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Prós e contras de um software de gerenciamento de projetos

Quando o assunto é software de gerenciamento de projetos, há muitos fatores em jogo. Desde o orçamento até o planejamento do tempo, gerentes de projetos precisam ter a segurança de que tudo está correndo da melhor forma possível.

O software de gerenciamento de projetos (GP) pode ajudar as pessoas e as empresas a controlarem suas responsabilidades. Por outro lado, o programa pode não ser a melhor ideia para todos. Antes de você decidir fazer um investimento, considere os pontos positivos e negativos de um software de gerenciamento de projetos. 

Vantagens

Muita gente tem achado que o software certo pode ser uma ferramenta útil no gerenciamento de projetos. Para uma comunicação mais efetiva e para definir melhor o escopo de um projeto, assim como acompanhá-lo, gerentes que estão pensando em investir no software devem, antes,  considerar os seguintes benefícios:

•    Transparência: toda ação relacionada ao projeto fica gravada no sistema do software. Isso proporciona uma visão geral objetiva do escopo do projeto, desde o lançamento, passando pela execução, até a conclusão.

•    Comunicação: o software certo vai facilitar a comunicação entre os envolvidos, independentemente da localização geográfica dos membros da equipe e dos colaboradores. As pessoas que estiverem trabalhando no projeto podem acessar o sistema para conversarem sobre atualizações, tarefas cumpridas e desafios.

•    Orçamento: o software consegue monitorar a utilização de recursos, tornando os membros da equipe mais responsáveis com os gastos. A ferramenta de monitoramento, comum ao software de GP, permite a todos os envolvidos rastrear o progresso, metas, prazos e custos. Eles também podem fazer ajustes no projeto quando necessário.    

Em um levantamento de uma universidade francesa sobre gerenciamento de projetos , realizado em 2008, mais de 60% dos gerentes de projeto consultados responderam que os principais requisitos de um software devem ser: a capacidade de planejar e ordenar atividades usando CPM/PDM/PERT ou métodos gráficos Gantt, bem como construir uma tabela de prioridades. Se você está pensando em adquirir um software de GP, assegure-se de que conhece todos os itens obrigatórios do programa antes de comprá-lo.

Desvantagens

Há alguns inconvenientes em implementar um software de gerenciamento de projetos, começando pelo custo até o treinamento necessário para extrair o máximo da ferramenta. Um programa como esse pode não ser a melhor solução para todos. Se você prefere trabalhar com um cronograma escrito, ou simplesmente não tem o conhecimento suficiente para aproveitar ao máximo o seu investimento, fique com os recursos aos quais está mais familiarizado.  

•    Custo: a compra, a implementação e a manutenção do software podem custar caro. Alguns produtos vêm acompanhados de módulos diferentes, e você deve pagar um preço mais elevando por eles do que havia previsto.

•    Complexidade: novos gerentes de projetos ou aqueles que gostam de uma gestão minuciosa vão ter a tendência de fazer planejamentos muito complexos, com muitas tarefas por projeto. A dica serve principalmente para novos gerentes, que buscam detalhar ao máximo o projeto.

•    Satisfação do cliente: às vezes, a interface do usuário é muito complicada ou o suporte ao cliente, inacessível. Analise sempre a experiência dos usuários e confira qual é o suporte disponível. Se o software for muito difícil de trabalhar e, além disso, não contar com um suporte ao cliente, você terá dores de cabeça.

•    Treinamento: treinamento é importantíssimo e a maioria das pessoas que usam um software de gerenciamento de projetos acredita que pode se beneficiar de mais treinamento formal sobre os pacotes que utilizam. Para que uma empresa realmente aproveite as vantagens de um software, o treinamento da equipe precisa ser aprofundado. Os gerentes de projetos, então, conseguem ir além do que está facilmente disponível no programa.

No mesmo estudo da universidade francesa, 42,6% dos entrevistados constataram que o software de gerenciamento de projetos era um auxílio na execução completa das suas responsabilidades. Mas, cabe a você decidir se o programa é ou não uma boa opção para os seus negócios e projetos.

O que usuários do Project Builder dizem sobre o nosso software? Eles dizem coisas como “é simples”, “muito impressionante” e “ótimo para o gerenciamento de recursos”. Descubra porque nossos clientes têm opiniões semelhantes. Conheça o Project Builder! Estamos prontos para suas necessidades.

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