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O que é gestão de portfólio de projetos?

Gerenciar um portfólio de projetos não é apenas executar vários projetos simultaneamente. Cada carteira (ou portfólio) de projetos deve ser analisada individualmente, buscando identificar sua capacidade de gerar valor para o negócio e sua aderência aos objetivos definidos no planejamento estratégico. No portfólio, deve constar um ou mais objetivos de negócio bem definidos e benefícios tangibilizados em metas.

No que diz respeito ao gerente de projeto, seu trabalho é garantir que os seus projetos sejam desenvolvidos de forma correta e concluídos com sucesso. Enquanto isso, o gestor do portfólio trabalha para que os projetos certos sejam executados de forma a alcançar os objetivos da carteira.

gestão de portfólio de projetos (PPM, do inglês, Project Portfolio Management) trabalha diversos projetos em um único portfólio, com objetivos comuns de resultado. Ela visa a maximização dos benefícios e a otimização na alocação integrada dos recursos da empresa.

No artigo de hoje, explicaremos, detalhadamente, o que é gestão de projetos e como ela é determinante para a inteligência estratégica da sua empresa. Ficou interessado? Continue a leitura!

Afinal, o que é a gestão de portfólio de projetos?

Embora o termo seja amplamente difundido no meio empresarial, muitos profissionais não entendem o real significado dessa expressão. A gestão de portfólios de projetos vai muito além da execução simultânea de uma pluralidade de projetos. Ela é a associação de estratégias, conhecimentos e técnicas de gestão de vários projetos que constituem um portfólio.

O principal objetivo do gerenciamento de portfólios é a otimização do retorno sobre o investimento (ROI) aplicado no decorrer dos projetos e em completa sintonia com as metas e articulações estratégicas do empreendimento.

É possível achar ferramentas (softwares) que incluem a maioria das ferramentas que um gestor de portfólio necessita para um gerenciamento eficiente. Entre as principais funções que vão facilitar a gestão de portfólio estão:

Criação de áreas organizacionais

A gestão de portfólio de projetos distribui os objetivos estratégicos da empresa pelas diferentes áreas da organização. Cada qual fica responsável por um objetivo e pela condução dos diferentes projetos que consolidam uma carteira — como, por exemplo, carteira de projetos de TI.

Essa funcionalidade permite organizar melhor os projetos, ajudando a definir qual área da organização ficará responsável por cada um deles.

Associação de Projetos a Objetivos Estratégicos

Permite vincular um ou mais projetos a um objetivo estratégico, de forma que fique claro o resultado que a organização espera conquistar com a conclusão dele.

Propostas de Projetos

Cria propostas de projetos para classificar se determinada iniciativa está nos estágios iniciais ou se ainda não foi avaliada e aprovada pela companhia.

As propostas de projetos são avaliadas para garantir que estão alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa. A partir daí, então, são classificadas.

Seleção e priorização de projetos

Toda organização sempre possui mais demandas, oportunidades e iniciativas do que sua capacidade de executá-las. O que caracteriza uma gestão de portfólio eficiente é ter um processo claro de seleção de propostas dos projetos mais relevantes para a estratégia da empresa.

Nesse momento, o mais importante é comparar as diferentes oportunidades e saber focar nas que estão mais alinhadas aos objetivos estratégicos da companhia. Uma ferramenta visual muito eficiente para essa tarefa é o chamado gráfico de bolhas, como os gerados pelo Project Builder.

Consolidação de carteira e filtros

Permite analisar diferentes carteiras de projetos, podendo filtrá-las e segmentar cada uma por:

  • área executora;
  • organização envolvida;
  • importância estratégica;
  • gerente de projeto.

Nesse ponto, o comitê de projetos precisa ter uma visão global de execução do portfólio da empresa. Ou, se necessário, deve segmentá-lo de acordo com um critério específico, com o objetivo de analisar a performance individual de um segmento de projetos ou de uma área.

Quais são os fatores estratégicos da gestão de portfólios?

As funcionalidades necessárias listadas acima podem levar a pensar que o gerenciamento de portfólio é simplesmente um exercício analítico e metódico de gestão, um pouco mais sofisticado que aquele utilizado pela grande maioria das empresas.

Embora essas funcionalidades sejam bastantes úteis, elas são também de extrema importância para a tomada de decisão, pois estão diretamente relacionadas às atividades que envolvem fatores estratégicos.

No contexto da gestão de portfólio, o vínculo dos projetos com o plano estratégico da organização pode ser realizado de duas formas:

Careca

Utilizando a visão, as metas e os planos estratégicos da empresa para definir um plano de ação que estabeleça prioridades de alocação de recursos para programas e projetos.

Debaixo para cima

Sendo aplicado de forma indutiva e distribuído na empresa por meio de propostas separadas de indicadores de alinhamento na avaliação individual dos projetos.

É importante ressaltar que as duas abordagens se complementam, uma compensando as limitações da outra, e que um bom gerenciamento de portfólio precisa ser capaz de contemplar ambas as situações.

Qual é o papel de um gestor de portfólios?

Como mencionamos anteriormente, um bom gerenciamento de portfólios de projetos pressupõe a sinergia de conhecimentos, estratégias e técnicas que permitem a fluidez e os bons resultados de todos os projetos envolvidos no portfólio.

Por esse motivo, a principal função de um gestor, ou gerente de portfólios, é supervisionar os projetos existentes, buscando sempre uma visão global do negócio e fazendo a avaliação dos fatores e agentes que afetam — interna e externamente — os processos da empresa.

Um aspecto que requer destaque é a distinção entre o papel do gerente de projetos e do gerente de portfólios de projetos. Se o primeiro objetiva, essencialmente, apenas o próprio trabalho, o segundo tem a incumbência de supervisionar e gerir o trabalho dos gerentes de todos os projetos do portfólio, para que eles trabalhem sempre em consonância com os planejamentos da organização.

O gerente de portfólios é uma espécie de especialista no controle de riscos e de fatores críticos. Ele atua adequando recursos, despesas, custos e de tempo. Tudo isso para que, com seu trabalho, a concretização prática dos projetos idealizados seja condizente com as expectativas de todos os envolvidos.

Além disso, é função dele analisar o valor de negócio relativo ao portfólio de projetos, para que, dessa maneira, possa criar estratégias alinhadas às articulações dos outros setores da empresa.

Pode-se dizer, então, que a função central do gestor de portfólios é definir e avaliar a influência de cada projeto para o alcance dos objetivos estratégicos do empreendimento, além, é claro, do controle de:

  • prazos;
  • recursos;
  • custos.

No que consiste um bom gerenciamento de portfólio?

O primeiro passo para um gerenciamento de portfólio satisfatório é ressaltar, mais uma vez, o que mencionamos no tópico anterior: há uma enorme diferença entre o gerenciamento de projeto e a gestão de portfólio — especialmente em relação ao foco de cada uma das atividades. O caráter do gerenciamento, por exemplo, é muito mais voltado para fatores operacionais, no caso da gestão de projetos.

Por outro lado, na gestão de portfólio de projetos, o monitoramento e administração, por parte do profissional incumbido de tais responsabilidades, têm como foco principal o cumprimento de metas e alcance de objetivos.

Nessa avaliação de caráter constante, o gestor de portfólio de projetos (ou Chief Portfolio Management Office) trabalha no cruzamento de:

  • métricas;
  • informações financeiras;
  • dados de vendas;
  • informações de campanhas de publicidade;
  • levantamentos do marketing;
  • dados econômicos externos.

Desse modo, a equipe, junto ao gestor, pode determinar quais projetos são rentáveis e merecem ser mantidos e quais não são proveitosos.

Outro aspecto fundamental para um gerenciamento de portfólio eficaz é a antecipação de tendências. Ela faz fundamental para uma boa tomada de decisões e, consequentemente, para a otimização de resultados.

Mas calma! Essa capacidade de previsão de tendências não é nada sobrenatural ou profético. Algumas avaliações e observações atentas, articuladas de maneira inteligente, são o bastante para aflorar a veia visionária na sua gestão de portfólio de projetos.

Confira alguns exemplos de indagações que podem auxiliar no seu planejamento estratégico para antecipação de tendências:

  • O projeto avaliado contribui diretamente para cumprir os objetivos do portfólio como um todo?
  • Em relação à produtividade, quais projetos estão sendo desenvolvidos com a fluidez esperada ou, pelo menos, a mínima necessária para que não haja prejuízos?
  • Os projetos estão sendo avaliados com frequência? Se sim, permanecem todos de acordo com as pretensões da empresa?
  • O projeto precisa mesmo continuar no portfólio ou a substituição dele seria mais proveitosa?
  • Como é a interdependência dos projetos presentes no portfólio? Eles se comunicam e se auxiliam?
  • Quais projetos estão condicionados à conclusão ou prosperidade de outros para serem efetivados?
  • Algum projeto retarda, prejudica ou compromete os demais?
  • As pretensões do portfólio, quando constituídas, apresentam indicativos positivos? Poderão mesmo se concretizar?
  • A produtividade apresentada basta para o alcance dos objetivos da empresa?

Quais são 4 erros cometidos durante a Gestão de Portfólios de Projetos?

Confira abaixo os 4 principais erros cometidos por uma gestão ineficiente de portfólios de projetos:

1. Os projetos não possuem os recursos humanos adequados

Possuir o pessoal apropriado no projeto é um ponto crítico: a alocação incorreta de recursos está no topo da lista de erros de gerenciamento de projetos mais comuns. Não ter as pessoas certas para desenvolver um projeto pode matá-lo logo nos estados iniciais.

A chave para concluir um projeto com êxito é obter pessoas com as habilidades corretas para aquele determinado projeto. Afinal, nem todo o planejamento no mundo pode superar a insuficiência de talentos.

Os gerentes de projetos precisam ter uma visão completa sobre as habilidades e as respectivas cargas de trabalho de todos os seus recursos humanos, incluindo:

  • consultores;
  • contratados;
  • terceirizados.

Eles, muitas vezes, ficam excluídos das avaliações de habilidades, sendo que podem ser responsáveis por uma proporção “enorme” de trabalho.

2. Os projetos não seguem um processo de gerenciamento padrão e repetitivo

Esse é o segundo erro mais comum de gerenciamento de projetos. A falta de metodologia aumenta o risco de as tarefas relacionadas ao projeto apresentarem erros frequentes. Como não há um projeto padrão, torna-se impossível para o gestor localizar em quais pontos as falhas estão ocorrendo, para, assim, corrigi-las. Desse modo, os projetos terão que ser sempre retrabalhados e, em última análise, muitos deles não serão concluídos dentro do prazo ou do orçamento.

A melhor solução é encontrar uma metodologia de gerenciamento de projetos que ajude você a atuar de maneira eficiente e que o faça conhecer todas as atividades envolvidas na execução de um projeto. Ter uma linha-base de padrões e de metodologias remove muito do risco associado a projetos da sua empresa.

3. Todos os projetos da empresa estão engessados por protocolos rígidos

Pode parecer um paradoxo: afinal, no item anterior, afirmamos a necessidade de ter processos. Agora, estamos falando que os processos atrapalham. Bem, não são os processos que atrapalham, e sim o excesso de processos que deixa tudo mais lento por causa da burocracia.

Além disso, os processos não precisam ser protocolos rígidos; eles podem ser elaborados com muita flexibilidade, para se adaptar tanto aos problemas que surgem quanto às novas necessidades do cliente. Portanto, muito processo torna a equipe do projeto inflexível, e sua inflexibilidade frustra as partes interessadas.

4. O escopo do projeto deve ser elaborado com bastante tempo e atenção

Se o escopo de um projeto não estiver bem definido pela sua empresa, os atores envolvidos no trabalho ficarão totalmente perdidos: eles podem executar suas tarefas, mas não vão obter a excelência, uma vez que não sabem o real objetivo por trás de suas atividades.

Fora isso, faltam a clareza e a direção necessárias para concluir o projeto no prazo e no orçamento, atendendo às expectativas do negócio. Por isso, toda a energia da equipe deve se voltar, inicialmente, para a elaboração de um bom escopo, que contenha a missão e os objetivos de cada projeto e que diga claramente o que precisa ser entregue ao cliente.

Como ter sucesso na sua gestão de portfólios de projeto?

Sem processos de PPM fortes, gerenciar qualquer portfólio de projetos — mesmo em um sentido básico — será difícil e frustrante; ou até impossível. Uma quantidade considerável de esforço deve ser colocada na formulação de processos, para que eles se adequem à sua empresa e à cultura da sua marca.

Aqui, estão algumas etapas para definição e fortalecimento de processos necessários à implementação do PPM:

Ter uma visão clara

Um bom lugar para começar é com a visão — qual é a visão do PPM dentro da organização?

Se você não sabe onde quer ir, quais são as chances de realmente chegar lá? Também não confunda missão com visão: a primeira se refere ao processo de aprendizado durante a execução do projeto — pois todos eles também devem ser desenhados para aumentar o nível de conhecimento geral da empresa. Já a segunda diz respeito à visualização de como você deseja que sua empresa esteja ao final do projeto.

Estabelecer objetivos realizáveis

Quais são os objetivos mensuráveis que sua organização tem para considerar que a estratégia de PPM foi um sucesso? Para isso, você precisa saber quais são os principais ganhos que a gestão deseja obter. As áreas de foco podem girar em torno de:

  • velocidade de produção;
  • geração de valor dos produtos;
  • governança etc.

Nesses casos, como estabelecer bons objetivos?

Considere usar o método S.M.A.R.T! A criação de benefícios mensuráveis permite determinar a eficácia da implementação de PPM numa base metrificável, bem como determinar quais áreas precisam ser melhoradas.

Definir o escopo do processo

Falamos anteriormente sobre o erro de não estabelecer um escopo, mas não demos muita ênfase em como trabalhá-lo. As perguntas a serem feitas incluem:

  • Qual o escopo em relação aos tipos de projetos?
  • Quais parceiros ou potenciais parceiros serão incluídos no escopo?
  • Quais pessoas estarão envolvidas — quem possuirá/usará o processo?
  • Que informação é necessária e quem a entregará?
  • Qual é o resultado esperado ao final do processo?

Definir o processo

Confira abaixo alguns pontos a serem observados na definição de processos:

  • converse com todas as partes interessadas em cada processo para colher sugestões e necessidades — elas serão valiosas na hora de desenhar o projeto;
  • divida o projeto em etapas mínimas: quanto mais simples de entender for cada uma, melhor será a sua implementação e automatização por parte dos interessados;
  • crie os diagramas de processo e qualquer documentação relevante para facilitar a visualização do todo;
  • após ter definido o processo, busque conversar com todos os envolvidos para garantir que eles realmente abraçarão o projeto.

Testar os processos

Nenhum processo sairá perfeito do papel funcionando 100%. Haverá sempre necessidade de adequações. Por essa razão, é preciso realinhar testes para verificar se o processo se coaduna com as métricas estabelecidas anteriormente.

Implantar

Quando o teste estiver completo, você estará pronto para implantar o processo.

Monitorar e melhorar

Monitore o andamento do processo e acompanhe os indicadores-chave de desempenho (KPIs) para determinar quão bem ele está cumprindo os objetivos definidos.

A melhor estratégia para essa etapa é adquirir um software de gestão de portfólios. Ele fornece ferramentas para que você mapeie todas as etapas do projeto, definindo KPIs e atribuindo responsabilidades a cada etapa e tarefa. Além disso, nele é possível controlar, passo a passo, o cronograma e o orçamento do projeto, garantindo que as expectativas do seu cliente serão satisfeitas.

É importante salientar que o gerenciamento de portfólio exige um sistema de avaliação de projetos que os monitore durante todos os seus ciclos de vida. Essa exigência é necessária em decorrência da constante necessidade de (re)afirmação da validade e pertinência de cada projeto para o portfólio e, claro, para a organização.

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