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Categoria: Projetos

6 mitos sobre softwares de gestão de projetos

Com a crescente demanda por soluções envolvendo a gestão de projetos, muitas ideias equivocadas surgiram em torno do assunto.

Neste blogpost, vamos explorar alguns dos mitos mais comuns sobre softwares de gestão de projetos e explicar por que você deve adotar um na sua empresa o mais rápido possível. Continue a leitura.

Mito 1: “Softwares de gestão de projetos são caros”

Muitas pessoas acreditam que softwares de gestão de projetos são caros e, portanto, não estão disponíveis para as empresas de pequeno porte. No entanto, existem muitas opções acessíveis e até mesmo testes gratuitos disponíveis no mercado. 

Muitos softwares de gestão de projetos oferecem planos com preços flexíveis, que permitem que você escolha aquele que melhor se adapta ao orçamento do seu negócio.

Mito 2: “Softwares de gestão de projetos são complexos demais”

Algumas pessoas acreditam que os softwares de gestão de projetos são difíceis de aprender e de usar. Embora alguns programas possam ter recursos avançados e opções de personalização, muitos softwares são projetados para serem simples. 

A maioria deles oferece tutoriais e treinamentos para ajudar os usuários a se familiarizarem com a plataforma.

Mito 3: “Softwares de gestão de projetos são apenas para grandes empresas”

Os softwares de gestão de projetos podem ser úteis para empresas de qualquer tamanho ou até mesmo qualquer indivíduo que precisa gerenciar um projeto. Eles ajudam a organizar tarefas e acompanhar o progresso do projeto, além de administrar recursos e equipes.

Mito 4: “Softwares de gestão de projetos são substitutos para gerentes de projetos”

Embora os softwares de gestão de projetos possam ser úteis para gerenciar tarefas, eles não substituem a necessidade de um gerente de projeto experiente e qualificado. 

Um gerente de projeto pode ajudar a definir objetivos, controlar recursos, garantir que o projeto esteja dentro do orçamento e prazo estabelecidos, bem como lidar com questões complexas que surgem ao longo do caminho.

Mito 5: “Softwares de gestão de projetos são uma solução única para todos os projetos”

Embora softwares de gestão de projetos possam ser úteis para muitos projetos, eles não são uma solução única para todos. Cada projeto é único e apresenta seus próprios desafios e oportunidades. Um bom software deve ser flexível e adaptável para se adequar às necessidades específicas do projeto.

Mito 6: “Softwares de gestão de projetos garantem o sucesso do projeto”

Um software não garante automaticamente o sucesso do projeto. Um bom programa deve ser usado em conjunto com uma abordagem estruturada e metódica de gestão de projetos, bem como uma equipe qualificada e eficiente.

Conheça a solução da Project Builder para a gestão de projetos da sua empresa

A Project Builder tem por objetivo ajudar as empresas a entenderem e aproveitarem os benefícios da gestão de projetos, a medida que conseguem resultados reais e permanentes para os seus negócios. 

Para isso, temos um software completo e integrado para facilitar o gerenciamento de projetos, programas e portfólios da sua organização, não importa qual seja porte ou o setor de atuação. Ele permite gerenciar em uma única ferramenta todas as ações da sua empresa, do nível estratégico até o operacional.

Para conhecer mais sobre o nosso software e realizar um teste gratuito de 30 dias clique aqui.

 

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Os benefícios de aplicar o Project Model Canvas no planejamento de projetos

O Project Model Canvas é um método detalhado, porém simples, de planejamento de projetos, que utiliza conceitos visuais para tornar o processo mais eficiente. A metodologia é conhecida pela velocidade e versatilidade, que permite que as pessoas envolvidas em um projeto tenham a mesma visão a respeito dele.

Neste artigo vamos explicar o funcionamento do Project Model Canvas e os benefícios de aplicar essa ferramenta visual inovadora no gerenciamento dos projetos da sua empresa. 

O que é o Project Model Canvas?

O Project Model Canvas – ou “Tela do Modelo do Projeto” – pode ser entendido como uma ferramenta baseada em processos lógicos aplicados de maneira muito simples, que não precisam de muito tempo, investimento ou infraestrutura para trazer resultados. 

Esses componentes lógicos estão organizados em blocos de perguntas fundamentais que permitem visualizar todos os componentes em uma única página.

Leia também sobre o método Kanban em: “O que é o Kanban?

Como funciona cada área do Project Model Canvas?

Quadro colorido Project Model Canvas

Dentro da ferramenta, existem 13 pequenos blocos que devem ser preenchidos em uma ordem lógica, para que o time compreenda o planejamento geral do projeto. Esses pequenos blocos são agrupados em cinco áreas, simbolizadas por perguntas que vão facilitar o entendimento. Confira abaixo cada uma dessas áreas.

Por quê?

Esse é o primeiro grande bloco a ser preenchido, porque é o que vai nortear todo o resto. Nesse espaço devem ser detalhados os problemas que justificam esse projeto como uma solução.

O quê?

Neste bloco deve ser respondido qual é o produto ou serviço proposto, o que deve surgir no final do projeto. É importante que sejam apontadas as características fundamentais para se chegar ao resultado esperado.

Quem?

Aqui o objetivo é detalhar quem serão os envolvidos na realização do projeto, especificando os responsáveis por cada atividade.

Como?

Aqui devem ser definidos os caminhos a serem percorridos para alcançar as metas do projeto, além das atividades que devem ser realizadas. É fundamental que seja descrito tudo o que for necessário para viabilização do projeto.

Quando e Quanto?

Esse é considerado por muitos uma das partes mais desafiadoras do plano, pois envolve estabelecer um prazo para o desenvolvimento de todas as fases do projeto. É preciso construir um cronograma, com datas de entrega organizadas ao longo do tempo.

Além disso, é necessário calcular o investimento para viabilizar o planejamento.

Quem constrói o Project Model Canvas?

Embora todo projeto precise de um gestor que tome as decisões de maneira ágil e administre a execução das etapas, a ideia da metodologia é promover a participação de toda a equipe. Assim, o projeto pode se tornar mais rico, ainda que alguém mais experiente gerencie o planejamento.

A recomendação é que o Project Model Canvas seja construído sobre uma única folha de formato A1 e notas autoadesivas, com textos resumidos em cada uma. Assim, o modelo pode ser rapidamente modificado quantas vezes for necessário.

Quais os benefícios de adotar o Project Model Canvas?

Engajamento da equipe

Quando a equipe não se envolve no planejamento de um projeto, fica difícil fazer com que os membros acreditem na ideia. Ao transformar os participantes em colaboradores da construção do plano, eles se tornam mais propícios a se comprometerem.

Além disso, quando se aproveita a opinião de várias pessoas, especialmente aquelas que são especialistas em suas áreas de atuação, os resultados tendem a ser melhores.

Facilita a compreensão

Uma das maiores vantagens do Project Model Canvas é a possibilidade da visualização de todas as etapas de um projeto, o que facilita a compreensão de todos os envolvidos. Um planejamento costuma ser um documento extenso e com linguagem técnica até demais, o que faz com que as pessoas evitem ter de lê-lo por completo.

Com o Project Model Canvas, o plano é simplificado e o entendimento fica acessível a todos.

Direcionamento em todas as etapas

Quando se aplica o método do Project Model Canvas, já se sai com um bom planejamento do que precisa ser feito e por quem será feito, além de quando, como e quanto vai custar. Além disso, como ele foi construído em equipe, com discussões e sugestões de ideias, tende a se tornar um verdadeiro mapa de assertividade.

Quando utilizar o Project Model Canvas?

O Project Model Canvas pode ser usado por qualquer tipo de negócio, pois a sua metodologia generalista se concentra na elaboração de um plano. O ideal é que a ferramenta seja aplicada antes do início do projeto, para servir como um norte em todas as etapas.

Como pudemos observar ao longo deste artigo, o Project Model Canvas é uma excelente ferramenta para agilizar o planejamento, permitindo a colaboração entre os membros do time e o engajamento durante todo o desenvolvimento. 

Por esse motivo, o software de gestão de projetos desenvolvido pela Project Builder oferece uma interface visual com soluções inspiradas no modelo Project Model Canvas. 

Quer saber mais sobre isso? Contate um de nossos especialistas e conheça na prática como o Project Builder pode aumentar a taxa de sucesso dos seus projetos.

 

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Por que o Kanban é considerado o método mais ágil de gestão de tarefas?

O Kanban é um método japonês que tem por objetivo revolucionar a forma como uma equipe desempenha as tarefas. Nele buscamos eliminar os desperdícios e melhorar a entrega dos resultados através de um sistema focado em aumentar a eficiência da produção.

Considerado pelas grandes empresas um dos modelos de administração mais famosos do mundo, o Kanban é versátil e pode ser usado em diversas atividades. Para aproveitá-lo ao máximo, o ideal é saber como ele funciona e os motivos que o levam a ser considerado o melhor método de gestão do fluxo de produção.

Como funciona o Kanban?

O Kanban funciona como uma linha de produção que é administrada através de um sistema visual, no qual as pessoas evitam comprometer os seus afazeres com atitudes que possam prejudicar o fluxo. 

Essa gestão visual organiza as tarefas de um processo para que elas sejam realizadas e entregues ordenada e sistematicamente, seguindo um padrão de trabalho.

A palavra “Kanban” tem origem japonesa e pode ser traduzida como “cartão” ou “sinalização”. Essa referência se adequa perfeitamente ao que o método propõe: usar um quadro grande estrategicamente posicionado para que as tarefas possam ser visualizadas por todos de forma clara e rápida.

Esse quadro é dividido em colunas, sendo que cada uma representa uma etapa do processo. No modelo mais tradicional, o quadro Kanban leva em conta três fases: a fazer, fazendo e feito. As tarefas são escritas em cartões ou post-its coloridos e, à medida que são desenvolvidas, vão se movimentando nas colunas. Assim, quando um cartão chega ao item feito, significa que a tarefa foi concluída, podendo-se, então, iniciar a próxima.

Quadro kanban.

Essa organização visual permite estabelecer prioridades, avaliar a carga de trabalho de todos os colaboradores e garantir que a comunicação seja mais rápida e efetiva.

Por que o método Kanban é considerado o método mais ágil de gestão do fluxo de produção?

Em todo o mundo, inúmeras empresas já conseguiram garantir maior produtividade e eficiência aplicando o sistema nas rotinas de trabalho das equipes. Se você ainda não se convenceu de que o método pode ser um divisor de águas nos projetos da sua empresa, então continue a leitura e veja alguns motivos para adotá-lo.

Esse método ágil evita a ociosidade da equipe

Além de causar prejuízos financeiros, uma equipe de trabalho ociosa pode afetar a motivação no desempenho do trabalho.

Com o método Kanban, esse problema tende a ser eliminado. Isso porque, como os funcionários estão sempre diante de um quadro de tarefas com ações a serem desenvolvidas, acabam se engajando para que as responsabilidades sejam cumpridas e registradas no mural.

Além disso, a fluidez do sistema também permite avaliar a produtividade individual e coletiva ao mesmo tempo.

Reduz o tempo para finalizar uma tarefa

Ao disponibilizar para todos as suas tarefas e os prazos para executá-las, as pessoas tendem a se dedicar à finalização antes mesmo da data de entrega, o que gera satisfação ao colaborador.

Além disso, como o quadro Kanban é dividido em três fases de produção, as ações seguem um fluxo produtivo, evitando falhas no processo ou a queda na qualidade final dos resultados. Em outras palavras, temos um processo que consegue ser ágil, mas sem perder a qualidade.

É simples e exige um baixo investimento 

Conforme demonstrado, a metodologia aplicada nessa técnica é bastante simples e praticamente não exige nenhum tipo de investimento. Com apenas alguns post-its, uma caneta e um planejamento, é possível usufruir de todos os benefícios citados aqui.

Como as referências visuais são claras e as demandas podem ser identificadas, toda a burocracia que envolve analisar pilhas e mais pilhas de relatórios são eliminadas. Com o quadro Kanban, basta o profissional fazer uma breve consulta por alguns segundos para saber qual é o próximo passo a seguir.

Elimina os gargalos 

Quando os passos para alcançar um determinado resultado são devidamente traçados, a equipe se ocupa com aquilo que precisa ser feito. Com isso, são eliminadas as tarefas que em nada contribuem para o andamento do fluxo de trabalho e representavam uma perda de tempo, esforço e produtividade. 

Além disso, a gestão visual também evita que as tarefas comecem a se acumular, já que o quadro possibilita ver em quais etapas possuem mais cartões.

O Kanban como aliado no gerenciamento de projetos

A implementação de metodologias ágeis na gestão de projetos tem como principal objetivo oferecer o melhor produto final para o cliente no menor tempo possível. Devido a forma como organiza e identifica as tarefas, o Kanban tem funcionalidades que garantem o acompanhamento constante do fluxo produtivo e o feedback em tempo real.

Podemos dizer, então, que se trata de um método que pode melhorar a performance de um projeto, ao alinhar a tomada de decisão aos resultados esperados. 

Por isso, a Project Builder desenvolveu uma solução para a gestão de projetos cujo método é baseado nas funcionalidades do sistema Kanban. Entre as inúmeras funções, o nosso software mapeia as etapas de trabalho, define as tarefas prioritárias e mensura o processo constantemente, permitindo acompanhar o projeto em tempo real. 

Tudo isso em uma interface visual interativa, que facilita a identificação dos pontos críticos que merecem atenção e garante uma comunicação ágil.

Solicite uma avaliação para sua empresa e comprove na prática a eficácia da solução desenvolvida pela Project Builder para o gerenciamento de projetos!

 

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Por que adotar um software de gestão de projetos na sua cooperativa de crédito?

O mercado financeiro no Brasil tem crescido de forma acelerada nos últimos anos. Um dos grandes responsáveis por essa expansão são as cooperativas de crédito – um tipo de associação de pessoas cujo objetivo é fornecer crédito aos seus participantes.

No entanto, para assegurar que uma cooperativa de crédito cresça de maneira sustentável, é necessário desenvolver uma gestão financeira que garanta que todo o dinheiro investido possa render mais. Uma das maneiras de fazer isso é adotando uma solução é adotando um software de gestão de projetos que garanta a assertividade na tomada de decisões. Continue a leitura.

A importância da gestão financeira em uma cooperativa de crédito

Já chegou ao final de um mês e percebeu que as contas simplesmente não fechavam? Se a resposta for sim, saiba que o estouro do orçamento é apontado como uma das principais causadoras de prejuízos financeiros nas cooperativas de crédito.

Nesse sentido, a gestão financeira é uma prática essencial para garantir que os custos não ultrapassem o orçamento estipulado, mesmo em caso de imprevistos. Por isso, listamos os três principais benefícios que um software de gestão de projetos pode oferecer para a saúde financeira da sua cooperativa de crédito.

Redução dos custos operacionais

O controle de custos operacionais é fundamental para garantir a rentabilidade financeira de um negócio. Diversos custos que integram o orçamento de uma cooperativa podem ser reduzidos ou até mesmo eliminados quando se detecta gastos necessários.

Otimização do controle financeiro

Com a gestão financeira, é possível organizar minuciosamente as contas a pagar e as contas a receber da cooperativa. Com isso, a probabilidade da sua organização perder prazos de pagamento será mínima.

Além disso, processos que eram realizados em planilhas ou de forma manual podem ser centralizados em uma única ferramenta, tornando toda a operação mais segura e eficiente.

Mais detalhamento no acesso às informações

Um software que oferece um sistema de planejamento financeiro permite que você tenha acesso a informações detalhadas sobre a real situação da cooperativa de crédito. Também é possível acessar relatórios que mostram o desempenho financeiro mensal, semestral ou anual do negócio, auxiliando na tomada de decisões estratégicas.

A solução da Project Builder

O software de gestão de projetos desenvolvido pela Project Builder apresenta todas as funcionalidades necessárias para acompanhar a saúde financeira da sua cooperativa de crédito. Com uma interface simples e interativa, o programa pode te ajudar a gerenciar recursos financeiros com eficácia e acompanhar em tempo real a evolução dos objetivos a curto, médio e longo prazo.

Quer saber mais sobre isso? Contate um de nossos especialistas e conheça na prática como o Project Builder pode aumentar a taxa de sucesso dos seus projetos.

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Por que é tão importante ter visibilidade em tempo real nos seus projetos? Listamos as 7 principais razões

Conseguir visibilidade em tempo real dos seus projetos é um dos principais objetivos dos softwares de gestão de projetos. Essa tecnologia permite que os trabalhos em equipe funcionem muito melhor, e a facilidade no seu manuseio é essencial para a rapidez e a praticidade das atividades diárias.

A visibilidade em tempo real permite à equipe ter acesso aos dados necessários à execução do projeto a qualquer momento. Ela também permite a todos uma visão completa da evolução das etapas do projeto sem perder pontos importantes.

A visibilidade em tempo real disponibiliza uma série de funcionalidades que levam o time a uma melhoria na gestão da rotina diária. Alguns exemplos são: organização de custos, visualização de indicadores e métricas operacionais a cada alteração realizada no projeto, e recursos para o compartilhamento de dados entre os usuários em tempo real.

 

O papel da tecnologia

visualização em tempo real de projetos

A tecnologia está cada vez mais integrada a todos os processos corporativos modernos. Com o apoio da inovação digital, os negócios conseguem reduzir riscos e alcançar melhores resultados a médio e longo prazo, e os softwares de gerenciamento de projetos não poderiam ser a exceção.

Os softwares de gerenciamento de projetos são ferramentas que auxiliam os gestores a identificarem problemas, distribuição de tarefas e manutenção das rotinas de modo a conduzir uma boa performance. É através deles que a equipe de profissionais pode acompanhar a evolução de cada etapa do projeto, de forma centralizada, o que promove o engajamento do grupo e minimiza os riscos. 

A visibilidade em tempo real dos seus projetos centraliza os dados de gestão do negócio e permite ao time acompanhar o fluxo de trabalho de forma qualificada e integrada em tempo real.  Ela pode ser incorporada a outras soluções e oferece os recursos mais avançados de compartilhamento de dados.  A partir dela, os profissionais podem desenvolver projetos unificados e bem alinhados, com um excelente nível de automação.

 

As principais razões para ter visibilidade em tempo real nos seus projetos

gestão em tempo real de projetos

Vejamos a seguir as 7 principais razões para a importância da visibilidade em tempo real nos seus projetos.

Coordenação da equipe

A visibilidade dos seus projetos em tempo real promove a coordenação da equipe ao permitir a otimização no gerenciamento de relatórios; arquivamentos simplificado de documentos importantes; comunicação com fornecedores e clientes em tempo hábil; trabalho colaborativo com maior transparência na comunicação; entre outras facilidades que agilizam a produtividade e comunicação entre projetos.

Facilidade e adaptação

O software de gestão escolhido para os projetos da sua empresa precisa ter uma interface simplificada e fácil de usar, num nível que a sua equipe possa operar e se adaptar sem muitas dúvidas ou entraves no dia a dia. O sistema precisa ser intuitivo e adequado às necessidades dos seus projetos, afinal, este ambiente existe para maximizar o engajamento do time em tempo real.

Para o responsável da equipe, torna-se possível acompanhar o status dos profissionais e qualquer problema inesperado em tempo real. Assim, evita-se procrastinações, soluções ineficientes e reincidência dos entraves mais comuns ao desenvolvimento do projeto.

A usabilidade de um sistema é o que possibilita a melhor interação dos profissionais com o software utilizado e entre si. Essa praticidade é o que conduz os usuários ao êxito na visibilidade em tempo real diariamente. 

Para isso, cada profissional que compõe a equipe precisa estudar bem os recursos apresentados, os fluxos de trabalho internos e a linguagem do sistema. Isso pode ser feito por meio de um treinamento em equipe e posterior exploração de novas funcionalidades no dia a dia

Simplificação de rotinas

O acesso remoto proporcionado pela visibilidade em tempo real garante economia de tempo e gastos para a empresa e seus profissionais com deslocamentos físicos. Além disso, também garante atualizações frequentes nas versões do software utilizado, de acordo com as crescentes inovações tecnológicas inerentes à gestão de projetos.

Benefícios a longo prazo

A visibilidade em tempo real dos seus projetos e a economia de tempo e recursos que vem com essa tecnologia permite estudo e pesquisa por projetos mais avançados e a obtenção de soluções cada vez mais escaláveis e lucrativas a médio e longo prazo.

Suporte e Business Intelligence

O acesso a um bom suporte técnico na busca por mais experiência, solução de dúvidas e exploração do software amplia em muito a potencialidade da visibilidade em tempo real dos seus projetos.

O sistema de BI (Business Intelligence) torna a gestão de projetos cada vez mais eficiente, ao permitir ao gestor e sua equipe uma análise de resultados obtidos com a estratégia que está sendo utilizada para o alcance das metas da empresa. Como consequência, a tomada de decisão também se torna cada vez mais fácil.

Atende ao perfil do seu negócio

Cada sistema de gestão de projetos foi desenhado para um negócio específico, compatível com os objetivos, práticas internas e demandas a médio e longo prazo da empresa. O importante é que o time consiga interagir no dia a dia com o máximo de praticidade e segurança.

Esse direcionamento torna as rotinas diárias mais eficazes e inteligentes. O apoio da equipe de TI facilita o engajamento e o apoio entre os membros da equipe e entre as equipes. Com isso, a produtividade dos projetos tem uma evolução crescente sem aumento significativo de gastos.

A visibilidade em tempo real ajuda o time a escolher os melhores caminhos e metodologias para cada etapa do projeto. Isso permite um retorno sempre elevado sobre os investimentos realizados para o desenvolvimento do projeto.

Benefícios da Política de Privacidade

A segurança nos dados é algo fundamental para o uso de tecnologias no ambiente corporativo. Ou seja, para além da funcionalidade das ferramentas, o sistema que garante à sua equipe visibilidade em tempo real, normalmente é seguro. Os dados da sua empresa precisam estar resguardados e livres de vazamentos. Essa é uma das maiores preocupações dos desenvolvedores de softwares de gestão de projetos.

As aplicações da Política de Privacidade conferem um alto controle sobre a utilização e compartilhamento dos dados do seu negócio com terceiros. Isso é o que permite ao negócio alinhar soluções com políticas de uso de dados locais e o ajuda a evitar problemas futuros de compliance. 

 

Considerando as 7 principais razões, e a operação das equipes da sua empresa envolvidas nos projetos, faz sentido otimizar sua operação através de um software de gestão de projetos?


Se sim, é só clicar aqui e falar com um dos nossos consultores!

Software de gestão de projetos: 9 motivos cruciais para usar

A gestão de projetos é um processo que envolve planejamento e uma série de informações coordenadas, por vezes complexas. Num mundo globalizado que demanda cada vez mais rapidez e praticidade, o uso de um bom software de gestão de projetos é fundamental na otimização de todo o trabalho de um projeto.

Além de permitir a integração de dados, o software facilita a comunicação entre os profissionais da equipe. Isso favorece a supervisão e acompanhamento de atividades em tempo real e favorece decisões mais rápidas e eficientes, como quais tarefas devem ser priorizadas ao longo de cada etapa do projeto. O resultado é maior qualidade, riqueza de informações e menor incidência de erros.

representação integração de dados em um software de gestão de projetos

O desafio do gestor de projetos

Especialmente quando os processos da sua empresa estão passando por inovações constantes, ser gestor de projetos é aprender a resolver problemas que surgem na rotina de qualquer empreendimento. Os softwares de Gestão de Projetos foram desenvolvidos sobretudo para ajudar a equipe a resolver os desafios do dia a dia. Atualmente, eles constituem a ferramenta que os líderes e funcionários qualificados precisam para tornar mais eficiente todas as fases de um projeto.

Mesmo com todos os benefícios que oferecem, ainda existe uma resistência quanto ao uso de softwares para gestão de projetos justificada pela necessidade de instalação de programas. Contudo, essa ferramenta pode ser hospedada na nuvem, o que dispensa inteiramente a necessidade de programas e licenças de uso pela empresa.

8 motivos cruciais para o uso de um software de gestão de projetos

Vejamos a seguir os 8 motivos fundamentais para o uso do software de gestão de projetos como solução tecnológica para o crescimento da sua empresa.

Padronização dos projetos da empresa

A primeira função de um software de gestão de projetos é a definição de formatos, nomenclaturas e informações.

Isso é o que permite a padronização de projetos de acordo com formatações pré-estabelecidas e diminui consideravelmente erros e perda de tempo com correções, uma vez que os profissionais terão sempre acesso a versão mais recente do projeto.

Facilidade no acesso a documentos

Ao organizar todos os projetos em uma única plataforma, este software promove a integração em tempo real das informações entre os colaboradores e maior controle sobre suas tarefas.

Interações, fluxos e prazos para entrega de trabalhos, alterações e revisões feitas no projeto podem ser acompanhadas a qualquer momento, com a ressalva de que é possível também restringir o acesso às informações do projeto ou permissões para a alteração de dados.

Compartilhamento de projetos

O desenvolvimento colaborativo entre projetos é mais uma funcionalidade do software de gestão. Isso permite aos colaboradores criar e compartilhar projetos a distância com praticidade e rapidez, o que otimiza a comunicação entre profissionais.

O resultado é uma maior produtividade, melhor detalhamento do andamento dos processos, maior controle e assertividade na tomada de decisão e redução significativa dos problemas gerados pelo desencontro de informações.

Motivação da equipe

Nem sempre manter uma equipe engajada é tão simples quanto parece, e um software de gestão também pode ajudar o gestor nesse ponto. É possível planejar e documentar as atividades relacionadas ao projeto, gerando assim uma melhor comunicação entre os profissionais. Dessa forma, os integrantes da equipe se sentem mais seguros para desempenhar suas funções, garantindo melhores resultados no alcance das metas e objetivos do projeto.

Auxílio na priorização de projetos

Em todo o projeto as tarefas costumam estar relacionadas e muitas vezes é difícil priorizar diversas atividades em uma equipe que também é extensa. Nesse momento, o software de gestão de projetos pode ajudar o gestor a avaliar quais atividades devem ser priorizadas para otimizar a performance da sua equipe.

Essa ferramenta permite a união de todos os registros importantes para o andamento do projeto em um só lugar. Isso dissipa conflitos entre setores, especialmente quando o trabalho é feito remotamente, na medida que traz transparência ao gerenciamento de todo o projeto.

Relatórios personalizados

Esses softwares permitem a seus usuários editar métricas e indicadores, obtendo assim uma análise importante do andamento dos projetos. Por isso, é possível encontrar erros e soluções com maior facilidade e optar por melhores tomadas de decisão.

Automação no cálculo das horas trabalhadas

O controle do ticket e do cronômetro permite aos gestores conferir o total de horas trabalhadas por cada colaborador no período de interesse e quanto tempo ele está utilizando para realizar suas atividades. Essa informação é fundamental para definir o orçamento de um projeto.

Além disso, as antigas e contraproducentes planilhas ficaram para trás, pois há o uso de um painel de controle centralizado.

Eficiência na gestão

Com todas as vantagens enumeradas até aqui, o gerenciamento de projetos com o uso de softwares adquire muito mais valor. É mais fácil escolher quais caminhos seguir e melhorar a qualidade dos resultados, pois o acesso à informação e controle é maior.

O aumento da comunicação e automação permite à equipe respeitar e até mesmo reduzir prazos.

Satisfação do cliente

O software de gestão de projetos não facilita apenas a vida dos profissionais e das equipes, mas também do cliente. Nem sempre é fácil entregar um projeto dentro do prazo, com o melhor preço e qualidade que o contratante espera.

Com a otimização do tempo de produção e maior integração da equipe, há maiores condições de superar as expectativas dos clientes e gerar fidelidade, pois os profissionais podem atender suas demandas com maior rapidez.

 

Ter seus projetos documentados em um banco de dados permite um controle muito maior para qualquer tipo de projeto. Isso acontece porque um maior compartilhamento de dados e possibilidade de acesso remoto a informações por todos os funcionários autorizados a qualquer hora, de casa ou da empresa, garante o fluxo do projeto com maior facilidade e tempo reduzido. 

Como resultado desse processo, o recurso a manuais e relatórios físicos tornou-se quase 100% dispensável para a gestão das atividades e crescimento da sua empresa.

 

Se otimizar o trabalho da sua equipe, garantindo maior agilidade, rentabilidade e controle de processos faz sentido para você, clique no botão abaixo e descubra como o Project Builder pode te ajudar:

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Princípio de Pareto: veja como aplicar e aumente os seus lucros

O Princípio de Pareto é uma teoria que pode ser aplicada em qualquer área da sua vida. Basicamente, ele quer dizer que, via de regra, 80% dos resultados vem de 20% dos esforços. Entender essa relação é muito importante a fim de nortear aquelas ações que tenham por objetivo melhorar a performance da empresa e aumentar a eficiência dos processos.

Contudo, se esse conceito ainda é novidade para você, não vá embora. Nesse post vamos explicar um pouco mais sobre a teoria e fornecer dicas para aplicar em seus negócios. Gostou das dicas? Então continue com a gente para conferir!

Saiba mais sobre o Princípio de Pareto

O Princípio de Pareto é fruto da observação de Vilfredo Preto em 1906. O economista de origem italiana reparou que cerca de 80% das terras do país pertenciam a apenas 20% das pessoas.

A partir daí ele começou a perceber que o mesmo se repetia em diversas áreas da vida. Assim, após testar a teoria de variadas formas, concluiu que 80% dos efeitos são provenientes de 20% das causas.

Entenda como ele é aplicado no mundo corporativo

Tendo em mente que o Princípio de Pareto afirma que 80% dos resultados são provenientes de 20% das ações, é fácil trazer isso para o universo empresarial. Veja alguns exemplos:

  • 80% das insatisfações são derivadas de 20% dos clientes;
  • 80% dos lucros vêm de 20% dos clientes;
  • 80% dos problemas se originam de 20% dos colaboradores.

É claro que esse percentual não é absoluto, mas serve como guia na gestão de processos. Afinal, reduzindo essa proporção, você consegue alcançar uma produtividade muito maior e um diferencial competitivo ante a concorrência.

Veja como esse princípio pode aumentar a sua lucratividade

A partir da aplicação da teoria de Pareto, você consegue mapear seus processos e entender quais pontos demandam maior atenção. Se você imaginar que 80% dos resultados se originam de 20% das ações, melhorando a qualidade e a eficiência desses esforços, conseguirá potencializar os ganhos.

Para isso, é necessário identificar quais são essas tarefas e investir sua energia nelas, evitando que os colaboradores se percam em atividades que não apresentam respostas tão impactantes nos resultados.

Isso também se aplica à sua clientela, já que segundo a regra 80% dos lucros vem de 20% dos clientes.

Aplicar o Princípio de Pareto de maneira inteligente também ajuda você a entender quanto é necessário interromper a produção de produtos ou o fornecimento de serviços que não estejam rendendo a receita esperada.

Gerenciar bem seu tempo e entender onde investir seus esforços evita gastos de energia e recursos desnecessários, melhorando sua eficiência e produtividade.

Descubra os principais passos para aplicar esse conceito

Agora que você já sabe o que é o Princípio de Pareto e qual sua importância para a saúde da empresa, está na hora de conferir algumas dicas para aplicar isso na prática. Prossiga na leitura para entender melhor.

Conheça os processos da empresa

O primeiro passo para melhorar a eficiência de um negócio é entender profundamente como seus processos funcionam. Conhecer seu funcionamento por todos os ângulos contribui para destacar as atividades essenciais, ou seja, o coração da empresa.

Ao revelar todas as atividades que o empreendimento realiza com foco em gerar valor aos clientes, assim como a conexão entre elas, é possível mapear todos os processos e identificar aqueles que demandam maior atenção.

Qualifique e priorize seus processos

Depois de identificar todos os processos utilizados na organização, está na hora de fazer seu mapeamento. Isso quer dizer que é necessário realizar uma classificação para que seja possível definir prioridades.

Dessa forma, vai ser mais simples encontrar os 20% que são responsáveis pelos 80% dos resultados. Uma empresa especializada em gestão de processos pode facilitar muito essa classificação. Afinal, existem muitas ferramentas pensadas especificamente para isso.

Se isso não é possível no momento, uma dica é dividir uma tela em quadrantes e separar os processos por ordem de relevância.

Comece as mudanças

De posse de todas essas informações, é possível que você já saiba quais processos demandam melhorias e quais aqueles vitais para o seu empreendimento. Após realizar essa seleção, está na hora de agir.

Invista em ferramentas de gestão, realize treinamentos e mude o que for necessário para que a área se torne mais eficiente. Procure manter sua equipe engajada na tarefa. Dê liberdade para que as pessoas expressem suas opiniões. Quem trabalha diariamente no setor costuma observar pontos que muitas vezes quem está de fora não percebe.

Utilize ferramentas para medir a performance

Finalizado o processo, é necessário avaliar os resultados regularmente. Analisar as métricas vai permitir que você entenda se as medidas surtiram o efeito desejado e se as operações continuam funcionando de forma correta.

Assim, caso algum entrave apareça, vai ser possível identificar o problema antes que ele cause um impacto maior nos resultados.

Confira os benefícios de aplicar o Princípio de Pareto

O Princípio de Pareto atua como uma ferramenta de gestão de processos dentro de uma organização. Assim, dentre os principais benefícios de sua aplicação estão a melhora na qualidade desses processos, assim como o aumento da eficiência, da produtividade e consequente lucratividade.

Afinal, de acordo com a regra, 80% dos problemas são causados por apenas 20% de ineficiência nos processos. Dessa forma, ao invés de tentar remodelar toda a empresa, o que é um trabalho intenso, desgastante, custoso e que muitas vezes não funciona, basta identificar os pontos que estão gerando essas deficiências e atuar sobre eles.

Veja alguns dos benefícios:

  • evita o acúmulo de documentos desnecessários;
  • evita atritos;
  • diminui gastos;
  • melhora a qualidade dos processos.

Como é possível perceber, o Princípio de Pareto pode ser usado como uma ferramenta muito eficiente nos processos de gestão. Ele contribui para melhorar a eficiência dos processos mudando apenas os pontos problemáticos. Além disso, ajuda você a ter uma visão melhor do negócio e entender quais operações são responsáveis pelos melhores resultados na empresa.

Está esperando o que para levar sua empresa ao seu potencial máximo? Quer ter acesso a muitas outras dicas super interessantes? Então curta a nossa página no Facebook e acompanhe todas as nossas publicações!

Elencamos 6 dicas certeiras para reduzir custos nos projetos

É importante reduzir custos em projetos, mas sem afetar sua qualidade. É um desafio que o setor de TI precisa encarar com sobriedade. Para a manutenção da competitividade, a empresa precisa de um setor de Tecnologia da Informação eficiente e ágil.

Não é tão simples diminuir gastos na elaboração e execução de projetos, mas é possível a partir de um planejamento eficaz. Vamos enumerar 6 dicas que podem ajudar a reduzir custos nos projetos!

A redução de custos depende do aumento da eficiência?

A ideia geral das empresas é a de que reduzir custos é consequência da melhor eficiência no trabalho. Isso é verdade em muitos casos, mas perceptível somente em longo prazo, depois que o projeto é finalizado e os processos passam por uma estabilização.

Mas é possível conseguir redução de custos já no começo do projeto, na etapa de planejamento. Algumas ações permitem controlar os gastos, administrar os recursos com mais efetividade e obter um ROI (Retorno sobre o Investimento) mais atrativo.

Como reduzir custos nos projetos?

Agora, vamos falar sobre as dicas que prometemos na introdução. Confira a importância delas!

1. Defina prioridades na gestão de tarefas

Fazer tudo simultaneamente não é viável e, nem sempre, é possível. Ainda que seja uma prática comum, isso não significa que ela ajude na redução de custos. Por isso, é fundamental estabelecer e focar as prioridades. Sempre que for preciso fazer alguma mudança, deve-se analisar se ela oferecerá bons resultados.

Para que o ciclo do projeto se desenvolva com eficiência, é preciso que se faça um bom planejamento. Ele deixa cada etapa mais organizada e evita, assim, custos desnecessários.

Atividades longas e interligadas tendem a exigir um custo maior agregado. Quando as definimos como prioritárias, o caminho crítico do projeto fica reduzido e, desse modo, é possível reduzir gastos de forma significativa.

2. Defina uma equipe para cuidar do projeto

É importante definir profissionais que apresentem conhecimentos e perfis compatíveis com o trabalho. Essa aptidão ajuda a aumentar a produtividade, fazendo com que os profissionais ofereçam o máximo de si, o que certamente contribui para a redução de custos.

Considere, por exemplo, que um funcionário júnior custe menos que um profissional sênior. Mas o sênior pode agregar mais valor ao trabalho.

Também é importante se esforçar para manter a eficiência operacional e a qualidade do contato, porque cumprir prazos e assegurar benefícios e qualidades para fidelizar o cliente e melhorar a imagem da empresa é algo essencial.

Em cada projeto, há atividades e funções para todas as especialidades. O gestor, durante o planejamento da equipe, deve considerar o momento certo de encaixar determinado profissional.

3. Automatize processos

A automação de processos é uma estratégia relevante para reduzir gastos em projetos de TI com boa qualidade. Investir em recursos de automação ajuda a:

  • diminuir o período de realização dos processos;
  • reunir em uma única plataforma todas as tarefas;
  • reduzir erros no trabalho;
  • reduzir gastos com infraestrutura e equipe.

Além disso, as ferramentas tecnológicas podem ser aplicadas em rotinas como avaliação de prazos, monitoramento de indicadores, compartilhamento de dados, análise dos recursos disponíveis, distribuição de atividades e responsabilidades.

4. Melhore a comunicação interna

A comunicação interna é fundamental na motivação e no engajamento dos profissionais e, por isso, ela não pode ser colocada em segundo plano. Em geral, eles desejam conhecer tudo que está em andamento, os planos da organização. Os funcionários passam a confiar mais na empresa e o ambiente de trabalho ganha em harmonia — sem falar que uma boa comunicação com os clientes ajuda a reter talentos.

Além da transmissão da mensagem, precisamos ter certeza que todos a compreenderam. O tom da mensagem também deve ser adequado para evitar interpretações erradas e conflitos. A linguagem usada, escrita ou oral, deve ser apropriada para que o receptor compreenda o que deverá fazer.

Enfim, uma comunicação eficiente evita conflitos repentinos e imediatos e, consequentemente, também ajuda a promover a redução de custos.

5. Adote a prática do BYOD

BYOD é a sigla para “Bring Your Our Device”, cuja tradução é algo como “Traga Seu Próprio Dispositivo”. Os funcionários são estimulados a levar seus próprios equipamentos para o ambiente de trabalho, como smartphones, tablets e notebooks. É uma maneira de diminuir custos e ainda aumentar a satisfação dos profissionais.

Essa prática contribui para aumentar a produtividade e o engajamento, já que cada profissional trabalhará com uma ferramenta que é sua e com a qual tem muita familiaridade e domínio dos recursos, ou seja, está mais ajustada às suas próprias necessidades.

Essa técnica contribui para a redução de custos com tecnologia e diminui a necessidade de a empresa aplicar dinheiro na compra de novos equipamentos de TI. A infraestrutura de TI tende a ser mais atualizada e poderosa porque os colaboradores têm o costume de trocar seus aparelhos com mais frequência do que as empresas.

6. Gerencie o orçamento

O controle financeiro permite identificar até que ponto convém reduzir gastos. Comece analisando os recursos disponibilizados para o projeto.

Determine um orçamento antes de começar o trabalho, baseando-se em valores que podem ser usados sem interferir nos outros setores. O valor mínimo aplicado não deve comprometer a qualidade do projeto.

Monitore os gastos durante o andamento do projeto e faça comparações com o orçamento original. Uma boa análise permite que você identifique onde é possível investir mais recursos e onde é necessário economizá-los. A gestão de orçamento é uma ferramenta antiga e eficaz para manter os gastos sob controle.

É importante considerar pontos como:

  • os requisitos necessários para os objetivos do projeto;
  • os cronogramas em curto e longo prazo para decidir se é necessário investir;
  • os pontos fundamentais e os supérfluos;
  • o custo-benefício de cada item necessário.

Outra dica importante para conseguir reduzir custos nos projetos é fazendo parceria com uma empresa bem reputada no mercado, que oferece soluções eficazes em gestão de projetos. A Project Builder oferece um dos melhores softwares para gerenciamento de projetos, com reconhecimento no Brasil e no exterior.

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Entenda a importância da Prova de Conceito (PoC) para um projeto

É inegável que a tecnologia aumenta o potencial competitivo de qualquer empresa. Mas todo investimento em tecnologia deve ser ponderado, não se deve aplicar recursos sem planejar. É importante que a plataforma esteja nos limites do orçamento e ofereça os resultados almejados.

Nesse sentido, existe a PoC (Prova de Conceito), um termo relevante do qual falaremos mais ao longo do artigo. Confira o que é PoC, como ela funciona, a sua importância e os seus benefícios!

O que é Prova de Conceito?

PoC é a sigla para “Proof of Concept” — que, em português, significa Prova de Conceito. Resumidamente, podemos falar que se trata de um documento que registra o funcionamento da infraestrutura da TI. Através dele, os profissionais podem identificar e corrigir erros, o que ajuda a tecnologia a oferecer os melhores resultados.

O documento também permite que softwares e hardwares sejam testados antes do uso. Assim, é possível oferecer feedbacks antes mesmo que a plataforma seja implementada.

A PoC analisa até que ponto a plataforma está apta a satisfazer às necessidades do público. A principal finalidade é evitar problemas na arquitetura digital para otimizar os ganhos da empresa.

Como elaborar a Prova de Conceito?

É interessante dispor de uma parceria especializada, pois os consultores analisarão os processos para implantar e operar a tecnologia. Esse suporte permite decidir quais serão os produtos mais adequados para cada caso.

Para a elaboração da PoC, precisamos considerar algumas questões. Veja.

Conceito que será colocado em prova

É preciso decidir qual será o conceito ou método posto à prova a partir de:

  • objetivo com a Prova de Conceito;
  • ideia desenvolvida;
  • escopo;
  • recursos exigidos.

Engajamento da equipe

Quando os profissionais estão engajados de forma efetiva, é possível agilizar o processo e obter diferentes ângulos dele. Há frameworks referentes a metodologias de projetos que podem otimizar o desempenho de projetos complexos.

Esse é o caso do scrum. O scrum pode ser dividido em sprints, que são pequenos eventos em que partes de um projeto maior são elaboradas.

Métricas de sucesso

Define-se em que consistirá o sucesso do projeto. Assim, ficará evidente o que é preciso para se atingir o desenvolvimento de cada etapa.

Testes de execução

Os testes oferecerão dados confiáveis a respeito do conceito. Não se trata somente de avaliar os resultados — é necessário aplicar a PoC como uma ferramenta de estratégia.

Como a Prova de Conceito funciona na prática?

Enquanto se realiza a Prova de Conceito, as diferentes soluções são submetidas a testes. É preciso avaliar se elas oferecem o que se espera, se atendem às necessidades do projeto. Também é fundamental analisar se elas geram gastos compatíveis com os valores orçados. Depois dessa etapa, será mais simples selecionar os melhores equipamentos e softwares.

É preciso fazer o alinhamento do desenho do projeto à demanda por mais produtividade e por mais eficiência. As soluções digitais ajudam a simplificar os processos diários, ou seja, quanto menos tempo for consumido pelos profissionais, melhor será.

Assim, sistemas mais complexos, com configurações complicadas, não são viáveis — a não ser que sejam usadas metodologias que realmente os tornem mais simples, como falamos mais acima.

Qual é a importância da PoC para a empresa?

A Prova de Conceito confere valor confiável para a tomada de decisões da empresa. Não é uma questão apenas de funcionamento do projeto após sua execução. Trata-se também de uma avaliação prévia a respeito desse projeto, de modo a se certificar se ele realmente será um elemento de transformação efetiva para o negócio.

Quando a equipe tem uma PoC à sua disposição, ela tem mais autonomia para colocar o projeto em jogo. A partir desse documento conceitual, transmite-se, de forma clara, que a organização está gerando valor.

Enfim, a execução, ainda que seja feita da maneira mais simples e antecipada, tende a despertar boas expectativas em relação à finalidade do projeto por desenvolver — e isso aumenta bastante as chances de que ele realmente atenda satisfatoriamente às necessidades do cliente ou da própria empresa.

Quem deve investir na Prova de Conceito?

Qualquer empresa moderna pode utilizar a Prova de Conceito, não importa o ramo em que atue. O desenvolvimento de projetos inovadores é inerente à competitividade e à sobrevivência da empresa. Desse modo, os testes se tornam uma estratégia e uma prática necessárias durante a implantação do projeto.

Não existe, portanto, uma recomendação específica para quem a PoC é mais viável. O que podemos dizer é que sempre que um estudo detalhado indicar a viabilidade de investir em inovações tecnológicas, como softwares e equipamentos, recomenda-se adotar a Prova de Conceito.

Ela é uma forma simples e efetiva de confirmar se determinada empresa deve adquirir uma solução tecnológica específica. O gestor consegue analisar se o custo-benefício realmente compensa.

Quais são os benefícios da Prova de Conceito?

Já ficou claro que a PoC oferece benefícios para o negócio, pois avalia os potenciais resultados e impactos de um projeto antes que ele seja colocado em prática.

Veja abaixo os principais benefícios que a Prova de Conceito pode oferecer à sua empresa.

Redução de custos

Quando uma empresa compra um software com bugs e outras falhas, ela provavelmente se arrependerá. Além disso, os funcionários sentirão mais dificuldades em trabalhar com essas questões, o que vai interferir na produtividade e na eficiência.

O ideal é que os erros sejam identificados e corrigidos o mais rápido possível, inclusive porque, desse modo, os gastos serão mais baixos.

Detecção de erros

Mudanças podem acontecer enquanto um software é desenvolvido. O planejamento pode passar por alterações radicais. Assim, a análise antecipada sobre a viabilidade do projeto é muito importante.

A Prova de Conceito pode ser aplicada antes que o protótipo seja criado. A depender das preferências do cliente, é comum que um projeto ofereça algum nível de inviabilidade. Com a PoC, fica fácil identificar as limitações do que está sendo proposto, se é viável a execução do projeto, se não é ou se será após algumas alterações.

Satisfação do cliente

Durante as fases de fabricação de um produto, é importante para a equipe manter contato constante com o cliente. Um modo de fazer isso é por meio da programação extrema (abordagem XP). Quanto maior a participação do cliente, quanto mais ele receber feedbacks, as chances de satisfação na entrega dos resultados aumentam.

A Prova de Conceito é uma ferramenta que antecipa problemas e se ajusta com flexibilidade a eventuais mudanças. É uma prática valiosa a quem investe em soluções inovadoras e deseja gerenciar bem os riscos para não comprometer a qualidade de seus produtos e a sua competitividade.

Já aplica a PoC na gestão de seus projetos? Convidamos você para conhecer nossas soluções de gerenciamento de projetos, conhecidas no Brasil e no exterior. Entre em contato conosco e passaremos todas as informações necessárias!

Saiba como ter uma estratégia eficiente com software de acompanhamento de projetos

Muitas empresas já adotaram softwares para o monitoramento de seus projetos com o objetivo de ganhar competitividade, dinamismo e eficiência. A tecnologia ajuda no atendimento às demandas dos clientes com mais eficácia e sem o comprometimento dos fluxos das atividades. Ela pode fazer parte da estratégia do negócio e auxiliar os gestores para que atinjam suas metas.

Inovações tecnológicas possibilitam o alcance dos resultados almejados, como melhoria na produtividade, fornecimento de produtos ou serviços de qualidade, preços mais atrativos etc. Neste artigo, vamos explicar como funciona o software de acompanhamento de projetos e apontar os benefícios de contar com esse tipo de tecnologia. Além do mais, forneceremos detalhes sobre como ela melhora a tomada de decisão.

Deseja entender qual é a importância de um software de acompanhamento de projetos para uma estratégia eficiente? Continue a leitura!

Veja como funciona o acompanhamento de projetos

O acompanhamento de projetos pode ser realizado por meio de um software específico para o gerenciamento das atividades. Ele é realizado pelo gestor que faz o planejamento estratégico e fornece previsões de entregas, estabelece prazos para a realização dos trabalhos, determina cursos e registra os recursos que serão necessários para a execução de cada fase do projeto.

Fases de planejamento

Um software de acompanhamento de projetos viabiliza a fase de planejamento, a programação das atividades e a alocação de recursos. Além disso, ele permite ao gestor monitorar todas as tarefas que já foram realizadas, estão em andamento ou serão executadas no futuro. Com o auxílio da tecnologia, os líderes poderão controlar o orçamento, gerenciar os trabalhos e cuidar da documentação.

Cooperação entre os envolvidos

Essa ferramenta será ideal apenas se facilitar a cooperação entre os envolvidos com os projetos de uma empresa. Ela ajudará o gestor a organizar, planejar e administrar as atividades dos colaboradores desde a primeira até a última etapa de cada projeto. O software serve para a colaboração e a coordenação dos trabalhos feitos em equipe.

Compartilhamento de informações

A tecnologia permite ainda que os gestores compartilhem arquivos, feedbacks e atualizem os status das tarefas. Ela oferece uma visão completa do cenário que envolve as atividades diárias e impede que a gestão dependa de diversas ferramentas para atingir os seus objetivos. Todos os detalhes são acompanhados, a comunicação é simplificada e facilita o cumprimento dos prazos.

Solução das dificuldades

O software atualiza o status das atividades em tempo real, gera relatórios, mostra os indicadores de acompanhamento e muito mais. Dessa maneira o líder consegue solucionar pequenas dificuldades com mais agilidade e não permitem que elas se transformem em empecilhos ou atrasem as entregas. Tudo o que o gerente de projetos precisar é colocado ao seu alcance pela tecnologia.

Coordenação eficiente

Ele poderá ter uma coordenação efetiva, fazer planos, ajustar detalhes, oferecer informações e feedbacks importantes. Por outro lado, conseguirá evitar confusões, mapear os objetivos e priorizar as metas que precisam ser atingidas com mais rapidez para o atendimento dos prazos. A sua equipe, os fornecedores e os clientes poderão trocar ideias e participar ativamente dos projetos.

Descubra como ter uma estratégia eficiente nos projetos

Os gestores são profissionais que precisam ser estratégicos para ter sucesso em seus projetos. Seja flexível e observe as demandas da sua empresa para identificar os procedimentos que devem ser realizados. Estabeleça uma rotina para a realização das atividades e defina seus objetivos. Utilize um checklist que servirá para todos os envolvidos que acessarão o software.

Faça um monitoramento preciso que facilite a identificação de ocorrências imprevisíveis e garanta que o projeto seja cumprido de acordo com o combinado. Corrija as falhas enquanto ainda estiverem no estágio inicial para evitar transtornos. Diminua os riscos que possam afetar a qualidade dos serviços criando medidas preventivas para eliminar possibilidades de gargalos.

Mantenha a sua equipe focada no projeto e não permita que os colaboradores se desviem das diretrizes estabelecidas. Comunique-se de modo eficiente com os envolvidos nas atividades, já que o software oferece a integração das informações em um único ambiente. Se ocorrerem falhas, os integrantes do time terão mais confiança para relatar a ocorrência e a correção será facilitada.

Entenda a importância do software de acompanhamento

O software de monitoramento é muito importante para o desenvolvimento de uma estratégia eficiente. Afinal, as estratégias serão mais eficazes se o gestor utilizar uma ferramenta apropriada para a sua área de atuação. Ela é um instrumento essencial para o sucesso dos projetos. Veja a seguir quais são os benefícios de contar com esse tipo de tecnologia!

Maior produtividade

A tecnologia criada especificamente para o acompanhamento de projetos possibilita que os colaboradores tenham mais agilidade. Os projetos são concluídos com mais consistência e velocidade. Com ela, o gestor ganha tempo e tem mais disponibilidade para focar nas estratégias que aumentarão a produtividade e melhorarão a gestão de equipes externas.

A equipe conseguirá fazer mais e com qualidade superior sem exigir investimentos em novos equipamentos. A melhoria na produção é o quesito que mais justifica a aquisição de um software de acompanhamento de projetos, pois ele reduz os retrabalhos, diminui os índices de inconsistências e elimina as chances de atrasos nas entregas.

Redução de custos

A redução de custos é a principal vantagem do uso de um software de gerenciamento de projetos. Essa ferramenta possibilita a administração de vários planejamentos por meio de uma única plataforma. Com isso, os gestores conseguem padronizar os indicadores e consultar os dados de forma rápida para tomar decisões mais acertadas.

Melhoria para tomada de decisão

Os gestores nem sempre conseguem tomar decisões para manter os times engajados. Porém, os colaboradores se sentirão mais motivados se perceberem os progressos decorrentes de seus esforços e souberem que as metas serão atingidas de acordo com os planos. O software de acompanhamento de projetos oferece a visualização instantânea do progresso, dos feedbacks e do nível de produtividade.

A tecnologia de gerenciamento de projetos ajudará para que todos compreendam a importância do trabalho colaborativo. Os membros da equipe e os gestores terão acesso imediato ao andamento das atividades e dos procedimentos por meio de uma interface. Consequentemente, será mais fácil trocar ideias, compreender as funções e interações e melhorar a tomada de decisão.

Enfim, saiba que a Project Builder pode ajudar fornecendo um software de acompanhamento de projetos que utiliza a metodologia de gestão tradicional conhecida como PMBOK, Prince2. Ela é uma empresa brasileira que oferece soluções em gestão de projetos reconhecida no Brasil e no exterior. A sua solução é a mais bem-sucedida do mercado.

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