Você sabe o que significa follow up e pipeline no processo de gestão de projetos? Para que a política utilizada pela empresa para garantir a qualidade dos processos atinja os resultados esperados, é necessário ir muito além dos esforços voltados para a estruturação do planejamento. Atualmente, a empresa também deve ter mecanismos para priorizar os requisitos e garantir uma melhor redistribuição dos recursos.

O estabelecimento de bons critérios objetivos para definir o que entrará ou não no projeto é um ponto-chave do planejamento. Com ele, o negócio pode definir não só um escopo mais preciso, mas também evitar que projetos com pouca viabilidade sejam iniciados. Assim, a companhia conseguirá direcionar os seus esforços apenas para os projetos com um bom retorno sobre o investimento.

Quer saber mais sobre o que significa follow up e pipeline no ambiente de gestão de projetos e como elas podem ser utilizadas para evitar prejuízos? Então, siga conosco e aproveite a leitura!

O que é o follow up?

Follow up, cuja tradução significa acompanhamento, nada mais é do que uma estratégia para acompanhar processos das empresas. O follow up pode e deve ser realizado desde o primeiro contato com os possíveis clientes até o momento final, quando o projeto fica pronto e é entregue ao cliente.

Com a utilização dessa ferramenta de gerenciamento, as estratégias serão otimizadas e assertivas, proporcionando assim um ótimo relacionamento com o lead, até que ele se torne um cliente de fato. A partir disso, o follow up vai servir para acompanhar toda a experiência de consumo dele.

Como funciona o follow up?

As técnicas de follow up são aplicadas em todas as áreas da empresa e consistem em acompanhar minuciosamente cada etapa do processo, até que a venda seja concluída. Todos os procedimentos devem ser feitos com muita cautela para que o cliente não se sinta investigado, mas sim muito bem assessorado.

Para que o follow up funcione corretamente, é de extrema importância realizar um acompanhamento da rotina do cliente. Isso pode ser realizado das seguintes formas:

• por meio de e-mails;
• usando SMS;
• realizando visitas ao cliente;
• fazendo telefonemas.

O objetivo principal do follow up é estimular um diálogo entre você e o cliente, dando continuidade ao relacionamento que já foi iniciado.

Como organizar uma pipeline de gestão de projetos?

Para colocar em prática um processo de pipeline, no qual são priorizados componentes da organização, é necessário definir os objetivos principais de toda a empresa. Isso quer dizer que deverão ser avaliadas algumas questões e que metas deverão ser lançadas e alcançadas. Veja abaixo como organizar sua pipeline!

• monte uma planilha;
• chame sua equipe para apresentar a planilha, fale quais serão os primeiros passos a serem de dados e explique como ela deve ser usada;
• estipule os pontos fortes e fracos;
• analise oportunidades e ameaças;
• siga o cronograma montado na planilha.

Tendo uma planilha com todos os dados lançados, assim será muito mais fácil ter as respostas para os clientes. Isso devido ao fato de que nela estarão todos os dados de acompanhamento do projeto, que vão desde o início do processo até o prazo de entrega.

Quais são os benefícios da gestão de projetos?

A gestão de projetos permite que colaboradores, empresários e gestores realizem os seus trabalhos de maneira eficaz e eficiente. No gerenciamento das atividades, todas as ações de novos projetos e até mesmo da continuidade daqueles que já estão em andamento são coordenadas. Como cada etapa é claramente desenhada, existem muitos benefícios. Veja abaixo quais são eles!

Ótima visualização de detalhes dos processos

Uma das melhores maneiras de melhorar os processos e entender como está o andamento dos trabalhos é visualizar todas as etapas de um projeto. Antigamente, para que isso fosse possível, eram utilizados caneta e papéis. Hoje em dia, com a informatização e o avanço tecnológico, tudo ficou mais fácil. Existem muitos softwares disponíveis para essa finalidade.

Por meio da utilização das planilhas, relatórios e programas, basta apenas dar uma olhada no projeto para que os gerentes e líderes tenham uma visão ampla do negócio. Podendo assim, em poucos instantes, realizar melhorias em qualquer projeto.

Empresas que buscam bons resultados devem utilizar o CRM (Customer Relationship Management), que em português significa criador de relacionamentos melhores. Tal estratégia consiste na utilização de um software que é excelente para fazer toda a gestão dos negócios.

Com o CRM é possível fazer o follow up e gerenciar o pipeline com muita facilidade. A ferramenta também possui funcionalidades diferenciadas e que auxiliam tanto gestores quanto vendedores, são elas:

• facilidade de acesso ao histórico de anotações;
• retirada de relatórios gerenciais;
• informações relativas aos dados dos clientes e da empresa;
• dados sobre os produtos.

O CRM vai muito além daquelas planilhas de Excel, nas quais são investidos muito tempo e concentração para alimentar os dados. Com um sistema em nuvem, é possível ter as respostas sobre itens procurados rapidamente. Sem contar que é muito mais fácil ter controle dos negócios de qualquer lugar. Basta ter um aparelho que acesse a Internet e com apenas alguns cliques todas as informações desejadas estarão à disposição.

Portanto, é fundamental utilizar um bom software de CRM para o sucesso da empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte. O investimento realizado trará muitas vantagens para o negócio.

Melhor gerenciamento do cronograma

Outro benefício da gestão de projetos é que ocorre um melhor gerenciamento dos cronogramas. Em um projeto que é bem gerenciado, o grande diferencial está na previsão de falhas e atrasos na entrega dos produtos. Imprevistos podem acontecer, mas utilizando uma planilha, as ações a serem tomadas podem ser realizadas a tempo e o atraso pode ser evitado.

Isso pode significar o sucesso de um negócio, que sem uma boa gestão, poderia dar errado, e isso significaria a perda de um cliente com grande potencial de negociação.

Aumento das receitas

Com os processos bem alinhados, a empresa ganha maior visibilidade por parte dos parceiros e de possíveis novos compradores, o que proporciona um aumento na carteira de clientes e possibilita assim um aumento de rentabilidade. Isso se deve a alguns fatores, tais como:

• menos falhas;
• boa previsão do resultado final;
• menos retrabalhos.

Além disso, com projetos bem gerenciados, os recursos a serem usados são apenas aqueles necessários. Isso é ótimo, pois desperdícios são evitados e a empresa consegue economizar valores, que podem ser guardados para futuros investimentos.

Maior possibilidade de visão estratégica

O gerenciamento de projetos, quando realizado de maneira correta, permite que os gestores tenham uma visão mais estratégica dos negócios. Tendo essa possibilidade, novos projetos poderão ser traçados e a empresa será expandida.

Por outro lado, as empresas que conseguem fazer uma boa gestão de projetos se tornam mais competitivas e podem se posicionar no mercado com muito mais facilidade, o que é uma grande vantagem para organizações de qualquer segmento.

O que significa pipeline?

A pipeline pode ser definida como o conjunto de todos os projetos que foram solicitados pelos colaboradores recentemente, ou as propostas de projetos elaboradas por clientes. Ou seja, ela inclui todas as iniciativas que ainda não foram aprovadas ou recusadas pelo comitê do Escritório de Projetos.

Na pipeline, são encontrados todos os detalhes que envolvem os projetos que a companhia poderá executar em médio e longo prazo. Ou seja, ela é uma lista das ideias de projeto, as datas de começo e fim, os responsáveis, as equipes que estarão envolvidas e os objetivos.

Também são listados outros fatores que auxiliam o gestor a identificar a viabilidade do projeto. Entre os principais, nós podemos incluir as metodologias que forem utilizadas, os custos, o potencial de retorno financeiro e os requisitos mínimos para a execução de cada etapa.

A pipeline também pode incluir projetos que foram suspensos e que, no futuro, podem ser retomados pela empresa. Porém, é importante destacar que não fazem parte desse documento os projetos já concluídos.

Como é a aplicação da pipeline na gestão de projetos?

No ambiente de gestão de projetos, nós podemos ver a pipeline como o momento em que uma eventual necessidade pode ou não se transformar, efetivamente, em um projeto. De forma simplificada, essa etapa pode ser comparada a uma triagem, em que os projetos com baixo potencial são descartados, e aqueles que podem ser úteis ao negócio, conforme o seu posicionamento no mercado, se tornam realidade.

Vamos supor que o departamento de contabilidade faça a proposta de um projeto para o investimento e a implementação de um sistema de gestão integrada. O setor envia um documento para o profissional responsável, apontando que o ERP pode ser responsável por alguns benefícios, como a maior integração entre os times das áreas administrativas, menores taxas de erro, maior confiabilidade dos dados utilizados pelos profissionais, e um controle financeiro com alto índice de precisão.

Porém, ao mesmo tempo em que essa proposta de projeto é enviada, o PMO e a direção do negócio recebem propostas de outros times, com custos semelhantes. Em outras palavras, junto com a proposta do departamento de contabilidade, outras áreas também buscam recursos para a execução de projetos que, juntos, tornariam a companhia insolvente.

Para contornar esse cenário, o ideal é que o gestor tenha um mecanismo para realizar um criterioso processo de avaliação, em que apenas as propostas com alto potencial de impacto positivo — ou que resolverão as deficiências mais urgentes — serão convertidas em projetos.

As outras propostas, nesse cenário, ficariam pausadas. Ou seja, elas seriam aplicadas apenas em momentos mais oportunos, ou quando a companhia tivesse os recursos necessários.

Esse é o papel da pipeline na gestão de projetos. Ela será crucial para auxiliar o gestor a escolher o momento certo para indicar quando uma demanda deve se tornar um projeto. Assim, a companhia poderá filtrar as necessidades internas e de clientes com um processo de análise criterioso, evitando o desperdício de recursos e garantindo um melhor posicionamento da companhia.

Como funciona a definição de prioridades na gestão de projetos?

Ao explicar o que significa pipeline, apontamos que o seu principal papel é definir prioridades para os responsáveis pela gestão de projetos. Nesse sentido, é importante que o negócio saiba identificar corretamente quais são as iniciativas mais importantes conforme o seu perfil e o momento em que o mercado se encontra.

Em outras palavras, o nível de detalhe da priorização muda conforme as características da empresa e o modo como ela vê os seus investimentos. Enquanto uma organização, por exemplo, pode focar os objetivos de longa duração, outra pode se concentrar nas metas de curto prazo.

Independentemente do seu caso, sempre tenha em mente o que a companhia necessita. Portanto, o gestor deve manter uma comunicação contínua com todos os times, identificando as suas demandas, objetivos de médio e longo prazo, assim como os seus problemas.

Outro ponto importante é se concentrar em restringir ao máximo a lista de projetos. Ou seja, é importante focar a seleção daqueles que, para o momento, são realmente oportunos e capazes de manter o negócio com elevado nível de competitividade. Assim, a companhia reduz gastos e melhora o direcionamento de recursos.

Também garanta a padronização do modelo de definição de prioridades. A companhia precisa estruturar uma pipeline que seja aplicável a vários projetos, para manter uma consistência nas suas análises. Para que isso seja possível, identifique quais são os fatores estratégicos mais relevantes para o negócio.

Além do modo como ele vê os seus investimentos e o perfil de cada área, como apontamos anteriormente, também podemos indicar como fatores que auxiliam nesse processo as normas de compliance e as projeções econômicas de médio e longo prazo. Dessa forma, a companhia pode avaliar todas as oportunidades disponíveis e optar apenas por aquelas que evidenciam maior relevância para a sua estratégia.

Quando priorizar os clientes internos?

Quando as ideias de projeto são internas, há um desafio: quais são as propostas que devem ser priorizadas? Em qual momento é necessário provisionar recursos para um time que já apresenta bons resultados?

Esse é um dos cenários em que a pipeline se mostra importante para a gestão de projetos. Ela auxilia o gestor a identificar se há mesmo a necessidade de provisionar recursos, considerando fatores como:

• a performance recente do time;
• o nível de engajamento de uma equipe;
• a rotatividade interna;
• a variação dos resultados nos últimos meses;
• o nível de organização dos processos;
• a presença de mecanismos que contribuem para a performance do time;
• a satisfação do cliente em relação às rotinas que envolvem o trabalho da área;
• os projetos já aprovados;
• como os objetivos de médio e longo prazo se relacionam com as rotinas do setor.

Vamos pegar, por exemplo, um projeto de investimento em novas tecnologias para o setor de Recursos Humanos. O quão relevante seria a aquisição de um software na nuvem para a área?

Nesse momento, considerando os fatores acima, o gestor identificará se há mesmo a necessidade de atualizar tecnologicamente (ou implementar novas soluções) para a área. O nível de rotatividade interna, o engajamento das equipes e os gargalos internos serão avaliados. Assim, o gestor poderá direcionar recursos apenas se for necessário.

Como as tendências e mudanças no mercado influenciam a gestão da pipeline de projetos?

Há alguns cenários em que a empresa é obrigada a realizar um novo projeto para se adequar a mudanças no mercado. Esse é o caso, por exemplo, de cenários em que surge uma nova legislação ou um novo regulamento.

Esse cenário também faz surgir a necessidade de novos processos e, portanto, novos projetos, que adaptem a rotina da companhia à legislação local. Por exemplo: a Lei do Serviço de Atendimento ao Consumidor (SAC), como ficou conhecido o Decreto 6.523, prevê a espera de, no máximo, um minuto, durante o SAC prestado pelas empresas.

Consequentemente, a companhia deve readaptar as suas políticas de atendimento ao cliente. Times devem ser remanejados, novas tecnologias integradas e processos reformulados. Para que isso seja feito da melhor forma possível, é crucial um bom projeto de mudanças. Com uma boa pipeline, o gestor será capaz de identificar essa necessidade e, assim, priorizar recursos para modificar o fluxo de trabalho e evitar intimações e multas.

Em outras palavras, seja por influência externa, seja até mesmo por movimentos internos, a organização terá que lidar com várias propostas de projeto ao mesmo tempo, tanto porque todos eles têm a mesma prioridade e o mesmo cliente, quanto pelo fato de serem concebidos por tendências do mercado.

Como é feita a gestão dos projetos já em execução?

A gestão dos projetos em execução é conhecida como gerenciamento de portfólio de projetos. Como se pode imaginar, não é um gerenciamento tão fácil assim de executar. Porém, ter um software de gerenciamento de projetos como apoio tende a ser de um suporte inestimável.

Um software dessa natureza é uma solução que pode auxiliar na identificação do impacto de cada projeto sobre os recursos da organização. Afinal de contas, gerenciar um grande número de pessoas em diferentes projetos é complicado. Ainda que acompanhar a produtividade dos colaboradores seja essencial, os gestores devem dividir as suas atenções com várias pessoas.

Isso pode contribuir para a formação de gargalos. Em grande escala, eles criam uma necessidade de reorganização de recursos e o nivelamento da mão de obra. Nesse cenário, uma boa ferramenta de gestão evita esse risco e garante qualidade para a companhia.

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Quais são os benefícios de implementar uma pipeline de gestão de projetos?

Conforme já foi possível perceber, implementar uma pipeline de gestão de projetos só vem a contribuir para que os projetos aprovados na organização sejam mesmo necessários. Entre os vários ganhos proporcionados por uma pipeline de gestão de projetos, podemos destacar os seguintes:

1. Facilidade de enxergar oportunidades de negócio

A pipeline é uma ferramenta de gestão de projetos fundamental para o negócio identificar quais são as melhores oportunidades de investimento disponíveis. Avaliando demandas internas e externas, a companhia consegue priorizar recursos para os projetos com maior potencial de retorno.

2. Processos de negócios mais bem identificados e estruturados

Por ser um modelo padronizado e replicável, a pipeline auxilia a companhia a ter um conjunto de processos mais bem identificados e estruturados. A empresa poderá avaliar com o apoio de uma base clara quais são as melhores propostas de projetos, evitando falhas na rotina de tomada de decisões.

3. Seleção mais otimizada de projetos

A pipeline é estruturada conforme o perfil da companhia. Isso garante que o gestor conseguirá realizar uma seleção mais inteligente dos projetos: os riscos de prejuízos serão muito menores, uma vez que as decisões terão maior confiabilidade.

4. Corte de gastos desnecessários

Uma pipeline bem estruturada também permite que a empresa corte gastos desnecessários. O investimento nos projetos será sempre voltado para as iniciativas que trazem um elevado retorno, diminuindo as chances de recursos serem direcionados para projetos de baixa relevância.

No cenário atual, isso é algo crucial. O ambiente de negócios moderno exige que as empresas tenham mecanismos de gestão inteligentes e que evitem desperdícios. Assim, a companhia pode manter a sua competitividade e ser lucrativa.

5. Valor agregado ao PMO

Utilizando a pipeline, o PMO passa a ser um profissional capaz de desempenhar um apoio estratégico para a empresa. O seu trabalho será visto como um dos que contribui diretamente para que a organização alcance suas metas de negócio, agregando valor para as suas atividades.

O sucesso de uma política de gestão está diretamente relacionado com a capacidade de a empresa identificar boas oportunidades. A orientação sobre o modo como os processos serão executados, os investimentos realizados e quais são os objetivos de médio e longo prazo auxilia os profissionais a terem uma tomada de decisão mais qualificada e capaz de gerar bons resultados.

Nesse sentido, a pipeline é um instrumento de gestão crucial, especialmente quando aplicada à gestão de projetos corporativos. Com ela, o gestor terá critérios mais claros e objetivos para autorizar ou impedir o provisionamento e o começo de qualquer projeto com baixo potencial de retorno sobre o investimento. Além disso, será mais fácil avaliar os projetos que devem ser priorizados pela companhia, ou seja, os que podem causar maior impacto positivo.

Em outras palavras, saber o que significa pipeline é um ponto fundamental para o negócio ter uma rotina de gestão mais inteligente e robusta. Os trabalhos de cada time serão direcionados de um modo mais otimizado, reduzindo desperdícios e criando um conjunto de produtos e serviços que seja pautado pela melhoria contínua em qualidade, satisfação do cliente, e aumento da competitividade.

Gostou das nossas dicas sobre pipeline e gestão de projetos? Então, leia também nosso outro post “Entenda por que a gestão de projetos é uma vantagem competitiva para empresas” e fique por dentro de mais esse assunto importante!