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Matriz de responsabilidades : Tudo que você precisa saber

O ponto principal do sucesso de um projeto é a elaboração de um planejamento bem estruturado e a organização na hora da execução. Como isso envolve muitos fluxos de trabalho e pessoas responsáveis por eles, o ideal é utilizar recursos que ajudem na sistematização das tarefas. É aí que entra o conceito da matriz de responsabilidades.

No artigo de hoje, vamos falar mais sobre esse assunto, explicando os conceitos, a aplicação e as vantagens que tal recurso pode proporcionar para as empresas. Continue com a leitura e fique por dentro do tema!

Afinal, o que é a matriz de responsabilidades?

A matriz de responsabilidades (ou matriz de designação de responsabilidades), também conhecida como Matriz RACI, é um instrumento muito eficiente. Seu principal objetivo é a atribuição de funções e responsabilidades dentro de um processo ou projeto.

Sendo uma das mais importantes definições no gerenciamento de um projeto, as atribuições de responsabilidades e funções devem ser formalizadas e documentadas, a fim de evitar dúvidas e conflitos entre os membros da equipe. Tais definições devem estar intimamente ligadas à definição do escopo de um projeto.

Quais tipos existem?

A atribuição de uma função tem a ver com quem faz o quê. Já a atribuição de responsabilidades se refere a quem decide o quê. O registro dessas informações pode estar dentro do seu software de gestão de projetos ou em uma planilha, como no exemplo a seguir.

Independentemente de onde ficam tais informações, é fundamental que estejam disponíveis para toda a equipe e acessíveis ao longo do projeto. Dois exemplos dessas matrizes são:

1 – Para pessoas e Atividades

Neste caso, são listadas, nas linhas, as fases de um projeto ou as atividades de uma organização. Já nas colunas, temos a relação da equipe de trabalho. Como pode ser observado neste exemplo, com a utilização da matriz de responsabilidades, não há como se ter dúvidas das funções e das responsabilidades de cada membro da equipe.

Como pode ser observado neste exemplo, com a utilização da Matriz de Responsabilidades não há como se ter dúvidas das funções e das responsabilidades de cada membro da equipe.

2 – Para funções e Fases do Projeto

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No exemplo acima, temos dois grandes grupos de colunas, que são: Atividades e Responsabilidades. A coluna de Atividades é subdividida em Fase e Descrição da Fase, já a de Responsabilidades é subdividida entre as ações necessárias (Consulta, Execução, Apoio e Aprovação). Nas interseções, são mencionados os membros da equipe responsáveis por tais ações.

Como ela pode ser implementada?

Como dito anteriormente, a matriz de responsabilidades é também conhecida como Matriz RACI. Nela, cada letra está ligada a uma atribuição diferente:

  • R: responsável por realizar a tarefa (entregável);
  • A: indivíduo encarregado da aprovação da atividade, que responderá pela demanda. Também chamado de autoridade;
  • C: pessoa que é consultada sobre o processo;
  • I: aquele que deve ser informado sobre a tarefa, por meio de avisos sobre a conclusão de um fluxo de trabalho.

Agora que já temos essas informações, podemos dizer que a criação da matriz é rápida e simples. Para isso, é fundamental listar as etapas do projeto nas linhas e colocar os integrantes das equipes (ou as funções) nas colunas.

A partir daí, basta relacionar cada atividade a alguém específico, utilizando as letras para determinar as responsabilidades. Só é preciso observar alguns aspectos básicos, que ajudarão na implementação correta:

  • estabelecer um limite de executores (R) para cada tarefa;
  • para atividades mais complexas, o ideal é dividi-la em outras menores e mais simples de serem finalizadas — lembrando de atribuir os responsáveis por cada uma delas;
  • cada processo deve ter apenas um prestador de contas (A);
  • sempre ter um RACI para cada linha criada na matriz.

Vale ressaltar que as atribuições relacionadas na estrutura devem estar diretamente ligadas ao escopo do projeto. As equipes, por sua vez, precisam ser inseridas nos processos de discussão e nomeações das tarefas. Isso ajuda a evitar mal-entendidos e possíveis conflitos.

Quais benefícios podem ser alcançados com a sua utilização?

Ferramentas e metodologias são excelentes aliadas de um gestor de projetos. Elas auxiliam desde a gestão do tempo até questões mais complexas, envolvendo o desempenho das equipes, por exemplo.

Da mesma forma, o papel da matriz de responsabilidades é o de apoiar o gerenciamento dos projetos, mas ela vai além da definição das pessoas encarregadas por cada fluxo de trabalho. Entre as principais vantagens proporcionadas, podemos citar:

Formalização das responsabilidades

Quando não se tem uma formalização das responsabilidades, cria-se uma confusão a respeito de quem é o verdadeiro dono de determinada tarefa. Ou seja: não se sabe qual pessoa responderá pelos resultados alcançados — sejam eles positivos ou negativos.

A consequência disso é ter problemas para realizar avaliações individuais eficazes ou oferecer feedbacks precisos e relevantes para os colaboradores. A matriz de responsabilidades se torna a solução para essas questões, à medida que registra a distribuição das tarefas e responsabilidades de cada profissional dentro do projeto.

Entretanto, o ideal é avaliar quais são as competências de cada um, de forma que a designação ocorra de acordo com os pontos fortes. Assim, evita-se o risco de selecionar um profissional que não possui determinada habilidade para executar uma atividade.

Divisão clara de atividades (sem pessoas multitarefas)

A partir do momento em que se pode visualizar todas as atividades que precisam ser realizadas e atribuí-las a cada membro da equipe de maneira estruturada, não há a sobrecarga de trabalho para algumas pessoas. Evita-se, também, que outras recebam menos responsabilidades — o que cria um desequilíbrio e o risco de haver conflitos, ou mesmo a desmotivação de alguns colaboradores, que podem se sentir prejudicados.

Assim, torna-se possível eliminar o desperdício de tempo na definição das responsabilidades e otimizar o tempo dos funcionários envolvidos. Além disso, há uma definição clara de quais são os limites entre as responsabilidades — o que quer dizer que se sabe exatamente quando termina o papel de um para começar o do outro.

Melhor rastreamento de informações

A gestão das informações é fundamental para o processo de tomada de decisão. Sem uma boa organização, dificilmente se consegue acompanhar todos os aspectos que são relevantes para o projeto. Sendo assim, é recomendado documentar os dados e organizá-los, evitando perdas e facilitando a localização deles.

O papel da matriz de responsabilidade é facilitar o rastreamento. Ela aponta quem são os responsáveis pelas tarefas, que podem ser procurados para repassar as informações que não foram documentadas, ou esclarecer dúvidas sobre determinado fluxo de trabalho.

Ainda assim, existem algumas questões que são mais difíceis de serem formalizadas e monitoradas utilizando somente a matriz. Para elas, o ideal é poder contar com um software de gestão de projetos — que auxilia na organização e pode dar suporte na criação de indicadores de desempenho, por exemplo.

Resolução de pequenos problemas

A falta de comunicação (ou uma comunicação inadequada) entre os colaboradores acarreta problemas que podem afetar o desempenho das equipes. Como resultado, é possível que até mesmo os resultados dos projetos e o alcance dos objetivos sejam prejudicados.

Uma das principais questões relacionadas a esse ponto é a dúvida a respeito de quem procurar quando ocorre uma falha. Essa interrogação surge em decorrência da falta de uma definição formal de quem são os responsáveis pelos processos.

Por meio da matriz de responsabilidade, fica claro quem faz o quê e, como consequência, quem são os profissionais que devem ser consultados em caso de dúvidas, tomadas de decisão ou execução de tarefas. Dessa forma, é reduzido o risco de que pequenos problemas ocorram.

Melhora do controle de prazos

Mesmo os projetos mais simples possuem funções diversificadas e uma quantidade considerável de atividades que precisam ser concluídas. Assim, uma boa gestão de processos se faz necessária para integrar pessoas e atividades, a fim de alcançar objetivos em comum.

Nesse sentido, a matriz de responsabilidade pode ajudar da seguinte forma:

  • divisão e priorização das fases, de acordo com a relevância e a urgência que possuem para o projeto;
  • otimização do monitoramento da execução das tarefas — já que se sabe, com precisão, que são os responsáveis por elas;
  • maior eficácia na implementação de pequenas melhorias;
  • melhora do processo de documentação das estratégias e dos desvios que ocorrem durante o projeto;
  • aumento do comprometimento dos envolvidos, em decorrência da formalização das responsabilidades e do registro das informações.

No que diz respeito à melhoria do controle de prazos, quando se alinha o cronograma do projeto à matriz de responsabilidades, especifica-se tanto as atribuições das tarefas (determinando seus responsáveis) quanto o prazo que se espera para a entrega de cada fase. Assim, além de ficar claro o andamento das atividades, o gestor pode acompanhar melhor a possibilidade de atrasos, redimensionar recursos e classificar novas urgências.

A utilização da Matriz RACI em um projeto é uma excelente maneira de distribuir responsabilidades entre os colaboradores, formalizar as atribuições e documentar as informações. Tudo isso garante uma comunicação mais clara e fluida ao longo do projeto e evita possíveis conflitos — questões que são essenciais para o sucesso de um projeto.

O que achou deste artigo? Suas dúvidas a respeito da matriz de responsabilidades foram esclarecidas? Aproveite e assine a nossa newsletter agora mesmo para receber, em primeira mão, outros conteúdos relacionados à gestão de projetos!

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