultados.

Como consequência, as empresas passam a ter times mais produtivos e integrados. A flexibilidade também é ampliada e, ao mesmo tempo, os recursos são melhores aproveitados. Isso reduz o custo de criação de novas aplicações e, da mesma forma, garante um melhor direcionamento de cada etapa da criação de um sistema.

Junto ao DevOps, a biblioteca ITIL pode tornar vários projetos de TI mais eficientes e lucrativos. Como ambas as estratégias têm, como principal objetivo, facilitar a entrega de serviços e softwares de alta qualidade (seja focando nas demandas do usuário ou integrando times de desenvolvimento), os profissionais de TI podem se beneficiar de práticas que tornam o seu fluxo de trabalho mais dinâmico e simples.

Como consequência, toda a performance do setor será otimizada. Nesse sentido, a simplificação da estrutura do departamento de TI pode tornar a distribuição de tarefas mais simples, diminuindo atrasos e gargalos operacionais. Ao focar na entrega de tarefas, o setor passa a buscar uma rotina de trabalho com mais agilidade e segurança. Isso impactará diretamente nos índices de produtividade do negócio.

Muitos são os que consideram impossível aplicar as boas práticas da ITIL aos ambientes já em produção. Entretanto, esses devem analisar se são as práticas que são inaplicáveis ou o paradigma do negócio que precisa ser alterado. Tanto a empresa quanto os profissionais de TI devem investir na biblioteca.

Isso é necessário para otimizar os processos e entregar os serviços ao cliente com agilidade e qualidade, sempre focando na tecnologia e nas soluções no negócio. Como vimos, os benefícios de se seguir as melhores práticas recomendadas pela biblioteca, adaptando-as ao negócio, são inúmeros. A empresa terá uma TI mais alinhada às necessidades do negócio e seus riscos, o que evita uma série de problemas.

Os processos serão mais bem planejados, consistentes e mensuráveis. Ao mesmo tempo, a entrega mais eficiente do serviço e uma experiência do usuário mais satisfatória com relação à área de Tecnologia da Informação possibilitará novas possibilidades para a companhia: o nível de inovação crescerá, levando a rotinas de maior qualidade e capazes de manter a companhia em um caminho de amplo crescimento.

O uso da Biblioteca ITIL está em alta e o que antes poderia ser considerado um diferencial, hoje, é essencial. O conhecimento propagado por décadas no setor público e privado pode fazer parte da rotina da sua empresa, otimizando serviços e criando um ambiente de trabalho mais funcional. Assim, todos conseguirão atingir os resultados esperados em uma rotina de alta performance.

Como aconteceu a evolução do ITIL ao longo do tempo?

O ITIL foi criado nos anos 80 pela Agência Central de Computadores e Telecomunicações do Reino Unido (OGC) e vem sofrendo atualizações para atender melhor as alterações sofridas pelo cenário dos negócios. Em 2019 foi lançada a versão mais atual, ITIL V4, que trouxe diversos avanços relacionados à gestão de serviços de modo geral.

Na época de sua criação, o governo britânico almejava fazer a documentação dos processos reunindo dados sobre gerenciamento dos serviços de TI até então disponíveis. Depois disso, o ITIL foi acumulando outros conhecimentos de diversas organizações e se consolidou na Europa na década de 90. Hoje, a biblioteca é mantida pela empresa Capita PLC e pela Axelos.

Entre todas as fases de atualização do ITIL, existem duas versões que são destacadas. Uma delas é a terceira ou V3, que foi uma revisão realizada no ano de 2011. A outra se trata da V4, que é a versão mais atual e está sendo utilizada neste momento no universo corporativo.

Como ITIL pode ser implementado nas empresas?

Após obter o conhecimento necessário sobre o ITIL, os empresários podem começar a implementação das práticas nas suas empresas. As equipes de TI vão utilizá-las no seu dia a dia, já que foram validadas e têm credibilidade no mundo inteiro. Para facilitar a adesão dos colaboradores, faça a implementação por estágios e vá adaptando as atividades para que se encaixem na nova forma de gestão.

Adapte-a conforme as necessidades do seu negócio e, se preferir, desconsidere os passos que não são essenciais ao sucesso do empreendimento. ITIL deve ser aplicado como uma metodologia e não uma ferramenta, razão pela qual não é necessário utilizar programas específicos para aderir a ela. Apesar disso, ela vai otimizar os processos e aumentar a produtividade das equipes.

Quando foi lançado ITIL V3?

Como já foi dito, o ITIL V3 foi uma modernização lançada em 2011. Desde então, biblioteca de TI passou a contar com um acervo ainda mais considerável para auxiliar a gestão de TI. Além de englobar o uso da tecnologia, outras mudanças foram realizadas desde então, por exemplo, a certificação. Até aqui, o ITIL foi modificada inclusive em seu modelo de negócio que já é considerado uma marca.

Por que foi essa atualização foi feita?

Essa atualização foi realizada pela necessidade de melhorias contínuas. Com ela, houve a otimização dos serviços, a revisão e o acompanhamento para que as entregas e o gerenciamento sejam adequados. A modernização das versões é essencial para que os usuários fiquem satisfeitos e continuem utilizando o ITIL. Análises retroativas são realizadas para a identificação de possíveis aprimoramentos.

O processo de melhoria envolve 7 etapas e 4 funções do ITIL. A Central de Serviço efetiva o contato entre a equipe de TI e os usuários. A infraestrutura de TI, tais como desktops, banco de dados, telefonia, hardware, servidores e redes são cuidados pelo Gerenciamento Técnico. Já o Gerenciamento de Operações de TI trata das rotinas e das instalações físicas.

O Gerenciamento de Aplicações refere-se ao tratamento de sistemas integradores, Enterprise Resource Planning (ERP), Business Intelligence (BI), Customer Relationship Management (CRM), entre outros. A coleção de e-books do ITIL exige a compreensão de conceitos e também o comprometimento dos times para a adoção dos novos procedimentos. A biblioteca oferece treinamento, certificação e consultoria.

Quais os requisitos do ITIL V3?

Para iniciar a implementação, é preciso comprar o ITIL por meio de uma assinatura online, ePub, PDF ou cópia impressa. Após, é necessário arcar com os custos do treinamento que varia anualmente. O curso demora apenas 2 dias para a obtenção do certificado inicial e algumas semanas para obter as outras certificações.

Além dos gastos com reengenharia de determinados processos para o cumprimento das diretrizes do ITIL, é necessário ajustar o hel desk ou utilizar outro software que capture os dados relevantes para rastreamento e geração de métricas. Existem opções que foram projetadas para atender as boas práticas e são interessantes para as equipes que utilizam o framework.

Quer conhecer alguns serviços ou softwares planejados para atender o ITIL? Saiba que o Vision Helpdesk é uma solução multifuncional que se integra à biblioteca. InvGate Service Desk se trata de um serviço preparado e conta com uma interface amigável. Samange disponibiliza a automação de service desk e ManageEngine ServiceDesk Plus se baseia na Web favorecendo o gerenciamento.

Quais são as dicas para conseguir a certificação?

No ano de 2014, a Axelos passou a ser a proprietária da certificação do ITIL e a administração dos exames é feita pelas Organizações de Treinamento Credenciadas (ATOs). Já as acreditações ficam sob a responsabilidade dos Institutos de Exames Estratégicos (EI). A certificação do ITIL V3 era realizada em 5 níveis: Master, Expert, Intermediate, Practitioner e Foundation.

Já o ITIL V4 teve o seu esquema de certificação aperfeiçoado com a inclusão dos exames ITIL Master e ITIL Foundation. ITIL Foundation conta com 2 caminhos diferenciados: ITIL Strategic Leader (SL) e ITIL Managing Professional (MP). Cada um deles tem os seus exames e módulos próprios e exige um nível de conhecimento distinto com o comprometimento dos interessados.

A certificação ITIL é feita pelos profissionais de TI que desejam se capacitar para aplicar as melhores práticas em suas funções. Ela não é somente uma prova a ser feita, mas uma capacitação que apresenta níveis variados. O primeiro teste é o da ITIL Foundation. A seguir, virá a de Managing Across the Lifecycle. Depois, ITIL Expert seguido do ITIL Master.

Cada prova representa uma etapa do treinamento, sendo que para chegar à última fase é crucial passar por todas as anteriores em ordem escalável. Os profissionais de TI podem estudar sozinhos ou fazer um curso preparatório que servirá de grande auxílio. Algumas instituições que são credenciadas para aplicar os testes são a PeopleCert, Exin e Prometric.

Quais os elementos-chave da ITIL V4?

Após ser lançada em fevereiro de 2019, a ITIL V4 apresentou 4 dimensões da gestão de serviços. A primeira dimensão é a organizações e pessoas com o envolvimento dos stakeholders para que mantenham um ótimo relacionamento. A segunda, informação e tecnologia para a segurança dos dados. A terceira, parceiros e fornecedores de TI e, finalmente, a quarta envolve fluxos e processos.

Enfim, agora você já sabe o que é ITIL V3 e o como ele se encaixa na área de TI da sua empresa! Contudo, o ITIL V4 trouxe uma alteração relevante no conceito de serviço aprofundando a noção de valor e a conexão aos stakeholders para o gerenciamento de projetos. Obviamente, as 4 dimensões se sujeitam a fatores ambientais, legais, tecnológicos, sociais econômicos e políticos.

Gostou deste artigo? Então, curta agora mesmo a nossa página do Facebook para acompanhar as nossas publicações!

Ferramentas de BI: conheça as 8 melhores ferramentas para a sua empresa

Escrito por Project Builder em 19/11/2020. Postado em Projetos. 2 comentários em Ferramentas de BI: conheça as 8 melhores ferramentas para a sua empresa

Na gestão de um negócio, existem as estratégias e as ferramentas. Ambas são indispensáveis e funcionam em conjunto. Entre as ferramentas que permitem que a estratégia seja colocada em prática, o investimento em uma plataforma de BI é uma ótima forma de transformar o planejamento da empresa em realidade.

Boas soluções de Business Intelligence auxiliam a empresa a identificar demandas, otimizar rotinas e avaliar o impacto das suas ações. Ao mesmo tempo, permitem que o gestor prepare melhor os seus times e consiga manter um bom posicionamento da marca no seu mercado de atuação. Mas isso só pode acontecer com o uso de boas soluções.

Neste post, você vai conhecer as oito melhores ferramentas de BI. Vamos começar?

O que é BI

Antes de pensar em quais ferramentas de BI sua empresa deve adotar, você precisa entender bem o que é a estratégia conhecida como Business Intelligence — e, então, você sabe o que é BI?

Em resumo, Business Intelligence consiste em reunir e analisar dados sobre um negócio, gerando informação que será relevante — ou melhor, crucial — para a tomada de decisões. Esses dados podem ser internos (sobre o fluxo de produção, a eficiência das operações administrativas, os prazos logísticos, entre outros) ou externos (sobre os concorrentes, o cenário econômico, as questões políticas, entre outros).

Agora que você sabe o que é Business Intelligence, fica bem mais fácil entender também o que serão as ferramentas de BI: recursos que permitem simplificar ou automatizar completamente a tarefa de coletar dados, bem como organizá-los para facilitar sua análise.

Quais as vantagens de investir em uma plataforma de BI?

Investir em uma boa plataforma de BI pode afetar a empresa de várias formas. Veja a seguir quais são os impactos positivos que essa ferramenta traz para a sua companhia!

Remove a gestão intuitiva

Um dos maiores problemas que uma empresa pode ter é investir em uma gestão intuitiva. A tomada de decisões não pautada por dados robustos amplia riscos e problemas a médio e longo prazo. Ao mesmo tempo, pode levar a um número maior de prejuízos para a companhia.

Com o BI, esse cenário muda. A empresa passa a decidir o seu futuro pautada por dados. Consequentemente, o risco de algo de errado acontecer será muito menor.

Dá respostas mais rápidas aos problemas existentes

Ter agilidade na hora de posicionar o negócio é algo fundamental no cenário atual. Empresas que demoram a agir diante de novos desafios perdem grande competitividade. Além disso, ficam expostas à possibilidade de terem clientes insatisfeitos.

No ambiente em que o Business Intelligence é utilizado, isso deixa de ser um grande risco. A empresa poderá identificar tendências e avaliar o melhor caminho a ser tomado em um prazo muito menor: com alguns cliques o gestor conseguirá combinar registros e avaliar qual o melhor caminho tomar para planejar projetos, realizar investimentos ou otimizações no fluxo de trabalho.

Dá mais abrangência para relatórios

Os relatórios corporativos são um importante mecanismo de gestão. Esses documentos facilitam a avaliação da qualidade de investimentos e os resultados de projetos. Ao mesmo tempo, permitem que o empreendimento identifique se as suas escolhas foram bem-feitas e quais lições tomar de cada projeto, aplicação ou ação corporativa.

O BI torna os seus relatórios mais abrangentes e robustos. A empresa fará documentos com mais dados e insights inteligentes e inovadores. Assim, o planejamento de médio e longo prazo será mais robusto.

Facilita a busca por novas oportunidades para otimizar a empresa

Um dos desafios que gestores enfrentam é a necessidade de sempre manter a empresa alinhada com as demandas do mercado. Isso deve ser feito seguindo vários caminhos, como o investimento em novas metodologias e boas práticas. Afinal, a empresa precisa estar sempre com as bases para ter uma alta performance.

Nesse contexto, uma plataforma de BI é um ótimo método de reduzir as dificuldades para otimizar o ambiente de trabalho. A análise de indicadores se torna mais robusta e abrangente. Como consequência, o time poderá avaliar continuamente o que pode e deve ser otimizado para evitar riscos ou eliminar erros.

Quais fatores considerar na escolha das ferramentas de BI

Você vai conhecer, neste post, a nossa seleção das melhores ferramentas de BI. Mas isso não quer dizer que você é obrigado a usá-las. Você pode, é claro, pesquisar e decidir por si mesmo quais são as melhores ferramentas disponíveis no mercado.

No entanto, para fazer uma boa escolha, é preciso considerar um conjunto de fatores. Cada um deve ser avaliado para permitir a identificação da ferramenta que melhor se alinha com as suas necessidades e metas de médio e longo prazo. Confira os mais importantes a seguir!

Velocidade

Lembre-se de que o propósito das ferramentas de BI é viabilizar a estratégia, que seria impraticável manualmente devido ao tempo necessário para colocá-la em prática. Portanto, é lógico que, quanto mais rapidamente a ferramenta for capaz de processar dados, maior é a sua eficácia.

Ter uma plataforma de BI ágil garante ao negócio o máximo de agilidade na hora de responder às demandas existentes ou mudanças do mercado. Também facilita a execução de um fluxo de trabalho com alto valor agregado. Afinal, os times sempre terão os meios necessários para entregar os resultados esperados pelo cliente antes do concorrente.

Estabilidade na performance

Você não quer correr o risco de implementar uma ferramenta que apresenta problemas técnicos, deixando você na mão na hora de buscar informações para embasar uma decisão importante. Portanto, avaliar a estabilidade na performance da plataforma de BI é algo crítico.

Esse fator se dá em duas frentes, que são:

a escalabilidade da solução, que garante a ela sempre uma performance proporcional à demanda;
a compatibilidade com a infraestrutura da empresa, o que evita erros durante o seu uso.

Facilidade de uso

A complexidade da ferramenta, do ponto de vista do usuário, é uma forte barreira. Quanto mais difícil for a operação do sistema, menor a chance de você conseguir o apoio necessário para investir na sua implementação.

De qualquer forma, mesmo para as ferramentas de BI relativamente mais simples, é recomendável que você tenha uma equipe de colaboradores especializados em sua operação. Essa estratégia amplia a integração da plataforma de BI no dia a dia da empresa. Desse modo, o seu uso será muito mais disseminado, assim como os impactos que ela traz!

Custo-benefício

É importante que você busque ferramentas de BI que sejam compatíveis com o orçamento do seu negócio. Ao mesmo tempo, elas devem oferecer os recursos e funcionalidades que sua empresa precisa — nem mais e nem menos. Cuidado para não cair na armadilha de escolher uma ferramenta com um potencial que vai ser pouco aproveitado, por sua empresa não precisar de tudo isso.

Ou seja, foque sempre no custo-benefício da solução. Avalie como ela poderá ajudá-lo a ter melhores resultados e o seu impacto em potencial de médio e longo prazo. Somente assim você poderá contratar uma plataforma de BI com alto retorno sobre o investimento.

Segurança de dados

A plataforma de BI da empresa lidará com dados muito relevantes. Por isso escolha uma que seja capaz de fazer isso com bons mecanismos de proteção de dados. Afinal, a empresa jamais deve colocar as suas informações expostas em troca de mais competitividade.

Por isso não deixe de verificar os recursos de proteção e privacidade existentes. Avalie como os dados são processados pela plataforma de BI e os controles existentes. Também avalie a política de updates: ela é um passo básico para corrigir eventuais bugs e vulnerabilidades que levam a vazamentos.

As 8 melhores ferramentas de BI

Agora, você vai descobrir quais são as oito melhores ferramentas de BI disponíveis no mercado. Cada uma delas tem suas vantagens: algumas são gratuitas, outras são mais fáceis de operar, outras permitem agregar dados a partir de várias fontes… Sua missão é descobrir qual delas traz mais benefícios para a sua empresa.

1. IBM Watson Analytics

A IBM é uma empresa norte-americana de TI com mais de cem anos. Sua ferramenta, IBM Watson Analytics, vem em duas opções: Plus e Professional. A diferença entre elas é que a versão Professional permite o acesso de múltiplos usuários.

Quem implementa essa ferramenta conta com uma comunidade online e um blog oficial para buscar dicas de como usá-la. Além disso, com o IBM Knowledge Center é possível encontrar documentações sobre como aproveitar todos os seus recursos.

2. Microsoft Power BI

Criada pela Microsoft, essa ferramenta permite criar painéis e relatórios dinâmicos em menos de cinco minutos. Outra característica do Microsoft Power BI é a possibilidade de conectar-se a uma ampla gama de fontes de dados, desde planilhas do Excel até redes sociais, como o Facebook.

Por ser integrado à Azure, o Power BI é bastante robusto e confiável. Os usuários terão o apoio de uma poderosa rede de cloud computing para gerar relatórios. A empresa sempre poderá avaliar qual a melhor decisão tomar, mesmo que os seus times não estejam no ambiente de trabalho tradicional.

3. Google Data Studio

Assim como a grande maioria dos serviços da Google, o Data Studio é gratuito e qualquer um com uma conta de Gmail pode usá-lo. É claro que ele se conecta com fontes de dados da própria empresa, como o Google Sheets (planilhas online) e o AdWords.

Para quem trabalha com a G Suíte e outras ferramentas do Google, o Data Studio pode ser uma ótima escolha. Afinal de contas, ele tem uma integração nativa com as soluções da empresa. Assim, os times terão mais agilidade e praticidade para integrar o software no seu dia a dia.

4. Tableau

Uma característica do Tableau que merece destaque é o VizQL. Esse é um sistema de arrastar e soltar, que permite reorganizar as informações para compreendê-las melhor e gerar novos insights.

Por ser focado em análises visuais, o Tableau é muito fácil de ser utilizado por novos usuários. A sua curva de aprendizado, em outras palavras, é relativamente curta. Isso reduz o tempo de treinamentos e aumenta o engajamento no uso da solução.

5. BIRT

Essa é uma plataforma open source, isto é, de código aberto. Isso significa que desenvolvedores têm acesso ao código usado para programar o BIRT e podem usá-lo para criar modificações e melhorias ou, até mesmo, para desenvolver novas soluções em ferramentas de BI.

No entanto, para você, o que importa é que o acesso ao BIRT é livre. Porém, como ele não é uma ferramenta comercial, fique atento: você não vai contar com muito suporte. Qualquer problema terá que ser resolvido usando a documentação disponível online ou perguntando à comunidade de usuários.

6. Jaspersoft

Jaspersoft oferece uma ferramenta de BI hospedada em nuvem (especificamente, por meio da AWS — Amazon Web Services) por um valor acessível: menos de $1 por hora.

Com isso, tenta resolver um grande problema para as empresas que pagam por mais do que realmente necessitam. Além disso, facilitando o acesso, permite visualizar os relatórios diretamente em seu smartphone ou tablet.

7. Pentaho

A promessa dessa ferramenta é facilitar o acesso para todos da sua equipe, de desenvolvedores a usuários comuns. Além de oferecer a solução, a Pentaho ainda oferece treinamentos e até certificações para trabalhar com análise de dados.

O Pentaho tem como um de seus diferenciais o fato de ser de código aberto. Isso facilita a sua personalização e uso disseminado no ambiente de trabalho: a partir do estudo do código-fonte, você pode verificar informações, modificar recursos e adotar novas APIs no aplicativo com o apoio do seu time de desenvolvimento.

8. Project BI

A solução da Project Builder foi desenvolvida para ajudar um usuário específico: o gestor de projetos. Com isso, permite determinar quais são os projetos que realmente trazem retorno para a empresa, facilitando a decisão de priorizar um ou outro. Além disso, também possibilita otimizar a gestão de recursos e identificar gargalos.

Imagine utilizar o BI nos seus projetos? Com a ferramenta do Project Builder, isso é possível. Como consequência, você pode entregar ao seu time um planejamento muito mais robusto para cada etapa dos projetos.

O uso do BI está se tornando algo crucial para o sucesso de qualquer empresa. O apoio dessa tecnologia consegue reduzir custos e melhorar o posicionamento da empresa. Nos projetos, ela melhora a capacidade de planejar e otimizar rotinas rapidamente.

Por isso não deixe de escolher uma plataforma de BI para a sua empresa. Faça uma análise completa das opções disponíveis e o que pode ser adotado pela empresa no seu dia a dia. Assim, será muito mais fácil agregar valor aos serviços e projetos do negócio!

É aqui que encerramos a nossa lista das melhores ferramentas de BI. Compartilhe este post com os seus parceiros para que eles também conheçam os impactos de uma boa plataforma de BI!

5W2H – O que é e como utilizá-lo?

Escrito por Project Builder em 19/11/2020. Postado em Projetos. Nenhum comentário em 5W2H – O que é e como utilizá-lo?

A gestão é um dos grandes desafios do cotidiano empresarial. Saber planejar e executar estratégias é, de fato, uma necessidade real dos empreendimentos atuais e ferramentas como o 5W2H podem ser grandes facilitadoras. Você não sabe do que estamos falando? Ou já ouviu falar sobre o 5W2H, mas não sabe como utilizá-lo? Não se preocupe!

Este post foi elaborado com a finalidade de ajudá-lo a entender melhor a aplicação e os benefícios dessa ferramenta. Aqui, vamos falar sobre o que é o 5W2H, mostrar por que vale a pena investir nessa metodologia e como ela vai ajudar no gerenciamento de projetos. Se você tem interesse em aperfeiçoar seus conhecimentos e ficar alerta com as tendências em gestão de projetos, basta continuar com a leitura!

O que de fato é o 5W2H?

À primeira vista, esse nome pode até parecer um elemento da tabela periódica, mas está longe disso. Na verdade, o 5W2H é uma ferramenta de gestão inventada no Japão para facilitar o planejamento de qualquer atividade.

Ela foi aplicada inicialmente em sistemas de gestão da qualidade e tinha como foco a facilitação do planejamento para o alcance de melhorias dentro das empresas. Contudo, a ferramenta é tão interessante e tem uma amplitude de aplicação tão grande, que passou a fazer parte de todo o cotidiano empresarial.

Atualmente, o 5W2H é usado em situações bastante diversas, que vão desde programar uma viagem até o planejamento estratégico de um negócio, contribuindo assim para que todos os envolvidos entendam com clareza quais são os passos a serem seguidos, quem são os responsáveis por cada etapa e quando cada atividade deve ser concluída.

Entenda o que são os 5W e os 2H

O conceito acima já lhe deu uma noção de que estamos tratando de uma ferramenta de gestão poderosa. Mas, para que não reste qualquer dúvida, é importante que você entenda e saiba reconhecer os 5W e os 2H presentes no termo. Acredite, não há nada de complexo nisso! Na verdade, eles são nada mais do que as iniciais, em inglês, de sete palavras-chave para o desenvolvimento do método:

What (o que);
Why (por que);
Where (onde);
When (quando);
Who (quem);
How (como);
How Much (quanto).

A primeira questão refere-se a “what” ou o que vai ser feito? Nesse caso, o gestor vai responder se é uma descrição, um projeto, uma nova etapa de trabalho, uma produção etc. A segunda é “why” ou por que será feito? Então, o gerente precisa refletir se o que será feito vai resolver uma dificuldade, melhorar ou solucionar.

A terceira é “where” ou onde vai ser feito? Aqui, o líder vai apontar o lugar ou a localização exata onde o projeto será executado, em uma área ou um departamento, por exemplo. Na seção “who” ou quem vai fazer deve-se responder quais são os profissionais designados para a realização das tarefas. A seguir, responde-se a “when” ou quando vai ser feito com a estipulação de prazos.

“How” ou como vai ser feito é a seção onde será respondido como será realizado o processo e qual método será usado para o trabalho. Por fim, “how much” ou quanto vai custar é onde se identificam os custos envolvidos na execução do projeto com a contratação de pessoal, salários, equipamentos, operações, entre outros.

Tendo em mãos essas simples palavras, o gestor consegue iniciar o planejamento e elaborar perguntas que servirão de base para a aplicação do método. Assim sendo, seu objetivo central é, a partir das perguntas, encontrar respostas que definam com clareza, simplicidade e objetividade todos os dados fundamentais do projeto.

Por que planejar é tão importante para o sucesso empresarial?

Sendo o 5W2H uma ferramenta de gestão com foco no planejamento, é imprescindível compreender por que essa fase é tão relevante para o alcance dos objetivos empresariais.

Todo gestor eficiente sabe que a fase do planejamento é simplesmente fundamental para que um projeto saia conforme o esperado e atinja os resultados almejados. Afinal, um bom planejamento consegue avaliar riscos, oportunidades de mercado, opções do projeto e qual o resultado esperado.

Mas planejar não se limita apenas a definir objetivos, metas e indicadores de desempenho, não é mesmo? De fato, ter um plano de ação, prevendo como o trabalho se desenvolverá é fundamental para o alcance das metas pretendidas. No entanto, é sempre bom reforçar que, na prática, esse plano de ação não precisa ser complexo, e deve apenas refletir as informações necessárias para que a equipe saiba como e quando agir.

Além disso, para que o plano de ação reúna todos os dados necessários para nortear o projeto, é imprescindível que seja utilizada uma ferramenta que defina bem tudo o que deve ser analisado em um processo. É por isso que o 5W2H é a ferramenta perfeita para quem deseja agilidade no planejamento e o devido alinhamento de expectativas sem gerar dúvidas.

Trata-se de uma técnica simples, funcional e muito útil na hora de organizar o que será feito. Ela permite a alocação estratégica de recursos humanos, o controle de prazos e o controle de orçamento, deixando o projeto mais detalhado, sem perder a fácil visibilidade de informações. Quer aprender mais sobre ela? Prossiga com a leitura!

Afinal, por que usar o 5W2H?

Agora que você já entendeu o que é o 5W2H, bem como a importância do planejamento para o sucesso empresarial, pode estar se perguntando: por que devo utilizá-lo? Em resumo, a facilidade de montar uma matriz 5W2H e a clareza dos elementos que a compõem são os seus maiores atrativos.

É preciso enfatizar que não há necessidade de absolutamente nenhum recurso de alto custo, podendo inclusive montá-la no papel, em uma planilha de Excel ou com a ajuda de um software de gestão de projetos que ofereça tal recurso.

A interoperabilidade da ferramenta com praticamente todos os métodos de gestão de projetos, metodologias ágeis como o Project Model Canvas, e qualquer outro software criado para o gerenciamento de projetos é uma grande vantagem de sua aplicação, sendo um método útil em qualquer ocasião e para qualquer tarefa a ser feita.

É possível até compartilhá-la em um dashboard de controle e fazer com que todos visualizem o plano de ação com frequência, aumentando a consciência da equipe sobre as tarefas, os prazos e as responsabilidades. Isso torna a aplicação da ferramenta muito simples em qualquer ambiente empresarial, facilitando sua utilização.

Ademais, ela também pode ser aplicada em nuvem, para que o detalhamento do projeto seja feito em várias escalas, com cooperação da equipe, designação de tarefas, compartilhamento de prazos e objetivos bem definidos. Tudo isso é disposto de forma visual e simples.

Com todo o time alinhado e ciente de sua participação, o 5W2H permite que se tenha um maior controle sobre as atividades e os prazos estipulados, organizando o cronograma do projeto e ajudando na coleta de dados para a mensuração de resultados.

Quais são as vantagens de se utilizar essa ferramenta?

Caminhando um pouco mais no entendimento do tema abordado no post de hoje, selecionamos as principais vantagens experimentadas por negócios que já fazem uso dessa ferramenta. A seguir você verá como ela pode auxiliar sua empresa a crescer e tornar o seu dia a dia muito mais simples e produtivo. Acompanhe!

Ajuda a montar planos de ação e concretizar ideias

Uma ideia só começa a tomar forma quando é colocada no papel e, nesse aspecto, a utilização do 5W2H é um grande diferencial. A ferramenta facilita que as ideias sejam organizadas e o plano de ação seja confeccionado por meio de uma checklist, ou lista de verificações. Por isso, ela á perfeita para a elaboração de projetos, controle de processos e gestão de qualidade empresarial.

É simples de ser manuseada

Uma das principais vantagens dessa metodologia é a sua facilidade de ser manuseada. Entretanto, isso não quer dizer que ela seja simplória. Na verdade, a ferramenta é simples, completa e eficiente.

Dentro do contexto corporativo, isso pode ser um grande diferencial. Afinal, não é preciso perder tempo e enfrentar obstáculos desnecessários para se atingir um objetivo. Pelo contrário, o 5W2H é ágil e totalmente adaptável, permitindo que ajustes e modificações sejam feitos mesmo depois de iniciada a fase de execução do plano de ação.

Pode ser aplicada em qualquer negócio

Não podemos deixar de elencar que o método pode ser utilizado por qualquer tipo de negócio. Seja qual for o seu porte ou ramo de atuação, é possível desfrutar de todos os seus benefícios. Aliás, sua aplicação não se restringe ao ambiente empresarial, pois qualquer pessoa pode utilizar esse conceito, até mesmo com foco no planejamento pessoal.

Não demanda grandes investimentos

Conforme já citamos, o conceito 5W2H é realmente muito simples de ser implementado em um ambiente empresarial. Uma das razões para isso é o seu baixo custo. Seu negócio não terá que se desfazer de nenhum grande recurso para colocá-lo em prática. O que acontece é justamente o contrário: como há um ganho de produtividade muito grande, facilmente percebe-se retornos financeiros expressivos para a empresa.

Melhora o gerenciamento de projetos e tarefas

Conforme você percebeu, as perguntas elaboradas a partir do método 5W2H são fragmentadas e, por isso, permitem uma visão mais sistematizada da empresa e dos problemas.

Em outras palavras, você terá uma visão mais ampla do negócio, o que possibilita a identificação de áreas críticas, melhorando a gestão como um todo. Lembre-se de que quanto mais setorizada é uma análise, melhor será o gerenciamento da empresa.

Libera tempo na agenda dos gestores

A gestão de tempo é um grande desafio na vida de gestores e empreendedores. Fazer com que as tarefas e responsabilidades sejam cumpridas no devido espaço de tempo não é tão simples para quem comanda um grande número de funcionários.

No entanto, é preciso ressaltar que a metodologia 5W2H pode ajudá-lo a otimizar melhor seu tempo. Como ela segue um modelo pronto, a revisão de estratégias acaba sendo mais rápida e eficaz e o gestor tem mais tempo para se dedicar a outras tarefas estratégicas.

Como colocar o 5W2H no papel?

Se interessou pela ferramenta, mas não sabe como colocá-la em prática? Não se preocupe! Neste tópico, você aprenderá os passos a serem seguidos para desfrutar de todas as vantagens apresentadas acima.

Obviamente, não precisa ser no papel, mas aqui vamos ensinar a usar essa ferramenta de modo a extrair o máximo possível de valor dela. Como você viu no início do nosso post, o 5W2H se refere a 7 perguntas básicas que devem ser respondidas para estruturar direitinho seu projeto. Vamos conhecer quais são:

What: o que será feito? (objetivo principal do projeto);
Why: por que será feito? (justificativa para o desenvolvimento do projeto);
Where: onde será feito? (local de realização do projeto);
When: quando será feito? (tempo de execução do projeto);
Who: por quem será feito? (quem ou qual área será o responsável);
How: como será feito? (como e quais atividades serão feitas);
How much: quanto custará? (custo total do projeto).

Desse modo, basta definir qual o projeto ou problema passará por essa metodologia e ir respondendo aos questionamentos de maneira estratégica. Seja claro ao definir as respostas e reflita bastante acerca da possibilidade do que ficou definido. Por exemplo, ao definir o que será feito, analise se a meta é possível de ser alcançada, bem como os motivos que as fundamentam.

Vá avançando nesse processo aos poucos, passando para a próxima fase apenas quando tiver chegado a uma resposta pronta, certa e plausível para a anterior. Fazendo isso, seus resultados serão sempre satisfatórios.

Como é o 5W2H no Excel?

Além de executar a ferramenta em um papel, é possível contar com o auxílio da tecnologia e tornar a tarefa ainda mais rápida e simplificada. Dessa maneira, caso opte por aplicar o método em uma planilha do Excel, basta subdividir o planejamento a ser feito em tarefas palpáveis e montar uma planilha para cada uma das tarefas.

Assim, cada uma terá todas as sete perguntas monitoradas e respondidas. Mas como configurar uma planilha do Excel para aplicar o 5W2H? Acompanhe a seguir as etapas a serem seguidas e as informações que cada uma delas deve conter:

Linha 1 – Nome do processo;
Linha 2 – What (qual o objetivo do processo);
Linha 3 – Why (por que o processo é útil);
Linha 4 – Who (qual área da empresa é a responsável pelo processo);
Linha 5 – When (subdividido em duas colunas — uma com a data de início e outra com a data de término do processo);
Linha 6 – Where (onde ocorrerá o processo);
Linha 7 – How (contempla uma checklist de todas as atividades que serão executadas dentro do processo e o subsequente status da atividade, que indica em que fase ela está);
Linha final – How Much (custo total do processo).

Viu só como não é difícil? Por meio de uma simples planilha no Excel é possível fazer o planejamento e o controle de processos e projetos da empresa. Essa ajuda tecnológica facilita a gestão de tarefas e a leitura das planilhas. Como você montará uma planilha matriz que engloba as planilhas de cada parte do planejamento, o gerenciamento é muito mais eficiente.

Mas lembre-se: é preciso compartilhar a planilha com todos e garantir que não haja alterações sem o consentimento do gerente de projetos, afinal, ali está o planejamento de uma equipe toda!

E o 5W2H no PM Canvas?

No PM Canvas, que pode ser utilizado tanto no desktop quanto no smartphone, você constrói os blocos de acordo com as perguntas do 5W2H e ainda permite que as pessoas contribuam com as respostas, pois essa ferramenta é alimentada de maneira colaborativa.

É interessante observar que, por ser uma metodologia ágil, o Canvas se encaixa perfeitamente no conceito 5W2H, já que une a gestão visual e rápida do método com a definição estratégica de pontos fundamentais de projeto feita pelo 5W2H.

A união dessas duas ferramentas é um grande diferencial, já que, em conjunto, elas permitem que o gestor destine cartões para cada uma das perguntas, montando o projeto em um quadro principal. Dessa maneira, todas as respostas necessárias para execução do projeto ficam contidas em apenas um local visível a todos.

Ademais, usar o 5W2H no PM Canvas é uma excelente estratégia para facilitar a gestão de projetos com equipes geograficamente distribuídas, já que nesse tipo de situação é preciso concentrar o planejamento em um único local, ao mesmo tempo em que se distribuem as informações para quem está envolvido com o projeto, independentemente da distância.

E quanto ao 5W2H online?

Também é possível criar sua ferramenta 5W2H online, utilizando plataformas especializadas. No Mural.ly, por exemplo, você pode criar o 5W2H e convidar seu time para compartilhar em modo visualização ou edição, sendo possível, portanto, proteger os dados.

Em resumo, todos os convidados podem adicionar comentários e ainda bater papo pelo chat da ferramenta, o que contribui significativamente para o sucesso da estratégia, já que podem dar a sua contribuição para a formatação do plano de ação.

Assim, com esse modelo de aplicação do 5W2H, é possível conquistar uma maior cooperação entre a equipe, por meio de brainstormings para definição de aspectos do planejamento — tudo isso facilita a identificação e resolução de problemas.

Outra possibilidade online é o site 5W2H.me, por meio do qual você cria um usuário com senha e pode desfrutar de uma ferramenta bastante intuitiva e de fácil compreensão. Para isso, basta preencher os dados e inserir a ação, e depois é só começar a construir seu 5W2H!

Ressalta-se que qualquer um desses métodos online traz praticidade à ferramenta, pois permite a delegação de funções de maneira mais fácil, prática e visual. Além disso, a atualização de status das atividades e mudanças das checklists é feita em tempo real, facilitando o gerenciamento de recursos e do tempo.

E no software de gestão de projetos?

A última possibilidade apresentada é a aplicação do método em um software de gestão. Nesse caso, é interessante observar que bons softwares de gestão de projetos já apresentam campos para preenchimento que contemplam todas as perguntas e respostas do 5W2H.

Assim, a ordenação das informações fica formatada segundo a ferramenta que você escolher utilizar, seja em tabelas em Excel, seja em campos segmentados na tela do computador.

Muitos softwares são completamente personalizáveis, o que permite ao gestor construir seu próprio mecanismo de gestão, organizando o espaço visual do programa da melhor maneira possível — isso facilita bastante a utilização do 5W2H, pois possibilita que campos destinados a cada uma das letras iniciais sejam criados e detalhados.

Conclui-se, portanto, que é possível gerenciar com qualidade o tempo, os recursos humanos, o orçamento, a qualidade do que está sendo feito e como está o andamento da sua execução. Tudo isso pode ser atualizado de maneira simples e objetiva nos softwares, o que facilita do trabalho do gestor.

5W2H é útil na gestão interna da empresa?

Dentro de uma empresa, existem diversos processos não mapeados. O mapeamento deles pode ajudar na redução de custo de operação e aumento da agilidade e eficiência da empresa — sem dúvidas, uma das melhores formas de mapeá-los é utilizando o 5W2H.

Com a ferramenta, é possível listar todos os aspectos do processo, analisá-lo de maneira aprofundada e entender quais as necessidades para mantê-lo ativo. Assim, é viabilizada a otimização do processo e atualização da sua respectiva planilha 5W2H. Com isso, o processo estará sempre descrito, mapeado e atualizado.

Além de ser um método eficiente de manutenção e otimização da qualidade, o 5W2H pode ser implantado em empresas que buscam a melhoria contínua — ou Kaizen, como é conhecida a técnica no Japão, país criador dela.

Desse modo, como já existe uma análise de custos na ferramenta, torna-se muito mais simples para a empresa analisar as vantagens financeiras de se implantar esse tipo de metodologia na gestão de processos.

Há outros métodos parecidos?

A verdade é que o 5W2H é uma ferramenta confiável e de fácil adaptação em qualquer ambiente de negócio, o que contribui para que todos utilizem a mesma metodologia para o planejamento e o desenvolvimento de seus projetos. Mas é sempre bom ressaltar que ele não é único! Ainda existem o 5W1H e o 5W3H, variações que podem servir a outros propósitos na empresa.

No 5W1H, não se considera o how much, podendo ser utilizado para projetos que não tenham custo para a empresa — como uma melhoria interna, por exemplo. Já no 5W3H é acrescido um H, de how many ou quantos, podendo se referir a quantas soluções ou recursos serão necessários, assim como qualquer outro tipo de quantidade que seja atrelada ao projeto.

Mas, de todo modo, é preciso lembrar que um bom planejamento começa pelas noções básicas. Por isso, definir as sete perguntas iniciais com eficiência e gerenciar o projeto de modo que essas perguntas gerem respostas concisas é o primeiro passo para uma boa execução.

O planejamento empresarial é uma das maiores premissas para se alcançar o sucesso e um gestor inteligente deve buscar ferramentas que simplifiquem essa tarefa. Como você deve ter percebido, o 5W2H é um método extremamente simples e, ao mesmo tempo, altamente eficaz na criação de planos de ação para qualquer tipo de projeto.

Se ainda não o experimentou, comece a repensar suas estratégias, pois, além de facilitar o acesso à informação para todos, você terá um ótimo instrumento de controle de atividades.

5W2H se relaciona com a gestão de projetos?

Essa ferramenta é muito útil no gerenciamento de projetos, visto que todos eles necessitam de planejamento estratégico no qual sejam avaliadas todas as possibilidades. Durante a elaboração de um projeto, surgem muitas ideias que precisam ser discutidas e analisadas. O modelo 5W2H possibilita que todos os passos sejam analisados de forma detalhada.

Pode-se fazer uma lista com os custos, as soluções, os problemas, os responsáveis pela execução das tarefas etc. Isso vai organizar e proporcionar clareza aos gestores sobre a visão dos projetos. Um plano de ação bem estruturado, qualificado e prático pode ser efetuado com a definição de etapas por meio de 5W2H. Ele traz inúmeros benefícios para diversas áreas.

Vale destacar que o 5W2H é a ferramenta adequada para elaborar planos de ação de modo simples e objetivo. Por isso, ela está sendo utilizada na gestão de projetos, no planejamento estratégico, na elaboração de planos de negócio, nas análises, entre outros. As suas perguntas são essenciais para que um projeto seja bem-sucedido, pois ajudarão com respostas relevantes.

Os projetos acontecem se houver um orçamento disponível e se for viável para as empresas. Eles são divididos em pontos menores para facilitar o entendimento de sua execução, da necessidade de ajustes e dos recursos indispensáveis à sua concretização. Portanto, 5W2H concedo o domínio do projeto por meio de uma abordagem definida com a determinação de todas as etapas.

Por que vale a pena investir na metodologia 5W2H?

Os investimentos em 5W2H valem a pena por que eles geram inúmeras vantagens. A metodologia é eficiente para a orientação clara e simples de pessoas que estão inseridas em determinado contexto. A técnica vai ajudar a compreender dificuldades e necessidades de acordo com cada situação, permitindo a documentação e identificação de opções para localizar soluções.

O 5W2H fornece um roteiro que é formado ao responder à sequência de questionamentos para o entendimento adequado das questões. Trata-se de um passo a passo que ajuda a gerar o plano de ação, o qual poderá ser adaptado e utilizado para as mais variadas situações, tais como:

resolução de problemas;
planejamento de aquisições;
geração de matriz de comunicações;
análise de processos para melhorias contínuas;
detalhamento do pacote de trabalho.

Na atualidade, os profissionais precisam adotar soluções práticas e ágeis para gerenciar os seus times. As empresas buscam aumentar a produtividade cada vez mais, acrescentando novas exigências na prestação de serviços e na produção de produtos a cada dia. O 5W2H é excelente para esses líderes que pretendem criar planejamentos perfeitos sem perder tempo ou informações.

O 5W2H vai ajudar no gerenciamento dos projetos?

Como você pode ver, o 5W2H contribui de modo expressivo com a gestão de projetos, o qual abrange conjuntos de atividades que são temporárias. Sendo assim, a gestão precisa ser eficiente, tendo a designação de início, meio e fim de um projeto. O gerente fica responsável pela alocação dos recursos e coordenação de tarefas com o objetivo de propiciar a conquista dos objetivos predeterminados.

Dessa forma, o 5W2H é primordial para o monitoramento de ações e para a organização do projeto. A metodologia se destaca durante a execução das atividades, mas também auxilia na iniciação, execução, controle e encerramento das atividades. Ela contribui para aumentar a eficiência dos colaboradores e dos gestores por meio da visualização completa de todas as tarefas.

As respostas fornecidas às 7 perguntas de 5W2H antecipadamente eliminam totalmente as margens de dúvidas mais básicas e reduzem os entraves em operações. A construção do plano de ação é facilitada, com a definição de custos, cronograma, modo de agir, profissionais responsáveis, metas etc. O método vai contribuir agilizando todos os processos.

Caso aconteça um conflito, o gestor consulta a tabela 5W2H e confere as atividades respectivas. As 7 questões englobam todos os fatores relacionados às etapas dos projetos. Por esta razão, se faltar alguma resposta, é possível que aconteçam empecilhos para o alcance dos resultados esperados. Isso poderá ser visualizado durante o monitoramento do projeto.

Se o gestor não definir um prazo para as entregas das tarefas, a ausência de prioridade poderá prejudicar a execução das atividades. Caso a pergunta “what” não seja respondida, os colaboradores perderão o foco na execução das suas tarefas e os resultados podem não ser aqueles que eram esperados. Sendo assim, o 5W2H é uma ferramenta muito indicada para obter agilidade em planejamentos e alinhamento de expectativas.

Como as perguntas do 5W2H são aplicadas na gestão de projetos?

Quer um exemplo prático de 5W2H na gestão de projetos? Então vamos lá! Uma empresa decidiu criar um blog para compartilhar conteúdos informativos. Veja a seguir como as perguntas podem ser respondidas neste caso específico!

What – criação de um blog de conteúdos;
Why – geração de tráfego e captação de clientes;
Where – Internet ou Web;
When – data de lançamento em 1 mês;
Who – profissional especializado;
How – contratação temporária de uma empresa;
How much – R$ 3.000,00.

Este é o conteúdo sobre o que é 5W2H e como utilizá-lo! Aplique essa metodologia em sua empresa para o gerenciamento de projetos, pois ela é simples e impacta positivamente nas entregas das tarefas e nos planejamentos. Fazendo isso, os projetos terão mais chances de serem bem-sucedidos com a distribuição correta das atividades.

Gostaria de saber um pouco mais sobre assuntos relacionados a este tema para alavancar os seus negócios? Então assine a nossa newsletter agora mesmo! Assim você receberá todas as nossas novidades diretamente pelo seu e-mail.

Entenda a diferença entre EAP e Cronograma de projetos

Escrito por Project Builder em 19/11/2020. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Entenda a diferença entre EAP e Cronograma de projetos

Antes de entrarmos na diferença entre EAP e Cronograma de Projetos, precisamos lembrar que o gerenciamento de projetos se torna um grande desafio quando o número de tarefas necessárias para sua conclusão começa a se elevar. Isso porque além de terem diferentes tipos de relação entre si, essas atividades também têm níveis de importância variados.

Elas precisam ser organizadas de forma clara para que o projeto possa ser bem-planejado e executado pela equipe. Nesse cenário, a EAP e o Cronograma de Projetos são ferramentas extremamente úteis para que os gestores possam tomar o controle da situação em busca do atingimento dos objetivos definidos. Você já ouviu falar delas? Como as têm utilizado em seus projetos?

Saiba que, embora sejam complementares, esses dois importantes recursos têm finalidades significativamente distintas. É justamente sobre isso que conversaremos neste artigo. Você entenderá cada conceito, quais benefícios eles oferecem e também descobrirá as principais diferenças e relações positivas entre eles.

Esse tema despertou a sua curiosidade, não é mesmo? Então, continue a leitura e descubra muitos detalhes interessantes!

O que é EAP?

EAP é o acrônimo de Estrutura Analítica do Projeto, um recurso que tem como principal objetivo a divisão do projeto em partes menores (também chamadas de tarefas ou pacotes de trabalho). Consequentemente, essas partes se tornam mais fáceis de serem compreendidas pelos membros da equipe e gerenciadas pelo gestor do projeto.

A estrutura é organizada como a raiz de uma árvore, onde as entregas mais abrangentes são posicionadas no topo e as mais específicas ficam na parte inferior, agrupadas por níveis hierárquicos. Junto à Estrutura Analítica, é preciso desenvolver, ainda, o dicionário da EAP, um importante documento auxiliar que traz informações detalhadas sobre cada pacote de trabalho e seus critérios de aceitação no momento da entrega.

Dizendo de uma forma bem prática, a criação da estrutura analítica do projeto se dá a partir da identificação das principais entregas funcionais e com a subdivisão delas em sistemas menores e subprodutos finais. Esses subprodutos são decompostos até que possam ser atribuídos a uma única pessoa, por exemplo.

Nesse nível, os pacotes de trabalho específicos necessários para produzir as subentregas são identificados e agrupados. O pacote de trabalho representa a lista de tarefas para produzir a unidade específica. Se você já viu Cronogramas de Projetos detalhados, então você vai reconhecer as funções no âmbito da EAP como o “material” que as pessoas precisam para concluir por um tempo específico e dentro de um determinado nível de esforço.

Quais os benefícios da EAP?

A utilização da Estrutura Analítica do Projeto traz uma série de benefícios, além de definir e organizar o trabalho do projeto. Um orçamento do projeto pode ser alocado para os níveis superiores da estrutura e orçamentos dos departamentos podem ser rapidamente calculados com base na EAP.

Ao alocar as estimativas de tempo e custo para seções específicas, tanto o cronograma, quanto o orçamento, podem ser rapidamente desenvolvidos. Além disso, a EAP pode ser usada para identificar riscos potenciais em um determinado projeto. Se uma estrutura de divisão de trabalho tem um ramo que não está bem-definido, em seguida, ele representa um risco na definição do escopo.

Esses riscos devem ser monitorados e avaliados durante toda a execução do projeto. Ao integrar a EAP com uma estrutura de divisão organizacional, o gerente de projetos também pode identificar dificuldades comunicacionais e formular um plano de comunicação eficaz.

Quais são as diretrizes da EAP?

De acordo com o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), as seguintes diretrizes devem ser consideradas ao criar uma Estrutura Analítica do Projeto:

o nível superior representa o produto final do projeto;
as subentregas devem conter pacotes de trabalho que são atribuídos ao departamento ou unidade da organização;
todos os elementos da estrutura de divisão de trabalho não precisam ser definidos para o mesmo nível;
o pacote de trabalho define o trabalho, a duração e os custos para as tarefas necessárias para produzir as subentregas;
pacotes de trabalho não devem exceder 10 dias de duração;
pacotes de trabalho devem ser independentes uns dos outros;
os pacotes de trabalho são únicos e não devem ser duplicados em toda a estrutura analítica do projeto.

Como criar uma EAP?

Resumidamente, aqui vão algumas dicas para a criação de uma EAP:

decomponha a EAP em fases e atividades em níveis, que sejam fáceis de serem gerenciados;
planeje as entregas, não as ações;
quebre os pacotes de trabalho em durações adequadas;
utilize modelos de EAP de projetos já finalizados, para acelerar o trabalho e aproveitar as lições aprendidas;
tome cuidado para que o custo do gerenciamento não seja maior que o custo da tarefa.

Veja um detalhamento dessas dicas no artigo 5 dicas para facilitar a criação de uma Estrutura Analítica de Projeto.

O que é o cronograma de projetos?

O Cronograma de Projetos é uma ferramenta bem mais conhecida — inclusive pelos profissionais com pouco conhecimento das técnicas de gerenciamento de projetos. Pode ser entendido como uma matriz que revela graficamente para cada item da EAP, em uma escala de tempo, o período que deve ser realizado.

A duração é o intervalo entre o início e o término de uma tarefa específica, sem considerar o número de pessoas necessárias para que isso aconteça. Ele deve prever e refletir todos os esforços para a entrega do projeto finalizado.

Também podemos definir o Cronograma de Projetos como uma ferramenta de comunicação que demonstra todo o trabalho que precisa ser feito, quais os recursos da organização que serão empregados e quais os prazos que precisam ser cumpridos para que esse trabalho seja realizado.

Quais os benefícios do cronograma de projetos?

Além das vantagens que já temos cristalizadas no senso comum, é importante acrescentar que o cronograma deve ser sempre realista, pois ele é um elemento-chave para o sucesso do projeto.

De forma extremamente visual, o cronograma exibe a sequência de atividades que precisa ser realizada e permite que o gestor verifique as interdependências de tarefas e construa seu caminho crítico para otimizar as entregas.

Dito de outra forma, com um bom cronograma é possível identificar os pontos de tensão da iniciativa, verificar exatamente onde a equipe precisará redobrar a atenção para não perder prazos e realizar as entregas conforme o que foi definido no planejamento.

Além disso, permite que o gerente possa cobrar o cumprimento de prazos e evite conflitos com a equipe e entre os profissionais envolvidos no dia a dia do projeto.

Quais as dicas para criação de um cronograma de projetos?

Eis algumas dicas para a elaboração do Cronograma de Projetos:

defina detalhadamente o escopo do seu projeto;
construa uma boa e detalhada EAP;
estime com precisão a duração de cada uma das atividades;
acompanhe e atualize seu cronograma ao longo do projeto.

Veja um detalhamento maior dessas dicas nesse artigo: Como fazer um bom Cronograma de Projeto?

Quais são as diferenças entre a EAP e o cronograma de projetos?

Tanto no Cronograma de Projetos quanto na EAP, o nível de divisão das tarefas dependerá da necessidade ou da capacidade da empresa em gerenciar cada detalhe. Um projeto de grande porte, por exemplo, não costuma ser quebrado em tarefas muito pequenas, pois são tantas que podem se tornar impossíveis de serem controladas de perto.

Já projetos menores podem perfeitamente ser divididos em pacotes menores, isso ajuda tanto na execução quanto no controle dele. Outra diferença importante entre as duas ferramentas é o seu uso durante o projeto. A EAP rapidamente se torna um documento de consulta, a não ser que aconteçam mudanças radicais nos requisitos durante a execução.

O Cronograma, por sua vez, é uma ferramenta mais viva, que pode sofrer constantes alterações e revisões em função das dificuldades encontradas durante o dia a dia de execução do projeto. A criação da EAP facilita a construção do cronograma, tendo em vista que o gestor precisa fazer o gerenciamento do tempo para a realização das tarefas que já estão definidas, de modo que ambos podem ser usados juntos.

Por outro lado, o Cronograma é um instrumento de gestão que pode ser organizado como um quadro para o controle do tempo. Caso ocorra algum desvio, ações poderão ser realizadas para corrigi-lo. Esse documento contém a lista de tarefas, a data inicial e final de cada atividade, o profissional responsável pela sua realização e o status de cada uma delas.

A EAP não comporta o detalhamento das atividades, já que a sua última unidade é o pacote de trabalho, o qual é um conjunto de atividades atribuídas a um departamento específico. Esse setor recebe um orçamento para concretizar a entrega, sendo que os pacotes de trabalhos são independentes e não se repetem na Estrutura Analítica do Projeto.

Como pode ser feita a integração entre EAP e cronograma de projetos?

Vale ressaltar que o ideal é começar o processo pela criação da EAP para que o gerente e a equipe consigam analisar o projeto de forma mais abrangente. Isso, porque os pacotes de trabalho da EAP contribuirão para a correta confecção do cronograma. Ou seja, com a EAP pronta, é mais fácil lançar as informações de forma ordenada dentro do Cronograma do Projeto.

Por fim, também é válido um lembrete: o gerenciamento de projetos não é nenhum bicho de sete cabeças e pode ser facilitado quando sua empresa conta com as ferramentas tecnológicas e metodológicas adequadas para isso!

Logo, dispor de um bom software de gerenciamento de projetos, que as agregue como recurso, é um grande facilitador. Uma boa solução ajuda o gestor a estruturar todas as etapas, incluindo a definição da EAP, a elaboração e acompanhamento do cronograma. Isso faz toda a diferença na hora de conduzir o desenvolvimento do projeto e também para destacar indicadores que facilitem a mensuração dos resultados.

[rock-convert-cta id=”6495″]

Quais são as principais dicas sobre EAP e Cronograma de Projetos?

O Practice Standard for Work Breakdown Structures ou Guia PMBOK apresenta o registro das boas práticas a serem aplicadas pelo mercado. Mas cabe ao gestor de projetos decidir como vai fazer o desdobramento da EAP e estruturar o Cronograma. Esses documentos precisam ser úteis no planejamento e no monitoramento das atividades.

O profissional pode utilizar 4 estratégias para a montagem da EAP. Uma delas considera todas as fases do ciclo de vida de um projeto, outra observa os produtos e as respectivas entregas. Também podem ser considerados os miniprojetos ou todos os aspectos em conjunto de forma híbrida: subprojetos, entregas e fases. Observe abaixo outras dicas importantes!

EAP em gestão de projetos

A construção da EAP pode ser facilitada de diversas maneiras. O gerente pode evitar o uso de verbos e utilizar os substantivos, já que o último nível de decomposição de uma estrutura analítica é o pacote de trabalho. Portanto, um nome não pode iniciar com um verbo, tendo em vista que a nomenclatura representará as atividades.

A EAP deve ser sucinta e gerar visibilidade para os trabalhos. Identificar de maneira adequada os requisitos é fundamental para que o documento fique perfeito. Colete os requisitos extraindo dos clientes suas expectativas e necessidades. Faça entrevistas e aplique técnicas para obter respostas exatas de todos os interessados.

Tenha cuidado para não detalhar demais a EAP, pois ela é um resumo do trabalho e serve como direcionamento. Ela é uma ferramenta simples e contará com o dicionário que será elaborado para aprofundar os conceitos expostos. Sendo assim, elabore a EAP para oferecer uma visão geral. Procure um modelo que já tenha sido utilizado pela sua empresa para usar como base.

Características da EAP

A EAP deve ser completa e conter o que foi especificado na declaração do escopo do projeto. Ela vai servir de guia para a confecção do Cronograma e também para a estimativa dos custos. A ferramenta é acompanhada do seu dicionário que vai descrever e enumerar os elementos. Além disso, ela é numerada com um número exclusivo.

Estratégias para montar EAP

Existem diversas estratégias para a montagem da EAP. Primeiro, construa o termo de abertura do projeto que será simples e curto contendo justificativa, objetivos, descrições, stakeholders, entregas, critérios de aceitação, estimativas de custos e tempo, exclusões, premissas, restrições, riscos e assinatura dos aprovadores. Em seguida, siga os seguintes passos:

dê um nome ao projeto;
escolha uma forma de organização da EAP;
identifique o conjunto de entregas;
faça a decomposição do projeto em partes menores;
insira um código identificador numérico para ajudar no dicionário.

Normalmente as tarefas são organizadas por níveis. O nível 1 é o mais alto e traz o nome dos projetos. Já o nível 2 pode ser iniciado com a numeração 1.1 e registra o resumo. Por fim, o nível 3 cuja identificação poderá constar como 1.1.1 trata dos subcomponentes. O desmembramento segue adiante até que todo o trabalho seja apresentado.

Dicionário da EAP

O dicionário da EAP apresenta uma tabela com a descrição de todos os pacotes de trabalho, informa os responsáveis e os participantes, bem como os critérios de aceitação. Trata-se de uma ferramenta complementar da estrutura analítica que traz dados não inseridos no diagrama. Nele são explícitas as expectativas de resultados das entregas. Poderá ser consultado para tirar dúvidas.

Modelo

O modelo é criado quando o profissional trabalha frequentemente no mesmo tipo de projeto. Basta pegar uma EAP e fazer dela uma espécie de roteiro a ser seguido. Com isso os novos projetos serão feitos com maior agilidade, já que haverá uma estrutura analítica de cronograma, com padronização de estimativa de recursos e prazos, etapas etc. Será necessário apenas revisar os dados.

Exemplo prático de EAP

Um exemplo prático de EAP seria a construção de uma casa cuja opção do gestor foi o uso de uma estratégia de decomposição híbrida com entregas e fases determinadas. Os 3 níveis foram utilizados com a codificação numérica para a obtenção de uma estrutura analítica que ficou da seguinte maneira:

Produto do projeto/ Fases do ciclo de vida/Componentes

1. Casa nova;
1.1 Preparo do terreno;
1.2 Fundações;
1.3 Alvenaria de elevação;
1.1.1 Topografia;
1.1.2 Terraplenagem;
1.1.3 Demarcação;
1.1.2.1 Corte;
1.1.2.2 Aterro.

O último nível da EPA é denominado pacote de trabalho, portanto, os pacotes de trabalho correspondem aos itens topografia, corte e aterro. Não é necessário detalhar demasiadamente inserindo dados como comprar tijolos, cimento, argamassa, impermeabilizante etc. A lista de atividades se encaixa no item Alvenaria de elevação.

Exemplo de Cronograma de projetos

O Cronograma de projetos é bem diferente e pode ser montado em uma planilha do Excel. Nele serão descritas as atividades a serem realizadas pelo gestor e suas equipes. Utilizando o exemplo da construção da casa, poderiam ser registradas as informações a seguir, as quais seriam representadas por um gráfico:

1. Casa nova — duração de 30 dias com início em 24/10/2020 e término em 24/11/2020;
1.1 Preparar terreno — duração de 02 dias com início em 24/10/2020 e término em 26/10/2020;
1.1.1 Fazer a topografia — duração de 01 dia com início em 24/10/2020 e término em 25/10/2020;
1.1.2 Realizar terraplenagem — duração de 02 dias com início em 24/10/2020 e término em 26/10/2020;
1.1.3 Concluir a demarcação — duração de 02 dias com início em 24/10/2020 e término em 26/10/2020;
1.1.2.1 Providenciar o corte — duração de 01 dia com início em 25/10/2020 e término em 26/10/2020;
1.1.2.2 Concluir o aterro — duração de 01 dia com início em 25/10/2020 e término em 26/10/2020.
1.2 Construir as fundações — duração de 03 dias com início em 26/10/2020 e término em 28/10/2020;
1.3 Construir alvenaria de elevação — duração de 27 dias com início em 26/10/2020 e término em 24/11/2020.

Entendeu a diferença entre EAP e Cronograma de Projetos? Saiba que você pode escolher uma solução ideal para a elaboração dessas duas ferramentas que são essenciais para os líderes empresariais. Project Builder fornece aos seus parceiros o mais bem-sucedido Software de Gestão de Projetos que aplica a metodologia tradicional do PMBOK.

Ainda ficou com alguma dúvida sobre este assunto? Então, confira todas as ferramentas de gestão de projetos e colaboração em um só lugar!

O que é PMBOK?

Escrito por rockcontent em 19/11/2020. Postado em Projetos. 2 comentários em O que é PMBOK?

A publicação Guide to the Project Management Body of Knowledge (ou guia para o conjunto de conhecimentos de gerenciamento de projetos) pode ser considerada um divisor de águas na história da gestão de projetos. Mais conhecida como PMBOK, é de autoria do Project Management Institute (PMI) ou, mais precisamente, do PMI Standards Committee, o comitê de padronização do PMI. Conhecê-lo também permite entender quais são as aplicações e os benefícios do PMBOK.

Por mais que tenha o objetivo de abranger os principais aspectos contidos no gerenciamento de um projeto, não deve ser confundido com metodologia. O PMBOK consiste, na verdade, em uma padronização que identifica e conceitua processos, áreas de conhecimento, ferramentas e técnicas.

Para saber mais sobre o tema e explorar todos os benefícios do PMBOK, confira nosso artigo e fique por dentro!

Continue lendo

Maior Blog de Gestão de

Projetos do Brasil

Juntes aos nossos milhares de leitores e receba atualizações, ebook, webinario, planilhas, templates, artigos e dicas imperdíveis para ter sucesso na gestão de projetos.

Categoria: Projetos

WBS: Saiba como usar uma estrutura analítica de projeto

O que é uma estrutura analítica de projetos?

Para que serve o WBS dentro de uma empresa?

Quais são as vantagens de usar a estrutura analítica?

Visualização clara das partes do projeto

Facilidade de discussão para soluções técnicas

Identificação de riscos técnicos

Quais são os principais tipos de métodos ágeis?

Como surgiram e para que servem os métodos ágeis?

Quais são as vantagens dos métodos ágeis para os clientes?

Agilidade

Múltiplas entregas

Participação no projeto

Customização do produto

Quais são as vantagens dos métodos ágeis para a equipe?

Entregas rápidas e frequentes

Qualidade do produto

Previsão de cronograma e custos

Mitigação de riscos

Quais são os principais tipos de métodos ágeis?

Feature Driven Development (FDD)

eXtreme Programming (XP)

Microsoft Solutions Framework (MSF)

Dynamic System Development Model (DSDM)

Scrum

Lean

Kanban

Scaled Agile Framework (SAFe)

Smart

Como fazer um bom cronograma de projeto?

O que é cronograma de projeto?

Qual é seu papel no gerenciamento de projetos?

Quais são os tipos de cronograma?

Por que elaborar um cronograma?

Estima o tempo de cada atividade

Acompanha o desempenho do time

Aloca melhor quaisquer recursos

Aumenta a eficiência geral

Acompanha o progresso do projeto

Evita atrasos nas entregas

Atualiza os stakeholders do projeto

Como montar seu cronograma de projeto?

Defina o escopo do projeto

Defina os clientes e fornecedores em todas as atividades

Construa sua Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

Cuide do sequenciamento de atividades

Separe os milestones do cronograma de atividades

Estime a duração das atividades

Otimize o tempo de duração das atividades

Estimativa análoga

Estimativa paramétrica

Estimativa de três pontos

Estimativa bottom-up (detalhada)

Construa seu cronograma

Como identificar os recursos necessários?

Como prever a duração das atividades?

Quais são as ferramentas mais indicadas?

Por que a atualização é fundamental?

Quando atualizar seu exemplo de cronograma?

Quais os principais erros em um cronograma de projeto?

Ignorar a sequência das atividades

Comunicar-se de forma ineficaz

Alterar o escopo original do projeto

Definir prazos muito curtos

Não especificar os recursos usados

Definir prazos muito longos

Ignorar os riscos

Desconsiderar a agenda dos profissionais

Como usar o cronograma de forma simples?

Veja os 4 resultados do gerenciamento de projetos em obras industriais

O que é gerenciamento de projetos?

Quais são os principais erros ao implementar tal prática?

Prazos arrojados

Falta de gerenciamento de risco

Gestão “o chefão”

Quais são os resultados de adotar essa estratégia em obras industriais?