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indicadores para projetos

Tipos de indicadores para controlar melhor seus projetos

Processos, gestão, indicador para projetos… Essas e outras nomenclaturas são relativamente recentes no mundo dos negócios. Afinal, durante gerações, não se falava nesses instrumentos de administração e controle. Por que eles se tornaram necessários? Se trata de algum modismo ou realmente representam um diferencial para as empresas?

No passado, a administração de negócios podia ser considerada bastante intuitiva. Sem teorias, sem métodos, ou seja, apenas o feeling ou know-how do gestor, que, muitas vezes, era o fundador e proprietário da companhia.

Com a concorrência acirrada, normas a serem seguidas, a complexidade crescente das organizações e, principalmente, a necessidade de satisfazer o cliente, a experiência sem a complementação do conhecimento de métodos para atingir a produtividade tornou-se insuficiente.

Com isso, aquele fluxo natural das tarefas, por vezes, cheio de falhas, atrasos, gargalos e desperdícios, deu lugar a uma abordagem mais pragmática: a realização de projetos.

Essa visão enxerga as tarefas a serem executadas de outra forma. Projetos são direcionados para que acabem em um determinado prazo, utilizando uma quantidade de recursos determinada, têm um ou vários entregáveis e exigem uma gestão financeira dos investimentos realizados.

Essa racionalização do processo gera benefícios tanto para o fornecedor quanto para o cliente, que sabe exatamente o que esperar, para quando esperar e a qualidade do serviço que será executado.

Quando bem planejados, os projetos não prendem o fornecedor a planos infindáveis. Um produto ou serviço é gerado em um tempo estabelecido e com um orçamento definido, evitando prejuízos para ambas as partes e possibilitando que a empresa tome decisões mais acertadas no futuro. Porém, não basta trabalhar com o conceito dos projetos. É preciso acompanhá-los para garantir sua realização eficiente.

Quais instrumentos podem auxiliar o gestor nessa responsabilidade? Como descobrir quando é necessário intervir para garantir cumprimento do prazo e o resultado desejado? Essa é a função de um indicador de projetos!

A importância dos indicadores para projetos

Que o maior desafio dos gerentes de projetos é manter o planejamento dentro do trilho, não é nenhuma novidade. Agora, o que fazer com o crescente número de projetos, cada vez maiores, mais urgentes e complexos?

Assim como um termômetro nos ajuda a medir a temperatura para identificar febres e problemas de saúde, temos indicadores que podem revelar a situação momentânea e em longo prazo de um projeto. Há 4 tipos de indicadores para projetos e, aqui, na Project Builder, encontramos com frequência clientes com o desafio de medir e monitorar esses indicadores.

Como o indicador é uma medida, ele estabelece um padrão. Variações a partir dos valores esperados indicam que, em algum aspecto, estão ocorrendo situações fora da normalidade e que podem comprometer o resultado, o prazo de entrega do projeto ou o orçamento determinado. A partir desses dados, o gestor de projetos pode identificar os fatores que causam esse desvio da rota para corrigi-la.

Se você também passa por isso em seu dia a dia, não deixe de acompanhar este post. A seguir, falaremos sobre cada um desses tipos de indicadores e sobre como eles poderão ajudá-lo no acompanhamento e gerenciamento dos seus projetos.

As vantagens dos indicadores de projetos

Um indicador de projetos pode oferecer diversas vantagens à empresa, que podemos resumir como:

  • a medição de determinadas variáveis e dos resultados das informações;
  • a obtenção de informações úteis e valiosas;
  • a análise de informações e dos efeitos de estratégias definidas, bem como as atividades feitas para efetivá-las;
  • a comparação de informações e o traçado de estratégias eficientes;
  • a tomada de decisões acertadas;
  • a gestão de projetos de forma ágil e sem afetar a produtividade, garantindo resultados de boa qualidade;
  • a adaptabilidade a qualquer metodologia;
  • a prevenção, redução e correção de erros diversos.

Os erros mais comuns cometidos na gestão de projetos são:

  • falhas ao definir o escopo;
  • falhas ao gerir e estimar o programa;
  • problemas na gestão do pessoal;
  • estouros orçamentários;
  • falta de uma gestão de qualidade;
  • falta da análise de riscos;
  • problemas com compras e outras aquisições;
  • ausência de comunicação eficaz entre os membros da equipe no ambiente de trabalho em que se desenvolve o projeto.

O método SMART

Trata-se de um método que ajuda na hora de determinar os objetivos em todas as etapas do plano de negócios. SMART é uma palavra composta pelas iniciais das seguintes palavras em inglês.

Specific (específico):

Toda meta precisa ser específica e clara, caso contrário, não será possível concentrar esforços para alcançá-la nem motivar sua equipe para isso.

No momento de definir seu projeto, considere pontos como:

  • o que deve ser realizado?
  • Por que é importante alcançar esse objetivo?
  • Que pessoas estão envolvidas?
  • Onde está localizado o projeto?
  • Que limites ou recursos estão envolvidos?

Measurable (mensurável)

Metas que podem ser medidas ajudam a monitorar o progresso do projeto. É necessário fazer uma avaliação periódica do projeto a fim de dar cumprimento aos prazos e aprimorar esforços conforme as metas sejam alcançadas e o objetivo principal fique cada vez mais próximo.

Para ser medido, o objetivo deve contemplar aspectos como:

  • quantos são?
  • Quantos a empresa necessita?
  • Como saberei que foi atingido?

Achievable (realizável)

O objetivo deve ser realizável para que seja possível aplicar algum indicador de projetos sobre ele. Metas razoáveis permitem identificar recursos e oportunidades que, antes, não foram considerados. Dessa forma, é possível recomeçar com êxito.

Um objetivo realizável deve fornecer respostas para questões como:

  • como ele pode ser atingido?
  • Quão realista ele é, levando em conta aspectos restritivos (como as finanças)?

Relevant (relevante)

Determinar a relevância da meta é fundamental para negócios bem-sucedidos. Ela deve se harmonizar a outras metas já definidas. Todos precisam de ajuda para alcançar objetivos e é necessário monitorá-los continuamente.

A relevância de determinado objetivo está associada a questões como:

  • ele realmente vale a pena?
  • O momento ideal para investir nesse objetivo é agora?
  • Ele está em sintonia com os outros objetivos e necessidades do negócio?
  • As metas definidas para alcançá-lo estão certas?
  • Ele se aplica ao atual contexto social e econômico do país e/ou do mundo?

Time-bound (temporizador)

As metas precisam de um prazo para entrega individualmente. Desse modo, é necessário planejar-se para cumpri-la.  O Time-bound contribui para evitar que atividades de rotina acabem se tornando prioridades em metas de longo prazo.

Um objetivo que tenha limites de tempo deve responder a questões como:

  • quando?
  • O que será possível efetivar de hoje a X meses?
  • O que será possível efetivar de hoje a X semanas?
  • O que é possível realizar hoje?

Os indicadores de gestão para projetos

Também conhecidos como KPIs (indicadores-chave de desempenho), os indicadores de gestão para projetos são essenciais para uma gestão de qualidade em qualquer projeto, além, é claro, de denotarem seriedade no momento de apresentação de uma proposta.

Como já dissemos, podemos sintetizar os principais indicadores (ou KPIs) em 4 grupos: os de impacto, de efetividade, de desempenho e operacionais. Esses últimos podem ainda ser subdivididos em outros diversos, tais como indicadores de eficiência, eficácia, capacidade, produtividade, qualidade, lucratividade, valor, entre outros.

Na verdade, todo KPI é um indicativo resultante de uma comparação entre objetivos e resultados atingidos. Analisando-os, é possível detectar erros, deficiências e oportunidades, de modo a estabelecer outras metas e planejamento mais eficazes e rentáveis para um negócio no futuro.

Devido à sua natureza e o que eles realmente pretendem medir, é importante compreender o período exato em que cada indicador será aplicado. Durante o ciclo de vida do projeto, recomenda-se a análise diária de indicadores operacionais. No entanto, os índices de desempenho, efetividade e impacto são medidos algum tempo após a conclusão do projeto.

Indicadores de impacto

Medem o objetivo geral do projeto, com resultados em longo prazo e sua contribuição para a organização ou sociedade. O alvo dos indicadores de impacto é o objetivo geral do projeto, ou seja, eles medem se, de fato, o projeto conquistou seu propósito central.

Portanto, sua medição só poderá ser realizada em um certo período após a conclusão do projeto. Um exemplo desse tipo de indicador é a contribuição do projeto em longo prazo. Imagine, por exemplo, um projeto de redução de custos.

Assim que as ações de redução de custo são implantadas, ainda não é possível saber se a redução foi atingida — é necessário definir um período após a conclusão para avaliar se a meta de redução foi realmente atingida.

Indicadores de efetividade

Estes indicadores medem os resultados dos objetivos propostos em um determinando período de tempo, após a produção dos resultados dos projetos. Assim como o indicador de impacto, só é possível medi-lo após a conclusão.

Ao final do processo, o que buscamos observar com os indicadores de efetividade é quais foram as contribuições dos resultados do projeto. Vamos nos perguntar se esse projeto ajudou a empresa:

  • a aumentar o faturamento;
  • a fidelizar o cliente;
  • a minimizar desperdícios;
  • a reduzir o absenteísmo.

É indispensável que essas, entre outras perguntas, sejam respondidas para que a eficiência operacional da empresa cresça a cada dia. Além disso, os indicadores de efetividade são muito importantes para comparar projetos e a contribuição de cada um deles em um determinado período para o sucesso do negócio.

Portanto, esse índice permite analisar, por exemplo, o desempenho do produto 1 e do produto 2, para identificar qual deles aumentou a lucratividade da empresa em um período de crise.

Essa relação pode ser representada visualmente por meio de gráficos que mostram a contribuição individual em um total efetivado, ajudando a decidir que tipo de projeto merece uma intensificação de esforços para potencializar oportunidades de expansão e crescimento.

Indicadores operacionais

São aqueles medidos durante o ciclo de vida de um projeto, tendo como alvo as atividades e os recursos. Dessa forma, eles sinalizam qual é a tendência do projeto, caso não exista nenhuma ação efetiva de alteração do curso atual.

O monitoramento dos indicadores de projetos é realizado diariamente, ao longo de todo o projeto. Certas ferramentas de gerenciamento de projetos, como o Project Builder, ajudam nesse acompanhamento e geram essas informações automaticamente.

Dois exemplos comuns de monitoramento de desempenho são o CPI (Cost Performance Index) e o SPI (Schedule Performance Index).

Valor agregado (VA)

Para o gerenciamento de projetos, o valor agregado é um referencial importantíssimo. Ele mede quanto do objetivo foi realmente realizado até o momento. Imagine que uma empreiteira fez um contrato para entregar 100 quilômetros de estrada e, até o momento, entregou 15 quilômetros. O cálculo do VA é bastante simples: a entrega corresponde a 15% do total contratado.

Esse índice de cálculo simples e objetivo não é favorável ou desfavorável em si mesmo. Essa avaliação depende da interação dele com outros fatores, como prazo e custos, para identificar não apenas se é possível realizar a entrega no período programado, como também a possibilidade de se adequar ao orçamento.

Índice de Desempenho de Prazo (IDP)

Trata-se de uma amostra sobre o andamento de um planejamento em relação aos prazos preestabelecidos. Dessa forma, o IDP assegura o cumprimento dos estreitos e atribulados prazos envolvidos em um projeto. Seu cálculo é dado pela divisão do valor agregado (VA) das entregas (em cifras) sobre o valor que fora planejado, ou seja: VA/VP.

Um projeto de eficácia de planejamento pleno terá resultado igual a 1. Resultados maiores do que 1 são sinais de adiantamento e os resultados menores representam atrasos operacionais.

Imagine, portanto, que a empresa se propôs a construir os 100 quilômetros em um ano, mas, em 6 meses, atingiu um VA de 15%. Não é necessário ter grandes conhecimentos matemáticos para perceber que a relação está extremamente desfavorável e que, a menos que haja uma correção extrema da rota, será impossível entregá-la no período programado.

Ciente desse número, o gestor precisa tomar as medidas necessárias para acelerar o projeto em um caso assim. O mesmo vale para a comparação entre o VA e o custo do projeto.

Índice de Desempenho do Custo (IDC)

O IDC permite avaliar o gasto de recursos e o progresso de um projeto, comparando o curso dele ao orçamento previsto e disponível. Desse modo, ele evita gastos que não representem reais avanços nos projetos, além de mensurar o retorno sobre cada valor que for investido. O cálculo se dá da seguinte maneira:

VA (das entregas) / custo planejado

Se o resultado do cálculo for igual a 1, será um indício de que o projeto está cumprindo o planejado. Se for maior, é sinal de que houve economia. Já se for menor do que 1, será um sinal de comprometimento e estouro do orçamento.

Taxa de Tarefas Realizadas

Basicamente, esta taxa avalia o progresso do cronograma estipulado, o que influencia diretamente o cumprimento de metas e prazos. A taxa de tarefas realizadas é resultado do cálculo entre o número total de tarefas realizadas dividido pelo número estipulado no cronograma.

A utilização desse indicador permite ao gestor a identificação de gargalos na execução de atividades, o que possibilita a intervenção para a solução do problema. Portanto, se o processo está “travando” em um determinado ponto, cabe a ele analisar as causas dessa demora.

Entre as providências, podem figurar a necessidade de contratar mais mão de obra para execução das tarefas, medidas para aperfeiçoar o processo ou a provisão de recursos materiais que impedem os colaboradores de executá-las.

Quando calculada corretamente e analisada considerando o quadro geral, a taxa de tarefas realizadas promove a solução desses gargalos e viabiliza a entrega do projeto dentro do prazo.

Desvios de Esforços

Esse é outro indicador operacional de suma importância. Os desvios de esforços são uma métrica que revela a diferença entre os esforços presumidamente dedicados a um projeto e os esforços reais.

A partir desse cálculo, poderá ser avaliado se a equipe trabalhou menos ou mais do que planejado e quais problemas acarretaram a perda de produtividade ou de sobrecarga humana.

Se, por exemplo, você orça cerca de mil horas de dedicação do seu time para um projeto e essa carga horária já foi consumida na metade das metas a serem cumpridas, é sinal de que é preciso reavaliar a condução do projeto para haver uma otimização de tempo e de recursos.

Quando os desvios são muito grandes, esse é um indicativo de que as estimativas iniciais utilizadas para definir o prazo e o orçamento do projeto estavam equivocadas. Esse excedente no consumo de recursos humanos ou financeiros reduz a margem de lucro da empresa ou acarreta custos adicionais ao cliente, dependendo do regime previsto em contrato.

Além de proporcionar uma base para a tomada de decisões referentes ao projeto em andamento, esse índice pode fornecer aos gestores um escopo para cálculos relativos a contratos futuros.

Dessa forma, observa-se que imprevistos ou problemas geraram a necessidade de adaptações para preveni-los ou prever um orçamento maior para os próximos compromissos.

Desvio de custo

desvio de custo é um índice que permite manter os gastos sob controle, evitando que saiam mais altos que os orçados. A fórmula para seu cálculo é:

custo real – custo orçado / custo orçado

Desvio de prazo

Os projetos geram uma nova fonte de receita, mas atrasos na entrega reduzem ou retardam o faturamento. Quando o objetivo é diminuir gastos, levar mais tempo trabalhando representa mais despesas.

Se existe o objetivo de diminuir o impacto ambiental, um trabalho mais demorado do que o planejado acaba provocando mais danos ao meio ambiente. A fórmula para calcular o desvio de prazo é:

término real – término planejado / duração planejada do projeto

Indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho organizacional são aqueles que asseguram que todos os processos e subprocessos trabalhem em consonância para que as metas estipuladas sejam cumpridas. Assim, eles ajudam a evidenciar se os resultados planejados foram alcançados. Pode-se citar o ROI (Return of Investment), o CPI (Cost Performance Index), e um indicador de prazo obtido ao final do projeto.

Antes de tratarmos de sua importância, vamos entendê-los um pouco melhor.

ROI

O ROI avalia o retorno obtido por meio de um determinado investimento feito em um projeto, determinando se aquele esforço realmente resultou no aumento da rentabilidade.

Porém, vale lembrar que o benefício trazido para a empresa e determinado pelo ROI nem sempre significa lucro. Ele pode estar relacionado ao reconhecimento da marca ou à satisfação do cliente.

Para calcular o ROI a fórmula é:

(ganhos obtidos – valor investido) / valor investido

O resultado igual ou maior a 1 representa uma relação favorável, enquanto a relação inferior a 1 representa que o esforço não foi eficiente.

CPI

O CPI é equivalente ao IDC e expressa a relação entre o valor agregado (VA) e o custo real (CR). Esse tipo de indicador pode ser encarado como uma espécie de sensor e instrumento que monitora diversos dados para fornecer, então, resultados em uma unidade de medida. Seu alvo será o resultado do projeto e quanto foi possível entregar os produtos dentro do planejamento.

Indicador de prazo

Geralmente, encontra-se no final do projeto em que você analisará, por exemplo, se foi possível fazer as entregas dentro do prazo ou do custo. Aqui, é importante ressaltar que indicadores isolados não representam nenhum dado consistente o suficiente: quanto mais detalhada for a análise de um projeto, mais chances de sucesso ele terá.

Afinal, toda medição pressupõe um conjunto de indicadores que averiguarão o alcance — ou não alcance — de determinado objetivo previamente estabelecido. Nas palavras de Hornec (1994):

As medidas de desempenho são sinais vitais da organização e elas qualificam e quantificam o modo como as atividades ou outputs de um processo atingem suas metas. Assim, as medidas de desempenho respondem à pergunta: “como você sabe”?

Dessa forma, os indicadores de desempenho organizacional disponibilizam os dados e informações que todo gestor necessita para extrair o melhor de seus recursos em cada etapa de um processo, proporcionando maior exatidão nas tomadas de decisões gerenciais.

Tornam ainda os processos mais ágeis e eficazes, permitindo maior transparência administrativa e facilidade na busca pela excelência empresarial.

Indicadores de produtividade

Definir metas para controlar o período de entrega entre uma e outra etapa é importante para garantir o alinhamento das atividades executadas com o objetivo do projeto. O percentual representativo do tempo total para entrega do projeto efetivado deve ser definido no escopo.

Quando os prazos são concluídos de acordo com as etapas, é um sinal de que o projeto será entregue no período definido, diminuindo os riscos.

Os índices de produtividade ou eficiência revelam como cada funcionário da equipe está se saindo no trabalho. Eles mostram se as funções estão sendo efetivamente cumpridas, da forma adequada e respeitando as normas de qualidade.

Por isso, é importante dispor de alguém confiável e competente para monitorar a produtividade em diferentes contextos: por colaborador, por equipe, produtividade geral etc.

A definição do indicador de projetos mais viável

Para definir qual o indicador de projetos é mais adequado para seu caso, é possível seguir algumas dicas, como:

  • os indicadores de impacto são utilizados para determinar se o objetivo final do projeto foi conquistado;
  • os indicadores de efetividade tentam entender quais as contribuições dos resultados;
  • os indicadores de desempenho (também chamados de indicadores de performance) ajudam a revelar se as metas traçadas foram atingidas;
  • os indicadores operacionais servem para identificar tendências em relação às atividades.

O total de mensurações varia conforme o nível de complexidade do projeto. É necessário ter cuidado em relação ao período em que a mensuração será usada.

Os índices de performance, de efetividade e de impacto devem ser calculados depois de um tempo em que o projeto já foi encerrado. Por outro lado, os indicadores operacionais devem ser aplicados todos os dias, acompanhando o ciclo de vida do projeto.

Os indicadores de desempenho costumam confundir os gestores, porque podem ser aplicados em diversos casos, como no nível de produtividade dos colaboradores e no monitoramento das ações.

As soluções da Project Builder

O software Project Builder efetua um gerenciamento de projetos eficaz, otimizando o planejamento e aumentando as oportunidades de sucesso do negócio. As informações das atividades são passadas em tempo real e o software mede a alocação dos recursos e a produtividade com precisão.

O software permite uma gestão flexível, adaptável a qualquer método, seja ele tradicional (PMBOK), seja o método ágil.

A flexibilidade e a praticidade do Project Builder fazem dele uma das melhores soluções para gerenciamento de projetos e aplicação de indicadores.

Gerenciar projetos deixou de ser intuitivo há algum tempo, logo, é necessário que o gerente de projetos aplique metodologias e práticas que o ajudem a potencializar as chances e os resultados do projeto.

Os indicadores funcionam como fotografias de projetos e ajudam a entender como ele está em um determinado momento, assim como a reconhecer tendências. Como já dizia Deming:

Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia.

As medições realizadas pelos indicadores são imprescindíveis na administração de empresas, porque permitem que o gestor compreenda o que acontece na empresa, como cada setor pode ser aprimorado e quais são os possíveis impactos de cada mudança a ser implementada.

Para os gestores, eles podem ser considerados como um termômetro. Por meio deles, é possível identificar os gargalos, verificar o andamento e a evolução do projeto e diagnosticar erros. Assim, crises são percebidas com a antecedência necessária para serem minimizadas antes que gerem consequências mais graves.

Como vimos, negligenciar ou simplesmente não utilizar os indicadores em uma estratégia de gestão representa desperdícios tanto de recursos quanto de oportunidades. Os dados quantitativos e qualitativos fornecidos pelos KPIs potencializam o conhecimento interno de uma organização e permitem uma eficiência exponencialmente maior.

Agora que compreende a importância de um indicador de projetos, assista uma demonstração do Project Builder e descubra como sua empresa pode alavancar a gestão de projetos com apenas uma única ferramenta.

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