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O Kanban é um método japonês que tem por objetivo revolucionar a forma como uma equipe desempenha as tarefas. Nele buscamos eliminar os desperdícios e melhorar a entrega dos resultados através de um sistema focado em aumentar a eficiência da produção.

Considerado pelas grandes empresas um dos modelos de administração mais famosos do mundo, o Kanban é versátil e pode ser usado em diversas atividades. Para aproveitá-lo ao máximo, o ideal é saber como ele funciona e os motivos que o levam a ser considerado o melhor método de gestão do fluxo de produção.

Como funciona o Kanban?

O Kanban funciona como uma linha de produção que é administrada através de um sistema visual, no qual as pessoas evitam comprometer os seus afazeres com atitudes que possam prejudicar o fluxo. 

Essa gestão visual organiza as tarefas de um processo para que elas sejam realizadas e entregues ordenada e sistematicamente, seguindo um padrão de trabalho.

A palavra “Kanban” tem origem japonesa e pode ser traduzida como “cartão” ou “sinalização”. Essa referência se adequa perfeitamente ao que o método propõe: usar um quadro grande estrategicamente posicionado para que as tarefas possam ser visualizadas por todos de forma clara e rápida.

Esse quadro é dividido em colunas, sendo que cada uma representa uma etapa do processo. No modelo mais tradicional, o quadro Kanban leva em conta três fases: a fazer, fazendo e feito. As tarefas são escritas em cartões ou post-its coloridos e, à medida que são desenvolvidas, vão se movimentando nas colunas. Assim, quando um cartão chega ao item feito, significa que a tarefa foi concluída, podendo-se, então, iniciar a próxima.

Essa organização visual permite estabelecer prioridades, avaliar a carga de trabalho de todos os colaboradores e garantir que a comunicação seja mais rápida e efetiva.

Por que o método Kanban é considerado o método mais ágil de gestão do fluxo de produção?

Em todo o mundo, inúmeras empresas já conseguiram garantir maior produtividade e eficiência aplicando o sistema nas rotinas de trabalho das equipes. Se você ainda não se convenceu de que o método pode ser um divisor de águas nos projetos da sua empresa, então continue a leitura e veja alguns motivos para adotá-lo.

Esse método ágil evita a ociosidade da equipe

Além de causar prejuízos financeiros, uma equipe de trabalho ociosa pode afetar a motivação no desempenho do trabalho.

Com o método Kanban, esse problema tende a ser eliminado. Isso porque, como os funcionários estão sempre diante de um quadro de tarefas com ações a serem desenvolvidas, acabam se engajando para que as responsabilidades sejam cumpridas e registradas no mural.

Além disso, a fluidez do sistema também permite avaliar a produtividade individual e coletiva ao mesmo tempo.

Reduz o tempo para finalizar uma tarefa

Ao disponibilizar para todos as suas tarefas e os prazos para executá-las, as pessoas tendem a se dedicar à finalização antes mesmo da data de entrega, o que gera satisfação ao colaborador.

Além disso, como o quadro Kanban é dividido em três fases de produção, as ações seguem um fluxo produtivo, evitando falhas no processo ou a queda na qualidade final dos resultados. Em outras palavras, temos um processo que consegue ser ágil, mas sem perder a qualidade.

É simples e exige um baixo investimento 

Conforme demonstrado, a metodologia aplicada nessa técnica é bastante simples e praticamente não exige nenhum tipo de investimento. Com apenas alguns post-its, uma caneta e um planejamento, é possível usufruir de todos os benefícios citados aqui.

Como as referências visuais são claras e as demandas podem ser identificadas, toda a burocracia que envolve analisar pilhas e mais pilhas de relatórios são eliminadas. Com o quadro Kanban, basta o profissional fazer uma breve consulta por alguns segundos para saber qual é o próximo passo a seguir.

Elimina os gargalos 

Quando os passos para alcançar um determinado resultado são devidamente traçados, a equipe se ocupa com aquilo que precisa ser feito. Com isso, são eliminadas as tarefas que em nada contribuem para o andamento do fluxo de trabalho e representavam uma perda de tempo, esforço e produtividade. 

Além disso, a gestão visual também evita que as tarefas comecem a se acumular, já que o quadro possibilita ver em quais etapas possuem mais cartões.

O Kanban como aliado no gerenciamento de projetos

A implementação de metodologias ágeis na gestão de projetos tem como principal objetivo oferecer o melhor produto final para o cliente no menor tempo possível. Devido a forma como organiza e identifica as tarefas, o Kanban tem funcionalidades que garantem o acompanhamento constante do fluxo produtivo e o feedback em tempo real.

Podemos dizer, então, que se trata de um método que pode melhorar a performance de um projeto, ao alinhar a tomada de decisão aos resultados esperados. 

Por isso, a Project Builder desenvolveu uma solução para a gestão de projetos cujo método é baseado nas funcionalidades do sistema Kanban. Entre as inúmeras funções, o nosso software mapeia as etapas de trabalho, define as tarefas prioritárias e mensura o processo constantemente, permitindo acompanhar o projeto em tempo real. 

Tudo isso em uma interface visual interativa, que facilita a identificação dos pontos críticos que merecem atenção e garante uma comunicação ágil.

Solicite uma avaliação para sua empresa e comprove na prática a eficácia da solução desenvolvida pela Project Builder para o gerenciamento de projetos!