Maior Blog de Gestão de

Projetos do Brasil

Juntes aos nossos milhares de leitores e receba atualizações, ebook, webinario, planilhas, templates, artigos e dicas imperdíveis para ter sucesso na gestão de projetos.

pipeline de gestão de projetos pipeline de gestão de projetos

O que é uma Pipeline de Gestão de Projetos?

Você sabe o que significa pipeline no processo de gestão de projetos? Para que a política utilizada pela empresa para garantir a qualidade dos processos atinja os resultados esperados, é necessário ir muito além dos esforços voltados para a estruturação do planejamento. Atualmente, a empresa também deve ter mecanismos para priorizar os requisitos e garantir uma melhor redistribuição dos recursos.

O estabelecimento de bons critérios objetivos para definir o que entrará ou não no projeto é um ponto-chave do planejamento. Com ele, o negócio pode definir não só um escopo mais preciso, mas também evitar que projetos com pouca viabilidade sejam iniciados. Assim, a companhia conseguirá direcionar os seus esforços apenas para os projetos com um bom retorno sobre o investimento.

Quer saber mais sobre o que significa pipeline no ambiente de gestão de projetos e como ela pode ser utilizada para evitar prejuízos? Então, siga conosco e aproveite a leitura!

O que significa pipeline?

A pipeline pode ser definida como o conjunto de todos os projetos que foram solicitados pelos colaboradores recentemente, ou as propostas de projetos elaboradas por clientes. Ou seja, ela inclui todas as iniciativas que ainda não foram aprovadas ou recusadas pelo comitê do Escritório de Projetos.

Na pipeline, são encontrados todos os detalhes que envolvem os projetos que a companhia poderá executar em médio e longo prazo. Ou seja, ela é uma lista das ideias de projeto, as datas de começo e fim, os responsáveis, as equipes que estarão envolvidas e os objetivos.

Também são listados outros fatores que auxiliam o gestor a identificar a viabilidade do projeto. Entre os principais, nós podemos incluir as metodologias que forem utilizadas, os custos, o potencial de retorno financeiro e os requisitos mínimos para a execução de cada etapa.

A pipeline também pode incluir projetos que foram suspensos e que, no futuro, podem ser retomados pela empresa. Porém, é importante destacar que não fazem parte desse documento os projetos já concluídos.

Como é a aplicação da pipeline na gestão de projetos?

No ambiente de gestão de projetos, nós podemos ver a pipeline como o momento em que uma eventual necessidade pode ou não se transformar, efetivamente, em um projeto. De forma simplificada, essa etapa pode ser comparada a uma triagem, em que os projetos com baixo potencial são descartados, e aqueles que podem ser úteis ao negócio, conforme o seu posicionamento no mercado, se tornam realidade.

Vamos supor que o departamento de contabilidade faça a proposta de um projeto para o investimento e a implementação de um sistema de gestão integrada. O setor envia um documento para o profissional responsável, apontando que o ERP pode ser responsável por alguns benefícios, como a maior integração entre os times das áreas administrativas, menores taxas de erro, maior confiabilidade dos dados utilizados pelos profissionais, e um controle financeiro com alto índice de precisão.

Porém, ao mesmo tempo em que essa proposta de projeto é enviada, o PMO e a direção do negócio recebem propostas de outros times, com custos semelhantes. Em outras palavras, junto com a proposta do departamento de contabilidade, outras áreas também buscam recursos para a execução de projetos que, juntos, tornariam a companhia insolvente.

Para contornar esse cenário, o ideal é que o gestor tenha um mecanismo para realizar um criterioso processo de avaliação, em que apenas as propostas com alto potencial de impacto positivo — ou que resolverão as deficiências mais urgentes — serão convertidas em projetos.

As outras propostas, nesse cenário, ficariam pausadas. Ou seja, elas seriam aplicadas apenas em momentos mais oportunos, ou quando a companhia tivesse os recursos necessários.

Esse é o papel da pipeline na gestão de projetos. Ela será crucial para auxiliar o gestor a escolher o momento certo para indicar quando uma demanda deve se tornar um projeto. Assim, a companhia poderá filtrar as necessidades internas e de clientes com um processo de análise criterioso, evitando o desperdício de recursos e garantindo um melhor posicionamento da companhia.

Como funciona a definição de prioridades na gestão de projetos?

Ao explicar o que significa pipeline, apontamos que o seu principal papel é definir prioridades para os responsáveis pela gestão de projetos. Nesse sentido, é importante que o negócio saiba identificar corretamente quais são as iniciativas mais importantes conforme o seu perfil e o momento em que o mercado se encontra.

Em outras palavras, o nível de detalhe da priorização muda conforme as características da empresa e o modo como ela vê os seus investimentos. Enquanto uma organização, por exemplo, pode focar os objetivos de longa duração, outra pode se concentrar nas metas de curto prazo.

Independentemente do seu caso, sempre tenha em mente o que a companhia necessita. Portanto, o gestor deve manter uma comunicação contínua com todos os times, identificando as suas demandas, objetivos de médio e longo prazo, assim como os seus problemas.

Outro ponto importante é se concentrar em restringir ao máximo a lista de projetos. Ou seja, é importante focar a seleção daqueles que, para o momento, são realmente oportunos e capazes de manter o negócio com elevado nível de competitividade. Assim, a companhia reduz gastos e melhora o direcionamento de recursos.

Também garanta a padronização do modelo de definição de prioridades. A companhia precisa estruturar uma pipeline que seja aplicável a vários projetos, para manter uma consistência nas suas análises. Para que isso seja possível, identifique quais são os fatores estratégicos mais relevantes para o negócio.

Além do modo como ele vê os seus investimentos e o perfil de cada área, como apontamos anteriormente, também podemos indicar como fatores que auxiliam nesse processo as normas de compliance e as projeções econômicas de médio e longo prazo. Dessa forma, a companhia pode avaliar todas as oportunidades disponíveis e optar apenas por aquelas que evidenciam maior relevância para a sua estratégia.

Quando priorizar os clientes internos?

Quando as ideias de projeto são internas, há um desafio: quais são as propostas que devem ser priorizadas? Em qual momento é necessário provisionar recursos para um time que já apresenta bons resultados?

Esse é um dos cenários em que a pipeline se mostra importante para a gestão de projetos. Ela auxilia o gestor a identificar se há mesmo a necessidade de provisionar recursos, considerando fatores como:

  • a performance recente do time;
  • o nível de engajamento de uma equipe;
  • a rotatividade interna;
  • a variação dos resultados nos últimos meses;
  • o nível de organização dos processos;
  • a presença de mecanismos que contribuem para a performance do time;
  • a satisfação do cliente em relação às rotinas que envolvem o trabalho da área;
  • os projetos já aprovados;
  • como os objetivos de médio e longo prazo se relacionam com as rotinas do setor.

Vamos pegar, por exemplo, um projeto de investimento em novas tecnologias para o setor de Recursos Humanos. O quão relevante seria a aquisição de um software na nuvem para a área?

Nesse momento, considerando os fatores acima, o gestor identificará se há mesmo a necessidade de atualizar tecnologicamente (ou implementar novas soluções) para a área. O nível de rotatividade interna, o engajamento das equipes e os gargalos internos serão avaliados. Assim, o gestor poderá direcionar recursos apenas se for necessário.

Como as tendências e mudanças no mercado influenciam a gestão da pipeline de projetos?

Há alguns cenários em que a empresa é obrigada a realizar um novo projeto para se adequar a mudanças no mercado. Esse é o caso, por exemplo, de cenários em que surge uma nova legislação ou um novo regulamento.

Esse cenário também faz surgir a necessidade de novos processos e, portanto, novos projetos, que adaptem a rotina da companhia à legislação local. Por exemplo: a Lei do Serviço de Atendimento ao Consumidor (SAC), como ficou conhecido o Decreto 6.523, prevê a espera de, no máximo, um minuto, durante o SAC prestado pelas empresas.

Consequentemente, a companhia deve readaptar as suas políticas de atendimento ao cliente. Times devem ser remanejados, novas tecnologias integradas e processos reformulados. Para que isso seja feito da melhor forma possível, é crucial um bom projeto de mudanças. Com uma boa pipeline, o gestor será capaz de identificar essa necessidade e, assim, priorizar recursos para modificar o fluxo de trabalho e evitar intimações e multas.

Em outras palavras, seja por influência externa, seja até mesmo por movimentos internos, a organização terá que lidar com várias propostas de projeto ao mesmo tempo, tanto porque todos eles têm a mesma prioridade e o mesmo cliente, quanto pelo fato de serem concebidos por tendências do mercado.

Como é feita a gestão dos projetos já em execução?

A gestão dos projetos em execução é conhecida como gerenciamento de portfólio de projetos. Como se pode imaginar, não é um gerenciamento tão fácil assim de executar. Porém, ter um software de gerenciamento de projetos como apoio tende a ser de um suporte inestimável.

Um software dessa natureza é uma solução que pode auxiliar na identificação do impacto de cada projeto sobre os recursos da organização. Afinal de contas, gerenciar um grande número de pessoas em diferentes projetos é complicado. Ainda que acompanhar a produtividade dos colaboradores seja essencial, os gestores devem dividir as suas atenções com várias pessoas.

Isso pode contribuir para a formação de gargalos. Em grande escala, eles criam uma necessidade de reorganização de recursos e o nivelamento da mão de obra. Nesse cenário, uma boa ferramenta de gestão evita esse risco e garante qualidade para a companhia.

Quais são os benefícios de implementar uma pipeline de gestão de projetos?

Conforme já foi possível perceber, implementar uma pipeline de gestão de projetos só vem a contribuir para que os projetos aprovados na organização sejam mesmo necessários. Entre os vários ganhos proporcionados por uma pipeline de gestão de projetos, podemos destacar os seguintes.

1. Facilidade de enxergar oportunidades de negócio

A pipeline é uma ferramenta de gestão de projetos fundamental para o negócio identificar quais são as melhores oportunidades de investimento disponíveis. Avaliando demandas internas e externas, a companhia consegue priorizar recursos para os projetos com maior potencial de retorno.

2. Processos de negócios mais bem identificados e estruturados

Por ser um modelo padronizado e replicável, a pipeline auxilia a companhia a ter um conjunto de processos mais bem identificados e estruturados. A empresa poderá avaliar com o apoio de uma base clara quais são as melhores propostas de projetos, evitando falhas na rotina de tomada de decisões.

3. Seleção mais otimizada de projetos

A pipeline é estruturada conforme o perfil da companhia. Isso garante que o gestor conseguirá realizar uma seleção mais inteligente dos projetos: os riscos de prejuízos serão muito menores, uma vez que as decisões terão maior confiabilidade.

4. Corte de gastos desnecessários

Uma pipeline bem estruturada também permite que a empresa corte gastos desnecessários. O investimento nos projetos será sempre voltado para as iniciativas que trazem um elevado retorno, diminuindo as chances de recursos serem direcionados para projetos de baixa relevância.

No cenário atual, isso é algo crucial. O ambiente de negócios moderno exige que as empresas tenham mecanismos de gestão inteligentes e que evitem desperdícios. Assim, a companhia pode manter a sua competitividade e ser lucrativa.

5. Valor agregado ao PMO

Utilizando a pipeline, o PMO passa a ser um profissional capaz de desempenhar um apoio estratégico para a empresa. O seu trabalho será visto como um dos que contribui diretamente para que a organização alcance suas metas de negócio, agregando valor para as suas atividades.

O sucesso de uma política de gestão está diretamente relacionado com a capacidade de a empresa identificar boas oportunidades. A orientação sobre o modo como os processos serão executados, os investimentos realizados e quais são os objetivos de médio e longo prazo auxilia os profissionais a terem uma tomada de decisão mais qualificada e capaz de gerar bons resultados.

Nesse sentido, a pipeline é um instrumento de gestão crucial, especialmente, quando aplicada à gestão de projetos corporativos. Com ela, o gestor terá critérios mais claros e objetivos para autorizar ou impedir o provisionamento e o começo de qualquer projeto com baixo potencial de retorno sobre o investimento. Além disso, será mais fácil avaliar os projetos que devem ser priorizados pela companhia, ou seja, os que podem causar maior impacto positivo.

Em outras palavras, saber o que significa pipeline é um ponto fundamental para o negócio ter uma rotina de gestão mais inteligente e robusta. Os trabalhos de cada time serão direcionados de um modo mais otimizado, reduzindo desperdícios e criando um conjunto de produtos e serviços que seja pautado pela melhoria contínua em qualidadesatisfação do cliente, e aumento da competitividade.

Gostou dessas dicas? Então, compartilhe o post nas suas redes sociais com os contatos do seu setor!

Comece Agora!

falar-com-consultor-de-projetos

Quero falar com consultor

Converse com um de nossos especialistas sobre o Project Builder

Fale com consultor

demosntracao-software

Quero ver uma demonstração

Veja em detalhes como o Project Builder funciona.

Solicitar Demonstração

teste-programa-portfolio

Quero fazer um teste

Conheça na prática e use o PB por 15 dias gratuitamente

Solicitar teste

Para receber nossas novidades:

A Project Builder tem uma equipe pronta para entender suas necessidades e propor soluções efetivas.
info@projectbuilder.com.br

Av. Rio Branco 109, sala 2201 (cobertura)
Centro - Rio de Janeiro - RJ
CEP 20040-004

© 2019 Project Builder
Gerenciamento de Projetos

endeavor_empresas
%d blogueiros gostam disto: