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Tipos de indicadores para controlar melhor seus projetos

Processos, gestão, indicadores para projetos. Essas e outras nomenclaturas são relativamente recentes no mundo dos negócios. Afinal, durante gerações não se falava nesses instrumentos de administração e controle. Por que eles se tornaram necessários? Trata-se de algum modismo ou eles realmente representam um diferencial para as empresas nos dias de hoje?

No passado, a administração de negócios em geral podia ser considerada bastante intuitiva. Sem teorias, sem métodos, apenas o feeling ou o know how do gestor, que muitas vezes era o fundador e proprietário da companhia. Porém, ao longo do tempo, a sociedade mudou.

Com a concorrência acirrada, normas a serem seguidas, a complexidade crescente das organizações e, principalmente, a necessidade de satisfazer o cliente, a experiência sem a complementação do conhecimento de métodos para atingir a produtividade se tornou insuficiente. Com isso, aquele fluxo natural das tarefas, às vezes cheio de falhas, atrasos, gargalos e desperdícios, deu lugar a uma abordagem mais pragmática: a realização de projetos.

Essa visão enxerga as tarefas a serem executadas de outra forma. Projetos são direcionados para acabarem em um determinado prazo, utilizando uma quantidade de recursos determinada, tem um ou vários entregáveis e exigem uma gestão financeira dos investimentos realizados.

Essa racionalização do processo gera benefícios tanto para o fornecedor, quanto para o cliente, que sabe exatamente o que esperar, para quando esperar e a qualidade do serviço que será executado.

Quando bem planejados, os projetos não prendem o fornecedor a planos infindáveis. Um produto ou serviço é gerado em um tempo estabelecido e com um orçamento definido, evitando prejuízos para ambas as partes e possibilitando, por parte da empresa, tomar decisões mais acertadas no futuro. Porém, não basta trabalhar com o conceito dos projetos. É preciso acompanhá-los de forma a garantir sua realização eficiente.

Mas que instrumentos podem auxiliar o gestor nessa responsabilidade? Como descobrir quando é necessário intervir para garantir cumprimento do prazo e o resultado desejado? Esta é a função dos indicadores para projetos.

A importância dos indicadores para projetos

Que o maior desafio dos gerentes de projetos é manter o planejamento dentro do trilho não é nenhuma novidade. Agora, o que fazer com o crescente número de projetos, cada vez maiores, mais urgentes e mais complexos?

Assim como um termômetro nos ajuda a medir a temperatura para identificarmos febres e problemas de saúde, temos indicadores que podem revelar a situação momentânea e a longo prazo de um projeto. Há quatro tipos de indicadores para projetos, e aqui, na Project Builder, encontramos com frequência clientes com o desafio de medir e monitorar esses indicadores.

Como o indicador é uma medida, ele estabelece um padrão. Variações a partir dos valores esperados indicam que, em algum aspecto, estão ocorrendo situações fora da normalidade e que podem comprometer o resultado, o prazo de entrega do projeto ou o orçamento determinado. A partir desses dados, o gestor de projetos pode identificar os fatores que causam esse desvio da rota para corrigi-la.

Se você também passa por isso em seu dia a dia, não deixe de acompanhar este artigo. A seguir, falaremos sobre cada um desses tipos de indicadores e sobre como eles poderão ajudá-lo no acompanhamento e gerenciamento dos seus projetos.

Os indicadores de gestão para projetos

Os indicadores de gestão para projetos, também conhecidos como KPIs (Índice-chave de desempenho) são essenciais para uma gestão de qualidade em qualquer projeto, além, é claro, de denotarem seriedade no momento de apresentação de uma proposta.

Como já dissemos, podemos sintetizar os principais indicadores (ou KPIs) em quatro grupos: os de impacto, de efetividade, de desempenho e operacionais. Estes últimos podem, ainda, ser subdivididos em outros diversos, tais como indicadores de eficiência, eficácia, capacidade, produtividade, qualidade, lucratividade, valor, dentre outros.

Na verdade, todo KPI é um indicativo resultante de uma comparação entre objetivos e resultados atingidos. Analisando-os, é possível detectar erros, deficiências e oportunidades de modo a estabelecer outras metas e planejamento mais eficazes e rentáveis para um negócio no futuro.

Devido à sua natureza e o que eles realmente pretendem medir, é importante compreender o período exato em que cada indicador será aplicado. Durante o ciclo de vida do projeto, recomenda-se a análise diária de indicadores operacionais. No entanto, os índices de desempenho, efetividade e impacto são medidos algum tempo após a conclusão do projeto.

INDICADORES DE IMPACTO

Estes medem o objetivo geral do projeto, com resultados em longo prazo e sua contribuição para a organização ou sociedade. O alvo dos indicadores de impacto é o objetivo geral do projeto, ou seja, eles medem se, de fato, o projeto conquistou seu propósito central.

Portanto, sua medição só poderá ser realizada em um certo período após a conclusão do projeto. Um exemplo desse tipo de indicador é a contribuição do projeto em longo prazo. Imagine, por exemplo, um projeto de redução de custos.

Assim que as ações de redução de custo são implantadas, ainda não é possível saber se a redução foi atingida — é necessário definir um período após a conclusão para avaliar se a meta de redução foi realmente atingida.

INDICADORES DE EFETIVIDADE

Estes indicadores medem os resultados dos objetivos propostos em um determinando período de tempo, após a produção dos resultados dos projetos. Assim como o indicador de impacto, só é possível medi-lo após a conclusão. Ao final do processo, o que buscamos observar com os indicadores de efetividade é quais foram as contribuições dos resultados do projeto. Vamos nos perguntar se esse projeto ajudou a empresa:

  • A aumentar o faturamento;
  • A fidelizar o cliente;
  • A minimizar desperdícios;
  • A reduzir o absenteísmo.

É indispensável que essas, dentre outras perguntas, sejam respondidas para que a eficiência operacional da empresa cresça a cada dia. Além disso, os indicadores de efetividade são muito importantes para comparar projetos e a contribuição de cada um deles em um determinado período para o sucesso do negócio.

Portanto, esse índice permite analisar, por exemplo, o desempenho do produto 1 e do produto 2 para identificar qual deles aumentou a lucratividade da empresa em um período de crise.

Essa relação pode ser representada visualmente através de gráficos que mostram a contribuição individual em um total efetivado, ajudando a decidir que tipo de projeto merece uma intensificação de esforços para potencializar oportunidades de expansão e crescimento.

INDICADORES OPERACIONAIS

São aqueles medidos durante o ciclo de vida de um projeto, tendo como alvo as atividades e os recursos. Dessa forma, eles sinalizam qual é a tendência do projeto, caso não exista nenhuma ação efetiva de alteração do curso atual.

O monitoramento dos indicadores de projetos é realizado diariamente, ao longo de todo o projeto. Certas ferramentas de gerenciamento de projetos, como o Project Builder, ajudam nesse acompanhamento e já geram essas informações automaticamente. Dois exemplos comuns de monitoramento de desempenho são o CPI (Cost Performance Index) e o SPI (Schedule Performance Index).

Valor agregado (VA)

Para o gerenciamento de projetos, o valor agregado é um referencial importantíssimo. Ele mede quanto do objetivo foi realmente realizado até o momento. Portanto, imagine que uma empreiteira fez um contrato para entregar 100 quilômetros de estrada, e até o momento, entregou 15 quilômetros. O cálculo do VA é bastante simples: a entrega corresponde a 15% do total contratado.

Este índice de cálculo simples e objetivo, não é favorável ou desfavorável em si mesmo. Essa avaliação depende da interação dele com outros fatores, como prazo e custos, para identificar não apenas se é possível realizar a entrega no período programado, como a possibilidade de se adequar ao orçamento.

Índice de Desempenho de Prazo (IDP)

Trata-se de uma amostra sobre o andamento de um planejamento em relação aos prazos preestabelecidos. Dessa forma, o IDP assegura o cumprimento dos estreitos e atribulados prazos envolvidos em um projeto. Seu cálculo é dado dividindo-se o valor agregado (VA) das entregas (em cifras) sobre o valor que fora planejado, ou seja: VA/VP.

Um projeto de eficácia de planejamento pleno terá resultado igual a 1; resultados maiores do que 1 são sinais de adiantamento e os resultados menores representam atrasos operacionais.

Imagine, portanto, que a empresa se propôs a construir os 100 quilômetros em um ano, mas em seis meses atingiu um VA de 15%. Não é necessário possuir grandes conhecimentos matemáticos para perceber que a relação está extremamente desfavorável e que, a menos que haja uma correção extrema da rota, será impossível entregá-la no período programado.

O gestor, ciente deste número, precisa tomar a medidas necessárias para acelerar o projeto em um caso assim. O mesmo vale para a comparação entre o VA e o custo do projeto.

Índice de Desempenho do Custo (IDC)

O IDC permite avaliar o gasto de recursos e o progresso de um projeto, comparando o curso do projeto ao orçamento previsto e disponível. Desse modo, ele evita gastos que não representem reais avanços nos projetos além de mensurar o retorno sobre cada valor que for investido. O cálculo se dá da seguinte maneira:

“VA (das entregas) / custo planejado”

Se o resultado do cálculo for igual a 1, será um indício de que o projeto está cumprindo o planejado; se for maior, sinal de que houve economia. Já se for menor do que 1, será um sinal de comprometimento e estouro do orçamento.

Taxa de Tarefas Realizadas

Basicamente, esta taxa avalia o progresso do cronograma estipulado, o que influencia diretamente o cumprimento de metas e prazos. A taxa de tarefas realizadas é resultado do cálculo entre o número total de tarefas realizadas dividido pelo número estipulado no cronograma.

A utilização deste indicador permite ao gestor a identificação de gargalos na execução de atividades, o que possibilita a intervenção para a solução do problema. Portanto, se o processo está “travando” em um determinado ponto, cabe a ele analisar as causas dessa demora.

Entre as providências podem figurar a necessidade de contratar mais mão-de-obra para execução das tarefas, medidas para aperfeiçoar o processo ou a provisão de recursos materiais que impedem os colaboradores de executá-las.

Quando calculada corretamente e analisada considerando o quadro geral, a taxa de tarefas realizadas promove a solução desses gargalos e viabiliza a entrega do projeto dentro do prazo.

Desvios de Esforços

Este é outro indicador operacional de suma importância. Os desvios de esforços são uma métrica que revela a diferença entre os esforços presumidamente dedicados a um projeto e os esforços reais.

A partir desse cálculo, poderá ser avaliado se a equipe trabalhou menos ou mais do que planejado e quais problemas acarretaram a perda de produtividade ou de sobrecarrega humana.

Se, por exemplo, você orça cerca de 1.000 horas de dedicação do seu time para um projeto e, estando na metade das metas a serem cumpridas, essa carga horária já tenha sido consumida, é sinal de que é preciso reavaliar a condução do projeto para que haja uma otimização de tempo e de recursos.

Quando os desvios são muito grandes, esse é um indicativo de que as estimativas iniciais utilizadas para definir o prazo e o orçamento do projeto estavam equivocadas. Esse excedente no consumo de recursos humanos ou financeiros reduz a margem de lucro da empresa ou acarreta custos adicionais ao cliente, dependendo do regime previsto em contrato.

Este índice, além de proporcionar uma base para a tomada de decisões referentes ao projeto em andamento, pode fornecer aos gestores um escopo para cálculos relativos a contratos futuros. Desta forma, observa-se que imprevistos ou problemas geraram a necessidade de adaptações para preveni-los ou prever um orçamento maior para os próximos compromissos.

INDICADORES DE DESEMPENHO

Os indicadores de desempenho organizacional são aqueles que asseguram que todos os processos e subprocessos trabalhem em consonância para que as metas estipuladas sejam cumpridas. Assim, eles ajudam a evidenciar se os resultados planejados foram alcançados. Pode-se citar o ROI (Return of investment), o CPI (Cost Performance Index) e um indicador de prazo obtido ao final do projeto.

Antes de tratarmos de sua importância, vamos entendê-los um pouco melhor. O ROI avalia o retorno obtido através de um determinado investimento feito em um projeto, determinando se aquele esforço realmente resultou no aumento da rentabilidade.

Porém, vale lembrar que o benefício trazido para a empresa e determinado pelo ROI nem sempre significa lucro. Ele pode estar relacionado ao reconhecimento da marca ou à satisfação do cliente.

Para calcular o ROI a fórmula é (ganhos obtidos – valor investido) / valor investido. O resultado igual ou maior a 1 representa uma relação favorável, enquanto a relação inferior a 1 representa que o esforço não foi eficiente.

O CPI é equivalente ao IDC e expressa a relação entre o valor agregado (VA) e o custo real (CR).

​Esse tipo de indicador pode ser encarado como uma espécie de sensor e instrumento que monitora diversos dados e fornece, então, resultados em uma unidade de medida. Seu alvo será o resultado do projeto e o quanto foi possível entregar os produtos dentro do planejamento.

Geralmente, encontram-se no final do projeto em que você analisará, por exemplo, se foi possível fazer as entregas dentro do prazo ou do custo. Aqui é importante ressaltar que indicadores isolados não representam nenhum dado consistente o suficiente: quanto mais detalhada for a análise de um projeto, mais chances de sucesso ele terá.

Afinal, toda medição precisa pressupõe um conjunto de indicadores que averiguarão o alcance — ou não alcance — de determinado objetivo previamente estabelecido. Nas palavras de Hronec (1994):

As medidas de desempenho são sinais vitais da organização e elas qualificam e quantificam o modo como as atividades ou outputs de um processo atingem suas metas, assim as medidas de desempenho respondem à pergunta: “como você sabe”?

Dessa forma, os indicadores de desempenho organizacional disponibilizam os dados e informações que todo gestor necessita para extrair o melhor de seus recursos em cada etapa de um processo. Proporcionando, assim, uma maior exatidão nas tomadas de decisões gerenciais. Tornam, ainda, processos mais ágeis e eficazes, permitindo, portanto, uma maior transparência administrativa e uma maior facilidade na busca pela excelência empresarial.

CONCLUSÃO

Gerenciar projetos deixou há algum tempo de ser intuitivo, logo, é necessário que o gerente de projetos aplique metodologias e práticas que o ajudem a potencializar as chances e os resultados do projeto. Então, os indicadores funcionam como fotografias de projetos e te ajudam a entender como ele está em um determinado momento, assim como a reconhecer tendências. Como já dizia Deming:

Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia.

As medições realizadas pelos indicadores são imprescindíveis na administração de empresas porque permitem que o gestor compreenda o que acontece na empresa, como cada setor pode ser aprimorado e quais são os possíveis impactos de cada mudança a ser implementada.

Para os gestores, eles podem ser considerados como um termômetro. Através deles, é possível identificar os gargalos, verificar o andamento e a evolução do projeto e diagnosticar erros. Assim, crises são percebidas com a antecedência necessária para serem minimizadas antes de gerarem consequências mais graves.

Portanto, negligenciar ou simplesmente não utilizar os indicadores em uma estratégia de gestão, representa desperdícios tanto de recursos quanto de oportunidades. Os dados quantitativos e qualitativos fornecidos pelos KPIs potencializam o conhecimento interno de uma organização e permitem uma eficiência exponencialmente maior.

E então, gostou do nosso artigo? Quais desses indicadores para projetos são utilizados na sua empresa? Deixe o seu comentário contando sua experiência ou suas dúvidas!

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