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5 motivos que farão (ou já fizeram) a implantação do seu escritório de projetos (PMO) falhar

Segundo o estudo de benchmark de 2013 (atual pm.survey.org) 63% Organizações falharam na implementação de PMOs. Se você analisar a estatística da percepção de valor do PMO, em apenas 1/3 das empresas a alta administração percebe claramente o valor do PMO. Isso significa que dos felizardos 47% conseguiram ter sucesso na implantação de PMOs. Na grande maioria dos casos (3/4) a alta administração ainda não está segura de quanto valor o escritório gerará para o negócio. Isso não é culpa da gestão de projetos, nem tão pouco dos profissionais do PMO.

O problema está relacionado a uma simples palavra: Mudança. Segundo uma pesquisa de John Kotter, apenas 30% dos programas de mudança são bem sucedidos. Recentemente McKinsey & Company publicou uma pesquisa que indica que a porcentagem de programas de mudança bem sucedidos, hoje é menor que 30%.

Por incrível que parece, muitos profissionais da área de projetos negligenciam os aspectos culturais das organizações e esquecem da nossa resistência natural à mudança, se preocupando muito mais com a construção de processos, templates e metodologia de gestão de projetos, ignorando que o desafio maior está nas pessoas.

Pensando nisso separamos os 5 maiores motivos responsáveis em minar a implantação de um escritório de projetos, com base nos principais estudos já publicados no mercado. Esses motivos servem também para quem está implementando uma metodologia ou um software de gestão de projetos. Vamos lá:

 1 – Resistência e questões culturais não foram tratadas adequadamente

Não levar em conta a cultura da organização é um grande risco de qualquer estratégia empresarial. Cultura é tudo aquilo que fazemos sem pensar. Toda organização possui padrões e processos que são executados no automático e qualquer tentativa de modificar esses padrões será resistida com toda força pelos envolvidos. Existem pouquíssimas verdades absolutas e uma delas é: Ninguém gosta de mudança. E quanto maior for essa mudança mais complexo será incorporá-la a cultura da organização.

Uma dica importante que ajuda no processo de mudança é a necessidade. Os momentos de maior evolução da humanidade foram justamente durante as crises. A convicção de que existe a necessidade de fazer mudanças será um importante aliado. Uma mudança tática pode ser feita por meio da implantação de um novo software de gestão de projetos ou por um novo método, onde fica claro que algo que não funciona hoje será melhorado, focando sempre na venda dos benefícios que serão conquistados, assim fazendo com que as pessoas desejem o novo cenário.

2 – Falta de patrocínio da alta administração

A forma como as pessoas agem dentro de uma organização, em geral, reflete a postura da liderança. Se a mudança não vier de cima, o resto tende a continuar do mesmo jeito, mesmo que as pessoas sejam treinadas para fazer diferente. Logo, um ponto que não pode ser negligenciado é o patrocínio da alta direção.

Independentemente do processo, metodologia ou gabarito dos profissionais envolvidos na implantação, ter a alta direção patrocinando o projeto é requisito obrigatório. Se você já iniciou o trabalho e ainda não tem alguém do topo da organização no “barco”  é hora de parar tudo. Seu principal foco será conseguir um patrocinador, todos os seus esforços terão que estar direcionadas a isso.

Evidenciar os benefícios que serão conquistados com o PMO são argumentos importantes que te ajudarão na venda da ideia. Analise também quais são os objetivos estratégicos da companhia que serão conquistados mais facilmente com um escritório de projetos funcionando. Já escrevemos artigos sobre como conquistar os stakeholders, sua principal meta nesse momento.

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3 – Recursos insuficientes (humanos ou financeiros) para operacionalizar o PMO

Assim como em uma viagem, precisamos calcular qual é a distância, para saber quanto  combustível necessitaremos, e na implantação do PMO não poderia ser diferente. Não ter os recursos necessários para implantar o PMO é o terceiro maior motivo de fracasso. Por essa razão trate-o como um projeto, “casa de ferreiro espeto de ferro”.

Com as atividades definidas e o cronograma realista planejado é hora de envolver os recursos humanos e materiais ,não esquecendo de verificar se seu projeto tem combustível para chegar até o final.

Não deixe de incluir na sua lista um orçamento para treinamentos, visitas a congressos, implantação de um software de gestão de projetos e outras aquisições necessárias para ter um PMO de alta perfomance.

4 – Falta de conhecimento e habilidades técnicas para estruturação do PMO

Nesse momento o grande desafio é uma reflexão fria e sincera. Temos conhecimento suficiente dentro da organização para implantar o PMO? Alguém na equipe já vivenciou essa experiência no passado? Todos os principais obstáculos da implantação são conhecidos pela equipe e temos uma estratégia clara para superá-lo? Essa é a primeira tentativa de implantar um PMO na organização ou já foi tentado algo semelhante no passado e não tivemos sucesso? Se sim, o que estamos fazendo diferente dessa vez?

Se você respondeu mais de duas dessas perguntas com um não, talvez seja melhor buscar a ajuda de um especialista, existem várias maneira para isso. Uma delas é contratar um profissional de mercado que tenha vivenciado essa experiência. Outra é buscar por uma consultoria especialista ou buscar um curso sobre implantação de PMO. De acordo com o orçamento e com o volume de projetos da organização será necessário optar por uma ou mais dessas opções.

Na Project Builder acompanhamos de perto a implantação dos escritórios de projetos de nossos clientes e incentivamos a troca de experiência entre eles, assim conseguimos compartilhar acertos e dificuldade entre pessoas que já passaram pelo mesmo desafio.

5 – Expectativas acima das reais possibilidade de geração de valor do PMO

Já sabemos o quanto é difícil vender uma iniciativa dentro da organização, e em alguns momentos nosso lado “lobo de wall street” pode querer falar mais alto, mas muito cuidado. Tão importante quanto superar todos os outros pontos citados, é lidar com expectativas. É muito importante vender o valor que o PMO trará para organização, mas não se esquecer que esse valor vendido será cobrado.

No lugar de elevar a expectativas para resultados de curto prazo evidencie o que será conquistado em longo prazo, deixando claro que mais do que melhorar os processos de gestão de projetos o PMO trará mais resultados ao negócio.

Sabemos o quanto é difícil mensurar esse valor e chegar a um cálculo realista de ROI da gestão de projetos eficiente. Mas é importante minimamente criar um acordo das reais possibilidade da geração de valor do PMO, assim como uma linha do tempo desse retorno.

O desafio de implantar um PMO é grande, mas o retorno é certo tanto para organização quanto para o currículo do gerente de projetos que passa por um experiência dessas. Não negligencie as estatísticas e tenha muita atenção a cada um desses pontos.

Já passou pela experiência de implantar um PMO? Conte para a gente!
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