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O que é uma Pipeline de Gestão de Projetos?

Para que o gerenciamento de projetos seja bem-sucedido, não basta que a organização dedique esforços de planejamento às demandas que nascem. É preciso também, que empregue mecanismos de priorização na medida em que as propostas são apresentadas.

A grande questão está em estabelecer critérios para autorizar ou impedir que um projeto seja iniciado. Por exemplo: projetos que, sobretudo, trazem o maior retorno sobre o investimento, devem ser iniciados tão logo seja possível; já aqueles que consomem muitos recursos, devem ser colocados em espera, ou, na pior das hipóteses, descartados.

Com base nessa premissa, os trabalhos passam a ser coordenados de forma otimizada, evitando desperdício de recursos e contribuindo para a melhoria contínua em qualidadesatisfação do cliente, e aumento da competitividade.

Saiba o que é uma Pipeline e como ela pode ser decisiva na gestão de projetos da sua empresa!

A Pipeline na gestão de projetos

Convém elucidar que a Pipeline consiste na fase em que uma eventual necessidade pode ou não se transformar, efetivamente, em um projeto. De forma simplificada, essa etapa pode ser comparada a uma espécie de triagem.

Conceba, por exemplo, que o departamento de contabilidade apresente a necessidade de implementar um ERP para aprimorar o controle financeiro. Nesse caso, o objetivo seria possibilitar a integração entre as áreas, evitando retrabalhos e garantindo a confiabilidade das informações do sistema.

Entretanto, ao mesmo tempo em que recebe essa proposta de projeto, vários outros departamentos enviam suas necessidades ao PMO, ou mesmo à direção da empresa.

Diante desse cenário, o ideal é que, somente após um criterioso processo de avaliação, aquelas propostas com maior potencial de impactarem positivamente nos negócios — ou que resolverão as deficiências mais urgentes — devem ser convertidas em projetos, enquanto as outras propostas devem aguardar uma fase mais apropriada para terem sua iniciação aprovada.

Em síntese, até que uma demanda venha a se tornar um projeto, e, posteriormente, entre em execução, deve passar por algumas ponderações que têm por objetivo filtrar as necessidades dos clientes e garantir a seleção do projeto mais importante para a empresa.

Ainda que existam as etapas de conversão de demandas em projeto, autorização de início e medição dos benefícios, a definição de prioridades é a etapa que requer maior destaque no que diz respeito à pipeline de gestão de projetos.

Definição de prioridades

O nível de detalhe da priorização vai depender muito das características da empresa. Enquanto uma organização, por exemplo, pode se ater mais aos objetivos de longa duração, outra pode se concentrar nas metas de curto prazo.

O ponto-chave é se concentrar em restringir ao máximo a lista de projetos, culminando na seleção daqueles que, para o momento, são realmente oportunos.

Isso porque, quando não há um modelo de definição padronizado, que leva em consideração os fatores estratégicos mais relevantes, bem como as variáveis intrínsecas ao negócio, qualquer tipo de avaliação se torna subjetiva e mais vulnerável a erros.

Dessa forma, é fundamental se valer de modelos comparativos, a fim de analisar as diferentes oportunidades de investimento, listando como prioridade aquelas que evidenciam maior relevância para a estratégia da companhia.

Priorizando os clientes internos

Em se tratando de um cliente interno, como é o caso do setor de Recursos Humanos, por exemplo, quão relevante é a nova aquisição do software pleiteada pelo departamento?

Caso o moral da equipe esteja elevado e haja uma baixa rotatividade de pessoal, é provável que essa solicitação possa aguardar. Mas se o cenário for de desorganização maciça, onde há uma verdadeira inundação diária de currículos, então, provavelmente, essa implementação deve sim ser uma prioridade.

Tendências de mercado na gestão de projetos

Uma nova legislação ou um novo regulamento, também faz surgir a necessidade de novos processos e, portanto, novos projetos. Por exemplo, a Lei do Serviço de Atendimento ao Consumidor (SAC), como ficou conhecido o Decreto 6.523, prevê a espera de, no máximo, 1 minuto durante o SAC prestados pelas empresas.

Consequentemente, isso acaba gerando uma prioridade que faz surgir a necessidade de um projeto. Se esse não for realizado, a organização assume o risco de sofrer intimações e multas.

Seja por influência externa, ou mesmo por movimentos internos, a organização terá que lidar com grupos de projeto, seja porque todos eles possuem a mesma prioridade, o mesmo cliente, ou foram concebidos por tendências do mercado.

A gestão desses grupos é conhecida como gerenciamento de portfólio de projetos. Como se pode imaginar, não é um gerenciamento assim tão fácil de executar. Mas possuir um software de gerenciamento de projetos como apoio, tende a ser de um suporte inestimável.

Software de gestão de projetos

Um software dessa natureza é uma solução que pode auxiliar na identificação do impacto de cada projeto sobre os recursos da organização.

Gerenciar um grande número de pessoas em diferentes projetos é complicado, pois ser capaz de acompanhar a produtividade dos colaboradores é essencial.

Nas ocasiões em que surgem gargalos, gerando uma necessidade de reorganização de recursos, torna-se inevitável promover o nivelamento da mão de obra, o qual uma ferramenta adequada, também poderá ajudar a reequilibrar.

Os benefícios de implementar uma pipeline de gestão de projetos

Conforme já foi possível perceber, implementar uma pipeline de gestão de projetos só vem a contribuir para que os projetos aprovados na organização, sejam mesmo necessários. Dentre os vários ganhos proporcionados por uma pipeline de gestão de projetos, pode-se destacar:

  • Facilidade de enxergar oportunidades de negócio que gerem maior eficiência aos processos da empresa e à organização de maneira geral;
  • Processos de negócios melhor identificados e estruturados;
  • Seleção mais otimizada de projetos;
  • Corte de gastos desnecessários;
  • Valor agregado ao PMO, tornando-o um apoio estratégico, de forma que a organização alcance suas metas de negócio.

Já se sabe que promover o gerenciamento de um único projeto, não é tarefa fácil, e isso significa que o gerenciamento de múltiplos projetos é tão, ou mais, complexo quanto. Contudo, definindo critérios de ponderação sobre a prioridade dos projetos, isto é, implementando uma Pipeline de gestão de projetos, tudo fica mais simples, pois é possível canalizar os esforços naquilo que verdadeiramente importa.

Agora que o conceito de Pipeline já está claro, não deixe de conferir também esse material sobre o tema!

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