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6 passos para criar seu próprio Kanban

A mais que comprovada eficiência do Kanban pode contribuir consideravelmente para aumentar a produtividade da sua equipe, bem como para alavancar a qualidade do trabalho desenvolvido na empresa. E o melhor é que é uma técnica de fácil implementação, que mostrará tanto a você como a seu time que gerenciar processos pode ser muito mais tranquilo do que imaginam.

Acredite: ao final deste post, você será capaz de organizar seu processo de trabalho em um diagrama visual, identificar onde estão seus gargalos e quanto de trabalho não acabado (work in process) existe, adotar essa ferramenta e otimizar a rotina da empresa como um todo. Pronto para essa verdadeira revolução? Então vamos lá:

 Comece mapeando o fluxo de valor

Como seu trabalho nasce? De onde vêm e para onde vão as demandas? Mapear os processos da empresa é entender como se dá seu fluxo de trabalho, identificando quais são os gatilhos para que cada área entre em ação e desenvolva suas atividades no momento certo. Deve-se listar cada passo dado desde a identificação da necessidade propriamente dita até a entrega final ao cliente, descobrindo qual é sua cadeia de valor e quem são as pessoas e os setores envolvidos. Esse trabalho inicial servirá para criar seu dashboard de controle, com cada coluna do quadro Kanban representando uma etapa do processo.

Determine pontos iniciais e finais do sistema

Depois de mapear os processos, chega a hora de detalhar as atividades envolvidas em cada um deles, determinando entradas e saídas. Nesse momento, preocupe-se apenas com as etapas que podem ser geridas e monitoradas, pois, com o tempo, as demais atividades serão inseridas quase que automaticamente. Ter um ponto de partida para cada processo, sabendo onde ele começa e termina, é fundamental para que você mensure a performance da equipe, o uso de recursos e a produtividade, dentre outros indicadores. Assim consegue otimizar seus processos para que se tornem ainda mais eficientes.

Priorize e selecione recursos

priorização de atividades é fundamental para manter a equipe em um fluxo constante de trabalho, entregando mais valor para a empresa. Na prática, o acúmulo de pendências compromete a produtividade, gera estresse, acarreta na perda de prazos e tira o foco dos colaboradores sobre o que é mais importante entregar. Sendo assim, defina critérios de priorização de tarefas, limitando o número de atividades em andamento para cada setor e de maneira geral.

Imagine, por exemplo, que sua empresa trabalhe com desenvolvimento de softwares. Os desenvolvedores entregam uma funcionalidade a cada semana, mas a equipe de testes leva duas semanas para concluir a testagem de cada etapa. Assim, a partir da segunda semana de trabalho já haverá atividades acumuladas para o time responsável pelos testes, o que comprometerá não só seu cronograma de entregas como também o custo, a qualidade do trabalho e a satisfação do cliente, entre outros aspectos. Nesse caso, a saída é aumentar a capacidade de teste da empresa, seja contratando mais integrantes para a equipe, automatizando algumas das tarefas para que eles trabalhem com maior eficiência ou priorizando as funcionalidades que devem ser entregues antes para que se tenha a quantidade certa de trabalho para todos, sem sobrar nem faltar.

Uma forma simples de priorização consiste em categorizar as atividades segundo sua importância (standard, premium ou básica, por exemplo), para só então definir tratamentos diferentes para cada uma. Ao trabalhar com uma atividade standard, um dos desenvolvedores pode ser deslocado para a equipe de testes para agilizar o trabalho, por exemplo.

Elabore um quadro Kanban

Com sua metodologia de trabalho definida, basta agora colocá-la de forma visual para que sua equipe tenha acesso a todas as informações. Para isso, você só precisará de um quadro branco e alguns bloquinhos de post-it. O interessante é trabalhar com notas coloridas para determinar claramente as categorias das atividades ou ainda os setores envolvidos.

E nada de se preocupar muito com a estética do quadro durante sua implementação, pois certamente haverá ajustes a serem realizados. Depois que sua equipe entender o funcionamento do Kanban, certamente sugerirá melhorias para que o quadro se torne ainda mais prático e visual para todos. Por isso, preocupe-se apenas em ter todas as etapas do seu processo listadas e monitoradas, a fim de que todos os envolvidos conheçam suas responsabilidades e onde devem entrar em cada processo.

Se quiser testar essa metodologia na prática, te indicamos este kanban desenvolvido pela Project Builder que é exclusivo para uso na Google Drive. Agora, se você e sua empresa já estiverem mais maduros em relação ao uso desse prático quadro, indicamos a adoção da ferramenta Lean PB, a solução da Project Builder para gestão de projetos ágeis.

Comece a usá-lo

É possível que você se depare com algum tipo de resistência, com pessoas pensando que essa não é a melhor forma de gerir os processos da empresa. Mas com o treinamento adequado e um trabalho de conscientização certamente ficará mais fácil inserir o Kanban na cultura da empresa, fazendo com que as pessoas se habituem a utilizá-lo. Aposte na prática e na observação das dificuldades da equipe. Ouça os feedbacks e anote tudo o que for relevante. E nada de desestimular as pessoas dizendo que “vai ser assim e pronto”, afinal, o Kanban deve ser construído por todos os envolvidos, já que impacta no trabalho da empresa como um todo.

Melhore ao identificar uma forma melhor de organização

Conforme for coletando os feedbacks da equipe, realize reuniões de alinhamento e agilize as mudanças que julgar serem necessárias para otimizar o trabalho. Pode ser que novos processos sejam identificados, que tarefas importantes tenham ficado de fora ou que até mesmo a forma de sinalização não esteja contribuindo verdadeiramente para que todos entendam seus papéis. Identificou? Conserte!

O mais bacana do Kanban é que você pode adaptá-lo às necessidades da empresa, criando assim uma ferramenta única de gestão, que realmente reflita a essência do seu time de trabalho. O ideal é, portanto, melhorar sua ferramenta conforme identifica oportunidades, realizar testes e acompanhar de perto a produtividade da sua equipe. Logo vocês terão uma ferramenta ideal, que contribuirá para a geração de valor não só para seus colaboradores como também para seus clientes.

Além do Kanban, existem outras técnicas e ferramentas que podem ajudar a otimizar o trabalho na sua empresa, viu? E como aqui na Project Builder estamos sempre buscando dicas práticas de como inserir novidades no seu dia a dia, assine já nossa newsletter e fique por dentro de tudo o que pode trazer melhores resultados para seu negócio! E aproveite para conferir este outro post, que explica por que você deve usar um software com Kanban para gerenciar sua equipe!

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