A sua empresa já investiu em auditoria de projetos? Hoje, muitos negócios realizam essas operações em atividades internas para identificar problemas, avaliar se há um alinhamento com os padrões do mercado e se existem pontos que demandam melhorias.

Diante disso, o investimento em auditoria de projetos deve ser visto como uma aplicação de recursos estratégica. A companhia conseguirá melhorar o seu fluxo de trabalho e, ao mesmo tempo, agregar valor aos seus serviços. Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura!

O que são as auditorias de projetos?

As auditorias de projetos são processos em que a empresa realiza uma série de avaliações para identificar o grau de qualidade de suas rotinas, processos de gestão e controle para identificar eventuais falhas ou pontos que precisam melhorias.

Com os dados coletados, são realizadas sugestões para que a empresa possa otimizar as suas atividades e, assim, garantir a qualidade do trabalho executado nos projetos presentes e futuros.

Uma auditoria pode ser realizada periodicamente, em prazos fixos, ou conforme a necessidade da empresa. O importante, aqui, é que ela seja capaz de avaliar se a empresa tem um bom padrão de trabalho e é capaz de garantir que os profissionais atuem seguindo normas internas, a legislação local e os principais guias de gestão de projetos.

Como a NBR 16277:2014 impacta as auditorias de projetos?

A NBR 16277:2014 é uma norma técnica que pode auxiliar o seu negócio a ter bons processos de auditoria de projetos. Ela tem uma série de requisitos que permite ao gestor realizar uma auditoria de qualidade, que seja abrangente, focada nos principais aspectos da governança organizacional e que siga manuais, regras e guias de boas práticas, como a NBR ISO 21500.

Para ajudar o gestor, a NBR 16277:2014 lista uma série de princípios. São eles:

• a justificação contínua de negócio;
• a responsabilização dos envolvidos;
• a conformidade dos processos com as normas legais e do mercado;
• o desempenho;
• a ênfase na gestão e nos princípios do projeto;
• o monitoramento das rotinas;
• a análise crítica;
• a manutenção e a melhoria contínua do sistema de gerenciamento do projeto com estratégias documentadas e validadas pelos líderes.

Quais os desafios enfrentados nas auditorias de projetos?

Durante a realização de auditorias de projetos, uma série de desafios pode acontecer. Reconhecer cada um e evitar a sua ocorrência é fundamental para garantir que o processo alcance os resultados esperados. Confira os maiores desafios abaixo!

Falhas de padrão na elaboração

A auditoria, para ser funcional, precisa ser um processo estruturado com padrões claros e objetivos transparentes. Quando isso não ocorre, o auditor tem dificuldades para direcionar o seu trabalho e garantir que os problemas que realmente impactam os resultados de cada etapa sejam solucionados.

Portanto, defina uma rotina de auditoria de projetos conforme os padrões do mercado e o perfil da empresa. Garanta que o profissional responsável pela atividade terá um padrão de trabalho claro e alinhado com as principais práticas utilizadas pelos especialistas do ramo. Dessa forma, a auditoria conseguirá encontrar os pontos certos para serem otimizados.

Falhas na comunicação

O auditor de projetos fará uma avaliação completa da empresa. Portanto, é importante que ele consiga comunicar os objetivos de seu trabalho. Isso evita conflitos e garante que todos colaborarão para que os erros sejam encontrados e resolvidos.

Portanto, sempre tenha uma boa comunicação com os seus profissionais, informando que as auditorias de projetos são processos benéficos. Garanta que todos compreendam os impactos dessa atividade e como ela pode contribuir para a solução de gargalos, problemas diários e outros riscos.

Isso permitirá mais engajamento dos times e um resultado de maior qualidade ao término da auditoria. Ou seja, a empresa conseguirá manter um fluxo de gestão de projetos continuamente otimizado.

Dificuldades de pensar a médio e longo prazo

O pensamento do negócio durante as suas auditorias de projetos sempre deve ser a médio e longo prazo. Como esse é um investimento estratégico, a companhia precisa estruturar medidas capazes de causar um impacto profundo na cultura organizacional do negócio. Portanto, sempre se pergunte o impacto que as suas escolhas podem causar e como elas auxiliarão a empresa a ser continuamente competitiva.

Dificuldades de encontrar problemas e riscos

Esse é um dos desafios que podem causar mais efeito no processo de auditoria. Se o auditor não tem os recursos necessários para identificar problemas e mitigar riscos, as auditorias não alcançaram o resultado esperado.

Uma forma simples de contornar esse problema é sempre avaliar como a companhia executa os seus projetos e comparar os dados com guias de boas práticas, como é o caso do PMBOK. Além disso, o auditor pode identificar se o investimento em tecnologia é adequado e se os processos conseguem atingir os resultados esperados. Assim, será mais fácil mitigar falhas com qualidade.

Dificuldades para traçar medidas de prevenção e mitigação de riscos

Uma vez que a empresa identificou problemas, é fundamental que a companhia trace medidas para eliminar e impedir que as falhas ocorram novamente. Ou seja, não basta apenas mitigar os erros quando eles ocorrem, mas também impedir a sua recorrência.

Portanto, o auditor precisa utilizar os dados do negócio e os padrões do mercado para estruturar medidas de mitigação e prevenção de riscos abrangentes e eficazes. Os times também devem ser treinados. Assim, a equipe conseguirá atuar de modo estratégico para solucionar e impedir qualquer falha antes que ocorra.

A governança de projetos deve contar com uma série de estratégias para garantir a qualidade das suas rotinas. O trabalho precisa estar estruturado com um escopo bem definido, os objetivos precisam ser transparentes e os dados documentados para evitar a replicação de falhas. Além disso, é necessário monitorar riscos e garantir que todos se comuniquem com qualidade.

Nesse sentido, as auditorias de projeto auxiliam na identificação de problemas, na garantia de que o negócio está atuando conforme os padrões do mercado e com um fluxo livre de erros. Portanto, a empresa sempre deve investir nessa estratégia para garantir que os processos sejam otimizados e que os projetos sempre alcancem os resultados esperados.

Quer saber mais sobre como a auditoria de projetos pode ser executada pela sua empresa? Então fale com um consultor!