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Saiba como melhorar a gestão de projetos e os serviços da empresa em 8 dicas

O seu negócio tem uma boa política de gestão de projetos? Hoje, com iniciativas cada vez mais comuns no ambiente corporativo, é fundamental que todos os profissionais tenham um meio moderno e inteligente para orientar os seus trabalhos.

Por isso, investir na sua gestão de projetos é um dos passos mais simples para garantir o sucesso de cada etapa. Se você quer saber como isso pode ser feito, veja abaixo 8 dicas para tornar a sua gestão mais inteligente e bem estruturada!

1. Invista em uma metodologia adequada

A metodologia de um projeto orienta o modo como os trabalhos são executados, assim como a rotina dos times e o seu perfil. Portanto, sempre tome cuidado ao escolher qual metodologia será utilizada para gerir o projeto.

Para isso, faça uma análise sobre os requisitos, o perfil do time e do projeto em si. Assim, será mais fácil escolher uma metodologia que consiga orientar os times para atingir os resultados esperados.

2. Tenha um software de gestão de projetos

O software de gestão de projetos é uma solução inovadora e que pode ter grande impacto nos processos gerenciais. Ele funcionará como um hub de informações sobre cada etapa, agregando metas, rotinas, estratégias, responsabilidades e indicadores em um único lugar.

Graças a essa ferramenta, o gestor terá uma visão completa sobre o fluxo de trabalho de todos os times. Isso permitirá que erros sejam corrigidos facilmente. Além disso, será mais fácil distribuir atividades e evitar que conflitos aconteçam.

3. Defina bons indicadores de performance

Os indicadores são uma importante ferramenta de gestão. Utilizados para orientar a avaliação da performance de um time ou processo, eles podem ser aplicados em várias áreas do negócio.

Na gestão de projetos, as métricas permitem a identificação de pontos como a aderência a prazos, gargalos de performance e o impacto que as medidas tiveram no dia a dia do negócio. Mas para que sejam bem estruturados, os indicadores precisam estar alinhados com o perfil do time.

Em outras palavras, cada meta deve ser alcançável. Porém, é importante que ela seja orientada para garantir um nível mínimo de qualidade, para que assim os times possam identificar corretamente a qualidade do seu trabalho e eventuais problemas.

4. Faça reuniões periódicas

Durante todas as etapas dos projetos, realize reuniões. Essa é uma estratégia simples, mas que negligenciada, pode impedir que problemas sejam corrigidos, permite boas práticas replicadas e que times se mantenham alinhados.

As reuniões podem ser utilizadas, portanto, para a aplicação de feedbacks positivos e negativos. Além disso, elas auxiliam no compartilhamento de experiência e no alinhamento de metas.

Com todos os times alinhados e com os mesmos objetivos, o nível de engajamento cresce. Como consequência, as chances de um projeto dar errado caem drasticamente.

5. Garanta que a comunicação seja eficaz

A comunicação é algo crítico para o sucesso de seu projeto. Se os times, líderes e stakeholders não se comunicam corretamente, conflitos se tornam mais frequentes, as expectativas são frustradas e os riscos, ampliados.

Portanto, investir na comunicação entre todos deve ser uma preocupação desde o começo do projeto. A cada etapa, esse ponto deve ser reforçado e valorizado com o apoio de ferramentas de troca de dados, serviços de videoconferência, aplicativos de troca de mensagens corporativas e até mesmo o uso da comunicação via VoIP.

Isso permitirá uma troca contínua de ideias entre todos. Além disso, com os times mais integrados, a resolução de problemas será mais ágil e inovadora, uma vez que um número maior de conhecimentos auxiliará na resolução de falhas.

6. Gerencie o escopo

O escopo é um ponto crítico de um projeto. Ele orienta os profissionais sobre as suas responsabilidades e metas. Mal estruturado, o time terá dificuldades de encontrar os limites de sua atuação e os resultados que são esperados.

Portanto, sempre trabalhe para que a gestão de projetos delimite o escopo de forma clara e objetiva. Assim, as etapas serão planejadas da forma correta, evitando conflitos, atrasos e problemas no alcance de objetivos.

7. Cuide de seus conhecimentos

Todo projeto traz aprendizados para a empresa. Uma forma de garantir que eles sejam replicados é utilizado parte do tempo dedicado a gestão de projetos na documentação dos conhecimentos que cada etapa trouxe para o time.

Uma boa documentação facilita a criação de modelos de projetos futuros, reduz riscos e melhora a replicação de boas ideias. Ela também auxilia a empresa a criar um ambiente de otimização contínua, em que todos possam garantir que rotinas de baixa performance sejam evitadas.

Portanto, crie uma base de conhecimento bem estruturada e acessível. Ela deve ter uma linguagem clara, transparente e evitar que os profissionais tenham dificuldades para encontrar a resolução de eventuais dúvidas.

8. Tenha o apoio de uma empresa parceira

Muitas empresas podem ter dificuldades para otimizar os seus processos de gestão de projetos. Uma das formas de garantir que as rotinas sejam executadas conforme os padrões mais modernos do mercado é contar com o apoio de uma empresa parceira.

Esse serviço funcionará como uma consultoria. A companhia terá as suas práticas de gestão de projetos analisadas e comparadas com o que há de mais moderno sobre o tema.

Se problemas forem encontrados, os processos serão revistos. Os times internos receberão treinamentos para incorporar as novas práticas em seu dia a dia. Assim, a empresa pode garantir um maior retorno sobre o seu investimento, além de se tornar mais competitiva.

Toda empresa realiza projetos corporativos regularmente. Eles podem ser utilizados para integrar novas soluções, resolver problemas internos ou criar produtos e serviços.

Mas para que um projeto atinja os objetivos esperados, as estratégias devem ser capazes de orientar corretamente o trabalho dos profissionais. Em outras palavras, o gestor de projetos precisa ter os recursos necessários para garantir que as metas e objetivos sejam alcançáveis.

Esse será o papel das estratégias de gestão de projetos. Com elas, a empresa poderá reduzir riscos, mitigar conflitos e garantir que todos estejam com conhecimentos e objetivos bem alinhados.

Se você quer saber mais sobre como uma empresa parceira pode te auxiliar a utilizar um software de gestão de projetos, fale conosco!

Carlos Junior

Carlos Junior, PMP, engenheiro mecânico, mestrando em engenharia mecânica e Sócio da Project Builder. Atualmente atua como diretor de marketing e vendas, e é responsável por todos os conteúdos da Project Builder.

Linkedin: https://www.linkedin.com/in/carlos-d-junior/

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