Modelos e metodologias de gestão são constantemente reinventados e propagados no ambiente corporativo. A grande questão é que sua utilização não deve ser engessada, se atendo a cada detalhe, com o gestor se desdobrando para se adaptar a cada nova metodologia de gestão, mas sim o contrário. Metodologias vem e vão, e, na maioria das vezes, são inspiradas em concepções já existentes.

Ou seja, as tendências podem mudar e isso não deve significar a completa reestruturação da administração da empresa, mas sim uma adaptação aos novos conceitos.

Dito isso, ainda que a cada vez mais acirrada competitividade faça nascer formas mais eficientes de gestão, por outro lado, conceitos antigos também se mantém firmes ao longo dos anos.

Pensando nisso, listamos algumas ferramentas que podem fazer toda a diferença no seu negócio!

PDCA

O ciclo PDCA recebe esse nome, pois, em inglês, se refere à inicial de cada uma das etapas que o constituem:

• P: de planejar (Plan);
• D: de fazer ou executar (Do);
• C: checar, analisar ou verificar (Check);
• A: agir de maneira a corrigir possíveis erros ou falhas (Action).

O PDCA é muito utilizado por organizações que se empenham em melhorar seu nível de gestão por meio do controle eficiente de processos, parametrizando informações e reduzindo os erros na tomada de decisões importantes.

Para melhor entender do que se trata o ciclo PDCA, veja um breve detalhamento de cada estágio:

Planejamento

Esforços bem planejados são primordiais para o ciclo PDCA, pois impedem erros futuros e se convertem em ganho de tempo. O planejamento deve ter como foco a missão, visão e os valores da empresa, definindo metas e objetivos e o melhor modo de atingi-los.

EXECUÇÃO

Após um planejamento cauteloso, as ações devem ser postas em prática à risca, ou seja, não se deve atropelar etapas, muito menos improvisar, o que frustraria todo o ciclo PDCA. Basicamente, a fase da execução é delimitada em outras três: capacitação das equipes e gestores, coleta de dados e, posteriormente, avaliação.

Checagem

Essa é a etapa na qual são identificados eventuais erros no projeto. Os resultados obtidos são medidos por meio da coleta e do mapeamento de processos ao término da execução. A verificação deve ser realizada de duas formas: em paralelo à execução, de modo a se assegurar que o trabalho está sendo feito da melhor maneira, e ao final dela, para uma análise mais criteriosa, que possibilite os ajustes necessários.

Ação

A ação é a etapa em que são colocadas em prática as ações corretivas, atentando para o aperfeiçoando do projeto continuamente. É, ao mesmo tempo, fim e começo, afinal, depois de uma minuciosa apuração do que tenha causado falhas anteriores, todo o ciclo PDCA é recomeçado com novas diretrizes e parâmetros.

BSC

O BSC, ou Balanced Scorecard, é uma ferramenta de planejamento estratégico que consiste na definição muito clara das metas e estratégias da entidade, visando aferir o desempenho empresarial por meio de indicadores quantificáveis e verificáveis.

Basicamente, o método se fundamenta em determinar, de modo equilibrado, as relações de causa/efeito entre quatro indicadores de avaliação das empresas:

• Financeiro: criar novos indicadores de desempenho para que os investidores possam potencializar a rentabilidade de seus investimentos;
• Clientes: conhecer o índice de satisfação dos clientes em relação à empresa;
• Processos internos: a corporação deve se empenhar na identificação de produtos problemáticos, se foram entregues no tempo previsto e investir na inovação.
• Aprendizado e crescimento: corresponde à competência de motivação do pessoal e a uma melhora estrutural da informação na empresa.

O BSC prevê que os quatro indicadores estejam aplicados de acordo com os objetivos propostos pela empresa, quer dizer, estando equilibrados (balanceados), a organização conseguirá um melhor desempenho, viabilizando a concepção de novas estratégias.

GDP

A metodologia do GPD (Gerenciamento pelas Diretrizes) é usada para garantir a consistência e suficiência das ações ao longo do desenvolvimento das metas, assegurando que haja coerência entre os indicadores utilizados durante a avaliação da implantação das estratégias e aqueles usados na averiguação do desempenho dos processos.

O processo começa com um quadro de resumo de metas, que, depois de validado pelo superior imediato, é compartilhado no Workshop Contrato de Gestão, cujo intuito é também disseminar e alinhar as metas entre os gestores dos diferentes setores. Nesse workshop, também devem estar os diretores, sendo que a condução do Workshop é de responsabilidade do presidente da empresa.

Feito isso, começa a segmentação dos itens de controle com base no documento Plano de Medidas. Nesse é verificada a demanda por ações extras na rotina, que proporcionarão o alcance de determinada meta.

O próximo passo é o preenchimento dos Planos de Ação. É também oportunidade de avaliar a necessidade de interfuncionalidades, por meio do preenchimento do formulário Matriz de Interfuncionalidade, exigindo uma negociação com os departamentos envolvidos sobre as condições e prazos para alcançar as metas. É um processo sucessivo, aplicado até o último nível gerencial.

Depois de finalizada essa etapa, todos os níveis hierárquicos precisam executar e atualizar os seus planos de ação e, na ocorrência de qualquer desvio, o superior deve ser comunicado imediatamente, para que realize uma análise das causas e gere um relatório de reflexão para cada meta.

Finalmente, o calendário anual de reuniões é cumprido, no qual os eventos são definidos e realizados regularmente, nos diversos patamares gerenciais, iniciando sempre do nível mais baixo para o mais alto. Nesses encontros são monitorados os Itens de Controle, de Verificação, o avanço dos Planos de Ação e os Relatórios de Reflexão do mês anterior, eventos nos quais é anotado em uma Ata de Reunião tudo o que foi discutido e acordado, distribuindo o documento entre aos participantes e partes envolvidas.

A integração das metodologias de gestão

É necessário, sobretudo, verificar as particularidades de cada empresa. De todo modo, não são metodologias necessariamente excludentes, podem sim ser aplicadas em conjunto, tendo uma ou outra característica de maior enfoque, a depender do segmento em que for implementada.

Por exemplo, o BSC pode definir estratégias utilizadas pela técnica GDP em seu desdobramento, desde o topo da empresa até a menor unidade de negócios. O GDP também pode ser utilizado conjuntamente com o PDCA, de forma que as ações empreendidas garantam os resultados pretendidos por meio de indicadores específicos.

De todo modo, não basta conhecer as melhores metodologias de gestão, sem que seja exercida uma boa liderança, conquistando o engajamento das equipes e da alta gestão. Caso você queira desenvolver essa habilidade, leia o nosso artigo: “Como ser um bom líder: aprenda a evoluir como gestor”.