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Como gerir os custos de um projeto

A estimativa e o gerenciamento de custo em um projeto corporativo são fundamentais para o equilíbrio financeiro de sua empresa. Mas, não se trata de bola de cristal ou “achismo”. Existem regras que ajudam a tornar essa avaliação mais próxima da realidade.

Bem executado, o gerenciamento de custo em projetos corporativos pode eliminar riscos e garantir que a empresa atinja seus resultados sem grandes gastos. O negócio, portanto, terá mais lucros e capacidade de atingir seus objetivos.

Quer saber mais sobre como o gerenciamento de custo em projetos corporativos influencia os seus resultados? Então, continue a leitura!

O que é uma política de gerenciamento de custo de um projeto corporativo?

Ela é voltada para evitar que o projeto estoure o orçamento inicial. Para atingir essa meta, o gestor adota uma série de estratégias que eliminam riscos, melhoram o acompanhamento dos gastos e garantem que a evolução de uma etapa seja feita com poucos desperdícios.

No cenário atual, em que prejuízos são evitados a todo custo, empresas devem ter a política de gerenciamento de custo em projetos como uma estratégia básica. Bem aplicada, ela pode evitar prejuízos e garantir que a rentabilidade de cada etapa seja a maior possível. Assim, a empresa pode garantir que os projetos atinjam os seus objetivos sem que o negócio perca lucratividade.

Qual a importância do gerenciamento de custo em projeto corporativo?

O gerenciamento de custos é algo tão importante que faz parte do PMBOK (Project Management Book of Knowledge, uma das documentações mais famosas do mundo sobre gestão de projetos). Nele, essa política é definida como métodos que abordam estimativas práticas e teóricas para determinar e manter os gastos com um projeto devidamente controlados.

Com economia abalada e o mercado com elevado nível de competitividade, o gerenciamento de custo em projeto ficou no centro dos planejamentos dos gestores. Ele é capaz de garantir que o orçamento seja cumprido à risca, sem imprevistos e gastos que não estavam projetados inicialmente.

Além disso, a execução de uma política de gerenciamento de custos de qualidade auxilia a empresa a ter mais dados para verificar os resultados alcançados. O negócio poderá verificar de forma mais abrangente todos os fatores que influenciaram nas métricas finais e, assim, aprender com os erros.

Como executar o gerenciamento de custo em projetos corporativos?

A execução passa por várias etapas. Cada uma delas auxilia o negócio a se manter aderente ao orçamentoinicial do projeto e evitar fatores que impactem negativamente os gastos. Veja alguns recursos que a companhia pode utilizar para eliminar gastos:

Preveja os custos operacionais

Uma boa estimativa de custo começa com a previsão dos recursos que serão necessários para a execução do projeto em questão. Isso dá ao gestor uma visão mais abrangente sobre todos os custos que estarão envolvidos em cada etapa, otimizando a distribuição de verbas durante o projeto.

Os básicos são mão de obra, materiais, equipamentos, serviços e estrutura. Tais custos são os mais cruciais, pois sem que a empresa tenha como manter tais recursos disponíveis, atividades básicas do projeto não serão executadas.

É importante que o escopo seja bem definido antes dessa etapa de planejamento. Sem que o gestor saiba o alcance do projeto, não será possível aplicar mecanismos eficazes para verificar os gastos e riscos, o que prejudica a qualidade das estimativas adotadas.

Não se esqueça de considerar nos seus cálculos os imprevistos como inflação e demais fatores externos que possam interferir no trabalho da sua equipe. Assim, será mais fácil para o negócio criar medidas de prevenção e mitigação de desperdícios.

Documente os gastos em um plano de gerenciamento de custos

O plano de gerenciamento de custos é uma documentação que possui uma lista de todos os gastos e riscos que podem afetar as receitas de um projeto. Esse documento vai além do orçamento, listando os fatores que influenciam nos gastos de cada etapa, como eles devem ser monitorados, gerenciados e otimizados.

Além disso, o plano de gerenciamento de custos deve incluir itens como:

  • metodologia utilizada para a criação do orçamento do projeto;
  • divisão das responsabilidades no projeto e na gestão de custos;
  • técnicas que deverão ser utilizadas para criar os relatórios de monitoramento de gastos;
  • grau de arredondamento utilizado para qualquer valor monetário;
  • processos adotados para medir e controlar o orçamento;
  • riscos financeiros de cada etapa;
  • medidas utilizadas para monitorar e mitigar os riscos financeiros de cada etapa.

Com tais dados em mãos, os times podem se preparar melhor para executar cada atividade. Será mais fácil planejar processos de qualidade tendo como base os recursos que ficarão disponíveis, além de definir estratégias para eliminar gastos desnecessários e manter um fluxo operacional funcional.

Planeje apenas aquilo que o negócio pode custear

O gerenciamento de custo em projetos corporativos funciona de forma semelhante à administração de um orçamento doméstico: sabemos que não podemos gastar mais do que temos ou a família pode ficar sem comer no final do mês.

Na gestão, devemos usar abordagem semelhante. Informe no orçamento somente os custos e os prazos que você puder cumprir ou superar. Se não, corre-se o risco de sua empresa ficar “desnutrida”.

Na prática, o gestor deve observar o seu projeto de uma perspectiva mais ampliada e procurar compartimentá-lo em tarefas que durem, aproximadamente, até uma semana. Isso facilitará o acompanhamento da evolução de gastos e permitirá que falhas que geram desperdícios sejam identificadas com agilidade.

Desenhe a estrutura dos processos de trabalho de forma a ter diferentes níveis de profundidade. Separados em partes menores, fica mais fácil de identificar os custos de cada etapa com segurança.

Prepare-se para imprevistos

Imprevistos ocorrem o tempo todo. Mesmo que você tenha tomado todos os cuidados no levantamento de custos, com prazos adequados, sempre pode haver um evento “de força maior” que atrapalhe seus planos.

Claro que a ideia é minimizar esses imprevistos à taxa quase zero. Mas esteja preparado para quando a exceção chegar: e ela tem mania de querer ser a regra.

Uma solução para esses casos é acrescentar 15% da sua estimativa de custo por contingência. Esse valor lhe dá uma gordura para queimar e, se sobrar, não fará mal a ninguém.

Além disso, o gestor pode analisar todas as etapas do projeto e avaliar quais são os riscos existentes. Assim, os documentos de planejamento terão medidas para prevenir e mitigar as falhas sempre que elas ocorrerem. Consequentemente, as chances de um problema levar a aumento de gastos serão muito menores.

Acompanhe resultados e gastos diariamente

No discurso, tudo parece bem mais fácil do que na prática. Mas só o gerente de projetos sabe a complexidade dos desafios que têm de encarar. Portanto, faça um acompanhamento diário para evitar erros e a perda do controle dos gastos do projeto.

Durante o planejamento, se for muito difícil compreender a totalidade dos projetos, ao ponto de impossibilitar uma estimativa de custos apropriada, não se desespere. Quanto maior o nível de complexidade do projeto, maior o número de fatores que influenciarão nos gastos envolvidos com cada etapa.

Não gaste mais tempo e esforço do que você tem disponível, mas prepare-se para gerenciar bem o orçamento aprovado. Faça revisões frequentes para não deixar o projeto desandar.

Precisão e dedicação na estimativa de custos tornam-se uma arte com o tempo. Pode parecer um pouco duro no início, mas com a prática, tudo fica mais tranquilo.

Respire fundo, faça suas tarefas com calma (mesmo que sob pressão, às vezes). Seja confiante e colha os frutos dos bons resultados, melhorando sua imagem perante seus gestores.

O acompanhamento diário é crucial para que o gerenciamento de custo em projetos corporativos possa ser eficaz. Isso evita que falhas passem despercebidas e se tornem grandes pontos de desperdícios.

Para que ele seja mais eficaz, aplicações de gestão de monitoramento podem ser adotadas. Elas dão ao gestor uma visão mais abrangente e precisa sobre como as rotinas de todos influenciam nos resultados do projeto e nos custos envolvidos com cada etapa.

O gerenciamento de custo em projetos corporativos tem grande impacto nos resultados que o negócio possui. Administrando os gastos corretamente, o gestor não só evita desperdícios, mas mantém um conjunto de estratégias que auxiliam na redução de riscos e evitam prejuízos. Assim, a companhia pode atingir seus objetivos sem comprometer seus gastos ou a sua rentabilidade.

Gostou desse post e quer saber mais sobre como melhorar a sua gestão de projetos corporativos? Então, baixe o nosso e-book sobre os segredos de uma gestão de projetos eficaz!

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