Quando se está devidamente engajado a um escritório de projetos ágeis, a organização já pode esperar ótimos resultados. Isso porque, na maioria das vezes, os membros do Escritório de Projetos (PMO) se colocam na posição de protetores e defensores da prática, atuando na mudança do mindset por meio da conscientização do gerenciamento ágil de iniciativas em toda a organização. Contudo, quando o PMO não está comprometido, pode apresentar resistência à medida em que se impõe para proteger o processo atual em vez de melhorá-lo. Nesse cenário, o comportamento natural é se opor à transição, já que muitas mudanças podem afetar tanto o lado pessoal como o profissional.

No caso do Scrum, por exemplo, as responsabilidades de gerenciamento de projetos são compartilhadas entre o Scrum Master, o Product Owner e o restante da equipe, fazendo com que alguns gerentes de projetos de práticas tradicionais passem a questionar seu papel. Mas mesmo enfrentando essa barreira cultural, é plenamente factível (e cada vez mais urgente) implementar um escritório de projetos ágeis. Então veja a seguir como fazer:

Pessoas

O PMO tem uma enorme influência sobre as pessoas envolvidas em uma transição para o Scrum. Tanto que um PMO de projetos ágeis deve:

Desenvolver um programa de treinamento

Como muito do que o Scrum prega é completamente desconhecido para muitos membros da equipe, o PMO deve mover esforços na elaboração de um programa de treinamento, seja com a seleção de empresas externas para ministrar a formação ou com iniciativas internas.

Fornecer coaching

Além da formação já citada, deve-se considerar que ações de coaching têm resultados incríveis tanto para pequenos grupos como individualmente. Assim, alguém com a devida experiência no método deve sentar com a equipe e auxiliar os membros por meio de uma reunião de planejamento de sprint real (ou qualquer outra situação que se pretenda treinar). Isso torna o aprendizado muito mais fácil de assimilar, com resultados igualmente mais produtivos. Lembre-se que uma das funções do Scrum Master é justamente oferecer esse apoio para a equipe.

Selecionar e treinar um time de formadores

O sucesso do Scrum resultará na necessidade de investir em treinamentos paralelos, que poderão ser administrados de maneira autônoma. Mas, para isso, os membros do PMO devem identificar e desenvolver treinadores na medida em que observam as equipes, auxiliando e, posteriormente, identificando e qualificando outros treinadores. Esses treinadores mantêm suas incumbências atuais, mas recebem responsabilidades adicionais, como dedicar até cinco horas por semana prestando apoio a uma equipe específica, por exemplo.

Desafiar comportamentos existentes

O PMO é fundamental para identificar velhos hábitos que impedem que a organização se torne ágil. Contudo, não se trata de uma postura de auditoria, mas sim de facilitação, na medida em que o foco está em enxergar e alertar para os potenciais fatores de melhoria. Assim, os membros do Project Management Office devem incentivar as equipes Scrum em direção ao aprimoramento contínuo, coibindo a acomodação.

Projetos

Vale ressaltar que algumas responsabilidades do PMO ainda sem mantêm em comparação com os métodos tradicionais. São elas:

Apresentação de resultados

Na maioria das organizações, existe uma reunião ou ao menos a apresentação de um relatório periódico sobre o status de cada projeto. No caso de se tratar de uma reunião, o encontro deve contar com a participação do pessoal envolvido do time de desenvolvimento com o Product Owner ou o Scrum Master. Já se é um relatório de status, o PMO deve auxiliar na elaboração de um documento padronizado.

Exigências de conformidade

Muitos projetos precisam atender a certas normas (como a ISO 9001, por exemplo) ou a outras exigências específicas da organização (tais como as relativas à segurança da informação). Nesse âmbito, um PMO ágil deve ajudar a equipe, conscientizando-a sobre essas necessidades, aconselhando quanto ao correto cumprimento das exigências e ajudando na centralização e no compartilhamento de dicas e conhecimentos a respeito dessas conformidades.

Gestão de novos projetos

Uma das mais importantes responsabilidades de um PMO ágil consiste em auxiliar no gerenciamento da entrada de novos projetos na organização. Isso porque é importante limitar o volume e o nível de trabalho às capacidades da equipe.

Processos

Como guardiões dos processos, os membros do PMO devem atuar em estreita colaboração com os Scrum Masters da organização para se certificarem de que o Scrum está verdadeiramente implementado. Para tanto, deve promover as seguintes ações:

Auxiliar com as métricas

Assim como fazia antes de se tornar ágil, o PMO deve identificar e coletar métricas. E esse passo é especialmente importante uma vez que equipes Scrum tendem a ser mais céticas no que se refere à relevância das métricas. Por essa razão, deve haver cautela no estabelecimento desses parâmetros. Lembre-se de que é fundamental que um PMO ágil consiga medir como as equipes estão fazendo a entrega de valor.

Minimizar o desperdício

O PMO deve ajudar a equipe a eliminar quaisquer atividades redundantes ou que sejam inúteis aos processos. Confeccionar documentos, agendar reuniões e estabelecer a necessidade de aprovações, por exemplo, devem ser evitados, a menos que sejam absolutamente necessários. O PMO também deve fazer com que a equipe se concentre, sobretudo, nas atividades que agregam valor ao cliente.

Fornecer ferramentas

Em geral, a decisão sobre quais ferramentas usar deve ser deixada para as equipes. Nesse momento, deve-se ponderar sobre os benefícios para escolher uma solução que seja favorável a todos os projetos. Como último recurso, por mais que deva ser raro, as decisões podem ser tomadas pelo PMO como um voto de Minerva. O Project Management Office ágil tem essa missão de ajudar as equipes adquirindo os recursos adequados e auxiliando em qualquer configuração ou customização demandada.

Uma boa opção de solução ágil, mas que congrega as boas práticas da gestão de projetos é o Lean PB, ferramenta da Project Builder para projetos ágeis.

Coordenar equipes

Tendo em vista a atuação em equipes multidisciplinares, o PMO exerce papel fundamental para coordenar o trabalho de times separados. Muitas vezes, um membro do PMO pode ser o primeiro a identificar quando o trabalho de duas equipes começa a conflitar ou quando existe sobreposição, gerando assim ainda mais valor para as iniciativas.

Padronizar o uso do Scrum

Por intermédio de sua exposição massiva, os PMOs conseguem rapidamente transmitir a utilidade do Scrum na estrutura de gerenciamento de projetos. Afinal, o processo de promoção da cultura dos métodos ágeis é muito intenso. Todas as etapas do gerenciamento de um projeto (tais como os planejamentos de sprints mensais, as reuniões diárias e assim por diante) tornam latentes os benefícios do Scrum, capacitando o Product Owner, o Scrum Master e o time de desenvolvimento.

Agora que você já sabe que o PMO ágil funciona como um facilitador e não como um departamento burocrático, auxiliando na produção e garantindo que os artefatos necessários sejam produzidos, o que está esperando para implementar um escritório de projetos ágil na sua organização? Ficou ainda com alguma dúvida? Comente aqui e divida suas impressões conosco!