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WBS: Saiba como usar uma estrutura analítica de projeto

A estrutura analítica de projetos semelhante a uma árvore que engloba níveis gerais e específicos das atividades a serem executadas, a qual contempla todas as fases do projeto. Inicialmente, o gerente precisa fazer o planejamento e detalhar o escopo para conseguir utilizar a ferramenta como um apoio à gestão e para expor o seu conteúdo.

Neste artigo, vamos falar sobre as vantagens de utilizar uma estrutura analítica no projeto e explicar o seu conceito. Por outro lado, vamos mostrar para que serve o WBS dentro de uma empresa e fornecer detalhes sobre a visualização clara das partes do projeto, a facilidade de discussão para soluções técnicas, a identificação de riscos técnicos etc.

Deseja entender como o WBS pode ser aplicado no dia a dia? Continue a leitura deste post!

O que é uma estrutura analítica de projetos?

Estrutura Analítica de Projeto (EAP) ou é a tradução dos termos ingleses Work Breakdown Structure que deu origem à sigla WBS. Trata-se de uma ferramenta visual que possibilita estruturar os projetos de maneira simplificada e auxilia o gestor a fazer a exposição do trabalho a ser realizado até a conclusão das atividades. A árvore orienta as entregas indispensáveis à conclusão de todas as etapas.

Para que serve o WBS dentro de uma empresa?

WBS serve para desenvolver a agenda e fazer a atribuição das funções e das responsabilidades dos integrantes das equipes. Além disso, é útil para gerenciar riscos, ajuda na delimitação do escopo do projeto, auxilia a identificar as fases, orienta o gestor para identificar e descrever de forma detalhada as entregas e as atividades a serem executadas.

Fora isso, WBS ajuda a obter a estimativa de custo, duração e esforço, bem como a identificar os riscos. Com ela, os gestores organizam os pacotes de trabalho fazendo a descrição das fases seguintes ainda antes de montar o cronograma. A ferramenta pode ser numerada, ajuda a rastrear as atividades e pode ser construída de acordo com o tipo de projeto e o seu propósito.

Quais são as vantagens de usar a estrutura analítica?

A estrutura analítica pode ser montada por equipes, por entregas ou por fases. Existem diversas diretrizes para a geração do WBS, bem como para o seu desenvolvimento e aplicação na empresa. A seguir, confira algumas vantagens advindas do uso dessa ferramenta que é muito relevante para que os gestores tenham sucesso e os seus projetos sejam bem-sucedidos!

Visualização clara das partes do projeto

O WBS proporciona visão cronológica das atividades dos projetos e ajuda as pessoas leigas a compreenderem melhor os planejamentos. Por intermédio da visualização clara das partes do projeto, o gerente faz um gerenciamento de projeto mais assertivo. A ferramenta decompõe as fases do ciclo de vida dos projetos separando os diversos níveis.

A representação gráfica do projeto mostra uma estrutura hierárquica com os agrupamentos claros e lógicos conforme os produtos ou tarefas. É como se fosse um esboço das tarefas ou um mapa com detalhes, dividido em diversas partes e com metas individualizadas. Portanto, independente do tamanho do projeto, ele será facilmente mapeado.

A estrutura analítica pode conter caixas de textos, símbolos e setas para a representação de objetivos secundários e gerais. O gestor adiciona e exclui os elementos conforme as suas necessidades organizando-os da maneira que entender ser a mais apropriada. É possível ainda incluir cores, destacar os textos em negrito, sublinhado ou itálico.

Por exemplo, a cor amarela pode apontar tarefas urgentes que estão pendentes de execução. Já a cor vermelha poderá indicar entregas em atraso ou que têm prioridade sobre as demais. A verde, por sua vez, normalmente é usada para registrar as atividades que já foram concluídas pela equipe de modo satisfatório. Cada gestor define as cores que prefere utilizar.

Facilidade de discussão para soluções técnicas

A execução de projetos requer trabalho em equipe. Desse modo, os integrantes do time precisam ter um consenso sobre as atividades, serviços ou produtos. A estrutura analítica ajuda os participantes durante as discussões para que identifiquem caminhos alternativos e soluções técnicas diferenciadas. Todos podem solicitar a opinião dos colegas e contribuições de outros departamentos.

Consequentemente, as áreas diferentes trabalham de forma integrada compartilhando conhecimentos para o auxílio mútuo. Alguns programas permitem inclusive a visualização e a edição da estrutura analítica em grupo, com o compartilhamento das alterações por meio de envio de um link, por exemplo. Há plataformas online que são acessíveis de dispositivos móveis e computadores.

Identificação de riscos técnicos

Cada projeto tem o seu nível de complexidade de modo que é preciso criar o WBS exclusivo e com planejamento próprio. Mas a estrutura analítica pode ser simples, precisa e descomplicada. A identificação dos riscos é feita após o registro dos subprodutos que são localizados pela análise dos documentos e pela entrevista de usuários e clientes. Analise exemplos de subprodutos: reuniões relatórios análises comemorações e apresentação do projeto concluído.

Entretanto, os elementos contratados de empresas externas não precisam ser decompostos em subprodutos no WBS, pois os riscos decorrentes deles são da responsabilidade dos prestadores de serviços ou fornecedores. Por fim, o gerenciamento dos riscos técnicos cabe ao gestor que os identifica e realiza os procedimentos de iniciar, planejar, controlar, executar e encerrar os projetos.

É o gerente que faz os planejamentos e define se eles serão mais detalhados ou mais enxutos. Quando os elementos são delegados para um membro da equipe, transformados em um subprojeto ou terceirizados, é esse outro profissional que assume a responsabilidade quem faz o detalhamento. Contudo, o gestor poderá, se assim desejar, incorporar esses detalhes ao projeto mestre.

Essa incorporação vai depender das necessidades de rigor no controle das atividades, o qual pode diminuir ou aumentar de acordo com os riscos, os prazos e os custos associados. Ela é relevante para os casos em que o gestor entende ser preciso descrever as responsabilidades de cada membro da equipe e de todas as empresas contratadas para que o projeto seja concluído.

Agora você já sabe o que é WBS e entende que é necessário compreender o funcionamento e o uso de uma estrutura analítica de projeto. A representação gráfica normalmente conta com vários níveis. No primeiro, coloca-se o nome do projeto. No segundo, as fases do ciclo de vida com os elementos essenciais ao gerenciamento das entregas. Depois, são registrados os subprodutos com uma revisão da EAP.

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