No mundo dos sonhos de qualquer gerente de projeto, a alta direção da empresa em que trabalha, bem como o cliente, passam por um processo decisório criterioso antes da aprovação do escopo para dar início à execução dos trabalho.

Já no mundo real, sabemos que o momento de fechar um contrato está bem distante deste cenário ideal. Muitas vezes, as empresas fazem promessas irreais aos clientes para conseguir fechar negócio e, no fim das contas, as responsabilidades pelos fracassos são atribuídas àqueles que estão na linha de frente: os gerentes de projetos.

Para evitar que projetos bomba caiam sobre seu colo, selecionamos algumas situações cotidianas neste ambiente para que você consiga identificar quando algo pode não sair tão adequado quanto o esperado:

Negócio fechado!

A gênese dos projetos bombas costuma ocorrer na mesa de negociação entre a empresa e o cliente: para atingir as metas de vendas, alguns executivos acabam sacrificando a equipe e a infraestrutura da empresa em que trabalham. Tudo isso sem qualquer diálogo com a equipe responsável, que poderia ajudar a definir prazos e orçamentos mais realistas.

Na hora da execução, essas decisões são traduzidas em entregas que não correspondem às expectativas do cliente, em danos permanentes à reputação da empresa ou mesmo ao GP responsável, que acaba arcando com esta questão.

Pacto frágil

Quando os projetos bomba são fechados, os executivos responsáveis pelas vendas também não hesitam em fazer promessas fora da realidade para conseguir angariar profissionais dispostos a assumir estas missões.

Isso torna o gerente de projetos a parte mais vulnerável de todo o processo, pois ao primeiro sinal de problema, será ele o culpado pela ineficiência no gerenciamento, e não o executivo.

Se vira nos 30!

Outro problema comum é quando os contratos são fechados com prazos que não podem ser ultrapassados sob qualquer hipótese. Na prática, isso significa que o gerente de projetos precisará se submeter a todo tipo de artifício para que as tarefas sejam concluídas no prazo esperado, fazendo com que normas, procedimentos e padrões sejam descumpridos a todo o momento. O problema maior é que, para fechar o projeto, estes executivos acabam acatando ao prazo determinado pelo cliente, desconsiderando em muitos casos a realidade do negócio.

Escopo misterioso

Começar um projeto sem o escopo claramente definido é uma verdadeira dor de cabeça para qualquer gerente de projeto: as “aberrações” que podem surgir da falta de entendimento entre as partes são praticamente infinitas nesse cenário.

Ainda assim, não é raro que estes executivos vendam projetos com base em informações preliminares e, somente após fechar o negócio, começam a avaliar a viabilidade do negócio.Isso é um equívoco duplo: para a reputação da empresa e para os gerentes de projeto, que terão que arcar com responsabilidades inviáveis.

Cliente totalitário

“Sou eu quem está pagando, então faça o que eu digo.” Ainda que essa frase raramente seja pronunciada durante a execução de um projeto, muitas vezes é exatamente isso que o cliente quis dizer, usando outras palavras.

Ignorado documentos, contratos e acordos realizados inicialmente, o cliente decide fazer mudanças nas especificações no meio da execução do projeto, gerando problemas sem precedentes para o gerente.

Ainda que alguns projetos sejam executados em cenários bem menos catastróficos do que o apresentado, sabemos que qualquer gerente já enfrentou situações similares no dia a dia.

Isso prejudica não somente a empresa, que coloca em risco sua reputação, mas também a carreira do gerente, que se sacrifica diariamente para que os projetos sejam concluídos dentro das expectativas dos públicos de interesse.

E você? Já lidou com algum destes problemas em sua carreira? Como conseguiram resolver estas questões entre os executivos de vendas e a operação? Compartilhe sua experiência conosco! Vamos trocar informações para fazer dos nossos projetos cada vez mais bem sucedidos.