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Como gerir os custos de um projeto

A estimativa dos custos de um projeto em que você está trabalhando é fundamental para o equilíbrio financeiro de sua empresa. Mas não se trata de bola de cristal ou “achismo”.

Há regras que ajudam a tornar essa avaliação o mais próxima da realidade possível. Uma boa estimativa de custo começa com a previsão dos recursos que serão necessários para a execução do projeto em questão. Os básicos são mão de obra, materiais, equipamentos, serviços e a estrutura. Não se esqueça de considerar nos seus cálculos os imprevistos como inflação e demais fatores externos que possam interferir no trabalho da sua equipe.

Prometa e cumpra

Quando fazemos os custos de um projeto, ou seja, seu orçamento doméstico, sabemos que não podemos gastar mais do que temos, ou a família pode ficar sem comer no final do mês. Na gestão de projetos funciona do mesmo jeito. Informe somente os custos e os prazos que você puder cumprir ou superar. Se não, corre o risco de sua empresa ficar “desnutrida”.

Na prática, observe seu projeto de uma perspectiva mais ampliada e procure compartimentá-lo em tarefas que durem até uma semana, aproximadamente. Desenhe a estrutura dos processos de trabalho de forma a ter diferentes níveis de profundidade. Separados em partes menores, fica mais fácil de identificar os custos de cada etapa com segurança.

Prepare-se para imprevistos

Situações imprevistas ocorrem o tempo todo. Mesmo que você tenha tomado todos os cuidados no levantamento de custos, com prazos adequados, sempre pode haver um evento “de força maior” que atrapalhe seus planos.

Claro que a ideia é minimizar esses imprevistos à taxa quase zero. Mas esteja preparado para quando a exceção chegar: e ela tem mania de querer ser a regra. Uma solução para esses casos é acrescentar 15% da sua estimativa de custo por contingência. Esse valor lhe dá uma gordura para queimar e, se sobrar, não fará mal a ninguém. Já dizia o velho ditado: mais vale prevenir que remediar.

Faça o possível

No discurso, tudo parece bem mais fácil do que na prática. Só o gerente de projetos sabe a complexidade dos desafios que têm de encarar. Se for muito difícil compreender a totalidade dos projetos ao ponto de impossibilitar uma estimativa de custos apropriada, não se desespere.

Não gaste mais tempo e esforço do que você tem disponível. Mas prepare-se para gerenciar bem o orçamento aprovado. E faça revisões frequentes para não deixar o projeto desandar.

Tanta precisão e dedicação na estimativa de custos torna-se uma arte com o tempo. Pode parecer um pouco duro no início, mas com a prática, tudo fica mais tranquilo. Respire fundo, faça suas tarefas com calma – mesmo que sob pressão, às vezes – confie no seu taco e colha os frutos dos bons resultados, melhorando sua imagem perante seus  gestores.

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